MSF:s fullmäktigemöte 16 17 mars 2013

MSF:s fullmäktigemöte 16 17 mars 2013 Häfte 6: Ekonomi

Innehåll Möteshandlingarna som berör Medicine Studerandes Förbunds (MSF:s) ekonomi består av den ekonomiska redovisningen för kalenderåret 2012 och propositioner relaterade till ekonomi för kalenderåren 2013-2014. Redovisning av MSF ekonomi kalenderåret 2012 Innehåll... 1 Årsbokslut 2012... 3 Revisionsberättelse 2012... 11 Styrelsens och revisorernas godkännande av årsbokslut... 13 Revisions-promemoria... 14 Styrelsens kommentarer på Revisions-promemorian:... 24 Budgetutfall kalenderåret 2012... 26 Förklaring av kolumnerna i budgetutfallet... 26 Kommentar till budgetutfallet... 26 Budgetutfall kalenderåret 2012... 27 Ekonomipropositioner... 28 Proposition 1: Arvodesreglemente för centrala förtroendemän och projektledare... 28 Proposition 2: Resereglemente... 28 Proposition 3: Medlemsavgift för kalenderåret 2013... 28 Proposition 4: Medlemsavgift för kalenderåret 2014... 28 Proposition 5: Budget för kalenderåret 2013... 29 Proposition 6: Budget för kalenderåret 2014... 29 Bilaga 1: Arvodesreglementet... 30 Bilaga 2: Resereglementet... 31 Grundläggande bestämmelser... 31 Resekostnadsersättning... 31 Utrikesresa... 32 Reseräkning... 32 Bilaga 3: Budget för kalenderåret 2013... 33 Det planerade negativa resultatet... 33 Bilaga 4: Budget för kalenderåret 2014... 37

2

Revisions-promemoria Medicine Studerandes Förbund Till: Styrelsen för Medicine Studerandes Förbund Med anledning av utförd verksamhetsrevision (perioden maj 2012 - januari 2013) överlämnas följande PM. Revisionens inriktning och väsentliga noteringar framgår nedan. Promemorian är upplagd i enlighet med den struktur som väglett revisionsarbetet och inleds med en redogörelse för våra slutsatser om övergripande styrelsearbete. Vänligen notera att vi gjort en generell granskning av styrelsens arbete och verksamheternas resultat, samt en specifik granskning av utvalda verksamhetsområden och att dessa utgör två principiellt olika delar av revisionen. Grunden för urvalet av verksamhetsområden baseras på revisorernas tolkning av beslutens stöd i fullmäktige, relevans för förbundets syftesformulering samt risk för betydelsefulla utmaningar, där styrelsen potentiellt har mest nytta av revisorernas synpunkter. Vi särskilda önskemål från fullmäktiges delegater kan revisorerna redogöra för resterande verksamhetsområden. Om inget annat anges betecknas Medicine Studerandes Förbund med MSF. Granskningen har planerats samt genomförts för att med hög men inte absolut säkerhet försäkra oss om att uppgifterna i detta PM inte innehåller några väsentliga felaktigheter. Vi anser att vår granskning ger oss rimlig grund för våra noteringar samt kommentarer. Sammanfattningsvis har vi gjort den bedömningen att förbundsstyrelsen 2012/2013 har gjort ett bra jobb utifrån de förutsättningar som funnits. På grund av avhopp och andra händelser kom styrelsens arbete igång sent men styrelsen har gjort rimliga prioriteringar och ansträngt sig för att motivera dessa. Revisorerna vill betona att det är tråkigt att styrelsen tappat det utvecklingsfokus som finns angivet i verksamhetsplanen men är samtidigt införstådda med att den operativa verksamheten ofta hamnar i fokus när påfrestningen på styrelsen är omfattande. Vi önskar få detta PM återsänt innehållande kommentarer från styrelsen, för vilka det har förberetts plats för, i sådan tid att promemorian efter avslutande kommentarer från revisorerna kan skickas ut med ordinarie möteshandlingar. Stockholm den 2 februari 2013 Madeleine Liljegren Verksamhetsrevisor Anders Lundberg Verksamhetsrevisor Emma Furberg Revisorssuppleant Daniel Livendahl Revisorssuppleant 14

