TJÄNSTEUTLÅTANDE Utvecklingsavdelningen Dnr KS/2016:648-003 1/2 Handläggare Fredrik Lindell 0152-291 79 Remiss av riktlinjer för internkontroll till berörda nämnder och kommunrevisionen Förslag till beslut Kommunstyrelsen beslutar att 1. sända förslag till riktlinjer för internkontroll på remiss till barn- och utbildningsnämnden, kultur- och fritidsnämnden, samhällsbyggnadsnämnden, socialnämnden, teknik- och servicenämnden och kommunrevisionen, 2. remissvar ska ha inkommit till kommunstyrelsen senast den 8 maj 2017. Beskrivning av ärendet Strängnäs kommun har ett reglemente för internkontroll antaget av fullmäktige den 15 december 2008. Reglementet syftar till att säkerställa att kommunstyrelse, nämnder och kommunförvaltningen i övrigt samverkar för att med en rimlig grad av säkerhet säkerställa att vissa i reglementet angivna mål med den interna kontrollen uppnås. Utöver reglementet har kommunstyrelsen och varje nämnd möjlighet att utforma och anta regler och anvisningar för den egna kontrollen. Idag är det enbart kommunstyrelsen, barn- och utbildningsnämnden och teknikoch servicenämnden som har antagit egna tillämpningsanvisningar för internkontrollen. Varje nämnd ska se till att den interna kontrollen är tillräcklig och att verksamheten bedrivs på ett i övrigt tillfredställande sätt. na ska göra det enklare för kommunstyrelsen och nämnderna att ha en tillfredsställande intern kontroll. Förslaget om riktlinjer för internkontroll ersätter reglementet och tillämpningsanvisningarna för internkontroll och ska, om fullmäktige antar dem, gälla för kommunstyrelsen och nämnderna. Förslaget till riklinjer för internkontroll skickas på remiss till berörda nämnder och kommunrevisionen. I remissen ligger att kommunstyrelsen vill ha synpunkter på förslaget. Om nämnden inte har några synpunkter, räcker det att svaret ger besked om detta. Strängnäs kommun Nygatan 10 645 80 Strängnäs Tel 0152-291 00 Fax 0152-290 00 www.strangnas.se Bankgiro 621-6907
2/2 Ekonomiska konsekvenser för kommunen Beslutet medför inga ekonomiska konsekvenser för kommunen. Övriga konsekvenser Beslutet medför inga övriga konsekvenser. Uppföljning Ingen uppföljning krävs. Beslutsunderlag Förslag, för internkontroll, Beslutet skickas till Barn- och utbildningsnämnden Kultur- och fritidsnämnden Samhällsbyggnadsnämnden Socialnämnden Teknik- och servicenämnden Kommunrevisionen Per Bäckström Kommunchef Fredrik Lindell Kvalitetscontroller
1/10 Beslutad när: xxxx-xx-xx x Beslutad av Diarienummer: Ersätter Gäller för: Gäller fr o m: Gäller t o m: - Dokumentansvarig: Uppföljning: Kommunfullmäktige KS/2016:648-003 KS/2013:488, TSN/2015:136, BUN/2014:562 Reglemente för internkontroll 2008-12-15 248 Samtliga nämnder xxxx-xx-xx Utvecklingschef Vid behov för internkontroll Nya tillägg i riktlinjerna är gulmarkerade. Syftet med internkontrollen är att säkra en effektiv förvaltning och att förvaltningen ständigt förbättras. Vidare är syftet att säkerställa att de politiskt beslutade målen uppfylls samt att verksamhetens processer fungerar tillförlitligt. En god intern kontroll förutsätter att politisk ledning, chefer och övriga anställda samverkar. Syfte 1 na syftar till att säkerställa att förvaltning och politik samverkar för att med en rimlig grad av säkerhet säkerställa att följande mål med den interna kontrollen uppnås: Ändamålsenlig och kostnadseffektiv verksamhet Tillförlitlig finansiell rapportering och information om verksamheten Efterlevnad av tillämpliga lagar, föreskrifter, riktlinjer m.m. Säkra tillgångar och hindra förluster Eliminera och synliggöra avvikelser genom ständig förbättring Begreppet rimlig grad av säkerhet innebär att kommunstyrelsen och nämnderna vid utformningen av rutiner ska göra en avvägning mellan resursåtgång och nytta. Vid bedömning av nytta ska inte endast ekonomiska faktorer vägas in, utan även vikten av att upprätthålla förtroendet för verksamheten hos olika intressenter.
