Kallelse till årsstämma i Segersängs samfällighetsförening Delges: Fastighetsägare i Segersängs samfällighetsförening Datum: Tisdagen den 31 maj 2011 Tid: 19:00 Plats: Vanstaskolans matsal, Ösmo Dagordning: 1. Val av ordförande för mötet 2. Val av sekreterare för mötet 3. Val av två justeringsmän, tillika rösträknare 4. Styrelsen och revisorernas berättelse 5. Ansvarsfrihet för styrelsen 6. Fastställande av styrelsens förslag till vinstdisposition för 2010 7. Framställningar från styrelsen och motioner från medlemmarna 8. Ersättning för styrelsen och revisorerna 9. Styrelsens förslag till budget för 2011 10. Val av styrelse och styrelseordförande 11. Val av revisorer 12. Val av valberedning 13. Information om Tripleplayavtalet 14. Övriga frågor 15. Meddelande om plats där stämmoprotokollet kommer att hållas tillgängligt Följande handlingar gällande förvaltningen 2010 delas inför stämman ut till samtliga medlemmar i Segersängs samfällighetsförening. De finns också tillgängliga för nedladdning på föreningens hemsida www.segersangby.org samt för granskning i original hos styrelseordförande Sara Withfeldt, Ekorrvägen 10: Årsredovisning, inklusive 1. Förvaltningsberättelse 2. Ekonomisk berättelse 3. Revisionsberättelse 4. Inkomna motioner, inklusive styrelsens beredning 5. Fullmakt Väl mött på stämman! Med vänlig hälsning Styrelsen i Segersängs samfällighetsförening Segersängs samfällighetsförening 777908-8088 Sida 1 av 1 Kallelse
Årsredovisning 2010 för Segersängs samfällighetsförening 717908-8088 Räkenskapsår 2010-01-01-2010-12-31 Sida 1 av 12
Styrelsen för Segersängs samfällighetsförening får härmed avge årsredovisning för räkenskapsåret 2010-01-01 2010-12-31. Förvaltningsberättelse Föreningen Segersängs samfällighetsförening bildades 2006. Föreningens verksamhet avser förvaltning av vägar, gångvägar, belysning, grönområden, diken och dagvattenbrunnar i gemensamhetsanläggningen Själv GA:1, Segersäng, Nynäshamns kommun, Stockholms län. Föreningen har för närvarande 109 delägarfastigheter med sammanlagt 117 andelar. Under året har inga nya medlemmar tillkommit, men mycket arbete har ägnats åt den kommande anslutningen av etappen D, Segershatt. Förtroendevalda Styrelsen Styrelsen har sedan maj 2010 bestått av: Sara Withfeldt Margareta Lindgren Lars Tehler Kent Sandås Monica Andersson Mikael Dusanovic Ronnie Forsell Ordförande Sekreterare Kassör Webbmaster Ledamot Ledamot Ledamot Firmatecknare Föreningens firma har tecknats av Sara Withfeldt och Lars Tehler var för sig upp till 20 000 kr och mellan 20 000 kr och 40 000 kr de båda i förening, vid belopp därutöver även av minst två styrelseledamöter. Möten Styrelsen har under verksamhetsåret 2010 hållit 12 protokollförda sammanträden. Dessutom har styrelsen deltagit i en kurs hos Lantmäteriet. Styrelsen har också gemensamt gjort en förbesiktning av de allmänna områdena i Segershatt. Segersängs samfällighetsförening 777908-8088 Sida 2 av 12
Revisorer Under året har Joachim Heinemann och Magnus Linderoth granskat styrelsens bokföring och dess arbete. Valberedning Valberedningen har under året bestått av Jesper Nordin, Christer Åkerlund och Helena Lindqvist. Mandattid För att få både förnyelse och kontinuitet i styrelsen är mandattiden två år och vid varje stämma väljs tre eller fyra ledamöter in i styrelsen. Vid denna stämma går mandattiden ut för Lars Tehler, Mikael Dusanovic och Kent Sandås. Ordförandens mandattid är ett år även om ledamotens mandattid är två, varför stämman bland ledamöterna