Protokoll ÅRSMÖTE Datum: 2013-11-20 Tid: 19:00 Plats: Michael Hansens Gillestuga Ordförande: Robert Jönsson Sekreterare: Annie Svensson Rösträknare och justerare: Anton Karlsson och Robin Jakobsson Bilagor: Bilaga 1. Propositionsförslag med kommentarer Bilaga 2. Motion Robin Bilaga 3. Motion Policybeslut Bilaga 4. Revisionsberättelse 2013 1. Val av ordförande, sekreterare, rösträknare och justerare för årsmötet. Mötet valde ordförande, sekreterare, rösträknare och justerare enligt ovan. 2. Fastställande av röstlängd för mötet. 3. Fastställande av dagordning. Styrelsens förslag på dagordning bifölls 4. Revisionsberättelse för verksamhetsåret. Revisorns revisionsberättelse visas på Power Point och Carl Petterson läser den högt. Revisionsberättelsen är inte färdigställd då styrelsen sitter hela kalenderåret vilket betyder att den kommer läsas upp även på nästa årsmöte. Enligt revisor verkar allt vara i sin ordning och de event som gått back ligger inom ramen för vad som är godtagbart. Revisorn önskar uppmärksamma styrelsen och medlemmarna på att det som skedde, då en ledamot valdes in i styrelsen på felaktiga grunder, är allvarligt och vill understryka för kommande valberedning hur viktigt det är att sådana misstag undviks. Ordförande föreslår att kommande styrelse läser igenom revisionsberättelsen och tar till sig feedbacken. Enhetligt bifall från mötet. 5. Presentation av styrelsens verksamhetsberättelse och bokslut. Philip Håkansson redogör för verksamhetsberättelsen som bland annat inkluderar Hälsningsgillet, Snowfest, Windfest, ett antal LESSaftnar, Skanörsgården, nollning, namngivning av maskoten, 2 surfresor, 2 skidresor, tryckning av t-shirtar, utveckling av hemsidan och satt igång alumniverksamheten. Jonathan redovisar sammanställning av bokslut som gjorts så här långt. 43 000kr ingående, 34 000kr + kontanter utgående. Där finns en obetald faktura som inte är medräknad och det kommer beställas hoodtröjor. Separata redovisningar för event. Tydlig resultaträkning kommer att göras innan årsskiftet. 1 (5)
Fråga om hur eventen gått ekonomiskt: Snowfest +13 500kr (omsatte 60 000kr), Windfest -500kr (omsatte 9000kr). 6. Behandling av styrelsens propositioner och inkomna motioner. 6.1 Budgetrapport Denna punkt stryks på grund av felskrivning 6.2 Proposition för stadgaändring Proposition på ändringar i stadgarna har gått ut från styrelsen. Albin Jakobssons motion flyttas till sist, från punkt 6.3 till punkt 6.4. Beslut om att ta styrelsens proposition först och de andra förslagen sedan bifölls. Stadgeändringar innefattar både tillägg, borttagningar och ändringar som önskas diskuteras. Den första ändringen i stadgarna gäller att medlemsavgiften, på 50kr, i fortsättningen skall betalas årligen istället för endast vid inträde. Detta för att skapa en tröskel så att det endast är de personer som verkligen vill som är medlemmar i föreningen och på så vis hålla nere medlemsantalet. Liksom att det sätts ett metavärde på att vara medlem i föreningen. Ytterligare en effekt av stadgändringen är att föreningen får en årlig inkomst som kan finansiera kontor och förråd på AF-borgen där traditioner kan sparas och möte kan hållas, föreningen får möjlighet att ha en bas. Ett sådant förråd skulle kosta 1000kr/m 2 men med subvention blir det istället 800kr/m 2. Vid val av en lokal på 10m 2 handlar det alltså om 8000kr/år. Det diskuteras huruvida 50kr/år är en själig summa. Många anser att så är fallet och att det är ett bra sätt för att få in en extra inkomst. Dock är flertalet oroliga för hur detta kommer se ut utåt. Medlemmar som gått med i tron om att det betalar 50kr för hela studietiden kan komma att bli irriterade. Samtidigt har alla medlemmar rätt att komma hit och rösta emot förslaget. Någon menar att många har blivit medlemmar för att det är så billigt och lätt. Det är långt ifrån så många som är aktiva. En lösning som föreslås är att nuvarande medlemmar får ett år gratis innan årsavgift träder i kraft för dem medan nya medlemmar från början skall betala på årlig basis. Det var också flera som tyckte att detta är en ganska