Terminology and resource harmonisation local level Case Study: Swedish Social Insurance Agency Henrik Nilsson Terminologicentrum TNC CLARA Terminology course NHH, Bergen September 2010
Language Act (SFS 2009:600) Section 12 Government agencies have a special responsibility for ensuring that Swedish terminology in their various areas of expertise is accessible, and that it is used and developed.
Term-O-Stat: 4 steps 1. inventory of terminology 2. analysis of the terminology 3. concept analysis, definition writing, term choice 4. integration of terminology with other tools
Step 1 Get an idea of term usage and select terms specific to the authority in question. In this step an automatic analysis of documentation and web pages is done. The terms which are actually in use are identified, synonyms are identified and inconsistent term usage is detected. Automatic tools are used for the selecting and arranging of terms.
Step 1 in practice Data assembly Linguistic analysis Discussion about results Decision: how to move on? Part of total amount of documentation Automated processes (Fodina) Term candidates Consistency check
Linguistic analysis Grammatical and lexical analysis of a selection of the documentation of the authority. Term extraction through POC-information, patterns, existing term examples, statistics, etc. Filtering and gathering of terminology incl. linguistic information, grouping of possible synonyms, frequency information and examples.
Extraction of term candidates from documents sjukpenninggrundande inkomst egen företagare beräknad nettointäkt årsinkomst arbete räkna ut sjukpenning föräldrapenning Försäkringskassan nettointäkt företagets resultat avdrag kostnad avsättning periodiseringsfond egenavgift skatteavdrag räkna av informationsmaterial anställd arbetsuppgift företag uppbyggnad belopp verklig nettointäkt period driva Webbplats: belopp www.tnc.se
Termhood checking New use of Rikstermbanken: automated look-up could indicate better termhood for term candidates?
XML output <?xml version="1.0" encoding="utf-8"?> <Rikstermbanksdata> <header> <metadata date="20100910t160055" pattern="paper" matchtype="termscontainingaswords" numofhits="2" status="ok" /> </header> <body> <entry> <term usage="yes" lang="en">paper</term> <source>högskoleverket: Svensk-engelsk ordbok 2009</source> </entry> <entry> <term usage="yes" lang="sv">paper</term> <definition lang="sv">presentation av ett forskningsresultat i en rapport vid en vetenskaplig konferens </definition> <source>institutet för infologi, Rune Pettersson: Informationsdesign från a till ö; 2008</source> </entry> </body> </Rikstermbanksdata>
Term candidates Termkandidat ordklass frekvens källa FK:s ordlistor Rikstermbanken sjukpenninggrundande inkomst N 496 X1;Y1;Z1 FK ordlista Verksamt.se: Ordlista 2008, Terminologicentrum TNC: Energiordlista 1984, egen företagare N 56 A1 beräknad nettointäkt N 45 X1;Y1;Z1 årsinkomst N 137 X1;Y1;Z1 arbete N 1395 X1;Y1;Z1 Kriminalvården: Ordlista, räkna ut V 819 X1;Y1;Z1 sjukpenning N 1366 X1;Y1;Z1 TjänstRevA_bris.doc Verksamt.se: Ordlista 2008, Terminologicentrum TNC: Ordlista för arbetslivsinriktad rehab föräldrapenning N 1055 X1;Y1;Z1 Verksamt.se: Ordlista 2008 Försäkringskassan PN 2635 X1;Y1;Z1 nettointäkt N 15 X1;Y1;Z1 företagets resultat N 261 X1;Y1;Z1 avdrag V 327 X1;Y1;Z1 Institutet för infologi, Rune Pettersson: Informationsdesign från a till ö 2008, Verksamt.se: kostnad N 933 X1;Y1;Z1 Verksamt.se: Ordlista 2008, Ekonomistyrningsverket avsättning N 37 X1;Y1;Z1 Verksamt.se: Ordlista 2008, Ekonomistyrningsverket periodiseringsfond N 26 X1;Y1;Z1 Verksamt.se: Ordlista 2008 egenavgift V 27 X1;Y1;Z1 Socialstyrelsen: Socialstyrelsens termbank skatteavdrag N 61 X1;Y1;Z1 räkna av V 838 X1;Y1;Z1 informationsmaterial N 118 X1;Y1;Z1 anställd N 790 X1;Y1;Z1 arbetsuppgift N 329 X1;Y1;Z1 Terminologicentrum TNC: Arbetsmiljöordlista 