Fastighetsägarna MittNord Kungsgatan 6 8, 3 tr 632 20 Eskilstuna telefon 016-17 22 50 e-post info@mittnord.fastighetsagarna.se www.fastighetsagarna.se/mittnord Fastighetsägarna GFR Lilla Bommen 4 A Box 53081, 400 14 Göteborg telefon 031-755 33 00 e-post infogfr@fastighetsagarna.se www.fastighetsagarna.se/gfr Fastighetsägarna Stockholm Alströmergatan 14 Box 12871, 112 98 Stockholm telefon 08-617 75 00 e-post stockholm@fastighetsagarna.se www.fastighetsagarna.se/stockholm Fastighetsägarna Syd Engelbrektsgatan 7 Box 4077, 203 11 Malmö telefon 040-35 01 70 e-post info@syd.fastighetsagarna.se www.fastighetsagarna.se/syd Fastighetsägarna Sverige Drottninggatan 33 Box 16132, 103 23 Stockholm telefon 08-613 57 00 e-post info@fastighetsagarna.se www.fastighetsagarna.se 32
DU OCH DIN BOSTADSRÄTTSFÖRENING 1
DU OCH DIN BOSTADSRÄTTSFÖRENING Att sitta i styrelsen för en bostadsrättsförening kan vara arbetsamt och kräver stor kunskap. De frågor som behandlas sträcker sig över vida ämnesområden, från frågor om medlemmars rättigheter och skyldigheter till fastighetsunderhåll och myndighetskrav. Som ett stöd i ert viktiga arbete har vi tagit fram denna informationsskrift. Tanken är att den ska kunna fungera både som hjälp i den löpande verksamheten och för att informera övriga medlemmar om vad som ingår i styrelsens uppdrag och hur ansvarsfördelningen i huset ser ut. Som utgångspunkt har vi använt Fastighetsägarnas normalstadgar, det kan därför finnas avvikelser gentemot innehållet i den enskilda bostadsrättsföreningens stadgar. I så fall är det alltid föreningens egna stadgar som gäller. Lycka till med ert fortsatta arbete! Ni är alltid välkomna att höra av er till Fastighetsägarna med både frågor och synpunkter. Med vänlig hälsning Reinhold Lennebo Verkställande direktör, Fastighetsägarna Sverige DU OCH DIN BOSTADSRÄTTSFÖRENING ISBN 978-91-977133-7-5. Utgiven av Fastighetsägarna i maj 2012, reviderad i december 2014. Redaktion Diana Ergovic, David Hult, Per Rydell, Ove Schramm, Line Zandén och Marie Öhrström Foto Niklas Almesjö/Scandinav, Magnus Glans, Sofia Sabel, Frida Lenholm, Per Aronsson, Per Bredberg, Maskot med flera Illustration Sid 27 Lars Franson, Information & Illustration AB Produktion Elisabeth Jönsson, InfoMera IMR AB Tryck Alfredssons 2
INNEHÅLLSFÖRTECKNING BOSTADSRÄTTSFÖRENING VAD ÄR DET?... 4 7 Föreningen bildas Bo i bostadsrätt LAGARNA OCH STADGARNA STYR...8 11 Föreningens stadgar Övrigt regelverk FÖRENINGSSTÄMMAN OCH DESS INNEHÅLL...12 15 Stämmans inledning Ekonomi och ansvarsfrihet Arvoden och ersättningar Val till förtroendeuppdrag STYRELSENS ARBETE...16 21 Respekt för uppdraget Ledamöternas roller De viktiga protokollen Valberedningen BOSTADSRÄTTSFÖRENINGEN SOM FASTIGHETSÄGARE...22 25 Uppdaterad underhållsplan Övriga fastighetsägarfrågor ETT ÅR I BOSTADSRÄTTSFÖRENINGEN...26 27 VÅRA ÖVRIGA KANALER...28 29 Kunskapsbanken Webshopen Fastighetsägarna Dokument Utbildningsverksamhet KOMPLETTERANDE DOKUMENT...30 MEDLEMSKAP MED MERVÄRDEN...31 3
4
BOSTADSRÄTTSFÖRENING VAD ÄR DET? EN FÖRENING STYRD AV MEDLEMMARNA En bostadsrättsförening är en ekonomisk förening som äger någon form av flerbostadsboende. Föreningen drivs utan vinstintresse och har två huvudsakliga syften att vårda fastigheten och ge alla boende i föreningen möjlighet till ett likvärdigt inflytande. I dagligt tal säger man oftast att man äger sin bostadsrätt. Rent juridiskt sett är det dock så att man äger en andel i föreningen och har i och med det nyttjanderätt utan tidsbegränsning till en viss lägenhet. Nyttjanderätten är mycket stark men skiljer sig ändå från ett fullständigt ägande. Till exempel ska den nye medlemmen godkännas av styrelsen vid en lägenhetsöverlåtelse. Bostadsrättshavaren behöver också styrelsens tillstånd för vissa större ingrepp i lägenheten, exempelvis om man vill flytta en vägg eller flytta köket till en annan del av lägenheten. Dessutom finns det situationer som kan medföra att den boende förlorar sin rätt till lägenheten och måste flytta. Det vore ganska opraktiskt om alla medlemmar skulle vara med och bestämma om minsta detalj. För att ansvara för den löpande driften av huset utses därför en styrelse bland de boende. Detta sker i demokratisk ordning på en årsstämma dit alla medlemmar är inbjudna och har rösträtt. Årsstämma hålls en gång om året om inget extraordinärt inträffar som kräver att en extra stämma hålls. FÖRENINGEN BILDAS En bostadsrättsförening kan bildas antingen i samband med att ett nytt flerfamiljshus byggs eller genom att en hyresfastighet ombildas. Vid nyproduktion är det byggherren som bildar föreningen. Fastigheten överlåts sedan till föreningen så snart huset är färdigbyggt. Initiativet till en ombildning av en hyresrätt kan komma både från hyresvärden och från de boende. Är båda parter överens bildar de boende en bostadsrättsförening som då köper fastigheten. EKONOMISK PLAN SKAPAR TRYGGHET När en bostadsrättsförening bildas ska en ekonomisk plan upprättas. Planen är en budget för de första verksamhetsåren tillsammans med en uppställning av hur kostnaderna ska fördelas på de olika lägenheterna. För att skydda de första medlemmarna mot stora oförutsedda utgifter måste den ekonomiska planen först granskas av auktoriserade utomstående expertis i form av två intygsgivare. Dessa ska vara godkända av Boverket. Den ekonomiska >>> STYRELSEN SKA GODKÄNNA NYA MEDLEMMAR Innan en överlåtelse kan slutföras ska den nye medlemmen ansöka om medlemskap och godkännas av bostadsrättsföreningens styrelse. Om ett medlemskap inte beviljas ska det finnas starka skäl för detta. I föreningens stadgar ska det finnas angivet om några speciella krav ställs på boende i fastigheten, exempelvis om huset är reserverat för +55 år eller någon annan form av seniorboende. Stadgarna får dock inte innehålla några diskriminerande begränsningar. Ett avslag kan överklagas till hyresnämnden av den som nekats. 5
Gemensamma städdagar ordnas ofta vår och höst i bostadsrättsföreningen. Deltagandet är frivilligt, men att vara med är ett bra sätt att lära känna sina grannar under trivsamma former. >>> planen ska därefter registreras hos Bolagsverket tillsammans med föreningens stadgar. Vid ombildning av en hyresfastighet ska dessutom en teknisk besiktning göras för att föreningens medlemmar ska få opartisk information om fastighetens status. I den ekonomiska planen framgår det hur hög insats som ska betalas för varje lägenhet. Insatsen går till föreningen som använder den för att täcka hela eller delar av den kapitalkostnad som byggnationen alternativt köpet av en hyresfastighet har fört med sig. För att bekosta den del av kapitalkostnaden som insatserna inte täcker tar föreningen ett banklån. Kostnaderna för låneräntor och eventuell amortering fördelas sedan på medlemmarna via årsavgiften. Det är alltså enbart de första medlemmarna som betalar en insats till föreningen för nyttjanderätten till sina lägenheter. När lägenheterna sedan överlåts vidare är det en rent privatekonomisk affär mellan köpare och säljare. Om stadgarna tillåter det har föreningen rätt att ta ut både en överlåtelseavgift och en pantsättningsavgift i samband med att en lägenhet byter innehavare. Pantsättningsavgiften är bara