drastisk stadgändring som bör göras försiktigt och att det är anmärkningsvärt att en stadga som antogs för endast ett år sedan redan rivs upp. Å andra sidan är föreningen i en helt annan situation i år jämfört med förra året då medlemsantalet stigit till det dubbla. Dessutom är stadgarna fortfarande nya och ännu inte så väl utarbetade vilket gör att ändringar kan komma att ske vid varje årsmöte. Ytterligare ett argument emot en stadgändring är det stora administrativa arbete som kommer följa i dess kölvatten då det i dagsläget inte finns ett fungerande medlemsregister och då det kan ta mycket tid och kraft att se till att få in årsavgiften av alla liksom att årligen kontrollera av registret. Styrelsen skall inspirera, inte administrera. Möjligen är kärnfrågan istället hur föreningen marknadsför sig så att rätt medlemmar fås från början. Alla höll inte med om att medlemsregister behöver vara krångligt. Slutligen lyftes fram att det kan anses legitimerat att ta en årlig medlemsavgift för att kunna finansiera ett förråd då det i dagsläget är medlemmar som använder privata förråd som de själva betalar för. 2 (5)
Ordförande sätter stopp för diskussionen och konstaterar att idag kan vi antingen ha kvar gamla stadgar eller göra en förändring enligt propositionen. Mötet avbryts för 5 minuters paus. Mötet återtas. Anton Karlsson förtydligar bakgrunden till propositionen. 300 medlemmar kan upplevas som en dimmig skara medlemmar. Dyker upp okända i kanterna, glider på en räkmacka utan att bidra så mycket själva. När man själv engagerar sig så vill man få engagemang tillbaka. Någon inflikar att vi inte är fler personer på årsmötet i år trots dubbelt medlemsantal. Mötet röstade om propositionen. 20 röstade för en ändring. Då detta inte nådde upp till 2/3 majoritet (23 stycken) så förkastades propositionen. Carl Pettersson går igenom resterande del av styrelsens proposition som rör paragraf 3, 4 och 5. Både tillägg och rader som önskas strykas. Samtliga tillägg och raderingar bifölls. 6.3 Motion 1 Robin Tvrdek (Tidigare punkt 6.4) I nuläget kan stadgar ändras varje årsmöte. Motionären menar att det bör krävas två årsmöten för att en stadgändring skall gå igenom. Det skall inte vara för lätt att ändra utan stadgarna skall stå relativt fast. Annat förslag som kommer upp är att man kan ha grundstadgar med tillhörande reglemente. Någon att två år är en väldigt lång tid att behöva vänta för att få igenom en förändring och det påpekades också att föreningen fortfarande är väldigt ung och stadgarna är fortfarande under utformning varpå det är för tidigt med en stadgändring enligt motionen. Ordförande uppmanar till röstning. Motionens första förslag förkastas. Nästa förslag i motionen var att det står ett stort I i stadgarna som bör ändras. Detta bifölls. Sista förslaget gällde att det borde finnas ett minimum på hur många deltagande som krävs på årsmötet för att ett beslut skall gå igenom. Förslaget bifölls. 6.4 Motion 2 Albin Policybeslut (tidigare punkt 6.3) Albins första motionsförslag tas bort då årlig medlemsavgift inte blev aktuellt. Andra tillägget gällde att det skall finnas policyförslag som bilaga till stadgan för att de skall bli enklare att hitta och inte glömmas bort. Policy kan bara läggas till eller tas bort på årsmöte. Carl Pettersson förtydligar att dessa policyförslag fungerar som riktlinjer för föreningen och är en samlad erfarenhet från tidigare styrelser. Motion bifalles och till nästa årsmöte skall policy ses över och beslutas om. 7. FIKA 8. Fråga om styrelsens ansvarsfrihet. Ej aktuell i år, då styrelse avträder vid kommande kalenderårsskifte. 9. Antagande av verksamhetsplan Carl Pettersson berättar om bakgrunden. LESS har gott rykte och har växt i medlemsantal (vilket de senaste åren varit föreningens fokus). Styrelsen anser att vi nu kommit till stadiet då vi bör sluta fokusera på att värva medlemmar utan istället fokusera på de medlemmar vi har. Exempelvis bör vindsurfing prova-på bytas ut mot vindsurfläger. Dessutom följer stora möjligheter om LESS hade ett kontor (återkommer under punkt övrigt) och styrelsen anser att detta bör testas under ett år. Direktiv från 3 (5)