2/10 Målet ändamålsenlig och kostnadseffektiv verksamhet innebär bland annat att säkerställa att fattade beslut verkställs och följs upp i förhållande till kommunens vision och mål samt att ha kontroll över ekonomi, prestationer och kvalitet. Målet tillförlitlig finansiell rapportering och information om verksamheten innebär att kommunstyrelsen och nämnderna samt verksamhetschefer ska ha tillgång till rättvisande räkenskaper. Därutöver ingår en ändamålsenlig och tillförlitlig redovisning av verksamhetens prestationer avseende kvantitet och kvalitet samt övrig relevant information om verksamheten och dess resursanvändning. Målet efterlevnad av tillämpliga lagar, föreskrifter, riktlinjer mm innefattar lagstiftning såväl som kommunens interna regelverk samt ingångna avtal med olika parter. Målet säkra tillgångar och hindra förluster innebär att det är särskilt viktigt att kontrollrutinerna är tillräckliga kring de processer där pengar (kontanter eller värdepapper) samt andra stöldbegärliga tillgångar hanteras. Målet eliminera och synliggöra avvikelser genom ständig förbättring innebär att kommunens personal måste ha tillräcklig kunskap om verksamheten och internkontrollen måste uppfattas som en naturlig del av verksamhetsprocesserna. Modell för internkontroll 2 Internkontrollen är ett verktyg för såväl politiker som anställda. Det gäller att skapa en kultur där samtliga är förtrogna med vilka spelregler som gäller för de kommunala verksamheterna. Oavsett arbetssätt ska arbetet syfta till ständig förbättring genom att föregripa och undanröja eventuella risker samt skapa en beredskap för oväntade händelser. Det som bör styra internkontrollen är att identifiera risker: för att vi inte ska nå målen, om vi inte följer lagar och avtal, om vi inte följer framtagna strategier etc. Dessa risker ska sedan ligga till grund vid risk- och väsentlighetsanalysen.
3/10 Bild 1 Alla verksamheter bör aktivt genomföra kontrollaktiviteter. Med det menas konkreta åtgärder som vidtas för att motverka, minimera eller helst eliminera de risker som finns. Det kan även handla om att säkerställa beredskap för att kunna hantera eller reagera på situationer som uppstår till följd av att olika händelser inträffar. Kontrollaktiviteterna ska integreras i de ordinarie verksamhetsprocesserna. En viktig förutsättning för en effektiv internkontroll är information och kommunikation mellan politiker, anställda, verksamheter och olika organisatoriska nivåer. Ledningen på olika nivåer har ansvar för att säkerställa att den information som krävs för att styra, följa upp och rapportera erhålls. Genom en aktiv tillsyn kan kommunen ständigt utvärdera internkontrollsystemet för att säkerställa att detta fungerar på avsett sätt. Tillsynen ska resultera i förslag till förbättringar i syfte att stärka styrningen och den interna kontrollen. Tillsyn sker med hjälp av fastställda internkontrollplaner och uppföljningen av dessa. Organisation av internkontrollen Kommunstyrelsen 3 Kommunstyrelsens övergripande ansvar för att verka för en god internkontroll fastställs i enlighet med 6 kap. 1-4 samt även 8 kap. 1 kommunallagen. Kommunstyrelsen har ansvar för att utforma en övergripande organisation för internkontrollen. Kommunstyrelsens ansvar innefattar även att leda och samordna förvaltningen av kommunens angelägenheter samt att ha uppsikt över övriga nämnders verksamhet. Denna uppsikt innebär en rätt att göra
