2013 Referenshandbok om Rotarys riktlinjer

PROCEDURHANDBOKEN 2013 Referenshandbok om Rotarys riktlinjer

PROCEDURHANDBOKEN 2013 Referenshandbok om Rotarys riktlinjer INNEHÅLL: Rotary Internationals grundlagsdokument Grundlag för Rotary International Stadgar för Rotary International Enhetlig grundlag för Rotaryklubbar Andra legala dokument Rekommenderade stadgar för Rotaryklubbar Stadgar för Rotary Internationals Rotary Foundation Inregistreringsurkund för Rotary Foundation (utdrag) Copyright 2013 Rotary International One Rotary Center 1560 Sherman Avenue Evanston, IL 60201-3698 USA Alla rättigheter förbehållna.

Kalender för 2013-14 JULI M TI O TO F L S 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 NOVEMBER M TI O TO F L S 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 MARS M TI O TO F L S 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 Kalender för 2014-15 JULI M TI O TO F L S 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 AUGUSTI M TI O TO F L S 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 DECEMBER M TI O TO F L S 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 APRIL M TI O TO F L S 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 AUGUSTI M TI O TO F L S 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 SEPTEMBER M TI O TO F L S 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 25 26 28 29 30 JANUARI M TI O TO F L S 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 MAJ M TI O TO F L S 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 SEPTEMBER M TI O TO F L S 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 OKTOBER M TI O TO F L S 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 FEBRUARI M TI O TO F L S 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 JUNI M TI O TO F L S 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 23 25 26 27 28 29 30 OKTOBER M TI O TO F L S 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 NOVEMBER M TI O TO F L S 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 DECEMBER M TI O TO F L S 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 JANUARI M TI O TO F L S 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 FEBRUARI M TI O TO F L S 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 MARS M TI O TO F L S 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 APRIL M TI O TO F L S 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 MAJ M TI O TO F L S 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 JUNI M TI O TO F L S 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 Kalender för 2015-16 JULI M TI O TO F L S 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 NOVEMBER M TI O TO F L S 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 MARS M TI O TO F L S 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 AUGUSTI M TI O TO F L S 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 DECEMBER M TI O TO F L S 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 APRIL M TI O TO F L S 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 SEPTEMBER M TI O TO F L S 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 JANUARI M TI O TO F L S 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 MAJ M TI O TO F L S 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 OKTOBER M TI O TO F L S 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 FEBRUARI M TI O TO F L S 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 JUNI M TI O TO F L S 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30

PROCEDURHANDBOKEN Referenshandbok om Rotarys riktlinjer Syftet med Procedurhandboken är att hjälpa Rotarys ledare att förstå de Rotarypolicyer och procedurer som är mest relevanta för deras roller. De gula sidorna innehåller aktuella policyer och styrdokument, inklusive: RI:s grundlag RI:s stadgar Enhetlig grundlag för Rotaryklubbar Rekommenderade stadgar för Rotaryklubbar Stadgar för Rotary Internationals Rotary Foundation Utdrag ur inregistreringsurkund för Rotary Foundation. De vita sidorna i handboken innehåller beskrivningar av dessa policyer och rutiner. Procedurhandboken utkommer vart tredje år efter lagrådet som äger rum var tredje år. Ett exemplar tillhandahålls till alla Rotaryklubbar och RI-ämbetsmän. Om frågor skulle uppkomma om vad som menas eller hur ett textavsnitt i handboken, inklusive RI:s grundlagsdokument och andra legala dokument, ska tolkas, är den engelska versionen den officiella texten. Om du behöver hjälp med policyfrågor ber vi dig kontakta din CDS-representant (www.rotary.org/cds). John Hewko Generalsekreterare

INNEHÅLL Hänvisningar i texten Del 1 Struktur 1 Rotaryklubben... 3 2 Distriktet... 21 3 Zonen...35 4 Rotary International... 41 5 Rotary Foundation...55 Del 2 Verkställa Rotarys uppgift 6 Vägledande principer... 61 7 Tjänstegrenarna...63 8 Rotarys program...69 9 Utmärkelser...75 10 Fokusområdena...77 11 Rotarys bidrag...79 12 PolioPlus...83 13 Särskilda uppmärksammanden...85 14 Användning av och skydd för Rotarys märken...89 Del 3 Internationella möten 15 RI Convention...103 16 International Assembly...105 17 Lagrådet...107 Del 4 RI:s styrdokument Grundlag för Rotary International...126 Stadgar för Rotary International...134 Enhetlig grundlag för Rotaryklubbar... 202 Rekommenderade stadgar för Rotaryklubbar...218 Stadgar för Rotary Internationals Rotary Foundation... 224 Inregistreringsurkund för Rotary Foundation (utdrag)... 235 Index... 237

HÄNVISNINGAR I TEXTEN De vita sidorna i Procedurhandboken utgör en inofficiell sammanfattning av RI:s policy, inklusive RI:s grundlagsdokument och Rotarys policysamling. RI:s policy gäller med förbehåll för ändringar och de vita sidorna i Procedurhandboken kanske inte längre återspeglar RI:s policy. För information om aktuell RI-policy hänvisas till RI:s grundlagsdokument, RI:s policysamling eller sekretariatet. Hänvisningar i texten på de vita sidorna i Procedurhandboken: RI:s policysamling* Rotary Internationals policysamling är en sammanställning av gällande styrelsepolicy. Finns på www.rotary.org (endast på engelska) RF:s policysamling* RI:s grundlag RI:s stadgar Klubbgrundlagen Foundations stadgar* Rotary Foundations policysamling är en sammanställning av gällande policy från Foundations styrelse. Finns på www.rotary.org (endast på engelska) Rotary Internationals grundlag finns på de gula sidorna i den här handboken. Rotary Internationals stadgar finns på de gula sidorna i den här handboken. Enhetlig grundlag för Rotaryklubbar finns på de gula sidorna i den här handboken. Rotary Foundations stadgar finns på de gula sidorna i den här handboken. 00-00 Resolutioner från RI Convention eller lagrådet. Den första siffran anger året för det lagråd eller den RI Convention då resolutionen antogs. Den andra siffran är numret på den antagna resolutionen. Till exempel hänvisar 80-102 till resolution 102 som antogs av lagrådet 1980. Även om RI Convention inte har övervägt RI:s lagstiftningsärenden, sedan ett beslut av lagrådet 1998, kan det fortfarande finnas hänvisningar i den här handboken till beslut fattade av tidigare RI Conventions. *Obs! RI-styrelsen och Foundations styrelse sammanträffar flera gånger varje år och RI:s policy och Foundations policy ändras som ett resultat av dessa möten. Därför kan det hända att numreringen i RI:s policysamling, Foundations policysamling och Foundations stadgar ändras eller att policy inte längre är i kraft efter att den här handboken getts ut. Uppdaterade riktlinjer finns på sidorna Policy documents på www.rotary org. Där finns den senaste versionen av Rotarys policysamling och Rotary Foundations policysamling.