förra verksamhetsplanen som styrelsen inte gjort något med är dels direktivpolicy kring LESS varumärke för att bibehålla legitimitet kring vår logga och vårt varumärke, dels att fortsätta jobba med medlemsregistret. Årsmötet ställde sig bakom denna verksamhetsplan. 10. Gemensam verksamhetsberättelse Medlemmarna som är närvarande på mötet redovisar en gemensam verksamhetsberättelse kring vad som hänt under året. Less Fun Park från december till mars. Skidresa till Avoriaz då vi fick med oss en pingvin hem, låter det vara osagt hur och av vem. Snowfest 16 februari i Lundagård. LESScamp på Valborg. 30 personer var på Skanörsgården. Windfest var en helt ny grej som fick massor av besökare. Vi har haft LESS-Aftnar, filmkväll, longboard- och klättringaktivitet. Sammarbete med Timberman och arbete med podcast påbörjades, hitintills lite film. TripleCrown. LESS-nollning. Alumni i Skanör. Ett gäng gästföreläsningar. Vindsurfinghelg i Varberg. Några har försökt åka wakeboard efter en människodriven motor. Adde gick slack-line över till önön. Surfresa till Marocko och ytterligare en Snowfest sista november. Calle lägger till att det finns pengar att investera i tankar och idéer. Använd det! 11. Val av Ordföranden. Valberedningen kliver fram och meddelar att de lämnat en plats vakant som en lösning på att minska ner styrelsen och skapa flexibilitet. Valberedningen har valt att nominera Michaela Wikman till ordförande då hon är driftig och varit med och dragit i många event. Michaela presenterar sig själv kort och hennes bakgrund i LESS, tankar kring vad föreningen är för henne och hur hon ser på LESS framtid. Medlemmar ställer frågor till Michaela. Diskussion kring hur omröstningen skall gå till. Michaela lämnar rummet. Valberedningens förslag på ordförande bifölls. 12.Val av styrelse. Valberedningens har valt att nominera Malin Alsved, Anton Lundborg, Karin af Sandeberg Anden, Annie Svensson, Kristoffer Nesling och Nicklas Lundin till ledamöter. Ledamöterna presenterar sig själva kort. Förslaget bifölls. 13.Val av revisor. Valberedningen har förslagit Carl Pettersson till Revisor. Detta bifölls. 14.Val av valberedning. Valberedningens förslag på ny valberedning presenteras; Emilie Edh och Anton Frisk. Markus Greiff och Pontus Renmarker erbjuder sig att också ställa upp. Mötet bifaller detta. 15.Övriga frågor Anton Karlsson tar upp diskussionen kring att vi behöver ett förråd. Saker försvinner, nycklar försvinner och privatpersoner får upplåta rum. Dessutom behöver vi ett LESSmötesrum. Rummet kan fås i februari om så önskas. Frågor dyker upp kring hur tillgången till rummet skall fungera. Uppdrag till styrelsen via verksamhetsplanen att jobba vidare med denna fråga. 16.Mötet avslutas Ordförande tackar och avslutar mötet. LESS-ordförandejacka lämnas över från Carl Pettersson till Michaela Wikman. 4 (5)
Vid protokollet: Annie Svensson Ordf Robert Jönsson Justerare Anton Karlsson Robin Jakobsson 5 (5)
LUNDS EXTREMSPORTARSÄLLSKAP PROPOSITIONER FÖR STADGEÄNDRING (FÖRTYDLIGANDE) Styrelsen 2013-11-20 Lunds Extremsportarsällskap
Propositioner för stadgeändringar inför årsmöte 2013 Uppdatering av stadgar enligt nedan. Röd text är utskickat proposition för årsmötet, lila text med markering är förslag korrigering på ytterligare ändringar att ta upp på årsmötet. Lunds Extremsportarsällskaps Stadgar 1 Syfte Lunds Extremsportarsällskaps syfte är att främja extremsport genom att sammanföra såväl utövare och intresserade för att tillsammans lära av varandra och av kulturen. 2 Organisation 1. Föreningens juridiska namn är Lunds Extremsportarsällskap. 2. Lunds Extremsportarsällskap har sitt säte i Lund. 3. Lunds Extremsportarsällskap är partipolitiskt och religiöst obundet. 4. Lunds Extremsportarsällskap högst beslutande organ är årsmötet och därefter styrelsen för Lunds Extremsportarsällskap. 3 Medlemskap 1. För att vara medlem i Lunds Extremsportarsällskap ska man vara medlem i Akademiska Föreningen. 