Organ Datum 1/2011 Förbundsstyrelsen 17.01.2011 Sammanträdestid Måndagen den 17.1.2011 kl. 15.00 16.15 Sammanträdesplats Hildas Hus Beslutande ORDINARIE ERSÄTTARE X Alén, Sune ordf. X Häggblom, Lars vice.ordf. X Grönholm, Marianne Lindfors, Nina X Löthman, Henrik Karlsson, Karin X Sandberg, Magnus Westmark, Ulf-Peter Öström, Jan-Anders Andersson, Camilla Johans, Benita Hallbäck, Siv X Björkman, Torbjörn Jansén Tina Föredragande Sekreterare Övriga närvarande X Snellman, Veronika omsorgsdirektör X Onkinen Siv sekreterare X Öström Jan-Anders ordf. för förbundsfullmäktige fr.kl. 15.15 5 Hampf Berit vice. ordf. för förbundsfullmäktige Paragrafer 1 12 Underskrift Ordförande Sekreterare Sune Alén Ordförande Protokolljustering Ort och tid Mariehamn den 19.01.2011 Siv Onkinen Sekreterare Magnus Sandberg Protokoll framlagt till påseende Ort och tid Mariehamn den Henrik Löthman Nina Intygar Utdragets riktighet bestyrker Ort och tid Mariehamn den Underskrift
ÄRENDE: 1 Sammanträdets sammankallande och beslutförhet... 1 2 Protokolljustering... 1 3 Godkännande och komplettering av föredragningslistan... 2 4 Rätt att godkänna räkningar 2011...3 5 Behovet av att minska ytorna akut pga minskat antal barn vid specialfritidshemmet... 5 6 Omsorgskurator, halvtid från 1.3.2011,uppgiftsbeskrivning, lönesättning och arbetstid...7 7 Föreståndarbenämning i stället för ansvarig handledare, daglig verksamhet...8 8 Hyreshöjning vid Strandgatan 23...9 9 Underställande av tjänstemannabeslut per 31.12.2010...10 10 Bilofferter... 11 11 Ärenden till kännedom... 12 12 Övriga ärenden... 13 Bilagor: 1. Förslag till uppgiftsbeskrivning för omsorgskurator 2. Hyreshöjning för kontoret vid Strandgatan 23 från 1.1.2011 3. Hyresavtalet 16.01.1997 för Strandgatan 23 från 1.6.1997 4. Ekonomichefens brev 13.10.2010 till hyresvärden för Strandg.23 gällande aviserad hyreshöjning 1.1.2011 5. a) Beskrivning över platsinredning av handikapp vänlig bil b) Sammanställning över ankomna bilofferter. 0
SAMMANTRÄDETS SAMMANKALLANDE OCH BESLUTFÖRHET 1 Sammanträdet konstaterades vara lagligen sammankallat och beslutfört. _ PROTOKOLLJUSTERING 2 Till protokolljusterare valdes Magnus Sandberg och Henrik Löthman. Protokollet justeras onsdagen den 19 januari 2011 kl. 8.30 på omsorgskansliet, Strandgatan 23. _ 1
GODKÄNNANDE OCH KOMPLETTERING AV FÖREDRAGNINGSLISTAN 3 Förbundsstyrelsen beslöt godkänna föredragningslistan med följande tillägg under ÄRENDEN TILL KÄNNEDOM Rättelseyrkande angående tjänstemannabeslut 2/2011. _ 2
RÄTT ATT GODKÄNNA RÄKNINGAR 2011 4 I budgeten för år 2011 anges för respektive resultatenhet en ansvarsperson. Förbundsstyrelsen besluter som komplettering av regelverket att räkningar utställda på förbundet godkännes för betalning enligt följande: Ansvarsområde: Godkännare/ställföreträdande godkännare: Förbundsfullmäktige Ekonomichefen/omsorgsdirektören Förbundsstyrelsen Ekonomichefen/omsorgsdirektören Revision Revisorernas ordförande/ekonomichefen Allmän o. ekonomiförvaltning Ekonomichefen/omsorgsdirektören Fastighetsservice Ekonomichefen/omsorgsdirektören Socialförvaltning Socialledaren/omsorgsdirektören Råd o. kommittéer Socialledaren/omsorgsdirektören Daglig