aktuell om ett lån tas med lägenheten som säkerhet. BO I BOSTADSRÄTT Som bostadsrättshavare har man både rättigheter och skyldigheter. I föreningen har man rätt att vara med och påverka hur fastigheten sköts, dels genom att lämna förslag på åtgärder och dels genom att vara med och välja styrelseledamöter. För den egna lägenheten finns en vårdplikt, det vill säga en skyldighet att ansvara för att den underhålls på ett bra sätt. YTTRE OCH INRE UNDERHÅLL I stadgarna finns angivet vad som är så kallat yttre och inre underhåll. För allt inre underhåll ansvarar bostadsrättshavaren själv. Lite förenklat kan man säga att allt som finns inne i lägenheten ingår i den boendes vårdplikt och ska underhållas på ett sätt så att inte skador som kan drabba grannarna eller fastigheten uppstår. Orsakas en skada av någon annan som vistas i lägenheten exempelvis familjemedlemmar, gäster, hantverkare eller en eventuell andrahandshyresgäst uppstår en gråzon när det gäller ansvarsfrågan. Varje enskilt fall kräver en egen bedömning och Fastighetsägarna rekommenderar att styrelsen söker professionell juridisk hjälp ifall någon form av konflikt uppstår. 6
För det yttre underhållet finns inget personligt ansvar för den enskilde bostadsrättshavaren. Den som inte vill kan heller inte tvingas att städa trapphus eller måla om i tvättstugan. Föreningen kan däremot ta på sig delar av det inre underhållet om stadgarna tillåter det. Det kan till exempel handla om att återställa ytskikten i badrummen efter ett stambyte. AVGIFTEN STYRS AV ANDELSTALET Bostadsrättshavaren ska betala årsavgift till föreningen. Oftast är denna uppdelad i tolv delar och debiteras månadsvis. I föreningens stadgar anges hur avgiften ska betalas. Det vanligaste sättet att bestämma avgiftens storlek är att använda andelstal. Andelstalen beslutas i samband med föreningens bildande och några vanliga parametrar för att fastställa dem är lägenhetsstorlek, våningsplan och väderstreck. En bostadsrättsförening är en egen juridisk person. Som bostadsrättshavare kan du därför aldrig bli personligt ansvarig för föreningens skulder eller andra åtaganden. Det enda du kan förlora är den insats som betalats för bostadsrätten. FÖRLORA RÄTTEN TILL LÄGENHETEN Under vissa omständigheter kan en bostadsrättshavare förlora nyttjanderätten till sin lägenhet, det som i stadgarna kallas att rätten anses förverkad. Sådana omständigheter kan bland annat vara om årsavgiften inte betalas, om man i stor omfattning stör ordningen i huset, om lägenheten hyrs ut i andra hand utan tillstånd eller om man vanvårdar sin lägenhet på ett sätt som kan orsaka skador på fastigheten. Innan styrelsen kan fatta ett sådant beslut måste en skriftlig varning skickas ut. Eftersom konsekvenserna kan bli stora för den enskilde, finns vissa formkrav som måste uppfyllas för den här typen av ärenden. Se därför till att hela processen sköts på ett korrekt sätt från första början. Om ärendet leder hela vägen fram till att beslutet verkställs finns risken att lägenheten säljs av föreningen på exekutiv auktion. Köpeskillingen tillfaller bostadsrättshavaren efter avdrag av eventuella skulder till bostadsrättsföreningen. Allt inre underhåll är bostadsrättshavarens eget ansvar. Gränsdragningen mellan inre och yttre underhåll finns angiven i föreningens stadgar. 7
8
LAGARNA OCH STADGARNA STYR VEM BESTÄMMER VAD I HUSET? För att förenkla tillvaron i olika sammanhang där vi människor behöver samspela med varandra brukar vi relativt snart skapa ett regelverk formellt eller informellt. I bostadsrättsföreningen är det stadgarna som utgör ramen för de gemensamma intressena. Allra ytterst finns det dock två lagar som styr hur en bostadsrättsförening ska fungera. Dessa är bostadsrättslagen och lagen om ekonomiska föreningar. Bostadsrättslagen behövs för att komplettera lagen om ekonomiska föreningar, eftersom det finns en del områden där en bostadsrättsförening skiljer sig från övriga ekonomiska föreningar. I en del fall är lagtexterna tvingande, i andra fall ger de utrymme för bostadsrättsföreningarna att själva reglera en viss fråga i de egna stadgarna. Bostadsrättslagen reglerar bland annat frågor kring upplåtelse, överlåtelser, rättigheter och skyldigheter samt det löpande arbetet i föreningen. I lagen om ekonomiska föreningar är fokus i stället på det rent föreningsrättsliga. Hit hör allt som rör medlemskap, styrelsens arbete, beslutsgångar och föreningsstämmans innehåll. FÖRENINGENS STADGAR Vad står det i stadgarna? När det uppstår osäkerhet kring en viss fråga i huset kan en titt i stadgarna oftast lösa problemet. Därför bör alla medlemmar ha tillgång till dem. För att stadgarna ska vara det stöd som de är tänkta att vara är det viktigt att de är uppdaterade. Innehållet ska vara anpassat till dagens regelverk och frågeställningar och inte hur det var när föreningen bildades. Bostadsrättsföreningens styrelse är förpliktigade att följa stadgarna i sitt löpande arbete och har ingen rätt att fatta ett beslut som strider emot dem. Även ett beslut som fattas med majoritet på en föreningsstämma kan klandras av en enskild bostadsrättshavare om beslutet strider mot stadgarna. UTFORMNING OCH INNEHÅLL En förenings stadgar kan vara utformade på olika vis. Ibland hänvisar en paragraf i stadgarna till bostadsrättslagen/lagen om ekonomiska föreningar och ibland skrivs de aktuella delarna av lagtexterna in i stadgarna. Det kan vara en fördel med att skriva in viktiga delar av lagtexten direkt i stadgarna eftersom man då inte behöver ha tillgång till lagarna för att kunna förstå stadgeparagrafens innehåll. Nackdelen med att göra så är att det ställer större krav på uppdatering. Ändras lagen måste kanske också stadgetexten uppdateras. I vissa frågor är lagtexten bara svepande och detaljerna måste därför regleras i stadgarna. Dit hör till exempel gränsdragningar mellan inre och yttre underhåll. Det är lämpligt att stadgarna utformas så att gränsdragningarna någorlunda följer försäkringsområdena för den enskildes bostadsrättstilläggsförsäkring och föreningens fastighetsförsäkring. UTNYTTJA GÄRNA JURISTENS SPECIALKOMPETENS Det är lätt att gråzoner uppstår. Dessa upptäcks oftast inte förrän det finns någon form av tvist där man inte finner något stöd i stadgarna. En rekommendation är att utgå från de normalstadgar som finns hos Fastighetsägarna, men också fundera igenom vilka unika situationer >>> 9
