Riktlinjer för medborgardialog som en del i styrprocesser

Riktlinjer för medborgardialog som en del i styrprocesser Strategi Plan/program Riktlinje Regler och instruktioner

Framtagen av: Bengt Storbacka (S), Agneta Nilsdotter (MP), Christina Pettersson (C), Hlödur Bjarnason (KD) med stöd av planerare Ingemar Wegfors samt nämndsekreterare Linda Svahn Fastställt av: Kommunfullmäktige Datum: 2013-12-10 172 För revidering ansvarar: Kommunfullmäktige För eventuell uppföljning och tidplan för denna ansvarar: Kommunstyrelsen Dokumentet gäller för: Samtliga nämnder samt kommunstyrelsen Dokumentet gäller till och med: 2017

Innehåll 1. Inledning... 1 2. Syfte med medborgardialogen... 2 3. Vad är medborgardialog definitioner och förutsättningar... 2 3.1. Brukardialog och kunddialog... 2 3.2. Medborgardialog... 3 4. Principer för medborgardialog... 6 4.1. Det finns fyra former av principer... 6 5. Organisation... 6 5.1. Politisk organisation... 7 5.2. Tjänstemannaorganisation... 7 6. Processer styrprocesser, dialogprocesser, kommunikationsprocesser, utvärderingsprocesser... 8 6.1. Styrprocesser... 8 Ärendeberedning... 8 Beslut om genomförande av medborgardialog fattas av respektive nämnd... 8 Resultatet av medborgardialogen som underlag vid beslutsfattande... 8 6.2. Dialogprocesser... 8 6.3. Kommunikationsprocesser... 8 6.4. Utvärderingsprocesser... 9 7. Systematisk återkoppling... 9 Bilaga 1 Förslag på olika metoder... 10 Bilaga 2 Checklista för planering av medborgardialog... 11 Bilaga 3 Utvärdering av medborgardialog... 13 Bilaga 4 Kommunikationsplan... 14 Bilaga 5 Exempel på frågor där medborgardialog bör beaktas... 15 Bilaga 6 Resultat av workshop med styrgruppen den 20 november 2012... 16 Bilaga 7 Resultat av workshop med kommunfullmäktige i juni 2013... 18

1. Inledning Vad tycker medborgarna är viktigt, vilka områden i kommunen vill de utveckla och hur? Ska vi ta reda på det är medborgardialog ett bra verktyg att använda. Om vi får reda på vad medborgarna tycker är viktigt eller om de kommer med ett förslag, är vi villiga att ta det under övervägande? Att använda medborgardialog i kommunens styrprocesser är ett viktigt utvecklingsområde. Dialogen är ett sätt för förtroendevalda och tjänstemän att kontakta, bjuda in och prata med människor för att få reda på vad de tycker om olika frågor i kommunen. Medborgarnas åsikter kan sedan bli underlag för beslut. En grundförutsättning för att det ska vara meningsfullt att arbeta med medborgardialog för både politiker, tjänstemän och medborgare är att de som initierar dialogen ska ha ett verkligt intresse av att ta del av resultatet och ta hänsyn till vad medborgarna tycker i den aktuella frågan. För att komma fram till vilka frågor som kan vara aktuella för en medborgardialog bör följande två frågor vara vägledande: Behöver vi som förtroendevalda mer kunskaper om medborgarnas värderingar, prioriteringar och åsikter i denna fråga för att fatta det bästa beslutet? Kan en medborgardialog i denna fråga ge medborgarna större kunskaper om kommunens ansvar och behov av prioriteringar? En avgörande fråga för om en medborgardialog ska genomföras eller inte är: Kommer vi att låta oss påverkas av resultatet? Är svaret ja på den frågan är det aktuellt att överväga en medborgardialog. Ett område som ofta glöms bort vid medborgardialoger är återkopplingen, dels till de som medverkat och dels till övriga medborgare. Återkopplingen är den kommunikation som visar för medborgarna att det faktiskt är meningsfullt att delta i olika formera av medborgardialog. Att deras medverkan inte tappas bort eller glöms bort. Att det som kommit fram i medborgardialogen faktiskt kan påverka beslutsfattandet är mycket viktigt. Återkopplingen har därför fått ett eget stycke i slutet av denna riktlinje. Underlag till denna riktlinje har varit material från Sveriges Kommuner och Landsting (SKL) samt riktlinjer och underlag från andra kommuner. 1