1 Övergripande 1.1 Verksamhetens mål och styrning 1.1.1 Styrning av verksamheten Att styra verksamheten i ett förbund med en så omfattande, och dessutom på ideell grund baserad, verksamhet är av givna skäl en utmaning. Revisorerna noterar att styrelsen på i princip varje styrelsemöte lämnat utrymme för rapporter från verksamheterna och, vilket får antas, uppdateringar angående respektive verksamhetsområdes måluppfyllelse. Eftersom bilagor, inklusive verksamhets-, kansli- och ekonomirapporter inte finns tillgängliga på webben har vi revisorerna inte kunnat klargöra huruvida så faktiskt har skett. 1.1.1.1 Revisorernas rekommendationer Revisorerna noterar, såsom i vår rekommendation till fullmäktige, att styrelsen på det hela taget gjort en god insats och huvudsakligen drivit verksamheten i den riktning som fullmäktige beslutat. Med det sagt så finns utrymme för förbättring kring rapportering, inte bara för externt bruk (revisorer, aktiva, medlemmar), utan för styrelsens egen skull. Genom en tydlig rapport- och avstämningsstruktur för verksamheten ökar förutsättningarna för att styrelsen ska kunna styra verksamheten såsom avsetts. Vi rekommenderar följande åtgärder för att förbättra styrningen av verksamheten: 1) Varje verksamhetsår bör inledas med en genomgång och nedbrytning av verksamhetsplanen i mindre mål som är konkreta nog för individer i styrelsen, alternativt projektledare, att arbeta med. Om målen är för abstrakta eller inte tillräckligt avgränsade kommer de att bli svåra att verkställa. 2) En enda ansvarig person för rapportering och kontakt med verksamheter bör utses, särskilt från verksamheter som har projektledare (eller annan huvudansvarig än styrelseledamot), annars blir det lätt rörigt och otydligt vad gäller befogenheter och skyldigheter. Vi är skyldiga våra ideellt arbetande medlemmar ett tydligt ledarskap. 3) På varje styrelsemöte bör en stående rapportpunkt finnas, där det i en kort men ändock skriftlig rapport redovisas hur varje verksamhet lever upp till, eller strävar efter att leva upp till, målen i verksamhetsplanen. Denna rapport är med fördel tillgänglig innan mötet för att ledamöter ska kunna använda sin tid till att ställa konkreta frågor snarare än att läsa in sig på rapporten. En dylik rapport ökar också transparensen kring allt det MSF:s verksamheter gör och åstadkommer, något som har klar potential att bidra till att stärka arbetsmoralen. 1.1.1.2 Styrelsens kommentarer 15

1.2 Policys och regelverk 1.2.1 Ersättningspolicy och andra policies Styrelsen har under året tagit upp och fastställt tidigare liggande ramar för ersättning till förtroendevalda. Övriga policies har fastställts av fullmäktige. 1.2.1.1 Revisorernas rekommendationer Revisorerna har inget att invända i denna fråga. 1.2.1.2 Styrelsens kommentarer 1.3 Formalia 1.3.1 Dokumentation I MSF finns tyvärr en tradition av bristande dokumentation av styrelsens och de aktivas arbete, något som inte ändrats till detta år. Styrelsen och kansliet har förvisso varit snabba på att lägga upp protokollen, men dessa har till sitt innehåll varit, milt uttryckt, bristfälliga. Protokollen liknar närmast en föredragningslista. Ibland redogörs för hur diskussioner förlöpt och vad slutsatserna varit men allt för ofta konstateras endast att frågan har diskuterats. Det bör framgå vilka beslut som fattats liksom vilka åtgärder styrelsen avsett att vidta med anledning av de diskussioner som förts. Detta underlättar vid såväl granskning som vid fortlöpande uppföljning av styrelsens arbete. Om känsliga ärenden, som är föremål för sekretess eller likvärdig hantering, diskuterats så behöver givetvis inte en detaljerad redogörelse för dessa diskussioner medfölja protokollet. För tydlighetens skull bör dock det framgå att en fråga har bedömts vara föremål för sekretess. I övrigt bör största möjliga öppenhet eftersträvats. Det finns flertalet goda exempel på föredömliga protokoll. Att hemsidan, och då framförallt de delar som speglar MSF:s formella funktioner, stundtals är helt tom eller inaktuell sänder en signal om att dokumentation inte tas på allvar inom MSF, vilket signalerar en minder seriös organisation. Den värre tolkningen av ovanstående är att vi är ett förbund utan tankeverksamhet och konkret verksamhet, vilket vore en allvarlig missuppfattning. 1.3.1.1 Revisorernas rekommendationer Styrelsen bör redan under slutet av innevarande verksamhetsår strama upp dokumentationsrutinerna och säkerställa att nästkommande styrelse har goda förutsättningar att upprätthålla en fullgod dokumentation. Då det redan finns goda exempel, även från senare verksamhetsår i MSF, på hur ett koncist och informativt protokoll bör se ut handlar det snarare om att göra det goda protokollförandet till en standard. Vi ser gärna att styrelsen ser till att särskild vikt läggs vid att hålla hemsidans formella delar aktuell, då detta är en grundförutsättning för organisationsdemokrati och insyn. 1.3.1.2 Styrelsens kommentarer 16