2. Medlemskapet är erlagt med en medlemskapsavgift på 50 kronor som betalas vid inträdelse i föreningen samt på årlig basis vid höstterminsminens start. Medlem i LESS är man sedan så länge man är medlem i Akademiska Föreningen. 3. Som medlem i Lunds Extremsportarsällskap så är man behörig att delta på de aktiviteter som anordnas. 4. Medlemskapet upphör om medlemmen uttryckligen vill utträda ur sällskapet. Medlemskapet upphör för den medlem som inte betalar sin medlemsavgift. 5. Medlemmar som går ur Akademiska Föreningen blir, om ej annat önskas, automatiskt del av Lunds Extremsportarsällskaps Alumni. 6. Lunds Extremsportarsällskaps Alumni agerar stödmedlemmar. För att vara med i Lunds Extremsportarsällskaps Alumni skall medlem aktivt valt att gå med samt ej vara medlem i Studentlund. Lunds Extremsportarsällskaps alumni är inte aktiva medlemmar. Kommentar [PC1]: Samt på årlig basis vid hösterminens start. Kommentar [PC2]: Lägg till ny punkt 4: Medlemskapet upphör för den medlem som inte betalar sin medlemsavgift. 4 Alumni Lunds Extremsportarsällskaps Alumni är ett nätverk för förutvarande medlemmar i Lunds Extremsportarsällkap. Lunds Extremsportarsällskaps Alumni ska verka för att stödja verksamheten i Lunds Extremsportarsällskap. 1. Lunds Extremsportarsällskaps Alumni agerar stödmedlemmar. För att vara med i Lunds Extremsportarsällskaps Alumni skall medlem ej vara studerande vid Lunds Universitet. 2. Lunds Extremsportarsällskap Alumni är ej aktiva medlemmar. 3. Medlemskapet i Lunds Extremsportarsällskaps Alumni upphör om medlem uttryckligen vill utträda ur Lunds Extremsportarsällskaps Alumni. Kommentar [PC3]: Ta bort 5 Årsmöte
1. Endast styrelsen har rätt att lägga propositioner till årsmöten. 2. Endast medlemmar och alumni har rätt att lägga motioner till årsmöten. 3. Medlemmar, styrelsen, och revisorer och alumni har yttrande-, förslags- och närvarorätt på årsmöten. 4. Endast medlemmar har rösträtt, rösträtten är personlig och kan inte utövas genom ombud. 5. Endast medlemmar har rätt att kandidera till styrelse och valberedning. 6. Det ska skrivas protokoll på årsmöten. 7. Röstning sker, om inget annat är stadgat med enkel majoritet. Vid personval sker röstning med relativ majoritet. 8. Vid ordinarie årsmöte ska åtminstone följande ärenden behandlas: Kommentar [PC4]: STRYK PÅ ÅRSMÖTE Kommentar [PC5]: Lägg till: och alumni 1. Val av ordförande, sekreterare, rösträknare och justerare för årsmötet. 2. Fastställande av röstlängd för mötet. 3. Fastställande av dagordning. 4. Revisionsberättelse för verksamhetsåret. 5. Presentation av styrelsens verksamhetsberättelse och bokslut. 6. Behandling av styrelsens propositioner och inkomna motioner. 7. Fråga om styrelsens ansvarsfrihet. 8. Antagande av verksamhetsplan 9. Val av Ordföranden. 10. Val av styrelse. 11. Val av revisor. 12. Val av valberedning. 13. Övriga frågor. 9. Styrelsen har rätt att kalla till extra årsmöte. Om 1/3 av medlemmarna önskar hålla ett extra årsmöte ska styrelsen uppmärksammas på detta så att de kan kalla till ett extra årsmöte. 10. Årsmöte ska utlysas minst 21 dagar innan mötesdatum, då ska även propositioner tillhandahållas medlemmarna. 11. Sista dag för lämna in motioner som ska behandlas av årsmötet är 7 dagar innan mötet. 12. Sista dag för att nominera till post som ska tillsättas på årsmötet är 7 dagar innan mötet. 6 Styrelsen 1. Styrelsens uppgift är att främja extremsport genom att skapa förutsättningar för att sammanföra såväl utövare och intresserade. 2. Styrelsen för Lunds Extremsportarsällskap är ansvarig inför årsmötet. 3. Styrelsen består utav en ordförande och 7 ordinarie ledamöter. 4. Styrelsen väljer själva vice ordförande och efter behov ytterligare ansvarsområden inom styrelsen. 5. Styrelsen är skyldig att årligen kalla till årsmöte. 6. Nyvald styrelse på ordinarie årsmöte tillträder nästkommande kalenderår. 7 Valberedning 1. Valberedningen skall aktivt jobba för att för att få fram kandidater till årsmötet samt att om de finner det nödvändigt föreslå kandidater till årsmötet. 2. En valberedning består av 2-5 personer. 3. Valberedningen har rätten att föreslå om vakantsättning av poster i styrelsen.