också ska välja ordförande. Revisorernas och valberedningens mandattid är ett år. Verksamheten Uttaxering Samfällighetsavgiften är för närvarande 300 kr/månad. Det har den varit sedan starten och inga förändringar är heller planerade för 2011. Tripleplay ingår inte i avgiften. Städdagar Vårens städdag blev försommarens städdag den 13 juni. Den 17 oktober genomfördes höstens städdag. Båda hade god uppslutning och vi avslutade båda dagarna med trivsam korvgrillning tillsammans. Förråd Förra stämman godkände att föreningen bygger ett förråd vid första uppfarten till Segershatt. Föreningen har fått ett förhandsbesked om ett godkänt bygglov för förrådet. Föreningen behöver dock få ett godkännande även av Lantmäteriet, varför ett sådant äskande är gjort. Vi väntar på deras beslut. Tripleplay Under året har styrelsen arbetat med att C-etappen ska kunna ansluta till A- och B- etappens avtal angående Tripleplay. För detta kräver Telia att föreningen förlänger avtalet för A- och B-etappen till en tidpunkt bortom den då vi enligt nuvarande avtal har rätt att förhandla med fler leverantörer. Styrelsen beslöt därför att tills vidare inte gå vidare i ärendet utan avvakta en bättre förhandlingsposition. Segersängs samfällighetsförening 777908-8088 Sida 3 av 12
Trafikmiljö Efter starka önskemål från medlemmar har vi satt upp fler gupp än vad som var budgeterat. Trots det kommer vi att sätta upp fler. Särskilt området kring fritids och dagis vid Inägan behöver ses över. För att få en bättre trafikmiljö beträffande gång- och cykelvägens utformning och hastigheten på våra vägar har styrelsen flitigt uppvaktat Nynäshamns kommun, Trafikverket, NTF och även media. Vägar År 2010 slutade som det började med stora mängder snö. Under båda säsongerna har T.Ö. Hansson Entreprenad AB skött både snöröjning och sopning i området. Diken Då det växer kraftigt i vissa diken kräver de ständig skötsel. De mest behövande dikena längs Ekorrvägen och Korpslingan grävdes ur i år igen. Under några tomtinfarter har vi också bytt rör för att förbättra vattenflödet. Webbplatsen Besöken på föreningens hemsida (www.segersangby.org) har en ökande trend och webbplatsen har idag i genomsnitt över 40 besök om dagen. Forumet har för närvarande 97 medlemmar och till Medlemsmailen har 80 medlemmar anmält sig. Arbetsåret 2011 Föreningen har nyligen tecknat medlemskap i REV, Riksförbundet enskilda vägar. REV kan ge föreningen stöd och råd vad gäller skötsel av vår mark, men också i våra kontakter med myndigheter och markexploatören. Vi planerar att även under 2011 att ha två städdagar. Att senarelägga vårstäddagen, så som vi gjorde senast, föll väl ut. För att göra trafikmiljön säkrare, speciellt kring förskoleverksamheten och längs gångoch cykelvägen, kommer föreningen att fortsätta trycka på de myndigheter som kan påverka den saken. A- och B-etappens Tripleplay-avtal måste senast i december antingen förlängas eller sägas upp. Övrigt Föreningen håller kontinuerligt uppsikt över diken, vägar, belysning och allt annat som den är satt att förvalta och styrelsen vidtar ständigt de åtgärder som bedöms nödvändiga. Segersängs samfällighetsförening 777908-8088 Sida 4 av 12
Ekonomisk berättelse Ekonomiförvalting Arbetet med den ekonomiska förvaltningen förväntas öka allteftersom föreningen växer. Då föreningen vuxit klart kommer den att vara nästan dubbelt så stor som den är idag. Föreningen förbereder sig för det. Flerårsöversikt 2010 2009 2008 2007 Nettoomsättning 611 524 620 060 646 276 280 800 Resultat efter finansnetto 21 310-25 344 53 859 155 102 Förslag till behandling av årets vinst Styrelsen föreslår att vinsten: balanserad vinst 123 483 årets vinst 21 310 144 793 behandlas så att vinsten överförs till: reparationsfond anläggning 33 500 i ny räkning överförs 111 293 144 793 Föreningens resultat och ställning i övrigt framgår av efterföljande resultat- och balansräkning. Samtliga belopp redovisas i svenska kronor. Segersängs samfällighetsförening 777908-8088 Sida 5 av 12
Resultaträkning 2010 2009 2008 Rörelsens intäkter Nettoomsättning 3010 Samfällighetsavgift 421 200 427 500 308 700 3029 Övriga intäkter/tripleplay 189 000 191 465 337 125 3540 Fakturerings-/påminnelseavgifter 1 324 1 095 450 S:a Rörelsens intäkter 611 524 620 060 646 275 Rörelsens kostnader Övriga externa kostnader 5060 Städning - renhållning -33 088-21 277-15 691 5120 Elavgifter belysning -53 887-81 626-40 675 5160 Sommar- o vinterväghållning -86 900-63 588-14 931 5190 Övr underhållskostnader -85 588-164 065-20 120 5195 TriplePlay - avgifter -189 000-171 926-450 000 5410 Förbrukningsinventarier -49 565-49 651-14 560 5490 Förbrukningsmaterial -4 450-6 207-2 573 6090 Övr föreningskostnader -12 928-26 641-890 6310 Försäkringar -8 935-8 873-8 698 6530 E-redovisning Swedbank -3 759-3 524-3 001 6990 Övr externa kostnader 0 0-2 025 S:a Övriga externa kostnader -528 100-597 378 573 163 Personalkostnader 7215 Styrelsearvode -47 900-38 400-22 000 7510 Lagstadg sociala avgifter -15 050-10 494-7 132 S:a Personalkostnader -62 950-48 894-29 132 S:a Rörelsens kostnader -591 050 646 272-602 295 Rörelseresultat före finansiella intäkter och kostnader 20 474-26 212 43 981 Övriga ränteintäkter och liknande intäkter 8310 Ränteintäkter 836 868 9 877 S:a Övriga ränteintäkter och liknande intäkter 836 868 9 877 Årets resultat 21 310-25 344 53 859 Segersängs samfällighetsförening 777908-8088 Sida 6 av 12
Balansräkning TILLGÅNGAR 2010 2009 2008 Omsättningstillgångar Kortfristiga fordringar 825 Kundfordringar 17 070 23 010 251 825 S:a Kortfristiga fordringar 17 070 23 010 251 825 Kassa och bank 1940 Bankkonto 82 165 65 671 69 835 1950 Bankkonto - räntekonto 92 275 67 282 344 798 1955 Bankkonto - underhållsplan 116 863 83 019 49 225 S:a Kassa och bank 291 303 215 972 463 858 S:a Omsättningstillgångar 308 373 238 982 715 683 S:A TILLGÅNGAR 308 373 238 982 715 683 EGET KAPITAL, AVSÄTTNINGAR OCH SKULDER Eget kapital Reservfond 2086 Reparationsfond anläggning -115 500-82 000-48 500 S:a Reservfond -115 500-82 000-48 500 Balanserad vinst eller förlust 2098 Vinst, förlust föreg år -123 483-182 327-161 968 2099 Årets resultat (vinst) -21 310 25 344-53 859 S:a Årets resultat -144 793-156 983-215 827 S:a Eget kapital -260 293-238 983-264 327 Skulder Kortfristiga skulder 2440 Leverantörsskulder -48 080 0 451 356 S:a Kortfristiga skulder -48 080 0-451 356 EGET KAPITAL, AVSÄTTNINGAR OCH SKULDER -308 373-238 983-715 683 Segersängs samfällighetsförening 777908-8088 Sida 7 av 12
Tilläggsupplysningar Redovisningsprinciper och värderingsprinciper Årsredovisningen har upprättats enligt årsredovisningslagen och Bokföringsnämndens allmänna råd. Löpande bokföring sker enligt kontantprincipen. Principerna är oförändrade jämfört med föregående år, förutom brytningen vid årsskiftet där man fr.o.m. 2010 inväntar fakturor som härrör sig från året men fakturerats efter årsskiftet. (Tidigare år bröts redovisningen vid årsskiftet). Fordringar har upptagits till de belopp varmed de beräknas inflyta. Övriga tillgångar och skulder har upptagits till anskaffningsvärden där inget annat anges. Inga periodiseringar är gjorda. Not 1, Förändring av eget kapital Reparationsfond Balanserat Årets resultat anläggning resultat Belopp vid årets ingång 82 000 182 327-25 344 Disposition av fg års resultat: 33 500-58 844 46 654 Årets resultat 21 310 Belopp vid årets utgång 115 500 123 483 21 310 Segersängs samfällighetsförening 777908-8088 Sida 8 av 12