1.3.2 Avhopp och nytillsättningar MSF:s förbundsstyrelse för 2012-2013 drabbades tidigt under sitt verksamhetsår av avhopp från ledamöter i styrelsen. MSF Stockholms ledamot samt MSF:s vice ordförande valde vid början av verksamhetsåret att avgå, av olika skäl. Styrelsen stötte av förståeliga skäl på stora operativa utmaningar på grund av detta. Omprioriteringar i verksamheten fick göras. Vid ett extrainsatt styrelsemöte (som för övrigt inte finns dokumenterat på hemsidan) på höstterminen, 2012-08-09 ersattes ordinarie styrelseledamot av Maria Valeur från MSF Skåne och den 2012-10-06 valdes Maria Valeur till vice ordförande. Den 27-10-2012 valdes Alexander Lundin till adjungerad ledamot, dock med full rösträtt, vilket enligt stadgan gör honom likvärdig en ordinarie ledamot. Värt att notera är att MSF Stockholm var utan representation under större delen av verksamhetsåret, detta då inget fyllnadsval från den lokalavdelningen kunde ske och platserna fylldes från andra lokalavdelningar. Avsaknaden av representation har dock, enligt berörda parter, inte förhindrat MSF Stockholm från att påverka styrelsens arbete, tack vare adekvat direktkontakt med förbundsstyrelsens ordförande. Revisorerna uppmanar fullmäktige att, oavsett om fullmäktige anser att styrelsens agerande var befogat eller ej, diskutera vilka befogenheter som en styrelse bör ha utan utlysning av ett extra fullmäktige eller rådgörande samtal med stadgetolkande instans. MSF:s stadgar är tyvärr otydlig på punkten om vilka/vad som utgör stadgetolkande instans, men enligt väletablerad praxis utgörs den av revisorerna i samråd med styrelsen. Om ej samförstånd kan uppnås kan och bör båda parter kalla till ett extra årsmöte. 1.3.2.1 Revisorernas rekommendationer Att styrelsens sammansättning inte noggrant utvärderats i förväg är rimligen inte något som kan åläggas den tillträdande styrelsen. Ansvaret vilar här, utan tvekan, på valberedningen och revisorerna vill påminna årsmötet om den oerhörda betydelse valberedningen spelar för organisationens framtid. Vi rekommenderar därför årsmötet, något utom vårt mandat som revisorer, att på bästa möjliga sätt säkerställa att valet till valberedning präglas av transparens och konkurrens samt att valberedningens arbete under året ges hög prioritet och erforderligt erkännande. Det som kan förväntas av den tillträdande styrelsen är att den snabbt och smidigt ser till att, efter bästa förmåga, åtgärda problemen. Det är revisorernas uppfattning att ärendet är välskött av styrelsen, med reservation för att dokumentationen av det första fyllnadsvalet kunnat vara tydligare), men att vissa förbättringar finns att göra i valberedningsarbetet. 1.3.2.2 Styrelsens kommentarer 17

