Arbetsmiljöverket PM CTB 2006-04-25 Hans Olsson 08-730 9424 HUR TRÅNGT FÅR DET VARA? Inledning Innehållet är en sammanställning av svar på några vanliga frågor om kontorslokaler. Många frågar tex efter mått på möjlig täthet, alltså hur litet ett rum eller en arbetsplats får vara, uttryckt som m 2 per arbetsplats. På den frågan går det inte att ge ett enkelt svar, ytbehovet beror av verksamheten. Arbetsmiljöfrågorna i kontor gäller ofta belastningsskador på grund av dålig arbetsställning och stress av störande miljö, men kan också gälla sådana tekniska faktorer som buller, belysning, klimat och luftkvalitet. Det kan också förekomma att man överbelastar en lokal med för stort antal personer, så att personalrummen inte räcker till. Syftet med denna PM är att ge hänvisning till arbetsmiljöreglerna och att kommentera dem. Informationen är riktad till lokalanvändare, tex enskilda arbetstagare, skyddsombud, arbetsgivare, fastighetsägare och förvaltare. Även byggherrar och projektörer kan ha nytta av denna sammanställning. Som bilaga finns en sammanfattning om regelsystem och samråd mellan arbetsgivare och arbetstagare, samt hur man går vidare när det finns brister i arbetsmiljön. Regler om arbetsutrymme Samtliga arbetsmiljöregler finns på Arbetsmiljöverkets webbplats, www.av.se, bla Arbetsmiljölagen (AML) och Arbetsmiljöverkets föreskrifter (AFS). Tillämpningen av regler i enskilda fall avgörs av Arbetsmiljöverkets tillsynsavdelning i aktuellt distrikt, normalt vid inspektion. Det finns inte särskilda regler för kontor, utan de regler som skall tillämpas får hämtas i allmänna bestämmelser som gäller för alla slags arbetsplatser. Arbetslokaler och personalrum behandlas i Arbetarskyddsstyrelsens föreskrifter (AFS 2000:42), Arbetsplatsens utformning. Det finns krav på att arbetsutrymmet skall vara tillräckligt, men direkta regler om antal m 2 per arbetsplats finns inte. De allmänna arbetsmiljökraven styr hur tät en inplacering i öppna kontor kan göras, eller hur små kontorsrum kan vara. Särskilt inverkar de allmänna kraven på tillräckligt arbetsutrymme och kraven på att ventilationen skall vara tillräcklig och samtidigt dragfri. Kraven på ventilation kan innebära att ett befintligt ventilationssystem begränsar hur många personer som kan vistas i utrymmet. Vidare inverkar att plats behövs för andra arbeten, tex städning och transporter, och normalt även tillräckligt utrymme för rullstol. Se AFS 2000:42, 6 om arbetsutrymme, och 18, 20 och 23 om ventilation, samt 8 om anpassning för rörelsehindrade. Det finns inte heller regler om antal m 3 per arbetsplats. Rumsvolym regleras numera inte särskilt i föreskrifterna, utan den nödvändiga volymen blir ett resultat av dels ytbehovet och kravet på minsta rumshöjd, dels vilka luftföroreningar som förekommer och kraven på ventilation. Se AFS 2000:42, kommentarerna till 6, sid 39-40, om rumshöjd och volym mm. - 1 -
Vilken täthet som är möjlig i öppna kontor kan bli även beroende av belysningen. Arbetsplatserna behöver placeras så i förhållande till fönster och armaturer att bländning och reflexer kan undvikas. Allmänna regler om belysning finns i AFS 2000:42, 12-17. Där behandlas bla allmänbelysning och platsbelysning. För bildskärmsarbete finns regler i Arbetarskyddsstyrelsens föreskrifter (AFS 1998:5), Arbete vid bildskärm. Där behandlas i 3 särskilt bländning och reflexer i dataskärmar och tangentbord. Störande ljud är ett av de största fysiska arbetsmiljöproblemen i kontor. I delade rum och i öppna kontor kan tex andras samtal bli extra störande, eftersom de förutom den direkta störningen kan upplevas som en irriterande kränkning av det personliga reviret. Överhörning av andras samtal försvårar koncentration på arbetet, men kan även vara en källa för information om det pågående arbetet. Allmänna