ANVISNING MIG-2016-3386 1 (8) 05.03.01 MIGDnr-2016-340 15.4.2016 Giltighetstid Fr.o.m. 11.4.2016 tills vidare Målgrupp Företrädare för minderåriga asylsökande utan vårdnadshavare Författningsgrund Lagen om mottagande av personer som söker internationellt skydd (746/2011) 8, lagen om Migrationsverket (1344/2009) 2.2. Närmare uppgifter ges av Marko Uuttu Anvisningen är tillgänglig vid Migrationsverket
MIGRATIONSVERKETS ANVISNING OM ARVODE OCH KOSTNADSERSÄTTNING TILL FÖRETRÄDARE FÖR BARN UTAN VÅRDNADSHAVARE Anvisningen innehåller närmare anvisningar om förfaringssättet för arvoden och kostnadsersättningar som söks hos Migrationsverket och betalas till företrädare för minderåriga asylsökande utan vårdnadshavare. Syftet med anvisningen är att dra upp riktlinjer för en enhetlig tillämpning av lagen om mottagande av personer som söker internationellt skydd och förordningen om arvode (115/2012). Anvisningen är dock inte bindande för den som avgör i ett enskilt fall, eftersom grunderna för individens rättigheter och skyldigheter föreskrivs genom lag. Om anvisningen i ett enskilt fall strider mot lagen om mottagande av personer som söker internationellt skydd, förordningen om arvode, förvaltningslagen, grundlagen, övriga förpliktande normer eller internationella ålägganden ska anvisningen inte tillämpas. Överdirektör Jaana Vuorio Direktör Jorma Kuuluvainen Dokumentet har undertecknats elektroniskt i ärendehanteringssystemet. Migrationsverket 15.4.2016 kl. 11:47. Underteckningens riktighet kan fastställas vid registratorskontoret.
Bilagor Sammandragsblankett för företrädarens faktura; faktura på företrädarens arvode och andra kostnader; Specifikation för enskilda företrädda; blanketten specifikation av företrädarens arvode och kostnader; Reseräkningsblankett
INNEHÅLLSFÖRTECKNING 1. Tillämpliga författningar... 5 2. Behöriga myndigheter... 5 3. Företrädarens uppgifter... 6 4. Tid som berättigar till arvode och kostnadsersättning... 6 5. Arvodets belopp... 7 6. Kostnader som ersätts... 7 6.1. Kontorskostnader... 7 6.2. Rese- och inkvarteringskostnader... 7 6.3. Inkomstbortfall... 8 6.4. Utbildningskostnader... 8 6.5. Avgift för straffregisterutdrag... 8 7. Ansökan om arvode och kostnadsersättning... 8 8. Räkningsspecifikation... 9 9. Migrationsverkets kontaktuppgifter... 10
1. Tillämpliga författningar Enligt 39 i lagen om mottagande av personer som söker internationellt skydd (746/2011) ska en företrädare utan dröjsmål utses för barn som söker internationellt skydd, får tillfälligt skydd eller är offer för människohandel och som inte har uppehållstillstånd, om barnet befinner sig i Finland utan vårdnadshavare eller någon annan laglig företrädare. Enligt 56 i lagen om främjande av integration (1386/2010) ska en företrädare utan dröjsmål utses för en minderårig som fått uppehållstillstånd inom flyktingkvoten och för ett barn som fallit offer för människohandel och har uppehållstillstånd, om barnet vistas i Finland utan vårdnadshavare eller någon annan laglig företrädare. Företrädare kan även utses för ett annat barn som fått uppehållstillstånd och som vistas i Finland utan vårdnadshavare eller någon annan laglig företrädare. 7 3 mom. i lagen om mottagande av personer som söker internationellt skydd och 59 i lagen om främjande av integration innehåller bestämmelser om arvode och kostnadsersättning till företrädare. Statsrådets förordning om arvode och kostnadsersättning till företrädare för barn utan vårdnadshavare (115/2012, nedan förordningen av arvode) innehåller närmare bestämmelser om grunderna för betalning av arvode och arvodets belopp, kostnader som ersätts och förfaringssättet vid betalning av arvode och kostnadsersättning. Arvode och kostnadsersättning betalas till en företrädare för ett barn utan vårdnadshavare som förordnats av tingsrätten med stöd av 39 i mottagningslagen eller 56 i integrationslagen. 