Guide till upprättande av Säkerhetshandbok

Sjökaptensprogrammet Examensarbete Guide till upprättande av Säkerhetshandbok Martin Karlsson 2012-04-15 (datum) Program: Sjökaptensprogrammet Ämne: Självständigtarbete Nivå: 15hp Kurskod: SA300S

391 82 Kalmar Tel 0772-28 80 00 sjo@lnu.se Lnu.se

Linnéuniversitetet Sjöfartshögskolan i Kalmar Utbildningsprogram: Arbetets art: Titel: Författare: Handledare: Sjökaptensprogrammet Examensarbete, 15 hp Guide till upprättande av säkerhetshandbok Martin Karlsson Mats G Andersson ABSTRAKT Målsättningen med detta projekt var att ta fram en manual med direktiv som skall vara till hjälp för ett fiskebåtsrederi att utforma en Säkerhetshandbok. Manualen skulle följa de stadgar utgivna av IMO och Transportstyrelsen för upprättande av Säkerhetshandbok. Beställare var ett mindre rederi som höll på att bygga ett fiskefartyg. Arbetet har utförts som ett projektarbete. Beställaren var mycket nöjd med resultatet och hela projektet höll sig inom tidsplanen. Beställaren har sedan använt manualen för att tillverka en Säkerhetshandbok. Fiskefartyget har nu en godkänd och fungerande Säkerhetshandbok som en del i deras säkerhetsorganisation som blivit godkänd utav Transportstyrelsen. iii

Nyckelord: Säkerhetshandbok för fiskefartyg SMS = Safety Management System ISM = International Safety Management S.O.P.E.P = Shipboard Oil Pollution Emergency Plan SOLAS = Safety Of Life At Sea iv

Linnaeus University Kalmar Maritime Academy Degree course: Level: Title: Author: Supervisor: Nautical Science Diploma Thesis, 15 ETC Gudie to the making of Safety Booklet (SMS) Martin Karlsson Mats G Andersson ABSTRACT This Projects goal was to develop a manual, which was to be used as help for a fishing company in the making of an SMS (Safety Management System). The manual was going to follow the guidelines presented by the IMO (International Maritime Organisation) and the Swedish Transport Agency. The projects client was a smaller fishing company that was about to build a fishing vessel. The work has been carried out as a project, it was finished within the schedule and the client was most satisfied with the result. The client has used the manual in the making of the Safety Booklet (SMS) and they are now certified according to the rules of the Swedish Transport Agency. v

Keywords: Safety Booklet for fishing vessels SMS = Safety Management System ISM = International Safety Management S.O.P.E.P = Shipboard Oil Pollution Emergency Plan SOLAS = Safety Of Life At Sea vi

Innehållsförteckning Sida 1.0 Inledning 8 1.1 Bakgrund 9 1.2 Syfte/målsättning 10 1.3 Avgränsningar 10 2.0 Metod 11 2.1 Projekt som arbetsform 11 2.2 Redogörelse för projektets faser 11 3.0 Processbeskrivning 14 4.0 Resultat 15 5.0 Slutdiskussion 15 6.0 Referenslista 17 Bilaga 1 Projektbeställning 18 Bilaga 2 Projektavslut 19 7