regler om buller finns i Arbetsmiljöverket föreskrifter AFS 2005:16, Buller. Regler om buller finns också i AFS 2000:42, 34. I kommentarerna till paragrafen påpekas bla att den mänskliga rösten kan utgöra en bullerkälla och att ovidkommande tal kan vara störande. Regler om dagsljus finns i AFS 2000:42, 11. Där anges att en arbetslokal normalt skall ha fönster som ger dagsljus och utblick. Kravet är generellt och gäller alla slags arbetslokaler. Kontorsarbetsplatser utan fönster godtas alltså normalt inte. Arbetsmiljön skall planeras, men också underhållas. Arbetsgivaren skall fortlöpande undersöka och åtgärda brister i arbetsmiljön. Regler och råd finns i Arbetsmiljöverkets föreskrifter (AFS 2001:1), Systematiskt arbetsmiljöarbete (SAM). Förutom arbetsgivares ansvar för arbetsmiljön har byggherrar och projektörer ett särskilt ansvar när arbetsmiljön skapas. De skall vid projektering beakta arbetsmiljösynpunkter. Krav finns i AML 3:14, och detaljregler om projektering i AFS 2000:42, 3-4. Lokaltyper Olika kontorstyper har sina olika för- och nackdelar för arbetsmiljön. Vid planeringen är det viktigt för arbetsmiljön att välja lokaler av en typ som passar till arbetet, tex vid val mellan cellkontor och öppna kontor. Valet av lokaltyp är ett viktigt systemval som påverkar både arbetsmiljö och effektivitet. Öppna kontor och förtätning är för närvarande en trend. Avsikten är ofta att öka flexibiliteten och minska lokalkostnaderna, men också att med öppna kontor underlätta kontakt och överblick i arbetet. Det ligger en intressekonflikt i att öppenhet ger kontakt, medan avskildhet ger koncentration. För typen öppna kontor (kallas även storrum eller landskap) medför öppenheten risk för en del olägenheter. Det kan vara tex koncentrationssvårigheter, störande ljud, störande händelser eller olägliga besök, blänk i bildskärmar från belysning och fönster, brist på dagsljus och utblick pga stora avstånd till fönster i djupa lokaler, och att senare förtätning kan överbelasta lokalens tekniska kapacitet vad gäller utrymme och ventilation. För typen cellkontor finns istället risk för sämre kontakt och överblick, och sämre följsamhet till varierande arbetsgrupperingar. I typen kombikontor har man sökt kombinera fördelarna hos cellkontor och öppna kontor genom arbetsplatser i små enskilda rum runt ett gemensamt öppet rum. - 2 -
En vanlig uppfattning är att öppna kontor är mera ytsnåla eftersom arbetsplatsernas friytor kan överlappas i en planlösning utan mellanväggar, men ofta kan där istället behövas minst lika stor yta för att undvika bla överhörning och ljudstörning mellan arbetsplatserna. Arbetsplatsernas storlek Ytbehovet i en lokal varierar mellan olika verksamheter och arbetsuppgifter. För kontorsverksamhet varierar ytbehovet mycket mellan olika kontorstyper och olika lösningar att det inte går att ange ett generellt mått för kontorsarbetsplatsers yta. Utrymmesbehovet för en arbetsplats kan betraktas som sammansatt av delytor. Det behövs yta för möbler som bord och hyllor, yta för arbetsstol eller stående arbete, yta för gångar som ger tillträde till och passage förbi arbetsplatsen, yta för stol för besökare, yta för kontorsutrustning osv. Av delytorna är det ofta möblerna som varierar mest, och de varierar med arbetsuppgifterna. Förvaring vid arbetsplatsen av tex litteratur, kataloger, ritningar, arkiv eller prover behöver ofta stort utrymme. Regler och allmänna råd om inredning finns i AFS 2000:42, 40-41 med kommentarer, särskilt om lämplig arbetshöjd och en rekommendation om lätt inställbara bord. Vissa möbelmått för datorarbetsplatsen behandlas i AFS 1998:5 om bildskärmsarbete, bla arbetsbordets djup och höjd, arbetsställning, synförhållanden mm. Reglerna om bildskärm innehåller bla krav på arbetsytans storlek och styr alltså bordsmåtten, bla