Godkänd av stadsfullmäktige 65 10.12.2012 träder i kraft 1.1.2013 FÖRVALTNINGSSTADGA FÖR KRISTINESTAD Innehållsförteckning Kap. I ALLMÄNT 1 Stadens förvaltning är ordnad i enlighet med denna stadga. I stadens förvaltning iakttas därtill nedannämnda stadgor och instruktioner. I förhållande till dessa är förvaltningsstadgan subsidiär: - arbetsordning för stadsfullmäktige i Kristinestad - instruktion för förvaltningscentralen - instruktion för vård- och omsorgscentralen - instruktion för utbildnings- [och fritids]centralen - instruktion för bildnings- och fritidscentralen - instruktion för tekniska centralen - instruktion för affärsverket KRS-Vatten (16.6.2008) - arvodes- och resestadga för Kristinestad - revisionsstadga Kap. II STADENS VERKSAMHETSIDE 2 Stadens verksamhetsidé, målsättningar, och utvecklingsstrategier utformas i kommunplanen, budgeten, sektorplaner, samt i enskilda beslut. Kap. III UPPFÖLJNING OCH RAPPORTERING 3 Uppföljning och rapportering inom huvudansvarsområde samt till stadsstyrelsen och stadsfullmäktige sker regelbundet. Stadsstyrelsen och ansvarig nämnd besluter om rapporteringsförfarandet. Kap. IV KOMMUNINVÅNARNAS INSYN OCH INFLYTANDE 4 Stadens organ, myndigheter och den anställda personalen bör i all sin verksamhet tillse att information ges till kommuninvånarna i ett så tidigt skede som möjligt, med beaktande av de stadganden som ingår i lag och enligt de anvisningar som godkänts. Informationsansvaret innefattar även den interna informationen. Den kommunala informationsverksamheten leds av stadsstyrelsen, som godkänner anvisningar innehållande de centrala principerna för informationen. Stadsstyrelsen förordnar huvudansvariga för hela stadens infor-
mationsverksamhet och varje nämnd samt med nämnd jämförbar direktion inom sitt huvudansvarsområde, uppgiftsområde, resultatområde eller resultatenhet. 5 I stadens förvaltning och verksamhet bör tillses att de som utnyttjar stadens tjänster har förutsättningar att delta i och påverka verksamheten. I instruktion för huvudansvarsområde kan intas stadgande om att ledamöterna eller en del av ledamöterna i en direktion utses på förslag av dem som utnyttjar tjänsterna. För att aktivera särskilda invånar- eller kundgruppers medverkan och insyn i stadens förvaltning tillsätter stadsstyrelsen äldreråd, handikappråd och veterankommitté, vilka är kommunala organ. Stadsstyrelsen besluter om de nämnda organens uppgifter och befogenheter. För ungdomsfrågor finns ett ungdomsråd som inte är ett kommunalt organ. Staden stödjer ungdomsrådets verksamhet enligt vad som stadsfullmäktige, stadsstyrelsen eller bildnings- och fritidsnämnden besluter. Stadens organ och myndigheter skall bereda äldrerådet, handikapprådet, veterankommittén och ungdomsrådet möjlighet att inkomma med utlåtanden i ärenden som hör till respektive råds verksamhetsområde och/eller som rådet eller kommittén på förhand meddelat att det vill uttala sig i, likaså bör stadens organ och myndigheter informera råden och kommittén så att de även på eget initiativ kan inkomma med framställningar och initiativ. 6 Stadsstyrelsen skall årligen före utgången av mars framlägga för fullmäktige en förteckning över de initiativ om den kommunala verksamheten som har tagits i frågor som hör till fullmäktiges befogenhet och om de åtgärder som har vidtagits med anledning av initiativen. Fullmäktige kan samtidigt notera vilka initiativ som slutbehandlats. När det är fråga om initiativ som tagits inom stadsstyrelsens eller en nämnds huvudansvarsområde eller ansvarsområde skall uppgifterna föreläggas stadsstyrelsen eller den behöriga nämnden på det sätt som dessa organ beslutat. Om ett initiativ kräver särskilt tidskrävande beredning skall den myndighet som kommer att behandla initiativet meddela initiativtagaren den beräknade behandlingstiden och uppgifter om vem som ger närmare upplysningar om behandlingen. Meddelandet skall ges så fort som möjligt, dock senast inom loppet av 1 månad sedan initiativet inlämnades. Kap. V FÖRVALTNINGENS ORGANISATION 7 Stadens förtroendevalda verkar inom en organisation som bildas av stadsfullmäktige, stadsstyrelsen nämnder och direktioner. För granskning av stadens förvaltning och ekonomi tillsätts en revisionsnämnd samt utses en revisor. Stadsstyrelsen kan utse kommitteér för tillfälliga och särskilda uppgifter. Kommitté kan även tillsättas av nämnd, ifall därom intagits stadgande i nämndens instruktion. Närmare bestämmelser om nämnder, nämnders sektioner, direktioner och kommittéer ingår i instruktionerna för respektive huvudansvarsområde. Om centralvalnämnd, valnämnder och valbestyrelser är särskilt stadgat. 8 Stadens förvaltningsorganisation indelas i huvudansvarsområden. Dessa i sin tur kan indelas i ansvarsområden, vilka ytterligare kan indelas i uppgiftsområden, resultatområden och resultatenheter.