2 Verksamhetsområden 2.1 Ekonomiarbetet 2.1.1 Bokslut Då bokslutet ej ännu är färdigställt vid tidpunkten för denna promemorias undertecknande väljer revisorerna att kommentera detta på årsmötet. 2.1.1.1 Revisorernas kommentarer Vi ser gärna att styrelsen kommenterar bokslutet, framförallt med avseende på slutligt resultat. Beskriv gärna hur utfallet/resultatet överensstämmer med budget, och vilka konsekvenser beslut under året har medfört. Har kostnaderna/intäkterna varit större (eller mindre) inom ett område? I så fall; varför? 1.1.1.2 Styrelsens kommentarer 2.1.2 Styrning och rapportering av ekonomi Då bokslutet ej ännu är färdigställt vid tidpunkten för denna promemorias undertecknande väljer revisorerna att kommentera detta på årsmötet. 2.1.2.1 Revisorernas kommentarer Vi ser gärna att styrelsen kommenterar era ekonomiska kontrollrutiner, exempelvis hur styrelsen har fått delaktighet i den ekonomiska rapporteringen, hur styrelsen (på vilket underlag) har fattat beslut i ekonomiska frågor och annat som kan vara relevant. Med andra ord: redovisa kortfattat att (hur) ni har haft kontroll över ekonomiarbetet. 2.1.2.2 Styrelsens kommentarer 2.2 Samverkan och styrning styrelse - kansli4 2.2.1 Generellt God samverkan mellan styrelse och kansli är fundamentalt för ett framgångsrikt förbundsarbete. Under styrelsens mandatperiod har den nya modellen för MSF:s kansli, där arbetsledningsansvaret ligger på MSF:s styrelse, permanentats och utmaningar i form av personalrotationer har medfört utmaningar. Detta till trots har verksamheten inte påverkats negativt och såväl styrelse som kansli har uttryckt att samverkan fungerat tillfredsställande. 2.2.1.1 Revisorernas kommentarer 18

Enligt de uppgifter revisorerna tagit del av har samarbete och kommunikation mellan styrelse och kansli fungerat väl, personalbyten/personalövergångar till trots. Därför har vi inga ytterligare kommentarer. 2.2.1.2 Styrelsens kommentarer 19

2.3 Rekrytering 2.3.1 Resultat av rekrytering I en rapport till centralstyrelsen skriver Läkarförbundets statistiker att Studentgruppen växer kraftigast med 7,4 procent. En möjlig förklaring till detta kan vara utökningen av antalet platser på läkarprogrammen. Även MSF-utland har under året genomfört/medverkat i ett flertal medlemsevent vilket troligen lockat nya medlemmar. Dock kvarstår faktum att den yngsta ålderskategorin har en högre andel utträden jämfört med andra åldersgrupper. Arbetet inom detta område bör fokuseras på att minska utträden bland yngre. Ingen stratifiering av gruppen yngre görs, varför det är svårt att klargöra om frekvensen av utträden hos MSF-medlemmar eller SYLF-medlemmar utgör majoriteten. 2.3.1.1 Revisorernas kommentarer Revisorerna konstaterar att ökningen är stabil i förhållande till tidigare år och utgör en betydande majoritet av Läkarförbundets totala rekrytering. Den relevanta frågan är huruvida det ökade antalet medlemmar reflekterar en ökad anslutningsgrad. Verksamhetsplanens specificerar tydligt att styrelsen ska sträva efter en nationell anslutningsgrad på 75 procent vid verksamhetsårets slut samt verka för att uppnå minst 80 procent nyanslutningar av närvarande studenter vid lokala T1- informationer. Våren 2011 hade MSF en anslutningsgrad på 68 %. Revisorerna önskar att styrelsen presenterar den mest aktuella rekryteringsstatistiken och redogör för strategin för att nå de i verksamhetsplanen specificerade målen. Informella uppgifter som kommit revisorerna tillhanda gör gällande att anslutningsgraden har, i enlighet med resultatmålet, ökat. Resultatet är dock något mer blygsamt, XX%, än målet på 75%. Revisorerna anser att styrelsen har gjort en signifikant ansträngning för att nå målet och det är upp till fullmäktige att avgöra huruvida denna ansträning varit tillräcklig; för revisionens del har vi inget annat än positiva anmärkningar på styrelsens resultat för rekrytering. 2.3.1.2 Styrelsens kommentarer 2.3.2 Underlag och information till lokalavdelningarna Enligt ett beslut i samband med behandlandet av Motion 1 på fullmäktige 2012, vars vinnande yrkande utgjordes av ett motionssvar från förbundsstyrelsen och vilket motionären jämkade sig med, ska FS verkar för att kansliet vid terminsstart och i mitten av varje termin tillhandahåller lokalföreningarna uppdaterad, tillgänglig medlemstatistik Enligt revisorernas kännedom har uppdaterad terminsstatistik utkommit åtminstone en gång, och då också kommit lokalavdelningarna till del. Exakt när i tid så skett är bortom vår kännedom. 2.3.2.1 Revisorernas kommentarer Styrelsen får gärna kommentera angående detta, då det var en fråga som var av vikt för flera av lokalavdelningarna på fullmäktige 2012. 20