1983 företag N 453 X1;Y1;Z1 okföringsnämnden: Bokföringsnämndens allmänna råd för enskilda näringsidkare som uppr uppbyggnad N 100 X1;Y1;Z1 belopp N 783 X1;Y1;Z1 Bolagsverket, Conny Berglund: Handbok Företagsinteckning 2009, s. 49 53 verklig nettointäkt N 3 X1;Y1;Z1 period N 1061 X1;Y1;Z1 Terminologicentrum TNC: Tekniska basord 1995 driva V 307 X1;Y1;Z1 Migrationsverket: Ordförklaringar; Svenska Kraftnät: Ordlista 2009; Kronofogden: ABC/Ordförklaringar 2008; Socialstyrelsen: Socialstyrelsens termbank vårdnadsbidrag N 150 X1;Y1;Z1 poc freq. source doc. internal sources sources of term in Rikstermbanken
Inconsistent concept clusters default default setting default status default default System Default system setting system setting delimiter delimiter delimiter separator separator separator standardinställning standardinställning standardinställning default grundinställning systeminställning standardinställning systeminställning avgränsare delimit fältavgränsare avgränsartecken separator avgränsare dialog page dialog dialog box dialog dialog box dialogbox dialog box listbox dialog box dialogruta dialog dialogruta listbox listbox list box listbox dialog dialog digit siffra drive letter bokstav drive letter drivrutinsenhet letter bokstav letter siffra directory directory directory folder directory katalog mapp mapp
Step 2 Investigating relevance and usage of the term candidates together with the authority, choosing which to continue working with. Division of concepts into manageable subgroups.
Creating concept clusters A. Domain specific concepts, i.e. concepts belonging in the domain B. Concepts from close ly related domains, i.e. concepts belonging to two or more closely related domains C. Peripheral concepts, i.e. concepts belonging to completely different domains D. General concepts But then, what is a domain...?
Step 3 Analyze concepts through definitions and diagrams. cooperation with other authorities needed: Statistics Sweden, the Swedish Pensions Agency, The National Government Employee Pensions Board (SPV), National Board of Health and Welfare, Swedish Tax Agency et al.
SGI, sjukpenninggrundande inkomst? (sickness benefit qualifying annual income) sjukpenninggrundande inkomst, SGI inkomst som är fastställd utifrån den beräknade årliga arbetsinkomsten Den sjukpenninggrundande inkomsten används för att räkna ut beloppet på olika dagersättningar [Försäkringskassans begreppskatalog] sjukpenninggrundande inkomst, SGI den beräknade framtida inkomsten av eget arbete som man har haft i minst sex månader i följd Den sjukpenninggrundande inkomsten används bland annat till att räkna ut hur mycket sjukpenning man kan få. se även: skattedeklaration [Verksamt.se: Ordlista 2008]
SGI, sjukpenninggrundande inkomst? (sickness benefit qualifying annual income) Sjukpenninggrundande inkomst Begreppet sjukpenninggrundande inkomst (SGI) är centralt inom bland annat sjuk- och föräldraförsäkringen. SGI är sammanfattningsvis den årsinkomst en försäkrad kan antas komma att få tills vidare. Om en försäkrad inte längre har någon inkomst av arbete ska han eller hon som regel inte längre omfattas av försäkringen. Reglerna om s.k. SGI-skyddad tid är ett avsteg från denna huvudregel och innebär att en försäkrad i vissa skyddsvärda situationer får behålla sin SGI även om förvärvsarbetet upphört. Kommittén ska utreda och föreslå nya regler för det inkomstunderlag som ska användas för beräkning av olika dagersättningar inom socialförsäkringen. Utgångspunkten för kommitténs förslag ska vara att inkomstunderlaget ska baseras på historiska (faktiska) inkomster. Förslagen ska avse både arbetstagare och egenföretagare samt de som har en inkomst både som arbetstagare och egenföretagare (kombinatörer). [Kommittédirektiv Hållbara försäkringar vid sjukdom och arbetslöshet Dir. 2010:48]