2. Syfte med medborgardialogen Vad vill vi uppnå med medborgardialogen? Vi vill utveckla demokratin genom att involvera medborgarna i kommunen. Vi vill samtidigt effektivisera beslutsfattandet och kommunens verksamheter genom att ge politiken bättre beslutsunderlag. Den kommunala verksamheten utvecklas hela tiden. De förtroendevalda behöver bra förutsättningar för att fatta kloka beslut om verksamheter som påverkar medborgarnas vardag. För att besluten ska bli kloka och kunna motsvara medborgarnas förväntningar är det viktigt att lyssna på medborgarna samt att medborgarna får möjlighet att ta del av relevant information. De förtroendevalda ska inte enbart lyssna på de medborgare som är bäst på att göra sin röst hörd, det är också viktigt att nå de medborgare som är mest berörda men som kanske inte tar chansen att påverka av olika anledningar. Både medborgare och förtroendevalda ska ges möjlighet att föra en dialog om kommunens framtid, i stora såväl som små frågor. Därför behöver kommunens organisation både tjänstemän och förtroendevalda bli bättre på att identifiera frågor som kan vara lämpliga för medborgardialog. 3. Vad är medborgardialog definitioner och förutsättningar Medborgardialog är ett verktyg för att få insikt i hur medborgarna i kommunen tänker omkring olika frågor. Medborgardialogen ersätter inte politikens roll i kommunen utan ska ses som ett sätt att få ett mer komplett underlag och en förståelse för de beslut som fattas. Det är viktigt att göra skillnad på medborgardialog, brukardialog, kunddialog och den politiska dialogen som ständigt sker genom de politiska partierna. Medborgardialog är de förtroendevaldas arena för att komma i kontakt med medborgarna och brukardialog respektive kunddialog är tjänstemännens möjlighet att ta reda på vad kommunens brukare och kunder tycker. 3.1. Brukardialog och kunddialog Brukardialog och kunddialog handlar ofta om uppföljning, det vill säga att löpande följa utvecklingen av en viss verksamhet och rapportera om avvikelser. Hur nöjda är våra brukare med det kommunen levererar. Som exempel kan nämnas service, bemötande eller teknisk kvalitet. Syftet med brukardialog och kunddialog är att förbättra verksamheterna och servicen vi erbjuder de medborgare som använder kommunens olika tjänster. 2

3.2. Medborgardialog Medborgardialog är den dialog som förs med medborgarna utöver den dialog som sker med brukare, kunder eller som ett resultat av ett lagkrav. Medborgardialogen är den dialog som sker med medborgare som går utöver det som lagar och regler kräver. Den är organiserad och har ett tydligt syfte. Medborgardialog handlar ofta om strategiska beslut som ska fattas där en dialog och utvärdering av förslag blir ett avgörande inslag i själva beslutsfattandet. Utvärdering är att bedöma ett underlag utifrån ett strategiskt perspektiv, exempelvis i samhällsutvecklingen eller vid större förändringar i den kommunala verksamheten. Medborgarna behöver inte ha direkt anknytning till det aktuella ärendet, utan är fysiska eller juridiska personer som bor, verkar eller äger fastigheter inom Lindesbergs kommun som geografisk plats. Brukardialog och medborgardialog kompletterar varandra tillsammans med den partipolitiska dialogen. För att medborgardialogen ska vara meningsfull och kunna ingå som en del i ett underlag är det nödvändigt att dialogen sker innan beslutsprocessen kommit så långt att den blir svår att påverka. 3.3. Medborgardialogens olika delar Den aktuella frågan avgör oftast vilken nivå av deltagande som är lämplig. För vissa frågor är ett enstaka informationsmöte tillräckligt. Andra frågor kan kräva en längre process med återkommande samtal mellan medborgare och förtroendevalda. Medborgardialogen kan delas in i följande nivåer: Medborgardialog som del i styrprocessen, Lena Langlet, SKL, www.skl.se., 2013, s 20 3