2.3.2.2 Styrelsens kommentarer 2.4 Information och kommunikation 2.4.1 Generellt MSF:s hemsida har fått ett välbehövligt ansiktslyft och är idag på många sätt tydligare med avseende på såväl struktur som text. Det finns dock fortfarande områden att förbättra, och det vi revisorer framförallt kan anmärka på är att viktiga, officiella dokument saknas eller är inaktuella på hemsidan. Styrelsen fullföljde i mitten av verksamhetsåret målet om att anställa en projektledare för information och kommunikation, men denne valde kort efter tillsättningen att avsluta sitt engagemang av personliga skäl. Avsaknaden av en blogg (se nedan) har styrelsen kompenserat genom en relativt hög aktivitet på andra sociala medier såsom Facebook och Twitter. Kommunikationen mellan lokalavdelningarna och styrelsen samt lokalavdelningarna emellan har underlättats av organiserade e-postgrupper samt fysiska träffar i de olika nätverken för ordföranden och kassörer. Nytt är medlemsfortbildningsnätverket. 2.4.1.1 Revisorernas rekommendationer Även om inte alla mål uppnåtts inom detta område så är det tydligt att styrelsen lagt mycket tid och energi på att förbättra detsamma. Inom ramen för området fanns även många utmaningar som styrelsen inte hade direkt inflytande över. Med anledning av dessa slutsatser så anser revisorerna att styrelsen gjort en berömvärd insats. Vi ser dock mycket gärna, i enlighet med våra kommentarer under punkten 1.3 Formalia att styrelsen ser till att särskild vikt läggs vid att hålla hemsidans formella delar aktuell, då detta är en grundförutsättning för organisationsdemokrati och insyn. 2.4.1.2 Styrelsens kommentarer 2.4.2 Varumärkesplan Ett resultatmål för information och kommunikation är att MSF ska ha en varumärkesplan vid slutet av verksamhetsåret. Vid tidpunkten för framställandet av detta revisions-pm saknas en dylik. 2.4.2.1 Revisorernas rekommendationer Revisorerna har fått indikationer från styrelsen att en varumärkesplan är under framtagande. Om så inte är fallet bör styrelsen redogöra för 1) varför man prioriterat ned varumärkesplanen, 2) om man avser att planera för att uppnå detta mål samt 3) hur denna plan i så fall ser ut. 2.4.2.2 Styrelsens kommentarer 21