8 Revisor 1. Styrelsens förvaltning ska granskas av en på årsmötet utsedd revisor. 2. Revisorn ska på årsmötet avge sin revisionsberättelse. 9 Redovisningsår 1. Lunds Extremsportarsällskaps bokföringsår är kalenderåret. 2. Lunds Extremsportarsällskaps verksamhetsår löper mellan två ordinarie årsmöten. 10 Ändring av stadgar 1. Ändring av stadgar görs på årsmötet med kvalificerad majoritet, som innebär 2/3 av närvarande. 11 Upplösning 1. För att Lunds Extrempsortarsällskap ska upplösas måste det föreslås av en proposition eller en motion. 2. Årsmötet som beslutar om upplösning beslutar också vad som händer med Lunds Extrempsortarsällskaps tillgångar. 3. Beslut om upplösning ska ske med tre fjärdedelars majoritet.
LUNDS EXTREMSPORTARSÄLLSKAP MOTION FÖR STADGEÄNDRING Robin Tvrdek 2013-11-20 Lunds Extremsportarsällskap
Förslag 1 En förenings stadgar visar de grundläggande och fundamentala regler som föreningen har anammat. Därmed bör också dessa vara svårändrade, för att föreningens syfte och riktning ej skall vara lättändrade. Jag anser det därför vara anmärkningsvärt att det står i föreningens stadgar att det endast krävs ett årsmöte för att ändra dessa. Det bör vara mycket svårare, annars kan rent tekniskt sett det bara dyka tillräckligt många av en grupp I föreningen som vill ta den i en annan riktning och rösta för en proposition eller motion på ett årsmöte. Ett mer rimligt alternativ är att det krävs två på varandra följande möten, med likalydande beslut för att ändra föreningens stadgar. Ett alternativ är att införa ett reglemente som komplement till stadgarna. Där reglementet endast behöver ett årsmöte för att ändras. Ett reglemente De skall häller inte behöva stå vad kvalificerad majoritet är(som det står under 10), men kan dock stå kvar om det behövs (det i parentes nedan). Som det även står i 5 punkt 10 bör detta läggas till i 10, då andra grejer upprepas vid flertalet tillfällen i stadgarna. Motion för att ändra stadgar - ersätta befintlig text med detta 10 Ändring av Stadgar 1. Förslag till ändringar av stadgar skall skriftligen inlämnas till föreningens styrelse senast 7 dagar före årsmötet. För slutligt bifall fodras likalydande beslut på två på varandra följande årsmöten. På det sista mötet skall beslut tas med kvalificerade majoritet. (, som innebär 2/3 av närvarande) Förslag 2 Det förekommer ett stort i, innan Lunds extremsportarsällskap, 3 punkt 3, ta bort det. Motion av ändring 3, punkt 3 3.Som medlem i Lunds Extremsportarsällskap så är man behörig att delta på de aktiviteter som anordnas. Förslag 3 Det bör läggas till en punkt under 5, som avser att tala om när mötet anses kunna vara beslutande. Detta kan läggas till under val på valfri punkt, dock förslagsvis innan punkt 7. Motion av tillägg till 5: Beslutsförhet Årsmötet att beslutsmässigt om antalet närvarande medlemmar är minst tjugo och föreningens styrelse ej bildar egen majoritet. Röstning via ombud ej tillåten. Förslag 4 Om förslaget med medlemsavgifter godtas på årsmötet, anser jag att det även bör införas en punkt om vilande medlemmar. Det kan beröra medlemmar som tagit uppehåll eller genomför utbytesstudier utomlands. Dessa bör utgöra ett undantag för medlemsavgifter då de i största del inte har möjlighet att vara delaktiga på de aktiviteter som föreningen anordnar. Dock med undantag för eventuella resor.