djupmåttet. Där finns också krav på inställbara möbler. För att passera obehindrat mellan möbler behövs normalt ett fritt mått om minst 0,70 m. Detta gäller passage för gående, enl AFS 2000:42, 55 med kommentarer. Utrymmet för skrivstol vid ett skrivbord behöver normalt vara ca 0,85-1,0 m för att man skall kunna sitta i lämpliga ställningar, och kunna resa sig och sätta sig obehindrat. Måttet är inte inskrivet i AFS, men tillhör normal praxis vid planering. Detta utrymme för skrivstol finns behandlat i standarden SS-EN ISO 14738. Det är viktigt att det finns tillräckligt utrymme så att det är lätt att resa sig, eftersom långvarigt stillasittande kan leda till ohälsa. Se AFS 2000:42, de allmänna råden till 41 samt de allmänna kommentarerna på sid 26. Allmängiltiga regler och råd om lämpliga kroppsställningar för arbetet finns i Arbetarskyddsstyrelsens föreskrifter (AFS 1998:1), Belastningsergonomi, bla allmänt om avlastande rörelser och behovet av arbetsutrymme, lämplig bordshöjd och tillräckligt arbetsområde på bordet. Dessa bör tillämpas vid val av kontorsmöbler. Kontorslokaler behöver normalt vara planerade för att ge utrymme för rullstol. Föreskrifter om tillgänglighet finns i AFS 2000:42, 8. Anpassning för rörelsehindrade behöver omfatta både egna anställda och besökande, och både den egna arbetsplatsen, besök vid andras arbetsplatser, och användning av tex sammanträdesrum och personalrum. Kontoret är också arbetsplats för andra, särskilt för dem som sköter städning och transporter, och lokalerna behöver ge tillräckliga passagemått och svängrum för sådant arbete. Detta faller under kraven i AFS 2000:42, 6, och är särskilt påpekat i kommentarerna till paragrafen. Rekommenderade mått för passage för tex gående, rullstol, städvagn och lastpall beskrivs i kommentarerna till 48 och 55. - 3 -
Rymlighet och stress Rymligheten kan betraktas som dels den direkta fysiska rymligheten, dvs plats för den arbetande och de rörelser som behöver göras under arbetet, och dels den mera abstrakta upplevelse av rymlighet och avskildhet som arbetsplatsen kan ge. Det fysiska utrymmet har berörts ovan. Arbetstagarens upplevelse av arbetssituationen kan få hälsomässiga effekter. Arbetsupplevelsen påverkas av både storleken av arbetsutrymmet och den allmänna rumsutformningen. Allmänna råd om utformningen av arbetet, vilket även gäller rummet och dess miljöfaktorer, finns i Arbetarskyddsstyrelsens allmänna råd (AFS 1980:14) beträffande psykiska och sociala aspekter på arbetsmiljön. Vidare finns i AFS 2000:42, 6 och 7, krav på lämplig rumsutformning och samband, vilket innefattar möjligheten till överblick av lokaler och samband mellan dem. Överblicken är viktig för människans behov av orientering. Grundläggande regler om stress finns i arbetsmiljölagen (AML). Se särskilt 2 kap 1 om psykiska belastningar och starkt styrt och bundet arbete. Det är ett krav att skadlig stress skall undvikas. Beträffande stress allmänt, se AFS 1980:14. Beträffande stress i kontorsarbete, se även AFS 1998:5 om bildskärmsarbete, särskilt 7 om styrt och bundet arbete, och 10 om programvara. Trånga lokaler kan medverka till stress. I ett rum som delas av flera personer finns alltid en särskild risk för störning och koncentrationssvårigheter, vilket kan vara en stressfaktor och även kan göra att arbetet blir mindre effektivt. För arbetsgivaren är det viktigt att veta att både direkta störningar och en känsla av instängdhet i alltför små rum kan dra ned arbetseffektiviteten. Människan uppfattar undermedvetet utrymmet närmast kring sig som sitt sociala revir, och upplever det ofta som kränkning eller hot om någon inkräktar på detta revir. Detta kan få betydelse i öppna kontor och i delade rum. Reviret är olika i olika kulturer och olika sociala situationer, och ofta olika