2.4.3 Politisk blogg Ett resultatmål för information och kommunikation är för MSF Att starta en blogg där för MSF relevanta, politiska ämnen regelbundet dryftas. Vid framställandet av detta revisions-pm saknas en sådan blogg. Däremot har MSF:s ordförande sedan november börjat blogga på Läkarförbundets egen blogg. 2.4.3.1 Revisorernas rekommendationer Att samordna MSF:s bloggande med Läkarförbundets framstår som mycket klokt. Revisorerna är nöjda med den redogörelse vi fått från styrelsen, men vi vill ändå rekommendera styrelsen att, i det fall ett beslut om att göra så föreligger, för tydlighetens skull redovisa beslutet att förlägga bloggandet på Läkarförbundsbloggen i relevanta dokument, såsom protokoll från styrelsemöten. 2.4.3.2 Styrelsens kommentarer 2.5 MSF Utland 2.5.1 MSF Utlands verksamhet och projektledare MSF Utland fortsatte under 2012/2013 med en egen projektledare med uppdraget att samordna lokalorterna och leda verksamheten under MSF Utlands paraply. Målen under året var bland annat att stärka MSF Utlands filialer, genomföra två nätverksträffar (varav en kongress) samt genomföra en utredning om MSF Utlands framtid i MSF. 2.5.1.1 Revisorernas kommentarer Arbete med projektledare och projektgrupp har enligt vår kännedom fortlöpt problemfritt och framgångsrikt, om än inte utan ansträngningar från såväl styrelse som projektgrupp. Revisorerna har inget att anmärka. 2.5.1.2 Styrelsens kommentarer 2.5.2 Kongressen Kongressen, som arrangerades i Krakow i november 2012, var MSF Utlands första och tänkt som en möjlighet för MSF Utlands lokalorter att träffas för att stärka nätverken, lära av varandra och träffa svenska arbetsgivare och föreläsare. Intresset var stort och ca 220 utlandsstuderande svenskar deltog. 2.5.2.1 Revisorernas kommentarer Kongressen förefaller ha uppfyllt sitt syfte, att erbjuda fortbildning och nätverksmöjligheter till utlandsstuderande medlemmar. Det revisorerna saknar, som förvisso inte är föremål för anmärkning 22

men likväl är intressant för MSF:s samtliga medlemmar, är en mer utförlig rapport om vilka frågor som diskuterades under fullmäktige. Särskilt relevant, med tanke på diskussionerna om MSF Utlands framtid i MSF, är hur kongressens deltagare sett på denna fråga. Med tanke på att MSF:s medlemmar subventionerat kongressavgiften får det anses som en rimlig förväntan på kongressens arrangörsgrupp och förbundsstyrelsen att presentera en redogörelse. Ytterligare ett viktigt frågetecken kvarstår också; det ekonomiska resultatet av kongressen. Revisorerna vill be styrelsen att kommentera detsamma. 2.5.2.2 Styrelsens kommentarer 2.5.3 Utredningen om MSF Utlands plats i MSF På fullmäktige 2012 beslutades Att FS ska under 2012 utreda om MSF utland kan ges rättigheter och skyldigheter motsvarande en lokalavdelning. I samråd med expertkompetens på kansliet har styrelsen tagit fram en proposition som föreslår att, och även hur, MSF Utland tydligare kan närma sig lokalavdelningsstatus. Det är revisorernas förståelse att styrelsen, i detta ärende anförd av ordföranden, enträget och ambitiöst drivit denna fråga i Läkarförbundets centralstyrelse (och dess remissinstanser), det forum som i slutänden avgör detta ärende. Detta är fallet då MSF:s stadgar måste godkännas av denna instans, för detaljer hänvisar vi till MSF:s stadgar. 2.5.3.1 Revisorernas kommentarer Under förutsättning att det utredningsarbete som ligger bakom propositionen översiktligt redovisas, så har revisorerna inget att anmärka. Vi önskar framföra en eloge till de som arbetat målinriktat med denna fråga, såväl från förbundsstyrelsen som aktiva i MSF Utland och lokalaktiva i Sverige som jobbat med att förankra frågan för att möjliggöra en reell demokratisk process. Det är i allra högsta grad önskvärt, ur revisorsperspektiv, att MSF Utlands status i MSF formuleras i klarspråk i stadgar och fullmäktigeprotokoll. Allt annat är att likställa med att inte spela med öppna kort med vare sig studerande i Sverige eller i utlandet. 2.5.3.2 Styrelsens kommentarer 2.6 Utvecklingsarbetet 2.6.1 Trendanalys och agenda På fullmäktige 2012 beslutades Att MSF ska ta fram en metod för trendanalys och tillämpa denna en gång under verksamhetsåret samt Att MSF ska revidera agendan. 2.6.1.1 Revisorernas kommentarer På grund av oförutsedda händelser under året, som avhopp av styrelseledamöter, projektledare etc. har området Utvecklingsarbete nedprioriterats av förbundsstyrelsen, Trots detta har föbundsstyrelsen på ett ambitiöst och noggrant sätt arbetat systematiskt för att den antagna strategin skall genomsyra förbundets verksamhet. Vid skrivandet av denna rapport är det oklart huruvida en metod för trendanalys har tagits fram samt om agendan är reviderad. Revisorerna hoppas att styrelsen i förslaget till ny verksamhetsplan beaktat beslutet om långsiktig strategi som togs av fullmäktige 2012. Det framgår med all önskvärd tydlighet att strategin ska ligga till grund för framtida proposi- 23