1.0 Inledning Jag har fått en förfrågan från en före detta arbetsgivare om jag kan ta reda på hur man skriver en säkerhetshandbok (SMS-manual [Safety Management System] IMO, 2002). De skall bygga ett nytt fiskefartyg för fiske efter sill och makrill, och det nya fartyget kommer att bli över 500 bruttoton. Efter den 1 Juli 2002 skall alla fartyg från 500 bruttoton och uppåt ha en godkänd säkerhetsorganisation enligt ISM-koden (International Safety Management), i en godkänd säkerhetsorganisation ingår bland annat en säkerhetshandbok (Safety Of Life At Sea Chapter IX [SOLAS], 1974). För mindre rederier är utvecklandet av en säkerhetsorganisation såväl en kostnadsfråga som en kompetensfråga. En kostnadsfråga och kompetensfråga då kompetensen för att skriva och utveckla en Säkerhetshandbok (SMS) allt som oftast inte finns i rederiet, och utomstående måste konsulteras mot betalning (Fiskeribladetfiskaren, 2004). För min beställare är dessa två ovanstående faktorer viktiga frågor då de driver ett litet rederi med enbart ett fartyg, men även tidsaspekten är en viktig del, eftersom de själva är så pass involverade fysiskt i det pågående bygget att de inte har tid att utforma en säkerhetshandbok. Syftet med projektet är att ta fram en manual som skall användas till stöd och hjälp för att utforma och tillverka en säkerhetshandbok till beställarens nybyggda fiskefartyg. Utformningen av manualen skall styras av de stadgar utgivna utav IMO, men även utav stadgar utgivna av Transportstyrelsen eftersom båten skall drivas under svensk flagg. Manualen skall behandla alla de punkter som skall finnas med i en säkerhetshandbok enligt Transportstyrelsens författningssamling (TSFS 2009:1, 2009). Anledningen till att skapa en manual av denna typen är att IMOs riktlinjer till säkerhetshandboken är väldigt breda och tar inte upp utförligt vad som bör finnas under varje kapitel. Detta gör det svårt för en förstagångs författare att utforma en säkerhetsmanual på helt egen hand. 8

1.1 Bakgrund Ursprunget till ISM-koden kan dateras till 1986 då brittiska myndigheter utfärdade en uppmaning till den globala sjöfarten att man borde ge befälhavaren större befogenheter och att en person i rederiets landorganisation skulle ges tilldelat ansvar, detta är vad som senare blev dagens DP (Designated Person). Som en följd av Herald of Free Enterprise förlisning 1987 där 193 människor miste livet och den svåra branden på Scandinavian Star 1990 där 157 människor miste livet, fick IMO organet MSC (Maritime Safety Committee) i uppgift att utveckla riktlinjer för en säkrare drift av fartyg, och 1993 blev ISM-koden färdig och 1994 gjordes koden tvingande genom att man lade till ett nytt kapitel i SOLAS (Safety Of Life At Sea), kapitel IX Management for the Safe Operation of Ships. ISM koden implementerades sedan i en första fas första juli 1998, men då endast för passagerarfartyg, höghastighetsfartyg, oljetankfartyg, kemikalietankfartyg, gastankfartyg och bulkfartyg. I den andra fasen som trädde i kraft första juli 2002, implementerades ISM koden för alla andra sorters fartyg i kommersiell drift, så som t.ex. fiskefartyg, bulkfartyg och mobila offshore riggar över 500 bruttoregisterton (Sjöfartsinspektionen, 2001). När ISM-koden beslutades att träda laga kraft var det första gången IMO kom med säkerhetsregler gällande rederiernas landorganisationer, detta för att ge befälhavare och besättning det stöd man behöver ute i fartygen för att kunna upprätthålla en bra säkerhetsorganisation. ISM-kodens tillämpning i fartyg grundas i att rederiet skall ha en dokumenterad policy vad gäller rederiets mål för att få en säker verksamhet och en verksamhet som kan förbättras, genom rapportering av avvikelser och tillbud. ISM-koden förutsätter att verksamheten ombord, driften av fartyget och den ur säkerhetssynpunkt viktiga kopplingen mellan rederi och landorganisation gås igenom och ordnas på ett sätt som tillgodoser säker drift av fartyget (Sjöfartsinspektionen, 2001). 9

Rederier som ansvarar för driften av fartyg skall lämna in en ansökan till Transportstyrelsen om besiktning för utfärdande av certifikat om godkänd säkerhetsorganisation. När det gäller ISM certifiering av rederier och fartyg finns det två certifikat som man måste erhålla för att få en godkänd säkerhetsorganisation (TSFS 2009:1, 2009): Document Of Compliance (DOC) utfärdas till rederiets landorganisation om de uppfyller kraven i ISM-koden Safety Management Certificate (SMC) utfärdas till fartyg som kan påvisa att rederiets landorganisation och ombordorganisation arbetar i enlighet med den godkända Säkerhetshandboken (Safety Management System). 1.2 Syfte/målsättning Syftet med detta projekt är att arbeta fram en manual med direktiv som skall vara till hjälp för ett mindre fiskebåtsrederi att utforma en säkerhetshandbok till deras nybyggda fiskefartyg. 1.3 Avgränsningar Manualen skall anpassas för den storlek och typ av fartyg som beställaren opererar i avseende på omfattning av manualen. 10