Om indelningen i huvudansvarsområden beslutes i denna stadga. Om indelningen i ansvarsområden, uppgiftsområden, resultatområden och resultatenheter stadgas i instruktionen för respektive huvudansvarsområde. Inom huvudansvarsområde kan även inrättas affärsverk i enlighet med stadsfullmäktiges beslut. 9 Ifall oklarheter uppstår om kompetensområden mellan huvudansvarsområden, besluter stadsdirektören till vilket huvudansvarsområde en verksamhet eller ett ärende hör. 10 Förvaltningschefen är chef för förvaltningscentralen. Vård och omsorgsdirektören är chef för vård- och omsorgscentralen. Inom utbildningscentralen är rektorn för Kristinestads gymnasium och rektorn för Kristiinankaupungin lukio turvis chef för centralen under en 2 års period. Medborgarinstitutets rektor är chef för bildnings- och fritidscentralen. Tekniska direktören är chef för tekniska centralen. Om förordnande av ersättare stadgas i instruktion för huvudansvarsområde. 11 Förman för ansvarsområde och ersättare utses på det sätt som i [instruktionen] för huvudansvarsområdet är stadgat. Samma gäller i fråga om förman för uppgiftsområde, resultatområde och resultatenhet och ersättare för sådan. 12 Huvudansvarsområden och organ är följande: Huvudansvarsområde Nämnd/Organ Antal medlemmar Stadsstyrelsen 11 Förvaltningscentralen Revisionsnämnd 5 Centralvalnämnd 5 Valnämnd för varje 5 röstningsområde Valbestyrelser 3 Landsbygdsnäringsnämndens myndighetsuppgifter handhas av en gemensam landsbygdsnämnd vars värdkommun är Kustösterbottens samkommun för social- och primärhälsovård. Nämndens sammansättning och uppgifter regleras i ett avtal och en separat instruktion. Vård- och omsorgscentralen Vård- och omsorgsnämnd 11 Vård- och omsorgscentralen handhar administrativa uppgifter hörande till hälso- och sjukvården samt socialvården som inte sköts av samkommun eller värdkommun. Utbildningscentralen Svenskspråkiga 9 utbildningsnämnden Finskspråkiga 9 utbildningsnämnden Direktioner för grundskolorna 5 och gymnasierna Direktionen för Kristiinanseudun koulu/kristiinankaupungin lukio har 9 medlemmar, av vilka Bötom kommun utser 4 9 I instruktion för utbildningscentralen ingår närmare stadganden om tillsättandet av direktioner för grundskolorna och gymnasierna.
Bildnings- och fritidscentralen Bildnings- och fritidsnämnd 9 Tekniska centralen Tekniska nämnden 11 Tekniska nämndens vägsektion 3 Tekniska nämndens fiskesektion 5 Direktionen för affärsverket KRS Vatten 7 Tekniska nämnden utser sektionerna för nämndens mandatperiod. Sektions ordförande bör utses bland nämndens medlemmar. Sektions medlemmar och ersättare utses bland nämndens medlemmar, samt ersättare och kan även utses bland utomstående personer. Avfallshanteringens myndighetsuppgifter handhas av en gemensam avfallsnämnd vars värdkommun är Teuva. Nämndens sammansättning och uppgifter regleras i ett avtal och en separat instruktion. 13 Samtliga organ tillsätts för fullmäktiges mandatperiod, såvida annat inte stadgats i instruktion för huvudansvarsområde. För varje organ utses ordförande och en viceordförande för mandatperioden. I instruktion för huvudansvarsområde kan intas stadgande om att till ordförande och viceordförande i vissa organ eller att viss del av medlemmar och ersättare i ett organ endast kan utses bland fullmäktige och ersättare i fullmäktige. Kap. VI STADSSTYRELSEN 14 Stadsstyrelsen leder stadens förvaltning och handhar de berednings, verkställighets- och andra uppgifter som i lag, förordning, instruktion eller stadga är bestämt. Stadsstyrelsen handhar de uppgifter, som enligt L om bostadsproduktion åligger kommunal myndighet. Stadsstyrelsens mandatperiod är två år. 15 Stadsstyrelsen har elva ledamöter jämte personliga ersättare. Stadsstyrelsen har ordförande och en första vice ordförande och en andra vice ordförande som utses för stadsstyrelsens mandatperiod. Ordförande och viceordförande i stadsstyrelsen utses bland personer som samtidigt är fullmäktige. 15a Stadsstyrelsen tillsätter inom sig för sin mandatperiod en personalsektion. Sektionen har 5 medlemmar bland vilka en utses till ordförande och en till viceordförande. Sektionens ordförande och viceordförande bör utses bland stadsstyrelsens medlemmar. Sektionens medlemmar och ersättare kan utses bland stadsstyrelsens ersättare och även bland utomstående personer. 16 Stadsstyrelsen utser för sin mandatperiod en representant för sig i andra organ. Även en ersättare i stadsstyrelsen och stadsdirektören kan utses till representant.
Till följande organ utses ingen representant: - Centralvalnämnden, valnämnder, valbestyrelser - Revisionsnämnden - Direktioner för grundskolorna och gymnasierna 17 Stadsstyrelsens uppgift är 1. att för fullmäktige bereda förslag till stadens verksamhetsidé, centrala målsättningar och strategier 2. att leda stadens verksamhet och förvaltning sålunda, att den av fullmäktige godkända verksamhetsidén förverkligas och de uppställda målen nås 3. att leda och stöda stadens serviceproducerande organ och enheter samt tillse att de, med beaktande av stadens möjligheter, tilldelas tillräckligt med resurser till sitt förfogande för att uppnå de uppställda målen 4. att verka för att samarbetet mellan de olika sektorerna fungerar effektivt samt svara för koordineringen av verksamheten 5. att avge förklaring med anledning av besvär över fullmäktiges beslut, om stadsstyrelsen anser sig kunna omfatta slutresultatet av fullmäktiges beslut 6. att leda generalplaneringen av stadens områden samt den övriga kommunplaneringen 7. att utfärda anvisningar om stadens förvaltning 8. att leda och övervaka stadens arkiv Till stadsstyrelsen hör dessutom de uppgifter som inte enligt denna stadga eller en instruktion inte hör till annat organ. 18 Stadsstyrelsen besluter utöver de ärenden som enligt gällande stadganden skall avgöras av stadsstyrelsen, om inte annorlunda är bestämt i stadens andra stadgor, också ärenden som gäller 1. försäljning av byggnadstomter enligt av fullmäktige fastställda allmänna grunder 2. köp av fast egendom när köpet baserar sig på tvångsinlösen samt även annars såvida priset, bytesvärdet eller ersättningen inte överstiger ett av fullmäktige fastställt maximibelopp 3. godkännande av skissritningar för stadens byggnader, anläggningar och anordningar, om arbetets värde inte överstiger ett av fullmäktige fastställt belopp 4. mindre ändringar i av fullmäktige godkända skissritningar för i 3 punkten avsedda byggnader och anläggningar 5. godkännande av huvudritningar för de projekt för vilka fullmäktige godkänt skissritningar, likaså sådana ritningar för mindre projekt såvida denna rätt inte delegerats till nämnd eller tjänsteinnehavare 6. bestämmande av privaträttsliga avgifter som uppbärs av staden med undantag för vattenavgifter, om inte uppgiften uppdragits åt nämnd eller tjänsteinnehavare 7. hel eller partiell befrielse från kommunalskatt samt folkpensions- och sjukförsäkringspremie på stadgat sätt
8. beviljande av lättnad i eller befrielse från staden tillkommande privaträttslig eller offentligrättslig avgift eller fordran i enskilda fall, när detta är tillåtet enligt den lag eller de bestämmelser på vilka avgiften eller fordran baserar sig 9. ingående av förlikning eller ackord 10. fastställande av principerna för riskhanteringen och försäkring av stadens egendom samt försäkring som stadgats åligga staden samt besluta om sökande av försäkringsersättning i skadefall 11. upptagande av lån inom de gränser som fullmäktige årligen bestämmer via budgeten och genom separata beslut 12. utseende av representanter till förvaltningsorgan för samfund och dessas revisorer i de fall då staden enligt vederbörande stadgar eller avtal har rätt till detta 13. förordnande av person som ansvarar för de i lagen om offentliga kungörelser avsedda tillkännagivanden 14. beviljande av skadeersättning i sådana fall, då staden anses ersättningsskyldig och den begärda ersättningen inte överstiger av fullmäktige eventuellt fastställt maximibelopp 15. en kommittés rätt att vid skötseln av ärenden som anförtrotts den a) ingå entreprenad-, anskaffnings- och andra avtal b) vid behov anställa personal och bestämma dess uppgifter, samt c) besluta om anslag som beviljats kommitté i budgeten eller av stadsstyrelsens dispositionsmedel 16. beviljande av lättnad eller befrielse i fråga om hos staden anställd tjänsteinnehavares eller arbetstagares skyldighet att ersätta skada som tillskyndats staden, likväl inte om vederbörande är i 96 kommunallagen avsedd redovisningsskyldig eller om skadan åsamkats avsiktligt eller av grovt vållande 17. ingående av avtal gällande byggnadsentreprenader, planering och anskaffningar, såvida uppgiften inte åligger nämnd eller tjänsteinnehavare 18. beviljande av i budgeten reserverade verksamhets- och andra bidrag, såvida uppgiften inte åligger nämnd eller tjänsteinnehavare 19. besluta om stadens medlemskap i föreningar 20. besluta om allmänna grunder för beviljande av individuellt lönetillägg samt om fördelningen av resurser för individuellt lönetillägg mellan huvudansvarsområdena 21. besluta om lönerna i enlighet med det allmänna kommunala tjänste- och arbetskollektivavtalet såvida beslutanderätten inte delegeras till annat organ. Stadsstyrelsen kan överföra ett ärende som enligt denna stadga annan instruktion eller taxa ankommer på den till en nämnd eller tjänsteinnehavare för avgörande. 19 Utöver de uppgifter som särskilt stadgas om ordförande och medlem i stadsstyrelsen skall ordföranden
- leda stadsstyrelsen sålunda, att den godkända verksamhetsidén för staden förverkligas och de centrala målen uppnås 20 Medlem i stadsstyrelsen skall - handla sålunda, att den godkända verksamhetsidén för staden förverkligas och de centrala målen uppnås - som stadsstyrelsens representant i de nämnder som stadsstyrelsen utsett honom till uppmärksamgöra stadsstyrelsen på de frågor som behandlas i nämnderna av avgörande betydelse för stadens förvaltning Kap. VII STADSDIREKTÖREN 21 Stadsdirektören utses tillsvidare. 22 Stadsdirektören åligger att 1. leda och övervaka stadens förvaltning och ekonomi, samt till stadsstyrelsen rikta behövliga framställningar 2. följa stadens organs och tjänsteinnehavares verksamhet 3. följa om de beslut nämnderna, direktionerna och kommittéer samt förtroendevalda och tjänsteinnehavare fattar är lagliga och ändamålsenliga samt vid behov vidta i lagen avsedda åtgärder för att ta upp ett ärende till behandling i stadsstyrelsen 4. föredra de ärenden som behandlas i stadsstyrelsen 5. övervaka beredningen av de ärenden som skall föredras för stadsstyrelsen och se till att de utan onödigt dröjsmål fås till behandling samt bestämma i vilken ordning de tas upp på föredragningslistan 6. vara närvarande eller se till att en företrädare för staden är närvarande vid stadens representationstillfällen samt företräda eller förordna någon att företräda staden vid sammanträden och förhandlingar, om inte stadsstyrelsen i enskilda fall beslutar annat 7. följa verksamheten vid samkommuner och organisationer i vilka staden är med samt för behandling i stadsstyrelsen bereda behövliga direktiv för stadens företrädare i fråga om ställningstagande beträffande frågor som skall behandlas 8. avge på stadsstyrelsens vägnar uppgifter, utlåtanden och utredningar som inte innehåller större principiella ställningstaganden 23 Stadsdirektören har rätt att avgöra de ärenden som enligt lag och annat stadgande tillhör stadsdirektörens befogenheter eller som stadsstyrelsen delegerat till stadsdirektören. 24 Stadsdirektören bör ha för tjänsten lämplig högre högskoleexamen. Dessutom bör stadsdirektören ha sådan praktisk erfarenhet av ledarskap och förvaltningsuppgifter, som krävs för ett framgångsrikt handhavande av tjänsten.
För stadsdirektörstjänsten krävs god förmåga att använda svenska och finska i tal och skrift. 25 Stadsstyrelsen har rätt att bevilja stadsdirektören tjänstledighet för högst tre månader. När stadsdirektören är förhindrad eller när tjänsten är obesatt sköts uppgifterna av förvaltningschefen eller av annan av stadsstyrelsen förordnad tjänsteinnehavare. Kap. VIII NÄMNDERNA 26 Stadens nämnder har totalansvar för producerandet och utvecklandet av den kommunala servicen inom sitt huvudansvarsområde/ansvarsområde med beaktande av de mål som stadsfullmäktige godkänt och de resurser som stadsfullmäktige fördelat. Nämnderna svarar också för resursfördelningen och för koordineringen inom sitt ansvarsområde av olika verksamhetsenheter inkluderande samkommuner, värdkommuner och aktiebolag. 27 Nämndens allmänna beslutanderätt inom sitt huvudansvars- eller ansvarsområde: 1. att besluta om de ärenden som är viktiga och nödvändiga för att trygga och befrämja verksamheten inom nämndens huvudansvarsområde/ansvarsområde och för att uppnå de mål som uppsatts och att bestämma tyngdpunktsområdena inom sitt ansvarsområde med beaktande av de tillbudsstående resurserna. 2. att besluta om de allmänna grunderna för nämndens verksamhet, godkänna allmänna direktiv samt taxor och avgifter 3. att berättiga underlydande organ och tjänsteinnehavare att avgöra sådant ärende, som enligt denna stadga, annan instruktion eller taxa kan avgöras av nämnden 4. att besluta om arrendering och uthyrning av fast egendom enligt av stadsstyrelsen godkända grunder, 5. att besluta om fördelningen av verksamhetsbidrag 6. att besluta om anskaffningar och ingående av avtal, såvida denna rätt inte tillhör annat organ eller delegerats till tjänsteinnehavare 7. att besluta om försäljning av lös egendom och om annan överlåtelse av sådan egendom, såvida denna rätt inte delegerats till tjänsteinnehavare 8. att svara för beredningen av de ärenden som stadsstyrelsen eller stadsfullmäktige avgör samt besluta i de frågor som nämnden i stöd av lag, förordning, annan kommunal stadga, avtal, arbetsprogram eller denna instruktion har rätt att avgöra 9. att företräda staden och föra dess talan i ärenden som hör till nämndens huvudansvarsområde/ansvarsområde 10. att i ärenden som hör till nämndens huvudansvarsområde/ansvarsområde ge dem som företräder staden i olika samfunds, institutioners och stiftelsers förvaltningsorgan anvisningar om hur staden skall ställa sig till de frågor som behandlas
28 Nämnderna skall i god tid sända sammanträdeskallelsen till stadsstyrelsens ordförande, den av stadsstyrelsen till nämnden förordnade företrädaren och stadsdirektören, samt till dem sända föredragningslistan för sammanträdet. 29 Stadsstyrelsens ordförande och stadsdirektören kan besluta att ta upp ärende till behandling i stadsstyrelsen. En nämnd och dess ordförande samt i instruktion nämnd tjänsteinnehavare kan besluta att ta upp ärende till behandling i nämnden. 30 Organ och myndigheter som underlyder stadsstyrelsen skall meddela stadsstyrelsen om sådana beslut som kan tas upp till behandling i stadsstyrelsen. Organ och myndigheter som underlyder en nämnd skall meddela nämnden om sådana beslut som kan tas upp till behandling i nämnden. Meddelande skall ges inom fyra dagar efter att protokollet justerats. Om protokollet inte justeras räknas tidsfristen från det att protokollet eller beslutet undertecknats. Stadsstyrelsen och nämnd ger närmare anvisningar om hur beslut skall meddelas. Stadsstyrelsen och nämnd kan besluta att meddelande inte behöver ske i fråga om vissa slag av beslut eller vissa organs och myndigheters beslut. Beslut i sådana ärenden som enligt moment 4 inte behöver meddelas kan verkställas utan hinder av det högre organets rätt att ta upp ärende, om inte stadsstyrelsen eller en nämnd i något enskilt fall meddelat att den har för avsikt att ta upp ärendet till behandling. 31 Kommittéer kan tillsättas av stadsstyrelsen. Nämnd kan tillsätta kommitté, som är underställd nämnden, att handha tidsbestämda utrednings-, beredningseller övervakningsuppgifter inom nämndens verksamhetsområde. När stadsstyrelsen eller en nämnd tillsätter en kommitté skall den besluta om kommitténs målsättningar och uppgifter. Stadsstyrelsen eller nämnden skall vid behov besluta också om beslutanderätt skall ges kommittén inom ramen för den beslutanderätt som enligt förvaltningsstadgan tillkommer dem. Kap IX PERSONALEN 32 Staden har tjänsteinnehavare i inrättade tjänster samt tjänsteinnehavare i tjänsteförhållande. Anställda i arbetsavtalsförhållande finns enligt beslut i behöriga organ. Stadsstyrelsen beslutar i ärenden som åligger staden som arbetsgivare, såvida annat inte följer av förvaltningsstadgan, instruktion eller annat stadgande. Stadsfullmäktige och stadsstyrelsen godkänner allmänna principer för stadens personalpolitik.
33 För tjänsteinnehavare och arbetstagare uppgörs vid behov en uppgiftsbeskrivning som regelbundet justeras och särskilt då förändringar sker i fråga om personalen och uppgifterna. Beredningen sker i samråd med berörda tjänsteinnehavare/arbetstagare och förman. Uppgiftsbeskrivningen godkänns av stadsstyrelsen för stadsdirektören. För den övriga personalen godkänns uppgiftsbeskrivningar på det sätt som stadgas i instruktionen för huvudansvarsområde. Kap. X BEFOGENHETER I PERSONALFRÅGOR 34 Tjänster och arbetsavtal ledigförklaras av den myndighet som tillsätter tjänsten eller arbetsavtalet. En tjänst som tillsätts av fullmäktige ledigförklaras dock av stadsstyrelsen. 35 Behörighetsvillkoren för personalen bestäms i lag eller förordning, i instruktionerna för huvudansvarsområdena, i beslut gällande inrättande av tjänst eller genom separata beslut. Enligt 6 2 mom. lagen om kommunala tjänsteinnehavare beslutar den myndighet som tillsätter tjänsten om anställning av en person i ett tjänsteförhållande för viss tid, oberoende av de särskilda behörighetsvillkoren. För förvaltningschefstjänsten, vård- och omsorgsdirektörstjänsten och tjänsten som teknisk direktör krävs god förmåga att använda svenska och finska i tal och skrift. Språkkunskapskrav för övrig personal bestäms i instruktion för huvudansvarsområde eller i annan instruktion. För sådan personal, som inte är omnämnd i instruktionerna, bör språkkunskapskrav bestämmas genom beslut i den myndighet som anställer till tjänst eller i arbetsavtal. Besluten om språkkunskapskrav bör fattas innan en tjänst eller ett arbetsavtal ledigförklaras. De språkkunskapskrav, som utgör en del av de särskilda behörighetskraven, bör meddelas vid utannonseringen. Språkkunskapskrav i svenska och finska bör meddelas också i de fall när de inte utgör behörighetskrav, men räknas som merit vid anställningen. Språkkunskapskraven bör bestämmas så att den som anställs har sådana språkkunskaper som arbetsuppgifterna kräver. Om krav på kunskaper i andra språk än svenska och finska besluter den myndighet som utser tjänsteinnehavaren eller den som är anställd i arbetsavtal. För de tjänster som besätts av stadsfullmäktige bestäms dylika språkkunskapskrav av stadsstyrelsen. Det bör anges i beslutet om kunskaperna utgör en del av de särskilda behörighetsvillkoren. Det kan även meddelas att språkkunskaper beaktas som merit även om de inte utgör en del av de särskilda behörighetsvillkoren. Vid bestämmandet av språkkunskapskrav och bedömning av kunskaper i svenska och finska följs de bestämmelser i förordning som gäller för bedömning av kunskaper i finska och svenska inom statsförvaltningen. Den anställande myndigheten kan på vägande grunder bevilja den som utses till tjänst eller till anställning i arbetsavtal lindring i fråga om de i instruktion eller enskilt beslut bestämda kraven på språkkunskaper. Vid beviljandet av lindring bör arbetsuppgifterna och den övriga personalens språkkunskaper inom arbetsplatsen beaktas och en bedömning ske av personens möjligheter att handha sina arbetsuppgifter. Motivering för lindring kan särskilt i fråga om arbetsavtal för vilka endast krävs muntliga kunskaper också vara att person saknar formellt intyg på sina språkkunskaper men t.ex. genom intervju eller på annat sätt bedöms ha tillräckliga språkkunskaper.
Beviljande av lindring i fråga om krav på goda muntliga och skriftliga kunskaper kan ske endast på mycket vägande grunder när person anställs tills vidare. Anställning bör ske för viss tid om dylika grunder inte finns. 36 Om val av stadsdirektör stadgas i kommunallagen. Förvaltningschefen, vård- och omsorgsdirektören och tekniska direktören väljs av stadsfullmäktige. Stadganden om val av övriga tjänsteinnehavare och annan personal ingår i instruktionerna för huvudansvarsområdena. Beslut om prövotid, avtal om prövotid och prövotidens längd fattas av den anställande myndigheten. 37 Den anställande myndigheten beslutar om tjänsteinnehavares och arbetstagares avlöning vid anställningsförhållandets början. 38 I de fall som avses i 24 lagen om kommunala tjänsteinnehavare är det den myndighet som beslutar om anställning som i vartdera fallet beslutar om förflyttning av en tjänsteinnehavare till ett annat tjänsteförhållande. 39 Om inte annat följer av 43, beslutar den anställande myndigheten om beviljande av tjänst- och arbetsledighet för underställd personal. En vikarie förordnas vid behov av den myndighet som beviljar tjänst- eller arbetsledighet. 40 Beslut om beviljande av bisysslotillstånd samt om emottagande och innehav av bisyssla fattas av den anställande myndigheten. 41 Beslut om avstängning av en tjänsteinnehavare från tjänsteutövning fattas av den anställande myndigheten. 42 Beslut om upphörande av anställning och om permittering fattas av den anställande myndigheten. 43 Stadsdirektören och chefen för huvudansvarsområde beslutar om följande personalfrågor för sina underställda: 1) beviljande av semester 2) beviljande av sådan tjänstledighet eller arbetsledighet som tjänsteinnehavare och arbetstagare har ovillkorlig rätt till enligt lagstiftningen och tjänste- och arbetskollektivavtalen 3) beviljande av tjänstledighet och arbetsledighet efter prövning för högst 6 månader i sänder, ifall det därvid inte gäller att överväga hur mycket lön som skall betalas under tjänst- eller arbetsledigheten 4) tjänstereseförordnande för underställda tjänsteinnehavare och arbetstagare 5) förordnande vid behov av personalen att utföra mertids-, övertids-, lördags- och söndagsarbete samt att vara i beredskap
6) deltagande i personalutbildning 7) fastställande av personalval såvida utredning om hälsotillstånd inte innehåller villkor 8) bekräftande av villkorligt val av tjänsteinnehavare i enlighet med 3 2 mom. lagen om kontroll av brottslig bakgrund hos personer som arbetar med barn (504/2002) 9) begäran om upplysningar om hälsotillstånd och förordnande av kontroller och undersökningar av hälsotillstånd 10) besluta om individuellt lönetillägg för underställda tjänsteinnehavare och arbetstagare. Kap. XI CHEF FÖR HUVUDANSVARSOMRÅDE 44 Chefen för huvudansvarsområde ansvarar för den allmänna ledningen av centralen i enlighet med de mål som stadsfullmäktige, stadsstyrelsen och ansvarig nämnd godkänt för hela stadens organisation och för huvudansvarsområdet. 45 Chef för huvudansvarsområde kan tilldelas avgöranderätt i instruktion och genom beslut av stadsstyrelse, stadsdirektör eller nämnd. Chef för huvudansvarsområde åligger inom sitt verksamhetsområde 1. att besluta i de ärenden som ifrågavarande organ inom ramen för sina befogenheter överfört till hans eller hennes avgörande 2. att ansvara för uppbörden och indrivningen av inkomster, avgifter och fordringar samt för ansökan om statsandelar och -bidrag samt vid behov ingå med framställan om rättelseyrkande eller besvär 3. att besluta om anskaffningar och ingående av avtal inom de gränser som i instruktion är bestämt eller som stadsstyrelsen godkänt 4. att besluta om ersättningar och skadestånd inom de ramar som stadsstyrelsen godkänt 5. att besluta om de garantier som staden erhållit till säkerhet för sina fordringar och bevakning av dessa, likaså om ändring och friställande av dessa 6. att ansvara för verkställandet av stadsstyrelsens beslut till de delar som verkställigheten ålägger huvudansvarsområdet 7. att ansvara för information och rapportering 8. att ansvara för och tillse att introduktionen av personalen sköts, verka för upprätthållande av personalens yrkesskicklighet samt i övrigt tillse att personalutvecklingen befrämjas
Kap. XII FÖRMAN FÖR ANSVARSOMRÅDE 46 Förman för ansvarsområde leder sin del av förvaltningsorganisationen för uppnående av de mål som ställts för hela staden, huvudansvarsområdet och ansvarsområdet. Förman för ansvarsområde ansvarar för information och rapportering inom sitt ansvarsområde och vidare till chefen för huvudansvarsområdet. Förman för ansvarsområde kan tilldelas avgöranderätt i instruktion och genom beslut av stadsstyrelse, stadsdirektör, nämnd, sektion eller chef för huvudansvarsområde. Kap. XIII LEDNINGSGRUPPERNA OCH ANDRA FORMER FÖR SAMVERKAN 47 Den centrala ledningsgruppen leds av stadsdirektören. Till denna ledningsgrupp hör cheferna för huvudansvarsområdena. Därtill kan stadsdirektören inkalla andra tjänsteinnehavare till ledningsgruppens sammanträden. Ledningsgruppens uppgift är att samordna hela förvaltningens verksamhet och att befrämja samarbetet och informationen mellan de olika huvudansvarsområdena. 48 Om tillsättande av ledningsgrupp eller annan motsvarande grupp inom huvudansvarsområde stadgas i instruktion. 49 I såväl den centrala ledningsgruppen som ledningsgrupperna inom huvudansvarsområde har personalen rätt att utse en egen gemensam medlem. 50 Huvudansvarsområdes chef och chef för ansvarsområde bör regelbundet sammankalla till arbetsplatsmöten för diskussion om gemensamma arbetsuppgifter och för utbyte av information. I centrala utredningsfrågor och i anslutning till genomgripande reformer anordnas större gemensamma personalmöten. Kap. XIV MÖTESFÖRFARANDE 51 Bestämmelserna i detta kapitel skall iakttas när det är fråga om kommunala organs sammanträden, frånsett fullmäktiges, samt i tillämpliga delar vid förrättningar och syner. 52 Varje organ håller sina sammanträden vid de tidpunkter och på den plats som de beslutar. Sammanträde hålls också om ordföranden anser det vara nödvändigt eller om en majoritet av medlemmarna gör
en framställning om detta till ordföranden. 53 Ordföranden sammankallar till möte, eller om han är förhindrad, vice ordföranden. I möteskallelsen skall anges tidpunkten och platsen för sammanträdet samt vilka ärenden som skall behandlas. Föredragningslistan skall i mån av möjlighet sändas ut tillsammans med möteskallelsen. Möteskallelsen skall sändas till medlemmarna och till de övriga som har närvarorätt eller närvaroplikt. Kallelsen skickas ut på det sätt som organet beslutar. 54 Om samtliga ärenden inte blir behandlade vid ett sammanträde, kan man hänskjuta behandlingen till ett fortsatt möte. Särskild kallelse behöver då inte sändas ut. Man bör dock försöka underrätta de frånvarande om det fortsatta sammanträdet. 55 Om en medlem är förhindrad att delta i ett sammanträde skall han be sin ersättare delta i sitt ställe. När en medlem är jävig i någon fråga eller på grund av förhinder inte kan delta i behandlingen av något ärende, kan han be sin ersättare delta i denna frågas behandling. Också ordföranden eller föredraganden kan förmedla kallelsen till ersättaren. 56 Sedan ordföranden öppnat sammanträdet konstaterar han vilka som är närvarande och om sammanträdet är lagligt och beslutfört. Ärendena behandlas i den ordning som anges på föredragningslistan, såvida inte organet beslutar annat. Ett organ kan också besluta att ta upp sådana ärenden till behandling, som inte nämns i möteskallelsen. 57 Ordföranden skall leda behandlingen av ärendena och sörja för ordningen under sammanträdena. Ordföranden får sedan han givit en varning bestämma att personer som uppträder olämpligt skall avlägsnas. Om det uppstår oordning skall ordföranden avbryta eller upplösa sammanträdet. Om både ordföranden och viceordföranden är frånvarande eller jäviga i något ärende skall en tillfällig ordförande väljas för sammanträdet eller för behandlingen av berörda ärende. Ordförande bör tillse att under sammanträdet gjorda uttalanden och framställda förslag enligt behov översätts eller på någons begäran i korthet relateras. 58 Vid stadens organs sammanträden har förutom medlemmarna följande personer närvaro- och yttranderätt: vid stadsstyrelsens möten fullmäktiges ordförande samt vice ordförandena i fullmäktige vid övriga organs sammanträden stadsstyrelsens ordförande och stadsdirektören Om andra än ovan nämnda personers närvaro- och yttranderätt beslutar respektive organ. I direktioner kan närvaro- och yttranderätt genom beslut av ifrågavarande direktion ges åt personer som fyllt 15 år. Bestämmelser om stadsstyrelsens representation vid fullmäktiges sammanträden ingår i fullmäktiges arbetsordning.
59 Vid stadens organs sammanträden fattas besluten efter föredragning av en tjänsteinnehavare. Föredragandens förslag ligger till grund för behandlingen. Om föredraganden har ändrat det förslag som finns i föredragningslistan innan organet fattat beslut i ärendet, är det ändrade förslaget utgångsförslag. Om förslaget har tagits tillbaka måste ärendet avlägsnas från föredragningslistan, såvida inte organet beslutar annat. Vem som skall föredra ärendena bestäms i instruktionen för respektive organ/genom särskilt beslut av organet. Om föredraganden är frånvarande eller jävig skall hans ställföreträdare vara föredragande. Ett organ kan av särskilda skäl besluta att ett ärende skall behandlas utgående från ordförandens redogörelse, utan föredragning av en tjänsteinnehavare. 60 Ett organs ordförande skall vid behov begära att organet avgör huruvida jäv föreligger för en medlem eller annan person med närvarorätt. 61 I fråga om omröstning och val gäller i tillämpliga delar vad som föreskrivs i fullmäktiges arbetsordning. 62 Protokollet uppgörs av en protokollförare under ledning av ordföranden. Det skall undertecknas av ordföranden och kontrasigneras av protokollföraren. Protokollet skall justeras på det sätt som organet beslutar. Protokoll skall hållas offentligt framlagda. Tid och plats för framläggningen besluts av organet i fråga och kungörs minst en dag i förväg. I protokollet skall antecknas: 1) om konstitueringen: * organets namn, * tidpunkten för inledande och avslutning av sammanträdet samt sammanträdesplatsen, närvarande och frånvarande och i vilken egenskap deltagarna varit närvarande. * mötets laglighet och beslutförhet. 2) om ärendenas behandling: * rubrik för ärendena, * redogörelse för ärendena, * beslutsförslag, * jäv, * framlagda förslag och om de fått understöd, * omröstning, omröstningssätt, omröstningsförfarande, omröstningsproposition och omröstningens resultat, * val: valsätt och valresultat, * konstaterande av beslut, * avvikande mening. 3) om lagligheten: * anvisningar för rättelseyrkande och besvärsanvisning, * ordförandens underskrift, * protokollförarens kontrasignering, anteckning om protokolljustering * anteckning om framläggning ifall protokollet framlagts offentligt. I de anvisningar för rättelseyrkande, som fogas till protokollet, skall ges behövliga anvisningar för rättelseyrkande. I den besvärsanvisning som fogas till protokollet skall anges besvärsinstans, besvärstid och vad den som överklagar skall foga till besvärsskrivelsen.
Till sådana beslut som det inte går att yrka rättelse i eller anföra besvär mot skall fogas en anteckning om detta och uppges vilken lag eller förordning förbudet grundar sig på. Vad ovan föreskrivs skall i tillämpliga delar iakttas beträffande beslut som fattats av en tjänsteinnehavare eller en förtroendevald. Kap. XV SKÖTSELN AV EKONOMIN 63 Detta kapitel innehåller för alla förvaltningsenheter gemensamma bestämmelser om ekonomiplanering, drätsel och räkenskapsväsende samt övrig hushållning i staden. 64 Fullmäktige godkänner i budgeten verksamhetsmål, anslag och beräknade inkomster för de enskilda organens uppgifter och projekt. Stadsstyrelsen, nämnder eller direktioner godkänner dispositionsplaner som grundar sig på budgeten. Dessa organ kan överföra rätten att godkänna dispositionsplaner på underlydande tjänsteinnehavare. 65 Ändringar i budgeten skall föreläggas fullmäktige under budgetåret. Efter budgetåret kan ändringar i budgeten behandlas endast i undantagsfall. Efter det att bokslutet har undertecknats kan förslag till ändringar i budgeten inte föreläggas fullmäktige. Vid förslag till ändringar i anslagen bör också utredas vilken verkan ändringarna får på målen för verksamheten och på de beräknade inkomsterna. Likaså måste man innan ändringar görs i målen för verksamheten eller i de beräknade inkomsterna, utreda ändringarnas inverkan på anslagen. 66 Beslut om försäljning av anläggningstillgångar fattas av stadsstyrelsen enligt grunder som fullmäktige godkänt. Stadsstyrelsen kan delegera sin kompetens att sälja lös egendom och aktier och andelar till andra organ och tjänsteinnehavare. 67 Fullmäktige godkänner grunderna för avskrivningar enligt plan. Utgifter för ombyggnad av anläggningstillgångar läggs till den oavskrivna anskaffningsutgiften, ifall det inte finns särskilda skäl att göra en separat avskrivningsplan för ombyggnaden. Utifrån de grunder som fullmäktige antagit för avskrivningarna enligt plan godkänner stadsstyrelsen avskrivningsplaner för enskilda nyttigheter eller kategorier av nyttigheter. Stadsstyrelsen fastställer en gräns för små anskaffningar som underlag för avskrivningskalkylen. 68 Fullmäktige beslutar om principerna för upplåning och utlåning och för övriga placeringar. I samband med godkännandet av budgeten och ekonomiplanen beslutar fullmäktige om förändringar i långivningen och det främmande kapitalet. Stadsstyrelsen beslutar om övriga frågor som gäller finansieringen.
Stadsstyrelsen kan delegera rätt att besluta om upplåning och placeringar vidare till tjänsteinnehavare. andra organ och 69 Fullmäktige bestämmer de allmänna grunderna för avgifterna. Själva avgifterna och de detaljerade motiveringarna till dem fastställs av stadsstyrelsen. Stadsstyrelsen kan överföra sin kompetens till andra organ och tjänsteinnehavare. 70 Stadsstyrelsen ansvarar för hur riskhanteringen realiseras och samordnas och beslutar om försäkring av kommunens egendom och ansvar. Stadsstyrelsen kan delegera kompetens till andra organ och tjänsteinnehavare. Kap. XVI REVISION 71 Föreskrifter om granskning av förvaltning och ekonomi ges i revisionsstadgan. Kap. XVII UNDERTECKNANDE AV HANDLINGAR 72 Avtal och förbindelser som ingås på stadens/stadsstyrelsens vägnar undertecknas av stadsstyrelsens ordförande eller stadsdirektören och kontrasigneras av stadsdirektören eller chefen för ifråga varande huvudansvarsområde eller av den tjänsteinnehavare som berett ärendet eller stadsjuristen, om inte stadsstyrelsen har befullmäktigat andra personer eller annat stadgats nedan. Stadsstyrelsens expeditioner och inlagor undertecknas av stadsdirektören och kontrasigneras av förvaltningschefen, stadsjuristen, chefen för behörigt huvudansvarsområde eller annan tjänsteinnehavare som stadsstyrelsen utsett. Organets ordförande eller vederbörande chef för huvudansvarsområde och organets sekreterare kan även inom ramen för de gränser organet har beslutanderätt underteckna de handlingar som beslutet föranleder. Föredraganden har även rätt att kontrasignera en handling. Utdrag och kopior av handlingar som organet har hand om kan organets sekreterare även ensam bestyrka. Remissbeslut och skrivelser som gäller beredningen av ett ärende undertecknas av den person som bereder ärendet. 73 Ett sådant kommunalt organ som avses i 4 och 14 1 mom. i lagen om offentlighet i myndigheternas verksamhet kan till en underlydande tjänsteinnehavare delegera myndighetens rätt att besluta om utlämnande av en handling som hör till det egna verksamhetsområdet.
Kap. XVIII ÖVRIGA STADGANDEN 74 Språkgruppernas behov skall beaktas jämbördigt i organiseringen av stadens förvaltning och verksamhet och i informationen. Den kommunala servicen skall ordnas så att klienterna inom alla områden av verksamheten kan få service på sitt eget språk. Stadsstyrelsens och nämndernas föredragningslistor och protokoll uppgörs på svenska och finska. Även utredningar och andra bilagor till föredragningslistor och protokoll skall i mån av möjlighet föreligga på svenska och finska. Stadgandet i moment 2 gäller inte utbildningsnämnderna. Deras föredragningslistor och protokoll uppgörs på svenska eller finska, dock med beaktande av språklagens stadganden. Övriga organs och myndigheters handlingar uppgörs på myndighetens arbetsspråk och med iakttagande av språklagens bestämmelser om handläggningsspråk i partsärenden. Organ och myndighet prövar behovet av att uppgöra handlingar på båda språken utgående från att planer, utredningar och andra handlingar som innehåller information av väsentligt allmänt intresse bör uppgöras helt på båda språken eller i form av tillräckliga sammandrag. 75 Till staden riktade stämningar och delgivningar emottas av stadsdirektören, förvaltningschefen eller annan av stadsstyrelsen befullmäktigad tjänsteinnehavare. 76 Stadsstyrelsen besluter om de grunder enligt vilka lösen för handlingar skall erläggas till staden. För utlämnande av en sedvanlig uppgift ur ett protokollsutdrag, en kopia eller någon annan utskrift tas ut en avgift per sida. För utlämnande av en uppgift ur en handling, kopia eller någon annan utskrift som kräver särskilda åtgärder tas en fast grundavgift ut som kan graderas enligt vad informationssökningen kräver. Utöver grundavgiften tas en avgift ut per sida. Om handlingen inte kan individualiseras och hittas i det dokumentregister som myndigheten skall föra enligt offentlighetslagen eller uppgiften ur en handling, som vid informationssökningen kräver särskilda åtgärder, ges muntligt eller genom att handlingen lämnas ut för läsning eller kopiering eller sänds per e-post, tas endast ut en fast grundavgift motsvarande de faktiska kostnaderna som varierar beroende på hur krävande informationssökningen är. Stadsstyrelsen besluter närmare om grunderna och beloppen för avgifter som omfattas av offentlighetslagen. 77 Ansvarig nämnd inom sitt huvudansvarsområde och stadsstyrelsen i övriga fall beslutar om hur de i KomL 64 avsedda kommunala tillkännagivandena skall göras kända på annat sätt än genom att de sätts upp på anslagstavlan för offentliga kungörelser. 78 Stadsstyrelsen kan godkänna närmare tillämpningsdirektiv för denna förvaltningsstadga. 79 Denna förvaltningsstadga träder i kraft 1.1.2013.