verksamhet, adm. Chef för dagl.verks./därtill utsedd avdelningschef Hildas Hus Godby dagcenter/lunden Föreståndare/ därtill utsedd föreståndare Butik Unik/Kometen Föreståndare/ därtill utsedd föreståndare Nova Föreståndare/ därtill utsedd föreståndare Fritid o. semester Ansvarig handledare för fritid o. semester/chef dagl.v. Integrerat arbete Föreståndare/ därtill utsedd föreståndare Boendeservice, adm. Chef för boendeservicen/därtill utsedd avdelningschef Bikupan Blåbärsstigen Servicegatan Skolstigen Smedjegränd Solkulla Förman/bitr. förman Svedgränd Tistelgränd Åkersvängen Lägenhetsboende Specialfritidshem Föreståndare/därtill utsedd barnträdgårdslärare 3
Förmedlingstjänster Finansieringsdel Investeringsdel Omsorgsdirektören/ekonomichefen Ekonomichefen/omsorgsdirektören Omsorgsdirektören/ekonomichefen. Personalsekreteraren ansvarar för friskvården företagshälsovården, inklusive personalens sjukvård på allmän läkarnivå och godkänner räkningar för detta område. Dagverksamhetschefen, i samråd med personalsekretereren, ansvarar för beviljande av kurser och arbetsplatsskolning samt godkänner räkningar för dessa områden. Ekonomichefen och annan berörd avdelningschef kan, i undantagsfall, för att undvika försenade betalningar, under respektive ansvarspersoners frånvaro för betalning godkänna räkningar tillhörande de olika ansvarsområdena. Faktura förses med påteckning såväl av den som mottagit den som av den som har rätt att godkänna den för betalning. Den som godkänner en faktura ansvarar för såväl att den i sak är riktig som att den förses med anteckning om hur den skall konteras. Enligt förslag. 4
Förbundsstyrelsen 29.11.2010 9/2010 BEHOVET AV ATT MINSKA YTORNA AKUT P.G.A. MINSKAT ANTAL BARN VID SPECIALFRITIDSHEMMET 99 Ärendet fanns till kännedom vid förbundsstyrelsens senaste sammanträde 21.10.2010, 93, då man beslöt att det skulle beredas till följande sammanträde. Specialfritidshemsverksamheten idag grundar sig på gällande barnomsorgslagstiftning där normen för barnvis vistelseyta i daghemslokaler är 10 m²/barn. Barnens huvudsakliga vistelsetid i utrymmena efter skoltid är ca kl. 13 16.30, i enstaka fall -17.00. Specialfritidshemmet Galaxen omfattar fem olika lokaler vid Askuddsvägen 26 och 28, idag två olika hyreskontrakt, det ena Vintergatans två f.d. butikslokaler, utan vistelseytor i källarplan och det andra Orions tre f.d. butikslokaler, delvis med vistelseytor i källarplan. Se Bilaga 1 A/29.11.2010. Av Bilaga 1 B/29.11.2010 framgår att förbundet i hyra för närvarande betalar 337,14 per barn och månad för samtliga fem olika lokaler som ingår specialfritidshemmets Galaxens nuvarande lokaler på Askuddsvägen 26 och 28 i Mariehamn. Per barn och plats (21 barn) uppgår ytan nu till 35,7 m² och i relation till oktober månads närvarostatistik, med 12,5 barn närvarande i medeltal per dag, uppgår nuvarande ytor till ca 60 m²/barn och dag. Jämförelsevis, se Av Bilaga 1 C/29.11.2010, med de befintliga lokalerna som omsorgsförbundet hyr för daglig verksamhet i heldagssysselsättning, varierar hyran och ytan per klient mellan 144,29-190,88 och 13,6-15,4 m²/klient. Den kortaste uppsägningstiden är sex månader för Askuddsvägen 26, som är den