Styrelseutbildning del 2, Stockholms Stadshus AB Inger Kjaerboe (ekonomidirektör) Susanna Höglund (koncernkontroller) Andreas Jaeger (koncernkontroller) 15 september 2015
Styrelsearbete i Stockholms Stadshus AB under året
Ägarens, kommunfullmäktiges, styrning Beslutar om att bilda bolag (sälja/avveckla bolag). Fastställer ändamålet. Väljer styrelse och revisorer. Tar ställning i ärenden av principiell eller större vikt. Fastställer årligen ägardirektiv. Fastställer gemensamma policies och riktlinjer. Koncernstyrelsen styr och följer upp ägardirektiv.
Stockholms Stadshus AB:s uppgifter Dotterbolagen genomför ägardirektiv, inriktningsmål och indikatorer enligt KF-beslut. Följer de ekonomiska förutsättningar som KF angivit. Följer gällande lagstiftning. Följer god redovisningssed.
Nyckeltal för koncernen 2014 Rörelseintäkter (mnkr) 13 550 Resultat efter finansnetto (mnkr) 1 105 Balansomslutning (mnkr) 102 725 Investeringar (mnkr) 10 553 Soliditet 55,4 % Anställda 2 528
Resultat efter finansnetto - koncernen
Koncernbidrag och utdelningar
Ekonomiska ärenden till koncernstyrelsen Flerårsplan Årsbudget/Verksamhetsplan Årsbokslut/Årsredovisning och revisionsrapporter Tertialrapporter med prognoser Granskning Tertial 2 och intern kontroll av revisorerna Finansiella månadsrapporter Särskild granskning större projekt och investeringar
Styrelsens arbete över året Planering Uppföljning KOMMUNFULLMÄKTIGE Beslut om budget och flerårsplan Beslut om budget och affärsplan Planering Arbete årsbokslut 31 dec Beslut om årsredovisning Beslut om förslag budget och flerårsplan T2 samt P2 31 aug 30 april T1 samt P1 Uppföljning
Praktiskt genomförande Tidpunkt Aktiviteter Dokument Januari/ Februari Årsredovisning/årsbokslut avslutas. Revisionskontor och koncernrevisorer granskar och revisionsmöten genomförs för varje bolag. Årsbokslut/ Årsredovisn. Mars Arbetet med budget för kommande året och inriktning för de två efterföljande avslutas. Bolagsstämmor för dotterbolagen genomförs. Flerårsplan April/ Maj Tertialrapport 1 med årsprognos beslutas hos dotterbolagen och skickas in till Stockholms Stadshus AB. Tertial och Prognos 1
Praktiskt genomförande, forts. Tidpunkt Aktiviteter Dokument Juli/ Augusti Förberedelser för tertialrapport 2 med årsprognos börjar. Tertial och Prognos 2 Sept/ oktober Tertialrapport 2 med årsprognos beslutas hos dotterbolagen och skickas in till Stockholms Stadshus AB. Revisorerna påbörjar granskningen av delårsrapport och den interna kontrollen. Tertial och Prognos 2 Budget och med inriktning år 2 och år 3 för Stockholms stad Oktober/ beslutas av KF i november. Bolagen beslutar om budget och December affärsplan. Risk och väsentlighetsanalys. Koncernstyrelsen beslutar om budget i mitten av december. Budget
Styrelsens arbete över året Årsbokslut/årsredovisning Utvärdering måluppfyllelse, ILS Intern kontrollplan Risk och sårbarhetsanalys Översyn styrande dokument KOMMUNFULLMÄKTIGE Beslut om budget och flerårsplan Beslut budget och affärsplan Planering Arbete årsbokslut 31 dec Uppföljning Beslut om årsredovisning Revisorns slutrapport Utvärdering av styrelsens arbete Beslut förslag budget och flerårsplan Flerårsplan (förslag budget) T2 samt P2 31 aug 30 april T1 samt P1 Tertialrapport Årsprognos Uppföljning måluppfyllelse Tertialrapport Årsprognos Uppföljning måluppfyllelse Arbetsordning VD-instruktion
Exempel stadsövergripande styrdokument och riktlinjer Styrdokument & Riktlinjer
Styrning genom Integrerat ledningssystem
Budget och affärsplan Arbete årsbokslut Planering 31 dec Uppföljning Beslut årsredovisning Beslut förslag budget och flerårsplan T2 samt P2 31 aug 30 april T1 samt P1