2.0 Metod 2.1 Projekt som arbetsform Enligt Marttala, Karlsson (1999) är begynnelsen till ett projekt allt som oftast ett problem som uppstått som behöver en lösning t.ex.; Ändrad lagstiftning En kund med ett teknoligiskt/byråkratiskt problem Marttala, Karlsson (1999) menar också på att ett projekt är en tidsbegränsad aktivitet som styrs utav beställarens krav. Detta innebär att man arbetar utifrån beställarens krav och tidsplan. Man delar in projektet i olika faser för att lättare kunna överskåda och lägga en rimlig tidsplan. Detta projekt har delats in i fem stycken faser. 2.2 Redogörelse för projektets faser Projektet har präglats av en mall som är indelad i fem stycken olika faser så som Marttala, Karlsson (1999) föreskriver i sin bok: Projektboken Metod och styrning för lyckade projekt (1999). Detta är faserna: 1. Uppdragsgivare 2. Välja väg 3. Planera realiserandet 4. Realisera 5. Överförandet 11

Fas 1 Uppdragsgivare: Ett projekt föregås allt som oftast av en beställning, bakom beställningen står en uppdragsgivare som har utarbetat direktiv och krav för vad de vill ska ingå i den slutliga produkten. I detta fall var ett mindre fiskebåtsrederi beställaren/uppdragsgivaren till manualen, kravet var att manualen skall kunna användas för att enkelt kunna utveckla en säkerhetshandbok till deras nybyggda fiskefartyg. Fas 2 Välja väg: Det främsta syftet med den här fasen är att välja den bästa lösningen på problemet. Här ska alternativa lösningar tas fram och utvärderas. Detta projektarbete präglades av att det är låst till de cirkulär som är utgivna av IMO och Transportstyrelsen med riktlinjer för vad som minst skall finnas med i en säkerhetshandbok. Därför beslöts på ett tidigt plan i arbetet att dessa riktlinjer skulle ligga till grund och styra datainsamlingen i projektet. Fas 3 Planera realiserandet: I denna fas känner vi till problemet och hur vi ska lösa problemet på ett optimalt sätt. Det som nu står framför oss är att ta reda på i detalj hur vi ska lösa problemet, detta gör vi genom att ta fram en övergripande plan för realiserandet. Planen blev som nämnts i punkten ovan att följa de riktlinjer som är utgivna av IMO. I denna fas togs kontakt med inspektör för fartyget från Transportstyrelsen. Kontakt togs även med en utomstående vid ett större svenskt rederi som arbetar med säkerhetsfrågor och ISMfrågor. Någon budgetplan upprättades aldrig då detta inte ansågs nödvändigt. Själva manualen skulle färdigställas innan den sista januari 2012. Ett nära samarbete med 12

handledaren och beställaren i denna fas var till stor hjälp för att kunna utforma manualen på rätt sätt. Fas 4 Realisera: I denna fas skall alla frågetecken vara uträtade och arbete ska kunna flyta på obehindrat. Systematiskt och metodiskt följer man den plan man har upprättat och finner en lösning på problemet. I detta projektets fall flöt det mesta på utan större bekymmer, mindre frågetecken rätades ut med hjälp utav handledaren. En redogörelse för de problem som stöttes på under vägen finns i slutdiskussionen. Fas 5 Överförandet: Denna fas kallas ofta projektavslut eller liknande. Ett projekt är avslutat när vi levererat alla arbetsresultat och dessa är godkända av beställaren. Denna fas kan också innebära en gemensam utvärdering av de resultat projektet kommit fram till. När manualen var färdig överlämnades den till beställaren. Beställaren har i sin tur i samråd med mig och manualen författat en säkerhetshandbok till det nybyggda fiskefartyget. 13

3.0 Processbeskrivning Initialt hade jag och beställaren ett möte där vi arbetade fram projektbeställningen, se bilaga 1. I projektbeställningen ingår bland annat vad manualen skall innehålla, bakgrund till projektet och projektets tidsplan. Tanken från början var att följa de cirkulär utgivna av IMO och Transportstyrelsen för att kunna utveckla manualen i rätt riktning och vara säker på att få med alla delar. Detta tankesätt kom att revideras ganska snabbt, då jag insåg att tolka IMO cirkulär inte var det lättaste, inte heller att veta vilka cirkulär man skulle använda sig av. I detta skede togs kontakt med utomstående för konsultation. Utomstående i det här fallet, som har valt att vara anonym, arbetar som Designated Person (DP) inom ett större svenskt rederi. Han påpekade ganska snabbt för mig att när man skall tillverka en säkerhetshandbok så handlar det inte om att uppfinna hjulet en gång till, utan att använda sig utav sådant som redan är allmänt vedertaget och godkänt. Hans råd till mig var att få tag i en godkänd befintlig säkerhetshandbok som tillhörde ett liknande fartyg, det vill säga ett svenskt fiskefartyg i ungefär samma storlek. Jag tog kontakt med rederier som driver liknande fiskefartyg och fick tillåtelse att studera deras säkerhetshandböcker. Här kom jag snabbt till insikt att alla såg i princip likadana ut även om författarna var olika, och det visade sig stämma att det inte handlade om att uppfinna hjulet en gång till, utan att använda sig av sådant som är allmänt vedertaget. Efter informationsinsamling och noggranna studier av säkerhetshandböckerna började utformandet utav manualen. Här kunde jag dra stor nytta av att jag studerat 3 olika Säkerhetshandböcker, då jag kunde använda mig av de lösningar jag ansåg passade bäst till min beställares fartyg. Efter att manualen var färdig i mitten på januari 2012 har den använts utav beställaren för att tillverka Säkerhetshandboken till deras nybyggda fiskefartyg, med ett gott resultat och både fartyg och rederi är nu certifierade enligt Transportstyrelsen. 14

4.0 Resultat Alla parter är nöjda med uppnått resultat och samarbetet mellan beställare, författare och handledare fungerade tillfredsställande. Manualen har använts för att skapa en skarp Säkerhetshandbok, med ett positivt resultat. Den skarpa Säkerhetshandboken har blivit godkänd utav Sjöfartsverket, och såväl rederi som fartyg är nu certifierade. 5.0 Slutdiskussion Projektarbetet har fungerat väldigt bra, det fanns en tydlig målsättning från start och beställaren gav tydliga direktiv. Samarbetet mellan mig, beställaren och handledaren har fungerat ypperligt och vi har kunnat lösa de frågetecken som har dykt upp längs vägen. Jag har skaffat mig en bredare kunskap om ISM i största allmänhet som kan vara bra då man snart skall ut och jobba i en position där man dagligen skall använda sig utav ISM, SMS, S.O.P.E.P och diverse andra manualer. Den största svårigheten med manualen har varit att skriva den på ett sådant sätt att utomstående kan förstå vad som menas under varje kapitel utan problem. När man sitter på kunskapen själv är det lätt att man skriver på ett sådant sätt som inte gynnar läsaren. Detta har försökt att undvikas genom att manualen kontinuerligt har skickats till utomstående med insyn för genomläsning och verifiering. Problem under resans gång Arbetet med manualen flöt på bra och följde i huvudsak den utarbetade planen. Det fanns dock en del mindre problem som stöttes på under resans gång: Initialt fanns en viss tveksamhet till vilka IMO cirkulär som skulle användas Utveckling av appendix och hur de skulle se ut Utveckla innehållet så att det passar målfartyget 15

På ett tidigt skede i projektet togs kontakt med en utomstående som arbetar som DP i ett större svenskt rederi. Han lovade att hjälpa mig med tips och råd under arbetets gång, så när det kändes moget inbokades ett möte där vi sattes oss ned för att gå igenom de ovan nämnda problem. Han gav tips och råd till vilka cirkulär som skulle användas, han gav även en ingående förklaring till dokumenten, och det antecknades febrilt för att sedan kunna användas vid skapandet av manualen. Jag fick även tips att leta i Transportstyrelsens författningssamling, detta hade jag stor nytta av under arbetets gång. Vad gäller utformningen utav appendix tittade jag på befintlig vedertagen layout, och försökte förbättra och förenkla på de punkter jag ansåg nödvändiga. Därefter skickade jag ett förslag till beställarens DP men även till min utomstående kontakt. DP kom tillbaka med motförslag angående utformning och innehåll i appendix för nytillträdd besättningsmedlem, detta diskuterades och utifrån diskussionerna arbetades det fram ett innehåll som beställaren var nöjd med (kan ses under bilaga 1 i manualen). Att utveckla innehållet så att det skulle komma att passa på målfartyget löstes genom kontakt med personer inom beställarens rederi och ansvarig inspektör från sjöfartsverket, som kunde ge fingervisning om omfattning och detaljer specifika för målfartyget som skulle ingå i manualen. 16

6.0 Referenslista International Maritime Organization (2002). Safety Management: Development of the ISM Code. IMO. International Maritime Organization (2002). Safety Of Life At Sea Chapter IX 1974. IMO. Fiskeribladetfiskaren (2004). Sikkerhet til havs. Bergen Norge. TSFS 2009:1 (2009). Transportstyrelsens föreskrifter om säkerhetsorganisation på rederier och fartyg. Norrköping: Transportstyrelsen. Sjöfartsinspektionen (2001). ISM-koden, ISM-kodens tillblivelse. Norrköping: Sjöfartsinspektionen. Marttala, Anders och Karlsson, Åke (1999) Projektboken Metod och styrning för lyckade projekt. Lund Studentlitteratur. International Maritime Organization (2010) A 26/Res.1022 18 January 2010 GUIDELINES ON THE IMPLEMENTATION OF THE INTERNATIONAL SAFETY MANAGEMENT (ISM) CODE BY ADMINISTRATIONS. IMO International Maritime Organization (2008) Resolution MSC.273(85) ADOPTION OF AMENDMENTS TO THE INTERNATIONAL MANAGEMENT CODE FOR THE SAFE OPERATION OF SHIPS AND FOR POLLUTION PREVENTION (INTERNATIONAL SAFETY MANAGEMENT (ISM) CODE). IMO International Maritime Organization (1993) Resolution A.741(18) INTERNATIONAL MANAGEMENT CODE FOR THE SAFE OPERATION OF SHIPS AND FOR POLLUTION PREVENTION. IMO International Maritime Organization (2001) Resolution A.913(22) REVISED GUIDELINES ON IMPLEMENTATION OF THE INTERNATIONAL SAFETY MANAGEMENT (ISM) CODE BY ADMINISTRATIONS. IMO 17

Bilaga 1 Projektbeställning Projektbeskrivning 1. Beställare Lövön AB Rönnäng, Sverige 2. Projektgrupp Martin Karlsson SK Sjöfartshögskolan i Kalmar 3. Projektnamn Guide till Säkerhetshandbok 4. Bakgrund Lövön AB bygger ett nytt fiskefartyg över 500 bruttoton och är därför enligt SOLAS tvungna att inneha ett ISM-system, som innefattar en Säkerhetshandbok (SMS-manual) 5. Förslag Upprätta en manual som skall fungera som stöd och riktlinjer när den riktiga Säkerhetshandboken skall tillverkas efter att fartyget är färdigställt. 6. Utförande Enligt formen för projektarbete vid sjöfartshögskolan 7. Innehåll Manualen skall innehålla hjälp med kapitel och vad som skall finnas i kapitlen i en Säkerhetshandbok. Den skall även klargöra för layout och appendix som bör finnas i en skarp Säkerhetshandbok. 8. Tidsplan Projektet färdigställs innan den sista januari 2012 18

Bilaga 2 Projektavslut 2012-01-24 1. Projektnamn Guide till säkerhetshandbok 2. Beställare Lövön AB Rönnäng, Sverige 3. Projektgrupp Martin Karlsson Sjöfartshögskolan Kalmar 4. Överlämning Projektet överlämnas denna dag till beställaren, och skall vara till stöd i utveckling av beställarens fartygs säkerhetshandbok. 5. Utfall Manualen som överlämnats uppfyller de krav vi kom överens om vid arbetets start. 7. Avslut I och med att detta dokument undertecknas förklaras projektet avslutat. Sven-Olof Arvidsson Lövön AB Rönnäng, Sverige 19

20