>>> som skulle kunna uppstå i den egna föreningen. Då får man förhoppningsvis heltäckande stadgar som fungerar. Och att fördelningen av underhållsansvaret i stadgarna följer de gränser som föreningen vill ha. En jurist bör alltid kontaktas när stadgarna ska ändras för att säkerställa att allt blir rätt. Eftersom föreningens stadgar är så viktiga för verksamheten kan en ändring inte ske med mindre än att den godkänts av två på varandra följande stämmor, varav med kvalificerad majoritet på stämma nummer två. ÖVRIGT REGELVERK Utöver bostadsrättslagen och lagen om ekonomiska föreningar finns ytterligare regelverk som bostadsrättsföreningen i sin roll som fastighetsägare måste följa. INTEGRITETSFRÅGOR I personuppgiftslagen (PUL) finns regler om hur bostadsrättsföreningen ska hantera bostadsrättshavares och hyresgästers personuppgifter. I PUL finns även regler om hur länge inpasseringsuppgifter får sparas om det finns elektroniska låssystem i portar, källare, soprum eller tvättstugor. I lagen om kameraövervakning finns regler om kameraövervakning på platser och utrymmen dit allmänheten har tillträde. EGENKONTROLLER Föreningen ska följa gällande normer och utföra en rad egenkontroller inom miljö, energi och trygghet. Dit hör bland annat kartläggning och sanering av farliga ämnen som PCB och radon, obligatorisk ventilationskontroll (OVK), energideklaration av fastigheten samt regelbundna brandskyddskontroller. LAGSTIFTNING KRING BYGGANDE Ska en till- eller ombyggnad göras i huset? Då blir plan- och bygglagen (PBL) samt byggnadsverkslagen aktuella. Som byggherre blir föreningen också ansvarig för att arbetsmiljölagen följs i samband med byggprojekt där externa entreprenörer är inblandade. HYRESGÄSTER I HUSET? Hyreslagen måste också tillämpas i vissa fall, trots att det är en bostadsrättsförening man bor i. Har en ombildning från hyresrätter skett och vissa boende fortfarande hyr sina lägenheter blir föreningen hyresvärd åt dem. Hyreslagen gäller också om det finns kommersiella lokaler för uthyrning i fastigheten. RÄTT FÖRSÄKRINGSSKYDD Många tvister som uppstår i bostadsrättsföreningen beror på att de boende inte har rätt försäkringsskydd. För ett komplett försäkringsskydd, såväl om man själv är vållande som om en skada orsakas av en granne, behöver en bostadsrättshavare en kombination av: 1. Vanlig hemförsäkring Skyddar det personliga lösöret i bostaden vid skada, brand eller inbrott. 2. Bostadsrättstilläggsförsäkring Skyddar vid skador på fast egendom i den egna bostaden. Vissa bostadsrättsföreningar erbjuder sina medlemmar en kollektiv lösning när det gäller bostadsrättstilläggsförsäkringen, eftersom det kan få stora konsekvenser för den enskilde om den inte är tecknad. Utöver den enskilde medlemmens försäkringar ska det också finnas en fastighetsförsäkring som täcker skador på fastigheten som inte vållats av en enskild medlem. Det är styrelseledamöterna i bostadsrättsföreningen som ansvarar för att fastigheten har rätt försäkringsskydd. 10
LIVET I BOSTADSRÄTTS- FÖRENINGEN STYRS AV 1. Bostadsrättslagen (SFS 1991:14) upplåtelse och överlåtelse av lägenheter bostadsrättshavarens rättigheter och skyldigheter föreningens löpande arbete 2. Lagen om ekonomiska föreningar (SFS 1987:667) medlemskap styrelsearbetet och föreningsstämmor beslutsgångar 3. Föreningens stadgar beräkningsgrund för avgifter ansvarsgränser för yttre och inre underhåll ramverk för hur föreningen ska skötas 4. Andra offentliga regelverk 5. Hyreslagen om föreningen har hyresgäster DET SVENSKA REGELVERKET Typ av regel Ges ut av Bindande Författningar Lagar Riksdagen Ja Förordningar Regeringen Ja Föreskrifter Olika myndigheter Ja Allmänna råd Olika myndigheter Nej, endast rekommendationer Samtliga författningar det vill säga lagar, förordningar och föreskrifter är alltid bindande. Allmänna råd ges ut av olika myndigheter och är enbart rekommendationer. Utöver det svenska regelverket finns EUs lagstiftning att ta hänsyn till, bland annat så kallade ramdirektiv. På webbplatsen www.lagrummet.se finns information om det svenska rättssystemet. Här kan du också söka fram texten i samtliga författningar. 11
FÖRENINGSSTÄMMAN OCH DESS INNEHÅLL FÖRENINGSSTÄMMAN FATTAR ÖVERGRIPANDE BESLUT En gång om året ska en stämma hållas i bostadsrättsföreningen och dit ska alla föreningens medlemmar kallas. Eftersom en viktig del av stämmans innehåll är att ta del av den ekonomiska årsredovisningen, och utifrån den besluta om styrelsens ansvarsfrihet, hålls stämman under våren, vanligtvis i april eller maj. Det gäller dock inte om bostadsrättsföreningen tillämpar brutet räkenskapsår. En stämma ska alltid innehålla ett antal obligatoriska punkter på dagordningen. Vilka de är finns angivet i föreningens stadgar. Utöver dessa kan det finnas förslag från styrelsen samt inkomna motioner från någon medlem att behandla. För att styrelsen ska hinna ta fram nödvändiga beslutsunderlag ska motioner alltid lämnas in i god tid innan stämman, ett sista datum för när det ska ske finns oftast i stadgarna. KOMPLETT KALLELSE Kallelse till en ordinarie föreningsstämma ska skickas ut tidigast fyra veckor och senast två veckor innan den ska hållas. För att alla ska kunna bilda sig en uppfattning om vad som ska avhandlas på stämman, ska kallelsen innehålla en dagordning. De handlingar som ska behandlas på stämman årsredovisning, eventuella motioner och styrelsens förslag till svar på motionerna bör också lämnas ut i god tid innan stämman, så att alla medlemmar får möjlighet att i lugn och ro ta del av innehållet. Stämmobeslut får bara fattas om ärenden som finns upptagna på dagordningen. STÄMMANS INLEDNING Högst upp på dagordningen kommer punkten Val av ordförande för stämman. Det är inte lämpligt att styrelsens ordinarie ordförande håller i klubban på stämman, eftersom den egna ansvarsfriheten är en av punkterna på dagordningen. Många föreningar tar extern hjälp med stämmans ordförandeskap, andra löser det inom föreningen. Oavsett vilket är det viktigt att personen som väljs är väl förtrogen med beslutsgången. MEDLEMMARNAS RÖSTRÄTT Vid en stämma ska det registreras vilka medlemmar som är närvarande och en röstlängd ska fastställas. Hur rösträtten i den aktuella föreningen ser ut ska framgå av stadgarna. OBLIGATORISKA BESLUT En ordinarie föreningsstämma ska bland annat fatta beslut om: fastställande av resultat- och balansräkning disposition av resultatet ansvarsfrihet för styrelseledamöterna arvoden åt styrelseledamöter och revisorer val av styrelseledamöter, revisorer och suppleanter. Utan beslut om ovanstående punkter anses stämman inte vara fullföljd. 12
För att visa respekt mot övriga medlemmar bör styrelsen vara väl förberedd inför föreningsstämman. En väl genomförd stämma ökar chansen till hög närvaro och ökat engagemang från övriga medlemmar i framtiden. Den vanligaste principen är en röst per lägenhet, såvida inte samma person äger flera lägenheter. Då har denne person ändå bara en röst. Finns det fler än en ägare till en bostadsrättslägenhet är det endast en av dessa som får rösta. Inför en stämma ska styrelsen också ta fram en dagsfärsk saldolista över inbetalda årsavgifter. En medlem som inte har betalat in avgift har heller ingen rösträtt. ENKEL/KVALIFICERAD MAJORITET Beroende på vad det är för beslut som ska fattas på stämman finns det också olika krav på hur många som måste rösta ja för att förslaget ska gå igenom. Enkel majoritet eller två tredjedels majoritet. Även tre fjärdedels majoritet förekommer, liksom att vissa beslut kräver att alla berörda säger ja även om de är i minoritet. Vissa frågor kräver också beslut på två på varandra följande föreningsstämmor, exempelvis ändring av bostadsrättsföreningens stadgar. Ett felaktigt fattat beslut är inte giltigt och kan klandras av en enskild bostadsrättshavare. Fastighetsägarna rekommenderar därför att styrelsen är noga med att i förväg ta reda på vad som krävs för att korrekta beslut ska kunna fattas i varje enskilt ärende som är aktuellt på stämmans dagordning. EKONOMI OCH ANSVARSFRIHET Innan stämman ska styrelsen ha haft ett möte där punkten Fastställande av årsredovisning har varit med på dagordningen. Årsredovisningen ska bestå av förvaltningsberättelse samt resultat- och balansrapport. Förvaltningsberättelsen ska informera om styrelsens arbete under året och vad som gjorts i fastigheten. Resultat- och balansrapporter visar intäkter och utgifter under året liksom föreningens tillgångar och skulder vid årets slut. Årsredovisningen ska vara granskad av den utsedde revisorn och denne ska ha skrivit sin revisionsrapport där han/hon bekräftar att räkenskaperna är genomgångna och anger ifall det finns något att anmärka på. Årsredovisning och revisionsrapport ska presenteras på stämman och resultat- och balansrapporten ska fastställas. I mångt och mycket är detta enbart formalia eftersom stämman inte har möjlighet att i efterhand ändra något i föregående års bokföring. Stämman beslutar däremot över hur föreningens eventuella vinst eller förlust ska hanteras. >>> 13