2. Behöriga myndigheter För en minderårig person utan vårdnadshavare som inte har uppehållstillstånd i Finland betalar Migrationsverket på ansökan företrädararvode enligt den tid som företrädaren använt för dessa uppgifter och ersättning för kostnaderna som företrädandet har föranlett. NTM-centralernas och TE-byråernas utvecklings- och förvaltningscenter (KEHA-centret) betalar på ansökan arvode till en företrädare som förordnats för barnet enligt tiden som använts till företrädaruppdraget och ersättning för kostnader som företrädandet föranlett när företrädaren har förordnats utifrån lagen om främjande av integration eller lagen om mottagande av personer som söker internationellt skydd och barnet har beviljats uppehållstillstånd. När ett barn som ansökt om internationellt skydd har beviljats uppehållstillstånd, betalar Migrationsverket företrädarens arvode och kostnadsersättning tills beslutet om uppehållstillstånd har delgetts sökanden, dagen för delfående inberäknad (KEHA-centrets ansökningsanvisningar och blanketter www.kehakeskus.fi/yhteystiedot/haemaksatusta/).
3. Företrädarens uppgifter Företrädaren för vårdnadshavarens talan i ärenden som gäller barnets person och förmögenhet samt sköter barnets förmögenhet på det sätt som föreskrivs i 12 kap. 1 och 2 i rättegångsbalken, 14 i förvaltningslagen (434/2003), 17 och 18 3 mom. i förvaltningsprocesslagen (586/1996), lagen om förmyndarverksamhet (442/1999). I företrädarens uppgifter ingår inte barnets dagliga vård, fostran eller övriga omvårdnad. 4. Tid som berättigar till arvode och kostnadsersättning Arvode och kostnadsersättning betalas för skötseln av uppdraget som företrädare från den dag då tingsrätten har förordnat företrädaren. Arvode kan betalas även för högst två timmar för arbete som utförts för att lära känna barnet före tingsrättens beslut. Arvodet kan dock betalas först efter att tingsrätten har fattat beslut om förordnande av företrädare. För denna tid betalas dock inte kostnadsersättning, eftersom detta inte nämns i förordningen om arvode. Arvode och kostnadsersättning betalas inte för tiden efter den dag då uppdraget som företrädare har upphört eller tingsrätten har befriat företrädaren från uppgiften. Företrädarens uppdrag upphör när den som företräds uppnår myndighetsålder, den som företräds varaktigt flyttar från Finland eller en vårdnadshavare eller någon annan laglig företrädare utses i Finland för den som företräds. Således betalas till exempel inte sådana arvoden eller kostnader som gäller en dag efter att den som företräds har fyllt 18 år eller en senare tidpunkt. Med uppnående av myndighetsålder hos den som företräds avses också situationer där det efter att en företrädare har förordnats framgår, till exempel utifrån en rättsmedicinsk undersökning för att fastställa personens ålder, att den som företräds har varit myndig redan när företrädaren förordnades. I detta fall betalas arvode och kostnadsersättning till företrädaren fram till den dag då företrädaren har meddelats om ändringen av den ungas ålder. När ändringen av åldern har införts i UMA-systemet meddelar förläggningen där den som företräds är registrerad omedelbart ändringen av åldern till företrädaren. Om det efter förordnandet av en företrädare visar sig att barnet har en vårdnadshavare i Finland, ska företrädaren befrias från sin uppgift, om inte detta strider mot barnets bästa. Företrädaren kan befrias från sin uppgift om han eller hon begär detta, är förhindrad på grund av sjukdom eller av annan orsak eller inte kan sköta sitt uppdrag eller om det finns en annan särskild orsak. Arvode och kostnadsersättning betalas inte för den dag som följer efter dagen då beslutet om skiljande gavs. Arvode för förberedelse-, utrednings- och uppföljningsarbete som ingår i företrädarens uppdrag kan betalas för högst en timme per månad. Då måste företrädaren dock lämna in en separat redogörelse till Migrationsverket för grunderna till den använda tiden på en specifikationsblankett som bifogas fakturan. I redogörelsen ska företrädaren noggrant specificera händelserna under timmen. Ersättning kan betalas för sammanlagt 1 timme per månad. All tid som överstiger en timme måste motiveras. Tid som använts för telefonsamtal, korrespondens via e-post och brev samt för användning av internet i ärenden som gäller skötseln av barnets ärenden utgör sådan tid som använts för förberedelse-, utrednings- och uppföljningsuppgiften. För tid som används för att lära känna barnet samt för att ta reda på barnets åsikter och önskemål kan arvode betalas för två timmar per månad. I detta fall ska företrädaren dock ge Migrationsverket en separat redogörelse för grunderna för den använda tiden på en specifikationsblankett som bifogas fakturan. Om det är nödvändigt för att trygga barnets bästa kan arvode för ovannämnda uppgifter betalas för fler än en timme. I detta fall ska företrädaren dock
ge Migrationsverket en separat redogörelse för grunderna för den använda tiden. Om den som företräds till exempel är klient inom barnskyddet eller har en kronisk sjukdom kan företrädaren ha exceptionellt mycket uppgifter. Migrationsverket har sammanställt en separat praktisk faktureringsanvisning för företrädarna. Där listas maximitiderna för olika händelser. 5. Arvodets belopp Företrädarens timarvode är 45 euro. Om företrädaren sköter två eller flera barns ärenden samtidigt betalas inte dubbla timarvoden. 6. Kostnader som ersätts 6.1. Kontorskostnader Sedvanliga bevisade kostnader som uppkommit vid skötseln av uppdraget som företrädare, till exempel skäliga kostnader för användning av telefon, internet och post samt kopiering. ersätts. Anskaffningar eller installeringar av anordningar ersätts inte. Om företrädaren föranleds kostnader för den som företräds under asylsamtalet eller ett motsvarande möte, till exempel kostnader för förfriskning eller måltider, betalas dessa inte som kostnadsersättning till företrädaren. Företrädaren kan på förhand sörja för att enheten för mottagande ger barnet en skälig penningsumma för förfriskningar eller måltider under mötet eller resan till samtalet. 6.2. Rese- och inkvarteringskostnader Rese- och inkvarteringskostnader som föranleds av resor som gäller skötseln av uppdraget som företrädare samt dagtraktamente för resetiden ersätts utifrån statens resereglemente som gäller vid tidpunkten. Statens resereglemente finns på finansministeriets webbplats på adressen http://www.vm.fi (statens resereglemente). Tiden som används för resor och inkvartering räknas inte som tid som används för skötseln av uppdraget som företrädare och således betalas inte arvode för denna tid. Arvode betalas inte heller för restiden när barnet och företrädaren reser tillsammans. Reseförskott betalas inte eftersom företrädaren inte är anställd med arbetsavtal hos Migrationsverket. Migrationsverket beställer inte på förhand resebiljetter utan företrädaren beställer och betalar resorna själv och debiterar avgifterna i efterskott på reseräkningen. Resorna ersätts i regel i enlighet med gällande taxa för kollektivtrafiken. Kilometerersättning betalas endast om det finns en godtagbar grund för att använda egen bil. Användningen av taxi ska vara välgrundad. Företrädarens uppgift är inte att köra barnet med egen bil och därför betalas inte kilometerersättningens tilläggsersättning för detta och det får inte föranleda kostnader som till exempel kilometerersättningar. Om företrädaren ändå kör barnet och det sker en olycka, ersätter företrädarens trafikförsäkring kostnaderna, inte förläggningen eller Migrationsverket.
6.3. Inkomstbortfall Inkomstbortfall som beror på skötseln av uppdraget som företrädare ersätts om företrädaren inte har kunnat sköta uppgifterna utanför huvudtjänstens arbetstid. Inkomstbortfall ersätts också om företrädaren under tjänstetid deltar i utbildning som Migrationsverket godkänt på förhand. Inkomstbortfall som gäller bisyssla ersätts inte. Till företagare ersätts det verkliga inkomstbortfallet, inte förväntade inkomster. Ersättningen som betalas för inkomstbortfall är högst 60 euro per dygn. 6.4. Utbildningskostnader Rese- och inkvarteringskostnader samt dagtraktamente som föranleds av utbildning som är nödvändig för skötseln av uppdraget som företrädare som förordnats på tingsrättens beslut ersätts enligt statens resereglemente. Dessutom kan en avgift som tagits ut för att delta i utbildning ersättas. Företrädarens timarvoden betalas inte för utbildningstiden. Utbildningen kan också ha ordnats av någon annan organisation än Migrationsverket om Migrationsverket på förhand har godkänt att ersätta kostnaderna för utbildningen. 6.5. Avgift för straffregisterutdrag Företrädaren ersätts för avgift som tas ut för straffregisterutdrag. Vid ingången av 2012 trädde en ändring av straffregisterlagen (770/1993) i kraft. Med stöd av den kan Rättsregistercentralen ta ut en avgift för ett straffregisterutdrag som begärts för att reda ut brottslig bakgrund hos personer som arbetar med barn. Straffregisterutdraget får inte vara mer än sex månader gammalt. På denna grund får företrädaren ersättning för högst två utdrag per år. 7. Ansökan om arvode och kostnadsersättning Företrädaren ska ansöka om arvode och kostnadsersättning från Migrationsverket på en blankett som fastställts för detta ändamål. Arvoden eller kostnader som betalas av arbets- och näringsbyråernas utvecklings- och förvaltningscenter (KEHA-centret) får inte antecknas på ansökningsblanketten. Företrädare för personer som beviljats uppehållstillstånd ansöker om ersättning hos KEHA-centret. Mer information om detta finns på adressen www.kehakeskus.fi/yhteystiedot/hae-maksatusta/. Migrationsverket och KEHA-centret har rätt att utbyta information för att säkerställa att ersättningshandläggningen är rättmätig. Migrationsverket har bekräftat den bifogade arvodesfakturablanketten. Ersättningar för resekostnader söks på Migrationsverkets reseräkningsblankett. Företrädarens arvode och kostnader faktureras på företrädarens namn och inte till exempel på firman, eftersom uppdraget som företrädare grundar sig på tingsrättens beslut om förordnande som företrädare för en viss person. Tingsrättens beslut ska bifogas den första ansökan. Arvode och andra kostnadsersättningar än sådana som föranletts av en resa ska sökas inom två månader efter att grunden för arvodet eller kostnaderna har uppstått. I frågor som gäller beräkningen av en laga tid på två månader och frågor som gäller dokumentets ankomst följs bestämmelserna i lag om beräknande av laga tid (150/1930) och förvaltningslagen (434/2003).
Migrationsverket kan av särskilt grundad anledning bevilja tillstånd för betalning av arvode och kostnadsersättning även om dessa inte har sökts inom utsatt tid. Syftet är att försöka undvika situationer som är oskäliga ur företrädarnas synvinkel genom att säkerställa att de kan ansöka om arvode och kostnadsersättning till exempel i sådana situationer där detta på grund av olycka eller sjukdom inte kunnat göras inom föreskriven tid. Ersättning för resekostnader söks i enlighet med statens resereglemente. Enligt 21 i gällande statens resereglemente ska ersättning för resekostnader sökas med en reseräkning som lämnas in till ämbetsverket inom två månader efter att resan har avslutats, vid äventyr att rätten till ersättning och eventuellt betalt förskott annars förloras. 8. Räkningsspecifikation För att arvode och ersättning för kostnader ska betalas ska företrädaren på sin faktura ange följande: 1) företrädarens namn, personbeteckning, kontaktuppgifter och bankförbindelse, 2) det företrädda barnets namn och kundnummer, 3) uppgifter som behövs för förskottsinnehållning som avses i lagen om förskottsuppbörd (1118/1996) (skattekort), 4) yrkan på arvode där åtgärderna och den dagliga tiden som använts för dessa har specificerats, använd tid, klockslag, datum, eventuell kvittering (specifikationsblankett för varje person som företräds), 5) uppgifter som enligt statens resereglemente krävs för reseräkningar (reseräkningsblankett) 6) uppgifter om andra kostnader än de som nämns ovan i punkt 6. samt 7) originalverifikat på kostnaderna som ska ersättas. Ersättningsfakturan kan inkludera arvoden och kostnader för fler än ett barn. I detta fall redogör företrädaren separat för tiden som använts för att företräda varje barn samt för kostnaderna som arbetet föranlett. Den specificerade beskrivningen av företrädarens uppgifter gäller en enskild person som företräds. Om det är fråga om ett möte antecknas i uppgiftsbeskrivningen tidpunkten för mötet, namnen på personerna som deltog i mötet samt anledningen till mötet och kvittering av myndigheten, en anställd vid förläggningen eller en annan part. Om företrädaren träffar barnet ska en anteckning om mötet och längden på mötet göras på arvodesfakturans kostnadsspecifikationsblankett och en anställd vid förläggningen ska informeras om mötet. När totalsumman för arvodet beräknas, avrundas den tid som ska ersättas till närmaste 15 minuter. En tillförlitlig redogörelse ska lämnas in för tiden som använts för att sköta företrädaruppdraget och kostnaderna som ska ersättas. Till räkningens kostnadsspecifikation ska bifogas originalverifikat eller ett annat dokument utifrån vilket kostnaderna kan bekräftas. Kostnaderna som gäller varje uppgift som faktureras ska finnas på samma faktura. Telefonkostnader ersätts utifrån originalverifikat eller enligt serviceproducentens taxa (till exempel en kopia av fakturan där taxan framgår ska bifogas fakturan). På begäran ska originalkvittot för kostnaderna för användning av internet ges. Originalkvitton ska ges för post- och kontorskostnader. Alla kvitton för resekostnader ska bifogas reseräkningen i original om ett kvitto har varit tillgängligt. Företrädaren ska bifoga arbetsgivarens intyg över inkomstbortfall till fakturan. En företrädare som verkar som företagare ska ge en annan tillförlitlig redogörelse för inkomstbortfallet. Om kostnaderna är fördelade mellan Migrationsverket och KEHA-centret skickas originalkvittot till endera myndigheten. På kopiorna av kvitton och räkningens kostnadsspecifikation ska klart antecknas till vilken myndighet originalkvittot har skickats.
9. Migrationsverkets kontaktuppgifter Migrationsverkets arvodes- och reseräkningar ska skickas på Migrationsverkets blanketter till adressen: Migrationsverket Enheten för mottagande/företrädararvoden PB 18 00581 Helsingfors Arvodes- och kostnadsersättningar som gäller företrädda som kommit utan vårdnadshavare och som beviljats uppehållstillstånd skickas till KEHA-centret på adressen KEHA-centret Norra betalningsområdet PB 200 90101 ULEÅBORG Blanketter och kontaktuppgifter finns också på KEHA-centrets webbplats på adressen: www.kehakeskus. fi/yhteystiedot/. Begäran om mer information och anvisningar per e-post till adressen maahanmuuttokorvaukset.keha@ely-keskus.fi. Bilagor 1. Sammandragsblankett för företrädarens faktura; faktura på företrädarens arvode och andra kostnader 2. Specifikation för enskilda företrädda; blanketten specifikation av företrädarens arvode och kostnader 3. Reseräkningsblankett