mest tillrättalagda lokalen och utan källaryta. Av det andra 10-åriga hyreskontraktet har förflutit endast knapp tre år. I beredningen har till hyresvärden framförts bl.a. Galaxen-personalens önskemål om att den längre hyrestiden skulle överföras till det hyreskontrakt för Askuddsvägen 26, som har de mest tillrättalagda ytorna, d.v.s. Vintergatan. Förhoppningen vore att Orion I på Askuddsvägen 28, bestående av två butikslokaler (=31 % av hyrorna), kan sägas upp omedelbart (> 23,57 m² och 232,52 /barn) och på lite längre sikt även den tredje delen vid Askuddsvägen 28, sk. Sputnik (> 18,33 m² och 187,92 /barn). Det har dock visat sig att hyresvärden, som är två olika bolag; Försäkrings Ab Liv-Alandia och Försäkrings Ab Pensions-Alandia, har olika framtidsplaner för sina fastigheter. Därför vill 5
Förbundsstyrelsen 29.11.2010 9/2010 hyresvärden ordna om en extern hyresgäst till Orion I under vårterminen 2011. På sammanträdet 29.11.2010 presenteras det bud som hyresvärden snarast, senast per 31.5.2011 ger som förslag till minskning av hyran med 31 % för Specialfritidshemmet Galaxens verksamhet. I vilken mån tillfälligt sex månaders intern hyres- och verksamhetsöverföring från omsorgsförbundets andra verksamhetspunkter kan inhysas i Orion I utrymmena presenteras samtidigt. Hyresvärden hade inte kommit med något konkret bud före förbundsstyrelsens sammanträde. Förbundsstyrelsen initierar till vidare diskussion med hyresvärden om att avyttra en yta som motsvarar Orion I, alternativt att omsorgsförbundet antar en underhyresgäst med hyresvärdens godkännande. Denna paragraf justerades omedelbart. 5 Via hyresvärden har inte per 31.12.2010 hittats någon underhyresgäst till en del av Galaxen utrymmena vid Askuddsvägen 28. Annonsering efter underhyresgäst till en del av Galaxenutrymmena, har därför med hyresvärdens medgivande införts i lokaltidningarna 4.1.2011. Eftersom endast en enda vag förfrågan kommit, per 10.1.2011, gällande utrymmena till uthyrning görs å förbundsstyrelsens vägnar en officiell förfrågan om att få byta uppsägningstiden mellan hyreskontrakten för Askuddsvägen 26 och Askuddsvägen 28 hos de båda hyresvärdarna Försäkrings Ab Liv-Alandia och Försäkrings Ab Pensions-Alandia. Jan-Anders Öström anlände kl. 15.15. Förbundsstyrelsen beslöt enligt förslag, svaret bör vara förbundsstyrelsen tillhanda senast den 20 februari 2011. _ 6
OMSORGSKURATOR, HALVTID FRÅN 1.3.2011, UPPGIFTSBESKRIVNING, LÖNESÄTTNING OCH ARBETSTID 6 Förbundsfullmäktige godkände i samband med budgeten för år 2011 en omsorgskurator på halvtid från 1.3.2011. För att kunna lediganslå uppdraget behöver så väl uppgiftsbeskrivning som lönesättning fastställas av förbundsstyrelsen. Eftersom inte uppgifter av myndighetsutövnings karaktär och offentlig makt ingår i uppgiftsbeskrivningen föreslås uppdraget lediganslås i arbetsförhållande. Den uppgiftsrelaterade lönen beräknas enligt 04SOS04A i samklang med tjänstebeskrivningen, som föreslås omfatta de uppgifter som finns förtecknade i Bilaga 1/17.1.2011. Arbetstiden regleras i AKTA kap. III, 10 mom.1 pt. 4 socialarbetare och socialterapeuter. Den uppgiftsrelaterade lönen föreslås från 1.3.2011 uppgå till 50 % av 2 821,85 /månad. Förbundsstyrelsen godkänner uppgiftsbeskrivningen, Bilaga 1/17.1.2011. Prövotid om 4 månader tillämpas. Enligt förslag. 7
FÖRESTÅNDARBENÄMNING I STÄLLET FÖR ANSVARIG HANDLEDARE, DAGLIG VERKSAMHET 7 I enlighet med att enhets föreståndare allt mera arbetar över gränserna mellan daglig verksamhet och boendeservice behöver även tjänstebeteckningarna vara konsekventa. Just nu benämns förmännen/föreståndarna i boendeservice föreståndare med AKTA avtalspunkt 040SOS030; 2 423,89/mån i grundlön från 1.8.2010 (uppgiftsrelaterad lön: 2 628,79/mån), medan enhetsansvariga för daglig verksamhet benämns ansvarig handledare och har AKTA avtalspunkt 04SOS050; 2 111,37/mån i grundlön från 1.8.2010 (uppgiftsrelaterad lön: 2 592,80/mån). Texten i AKTA avtalspunkt 040SOS030 lyder Till denna grupp kan höra t.ex. ledare för åldringsvården, föreståndare för barnskyddsenheter, hemtjänstledare, föreståndare för boendeenheterna och dagverksamheten inom specialomsorgen. (ÅL) Med hänvisning till detta är konsekvens i tjänstebenämningarna en förutsättning för det fortsatta gränsöverskridande ledarskapet gällande förbundets dagliga verksamhet och boendeservice. Förbundsstyrelsen besluter att från 1.2.2011 ändra beteckningen från ansvarig handledare till föreståndare för daglig verksamhet, med bibehållen uppgiftsrelaterad lön: 2 592,80/mån. Enligt förslag. 8
HYRESHÖJNING VID STRANDGATAN 23 8 Förbudsstyrelsen beslöt vid sitt sammanträde 29.11.2010, 107, att delgivningen gällande hyresförhöjningen för Strandgatan 23 från 1.1.2011 bereds som ett separat ärende till nästa sammanträde. Hyreshöjningen från den befintliga 7,55 /m² till 8,85 /m² enligt bifogade brev, Bilaga 2/17.1.2011, uppgår till 17,22 %, vilket överstiger hyresavtalets levnadskostnadsindex, Bilaga 3/17.1.2011. Ekonomichefens brev 13.10.2010 till hyresvärden för Strandg.23 gällande aviserad hyreshöjning 1.1.2011, Bilaga 4/17.1.2011, är fortfarande obesvarat per 4.1.2011. Enligt bifogad beräkning var senaste levnadskostnadsindexhöjning ca 1,1%, detta skulle innebära en hyreshöjning om 17,39 på hyran 1 720,-/mån., per 1.10.2010; ca 209,- på årsbasis. Den 17,22 %-iga hyreshöjningen utgör på årsbasis ytterligare 3 132, vilket inte finns med i det anslag som kommunerna tilldelat kommunalförbundet för år 2011, där budgetramen varit att bibehålla 2011- års anslag på 2010-års nivå. Förbundsstyrelsen beslutar att, i enlighet med gällande hyresavtal från 1.6.1997, enbart godta en hyreshöjning enligt levnadskostnadsindex. Enligt förslag. _ 9
Förbundsstyrelsen 19.04.2010 4/2010 UNDERSTÄLLANDE AV TJÄNSTEMANNABESLUT 44 Enligt kommunallagen 55 kan styrelsen ta upp ett ärende till behandling som delegerats till underlydande för avgörande. Förbundsstyrelsen antecknar sig till kännedom förtecknade tjänstemannabeslut gjorda av förbundets tjänstemän 1.1-31.3.2010 samt att det inte är påkallat att ta upp ärende till behandling enligt Kommunal L 55. Förbundsstyrelsen beslöt att ge omsorgsdirektören i uppdrag att till nästa sammanträde bereda en smidigare rutin för underställandet av beslut som delegerats till underlydande enligt Kommunal L 55. 9 Olika kontakter med juridisk expertis på området ger vid handen att delegeringsidén, som syftat till att göra det smidigare och mer effektivt sett ur klientens synvinkel förfaller om styrelsen ska hinna bevaka sin rätt att överta ärenden. Förteckningar gällande tjänstemannabeslut i ärenden gällande kortvariga tjänst- och arbetsledigheter, i vilka beslutanderätten fastställts i organets förvaltningsstadga exkluderas hos andra offentliga socialserviceproducenter. ORDFÖRANDES FÖRSLAG: Gällande tjänsteinnehavarbeslut kunde, i likhet med praxis hos andra offentliga socialserviceproducenter, tjänstemannabeslut i ärenden gällande kortvariga tjänst- och arbetsledigheter, i vilka beslutanderätten fastställts i omsorgsförbundets förvaltningsstadga exkluderas dessa förteckningar till styrelsen. I övriga ärenden antecknar styrelsen att den tagit del av protokollförteckningen samt beslutar att en överföring av beslut inte är påkallat. Enligt förslag. 10
BILOFFERTER 10 Förbundsfullmäktige har i samband med antagandet av budget för år 2011 beslutat att under året köpa in en ersättande bil till lägenhetsboendet (15 000) och en ersättande handikappvänlig bil (55 000) till omsorgsförbundet. Eftersom inköp av en handikappvänlig bil innebär en lång leveranstid, med bl.a. specialinredningar för behövligt antal rullstolsfästen och val av liftkonstruktion, har en riktad offertförfrågan gjorts genast efter att fullmäktiges beslut vunnit laga kraft. Önskemål från verksamheten är att bilen till lägenhetsboende har plats för fem personer. Den handikappvänliga bilen bör ha plats för åtta personer; chaufför + två passagerare fram, tre vanliga platser + två rullstolsplatser bak/ alternativt fem platser bak (se bilaga 5a/17.1.2011). Sammanställning av inkomna offerter presenteras i bilaga 5b/17.1.2011. Föreslås, på ekonomichefens inrådan, att förbundet köper in följande bilar: Ford Transit, den enda handikappvänliga bilen som motsvarar behovsbeskrivningen, och Ford Fiesta, till en totalkostnad om 76 285. För finansieringen av hela inköpet omdisponeras 6 285 från anslaget för inköp av dataprogram för elektroniska journaler, emedan lagstiftningsändring är på kommande i det ärendet 2012. Förbundsstyrelsen beslöt gokänna inköpet av Ford Transit, en handikappvänlig bil. En ny offertförfrågan, gällande lägenhetsboendets bil, bör göras för att hållas inom budgeten. Eventuellt kunde en begagnad, 1-2 år gammal, bil komma i fråga. Beslutet angående inköp av lägenhetsboendets bil delegeras till förbundsstyrelsens ordförande, viceordförande och omsorgsdirektören. Beslutet antecknas till kännedom i förbundsstyrelsen. 11
ÄRENDEN TILL KÄNNEDOM 11 1. Visning av fritidsverksamhetens bildspel från sommaraktiviteter 2010. 2. Löneinbesparingsuppdraget 2010,./. 2 % i förhållande till kalkylerade löner uppfylls inför bokslutet för år 2010. 3. Avslag hos landskapsregeringen på ÅOF anhållan om räntestödslån för nytt gruppboende för äldre i Hammarland. 4. Rättelseyrkande gällande tjänstemannabeslut 2/2011. Förbundsstyrelsen antecknade ovanstående till kännedom. 12
ÖVRIGA ÄRENDEN 12 Förbundsstyrelsens följande sammanträden hålls måndagen den 28 februari 2011 kl. 15.00 på Hildas Hus och 28 mars 2011 kl. 15.00 på Skolstigens gruppboende. _ 13