a. Information - För att kunna vara delaktiga måste medborgarna få tillgång till bra information och ha möjlighet att ta till sig kunskap om den fråga som ska behandlas. Vissa frågor lämpar sig inte för medborgardialogens alla delar men medborgaren har alltid rätt att bli informerad om bakgrund och vilket beslut som fattas. Information är också en förutsättning för medborgardialog. b. Konsultation - ger medborgarna möjlighet att tycka till och lämna synpunkter på ett mer eller mindre färdigt förslag. Det kan handla om flera alternativ till lösning på en fråga som beretts av tjänstemän och godkänts av de förtroendevalda. Medborgarna får ta ställning till vilket alternativ de föredrar. Konsultationen är rådgivande. c. Dialog utgångspunkten är ett samtal mellan människor som möts och är beredda att försöka förstå varandras tankar, tolkningar och perspektiv. Dialogen är den del av medborgardialogen där de förtroendevalda ska lyssna och samtala, inte informera och styra inriktning på samtalet. Medborgare ska vara idégivare och rådgivande. Tjänstemannens roll är att vara sakkunnig och bistå med underlag och den information som behövs för dialogens genomförande. Grunden är att man inte behöver vara överens. d. Inflytande Delaktighet ger medborgarna möjlighet att tillsammans med de förtroendevalda vara delaktiga i att planera och utforma en verksamhet eller aktivitet. Det kan innebära att medborgarna är med i en längre utvecklingsprocess och deltar från det att en fråga väcks till att det finns ett färdigt förslag till beslut. e. Medbeslutande då är medborgarna med i hela beslutsprocessen, ända fram till att vara med och ta beslutet. Det kan handla om att delegera beslutsfunktionen över längre tid till bestämd grupp, t.ex. en ungdomsgrupp. Det kan också handla om att delegera beslut till en berörd grupp för en enskild fråga. 4

3.4. Vilka grupper är berörda? I samband med att en medborgardialog ska genomföras är det viktigt att analysera vilka som är berörda och vilka man ser behov av att föra dialog med. Medborgardialog som del i styrprocessen, Lena Langlet, SKL, www.skl.se, 2013, s 22 Ovanstående diagram ger en bild av vilka medborgare som behöver bli involverade i medborgardialogen i en viss fråga. Prioritet 1 är den grupp kommunen bör lägga mest kraft på då de är högt berörda men inte så aktiva. De kommer inte att komma på de möten kommunen organiserar utan det krävs ett aktivt uppsökande arbete. Prioritet 2 är de som är högaktiva och högt berörda av en fråga. Dessa personer kommer sannolikt att komma till de möten kommunen bjuder in till. De kommer sannolikt också aktivt söka upp beslutsfattare. Prioritet 3 är de som inte är berörda men aktiva. Dessa kommer sannolikt att kontakta beslutsfattarna och ha åsikter om det som ska beslutas om. Denna grupp måste hanteras och avvägas mot helheten. Prioritet 4 är de lågaktiva och lågt berörda. Det kan vara intressant att höra denna grupp för att balansera helheten men det är inte meningsfullt att lägga stora resurser på denna grupp. I medborgardialogen kommer inte alla medborgare att vara engagerade. Därför är det viktigt att se till så att de som vill göra sin röst hörd men inte känner till kontaktvägar eller hindras på andra sätt får möjlighet att delta. Det är viktigt att analysera sina medborgare för att få kunskap om på vilket sätt medborgarna vill föra dialog om olika frågor. Risken är annars att de redan resursstarka får ytterligare en möjlighet att föra fram sina argument. (Medborgardialog som del i styrprocessen, Lena Langlet, SKL, 2011, sid 18). 5

4. Principer för medborgardialog Det finns fyra former av principer för medborgardialog. Dessa principer ska bland annat svara på följande frågor: Varför ska vi ha medborgardialog, kring vilka frågor, ansvarsfördelning, resurser, vad ska uppnås? Vinster och farhågor? Mål, syfte, strategier, nytta? Hur mycket inflytande och på vilket sätt? 4.1. Det finns fyra former av principer a. Principer framtagna av kommunen och som ger en ram för hur organisationen ska hantera medborgardialogen. b. Principer framtagna av kommunen och som beskriver löften om medborgardialog och delaktighet för alla invånare eller till särskilda grupper. c. Principer framtagna av kommunen i samarbete med medborgarna för att skapa ett gemensamt ansvarstagande d. Principer framtagna av medborgarna i dialog med kommunen och där medborgarna står för genomförandet av medborgardialogen. Denna riktlinje tillhör den första kategorin principer framtagna av kommunen. Alla kategorier behöver inte tas fram eller användas. Dock är det tänkbart att principer tas fram som ett resultat av något annat arbete, exempelvis kan kategori c principer framtagna av kommunen i samarbete med medborgarna tas fram när en ny utvecklingsstrategi arbetas fram tillsammans med medborgarna. 5. Organisation Samtliga delar av den kommunala organisationen nämnder, förvaltningar och kommunala bolag behöver fundera över vilka frågor och ämnesområden som skulle kunna vara lämpliga för medborgardialog. Vid alla större beslut bör det övervägas om ämnet är lämpligt för en medborgardialog. Är det aktuellt med medborgardialog bör det förankras i ordförandegruppen för samordning och ekonomisk resurshållning. Det är viktigt att tänka på att medborgardialogen bör ske i ett tidigt skede när det fortfarande är relativt öppet istället för i slutskedet när det kanske bara finns ett eller två förslag att välja mellan. Medborgardialog kan lämpligen förläggas innan budgetprocessen så att eventuella ändringar kan genomföras senast nästkommande år. För att klara detta krävs det att organisationen är öppen för synpunkter och förslag från medborgarna. Ärenden som omfattas av sekretess och myndighetsutövning ska inte omfattas av medborgardialog. Kommunfullmäktiges medborgardialog ska handla om övergripande framtidsfrågor. Presidiet tar tillsammans med partiföreträdare fram vilka frågor de vill ha medborgardialog omkring och när dialogen ska genomföras. Det är bra om dialogen genomförs av fullmäktigeledamöter som inte har andra tunga förtroendeuppdrag. 6