påpekanden, lämna råd och anvisningar samt, om det är nödvändigt, lämna förslag till fullmäktige om förändringar. En annan viktig uppgift är att ta initiativ till, utveckla och formulera kommunövergripande anvisningar kring internkontroll. Det kan gälla såväl anvisningar för själva kontrollarbetet som regler och anvisningar för olika rutiner, exempelvis i frågor om attest, uppföljning och lönerapportering. Kommunstyrelsen kan fastställa obligatoriska granskningsområden för övriga nämnder. Kommunstyrelsen och nämnderna 4/10 4 Kommunstyrelsens och nämndernas ansvar för den interna kontrollen anges i 6 kap. 7 kommunallagen. Det är alltid kommunstyrelsen eller respektive nämnd som har det yttersta ansvaret för att utforma en god internkontroll inom sitt ansvarsområde. I detta ansvar ligger att utifrån principerna för internkontrollen i kommunen vid behov utfärda regler och anvisningar för den egna internkontrollens organisation, utformning och funktion. Det är viktigt att detta dokumenteras och antas av kommunstyrelsen eller nämnderna. Kommunstyrelsen och nämnderna ska ha minst en fastställd rutin för hur planering och rapportering av internkontrollarbetet ska gå till samt information till anställda om vad internkontroll innebär. Kommunchefen 5 Kommunchefen svarar för att minst årligen skriftligen rapportera till kommunstyrelsen och ge en samlad bedömning om hur internkontrollen fungerar inom kommunen. I kommunchefens ansvar ryms att ta initiativ till förändringar och åstadkomma de rutiner och anvisningar som behövs för att kommunen ska kunna upprätthålla en god internkontroll. Kommunchefen kan uppdra till någon/några andra inom organisationen att konkret utforma förslag till rutiner och anvisningar. Allvarligare brott mot den interna kontrollen rapporteras omedelbart till kommunstyrelsen. Kontorschefer 6 Kontorschefer har det verkställande ansvaret för att arbeta fram regler och anvisningar om internkontroll som är anpassade till den egna verksamheten inom respektive kontor. Kontorschefen svarar för att minst årligen skriftligt rapportera till ansvarig nämnd och ge en samlad bedömning om hur internkontrollen fungerar inom kontorschefens ansvarsområde.
Allvarligare brott mot den interna kontrollen rapporteras omedelbart till kommunchefen och ansvarig nämnd. Verksamhetsansvariga och anställda 7 Med verksamhetsansvarig avses chefer på olika nivåer i organisationen. Avsikten med internkontrollen är att eventuella tveksamheter eller direkta avvikelser ska kunna undanröjas eller stoppas. Alla anställda har en skyldighet att omedelbart rapportera avvikelser och brister i det interna kontrollsystemet till den närmast överordnade som i sin tur också är skyldig att rapportera vidare uppåt i organisationen. Syftet med den omedelbara rapporteringen är att man inom förvaltningen omgående ska kunna vidta åtgärder för att komma tillrätta med de avvikelser som har uppmärksammats. Uppföljning av internkontrollen Styrning och uppföljning 5/10 8 Kommunstyrelsen och nämnderna ska inom sin organisation tydliggöra ansvaret för internkontrollen och innebörden av denna. Kommunstyrelsen och nämnderna ska också planera och prioritera arbetet med utveckling av rutiner för att stärka internkontrollen. En risk- och väsentlighetsanalys ska alltid utgöra grunden för planering, prioritering och uppföljning av internkontrollarbetet. Internkontrollplaner 9 Inför varje verksamhetsår ska kommunstyrelsen och nämnderna besluta om en särskild plan för uppföljning av internkontrollen. Olika granskningsområden bör väljas ut med utgångspunkt från en risk- och väsentlighetsbedömning. Fastställande av internkontrollplan Internkontrollplanen för nästkommande år ska beslutas av respektive nämnd allra senast vid sista nämndmötet för innevarande år. Upprättande av internkontrollplan Tjänstemän och politiker arbetar tillsammans fram underlaget för internkontrollplanen. För att uppnå viss långsiktighet i internkontroll genomförs, vartannat år, ett mer omfattande arbete med internkontrollplanen. Då bjuds kontorsledning och nämnd in till att arbeta fram underlag till planen. Samtliga kontrollpunkter gås igenom och byts ut utifrån behov av nya kontrollpunkter. I samband med detta arbete upparbetas en ny risk- och väsentlighetsbedömning. Det andra året arbetar kontrollansvarig tjänstman och presidium fram underlag