från person till person. Det personliga reviret har dock normalt så små mått att det sällan blir något problem i kontorsplanering. Ett exempel är dock att motstående arbetsplatser kan behöva en avskärmning från andras direkta synfält. Vanliga rumsstorlekar En grov bedömning av rymligheten kan göras med följande värden. - Ett fungerande kontorsrum för en person, avsett för vanliga kontorsfunktioner och med sparsam möblering, kan sällan göras mindre än ca 8-10 m 2, till vilket kommer korridorer mm. - Ett fungerande kontorsrum för två personer, med samma förutsättningar, kan sällan göras mindre än ca 15 m 2. - Öppna kontor kan sällan göras mindre än ca 15-20 m 2 per arbetsplats, inkl gångar men exkl andra allmänna och gemensamma funktioner. - För hela lokalytan kan man vid överslagsberäkning av ytbehovet räkna ca 25 m 2 per arbetsplats totalt, inkl andra utrymmen för arbetet som mötesrum, samtalsrum, arkiv och förråd, och inkl biutrymmen som entré, trappor och korridorer, kapprum, matrum, städrum och toaletter, men exkl hissar, trappor, ytterväggar, pelare mm. Samma mått kan användas för både cellkontor och öppna kontor. Det finns exempel på mindre ytor, tex ned till ca 5 m 2 rumsyta per arbetsplats i delade rum i cellkontor och ned till ca 15 m 2 per arbetsplats i öppna kontor, men normalt gäller det då specialiserade eller ofullständiga arbetsplatser. Litteratur om kontorsplanering, se nedan. - 4 -
Kontroll vid planering Om rumsformen är gynnsam och möbleringen är måttlig, kan det finnas förutsättningar för att även en ganska liten yta per arbetsplats kan uppfylla minimikraven på arbetsutrymme och passage. Utrymmet i rum som verkar små behöver undersökas närmare, det gäller både enpersons- och flerpersonsrum. Det lämpligt att undersöka utrymmet närmare om ytan i ett rum verkar bli så litet som ca 8-10 m 2 per arbetsplats, eller om ytan i ett öppet kontor verkar bli så liten som ca 15 m 2 per arbetsplats inkl gångar. Lämpligt sätt att undersöka rymligheten är att göra en möblerad ritning i stor skala (minst 1:50), och helst också göra en provmöblering i full skala. Det kan vara lämpligt att ta hjälp av sakkunnig, tex genom företagshälsovården, för sådana undersökningar och bedömningar. Vid förtätning bör ventilationens kapacitet kontrolleras, så att den räcker för det aktuella antalet personer och datorer. Exempel finns på att kontor har behövt glesas ut igen, när ventilationen visat sig ha för liten kapacitet och inte gått att förstärka, tex genom att varva upp fläktar. Observera att bullernivån ofta ökar vid högre lufthastighet när man varvar upp fläktar, och att det inte alltid finns plats för kanaler om man väljer att bygga om till högre kapacitet. Personalrum Det finns krav på att det skall finnas personalutrymmen som är tillräckliga och lämpliga för arbetstagarnas behov och efter arbetets art. Regler finns i AFS 2000:42, 92-115. Följande är en kort sammanfattning av vanliga frågor för kontor. Personalutrymmena ska vara anpassade till arbetets art och det normala antalet arbetstagare. För kontorsarbete behövs normalt inte särskilda tvättrum utöver toaletternas handfat. Däremot kan tvättrum och duschar behövas för annat arbete i lokalerna, tex städarbetet. Matrum ska finnas för dem som äter medhavd mat. Vilrum behövs normalt för större kontor, att användas tex vid tillfällig huvudvärk. Klädförvaring ska finnas så att stöld av privata kläder motverkas, och en vanlig lösning är låsbara klädskåp. Möjlighet ska finnas att förvara personliga värdesaker under lås. Litteratur Det finns några användbara handböcker om kontorsplanering, t.ex. följande: "Framtidens kontor", Christiansson och Eiserman 1998 "Flexibla kontor", Gullström och Westerberg 1998 "Kontorsarbetsmiljön", Utvecklingsrådet för den statliga sektorn, 2:a uppl. 2000 "Datorn