Det förekommer medborgardialoger på olika nivåer i organisationen idag. Exempel på detta är kommundelsträffar, näringslivsträffar, möten mellan förtroendevalda och föreningar mm. 5.1. Politisk organisation Vi vill att tilliten till de förtroendevalda och de kommunala tjänstemännen ska öka. Ett sätt att nå detta är att göra medborgarna mer delaktiga i beslutsprocessen och bjuda in dem till dialog. Medborgardialog kan användas för att ge medborgarna möjlighet att yttra sig i frågor som berör alla kommunens invånare. Det kan skapa en större legitimitet för de beslut som fattas om medborgarna haft möjlighet att göra sin röst hörd på olika sätt. Ett sätt att bedöma om en fråga är lämplig för medborgardialog är att ställa frågan i nämnden eller styrelsen om vi skulle fråga medborgarna skulle vi låta oss påverkas? Är svaret ja på den frågan kan det vara aktuellt att föra en dialog med medborgarna. Alla förtroendevalda har ett ansvar för att fundera över om en fråga är lämplig för medborgardialog eller inte och lyfta den diskussionen tidigt i beredningen av ett ärende. Det är också viktigt att värdera om tiden och resurserna som krävs för att genomföra en medborgardialog finns och välja metod utifrån resurstillgången. 5.2. Tjänstemannaorganisation Det är viktigt med en tjänstemannaorganisation som kan vara ett stöd för de förtroendevalda vid valet av frågor som kan vara aktuella för medborgardialog. Det är också viktigt att det finns en kunskap om hur medborgardialogen kan genomföras samt vilka olika arbetssätt som kan tänkas passa till respektive område. Tjänstemannens roll är att vara sakkunnig och bistå med det underlag som behövs för medborgardialogens genomförande samt dokumentera arbetet. Att göra en kommunikationsplan, en checklista, är ett bra stöd vid medborgardialogens genomförande. En kommunikationsplan innehåller konkreta frågor som kräver svar för att medborgardialogen ska kunna genomföras. T.ex. "vem har ansvaret, när ska information ske, vad vill vi samtala om". 7

6. Processer styrprocesser, dialogprocesser, kommunikationsprocesser, utvärderingsprocesser Beslutsprocessen bör tydliggöras så att det klart framgår vilka underlag som behövs för att fatta beslut och i vilka fall medborgardialog kan vara ett sätt att ta fram en del av dessa underlag. 6.1. Styrprocesser Ärendeberedning Alla ärenden som behandlas av de förtroendevalda i kommunen har genomgått någon form av ärendeberedning. Antingen genom att förvaltningschef och ordförande gått igenom aktuella ärenden eller genom behandling i ett arbetsutskott. Oavsett hur ärendeberedningen gått är det viktigt att ställa frågan om detta är ett ärende där medborgardialog kan tillföra relevant kunskap. Är svaret ja på denna fråga kan ärendet eventuellt bli aktuellt för medborgardialog. Beslut om genomförande av medborgardialog fattas av respektive nämnd Om ett ärende bedöms vara lämpligt för medborgardialog föreslås nämnden besluta om att medborgardialogen ska genomföras. Bakgrunden till detta är att nämndens ledamöter ska aktiveras i dialogprocessen. Det är lämpligt att nämnden ger förvaltningen i uppdrag att ta fram ett förslag på planering, genomförande och uppföljning av medborgardialogen som nämnden sedan kan besluta om. Resultatet av medborgardialogen som underlag vid beslutsfattande Resultatet av genomförd medborgardialog tas med som underlag när ärendet ska behandlas igen och beslut ska fattas. 6.2. Dialogprocesser Dialogprocesserna ser olika ut beroende på vad det är för fråga det handlar om, är det många som ska få komma till tals eller är det viktigt att föra en dialog med en viss grupp som annars inte kommer till tals. Välj vilken nivå av inflytande som kan vara lämplig för att därefter välja metod i planeringsstadiet, se bilaga 1. 6.3. Kommunikationsprocesser Kommunikationen med medborgarna är viktig. Det är viktigt att kommunen och de förtroendevalda är tydliga med vad syftet med dialogen är och att det är en del i det underlag som tas fram. Bara för att en medborgardialog genomförs betyder inte det att alla önskemål som framkommer kommer att tillgodoses. I samband med att dialogprocessen planeras ska även kommunikationsprocesserna planeras. Deltagarna i dialogen ska få löpande information om vad som händer efter att dialogen genomförts. Denna återkoppling kan ske på olika sätt, bland annat genom kommunens hemsida, dagstidning, affischering, e-post, nyhetsbrev, en blogg eller personliga möten. 8

6.4. Utvärderingsprocesser Varje medborgardialog som planeras ska följas upp. När det gäller medborgardialoger som planeras men inte genomförs är det viktigt att veta vilka faktorer som ledde till att dialogen inte genomfördes. Vilka hinder fanns och vad var den avgörande faktorn som ledde fram till beslutet att inte genomföra dialogen? När det gäller medborgardialoger som genomförs är det viktigt att få veta vilka delar som fungerat bra respektive mindre bra. Hela processen bör utvärderas, från planeringen med informationsinhämtning och val av metod via själva medborgardialogen samt genomförandet och resultatet. Frågor som bör få svar kan vara: På vilket sätt har medborgardialogen använts? Har medborgardialogen gett svar på det som var tänkt eller har den lett fram till att viktig information kommit fram och därmed lett till ett annat resultat än det förväntade? Var metoden som valdes relevant eller hade ett annat tillvägagångssätt gett mer? Hur användes resultatet av medborgardialogen? Fungerade återkopplingen till deltagarna, medborgarna, berörda tjänstemän samt de förtroendevalda på ett tillfredsställande sätt? Var det rätt kommunikationsnivå och var informationen tillfredsställande? 7. Systematisk återkoppling Kom ihåg återkopplingen! Varje gång en medborgardialog i någon form planeras ska även återkopplingen planeras. Vilken typ av återkoppling som är aktuell beror på den aktuella frågan och tillvägagångssättet vid medborgardialogen. Detsamma gäller till vilka vi ska återkoppla. Med systematisk återkoppling menas den återkoppling som sker efter genomförd medborgardialog om hur det går, vilka resultaten blivit, var i processen ärendet befinner sig. Vilka som ska få återkoppling varierar. De som deltagit i någon form av medborgardialog bör alltid få systematisk återkoppling för att känna att det var meningsfullt att delta. Men även medborgarna i stort kan behöva få återkoppling för att förstå beslutsprocessen. Exempel på sätt att återkoppla är e-postutskick, användning av hemsidan, lokala medier, skyltar i staden, mm. 9

Bilaga 1 Förslag på olika metoder Det finns många olika metoder att använda vid medborgardialog. Det finns också ett flertal varianter på de olika metoderna. Nedan presenteras ett antal olika metoder utifrån inflytandetrappan. Du kan läsa mer om de olika metoderna på http://www.skl.se/vi_arbetar_med/demokrati/medborgardialog/medborgardialogverktyg. Här ser du ett antal exempel på olika metoder användbara för respektive nivå av inflytande, det finns fler metoder: a. Information Hemsida, information och marknadsföring via trycksaker och affischer mm, informationsmöte, stormöte b. Konsultation Fokusgrupp, medborgarpanel, mentometrar, SMS-panel e. Dialog Chatt, diskussionsforum på Internet, dialogcafé, hearings, medborgarbudget, öppet områdesmöte/medborgarstämma, rådslag, workshops i samtalsform f. Inflytande/Delaktighet Framtidsverkstad, matchmaking g. Medbeslutande beslutanderätten delegeras till en grupp människor. 10

Bilaga 2 Checklista för planering av medborgardialog 1. Beslut om Medborgardialog Varför vill vi ha Medborgardialog (vad är syftet)? Vilket ärende/framtida beslut är Medborgardialogen kopplad till? Vad är temat för dialogen? Tidsperiod för dialogtid respektive när beslut förväntas ske? Antal dialoger? Vilka två förtroendevalda är styrgrupp? Nämnd eller beredning 2. Planering Ansvarig tjänsteman initierar diskussion om eventuella förtydliganden kring beslutet (ovan) om Medborgardialogen samt: Ansvarig tjänsteman och styrgrupp Vilka är målgrupperna? Vilken/vilka geografisk(a) kommundel(ar) avses? Vilka frågeställningar är lämpliga? Vilken budget finns? Vilka ska resultatet av dialogen rapporteras till? När och hur? 3. (Ta fram) förslag på genomförandet Ansvarig tjänsteman tar fram förslag (på hur Medborgardialogen ska genomföras) innehållande: Ansvarig tjänsteman Vem tar fram fakta i ärendet? Hur ska det presenteras för medborgarna? När i beslutsprocessen för ärendet bör vi ha medborgardialoger? Vid ett eller flera tillfällen? Har vi valt rätt metod? Varför väljer vi den/dem metoden/metoderna? Vem eller vilka håller i Medborgardialogen eller dess olika delar (moderator, processledare)? Enkel kommunikationsplan. Vilka bör informeras om vad och när? Även utanför de målgrupper för aktuell Medborgardialog. Hur informerar vi om resultatet av Medborgardialogen till andra intressenter? När? Inbjudan eller inbjudningar (till olika målgrupper). Hur utformas den? Hur och när når den medborgarna i målgrupperna? När och hur går påminnelse ut? Vem eller vilka dokumenterar dialogerna? Hur återkopplar vi resultatet av Medborgardialogen till målgrupperna? När återkopplar vi? Vilken lokal är lämplig? Varför väljer vi just den lokalen/de lokalerna? Hur ska den/de möbleras och dukas? Vilken teknik behövs? Vem hjälper till med det? Hur utvärderas medborgardialogen? Hur återkopplar vi det och till vem (deltagare, målgrupper, ansvarig nämnd, andra förtroendevalda, allmänhet, projektet Medborgardialog)? 11

4. Genomgång med styrgrupp Ansvarig tjänsteman initierar ett avstämningsmöte av det planerade genomförandet tillsammans med styrgruppen. Ansvarig tjänsteman och styrgrupp 5. Förberedelser, genomförande och återkoppling Enligt ovan 6. Sammanställning och utvärdering av Medborgardialog Genomförandet samt resultaten av genomförda Medborgardialoger sammanställs, utvärderas och kommuniceras på kommunens hemsida. Det görs på bas av detta (ifyllda) dokument samt sammanställningarna av resultat och utvärderingar. Projektet Medborgardialog som en del i styrningen 12

Bilaga 3 Utvärdering av medborgardialog Utvärdering av Medborgardialog om Helhetsbedömning: 1 2 3 4 5 Markera med en ring din uppfattning om medborgardialogen. 5 är högsta betyg. Plus för: Minus för: Intressant, det vill jag veta mer om: Utveckling, vad behöver vi förbättra till nästa medborgardialog:.. Namn, frivilligt Ta fem minuter och fyll i på en gång, annars blir det inte av. Allt kan ju bli bättre! 13

Bilaga 4 Kommunikationsplan Kommunikationsplan Bakgrund Beskriv kortfattat verksamheten. Syfte med kommunikationsplanen Varför gör vi en kommunikationsplan? Syftet kan t ex vara att fastställa hur verksamheternas kommunikationsinsatser ska samordnas både externt gentemot medborgare/intressenter och internt gentemot förtroendevalda, chefer och medarbetare: Vad ska göras, vem säger och gör vad, när och hur? Vem är ansvarig för vad? Avgränsningar Vad omfattar kommunikationsplanen? T ex en tidsperiod och/eller ett projekt. Tänkbara målgrupper - översikt Formulera smart- mål, d.v.s. mål som är specifika, mätbara, accepterade, realistiska och tidsbestämda. Ett exempel: Senast den 31 december 2013 ska 90 procent av medarbetarna känna till att Lindesbergs kommun har en ny grafisk manual. Primära målgrupper Sekundära målgrupper Aktiviteter, tidplan och ansvar Se bilaga Budget Hur mycket kostar informationsaktiviteterna att genomföra? Gör en uppskattning. Risk Utvärdering Nådde vi de uppsatta målen? Varför/varför inte? Vad kan vi förbättra nästa gång? Skriv och spara! 14

Bilaga 5 Exempel på frågor där medborgardialog bör beaktas Planera boende i olika orter ihop med medborgare. Föreningars utökade ansvar, ta över ansvar, alternativa sätt att bedriva välfärd. Dialog i konkret fråga som rör ett begränsat fysiskt område. 15

Bilaga 6 Resultat av workshop med styrgruppen den 20 november 2012 Styrgruppens svar på frågorna vad är medborgardialog för dig? och vad kan medborgardialog användas till? Svaren kategoriserades därefter in i följande kategorier: syfte, information, konsultation, dialog, inflytande och medbestämmande. Resultatet redovisas nedan. Syfte Utveckla den kommunala verksamheten. Säkerställa att vi lyssnar på de många snarare än de som hörs mest och tar för sig. Aktivera och engagera kommuninnevånare. Möjliggöra bättre politiska beslut. Undersöka på vilka områden inflytande från medborgare kan vara bra att utveckla. Utveckla kommunen. Förbättra för kommuninvånarna. Skapa större förståelse för politiska beslut. Information Ge medborgarna möjlighet och uppmuntra dem att yttra sig i breda frågor som berör alla kommunens invånare. Åstadkomma så stark demokratisk process som möjligt och att använda denna som styrmedel i den beslutande processen. En utökad möjlighet för kommuninvånarna att informeras och påverka kommande beslut. Allmänhetens frågestund i kommunfullmäktige. Konsultation Enkäter ut till invånarna om olika frågor. Vi går ut och hör vad våra kommuninvånare ser som Lindesbergs kommuns attraktivitet samt vad vi kan förbättra. Få in åsikter om en specifik fråga. Ta reda på vad alla eller olika grupper tycker är viktigt vad gäller kommunal verksamhet. Behovsanpassad kommunal service. Bredare beslutsunderlag, det vill säga mer information innan beslut tas i vissa frågor. Att politiker och högre tjänstemän är bra uppdaterade på behov och önskningar. Följa upp effekter av beslut. När medborgare och politiker möts om ett problem/situation/bygge. 16

Dialog Följa upp effekter av beslut. När medborgare och politiker möts om ett problem/situation/bygge. Lyssnande och samtalande med alla invånare i kommunen om politikers och kommunens roll i samhället som instrument att följa folkviljan. Samtal med medborgare i syfte att fördjupa kunskap om behov och önskningar. Informationsutbyte Medborgardialog ska användas inför större beslut om ekonomi, sociala frågor, skolsektorn mm, inte som nu bara gator, vägar och byggnationer. Snabbt kunna räta ut frågetecken och missuppfattningar. Möjligheten ökar för medborgarna och politikerna att sätta sig in i de olika frågorna i en kommun. Inflytande Medborgardialog behövs säkert i ett framtida arbete med prioriteringar av vad kommunala medel ska användas till. Fördjupa demokratin genom fler möten mellan medborgare och beslutsfattare. Medborgardialog i kommunfullmäktige. En utökad möjlighet för kommuninvånarna att informeras och påverka kommande beslut. Ge medborgarna möjlighet och uppmuntrar dem att yttra sig i breda frågor som berör alla kommunens invånare. Åstadkomma så stark demokratisk process som möjligt och att använda denna som styrmedel i den beslutande processen. Öka delaktigheten i utvecklingen av vår kommun. En utökad demokrati. Medbestämmande En utökad demokrati. Öka delaktigheten i utvecklingen av vår kommun. 17

Bilaga 7 Resultat av workshop med kommunfullmäktige i juni 2013 Grupp 1 Kommunal ekonomi, organisation och näringsliv Information Näringsliv: Mycket bättre kommunikation mellan alla kommunala förvaltningar/bolag/nämnder. Vill sända kommunfullmäktige information. Möjlighet att ställa frågor via internet. Hemsidan måste bli användarvänlig för medborgarna. Internet är föreutsättning för att kunna nå hemsida. Att förstå sitt uppdrag som tjänsteman och politiker (möda för lön). Informera och diskutera samt ta till sig, låta folk få inflytande till egna och andras beslut. Konsultation Dialog Inflytande Populärversion av delårsbokslut. Medbeslutande Informera medborgarna om att här finns chansen att påverka invånarna om medborgardialog. Alla läser ej tidningar. Info även i Lindenytt. Lyfta fram allt bra som finns i kommunen. (Ska dessa skrivas under rubriken information istället?) Grupp 2 Attraktivitet och infrastruktur Information Bjuda in närboende till dialog (Ska den flyttas under dialog?). Konsultation Billigare bostäder till unga. Pendlingsmöjligheter. Info inflytande/delaktighet. Dialog Inflytande Attraktivt boende, information,?, dialog, inflytande/delaktighet, FÖP och detaljplan. Ny tänkande boenden. Angående både centralort, småorter och omgivande landsbygd måste därför förankras bland kommuninvånarna. Olika alternativ och välja mellan. Tomter, information inflytande/delaktighet. Medbeslutande 18

Grupp 3 Demokrati, integration och internationella kontakter Information Höja andelen röstberättigade. Bygga ut SFI (Svenska för invandrare). Uppdatera hemsidan på alla språk. Konsultation 1, 2, 3 och Svenska språket. Dialog Föra fram sina åsikter. Inflytande Inflytande. Medbeslutande Valdagen. Grupp 4 Trygg social utveckling och livslångt lärande Information När det är dags för större förändringar som berör orten Konsultation Får skilda synpunkter från skilda delar av befolkningen, från barn på förskolan till farfar på äldreboendets. De medborgare som kommer och lyssnar på nämndsammanträdet. Dialog Hur kan man använda medborgardialog; för att få så många som möjligt att känna sig delaktiga och att vara lyhörd. Även trygg social utveckling är viktigt med allas tyckande. Exempel på frågeställningar där medborgardialog bidrar till förtroendevalda fattar kloka beslut: Dialog med elever, lärare och föräldrar (alla inblandade) kring personlig och kunskapsmässig utveckling. Inflytande Förskola och skola: Dialog och lyssna och ge information samt visa att vi lyssnar, tydlighet. Medbeslutande Dialog och debatt måste föras med de berörda. Vilken grad av inflytande är lämpliga för olika frågor och varför: Dialog, debatt kring aktuella frågor. 19

Grupp 5 Miljö och folkhälsa Information Till att söka information och kunskap om ärenden som beslutas. Utveckling i ärenden. Inhämta mer kunskap i en öppen dialog där medborgarna deltar i bikupor. Lokala frågor: Man kan få bra information för att ta bra beslut. Hur skall minska kötider för vårdcentralen? Hur skall sophämtningen förbättras? Konsultation Vid stora förändringar i kommunen som berör många. Vid stora beslut. Inför kommande beslut bör/ska medborgarna få sagt i demokratisk ordning. När det berör närmiljön i tätorten. Vid frågor som berör många och frågor som sträcker sig över lång tid. Dialog Bjuda in till dialog kring en specifik fråga i ett bostadsområde eller mindre samhälle. Om det är en konkret fråga och ett brett deltagande kan dialogen gen en representativ bild av vad medborgarna tycker. Vilken grad: I en konkret fråga som berör en begränsad del av kommunen kan man ha en hög grad av inflytande. I en övergripande fråga som berör hela kommunen blir det svårt att ha en dialog där medborgarna känner sig medbeslutande. Dialog är faktaunderlag och förslag. Inflytande de bra förslagen beaktas i beslutet. Rådgivande. Inflytande Boende kan sitt närområde och vet vad som saknas eller kan förbättras. Bjud in kommuninvånarna till en dialog. Framkomlighet för allmänhet. När medborgarna äger ett större kunnande än beslutsfattare. Medbeslutande I sökandet efter synpunkter/kunskap. För att underlätta för beslutsfattare att fatta bra beslut. Grupp 6 Kultur och föreningsliv Information Idrott- och kulturriksdag för föreningar och dess medlemmar att yttra önskemål och intressen, ex lokaler, verksamhet, ekonomi och dylikt. När man i kommunen önskar ha större konserter, mässor och idrottsevenemang som involverar stora grupper. Dialogmöte; information, vilka aktiviteter vill vi ha? Nämndmöte kan förläggas ute i föreningar för att öka informationen. Konsultation Dialog År två och fyra efter valperiod, t ex. rådslag vartannat år i Arenahallen för föreningslivet och kulturen. Dialog på sådant sätt så att det ökar inflytandet. 20

Inflytande Låt föreningarna visa vad de gör för föreningssumma pengar/bidrag. Ansvara för en viss uppgift t ex. plan eller specifikt aktivitet som kommunen inte kan prioritera. Medbeslutande 21