DEL 1 Struktur Rotary International är ett världsomfattande nätverk av Rotaryklubbar som är indelade i distrikt och zoner. Del 1 av den här handboken beskriver detaljerat hur organisationen är strukturerad.

1 ROTARYKLUBBEN MEDLEMSKAP I ROTARY INTERNATIONAL Medlemmarna i RI utgörs av Rotaryklubbar som bildats och verkar i överensstämmelse med RI:s grundlag och stadgar. När en Rotaryklubb antagits till medlemskap i RI krävs att den som sin grundlag antar den av RI fastställda Enhetlig grundlag för Rotaryklubbar (Standard Rotary Club Constitution). (RI:s stadgar 2.040.) Enhetlig grundlag för Rotaryklubbar och Rekommenderade stadgar för Rotaryklubbar finns i Procedurhandboken (de gula sidorna) och på www.rotary. org/myrotary. Vissa klubbar, som antogs till medlemskap före den 6 juni 1922 och klubbar som deltar i RI:s pilotprojekt, har dock rätt att verka enligt Enhetlig grundlag för Rotaryklubbar med avvikelser. (RI:s grundlag 5, 4; RI:s stadgar 2.040.2.) EFFEKTIVA ROTARYKLUBBAR Effektiva Rotaryklubbar 1) bibehåller eller ökar sin medlemsbas 2) genomför framgångsrika serviceprojekt som tillgodoser behov i sina egna samhällen och i samhällen i andra länder 3) stödjer Rotary Foundation både finansiellt och genom att delta i programmen 4) utbildar ledare som har möjlighet att tjänstgöra inom Rotary ovanför klubbnivån. BÄSTA PRAXIS FÖR AKTIVA OCH LEVANDE KLUBBAR Varje klubb bör skapa sin egen ledarskapsplan för att bli en aktiv och levande klubb. Före detta, tjänstgörande och tillträdande klubbämbetsmän bör tillsammans skräddarsy en ledarskapsplan som integrerar klubbens befintliga styrkor och bästa praxis, som till exempel: Utveckla långsiktiga mål för att göra klubben mer levande. Sätta upp mål för året i Rotary Club Central, som stöder klubbens långsiktiga plan. Genomföra klubbsamråd som engagerar och informerar klubbmedlemmarna. Säkerställa att klubbpresidenten, styrelsen, kommittéordförande, klubbmedlemmar, distriktsguvernören, assisterande guvernörer och distriktskommittéer kommunicerar effektivt med varandra och med sekretariatet. Rapportera klubbämbetsmän för kommande Rotaryår till data@rotary.org senast i slutet av maj. Skapa långsiktig stabilitet i klubben genom att planera för efterträdare och därigenom säkerställa att framtida ledare utbildas. Ändra klubbens stadgar så att de återspeglar klubbens rutiner. Främja vänskapsförhållanden genom att anordna sociala evenemang för medlemmarna. Se till att alla klubbmedlemmar är aktiva i något klubbprojekt eller någon roll. Erbjuda medlemmarna fortlöpande utbildningsmöjligheter. Bilda kommittéer som stödjer klubbens behov. 3

PROCEDURHANDBOKEN 2013 Klubbledarna bör granska sina rutiner årligen för att se till att de fortsätter att motsvara klubbens mål och återspeglar klubbens identitet. Mer information finns i Vägledning för en aktiv och framgångsrik klubb: Ledarskapsplan för er klubb (245). Rotarys e-klubbar Rotarys e-klubbar håller sina möten online, i stället för att träffas personligen. (RI:s stadgar 1) Dessa klubbar fungerar som vanliga Rotaryklubbar med serviceprojekt, insamlingsevenemang och möjligheter till kamratskap. De har samma rättigheter, privilegier och krav som vanliga Rotaryklubbar har. Hänvisning till Rotaryklubbar i hela den här handboken omfattar också e-klubbar, om inte annat anges. Rotarys satellitklubbar En Rotary satellitklubb fungerar som en klubb i en klubb. Medlemmarna i en satellitklubb är även medlemmar i en sponsorklubb. De har separata möten men måste fungera enligt en vanlig Rotaryklubbs regler. Hänvisning till Rotaryklubbar i hela den här handboken omfattar också e-klubbar, om inte annat anges. KLUBBENS STYRELSE OCH ÄMBETSMÄN (OFFICERS) Styrelsen är klubbens beslutfattande organ som består av klubbens ämbetsmän som sammanträder minst en gång per månad. Varje klubb väljer en president, tillträdande president och en sekreterare, som alla ingår i styrelsen. Omedelbart förutvarande president är också medlem i styrelsen. En klubbs ämbetsmän kan också inkludera en eller flera vicepresidenter, en skattmästare, en klubbmästare och andra ämbetsmän. Dessa ämbetsmän kan eventuellt vara medlemmar i styrelsen, beroende på vad som föreskrivs i klubbens stadgar). (Klubbgrundlagen 10, 4) Klubbstyrelsens och ämbetsmännens uppgifter beskrivs detaljerat i klubbens stadgar. Kvalifikationer Kvalifikationerna för styrelsen och ämbetsmännen förklaras i Enhetlig grundlag för Rotaryklubbar. Alla ämbetsmän och styrelseledamöter måste vara vanliga medlemmar i klubben. Styrelsemedlemmarna bör vara rotarianer som är tjänstgörande eller omedelbart förutvarande ledare i klubben och som har ett starkt engagemang för att göra sina klubbar levande. Presidenten måste också, under tiden som tillträdande president, delta i PETS: seminarium för tillträdande klubbpresidenter samt distriktsutbildningssamrådet. (Klubbgrundlagen 10, 5) För klubbpresidenten gäller dessutom att han/hon bör: 1) ha det som behövs för att leda klubben och få sina klubbkamraternas stöd 2) kunna ge klubben den tid som behövs för att utföra arbetet i klubben och leda dess medlemmar 3) ha varit medlem i klubben i minst ett år innan sin nominering (såvida inte guvernören medgett ett undantag till denna regel) och ha tjänstgjort i klubben som styrelsemedlem, ledamot i en huvudkommitté eller som klubbsekreterare 4) ha deltagit i minst en distriktskonferens eller internationell Convention 5) förstå klubbens grundlag och stadgar. (RI:s policysamling 10.020.) Val av klubbens styrelse och ämbetsmän Förfarandet som ska tillämpas för att välja en klubbs styrelse och ämbetsmän förklaras i varje klubbs stadgar. Klubbarna bör byta ut sina ämbetsmän varje år så att fler medlemmar får möjlighet att utveckla sina ledaregenskaper och för att implementera 4