tioner till verksamhetsplan. Det är emellertid inte vår sak att anmärka på propositioner till fullmäktige 2013, men vi kan varmt rekommendera dess delegater att säkerställa att tidigare beslut i allmänhet, och strategin i synnerhet, följs upp och verkställs. 2.6.1.2 Styrelsens kommentarer Styrelsens kommentarer på Revisionspromemorian: Styrelsen tackar lekmannarevisorerna för det utförliga detaljerade PM:et, och för att de lagt ner mycket tid på att föra fram sina åsikter om hur organisationen skall skötas. Styrelsen bemöter verksamhetsrevisionen generellt i Synopsis av verksamhetsberättelsen i häfte 2. Vissa av lekmannarevisorernas åsikter bemöts även i den utförliga detaljerade verksamhetsberättelsen i häfte 2 24

Revisionsrapport till fullmäktige 2013 Medicine Studerandes Förbund Rapport från verksamhetsrevisorer Till: Årsmötet år 2013 för Medicine Studerandes Förbund Vi har granskat årsredovisningen, räkenskaperna samt styrelsens förvaltning av verksamheten för år 2012 för Medicine Studerandes Förbund. Det är styrelsen som är ansvarig för att upprätta årsredovisningen i enlighet med god redovisningssed och för att sköta förvaltningen i enlighet med föreningens stadgar. Vår granskning av verksamheten beskrivs i en bilaga till denna handling, Revisionspromemoria. Vi har granskat att årsredovisningen är baserad på en ordnad bokföring och är upprättad i enlighet med god redovisningssed. Vi har dessutom granskat att föreningens verksamhet sköts på ett ändamålsenligt och från ekonomisk synpunkt tillfredsställande sätt och att föreningens interna kontroll är tillräcklig. Baserat på vår granskning anser vi att: Årsredovisningen är i allt väsentligt upprättad enligt god redovisningssed och baseras på en ordnad bokföring. Styrelsens ledamöter har utfört sitt uppdrag med omsorg och i enlighet med föreningens stadgar. Vi anser således att: Föreningsstämman kan fastställa årsredovisningen, och Bevilja styrelsens ledamöter ansvarsfrihet. Stockholm den 16 februari Madeleine Liljegren Verksamhetsrevisor Anders Lundberg Verksamhetsrevisor Emma Furberg Revisorssuppleant Daniel Livendahl Revisorssuppleant 25

Budgetutfall kalenderåret 2012 Nedan följer budgetutfallet för kalenderåret 2012. Det är viktigt att notera att verksamhetsåret 2012/2013 skiljer sig från det ekonomiska året 2012. Alltså har kostnaderna fram till fullmäktigemötet (FUM) 2012 legat under föregående förbundsstyrelse (FS). Förklaring av kolumnerna i budgetutfallet Budget FUM 2012: anger beloppen som beslutades om på FUM 2012 för respektive verksamhetsområde eller delområde. Utfall 2012: Anger den faktiska kostnaden för verksamheten under kalenderåret 2012 Utfall %: Anger hur stor del den faktiska kostnaden var av budgeterat belopp. Utfall 2011: Anger den faktiska kostnaden för motsvarande verksamhet under kalenderåret 2011. Kommentar till budgetutfallet Under 2012 har MSF haft ett negativ resultat. Detta har dock varit mycket mindre än vad som budgeterats för under budgetåret. Budget/kalenderår Noterar återigen att för budgetåret 2012 har både FS 2011/2012 och FS 2012/13 verkat. Bland annat blev FUM 2012 kostsammare än förväntat samt att några bidrag till lokalavdelningarna först blev av under detta år. Lån för Krakow-kongress För att få MSF Utland mer integrerad i organisationen, gjordes stora ansträngningar under året, bl.a. hjälpte man till att anordna en större kongress i Krakow där alla större utbildningsorter på kontinenten var representerade. I samband med detta gjorde MSF extra ordinära ekonomiska åtagande till dess att omkostnader täckts till fullo av deltagarna, sponsorer och landsting. MSF centralt bistod (utöver de budgeterade bidraget) med ytterligare ca 280 tkr i form av ett lån för utförandet av MSF Utlands kongress i Krakow för att få möjligheten att med handpenning boka hotell för kongressdeltagarna. Ett lån räknas bokföringsmässigt som både en utgift och en intäkt vilka har på ett artificiellt sätt ökat MSF omsättning. Budgetutformning En viktig faktor till varför budget och utfall har skiljt sig mycket är på grund av den nya mer detaljerade budgeteringen. Flera områden fick då uppskattade summor och beroende på annorlunda lösningar än de som använts för uppskattning har många delposter som inte följt budget. Arbetet med projektledare har ökat arvodena och möteskostnaderna under året 26

Budgetutfall kalenderåret 2012 tkr, avrundat till tusental kronor INTÄKTER Budget Utfall Utfall Utfall Verksamhet FUM 2012 2012 % 2011 Medlemsavgift 1159 1253 108% 1140 Övriga Intäkter 0 281 --- 0 SUMMA INTÄKTER 1159 1534 132% 1140 UTGIFTER Budget Utfall Utfall Utfall Verksamhet FUM 2012 2012 % 2011 Allmän verksamhet 129 135 105% 72 Styrelsen 297 418 141% 267 Styrelseinternat 0 0 --- 0 Fullmäktige 164 238 145% 184 Läkarförbundets Fullmäktige 3 9 300% 22 Arbetsgrupper 48 22 46% 1 Representantskap 30 28 93% 27 Appendix 123 90 73% 113 Utbildning 235 98 42% 32 Rekrytering 33 6 18% 1 Kontakter med lokalavdelningar 239 125 52% 15 Kontakt med övr organ. 0 20 --- 16 Internationellt arbete 106 373 352% 23 Förtroendemannarevision 16 0 0% 0 Omkostnader redaktörer 0 0 --- 0 Valberedning 15 0 0% 0 Övrigt 0 13 --- 0 SUMMA RÖRELSEKOSTNADER 1438 1575 110% 773 RESULTAT FÖRE FINANSIELLA POSTER -279-41 367 Resultat från finaisella poster 20 18 90% -11 RESULTAT FÖRE SKATT -259-23 356 Skatt på årets resulat 0 5 3 27

Ekonomipropositioner Proposition 1: Arvodesreglemente för centrala förtroendemän och projektledare FS förslag på arvodesreglemente presenteras i bilaga 1. FS föreslår att de fasta arvodena skalas för alla parter i storlek med det förlängda verksamhetsåret. FS föreslår fullmäktige besluta att fastställa MSF:s arvodesreglemente i enlighet med bilaga 1 Proposition 2: Resereglemente Resereglementet ändrades till detta verksamhetsår och har i sin nya form underlättat återbetalningarna för de som lagt ut egna pengar i samband med MSF-aktiviteter. FS anser att denna förändring har varit till det bättre för organisationen och föreslår att behålla reglementet oförändrat. FS föreslår fullmäktige besluta att fastställa MSF:s resereglemente i enlighet med bilaga 2 Proposition 3: Medlemsavgift för kalenderåret 2013 Medlemsavgifter har varit oförändrad i ett flertal år och FS anser att detta även fortsättningsvis är en bra nivå för verksamheten. Av de 250 kr som medlemmarna betalar in går 190 kr till MSF i stort och 60 kr till Sveriges Läkarförbund (SLF). Där SLF i sin tur betalar tillbaka en del genom olika bidrag både direkt till lokalavdelningarna och MSF:s nationella verksamhet. FS föreslår fullmäktige besluta att fastställa medlemsavgiften för kalenderåret 2013 till 250 kr Proposition 4: Medlemsavgift för kalenderåret 2014 I och med den förlängda perioden mellan fullmäktige föreslår FS att beslut fattas i frågan om medlemsavgift även för nästkommande år. FS anser att även detta års avgift bör förbli oförändrad i uppdelning och i storlek likt 2012. FS föreslår fullmäktige besluta att fastställa medlemsavgiften för kalenderåret 2014 till 250 kr. 28