Budget/Utfall 2010 och budget 2011 Budget 2010 Utfall 2010 not Budget 2011 not Intäkter 3010 Samfällighetsavgift 421 200 421 200 1 421 200 1 3029 Övriga intäkter/triple play 190 680 189 000 2 189 000 2 3540 Fakturerings-/påminnelseavgifter 1 000 1 324 2 000 8310 Ränteintäkter 1 000 836 1 500 Summa intäkter 613 880 612 360 613 700 Kostnader Externa kostnader 5060 Städning - renhållning -22 000-33 088-22 000 5120 Elavgifter belysning -60 000-53 887 3a -60 000 3b 5140 Diken och grönområden -60 000 4 5160 Sommar- o vinterväghållning -110 000-86 900-90 000 5190 Övr underhållskostnader -80 000-85 588 5-20 000 5195 Triple Play - avgifter -190 680-189 000 2-189 000 2 5410 Förbrukningsinventarier -30 000-49 565 6a -20 000 6b 5490 Förbrukningsmaterial -6 000-4 450-5 000 6090 Övr föreningskostnader -5 000-12 928-8 000 6310 Försäkringar -9 000-8 935-9 000 6530 E-redovisning Swedbank -3 000-3 759-4 000 Summa externa kostnader -515 680-528 100-487 000 Personalkostnader 7215 Styrelsearvode -47 300-47 900 7a -53 900 7b 7510 Lagstadgade sociala avgifter -14 900-15 050-14 300 7c Summa personalkostnader -62 200-62 950-68 200 Avskrivningar 7830 Avskrivning förråd 20% -25 000 0 8a -25 000 8b Summa kostnader -602 880-591 050-580 200 Resultat (före avsättning) 11 000 21 310 33 500 Resultat efter avsättning enligt plan med 33 500 kr -22 500-12 190 0 Segersängs samfällighetsförening 777908-8088 Sida 9 av 12
Noteringar Not Konto Notering 1 3010 300 kr x 117 andelar x 12 mån = 421 200 kr 2 3029 Nu 70 st x 12 mån x 225 kr = 189 000 kr (fått kreditfaktura från Telia) 3a 5120 Fakturerat Småa 22 971 kr för el belysning till Segershatt 1,5 år t.o.m. 2010-12-31 3b 5120 Uppskattad förbrukning + 10 000 kr för mindre reparationer 4 5140 Nytt konto för diken och grönområden, ingick förut i 5060 och 5190 5 5190 Dikesgrävning och underhåll kommer att kosta varje år, det svårt att beräkna hur mycket 6a 5410 Fler farthinder, nya fastsättningsdon o pollare, nya skyltar och reflexstolpar 6b 5410 Tex farthinder, pollare och snökäppar, arbetskostnad för uppsättning på konto 5190 7a 7215 Styrelsearvoden: 300 kr/styrelsemöte, 8000 kr för ordf. och kassör, 4000kr för sekr. och webb. 68 x 300 kr = 20400 kr, revisorer 2 x 1750 kr = 3 500 kr Totalt 47 900 kr 7b 7215 400 kr/möte x 11 möten x 6 deltagare i genomsnitt = 26 400 kr 8000 kr för ordf. och kassör, 4000kr för sekr. och webb. = 24 000 kr 2 revisorer x 1 750 kr = 3 500 kr. Totalt 53 900 kr 7c 7510 31,42% 2011, räknat med en pensionär med 10,21% avgift 8a 7830 Inget förråd ännu, det måste först komma med i ett anläggningsbeslut 8b 7830 Avskrivning förråd, 20% av inköpet 2011, beräknas till totalt 125 000 kr Segersängs samfällighetsförening 777908-8088 Sida 10 av 12
Bilagor 1. Revisionsberättelse 2. Inlämnade motioner (1 st) 3. Fullmakt Observera angående fullmakt Omröstning vid stämman sker normalt med acklamation, men skulle det behövas kan röstning komma att ske enligt andelstalsmetoden. Det vill säga En andel En röst. De flesta medlemmarna har en andel per fastighet, endast kommunen (genom fritids och dagis) och markexploatören har flera. Det betyder i praktiken att: Om man är flera personer som tillsammans äger en medlemsfastighet måste alla vara överens för att man kunna lämna en giltig röst Om inte alla delägarna kan närvara måste man lämna en fullmakt från alla fastighetens delägare som inte är närvarande, annars går det inte heller att lämna en giltig röst Stadgarna medger inga undantag. Segersängs samfällighetsförening 777908-8088 Sida 11 av 12
Segersäng 18 april 2011 Sara Withfeldt Lars Tehler Monica Andersson Mikael Dusanovic Ronnie Forsell Margareta Lindgren Kent Sandås Segersängs samfällighetsförening 777908-8088 Sida 12 av 12
Motioner En medlem föreslår att plaststolparna mellan gång- och cykelvägen och körbanan längs Segersängsvägen byts ut mot bågräcken. Medlemmen bifogar också en idéskiss. Styrelsens beredning: Styrelsen har i flera omgångar fört diskussioner med kommunen om hur trafiksäkerheten vid gång- och cykelbanan skulle kunna förbättras. Kommunen svarar att de för samtal med Trafikverket om att göra en nivåskillnad mellan gång- och cykelvägen och bilkörbanan och markera den med en stenlagd kant. Styrelsen ställer sig positiv till det och anser därför att föreningen inte ska bekosta en egen lösning. Styrelsens föreslår med beaktande av ovanstående att stämman ska anse motionen vara besvarad. Segersängs samfällighetsförening 777908-8088 Sida 1 av 3 Bilaga 2, Motioner
Fullmakt för röstning vid årsstämma Jag: Texta som är % ägare till fastigheten Själv 5: ger fullmakt till: Texta som är % ägare till fastigheten Själv 5: att föra min talan och i händelse av omröstning avge min röst under Segersängs samfällighetsförenings årsstämma tisdagen den 31 maj 2011. Segersäng den Namnteckning: Egenhändig namnteckning bevittnas: Namn: Namnförtydligande: Texta Adress: Texta VIKTIGT! Enligt 49 i lag (1973:1150) om förvaltning av samfälligheter kan medlems rösträtt utövas genom ombud. Ombud får dock ej företräda mer än en medlem (= fastighet) utöver sin egen röst. Medlems rösträtt kan utövas genom ombud. Om inte annat framgår av stadgarna får ombudet företräda endast en medlem. Regeln har kommit till för att hindra medlem att samla in fullmakter från andra medlemmar och därmed skaffa sig ett avgörande inflytande på sammanträdet. Ombudet skall ha fullmakt från sin uppdragsgivare. Fullmakten skall vara undertecknad och innehålla uppgifter om vem som är ombudet och vilket sammanträde som fullmakten avser. Om en fastighet (= en medlem/röst) ägs av två eller flera personer, dvs. två eller flera personer har lagfart på fastigheten föreligger samäganderätt. För att den ena fastighetsägaren ensam skall kunna utöva rösträtt för den samägda fastigheten vid en förenings-stämma fordras att han/hon har fullmakt från den andra fastighetsägaren. Om fullmakt inte presenteras vid stämman faller möjlighet att medverka vid omröstning helt bort för den specifika fastigheten. Ombudsspärren, dvs. att ombudet endast får företräda en medlem utöver sin egen röst, påverkas inte av fullmakt som avser samägandekretsar. Detta innebär att om en fastighet 1:5 ägas av personerna A och B kan således A vid stämman företräda fastigheten 1:5 med fullmakt från B utan att detta påverkar hans rätt att även vara ombud för medlemmen C (fastighet 1:6). Vid samägande av fastighet 1:6 krävs fullmakt från båda makarna/samborna för att A skall vara ombud för deras fastighet. Segersängs samfällighetsförening 717908-8088 Sida 1 av 1 Bilaga 3, Fullmakt