ROTARYKLUBBEN olika idéer. Denna bästa praxis bör gälla såväl för medlemskapet i styrelsen och ordförandeskapet i kommittéerna som för president- och sekreterarposterna. I vissa fall kan det bästa alternativet för en klubb vara att välja om en medlem till ett ämbete. I möjligaste mån bör man dock inte uppmuntra eller förvänta sig att en klubbämbetsman tjänstgör två år i följd. (RI:s policysamling 10.010.) Introduktionsceremoni för klubbens ämbetsmän Alla Rotaryklubbar bör hålla ett möte för att introducera sina ämbetsmän i början av varje Rotaryår, när ledamöterna tillträder sina tjänster. Det ger klubbens ämbetsmän och klubbens medlemmar möjlighet att tillsammans upprepa och förnya sitt engagemang för sina klubbar och Rotary. (RI:s policysamling 10.010.3.) Klubbämbetsmännens uppgifter Varje klubbämbetsman har specifika ansvarsområden. Detaljerade beskrivningar av dessa finns i följande handböcker som ingår i Informationspaket för klubbens ämbetsmän (225). Klubbpresidentens handbok (222) Klubbsekreterarens handbok (229) https://www.rotary.org/myrotary/en/document/519 (220) https://www.rotary.org/myrotary/en/document/529 (226A) Handboken för klubbkommittén för medlemskap (226B) Handboken för klubbkommittén för PR (226C) Handboken för klubbkommittén för serviceprojekt (226D) https://www.rotary.org/myrotary/en/document/541 (226E) KLUBBKOMMITTÉER Klubbkommittéerna samarbetar för att uppnå klubbens årliga och långsiktiga mål. Tillträdande presidenten, presidenten och den omedelbart förutvarande presidenten ska samarbeta för att stödja kontinuiteten i ledarskapet och planera för efterföljare. När så är möjligt bör kommittéledamöter vara kvar i tre år i samma kommitté för att säkra kontinuiteten. Den tillträdande klubbpresidenten har till uppgift att utse kommittéledamöter för att tillsätta vakanser, tillsätta kommittéordförande och genomföra planeringsmöten, innan han eller hon börjar sitt tjänstgöringsår. Det rekommenderas att kommittéordförande har tidigare erfarenhet som ledamöter i sina respektive kommittéer. RI-styrelsen rekommenderar att varje klubb har följande kommittéer: Administration. Stödjer en effektiv klubbverksamhet Medlemskap. Utvecklar och genomför en omfattande plan för att attrahera och engagera medlemmar. PR. Utvecklar och genomför planer för att informera allmänheten om Rotary och göra PR för klubbens serviceprojekt och aktiviteter. Serviceprojekt. Utvecklar och genomför humanitära och utbildnings- och yrkesinriktade projekt, som tillgodoser behov på klubbens hemort och i samhällen i andra länder. Rotary Foundation. Utvecklar och genomför planer för att stödja Rotary Foundation, både genom ekonomiska gåvor och genom deltagande i bidragsprojekt. Klubbarna kan bilda ytterligare kommittéer vid behov. 5

PROCEDURHANDBOKEN 2013 Utbildningskrav Ordförande i klubbkommittéer ska delta i distriktsutbildningssamrådet innan de tjänstgör som ordförande. Kontakter med distriktets ledarteam Klubbkommittéer ska samarbeta med assisterande guvernören och berörda distriktskommittéer. Rapporteringskrav Klubbkommittéerna ska till klubbens styrelse regelbundet rapportera om sina aktiviteter och även lämna rapport under klubbsamråd. (RI:s policysamling 17.030.6.) KLUBBMÖTEN Mötesplatser Klubbarna bestämmer var de vill hålla sina möten. Alla klubbar förväntas hålla sina möten på en plats som är godtagbar för alla medlemmar i alla andra Rotaryklubbar. (RI:s policysamling 7.010.). Information om mötesdag, tid och plats för alla Rotaryklubbar kan hittas i Official Directory eller med hjälp av sökmotorn Sök klubb på RI:s webbplats. Klubbarna ska se till att personer med funktionshinder kan delta i klubbmöten och ges möjlighet att delta i klubbens serviceprojekt. Rotarys e-klubbar håller sina möten online, i stället för att träffas personligen. Gäster Klubbmedlemmarna uppmuntras att bjuda in gäster till Rotaryklubbens veckomöten, så att icke-rotarianer i samhället kan få en bättre idé om vad klubben gör och dess syfte. (RI:s policysamling 7.080.1.) Klubbar uppmuntras också att 1) välkomna besökande rotarianer och deras makar. Klubbarna kan själva bestämma om man ska tillåta att besökande rotarianer tar med sig gäster till mötena. (98-278, RI:s policysamling 7.080.3.) 2) bjuda in studerande för att ge dem möjlighet att bekanta sig med Rotarys prestationer och värderingar. (RI:s policysamling 7.080.2.) 3) välkomna Rotary Foundations alumner, särskilt sådana som nyligen flyttat till klubbens ort eller kringliggande område. Alumner förväntas betala samma belopp för att delta som det belopp som betalas av besökande rotarianer. (RI:s policysamling 7.080.4.) Varje medlem har privilegiet att delta i alla andra klubbars ordinarie veckomöten, med undantag för en klubb som tidigare avslutade medlemskapet för en medlem på välgrundad anledning. (RI:s stadgar 4.100.) Klubbprogram och mötesdagordningar Klubbarna tar fram sina egna program och dagordningar i överensstämmelse med behoven på klubbens ort. Klubbarna håller regelbundna möten som ägnas åt att diskutera serviceprojekt och aktiviteter och klubbens angelägenheter. (RI:s policysamling 7.030.) Klubbarna håller också regelbundet separata möten som uteslutande ägnas åt Rotaryinformation och ledarutveckling. (RI:s policysamling 7.030.1.) En klubb kan diskutera frågor av allmänt intresse, förutsatt att, när sådana frågor är kontroversiella, alla sidor presenteras på lämpligt sätt. (RI:s policysamling 7.030.2.) 6