6/10 för internkontroll där någon eller några punkter kan bytas ut vid behov samt eventuell revidering av risk- och väsentlighets-bedömningen. Dock är ambitionen att majoriteten av kontrollpunkterna kvarstår. Internkontrollplanen ligger till grund för hur det praktiska internkontrollarbetet ska bedrivas. En risk- och väsentlighetsbedömning ska ligga till grund för vilka rutiner/processer som ska tas med i planen. Därefter ska ett eller flera lämpliga kontrollmoment utarbetas för dessa rutiner/processer. För varje kontrollmoment ska fastställas: Vilka rutiner/processer och vilka kontrollmoment som ska följas upp Vem som är kontrollansvarig Kontrollmetod Till vem rapportering ska ske Genomförd risk- och väsentlighetsbedömning Frekvens på kontroller, minst 2 gånger per år När rapportering senast ska ske Risk- och väsentlighetsanalys Vid bedömning av vilka rutiner, processer och system som ska ingå i den interna kontrollplanen under perioden används matrisen (bild 1) som ett hjälpmedel. Sannolikhet (risk) anger hur sannolikt det är att det finns eller kommer att uppstå brister i rutinen/processen. Konsekvens (väsentlighet) innebär hur mycket verksamhetens kvalitet, kostnad, förtroende eller resurser i övrigt påverkas om brister i rutinen/processen finns eller uppstår. Bedömning av rutiner/processer Sannolikheten (risken) och konsekvensen (väsentlighet) multipliceras med varandra enligt graderingen nedan. Rutinernas/processernas placering i matrisen ger då en vägledning om vilka som ska tas med i den interna kontrollplanen. Matrisen är uppbyggd enligt nedanstående gradering: Sannolikhet (risk) 1. Ingen risk: Risken är praktiskt taget obefintlig för att avvikelser ska uppstå. 2. Låg risk: Risken är mycket liten för att avvikelser ska uppstå. 3. Medel risk: Det finns en risk för att avvikelser ska uppstå. 4. Hög risk: Det är mycket troligt att avvikelser ska uppstå. Konsekvens (väsentlighet) 1. Inga konsekvenser: Är obetydlig för de olika intressenterna och kommunen. 2. Lindriga konsekvenser: Uppfattas som liten av såväl intressenter som kommunen.
3. Kännbara konsekvenser: Uppfattas som besvärande för intressenter och kommunen. 4. Allvarliga konsekvenser: Är så stor att avvikelser helt enkelt inte får inträffa. Matris, risk- och väsentlighetsbedömning Bild 2 7/10 Konsekvens (väsentlighet) allvarliga konsekvenser kännbara konsekvenser lindriga konsekvenser inga konsekvenser 4 8 12 16 3 6 9 12 2 4 6 8 1 2 3 4 ingen risk låg risk medel risk hög risk Sannolikhet (risk) Bedömningen ska göras enligt nedanstående tabell: Tabell, risk- och väsentlighetsbedömning Grön (1-3) Inget agerande krävs. Riskerna accepteras. Gul (4-8) Rutinen/processen bör hållas under uppsikt. Eventuellt delar vi riskerna med en annan part. Orange (9-12) Rutinen/processen bör tas med i internkontrollplan. Eventuellt behövs nya regelverk och/eller utbildning av personalen. Vi reducerar riskerna. Röd (16) Direkt åtgärd krävs. Minimering av riskerna eftersträvas. Vad är väsentligt att ta med i internkontrollplanen? Det enklaste sättet är att ställa sig frågorna: Vilka risker finns att vi inte når målen? Vad kan hända om vi inte följer strategier, policys och riktlinjer? Vad kan hända om vi inte följer lagar och avtal? Ett annat sätt är att utifrån ett antal grundkomponenter få fram relevanta processer/rutiner. Dessa komponenter kan vara: Nyheter i organisationen; arbetssätt, rutiner, IT-system med mera Revisionens granskningar
Tillsynsmyndighetens granskningar Tidigare och egna erfarenheter av brister i verksamheter/systemen Omvärldsfaktorer Reglementen, policydokument, regler etcetera Aktuella rutinbeskrivningar Internkontrollplaner från tidigare år 8/10 Processer/rutiner som hamnar i det orange och röda fältet i matrisen ska med in i internkontrollplanen. Det är med största sannolikhet så att den/de processer/rutiner som hamnar i det röda fältet behöver åtgärdas direkt. Men processen/rutinen bör ändå inkluderas i internkontrollplanen för att kontrollera att åtgärderna fungerar. Dokumentera vilka processer/rutiner som hamnade i kategorin bör hållas under uppsikt. Dessa kan vara aktuella för nästa års riskoch