i arbetsmiljön", Arbetarskyddsnämnden, 4:e uppl 2000. Handboken Bygg, kap. B 13, 4:e uppl. 1981 "Personalrum", Arbetarskyddsnämnden, 6:e utgåvan, 1995 (nu Prevent, www.prevent.se). Samtliga kan erhållas via allmänna bibliotek, eller tex Arbetslivsbiblioteket, (www.arbetslivsinstitutet.se). Bygglitteratur kan köpas tex från Byggtjänst AB, (www.byggbokhandeln.com). Föreskrifter och standard som hänvisas till i denna PM AFS 2000:42, Arbetsplatsens utformning AFS 1998:5, Arbete vid bildskärm AFS 2005:16, Buller AFS 1998:1, Belastningsergonomi AFS 1980:14, Allmänna råd om psykiska och sociala aspekter på arbetsmiljön AFS 2001:01, Systematiskt arbetsmiljöarbete Standard SS EN ISO 14738, om antropometriska krav vid utformning av maskinarbetsplatser - 5 -
BILAGA Allmänna upplysningar om tillämpning av arbetsmiljöreglerna Allmänt om regelsystemet Arbetsmiljöreglerna är oftast inte sk detaljkrav, utan allmänt formulerade s.k. funktionskrav, dvs. olika lösningar kan väljas om de ger den begärda funktionen. Därför anges normalt inte tex antal eller mått i reglerna. Vilken dimensionering och utformning som kan uppfylla kravet måste därför bedömas, utgående från hela situationen, och från fall till fall. Hur reglerna skall tillämpas i enskilda fall kan avgöras av Arbetsmiljöverket, enl nedan under Allmänt om samråd mm. Reglerna anger i allmänhet minimikrav. Alla arbetsmiljöregler finns på verkets webbplats (www.av.se), bla arbetsmiljölagen (AML), arbetsmiljöförordningen (AMF), arbetstidslagen (ATL) och Arbetsmiljöverkets föreskrifter (AFS). För sökning i föreskrifterna finns ett sakregister, under Lag och rätt/ Sakordsregister. På webbplatsen finns också en trycksakskatalog, verkets broschyrserie (ADI) och annan allmän information, bla under rubrikerna Teman och Frågor och Svar. Vidare finns där adresser till Arbetsmiljöverkets olika inspektionsdistrikt, under Om oss/ Distrikt. Allmänt om samråd mm Följande är en sammanfattning av allmängiltiga krav. Planering av arbetsmiljön, bla lokaler, skall göras i samarbete mellan arbetsgivare och arbetstagare, och skall behandlas i skyddskommittén. Skyddsombud skall medverka i planeringen. Grundläggande krav finns i AML 3:1a, 6:4 och 6:9. Detaljregler om arbetsgivarens planering av verksamheten, vilket gäller bla lokaler, finns i Arbetsmiljöverkets föreskrifter (AFS 2001:01), Systematiskt arbetsmiljöarbete. Hur de tekniska reglerna skall tillämpas i enskilda fall måste bedömas med hänsyn till situationen i varje särskilt fall. Sådana bedömningar görs i första hand av arbetsgivare och arbetstagare gemensamt. Vid oenighet kan frågan hänskjutas till Arbetsmiljöverket genom det aktuella inspektionsdistriktet, och ytterst kan Arbetsmiljöverket avgöra hur reglerna skall tillämpas genom ett formellt beslut. Reglernas tillämpning övervakas också genom Arbetsmiljöverkets tillsyn, normalt genom inspektion. Allmänt om att gå vidare Följande är allmängiltiga råd. När det finns brister i arbetsmiljön i ett konkret fall, är det lämpligt att agera enligt följande. Det är lämpligt att börja med att påpeka bristerna för arbetsgivaren. Det bör göras genom skyddsombud (eller regionalt skyddsombud), men kan också göras av en enskild arbetstagare. Det går i detta skede också att ringa Arbetsmiljöverkets aktuella inspektionsdistrikt (fd yrkesinspektionen) och diskutera hur man skall gå vidare. Om det finns brister i arbetsmiljön och om arbetsgivaren inte löser problemet och avhjälper bristerna kan Arbetsmiljöverket i aktuellt inspektionsdistrikt kontaktas med begäran om ingripande. Adresser och telefonnummer till Arbetsmiljöverkets olika inspektionsdistrikt finns på verkets webbplats, i verkets trycksakskatalog och i telefonkatalogen. Se även informationen om inspektion på verkets webbplats (www.av.se /Inspektion). - 6 -