ROTARYKLUBBEN Minst två möten per år inkluderar presentationer om Rotary Foundations syfte, program och fondutvecklingsverksamhet. Det är bäst att hålla ett av dessa möten under månaden för Rotary Foundation i november. (RI:s policysamling 7.030.4.) Närvaro Regelbunden närvaro vid klubbmöten och engagemang i klubbens serviceprojekt, evenemang och aktiviteter visar tydligt en medlems engagemang för klubben och organisationen. Närvarokraven beskrivs i Enhetlig grundlag för Rotaryklubbar. (Klubbgrundlagen 9; Klubbgrundlagen 12, 4) Klubbledare uppmuntrar klubbmedlemmarna att delta i möten och serviceprojekt, andra evenemang och aktiviteter. (RI:s policysamling 7.060.) Frånvaro från ett regelbundet klubbmöte kan gottgöras på de olika sätt som finns beskrivna i Enhetlig grundlag för Rotaryklubbar. (Klubbgrundlagen 9) Medlemmar som deltar i ett RI-möte, som till exempel en distriktskonferens, kan tillgodoräkna sig det antal dagar som mötet pågår för att gottgöra frånvaro från klubbmöten som missas på grund av deltagandet i RI-mötet. Klubbar ska informera sina medlemmar om klubbens policyer för att ge tillfällig närvarodispens, som anges i klubbens stadgar. (RI:s policysamling 7.070.) Åkallan och bön Rotaryklubbar över hela världen inkluderar medlemmar med många olika religiösa övertygelser och värderingar, som ändå är förenade i serviceinsatser för sina medmänniskor. Varje Rotaryklubb bör hålla sina möten på ett sätt som återspeglar Rotarys grundläggande principer för tolerans och som betonar rotarianernas delade serviceideal och projekt. (RI:s policysamling 7.020.) Rotary och politik RI och dess medlemsklubbar avhåller sig från att utfärda partipolitiska uttalanden. Det är förbjudet för rotarianer att anta uttalanden som har till syfte att fungera som påtryckning för myndigheter eller politiska makthavare. Det är dock rotarianers plikt: 1) att i sina klubbar granska den politiska utvecklingen i det egna samhället och runt om i världen i den mån utvecklingen berör yrkes- eller samhällstjänst och sträva efter att främja Rotarys syfte för internationell förståelse och fred. Rotarianer förväntas söka tillförlitlig information med hjälp av väl avvägda program och diskussioner för att underlätta för medlemmarna att efter rättvis gemensam genomgång ta personlig ställning i olika frågor. 2) att utanför sina klubbar som enskilda personer vara aktiva i många olika grupper och organisationer, som är lagenligt grundade, med syfte att inte bara genom ord utan även genom föredömligt engagemang, värna om alla personers människovärde och respekten för individens rättigheter. (89-134, RI:s policysamling 2.100.) Alkoholhaltiga drycker Varje enskild klubb avgör om alkoholhaltiga drycker kan serveras under klubbens möten. Rotary har inte någon officiell policy i denna fråga men erfarenhet och rotarianers meningsyttringar har visat att i länder där det inte är sedvanligt att dricka alkohol ligger det i organisationens intresse att inte servera alkoholhaltiga drycker under Rotarymöten. 7

PROCEDURHANDBOKEN 2013 Rökning På grund av rökningens skadliga inverkan på personlig hälsa avråds medlemmar och deras gäster att röka under möten och andra Rotaryevenemang. (RI:s stadgar 2.050.) Betala kostnader för föredragshållare och besökare som är rotarianer Om en klubb bjuder in tjänstgörande eller före detta RI-ämbetsmän eller andra rotarianer för ett besök eller evenemang, förväntas klubben betala för deras kostnader. RI betalar inte föredragshållare för att tala om Rotaryämnen i klubbar och skaffar heller inte föredragshållare åt klubbar. (RI:s policysamling 7.040.) En föredragshållare är inte ett krav för ett klubbmöte. Klubbarna bör endast bjuda in föredragshållare om presentationen är relevant för klubbens befintliga eller framtida projekt eller aktiviteter eller på annat sätt är till nytta för klubben och dess medlemmar. Klubbsamråd Ett klubbsamråd är ett möte för samtliga klubbmedlemmar, inklusive klubbämbetsmän, styrelseledamöter och kommittéordförande, för att diskutera klubbens program och aktiviteter eller andra initiativ. Klubbsamråden hålls ofta vid tiden för guvernörens eller assisterande guvernörens besök och bör också hållas direkt efter distriktsutbildningssamrådet och distriktskonferensen för att informera medlemmarna om projekt och initiativ i distriktet. (RI:s policysamling 7.050.) Mer information om klubbsamråd finns i Klubbpresidentens handbok (222) KLUBBENS MEDLEMMAR Medlemskapet i en Rotaryklubb är ett personligt medlemskap för en enskild individ och inte för det företag där den enskilda medlemmen är anställd. (RI:s policysamling 4.030.) Alla klubbar strävar efter att ha en välbalanserad medlemskader där ingen affärsgren, inget yrke och ingen samhällstjänst dominerar. (RI:s grundlag 5, 2(b)) Denna princip gäller också representationen av köns- och åldersgrupper inom klubben. En klubb ska granska den demografiska fördelningen och sträva efter att ha en medlemsbas som representerar samhället. Klubbarna gör det lättare att diskutera idéer och att agera genom ledare. Medlemmarna är personer som har ett engagemang för att förbättra sina samhällen, har ledaregenskaper och använder sin expertis för att lösa sociala problem i sina samhällen. Klubbarna bör fokusera på att attrahera yngre yrkesarbetande, inklusive RI:s och Rotary Foundations programalumner som t.ex. före detta Rotaractmedlemmar, Rotarys fredsstipendiater, Interactmedlemmar och andra från Rotaryfamiljen som kvalificerar sig för medlemskap. Klubbar har möjlighet att avstå från klubbavgifter och inträdesavgifter för medlemmar under 35 år. Dessutom kan klubbar betala distriktsavgifter för nya medlemmar i den åldergruppen eller kan distrikten, genom beslut under ett samråd eller en konferens, sänka per capita-avgifterna till distriktet för nya medlemmar i den åldergruppen. (RI:s policysamling 5.040.2.) Rotaryklubbar bör också upprätthålla kontakten med RI:s och Rotary Foundations programalumner i sina samhällen och inkludera dem som ännu inte är kvalificerade för medlemskap eller som har avböjt en inbjudan att bli medlemmar. (RI:s policysamling 5.020.) Ingen klubb, oberoende av när den antagits till medlemskap i RI, får genom föreskrifter i sin grundlag eller på annat sätt begränsa medlemskap i klubben på grund av kön, ras, hudfärg, trosbekännelse, nationellt ursprung eller sexuell läggning 8

ROTARYKLUBBEN eller göra villkor för medlemskap gällande, som inte särskilt föreskrivs i Rotary Internationals grundlag eller stadgar. (RI:s stadgar 4.070.) Klassifikation Klassifikationsprincipen hjälper klubben att få en mer mångfaldig representation av dess samhälle. Alla aktiva medlemmar i en Rotaryklubb tilldelas en klassifikation efter medlemmens nuvarande eller tidigare yrkesverksamhet eller tjänst i samhället. (Klubbgrundlagen 8, 1(a)) Exempelvis en elektroingenjör, försäkringstekniker eller affärsledare i ett järnvägsbolag, gruvbolag eller produktionsföretag kan komma ifråga för medlemskap med utgångspunkt från den position han eller hon personligen innehar eller som representant för firman, bolaget eller institutionen. Varje klubb bör sträva efter att ha en mångfaldig medlemsbas och anpassa klassifikationer till dagens situation i affärs- och yrkesvärlden och för offentliga ämbeten. Klassifikationsprincipen finns angiven i paragraf 8 i Enhetlig grundlag för Rotaryklubbar. (RI:s policysamling 4.050.) Den klassifikation som innehas av en tidigare medlem av en klubb eller en tidigare deltagare i Rotary Foundations program (alumn) ska inte hindra inval till aktiv medlem. Om en medlem ändrar sin klassifikation kan han/hon fortsätta att vara medlem i klubben under den nya klassifikationen. (RI:s grundlag 5, 2; Klubbgrundlagen 8, 2) Klassifikationsundersökning En lista över klassifikationer hjälper en klubb att fastställa var en klubb kan växa. Klubbarna bör använda klassifikationsundersökningar som återspeglar den aktuella yrkeskåren i deras samhällen. (RI:s policysamling 4.050.) En mängd olika utvärderingsresurser för medlemskap finns på www.rotary.org. En medlems yrkesverksamhet eller bostad måste ligga inom klubbens område Alla aktiva medlemmar i en klubb måste vara, eller ha varit, personligen och aktivt verksamma i den rörelse, det yrke eller det uppdrag i samhällets tjänst, vari han/ hon är klassificerad i klubben. Om inte andra villkor föreligger, måste medlemmen ifråga ha sin arbetsplats eller bostad belägen på klubbens ort eller inom kringliggande område. (RI:s grundlag 5, 2; Klubbgrundlagen 7, 3) En aktiv medlem som flyttar från klubben kan behålla sitt medlemskap i klubben eller befrias från närvaroplikt under högst ett år om klubbens styrelse tillåter detta och han eller hon fortsätter att uppfylla de förpliktelser som medlemskapet medför. (RI:s grundlag 5, 2(a); Klubbgrundlagen 12, 2(a)) Medlemskap i andra organisationer Rotarianer kan inte vara medlemmar i liknande samhälls- eller serviceklubbar då ett sådant medlemskap skulle betyda att det blir mycket svårare för medlemmen att uppfylla kraven på medlemskap i en Rotaryklubb. Det bör förväntas av en person, som övervägs för medlemskap i en Rotaryklubb, att han/hon avslutar sitt medlemskap i andra serviceorganisationer. Rotarianer som önskar ansluta sig till en liknande samhälls- eller serviceorganisation, ska i förväg inhämta den egna klubbstyrelsens godkännande. (RI:s policysamling 4.020.) Medlemskapet kan upphävas för en medlem på förekommen anledning. (Klubbgrundlagen 12, 5(a)) Detta kan också omfatta att en medlem inte uppfyller kraven för medlemskap, därför att han/hon fortsätter att vara medlem i en annan serviceklubb. (RI:s policysamling 4.020.1.) 9

PROCEDURHANDBOKEN 2013 Aktiv medlem och hedersmedlem i samma klubb Medlemmar kan inte samtidigt vara både aktiva medlemmar och hedersmedlemmar i en och samma klubb. (RI:s stadgar 4.040.; Klubbgrundlagen 7, 6) En person kan dock vara aktiv medlem i en klubb och hedersmedlem i en annan klubb. En medlem i en satellitklubb är även medlem i sponsorklubben. Hedersmedlemmar I paragraf 7, moment 6 i Enhetlig grundlag för Rotaryklubbar beskrivs hur hedersmedlemmar ska väljas. Hedersmedlemskap är den högsta utmärkelsen en Rotaryklubben kan tilldela någon och detta görs endast i undantagsfall. Klubbar bör endast tilldela hedersmedlemskap som en form av hedersbevisning för förtjänstfulla insatser som främjar Rotarys ideal och för fortlöpande stöd för Rotarys målsättning. (RI:s policysamling 5.010.) Hedersmedlemmar ska vara befriade från att betala inträdes- och årsavgifter, kan inte rösta och kan inte väljas till något ämbete i klubben. Sådana medlemmar innehar ingen klassifikation, men har rätt att delta i möten, bära RI-emblemet, namnbricka eller andra RI-insignier, och har alla andra privilegier som medlemskapet i klubben medför. Ingen hedersmedlem av en klubb är berättigad till några rättigheter eller privilegier i någon annan klubb, förutom rätten att besöka andra klubbar utan att vara en rotarians gäst. En enskild person kan vara hedersmedlem i mer än en klubb. (RI:s stadgar 4.050.2.; Klubbgrundlagen 7, 6) Introduktion av nya medlemmar Klubbar ordnar en introduktionsceremonier för att välkomna nya medlemmar. (RI:s policysamling 5.050.3.) Varje klubb utvecklar sina egna rutiner för en meningsfull introduktionsceremoni. Mer information om introduktionsceremonier finns i Klubbpresidentens handbok (222). Klubbarna uppmuntras också att utveckla ett effektivt informationsprogram om medlemskap, som informerar tänkbara rotarianer innan de introduceras, om fördelar och ansvar som medföljer medlemskapet. På www.rotary.org/myrotary finns mer information om de tre steg som tas för nya medlemmar: information, inbjudan och introduktion. Medlemskort Rotaryklubbarna utfärdar medlemskort till sina aktiva medlemmar. Korten finns att beställa från officiella licensinnehavare. Alla rotarianer som besöker en klubb där han eller hon inte är personligen känd ska visa upp sitt Rotary-medlemskort. (RI:s policysamling 5.030.) Medlemsavgifter Alla Rotaryklubbmedlemmar måste betala en inträdesavgift och årliga avgifter såsom beskrivs i stadgarna i medlemmens klubb. (Klubbgrundlagen 11) Dessutom betalar varje klubb avgifter till distriktet (se kapitel 2) och per capitaavgifter till RI (se kapitel 4). Tidskriftsprenumerationer Alla medlemmar måste vara betalande prenumeranter på den officiella tidskriften, The Rotarian (i USA och Kanada) eller en publikation från Rotary World Magazine Press, såvida de inte är oförmögna att läsa på något av de språk som den officiella tidskriften eller den licensierade tidskrift som är obligatorisk för klubben ges ut på. (RI:s stadgar 20.030.2.) Varje enskild medlem kan välja på att få antingen ett tryckt exemplar per post eller att få tidskriften online (gäller endast officiella tidskrifter). 10