Motion om tillägg till 3 punkt 7 Medlem som erlägger utlandsstudier eller valt att ta studieuppehåll exkluderas från behovet av att erlägga medlemsavgift. Detta gäller tills medlemmen väljer att återuppta studierna eller återvänder till studier i Lund. Förslag 5 Sedan tänkte jag bara göra min röst hörd angående propositionen att ändra föreningens medlemsavgifter. Jag och mina andra föreningsaktiva har pratat igenom detta och kommit fram till att de förslaget är regelmässigt framlagt, men emellertid ytterst kontroversiellt. Att besluta om livstidsmedlemskap och sedan ändra detta, så kort tid efter beslutet är väldigt konstigt. Propositionen bör gälla enbart för nytillkomna medlemmar. Om sådana fundamentala grejer i föreningen skall ändras så här lätt så har enligt min mening, hela förtroendet till föreningens styrelse försvunnit. Viktigt att påpeka är att detta inte handlar om pengar, jag börjar skriva examensjobb om en termin så därför rör sig medlemsavgiften i mitt fall maximalt om 2 terminer till, dvs 100 kronor. Emellertid har förtroende om att stora beslut faktiskt kommer upprätthållas totalt försvunnit. Mvh Robin Gabriel Tvrdek
LUNDS EXTREMSPORTARSÄLLSKAP MOTION FÖR STADGEÄNDRING Albin Jakobsson 2013-11-20 Lunds Extremsportarsällskap
Motion för stadgeändringar inför årsmöte 2013 Inför ny paragraf 10 efter redovisningsår med titeln Policybeslut med beskrivning enligt nedan. Ett policybeslut är en föreskrift i en speciell fråga som årsmötet har tagit beslut om. Policybeslut tagna på ett årsmötet införs automatiskt i listan nedan. Själva beslutet skall vara en bilaga, längst bak i stadgarna. Policybeslut kan endast ändras eller tagas bort på årsmötet. Förslag på policy att införa i policybeslut tas förslagsvis upp under dagordningens punkt övrigt. Förslag på vad som bör ligga under policybeslut efter stadgarna. KRAV Lunds Extremsportarsällskaps Alumni informeras om vad som sker i Lunds Extremsportarsällskaps och Lunds Extremsportarsällskaps Alumni genom ett kortfattat nyhetsbrev. Lunds Extremsportarsällskap Resor Här nedan följer krav och praxis över vad som gäller för arrangemang av resor i LESS namn - Få skriftligt bevis från företaget som arrangerar resan vad som ingår (Kontrakt, Offert). - Arrangörer av resan från LESS ska ej få resan betald el. motsvarande gratis. - Eventuella överskott för resan ska tillfalla LESS, inte arrangerande privatperson. - Företaget som arrangerar resan ska kunna stå för risken gällande pengar om inte bestämt antal personer kan uppnås för resan. - Företaget ska kunna ge en resegaranti, trots att inte bestämt antal personer uppnås. - Flera offerter ska redovisas för styrelsen - Resande student bokar sin resa direkt med företaget. LESS agerar ej mellanhand. - Resan ska vara för ALLA medlemmar - Styrelsen har rätt att bestämma om resan ska godkännas att få arrangeras i LESS namn eller ej - För övriga resor i LESS namn ska dessa rapporteras på Facebook-gruppen - Resan ska i första hand marknadsföras till medlemmar när platserna är begränsade PRAXIS - Resans syfte ska vara i enlighet med LESS Ex. Resan ska i första hand vara med fokus på extremsporter och marknadsföras så. Resan ska också ha fokus på pris i relation till mervärde, såsom destination, aktiviteter runtomkring eller give-aways etc.