Stockholms stads vision Målbild över hur Stockholm ska vara i ett perspektiv om 15-25 år KF:s inriktningsmål 1. Ett Stockholm som håller samman 2. Ett klimatsmart Stockholm 3. Ett ekonomiskt hållbart Stockholm 4. Ett demokratiskt hållbart Stockholm Vilken effekt för medborgarna som vi vill uppnå med vårt arbete (långsiktigt perspektiv) KF:s mål för verksamhetsområdet (exempel) 1.1 Stockholm är en stad som håller ihop med trygga stadsdelar 1.2 Stockholm har ett högt bostadsbyggande där alla kan bo 2.1 Stockholm är klimatneutralt Konkretisering av inriktningsmålen (5-årsperpektiv) Styrdokument & Riktlinjer Ägardirektiv och Bolagsstyrelsens mål för verksamhetsområdet (t ex) 1.2.1 Aktivt bidra till stadens höjda målsättning för bostadsbyggande 2.1.1 Ta fram en målsättning för effektivare energianvändning i bostadsbeståndet Prioriteringarna för det kommande året för att målen ska uppnås KF:s indikatorer(nyckeltal) 1. antal påbörjade bostäder 1. antal påbörjade hyresrätt Indikatorerna följer upp målen Aktivitet (exempel Familjebostäder) > Fördubbla byggnadstakten, 500 till 1 000 lägenheter/år > Utreda möjligheter att sänka byggkostnader Konkreta aktiviteter för att uppnå målen
Ett Stockholm som håller samman Ett klimatsmart Stockholm Budget och affärsplan Arbete årsbokslut Planering - sätta mål T2 samt P2 31 dec ILS 31 aug 30 april Beslut årsredovisning Uppföljning - utvärdera måluppfyllelse T1 samt P1 Ett ekonomiskt hållbart Stockholm Ett demokratiskt hållbart Stockholm
Styrsystemet, integrerat system för ledning, styrning och uppföljning av verksamhet och ekonomi, benämns ILS.
Stora projekt och investeringar
Bakgrund Stockholms Stadshus AB är en av landets största fastighetsägare. Totalt ska det byggas 40 000 lägenheter till 2020, varav koncernens bostadsbolagen ska bygga 10 000 lägenheter. Investeringsbudget (2016-2018) Koncernen 38 Mdkr Bostadsbolagen 18,5 Mdkr SISAB 5,3 Mdkr Infrastruktur 11 Mdkr Stor efterfrågan på nya förskolor och skolor. Stockholm växer och att den höga tillväxttakten nu ger utslag i infrastrukturbolagens investeringsplaner.
KOMMUNFULLMÄKTIGE Koncernstyrelsen >300 Mnkr >300 Mnkr bolagsstyrelsen >300 Mnkr Anmäls i berörda nämnder och styrelser Utredningsbeslut Inriktningsbeslut 50-300 Mnkr Genomförandebeslut 50-300 Mnkr Slutredovisning Initiera Utreda Planering Genomförande Avslut Projektets faser
Projektstyrningsmetoden är uppdelad i fem faser
Initiera Utredningsbeslut I projekt där ett utredningsarbete krävs för att fastställa en inriktning ska ett projektdirektiv upprättas. Projektdirektivet lämnas till projektägande bolagsstyrelse för ett utredningsbeslut. Ärendet anmäls även till koncernstyrelsen. Det kan t.ex. vara i de fall där en stor utredningsbudget behövs redan i denna fas.
Utreda Inriktningsbeslut I denna fas ska den tid/pengar som beslutats i utredningsbeslutet användas för att säkerställa ett underlag för inriktningsbeslut med hög kvalitet. Projektramen är en grov uppskattning av den totala investerings-utgiften (kalkylering av programhandling) och bör i ett inriktnings-beslut inte avvika mer än ± 20 procent från slutlig projektutgift. Inriktningsbeslut bör fattas av projektägande bolagsstyrelse i samband med att stadsbyggnadskontoret upprättar ett start-pm, som beslutas i stadsbyggnadsnämnden. Projekt i utredningsfasen ska avrapporteras under avsnittet Investeringar, Planeringsprojekt över 300 mnkr i tertialrapporterna till bolags- och koncernstyrelse samt kommunfullmäktige.
Planera Genomförandebeslut En projektbudget upprättas på samma sätt som projektramen, men har en betydligt högre kalkylsäkerhet och bör inte avvika mer än ± 10 procent från slutlig projektutgift (kalkylering av bygghandling). Även lönsamhetskalkylen ska uppdateras och vid en förändring av lönsamhetskalkylen från inriktningsbeslutet med mer än - 15 procent och minst 20 Mnkr i utgift ska istället ett reviderat inriktningsbeslut tas i kommunfullmäktige. Utöver avrapportering under avsnittet Investeringar, Planeringsprojekt över 300 Mnkr
Genomföra Utföra projektet I det fall lönsamhetskalkylen avviker mer än -15 procent och minst 20 Mnkr i utgift ska istället ett reviderat genomförandebeslut tas i kommunfullmäktige. Utöver avrapportering under avsnittet Investeringar, genomförandeprojekt över 300 Mnkr.
Avsluta Slutrapport Projektet avslutas när en slutrapport redovisas via bolags- och koncernstyrelsen till kommunfullmäktige.
Schablonledtider Tiderna baseras på genomsnittliga tider för Stockholms stad utifrån Stadsbyggnadskontorets mätningar och faktiska tider.
Exempel på beslutsunderlag för ett stort projekt
Beslutsunderlag Områden som ska beskrivas inför beslut Mål och syfte Vad och varför? Organisation Hur och Vad? Tidplan När? Ekonomi Vad kostar det? Risk och kvalitet Eventuella konsekvenser, scenarier? Kommunikation Hur kommunicera, förankra? Rapportering Uppföljning? Analys Slutsats
Exempel - Stort projekt Kv. Brevlådan i Svedmyra
Kvarteret Brevlådan Vad och varför? Mål och syfte? Nyproduktionsmål och komplettera befintligt fastighetsbestånd. 126 lägenheter i Svedmyra. Bygga flerbostadshus utmed vägar för att förbättra kopplingen till befintlig bebyggelse i Svedmyra. Hur? Beskrivning av projektet Modern arkitektur i 3- till 5-våningshus. Parkeringsgarage och viss markparkering anläggs på kvartersmark. Närmast rondellen planeras för en lokal i bottenvåningen. Gatuombyggnad där storskaliga rondell minskas till en mer intim gatumiljö och Selebovägen leds om. Storleksfördelning om 50 % 1-2 r.o.k., 36 % 3 r.o.k. samt ca 14 % 4-5 r.o.k. baserad på marknadsanalys
Organisation Av vilka och hur ska projektet genomföras/förankras? Projektet kommer drivas av Familjebostäders projektutvecklingsavdelning i samarbete med stadens berörda nämnder. Kommunfullmäktige Stockholm stad Stockholm Stadshus AB Styrelse Familjebostäder Stockholms stad VD VD Avdelningschef Exploateringskontoret Håkan Siggelin Enhetschef Stadsbyggnadskontoret Anja Norman
Tidplan När? Markanvisning tillsammans med JM 2007. Detaljplanen vann laga kraft efter överklagande i april 2014. Genomförandebeslut den 26 augusti i Familjebostäders styrelse. Reviderat genomförandebeslutet efter genomförd upphandling i styrelsen den 2 december 2014. För att minimera påverkan på boende har bolaget tillsammans med exploateringsnämnden tagit fram en skedesplan. Aktivitet Datum Inriktningsbeslut i Familjebostäders styrelse Q2-2013 Projektering Q1-2014 Prel. Genomförandebeslut Familjebostäders styrelse Q4-2014 Prel. Upphandling Q3-2014 Prel. Byggstart Q2-2015 Prel. Inflyttning Q2-2017
Vad kostar det? Ekonomiska konsekvenser Produktionskostnad om 307 Mnkr inkl. moms Hyra enligt investeringskalkyl Normala avkastningskrav för bostadsfastigheter i Svedmyra Positivt resultat (Nuvärde) (Investeringskostnaderna motsvaras av värdet av framtida intäkterkostnader kalkylen är ofta sekretessbelagd.)
Osäkerhetsfaktorer Risker Projektet försenas alternativt försvåras p.g.a. samordningen kring gatuarbetena men arbete med exploateringsnämnden är gjort för att minimera riskerna. Bebyggelsen är utspridd, vilket kan ge ökande kostnader men bolaget och exploateringsnämnden avser bebygga området i två etapper för att minska riskerna. Bygglovet riskerar försenas men för att säkerställa att bygglov erhålls innan produktionsstart så har bygglovet sökts i samband med upphandlingen.
Slutsats och bolagets bedömning Svedmyra är ett mycket populärt område med bra kollektivtrafikläge samt närhet till naturvärden som Majrosskogen. Nyproduktionen uppförs i ett förvaltningsmässigt fördelaktigt läge med Familjebostäders nuvarande fastighetsbestånd i området. Ett positivt resultat uppnås för tillskapande av 126 nya hyresrätter med en beräknad produktionskostnad om 307 Mnkr inkl. moms, en hyresnivå enligt investeringskalkyl och normala avkastningskrav för bostadsfastigheter i Svedmyra.
Saknade ni något? Områden som ska beskrivas inför beslut Mål och syfte Vad och varför? Organisation Hur och Vad? Tidplan När? Ekonomi Vad kostar det? Risk och kvalitet Eventuella konsekvenser, scenarier? Kommunikation Hur kommunicera, förankra? Rapportering Uppföljning? Analys Slutsats
Uppföljning Projektet utgör en omfattande investering och är att definiera som stort projekt (>300 mnkr), enligt kommunfullmäktiges investeringsregler. Koncernledningen uppmanar därför Familjebostäder att kontinuerligt återkomma till sin styrelse och till koncernledningen med lägesredovisningar.