ROTARYKLUBBEN Två rotarianer som har samma adress kan tillsammans prenumerera på antingen The Rotarian eller sin regionala tidskrift. (RI:s stadgar 20.020.2.) Barns och ungdomars säkerhet Rotarys riktlinjer för barns och ungdomars säkerhet, samt resor för minderåriga, som innehåller föreskrifter om avslutande av medlemskap i en Rotaryklubb, finns i kapitel 7 i Procedurhandboken, moment 3.030.4 i RI:s stadgar och i moment 2.110 i RI:s policysamling. MEDLEMSUTVECKLING Klubbarna bör sträva efter att öka sina medlemsantal både genom att engagera befintliga medlemmar och genom att attrahera nya medlemmar. Mer information om medlemsutveckling finns i Positiv medlemsutveckling tips och resurser (417). KLUBBAR SOM DELTAR I PILOTPROJEKT RI-styrelsen genomför pilotprojekt i vilka upp till 1 000 Rotaryklubbar kan göra ändringar i Enhetlig grundlag för Rotaryklubbar för att utvärdera den inverkan som de här ändringarna har på effektiviteten av nuvarande förfaranden som berör organisation, verksamhet och medlemmar. (RI:s grundlag 5, 4) För att kunna utvärdera pilotprojekten på effektivast möjliga sätt förbjuder RI-styrelsen ytterligare klubbar att ansluta sig till en pilotgrupp efter att pilotprojektet startats. Från och med början av 2013-14 genomför RI-styrelsen flertalet pilotprojekt: 1) Pilotprojektet för associerade medlemmar gör det möjligt för en individ att associera sig och bli bekant med en Rotaryklubb och dess medlemmar, program och projekt samt vad som förväntas av medlemmarna i klubben. Meningen är att denna individ inom en fastställd tidsperiod sedan ska bli aktiv medlem i klubben. 2) Pilotprojektet för företagsmedlemskap gör det möjligt för ett företag att bli medlem i en lokal Rotaryklubb och att utse upp till fyra ombud som deltar i klubbmöten och i projekt, röstar om klubbfrågor, tjänstgör som klubbämbetsmän och i klubbkommittéer och deltar i andra klubbaktiviteter. 3) Pilotprojektet för innovation och flexibilitet låter klubbarna utforma sin egen verksamhet så att denna bättre passar deras medlemmar och samhällen och låter dem göra ändringar i Enhetlig grundlag för Rotaryklubbar och i sina klubbstadgar i alla områden utom det som berör betalningar av medlemsavgifter till RI. 4) Pilotprojektet för satellitklubbar gör det möjligt för Rotaryklubbar att hålla flera klubbmöten varje vecka, där varje möte äger rum på olika platser, olika dagar och/eller olika tider. NYA KLUBBAR Att bilda en ny klubb är en möjlighet att få fler medlemmar i Rotary. Distriktsguvernören är den enda Rotaryämbetsmannen som är behörig att bilda en ny klubb i distriktet. Mer information finns i Bilda nya klubbar (808). Lägsta antalet startmedlemmar (charter members) för att bilda en ny klubb En ny klubb måste ha minst 20 startmedlemmar. Minst 50 procent av startmedlemmarna måste komma från den ort där klubben bildas. (RI:s policysamling 18.040.5.) Utbredning till avlägsna platser Rotarianer som är intresserade av Rotarys utbredning till icke-rotaryländer eller geografiska områden ska kontakta RI för mer information. Rotarianer som 11

PROCEDURHANDBOKEN 2013 är intresserade av att bilda en ny Rotaryklubb måste kontakta guvernören i det distrikt som klubben skulle tillhöra. Utbredning till isolerade platser kommer endast ifråga när en förfrågan inkommer till RI från samhället ifråga och ett närliggande distrikt som kan hjälpa till att bilda den nya klubben har identifierats. (RI:s policysamling 18.030.) Sammanslagning av befintliga Rotaryklubbar Två eller flera klubbar inom samma distrikt kan ansöka hos RI-styrelsen om att gå samman, förutsatt att var och en av klubbarna har fullgjort sina ekonomiska och andra skyldigheter. De sammanslagna klubbarna kan bevara de tidigare klubbarnas namn, startdatum, emblem och andra insignier för att bevara deras historia. (RI:s stadgar 2.060.) KRAV FÖR KLUBBAR Namn och område Alla klubbar bildas och verkar i ett område och måste ange detta område i sin grundlag. Den typiska beskrivningen av en klubbs område är staden/orten (stadens/ortens namn) och kringliggande område. Området kan vara vilket område som helst som har tillräckligt många personer inom affärs- och yrkesliv, som är aktivt verksamma med service till samhällets gagn, vars kontor, arbetsplatser eller bostäder ligger på sådant avstånd till varandra att personerna ifråga har möjlighet att fungera som en Rotaryklubb. En eventuell ändring av område vid en senare tidpunkt måste godkännas av RI-styrelsen. (Klubbgrundlagen 3, Klubbgrundlagen 19, RI:s policysamling 3.020.) Namnet på en Rotaryklubb identifierar klubben genom dess ort. Namnet (i sin helhet eller del därav) ska vara lätt att hitta på en karta över området, så att en person som inte känner till området kan avgöra var klubben är belägen. En e-klubbs ort ska vara hela världen om inte annat beslutats av klubbens styrelse. En provisorisk klubb ska välja ett namn som identifierar den med den ort där klubben är verksam och klubben ska föra in namnet i sin grundlag, förutsatt att namnet godkänns av RI-styrelsen. När namnet godkänts får det inte ändras utan godkännande av både RI och klubben. Det officiella formatet för att hänvisa till en klubb är Rotaryklubben i ort, land eller Rotary-e-klubben i ort, land. (RI:s grundlag 5, 2(d); Klubbgrundlagen 19; RI:s policysamling 3.010.) Minimikrav för klubbar RI-styrelsen är ansvarig för att säkerställa att alla klubbar fungerar och definierar en fungerande klubb som följer: 1) Har betalat sina per capita-avgifter till RI. 2) Håller regelbundna möten. 3) Ser till att dess medlemmar prenumererar på en godkänd tidskrift som ingår i Rotary World Magazine Press (The Rotarian eller en regional tidskrift). 4) Genomför serviceprojekt som svarar på behov i det egna samhället och/eller i samhällen i andra länder. 5) Tar emot besök av distriktsguvernören, assisterande guvernören och alla andra RI-ämbetsmän. 6) Betalar lämplig ansvarsförsäkring såsom föreskrivs i avsnitt 72.050. i RI:s policysamling. 7) Handlar i överensstämmelse med RI:s grundlag, stadgar och policysamling. 8) Betalar sina medlems- och distriktsavgifter utan hjälp utifrån. 12

ROTARYKLUBBEN 9) Tillhandahåller korrekta medlemslistor till data@rotary.org i tid. 10) Gör upp klubbdispyter i godo. 11) Upprätthåller fungerande samarbetsförhållanden med distriktet. 12) Samarbetar med RI och inleder eller upprätthåller inte rättstvister med Rotary International, Rotary Foundation, associerade stiftelser och sekretariatets internationella kontor. (RI:s policysamling 2.010.1.) Generalsekreteraren har rätt att på distriktsguvernörens rekommendation och på RI-styrelsens vägnar avsluta medlemskapet i RI för en klubb som inte fungerar när, enligt generalsekreteraren, klubben inte uppfyller kraven för en fungerande klubb. (RI:s policysamling 31.030.6.) Respekt för landets lagar Varje Rotaryklubb förväntas iaktta de lagar som gäller i det land där den verkar. Klubbar kan fatta beslut för att uppfylla vissa rättsliga krav, förutsatt att: 1) det beslut som fattas som berör organisationen, praktisk administration och klubbars verksamhet inom landet inte strider mot RI:s grundlagsdokument 2) att klubben fortsätter att följa RI:s grundlagsdokument, med gällande ändringar 3) att klubben fortsätter att ur alla synpunkter vara och fungera som en Rotaryklubb som är medlem i RI. I de fall lokal lagstiftning innehåller krav som inte överensstämmer med RI:s grundlagsdokument, ska berörda klubbar inhämta RI-styrelsens råd och vägledning. (RI:s policysamling 2.070.) Skiljedom och medling Paragraf 12 och 16 i Enhetlig grundlag för Rotaryklubbar föreskriver tillvägagångssätt för medling eller skiljedom i tvister inom klubben. Paragraf 24 i RI:s stadgar föreskriver tillvägagångssätt för att lösa tvister mellan nuvarande eller tidigare medlemmar av en Rotaryklubb och ett Rotarydistrikt, RI eller en RI-ämbetsman. Rotaryklubbar och andra organisationer En klubb kan inte bli medlem av eller påta sig medlemsförpliktelser i någon annan organisation. (RI:s policysamling 11.040.1.) Rotaryklubben äger inte rätt att ansluta eller binda sina medlemmar till någon annan organisation eller att bilda en formell sammanslutning av klubbar utanför RI. (RI:s policysamling 2.020.) Rotaryklubbar kan samarbeta med varandra för att sponsra serviceprojekt. (RI:s policysamling 2.020.) En klubbs ämbetsmän och kommittéer får sammanträffa med andra organisationers ämbetsmän och kommittéer, men får inte binda klubben utan klubbens samtycke. (RCP 11.040.4.; se även Distrikts och Rotaryklubbars samarbete med andra organisationer i kapitel 2 och Användning av Rotarys märken av Rotaryklubbar, Rotarydistrikt och andra Rotaryorganisationer samt Användning tillsammans med andra organisationers märken i kapitel 5) Klubbar uppmuntras att samarbeta med andra klubbar i en stad eller ett storstadsområde, för att utveckla och upprätthålla serviceinsatser som pågår under längre tid, eller med andra serviceorganisationer, förutsatt att alla deltagande klubbar får ett erkännande som identifierar dem med deras serviceinsatser för en gemensam sak. (RI:s policysamling 27.060.4.) 13

PROCEDURHANDBOKEN 2013 Hjälpgrupper Många Rotaryklubbar har fördelen att samarbeta med kommittéer eller andra sammanslutningar bestående av släktingar till rotarianer, som stödjer klubben under serviceprojekt och andra aktiviteter. Klubbar uppmuntras att stödja grupper bestående av makar eller rotarianers familjemedlemmar enligt följande riktlinjer: 1) Stödgruppen, kommittén eller organisationen ska vara ansluten till och upprätthålla regelbunden kontakt med den lokala Rotaryklubben, i vilken deras maka/make eller familjemedlemmar är medlemmar. 2) Målet för en sådan grupp ska bland annat vara att stödja Rotaryklubbens serviceinsatser, främja vänskap bland medlemmarna samt främja Rotarys allmänna ideal. 3) Gruppens aktiviteter, projekt och program ska huvudsakligen stödja eller komplettera den lokala Rotaryklubbens målsättning. Avsikten är att hjälpgrupper endast ska vara informellt knutna till den lokala Rotaryklubben. (RI:s policysamling 6.020.1.) Sådana grupper bör gå igenom de restriktioner som gäller för användning av Rotarys märken (se kapitel 14). Familjen Alla Rotaryklubbar och rotarianer bör tänka på klubbmedlemmarnas makar och familjer när de planerar aktiviteter. Anhöriga bidrar till att nå mål för en Rotaryklubbs serviceprojekt. (89-139) Rotarianer som flyttar till annan ort När en rotarian flyttar till en annan ort, kan medlemmens klubb tillhandahålla information om honom/henne till en klubb på den nya orten. (RI:s policysamling 4.060.) När en tidigare rotarian föreslagits till medlemskap i en ny klubb, i överensstämmelse med RI:s stadgar, bör klubben kontakta hans/hennes tidigare klubb för att inhämta information om den tänkbara medlemmens Rotaryaktiviteter och intressen. Detta kan hjälpa den nya klubben att lättare kunna dra nytta av en medlems speciella intressen. Den klubb som önskar anta en tidigare medlem bör kräva att den tänkbara medlemmen visar upp skriftligt bevis från den tidigare klubben att han/hon har betalat alla sina skulder till klubben. Om den gamla klubben inte tillhandahåller något sådant bevis inom 30 dagar förmodas den tidigare medlemmen inte ha några skulder till klubben. Medlemmar som byter klubb eller tidigare medlemmar bör ta med sig ett rekommendationsbrev från sin tidigare klubb. En medlem som flyttar till en ny ort kan också fylla i och skicka in formulär för adressändring som finns på www.rotary.org. Medlemmens nya kontaktuppgifter skickas därefter till lämplig distriktsguvernör. Rotary International ordnar inte automatisk överföring av medlemmar; det är den lokala klubben som tar ställning till medlemskap. (RI:s stadgar 4.030.; Klubbgrundlagen 7, 4; RI:s policysamling 4.060.1.) En medlem kan föreslå en rotarian som byter klubb eller en tidigare medlem till aktivt medlemskap. En klubb kan också föreslå en tidigare medlem till aktivt medlemskap. Klassifikationen för en medlem som flyttar eller för en tidigare medlem ska inte hindra val till aktivt medlemskap, även om valet resulterar i att klubbens medlemsbas under en viss tid inte överensstämmer med det föreskrivna maximala antalet medlemmar inom samma klassifikation. (RI:s stadgar 4.030.; Klubbgrundlagen 7, 4) 14