väsentlighetsanalys. Dokumentera även motiven till valda processer/rutiner. Brister och avvikelser från aktuell internkontrollplan tas med i nästa års kontrollplan för att säkerställa att avvikelsen åtgärdats. Det praktiska kontrollarbetet Kontrollansvariga kan vara personer inom det egna kontoret, men de ska inte vara direkt involverade i arbetet med den rutin/process som ska kontrolleras. En variant för att undvika detta är att engagera personer från annan enhet eller kontor för att utföra kontrollen. Den som kontrollerar ska ha rätt kompetens och tillgång till relevanta uppgifter om det som ska kontrolleras. För att underlätta och effektivisera arbetet bör den kontrollansvarige ha en dialog med system- /rutinansvarig. Det är viktigt att man inte kontrollerar sig själv eller sina egna processer. Det praktiska kontrollarbetet kan sammanfattas i följande moment: Utreda; efter en nödvändig avgränsning samla in relevant material och/eller genomföra intervjuer. Verifiera; kontrollera att dokumentation och övrig beskrivning överensstämmer med verkligheten. Bedöma om utredning och verifiering ger svar på om rutinen hanteras korrekt och om hanteringen är tillförlitlig så att medvetna och omedvetna avvikelser undviks. Frekvens Kontroller ska ske två gånger årligen, en första halvåret och en andra halvåret. De eventuella avvikelser som finns under första halvåret åtgärdas och kontrolleras igen under andra halvåret. Eventuellt kvarvarande avvikelser från föregående år kontrolleras återigen i samband med kontrollen efter första halvåret. Gäller för samtliga nämnder. Det är alltid ansvarig chef som ansvarar för att åtgärda avvikelser.
9/10 Uppföljning av internkontrollplanen 10 Genomförd uppföljning rapporteras till kommunstyrelsen eller nämnderna oavsett utfall. Vid upptäckta brister bör även förslag lämnas på åtgärder för att förbättra processen. Rapporteringen ska ske skriftligen. Frekvens och utformning av rapporteringen ska följa den antagna internkontrollplanen. Valda aktiviteter och rutiner ska bedömas utifrån sin väsentlighet för verksamheten samt vilken risk en avvikande hantering innebär för kommunen. En sammanställning på genomfört uppföljningsarbete ska lämnas till kommunstyrelsen och respektive nämnd i samband med delårsrapporten och årsredovisningen. I samband med delårsrapport 2 lämnas även en kort rapport som följer upp kvarvarande avvikelser från föregående år. Kommunstyrelsen ska ha uppsikt gentemot övriga nämnder. Ansvarig för kommunstyrelsens internkontroll sammanställer nämndernas internkontrollrapportering efter första halvåret samt efter helåret. Rapporterna som ska sammanställas avser kvarvarande avvikelser från föregående år samt internkontrollen för innevarande år. Rapportskyldighet 11 Nämnderna, eller den kommunstyrelsen särskilt utser, fastställer senast vid utfärdande av bokslutsanvisningarna när internkontrollens delårsrapport och årsrapport senast ska avlämnas. Rapporten ska innehålla omfattning av utförd uppföljning, utfallet och eventuellt vidtagna åtgärder. Rapporten ska också vid behov innehålla förslag till förbättring av kommungemensamma rutiner. Allvarligare brott mot eller brister i internkontrollen ska omedelbart rapporteras till kommunstyrelsen. Kommunstyrelsens skyldigheter 12 Kommunstyrelsen ska, med utgångspunkt från nämndernas rapporter och den egna uppföljningen inom styrelsens verksamhetsområde, utvärdera kommunens samlade system för internkontroll. Som ansvarig för kommunens löpande ägarstyrning är det naturligt att information inhämtas om hur internkontrollen fungerar i de kommunala bolagen. Det utförs i samband med helårskontrollen. Det är också viktigt att denna utvärdering leder till att åtgärder för förbättringar vidtas. Kommunens revisorer bör här, liksom vid liknande diskussioner i nämnderna, vara lämpliga samtalspartners. Allvarligare brott mot eller brister i den interna
kontrollen ska omedelbart rapporteras till kommunfullmäktige, med förslag till åtgärder. 10/10