Utgiftspolicy Vid evenemang eller verksamhet kopplat till Lunds Extremsportarsällskap som på något sätt berör föreningens ekonomi måste en budget eller ett direkt anslag godkännas från styrelsen. LESS står inte för: oförutsedda kostnader, i samband med evenemang eller verksamhet som ligger utanför, av styrelsen, godkänd budget. några kostnader som uppkommer till följd av lagbrott eller förseelser, så som parkeringsböter, fortkörningsböter etc. några kostnader som kan kopplas till direkt vårdslöshet. några kostnader vid person- eller egendomsskada ifall händelsen är alkoholeller drogrelaterad. ekonomisk ersättning vid drullerelaterade händelser, så som borttappade nycklar, vattenskadade kameror etc. I ovanstående situationer står personen själva ansvarig för eventuella kostnader om styrelsen inte beslutar annat. Uppkommer kostnader eller skador som inte kan kopplas till ovanstående punkter är det LESS mål att ersätta dessa. Vid utlåning av material till LESS ska man dock alltid känna sig säker på att sin utrustning är i säkra händer. Det är därför viktigt att utlånaren och låntagaren att göra upp om villkoren på förhand. Eventverksamhet Alla arrangemang som kräver att in och utbetalningar görs av en betydande summa pengar ska göras via LESS föreningskonto. Vid större evenemang, se definition av större evenemang, så ska budget upprättas och skötas i samstånd med styrelsemedlem. Föredragsvis ekonomiansvarig om en sådan post är utsedd av styrelsen. Vid skrift så skrivs alltid Lunds extremsportarsällskap LESS vid första presentation av vårt namn. Därefter räcker förkortningen LESS. Sponsorkontakter uppmanas och det finns framförallt möjligheter att synas under evenemanget men även på hemsidor som ägs av LESS. Styrelsen har rätt att bestämma om evenemanget ska godkännas att få arrangeras i LESS namn eller ej. Eventuellt överskott ska tillfalla LESS inte arrangerande privatperson. Vid samarrangemang med andra föreningar kan en uppdelning av intäkter förekomma. Evenemanget ska vara i enlighet med LESS syfte och ha en studentanknytning.
LUNDS EXTREMSPORTARSÄLLSKAP REVISIONSBERÄTTELSE VERKSAMHETSÅRET 12/13 Sara Håmark 2013 11 20 Lunds Extremsportarsällskap
I egenskap av revisor för Lunds Extremsportarsällskap under det gångna verksamhetsåret har jag studerat föreningens verksamhet inklusive räkenskaper och budget fram till årsmötet. Jag har ännu inte kunnat utvärdera hela verksamhetsåret samt kontanthanteringen, varför detta inte blir en slutgiltig revisionsberättelse. Det budgeterade resultatet stämmer hittills inte överens med det faktiska, vilket dock i samtliga fall kan härledas till de event som föreningen arrangerat under året, tillsammans med de inköp som gjorts och beslutet att sponsra en uppstartshelg för LESS Alumni. Såtillvida finns det inga direkta felaktigheter i bokföringen att anmärka på, allting finns med och verkar vara i sin ordning. Det negativa resultatet återfinns inom ramen för den buffert som avsattes efter det förra verksamhetsåret och bör i sig inte ses som betydande. Under det gångna verksamhetsåret har det bland medlemmarna diskuterats vad pengarna som avsattes efter föregående verksamhetsårs positiva resultat bör gå till, samt hur den buffert som föreningen numera besitter bäst bör användas. I egenskap av revisor har jag under det gångna året framfört detta till styrelsen och jag anser att pengarna hittills spenderats på ett ansvarsfullt och motiverat sätt. Jag rekommenderar dock att styrelsen tar på sig att utreda och följa upp hur föreningen även nästa verksamhetsår på bästa sätt når ut till medlemmarna för att ta in tips på ytterligare inköp, då vi fortfarande har pengar över på den posten. Som revisor anser jag att det i även i framtiden bör finnas ett visst ekonomiskt skyddsnät i den händelse att ett event eller en aktivitet som arrangerats av föreningen skulle gå back, eller att något annat oförutsett sker. Denna fråga anser jag vara av största vikt, varför jag rekommenderar att styrelsen även nästa verksamhetsår bör ha ett visst ekonomisk svängrum i åtanke när budgeten sätts. Revisorn rekommenderar även att