ROTARYKLUBBEN Förbud att inrätta obligatoriska gåvor till Rotary Foundation Gåvor till Rotary Foundation skall inte vara en förutsättning för medlemskap i en Rotaryklubb. Det är inte tillåtet att i klubbens stadgar göra gåvor till Foundation till ett villkor för medlemskap. Hänvisning till sådana gåvor på medlemmars identitetskort är inte tillåtet. (RI:s policysamling 5.050.7.) KLUBBENS EKONOMI Skötsel av klubbens tillgångar I början av varje räkenskapsår måste klubbens styrelse göra upp och godkänna en budget över uppskattade intäkter och kostnader för året. Mer detaljerad information finns i Klubbskattmästarens handbok (220). Alla räkningar ska betalas av skattmästaren, eller av annan bemyndigad ämbetsman, efter godkännande av två andra ämbetsmän eller styrelseledamöter. En auktoriserad revisor eller annan kvalificerad person måste granska alla klubbens ekonomiska transaktioner varje år. (RI:s policysamling 9.010.) Det är inte nödvändigt att en måltid serveras eller att en föredragshållare inkluderas i klubbens möten, vilket sänker kostnaden för den enskilda rotarianen. (RI:s policysamling 9.010.2.) Klubbar bör granska sin tillämpning av eventuella bötessystem för medlemmarna eller genomföra informella utvärderingar i klubben i syfte att minimera klubbmedlemmarnas kostnader. (RI:s policysamling 9.010.1.) Klubbar som nyligen antagits till medlemskap i RI Endast klubbar som antagits till medlemskap i RI den närmast föregående 15 maj eller dessförinnan blir ombedda att bestyrka sitt medlemsantal per 1 juli och betala per capita-avgifter sistnämnda datum. På samma sätt ska endast klubbar, som antagits den närmast föregående 15 november eller dessförinnan bli ombedda att bestyrka medlemsantalet den 1 januari och betala per capita-avgifter sistnämnda datum. Pro rata medlemsavgifter För varje medlem som väljs in i en klubb måste klubben betala pro rata per capita-avgifter till RI fram till början av nästa halvårsperiod. Den summa som ska betalas i avgift för varje fullständig månad uppgår till en tolftedel av medlemsavgiften. Pro rata medlemsavgifter ska betalas 1 juli respektive 1 januari. (RI:s stadgar 17.040.2.) RI återbetalar inte medlemsavgifter som betalats för medlemmar som avsäger sig medlemskapet under en halvårsperiod. Pro rata medlemsavgifter ska inte betalas av en klubb för en medlem som flyttar eller för en tidigare medlem av en annan klubb, såsom beskrivs i RI:s stadgar, paragraf 4.030. (RI:s stadgar 17.040.2.) När en klubb betalar halvårsavgifter och prenumerationer för sina medlemmar innan alla medlemmar betalat in sina avgifter och senare märker att den betalat för medlemmar som har avlidit eller avsagt sig medlemskapet eller uteslutits, utan att ha betalat klubbavgifter för perioden ifråga, har generalsekreteraren behörighet att utföra lämpliga justeringar och återbetalningar. (RI:s policysamling 71.010.2.) Halvårsrapporter En elektronisk kopia av halvårsrapporten (SAR) skickas via e-post till klubbens president, sekreterare, skattmästare och själva klubben, om deras e-postadresser finns registrerade i början av juli respektive januari. Alla klubbsekreterare får också ett tryckt exemplar av halvårsrapporten om klubben inte har valt att inte få rapporten i pappersformat. 15

PROCEDURHANDBOKEN 2013 Klubbar måste skicka in uppdaterade medlemslistor till RI före 1 juni och 1 december varje år för att få korrekta fakturor för medlemsavgifterna. En klubb som inte fått halvårsrapportpaketet den tredje veckan i juli eller i januari, kan ladda ner det från www.rotary.org eller be att få det genom att skicka ett e-postmeddelande till data@rotary.org. Halvårsavgifterna ska betalas även om paketet inte kommit fram. (Information om bästa praxis för betalning av halvårsavgifter finns på sidan om avgifter på www.rotary.org.) Följande poster kan också finnas med på halvårsfakturor: Prenumerationer på The Rotarian (Rotarys regionala tidskrifter betalas separat) Olika avgifter för försäkring (endast klubbar i USA) Klubbpresidenter och sekreterare kan betala halvårsavgifter på följande sätt: Med kreditkort på www.rotary.org Check eller bankväxel med halvårsrapportpaketet Banköverföring Klubbar med obetalda skulder till RI Alla klubbar får meddelande om RI-styrelsens riktlinjer beträffande utestående betalning av per capita-avgifter och andra obetalda skulder gentemot RI i det brev som åtföljer varje halvårsrapport. (RI:s policysamling 9.020.1.) Meddelande om avslutande av en klubbs medlemskap i RI skickas till klubben per rekommenderat brev och kopior av meddelandet skickas till guvernörer och RI-styrelseledamöter i området. (RI:s policysamling 9.020.3., 9.020.6.) Mer detaljerad information finns i Rotarys policysamling. Återinrättande av klubbar vars medlemskap i RI avslutats på grund av felande betalning En klubb, vars medlemskap i RI avslutats, kan endast ansöka om att återinrättas efter att dess medlemskap i RI avslutats. När en klubb ansöker om att återinrättas måste den betala hela den summa som den är skyldig RI plus en återinträdesavgift. (RI:s policysamling 9.020.7.) Fullständig information om återinrättande av klubbars medlemskap finns i Rotarys policysamling. Klubbar för vilka RI dragit in sina tjänster Styrelsen kan suspendera medlemskapet i RI för en klubb som inte betalar sina avgifter eller inte uppfyller andra ekonomiska förpliktelser gentemot RI eller inte betalar godkända bidrag till distriktskassan. (RI:s stadgar 3.030.) Om anledningen till suspenderingen inte åtgärdats inom sex månader kommer RI-styrelsen att avsluta klubbens medlemskap. Så länge klubben förblir suspenderad har den inga av de rättigheter som tilldelas klubbar enligt RI:s stadgar, men behåller de rättigheter som tilldelas klubbar enligt RI:s grundlag. (RI:s stadgar 3.040.) RI:s tjänster till en Rotaryklubb kan suspenderas så snart distriktsguvernören intygar att klubben är mer än sex månader försenad med betalning av per capita-avgifterna till distriktet. (RI:s policysamling 31.030.14.) Följande RI-tjänster suspenderas tills guvernören har intygat att klubben har betalat sina per capita-avgifter till distriktet: 1) Klubbens namn på RI:s utskickslistor. 2) Utskick av publikationer och tidskrifter. 3) Sekretariatets tjänster, inklusive godkännande av klubbar som sponsorer eller värdar för aktiva programbidrag från Rotary. 16