>>> BEVILJA ANSVARSFRIHET För att uppväga stämmodeltagarnas begränsade möjlighet att göra ändringar i föregående års resultat- och balansrapport är frågan om ansvarsfrihet alltid med på en ordinarie stämmas dagordning. Anser man att styrelsen inte skött ekonomin på rätt sätt finns möjligheten att inte bevilja ansvarsfrihet. Ansvarsfrihet beviljas individuellt för varje styrelseledamot, inte för styrelsen som en kollektiv enhet. Att inte bevilja ansvarsfrihet bör inte användas som någon allmänt hållen bestraffning av en styrelseledamot som man inte tycker har gjort ett bra arbete. Enbart om det finns en allvarlig misstanke om att personen orsakat ekonomisk skada ska stämman avstå från att bevilja ansvarsfrihet. Nästa steg är att inom ett år väcka talan mot personen i fråga. ARVODEN OCH ERSÄTTNINGAR Beslut om arvoden till styrelsemedlemmar och revisorer ska fattas på stämman. Oftast finns det många synpunkter på hur och i vilken omfattning som arvoden ska betalas ut. Enligt uppgifter som baseras på Fastighetsägarnas kontakter med sina medlemmar är det ungefär hälften av föreningarna som ger sina styrelseledamöter arvoden. Ytterligare cirka en tredjedel av föreningarna erbjuder ledamöterna ett mindre belopp eller en middag vid årets slut, resterande har ingen modell för att visa sin uppskattning för styrelsens arbete. LÅNGSIKTIG LÖSNING FÖR ARVODEN Fastighetsägarnas uppfattning är att styrelsen ska ha ett arvode för det arbete som utförs. Hur stort det bör vara varierar från förening till förening. Bostadsrättsföreningens storlek och hur styrelsens arbetsbelastning ser ut är avgörande. Allra bäst är det om valberedningen får i uppdrag att arbeta fram ett förslag till arvode och hur det ska fördelas mellan ledamöterna. Då slipper någon av styrelseledamöterna själv att vara den som väcker frågan och undviker därmed också en jävsituation. Ett sätt att slippa hantera arvodesfrågan på nytt vid varje föreningsstämma är att slå fast en summa och koppla den till någon form av index, exempelvis prisbasbeloppet. Styrelsen kan därefter på egen hand fördela summan bland ledamöterna. Genom indexregleringen justeras Lite fika på mötena är alltid uppskattat av deltagarna. 14
Gör styrelseuppdraget attraktivt genom att hålla isär ledamöternas arbete och fastighetsskötseln. Hitta också en arvodesmodell med en ersättning som står i paritet till arbetsinsatsen. Då blir det sannolikt lättare att få exempelvis småbarnsföräldrar att engagera sig. summan automatiskt i en takt som följer samhällsutvecklingen i stort. Punkten måste dock upp på dagordningen varje år och beslut ska fattas, men arvodets storlek behöver inte bli föremål för en ny diskussion varje gång. TILLFÄLLIGA ERSÄTTNINGAR Är det aktuellt med ett större projekt i huset som exempelvis ett stambyte? Sannolikt kommer det att öka arbetsbelastningen för hela eller delar av styrelsen och då bör också ett projektrelaterat arvode betalas ut. Detta ska upphöra så snart projektet är avslutat. Stämman bör också besluta om en modell för ersättning för förlorad arbetstid. I många sammanhang finns det tillfällen när en styrelseledamot behöver ta ledigt från arbetet för ett möte eller något annat ärende som hör ihop med uppdraget för bostadsrättsföreningen. Genom att ta ett principiellt beslut om extra ersättningar för en viss typ av arbete behöver inte separata beslut tas varje gång som situationen uppstår. Oavsett om det handlar om arvoden eller tillfälliga ersättningar är dessa skattepliktiga för mottagaren. Föreningen ska också betala arbetsgivaravgifter för dem. VAL TILL FÖRTROENDEUPPDRAG Efter den del av stämman som berör de ekonomiska frågorna följer de personval som behöver göras styrelsemedlemmar, suppleanter, revisorer, revisorssuppleanter och valberedning. Oftast utsågs en valberedning på stämman året innan och det är deras uppgift att ta fram lämpliga kandidater som stämman kan rösta ja eller nej till. STYRELSEN KONSTITUERAR SIG SJÄLV Medlemmarna utser styrelsemedlemmarna men vanligtvis inte vilken befattning i styrelsen som respektive person ska ha. Detta sköter styrelsen själv vid ett konstituerande styrelsesammanträde efter stämman. Det finns en fördel med det förfarandet. Om stämman skulle utse styrelseordföranden måste en extra stämma utlysas om ny ordförande behöver utses, exempelvis om den nuvarande flyttar. Har styrelsen däremot på egen hand fattat beslut om ansvarsfördelning kan styrelsen också utse en ersättare. Då slipper man den stora administration som det innebär att kalla till en extra stämma. 15
STYRELSENS ARBETE BEFOGENHETER OCH ANSVAR Vad uppdraget som styrelseledamot innebär kan variera stort beroende på föreningens storlek och hur mycket av de löpande arbetsuppgifterna som utförs av styrelsen. Ofta är belastningen extra stor i de fall när en hyresfastighet ombildas till bostadsrätter och allt är nytt, både för styrelse och medlemmar. Vissa uppgifter är dock gemensamma för alla föreningar, liksom hur befogenheterna och ansvaret ser ut. Styrelsens arbete regleras av bostadsrättslagen, lagen om ekonomiska föreningar samt föreningens stadgar. I den så kallade ändamålsparagrafen i stadgarna finns ramarna för föreningens verksamhet angiven. Endast verksamhet som har stöd i ändamålsparagrafen får bedrivas av bostadsrättsföreningen. VEM BESTÄMMER STÄMMAN ELLER STYRELSEN? I stadgarna går det oftast att läsa vilka beslut som måste tas av stämman och vad styrelsen själv kan bestämma. I bostadsrättslagen står det att bara en stämma får besluta om väsentliga förändringar av föreningens hus eller mark. Men i den frågan förekommer det att föreningens stadgar avviker från lagen och ger styrelsen ett större mandat. Styrelsen har inte rätt att ändra föreningens stadgar och inte heller fatta beslut som strider emot dem. Däremot ligger hela förvaltningsansvaret på styrelsen, liksom att fatta beslut om utdebitering av årsavgifter. Styrelsen ansvarar också för att den lagstiftning som berör verksamheten följs. En ledamot som avsiktligt bryter mot bestämmelserna eller vållar föreningen skada kan nekas ansvarsfrihet av stämman. I förlängningen kan det leda till att styrelseledamoten blir skadeståndsskyldig mot bostadsrättsföreningen. RESPEKT FÖR UPPDRAGET Att sitta i styrelsen är ett förtroendeuppdrag som man ska visa respekt för. Grannarna i huset har valt sina ledamöter för att de på bästa sätt ska förvalta det gemensamma kapital som fastigheten utgör. Om medlemmarna inte anser att uppdraget sköts har de också rätten att på nästkommande stämma avsätta en styrelseledamot utan att behöva motivera varför. Omvänt har också varje enskild styrelseledamot rätt att avsäga sig sitt uppdrag när som helst under en löpande mandatperiod. ANSVARSFÖRDELNING MELLAN STYRELSEN OCH STÄMMAN I normalfallet ser ansvarsfördelningen ut så här: Bostadsrättsföreningens styrelse beslutar om underhållsåtgärder beslutar om årsavgiftens storlek ansvarar för att gällande lagstiftning följs upprättar årsredovisning Föreningsstämman utser styrelsens ledamöter beslutar om om- och tillbyggnader av fastigheten beslutar om fördelning av över- eller underskott beslutar om eventuella stadgeändringar 16
En pratstund i trappan är ett bra sätt för en styrelseledamot att fånga upp boendes synpunkter. LIKHETSPRINCIPEN ÄR UTGÅNGSPUNKTEN Grundprincipen är att alla beslut ska komma de boende till godo på lika villkor och lagen säger att ingen medlem får gynnas på ett otillbörligt sätt. Ibland är det ändå ofrånkomligt att vissa beslut gynnar en del bostadsrättshavare mer än andra. I dessa fall måste föreningen kunna ge en god motivering till varför beslutet tas. MINORITETSSKYDD Ett särskilt skydd finns för minoriteter, det vill säga en enskild eller mindre grupp bostadsrättshavare med en avvikande uppfattning i en viss fråga. Minoritetsskyddet träder in när föreningen vill fatta beslut som gör ett ingrepp i den enskildes bostadsrätt. Det kan handla om att någon får en balkong över sitt fönster eller förändringar av badrummet i samband med ett stambyte. Bostadsrättshavaren som berörs ska då godkänna förändringen. Om han eller hon inte gör det kan beslutet enbart genomföras om en stämma fattar beslut med minst två tredjedels majoritet samt att hyresnämnden därefter godkänner beslutet. JÄVSITUATIONER SKA UNDVIKAS Om någon i styrelsen berörs av ett beslut ska den personen inte vara med när det aktuella beslutet fattas. Det gäller såväl under diskussionen som i själva beslutsögonblicket. Frånvaron ska antecknas i protokollet. Vid en stämma får en styrelseledamot inte rösta på frågan om ansvarsfrihet för sig själv. Däremot står det fritt att rösta i frågan om övriga styrelsemedlemmars ansvarsfrihet. INFORMATIONSHANTERING EN OMDÖMESFRÅGA Någon lagstadgad sekretess finns inte i bostadsrättslagen. Däremot hör det till varje styrelseledamots vårdplikt att visa ett gott omdöme och inte säga eller göra något som skadar varken en enskild medlem eller föreningen. Styrelsens protokoll ska därför inte offentliggöras till övriga medlemmar efter mötena. För att få ett bra informationsflöde kan man i stället med jämna mellanrum skriva och distribuera en sammanfattning av de uppgifter som styrelsen arbetar med och som är av allmängiltigt intresse. >>> 17
Ansvar för trivselaktiviteter av olika slag kan med fördel läggas på någon av styrelsens övriga ledamöter. >>> LEDAMÖTERNAS ROLLER ORDFÖRANDE Enligt lag måste en bostadsrättsförening ha en ordförande. Vilka övriga styrelsebefattningar som ska väljas framgår antingen av stadgarna eller är frivilliga. Ordföranden har det övergripande ansvaret för föreningens verksamhet och hur den bedrivs. Dessutom är ordföranden ytterst ansvarig för att fattade beslut också genomförs. Han eller hon är också den som kan ställas till svars rättsligt om fel begås. SEKRETERARE Sekreterarens roll är att hålla reda på den administrativa delen av styrelsens arbete. Enligt lagen om ekonomiska föreningar finns en skyldighet att föra protokoll och att dessa också ska vara numrerade. Utan protokoll skulle det vara omöjligt att komma ihåg vilka beslut som fattats, något som skulle omöjliggöra föreningens verksamhet. Protokollen är också viktiga för att revisorerna ska kunna granska att beslut som rör ekonomin är fattade på rätt sätt. KASSÖR/EKONOMIANSVARIG I de flesta föreningar finns idag ingen kassör. Eftersom den ekonomiska förvaltningen oftast är utlagd externt är rollen inte aktuell. Däremot finns det all anledning att utse en ekonomiansvarig i styrelsen som har till uppgift att vara förbindelselänk mellan styrelsen och den som sköter den ekonomiska förvaltningen. Det är också naturligt att den som är ekonomiansvarig ansvarar för budgetarbete, planerar avsättningar till fonder och arbetar med analyser av det ekonomiska utfallet. ÖVRIG STYRELSELEDAMOT Även ledamöter utan en uttalad befattning har en viktig roll att fylla i styrelsen. Genom att utnyttja den samlade kompetensen hos gruppen går arbetet både fortare och lättare. Det finns därför all anledning att delegera ansvar och arbetsuppgifter över hela styrelsen. Övriga arbetsuppgifter kan till exempel bestå av att vara utbildningsansvarig eller arbeta med olika trivselaktiviteter. 18
DE VIKTIGA PROTOKOLLEN Vad ska finnas i protokollet och hur ska man skriva? Det viktigaste är inte hur man skriver ett protokoll är inte något litterärt verk. Huvudsaken är att det i protokollet tydligt framgår vad som beslutats på mötet i fråga. Då vet alla vad man kommit överens om och både nya och gamla styrelseledamöter kan följa ärenden bakåt i tiden. Utöver besluten finns det några andra uppgifter som alltid ska finnas med: I protokollet ska det framgå vilken typ av möte som hållits styrelsemöte, extra eller ordinarie föreningsstämma eller konstituerade sammanträde. Styrelseprotokollen ska vara numrerade i löpande ordningsföljd under året. Uppgift om vilka som varit närvarande ska anges, liksom uppgift om någon suppleant trätt in i en ordinarie ledamots ställe. Det ska också framgå om någon inte varit med under hela mötet. Protokollen kan kortfattat redovisa vad som avhandlats under mötet och vilka motiveringar som finns till olika förslag. Det viktiga är att alla förslag finns redovisade och att det tydligt framgår vilka beslut som fattats. Det ska också framgå om någon ledamot reserverat sig mot ett beslut. VEM GÖR VAD? Ordföranden ska bland annat se till att: det genomförs styrelsemöten när det behövs alla styrelseledamöter blir kallade till mötena det finns tillfredsställande underlag till de beslut som ska fattas bordlagda ärenden följs upp suppleanter kallas in efter behov. Sekreterarens roll innebär vanligtvis att: föra protokoll vid styrelsemöten arkivera och hålla ordning på styrelsens dokument följa upp bordlagda ärenden ta fram underlag till verksamhetsberättelsen. Valberedningen bör: i god tid förhöra sig om nuvarande styrelsemedlemmar är intresserade av att bli omvalda undersöka om styrelsen har behov av/ önskemål om kompletterande kompetens kontrollera närvaro och aktivitet hos nuvarande styrelseledamöter finns det någon som visar bristande engagemang? titta på hur fördelningen mellan olika åldrar, kön och etniskt ursprung i styrelsen ser ut för att hitta en bra balans ta fram förslag till modell för styrelsearvoden. JUSTERING GER GILTIGHET Inga beslutade åtgärder får genomföras innan protokollet justerats, det är först då som det blir giltigt. Justering sker av ordförande tillsammans med utsedd justeringsman. Om protokollet sträcker sig över flera pappersark ska varje ark signeras. Är justerarna eller ordförande oense om en formulering i protokollet kan de, om sekreteraren inte anser att formuleringen ska ändras, vid sina underskrifter ange en alternativ lydelse. Ordförande och/eller justerare kan också lägga en egen bilaga till protokollet. >>> 19
>>> Protokoll från styrelsemöten är inte offentliga och medlemmar har inte rätt att begära att de ska lämnas ut. De ska därför förvaras så att obehöriga inte kan komma åt dem. Stämmoprotokoll har däremot alla medlemmar rätt att ta del av och de ska finnas tillgängliga senast tre veckor efter stämman. DELEGERA FÖR ENKLARE HANTERING Alla styrelsemedlemmar behöver inte vara involverade i allting. Genom en tydlig arbetsfördelning och delegationsordning kan enskilda ledamöter fatta egna beslut. Ett delegationsbeslut bör föregås av en diskussion om principerna så att alla är överens om vilka ramar som gäller för delegationen. Beslut om delegation fattas på ett styrelsemöte och ska föras in noggrant i protokollet. Även en eventuell återkallelse ska protokollföras. Ett exempel: Föreningen A vill förenkla och snabba upp hanteringen när det gäller godkännandet av nya medlemmar. Vid ett tillfälle när extra tid kan avsättas diskuterar de noga igenom hur stadgarna ska tolkas och inom vilken ram det därmed är helt självklart att godkänna nya medlemmar. När alla är överens om kriterierna ges ordförande delegation att ensam godkänna nya medlemmar utifrån dessa. Uppfylls kriterierna inte ska ärendet däremot tas upp i styrelsen som vanligt. Beslut som fattas på delegation ska återrapporteras på kommande styrelsemöte och protokollföras. Ett delegationsbeslut fråntar inte övriga medlemmar i styrelsen sitt eget ansvar, därför bygger en sådan överenskommelse på ett ömsesidigt förtroende. Delegationen kan återkallas när som helst. VALBEREDNINGEN Det regleras inte i någon lag att det måste utses en valberedning i föreningen. Ändå är det vanligt förekommande att stadgarna anger att en valberedning ska utses. Valberedare utses på stämman inför kommande års val av styrelseledamöter. Valberedningen har en mycket viktig uppgift att ta fram förslag på en styrelse med blandad och rätt kompetens. Det första valberedningen bör informera sig om är vilka val som är aktuella inför kommande stämma. Därefter börjar arbetet med att hitta lämpliga kandidater som stämman kan ta ställning till. KNACKA DÖRR, RINGA ELLER SKRIVA Ett sätt att påbörja arbetet är att knacka dörr, presentera sig och undersöka respektive medlems intresse för att delta i styrelsearbetet. Det tillvägagångssättet kräver störst arbetsinsats men ger sannolikt det bästa underlaget. En annan metod är att skriva till alla medlemmar och be dem ge förslag på tänkbara kandidater. Valberedningens förslag bör redovisas skriftligt på stämman och helst ska medlemmarna ha tillgång till förslagen i förväg. Fastighetsägarna rekommenderar också att valberedningen får i uppdrag att utarbeta ett förslag till arvodesmodell för styrelsemedlemmarna. GÖR UPPDRAGET ATTRAKTIVT Hur ser styrelseledamöternas vardag ut? Arbetar de med den långsiktiga förvaltningen av fastigheten och föreningen eller fungerar de mer som fastighetsskötare och byter glödlampor i trappuppgångarna? För att få rätt kompetensmix i styrelsen är det viktigt att uppdraget fungerar även för den som är mitt i livet med familj och yrkesliv. Därför bör styrelsens uppdrag definieras och renodlas. Genom att antingen lägga ut fastighetsskötseln på en extern förvaltare eller göra en separat överenskommelse med en händig medlem som har tid till förfogande, blir styrelserollen mer attraktiv. 20
En bra blandning i föreningens styrelse, både ålders- och kompetensmässigt, bidrar till ett väl fungerande arbete och att olika intressen kan tillvaratas på ett bättre sätt. 21
BOSTADSRÄTTSFÖRENINGEN SOM FASTIGHETSÄGARE GEMENSAMT ANSVAR FÖR ALLT SOM RÖR FASTIGHETEN Alla medlemmar i en bostadsrättsförening har ett gemensamt ansvar för att fastigheten hålls i gott skick. Eftersom föreningen företräds av den valda styrelsen är det ytterst den som har rollen som fastighetsägare. Bostadsrättsföreningen har exakt samma skyldigheter att vara insatt i och följa det regelverk som finns kring flerfamiljshus som ett företag som är specialiserat på fastighetsförvaltning. Rollen som fastighetsägare är alltså densamma för en liten bostadsrättsförening med ett fåtal lägenheter som för ett kommunalt bostadsbolag med många anställda och flera tusen hyresrätter. Det är därför viktigt att både läsa på och ta in extern hjälp vid behov så att allt blir korrekt utfört. Vid större renoverings- eller ombyggnadsprojekt är det ofta helt nödvändigt att ha en kompetent projektledare vid styrelsens sida genom hela projektet. Dels undviks många fallgropar och dels är projekten ofta mycket tidskrävande och styrelseledamöterna kan därför få svårt att hinna med dem på ett bra sätt. UPPDATERAD UNDERHÅLLSPLAN Det bästa verktyget för att få struktur på förvaltnings- och underhållsarbetet i fastigheten är en underhållsplan. Ett aktivt arbete med att hålla den uppdaterad lönar sig flera gånger om, eftersom den då både visar när olika åtgärder ligger i tiden och ger ett bra underlag för de ekonomiska kalkylerna. Från allra första början läggs olika schablonvärden in i underhållsplanen, till exempel uppskattade tidsintervall för åtgärder som målning av fönster, takbyten och stambyten. Varje åtgärd ska också prissättas så att även kostnaderna framgår av underhållsplanen. Varje år ska sedan en statusbesiktning genomföras där man uppdaterar underhållsplanen FÖREBYGGANDE PERIODISERAT UNDERHÅLL AVHJÄLPANDE/ AKUT DRIFTNÄRA/ LÖPANDE Underhåll består såväl av planerade åtgärder som akuta. Planerade åtgärder är dels sådana som återkommer med regelbundna intervall, som exempelvis fasadmålning, och dels löpande åtgärder som är ständigt aktuella. FÖRENINGENS ANSVAR SOM FASTIGHETSÄGARE INNEBÄR skyldighet att följa samma regelverk som övriga fastighetsförvaltande företag arbete med fastighetens underhåll på både kort och lång sikt hantering av frågor som upplåtelse av lägenheter i andra hand och störningar ett hyresvärdansvar i de fall som det finns kommersiella lokaler eller hyresrätter i fastigheten. 22
Underhållsprojekt kan handla om allt från stora fasadarbeten till byte av utrustning i den gemensamma tvättstugan. efter hur det faktiskt ser ut. Fönstren kanske klarar sig två år till eftersom arbetet gjordes extra grundligt förra gången, däremot kan schablonkostnaden behöva uppdateras för att ligga i linje med det aktuella kostnadsläget. Underhållsplanen ska vara ett levande dokument som ligger till grund för vilka ekonomiska avsättningar som behöver göras. Underhållsplanen är i första hand ett styrelsedokument men de delar som berör de boende bör kommuniceras ut i god tid, exempelvis om ett stambyte planeras under de kommande åren. Då får alla en uppfattning om vad som är på gång och kan anpassa egen invändig renovering efter föreningens planerade arbeten. expertis vid upprättande och uppföljning av underhållsplanen. STYRELSEN FATTAR BESLUTEN Grundprincipen är att styrelsen på egen hand fattar beslut om allt underhåll, det vill säga när något befintligt byts ut mot något liknande nytt. Hit hör till exempel omläggning av tak, målning av trapphus och byte av tekniska installationer men också stambyten. Av tradition kan det se olika ut i olika föreningar. I vissa föreningar förankrar styrelsen större underhållsåtgärder på en föreningsstämma, i andra arbetar styrelsen självständigt även med mer kostnadskrävande projekt. LÅNGSIKTIG EKONOMISK PLANERING En förutsättning för att styrelsen ska kunna arbeta på ett bra och självständigt sätt med underhållsplanen är att medel hela tiden sätts av för de framtida åtgärder som anges i den. Om det vid varje större åtgärd krävs beslut om avgiftshöjningar alternativt extra inbetalningar finns alltid risken att styrelsen får ett stämmobeslut emot sig. Styrelsen behöver därför ha tillräckligt med argument för att motivera varför underhållsplanen ser ut som den gör. Ett sätt att ge extra tyngd åt innehållet är att ta hjälp av utomstående Viktigt att notera är att i de fall som styrelsen väljer att ge stämman möjlighet att fatta beslut om en underhållsåtgärd måste man också kunna hantera ett avslag. Är åtgärden helt nödvändig är det bättre att ta upp frågan som en ren informationspunkt. Styrelsen får däremot inte fatta beslut om omoch tillbyggnadsprojekt, alltså där något nytt tillkommer som inte funnits där tidigare. Dessa beslut ska fattas på en stämma. >>> 23
>>> ÖVRIGA FASTIGHETS- ÄGARFRÅGOR UPPLÅTELSE I ANDRA HAND En bostadsrättshavare har rätt att upplåta sin lägenhet i andra hand under vissa omständigheter, men ett godkännande från styrelsen krävs alltid. Det gäller även om man hyr eller lånar ut lägenheten till en familjemedlem. Gentemot föreningen är det alltid bostadsrättshavaren som är ansvarig för sin vårdplikt, även om man för tillfället bor någon annanstans. Om man får lov att hyra ut sin lägenhet eller inte styrs av bostadsrättslagen. Lagen ändrades i just detta avseende den 1 juli 2014. Tidigare krävdes att en bostadsrättshavare, liksom en hyresgäst, skulle ha beaktansvärda skäl för att hyra ut lägenheten. Numera är reglerna mer generösa och det krävs endast att bostadsrättshavaren har skäl för upplåtelsen. Alla skäl behöver dock inte godtas av bostadsrättsföreningen. Bland annat uthyrning i rent vinstsyfte behöver styrelsen inte lämna sitt samtycke till. Inte heller betyder lagändringen att en bostadsrättshavare kan hyra ut sin lägenhet under obegränsad tid; skäl försämras nämligen över tid. Avslår styrelsen en ansökan om uthyrning finns möjlighet för bostadsrättshavaren att ansöka om tillstånd hos hyresnämnden. Har föreningen varit strängare än vad lagen avser kommer hyresnämnden sannolikt att gå på bostadsrättshavarens linje. 24 Upplåtelse i andra hand utan styrelsens godkännande kan medföra att föreningen säger upp bostadsrättshavaren från lägenheten. I sin tur kan det innebära en tvångsförsäljning av bostaden.
Alla bostadsrättshavare har rätt att leva ett normalt liv i sina lägenheter. I ett flerfamiljshus är det oundvikligt att man ibland hör sina grannar. BOSTADSRÄTTSFÖRENINGEN SOM HYRESVÄRD Det är relativt vanligt förekommande att en bostadsrättsförening också har hyresgäster i sin fastighet. Vanligast är att det finns kommersiella lokaler, till exempel butiker, kontor, lager eller garage, som hyrs ut. Ett hyresvärdförhållande kan också bli följden av en ombildning av ett hyreshus där vissa boende valt att behålla sina hyresrätter. Bostadsrättsföreningen ska då följa hyreslagen. För föreningen innebär det till exempel ett ansvar för det inre underhållet i hyreslägenheterna. Under förutsättning att det finns fler än två hyresrätter i fastigheten, och att man har en förhandlingsordning, krävs också förhandlingar med Hyresgästföreningen för att få höja hyran. STÖRNINGAR När man bor under samma tak förväntas man också visa hänsyn mot sina grannar. I bostadsrättslagen står det att bostadsrättshavaren ska iaktta allt som fordras för att bevara sundhet, ordning och gott skick inom eller utanför huset. Har föreningen formulerat särskilda ordningsföreskrifter är medlemmarna skyldiga att rätta sig efter dem. Ordningsföreskrifterna får dock inte vara godtyckliga, utan ska spegla någon sorts generell norm. Störningar kan ibland vara svåra att definiera. Vad en person störs av märker kanske en annan knappt av. Bor man i ett flerfamiljshus är det oundvikligt att man till och från hör sina grannar. Ljud som orsakas av ett normalt leverne räknas enligt bostadsrättslagen inte som en störning. Är störningen däremot av allvarlig karaktär kan det vara dags för styrelsen att agera. Hjälper det inte att prata med personen i fråga ska en skriftlig varning skickas, där personen uppmanas att upphöra med det som stör. I brevet ska det också framgå att upprepade störningar kan betyda att bostadsrättshavaren kan sägas upp från lägenheten. De formkrav som finns för hantering av störningsärenden måste följas, annars håller ärendet inte för en rättslig prövning. 25
ETT ÅR I BOSTADS- RÄTTSFÖRENINGEN HISTORIEN UPPREPAR SIG Efter sin första tolvmånadersperiod som förtroendevald har en styrelseledamot deltagit hela den årscykel som det vanliga arbetet i bostadsrättsföreningen består av. Ett normalår ser ofta ut så här: JANUARI/FEBRUARI Föregående verksamhetsår är avslutat och det är dags att hålla ett styrelsemöte där arbetet med årsredovisningen inleds och arbetsuppgifter fördelas. Revisorn bör kontaktas i detta skede och informeras om tidplanen. MARS Förvaltningsberättelsen ska vara skriven och resultat- och balansräkningen upprättad. Årsredovisningen lämnas därefter till revisorn för granskning. Ett styrelsemöte ska hållas där årsredovisningen fastställs. Motioner från medlemmarna inför föreningsstämman ska lämnas in och beredas av styrelsen. APRIL/MAJ Datum för föreningsstämma ska vara bestämt och kallelse ska skickas ut tidigast fyra men senast två veckor innan stämman. Är årsredovisningen klar bör den bifogas. Om inte bör den i alla fall skickas ut innan stämman för att ge medlemmarna tid att läsa den. På föreningsstämman ska bland annat valberedningen presentera sina förslag på styrelseledamöter. Direkt efter stämman eller snarast möjligt efteråt ska ett styrelsemöte hållas där den nyvalda styrelsen konstituerar sig. JUNI En besiktning av fastigheten bör göras för att den nya styrelsen ska kunna bilda sig en uppfattning om aktuell status. JULI Även en styrelseledamot har rätt till lite semester. I juli är det oftast ganska lugnt i fastigheten. AUGUSTI Planeringsdags. I augusti är det lämpligt att ha ett styrelsemöte där verksamhetsplanering och genomgång av underhållsplanen står på agendan. Utifrån den besiktning som gjordes i juni ska underhållsplanen uppdateras och eventuella åtgärder bokas in. SEPTEMBER Arbete med löpande verksamhetsfrågor. OKTOBER Nu är det dags att bjuda in den valberedning som utsågs på föreningsstämman tidigare under året till ett styrelsemöte. Där görs en genomgång av vilka ledamöter som står på tur att avgå och om det finns önskemål från ledamöterna på kompletterande kompetens i styrelsen. Därefter inleds valberedningens arbete. NOVEMBER Budgetarbete för kommande år står på agendan under november. DECEMBER Denna månad finns ingen särskild uppgift kopplad till stadgarna eller övrig normal planering. HELA BOSTADSRÄTTSÅRET Till de kontinuerliga arbetsuppgifterna under hela året hör att se till att den dagliga fastighetsskötseln fungerar och att ha kontakter med de boende. En bra kommunikation i båda riktningarna mellan styrelsen och de övriga medlemmarna gör att många missförstånd och mindre irritationsmoment undviks. Se därför till att det finns kanaler och rutiner för ett regelbundet informationsflöde. 26
27
MER INFORMATION VIA VÅRA ÖVRIGA KANALER 28 Tre bra webbaserade kanaler för ytterligare information och stöd från Fastighetsägarna är Kunskapsbanken, Webbshopen och Fastighetsägarna Dokument. Utöver dessa erbjuder vi ett brett utbildningsprogram. KUNSKAPSBANKEN Kunskapsbanken hittar du på vår webbplats www.fastighetsagarna.se och den innehåller information inom olika ämnesområden. Materialet där tillhandahålls kostnadsfritt. En del information är dock lösenordsskyddad och därmed tillgänglig enbart för våra medlemmar. Har du inte tillgång till ditt lösenord, kontakta Fastighetsägarna i din region, kontaktuppgifter finns på handbokens baksida. WEBBSHOPEN Från vår webbplats når du även vår webbshop. Här har vi samlat hela vårt sortiment av förlagsprodukter. I webbshopen kan du enkelt handla böcker, broschyrer och blanketter. Som medlem i Fastighetsägarna får du rabatt på våra produkter. I webbshopen hittar du också allt vårt gratismaterial för nedladdning. Här finns våra senaste rapporter, broschyrer och faktablad i pdf-format. FASTIGHETSÄGARNA DOKUMENT Fastighetsägarna Dokument är ett webbaserat verktyg för alla de avtal, bilagor och övriga dokument som en fastighetsägare behöver för att kunna bedriva sin verksamhet, se www.fastighetsagarnadokument.se. Genom att använda Fastighetsägarnas standardavtal kan du vara trygg med att avtalen följer såväl lagstiftningen som god sed och praxis inom branschen. På så sätt minimeras risken för tvister. Avtalen uppdateras i takt med att lagstiftning och praxis förändras. DITT EGET DOKUMENTARKIV Fastighetsägarna Dokument fungerar som ditt eget dokumentarkiv. Här kan alla ifyllda dokument sparas så att de lätt kan plockas fram vid ett senare tillfälle. Givetvis kan du lägga in din förenings logotype på dokumenten. INNEHÅLL I databasen finns alla hyresavtal som krävs för uthyrning av bostäder, kommersiella lokaler och bilplatser tillsammans med erforderliga bilagor. Här finns också mallar för olika informationsärenden, socialnämnden i samband med störningar. Alla dokument har hjälptexter vid de olika fälten som vägleder dig genom ifyllandet. Det finns också andra funktioner som: Automatisk ifyllnad av återkommande information, till exempel bilagor. Möjlighet till uppladdning av egna bilagor såsom ritningar eller egna mallar. Möjlighet att byta plats på bilagor genom att dra-och-släppa. Kopiering av kontraktsinformation till nytt ärende. KOM IGÅNG Gå in på Fastighetsägarna Dokument och registrera din bostadsrättsförening, sedan är det klart att sätta igång. Du kan välja mellan att köpa en enstaka dokumentmall eller ladda upp ett saldo. För storanvändare erbjuder vi även ett årsabonnemang som ger valfritt antal utskrifter. Fastighetsägarnas och SABOs medlemmar har rabatt på kontraktsmallarna.
UTBILDNINGS- VERKSAMHET Ett av Fastighetsägarnas mål är att höja kompetensen inom fastighetsbranschen. Därför erbjuder vi ett brett kursutbud inom aktuella ämnen. Som medlem i Fastighetsägarna får du givetvis rabatt på kursavgiften. Kursutbudet finns på www.fastighetsagarna.se. FASTIGHETSÄGARNA DOKUMENT www.fastighetsagarnadokument.se 29
Ett urval av våra faktablad, fler finns på vår webbplats. KOMPLETTERANDE DOKUMENT 30 I denna informationsskrift har vi tagit upp det mest grundläggande som man som styrelseledamot i en bostadsrättsförening behöver känna till. Behöver du fler exemplar finns de att beställa via webbshopen på Fastighetsägarnas webbplats. Som medlem köper du den givetvis till rabatterat medlemspris, icke-medlemmar betalar fullt pris. Nöjer du dig däremot med att ladda ner den i pdf-version kan du göra det kostnadsfritt. Du behöver dock ha tillgång till din förenings lösenord för att kunna logga in. FAKTABLAD OM SPECIALOMRÅDEN Utöver denna allmänna information finns det flera olika specialområden där det är viktigt att känna till vad som gäller och vem som har ansvar för vad. Eftersom all information inte är aktuell i alla föreningar har vi valt att komplettera denna skrift med en samling faktablad i pdf-format på vår webbplats. Efter att du har loggat in är dessa tillgängliga kostnadsfritt för Fastighetsägarnas medlemmar. Eftersom hemsidornas struktur skiljer sig något mellan våra olika regioner hittar du faktabladen antingen under fliken BRF (Stockholm) eller i Kunskapsbanken (MittNord, GFR och Syd). Vårt faktabladsbibliotek utökas över tid. Saknar du ett viktigt specialområde? Kontakta oss, vi tar gärna emot synpunkter på vad du vill veta mer om.
MEDLEMSKAP MED MERVÄRDEN VI DRIVER DINA FRÅGOR Fastighetsägarna är landets största branschorganisation för fastighetsägare och bostadsrättsföreningar och vi arbetar för en väl fungerande fastighetsmarknad. Vårt mål är att du som fastighetsägare ska känna dig trygg i din vardag. Vi finns därför bara ett telefonsamtal bort om du har några frågor om din verksamhet eller någon fastighetsteknisk fråga. Till vårt uppdrag hör också att tillvarata dina intressen gentemot Sveriges makthavare. Som remissinstans och lobbyorganisation arbetar vi aktivt med att bevaka och driva frågor inom vårt intresseområde. LOKALT OCH GLOBALT Med 17 000 medlemsföretag varav drygt 3 000 bostadsrättsföreningar, är vi en stark röst i debatten och har vid flera tillfällen bidragit till viktiga förändringar som haft en positiv effekt för våra medlemmar. I en tid när globala frågor i allt högre grad påverkar besluten på hemmaplan samarbetar vi också internationellt. Bland annat är vi medlemmar i European Property Federation, vilket ger oss möjlighet att ta del av och påverka de beslut som fattas inom EU. Som medlem i Fastighetsägarna får du också: SVAR DIREKT VIA VÅR TELEFONRÅDGIVNING Vi hjälper dig via telefon när du behöver snabba besked inom juridik, ekonomi, IT, energi & miljö eller teknik. NYHETSBREV HÅLLER DIG UPPDATERAD Vi skickar regelbundet ut nyhetsbrev med information om aktuella branschfrågor. FASTIGHETSTIDNINGEN I medlemskapet ingår en prenumeration på Fastighetstidningen. PROFESSIONELLT FÖRVALTNINGSSTÖD Som medlem får du tillgång till Fastighetsägarnas förvaltningstjänster. Medlemsförmåner och kursutbud kan variera något mellan Fastighetsägarnas olika regioner. Kontakta din lokala förening för att få reda på vad som gäller just där. KONTAKTA OSS Som medlem i Fastighetsägarna tillhör du någon av våra fyra regioner. Kontakta det kontor som ligger närmast dig för ytterligare information om vad det innebär att vara medlem i vår organisation. Kontaktuppgifter finns på denna handboks baksida. FÖRMÅNSAVTAL OCH MEDLEMS- RABATTER GER LÄGRE KOSTNADER Vi har tecknat förmånliga ramavtal med leverantörer som erbjuder ett brett spektrum av tjänster som en bostadsrättsförening kan behöva. 31