styrelsen bör, om detta ännu inte gjorts, se över möjligheten att implementera användandet av ett betalkort för att undvika att privatpersoner ligger ute med sina egna pengar för föreningens räkning. Detta skulle även minimera risken att pengar i samband med stora överföringar förskingras av enskilda medlemmar. Även om detta inte har skett hittills, går det inte att helt utesluta risken att enskilda medlemmar inte kan skilja föreningens pengar från sina egna. Med det gångna årets turbulens inom styrelsen, då en person på felaktiga grunder kunde väljas in i (om än senare juridiskt uteslutas ur) styrelsen vill jag uppmärksamma framtida valberedning, samt potentiella styrelsemedlemmar om det olämpliga i att detta kunde ske. Detta är dock inget jag anser bör belasta resterande styrelse eller valberedningsmedlemmar, utan är snarare en konsekvens av bristande omdöme hos individen i fråga, i kombination med otydlighet i kommunikationen kring vad föreningens stadgar säger. Jag rekommenderar att valberedningen tar på sig att tydligare förmedla till medlemmarna vilka krav som ställs, enligt stadgarna, på potentiella kandidater till styrelsen för att på så sätt förvissa sig om att det inte upprepas i framtiden. Jag vill även ta tillfället i akt och lyfta fram det faktum att styrelsen på ett engagerat sätt arrangerat ett stort antal aktiviteter av varierande storlek under året, som varit kostnadsfria eller subventionerade för föreningens medlemmar. Det har varit roligt att följa hur föreningen vuxit under året, samt hur många nya medlemmar klivit fram och tagit på sig ansvar för olika arrangemang i föreningens regi. Min samlade bedömning är att styrelsen hittills gjort ett övertygande arbete, men att kontantredovisning samt bokslut måste studeras innan eventuell ansvarsfrihet kan föreslås. Sara Håmark, revisor 0734 47 50 36 sara.hamark@gmail.com
Gällande Enligt Årsmöte 2013 1 Syfte Lunds Extremsportarsällskaps Stadgar Lunds Extremsportarsällskaps syfte är att främja extremsport genom att sammanföra såväl utövare och intresserade för att tillsammans lära av varandra och av kulturen. 2 Organisation 1. Föreningens juridiska namn är Lunds Extremsportarsällskap. 2. Lunds Extremsportarsällskap har sitt säte i Lund. 3. Lunds Extremsportarsällskap är partipolitiskt och religiöst obundet. 4. Lunds Extremsportarsällskap högst beslutande organ är årsmötet och därefter styrelsen för Lunds Extremsportarsällskap. 3 Medlemskap 1. För att vara medlem i Lunds Extremsportarsällskap ska man vara medlem i Akademiska Föreningen. 2. Medlemskapet är erlagt med en medlemskapsavgift på 50 kronor som betalas vid inträdelse i föreningen. Medlem i LESS är man sedan så länge man är medlem i Akademiska Föreningen. 3. Som medlem i Lunds Extremsportarsällskap så är man behörig att delta på de aktiviteter som anordnas. 4. Medlemmar som går ur Akademiska Föreningen blir, om ej annat önskas, automatiskt del av Lunds Extremsportarsällskaps Alumni. 4 Alumni Lunds Extremsportarsällskaps Alumni är ett nätverk för förutvarande medlemmar i Lunds Extremsportarsällkap. Lunds Extremsportarsällskaps Alumni ska verka för att stödja verksamheten i Lunds Extremsportarsällskap. 1. För att vara med i Lunds Extremsportarsällskaps Alumni skall medlem ej vara studerande vid Lunds Universitet. 2. Lunds Extremsportarsällskap Alumni är ej medlemmar. 3. Medlemskapet i Lunds Extremsportarsällskaps Alumni upphör om medlem uttryckligen vill utträda ur Lunds Extremsportarsällskaps Alumni. 5 Årsmöte 1. Endast styrelsen har rätt att lägga propositioner till årsmöten. 2. Endast medlemmar har rätt att lägga motioner till årsmöten. 3. Medlemmar, styrelsen revisorer och alumni har yttrande-, förslags- och närvarorätt på årsmöten. 4. Endast medlemmar har rösträtt, rösträtten är personlig och kan inte utövas genom ombud. 5. Endast medlemmar har rätt att kandidera till styrelse och valberedning. 6. Det ska skrivas protokoll på årsmöten. 7. Röstning sker, om inget annat är stadgat med enkel majoritet. Vid personval sker röstning med relativ majoritet. 8. Vid ordinarie årsmöte ska åtminstone följande ärenden behandlas: