Tjänsteskrivelse 1 (5) 2014-10-06 Omsorgs- och äldreförvaltningen Dnr ÄN 2014-130 Mattias Bly Elisabeth Viman Malin Robertsson Verksamhetsuppföljning Åleryd OMSORGS- OCH ÄLDREFÖRVALTNINGENS FÖRSLAG TILL BESLUT 1. Attendo Sverige AB ska fortlöpande under resten av avtalstiden redovisa personalbemanningen på Åleryds vårdboende till omsorg- och äldreförvaltningen. Redovisningen ska göras kvartalsvis och vara uppdelad på personalens funktion. SAMMANFATTNING Kvalitets- och utvärderingskontoret har under våren 2014 genomfört uppföljning av Attendo Sverige AB:s verksamhet på Åleryds vårdboende. En del av denna uppföljning har fokuserat på hur företaget lever upp till den utlovade bemanningen på dagtid. Attendo Sverige AB har i avtal med äldrenämnden utlovat en bemannig på 0,76 personal per boendeplats. Kvalitets- och utvärderingskontoret samlade 2014-06-25 in personalens schema från samtliga avdelningar och beräknade utifrån dessa bemanningen per vecka. Dessa scheman ger en bemanning, beräknad på belagd plats, på 0,72 personal per boende. Attendo Sverige AB har i sina svar vid upprepade tillfällen uppgivit att insamlade schema endast är grundschema och att det förutom dessa finns personal som arbetar med mer övergripande uppgifter såsom vak dagtid, ta emot leveranser, upplockning av varor, aktiviteter med mera, se bilaga 3. Som stöd för dessa uppgifter inkom Attendo Sverige AB 2014-08-19 med avidentifierade lönelistor för de aktuella månaderna, samt utifrån dessa beräknad bemanning. Enligt företagets beräkningar har bemanningen varit 0,76 personal per boende under april, maj och juni samt 0,75 personal per boende under juli. Vid genomgång av inlämnade lönelistor tillsammans med representanter för företaget 2014-08-29 framkom att det, förutom den personal som omfattas av schema som samlades in i juli, även finns en servicegrupp med särskilt schema. Denna personal består av tre samordnare, en undersköterska som är resurs, en person som arbetar 25 procent med aktiviteter samt två deltider som städar och plockar upp varor. Vid sammanräkning utifrån inhämtade scheman samt utifrån Attendo Sverige AB:s inlämnade bemanningsredovisning framkommer att den skillnad som finns mellan kvalitets- och utvärderingskontorets beräkning och Attendo Sverige AB:s beräkning till övervägande del går att förklara med det serviceschema som presenterades 2014-08-29. Det finns inga stora avvikelser, uppgifterna från Attendo Sverige AB bedöms vara rimliga.
2 (5) Omsorgs- och äldreförvaltningen har noggrant analyserat den framräknade bemanningen utifrån Attendos svar. Vid analysen av skrivningarna i förfrågningsunderlag och avtal har förvaltningen uppmärksammat följande otydligheter. Det är inte tydligt i förfrågningsunderlag/avtal vad som ingår i begreppet vård och omsorgsarbete och vad som ingår i samordnande arbetsuppgifter. I den av Attendo Sverige AB redovisade bemanning framkommer att kravet är uppfyllt tre av månaderna med viss brist den fjärde. Skillnaden för juli är 0,01%. Omsorgs- och äldreförvaltningen föreslår att sanktionsavgift inte ska utgå men bedömer att Attendo Sverige AB löpande under resten av avtalstiden ska redogöra för bemanningen på Åleryds vårdboende. Bemanningen ska redovisas kvartalsvis. För att kunna följa bemanning avseende vård- och omsorgsarbete ska det av redovisningen framgå personalens funktion, undersköterska, städerska och så vidare.
3 (5) BAKGRUND Kvalitets- och utvärderingskontoret har under våren och sommaren 2014 genomfört en uppföljning av Attendo Sverige AB:s verksamhet på Åleryds vårdboende. En del av denna uppföljning har fokuserat på hur företaget lever upp till avtalskriteriet personalbemanning. För att beräkna bemanningen samlade kvalitets- och utvärderingskontoret 2014-06- 25 in personalens scheman från samtliga avdelningar. Dessa scheman ger en bemanning, beräknad på belagd plats, på 0,72 personal per boende. Attendo Sverige AB har i sina svar vid upprepade tillfällen uppgivit att insamlade schema endast är grundschema och att det förutom dessa finns personal som arbetar med mer övergripande uppgifter såsom vak dagtid, ta emot leveranser, upplockning av varor, aktiviteter med mera. Som stöd för dessa uppgifter inkom Attendo Sverige AB 2014-08-19 med avidentifierade lönelistor för de aktuella månaderna, samt utifrån dessa beräknad bemanning. Enligt företagets beräkningar har bemanningen varit 0,76 personal per boende under april, maj och juni samt 0,75 personal per boende under juli. Vid genomgång av inlämnade lönelistor tillsammans med representanter för företaget 2014-08-29 framkom att det, förutom den personal som omfattas av schema som samlades in i juli, även finns en servicegrupp med särskilt schema. Denna personal består av tre samordnare, en undersköterska som är resurs, en person som arbetar 25 procent med aktiviteter samt två deltider som städar och plockar upp varor. BEDÖMNING När kvalitets- och utvärderingskontoret beräknade bemanningen utifrån de scheman som finns tillgängliga på avdelningarna kom kontoret fram till en bemanning på 0,72 personal per brukare på belagd plats. Attendo Sverige AB har vid upprepade tillfällen uppgivit att insamlade schema endast är grundschema och att det förutom dessa finns personal som arbetar med mer övergripande uppgifter såsom vak dagtid, ta emot leveranser, upplockning av varor, aktiviteter med mera. Som stöd för dessa uppgifter inkom Attendo Sverige AB 2014-08-19 med avidentifierade lönelistor för de aktuella månaderna, samt utifrån dessa beräknad bemanning enligt följande: April Maj Antal timmar 14962,78 15458,8 Årsarbetare 92,68 94,31 Belagda platser 122,6 124,6 Personal/brukare 0,76 0,76 Avräknade Natt 13,18 årsarbetare 11,71 årsarbetare Verksamhetschef 3 årsarbetare 2,5 årsarbetare Kurator 1 årsarbetare 1 årsarbetare Samordnare 151,2 timmar 151,2 timmar Lönebidrag 312,37 timmar 313,35 timmar
4 (5) Juni juli Antal timmar 14854,39 15092,4 Årsarbetare 93,7 92,06 Belagda platser 123,5 123,2 Personal/brukare 0,76 0,75 Avräknade Natt 11,68 årsarbetare 12,24 årsarbetare Verksamhetschef 2 årsarbetare 2 årsarbetare Kurator 0,5 årsarbetare 0,5 årsarbetare Samordnare 151,2 timmar 151,2 timmar Lönebidrag 274,97 timmar 294,17 timmar När kvalitets- och utvärderingskontoret granskade och jämförde bemanningen utifrån inhämtade scheman samt Attendo Sverige AB:s beräkningar framkommer att den skillnad som finns mellan kvalitets- och utvärderingskontorets beräkning och företagets beräkning till övervägande del går att förklara med det serviceschema som presenterades 2014-08-29. Det finns inga stora avvikelser, uppgifterna från Attendo Sverige AB bedöms vara rimliga. Utifrån inlämnat serviceschema samt de uppgifter som framkommit vid uppföljningarna, framför allt gällande samordnarens delaktighet i vård- och omsorgsarbetet, har en diskussion förts utifrån vilka yrkesgrupper, och vilken omfattning dessa ska räknas in i personalbemanningen. I dessa diskussioner har det framkommit otydligheter i avtalet gällande definition av vård- och omsorgsarbete samt den tid eventuell samordnare arbetar med administration och eller samordnaruppgifter. Det bedöms heller inte vara möjligt att ta fram en sådan definition som håller över tid. Huruvida samordnarna till största delen arbetar i vården är en central del vid beräkning av faktisk bemanning. Med anledning av ovan nämnda oklarheter är det dock inte möjligt att dra en exakt gräns för hur mycket av de tre samordnarnas tid på Åleryds vårdboende som ska räknas av i bemanningen. Exempel på arbetsuppgifter som samordnare utför men som kan anses som vård- och omsorgsarbete är; beställa färdtjänst, förnya färdtjänsttillstånd, kontakter med närstående, tidsbokning för brukare, registrering i nationella kvalitetssystem med mera. På en verksamhet med den omfattning som Åleryds vårdboende har blir de vård- och omsorgsuppgifter som har mer administrativ karaktär så omfattande att det av effektiviseringsskäl kan vara lämpligt att överlåta dessa uppgifter på några personer såsom samordnare. Vissa arbetsuppgifter som är kopplade till dokumentation och inrapportering i nationella kvalitetssystem bedöms även ha ökat över tid. Otydligheten kring vilka arbetsuppgifter som ingår i den tid eventuell samordnare arbetar med administration och eller samordnaruppgifter medför att en exakt uppföljning inte låter sig göras. Omsorgs- och äldreförvaltningen anser, med anledning av ovan angivna skäl, att bedömningen gällande hur stor del av samordnarnas tid som ingår i
5 (5) personalbemanningen bör utgå från de uppgifter som Attendo Sverige AB inkommit med, då dessa kan anses rimliga. Otydligheten när det gäller vad som omfattas av vård- och omsorgsarbete medför också att det inte med säkerhet går att avräkna annan personal, såsom städ och upplockning av varor. I den av Attendo Sverige AB redovisade bemanning framkommer att kravet är uppfyllda tre av månaderna med viss brist den fjärde. Skillnaden för juli är 0,01% Sammanfattningsvis kan sägas att det är mycket svårt att följa upp utvärderingskriteriet personalbemanning på det sätt som formulerats i aktuellt avtal Dels på grund av de otydligheter som finns i avtalet och dels på grund av storleken på Åleryds vårdboende. ÅTGÄRDSFÖRSLAG Omsorg- och äldreförvaltningen föreslår att sanktionsavgift inte ska utgå. Attendo Sverige AB ska löpande under resterande avtalsperiod, redovisa bemanningen på Åleryds vårdboende till omsorg- och äldreförvaltningen. För att kunna följa bemanning avseende vård- och omsorgsarbete ska det av redovisningen framgå personalens funktion, undersköterska, städerska och så vidare. LEGALITET Enligt svensk avtalsrätt gäller som utgångspunkt att avtal ska hållas. Om en part anser att en annan avtalspart har brutit mot avtalet ska den som påstår det kunna visa eller i vart fall göra troligt att motparten brutit mot avtalet. I avtalet regleras när kommunen kan kräva sanktionsavgift av motparten. Omsorgs- och äldreförvaltningens granskning visar inte att det föreligger skäl för att avkräva sanktionsavgift. SAMRÅD Samråd har skett med juridikfunktionen som tillstyrker förslaget. MBL De fackliga organisationerna informerades 2014-11-03 OMSORGS- OCH ÄLDREFÖRVALTNINGEN Peder Ellison Mattias Bly Bilagor 1. Avtal 2. Kompletterande verksamhetsuppföljning 2014-06-25 3. Attendo Sverige AB:s svar på kompletterande verksamhetsuppföljning 2014-07-29 4. Attendo Sverige AB:s redovisning av personalbemanningen 2014-08-19 Beslutet skickas till: Attendo Sverige AB