delegat medlem av delegation konsensus allmän överenskommelse...? projektdeltagare fysisk person som deltar i ett eller flera projekt stadium fördefinierat läge för...? projektassistent person som assisterar i ett projekt projektledare person som leder ett projekt adjungerad projektdeltagare representerar ett annat projekt inbjuden expert tillföra speciell kunskap ärende avgränsad arbetsuppgift... styrgrupp grupp som fattar övergripande beslut om... samordningsgrupp grupp som samordnar... projekt verksamhet som är inriktad mot ett bestämt mål... internprojekt projekt egna verksamhetsutvecklingen standardiseringsprojekt projekt främst inriktat på att utveckla standarder... sekretariatsprojekt projekt genomföra internationella standardiseringsprojekt utvecklingsprojekt projekt som syftar till att starta standardiseringsprojekt delprojekt del av ett projekt... SIS Workshop standardiseringsprojekt... tekniskt råd grupp inom ett verksamhetsområde inrättar och avslutar teknisk kommitté kommitté som driver standardiseringsprojekt verksamhetsplan beskrivning av... överenskommelse skriftlig, bindande bekräftelse... generisk relation partitiv relation associativ relation arbetsgrupp grupp som är underställd en teknisk kommitté... ordförande person utsedd att leda... arbetsprogram del av verksamhetsplan...
Relation term concept term term (term) concept term term term
Step 4 Integrate the terminology and the definitions in the tools of the authority and in Rikstermbanken. Create a structured term bank with terms etc. from previous steps. Integrate this with existing authoring- and translation tools (e.g. Microsoft Word) so that set and forbidden terms are clearly marked at the time of document production. Prepare the material for inclusion into Rikstermbanken.
Terminology work Planning & preparing Analyzing concept Verifying Decision Publishing, marketing & managing Assisting & controlling usage
Automated language control Immediate feedback to author Correct terminology Immediate, consistent feedback = pedagogical Identify common mistakes and where training is needed Less need for manual validation Same validation every time Integration with other tools
Terminology within the Swedish Social Insurance Agency Term catalogue: approx. 175 concepts, classified by department Glossaries of various size, range, media (special web site, reports) Terms and definitions in directives etc. Popularized versions of terms ( sjukpeng ) Deprecated terms ( förtroendeläkare, försäkringsläkare ) Guidelines for terminology work, organizational model
Who? Terminology coordinator Term responsible Term owner Catalogue owner Methodology responsible Language planner/language consultant Clear language contact, EU language contact Web editors, information department Lawyers etc.
Terminology work process ARS, processteam, annan kanal Termansvarig Termansvarig Termägare Termansvari g Terminolo gisamordn are + samrådsgrupp Katalogägare
Term-O-Stat
Handling deprecated terms term: sjukpenning deprecated term: sjukpeng
II. Term-O-Stat: Challenges Convincing authorities about the use of terminology work Assessing their situation from the outside Acquiring the proper documents in readable formats Selecting concepts Involving other authorities
Terminology and resource harmonisation multilingual level Henrik Nilsson Terminologicentrum TNC CLARA Terminology course NHH, Bergen September 2010
Lag (2009:724) om nationella minoriteter och minoritetsspråk Act on National Minorities and National Minority Languages Finnish Meänkieli Romany Sami Yiddish
III. Minority languages: Challenges Minority language terminology project = harmonization between languages (with a starting point in the Swedish conceptual world) terminology needed for minority languages; glossary projects under way
III. Minority languages: Challenges
III. Minority languages: Challenges
III. Minority languages: Challenges
III. Minority languages: Challenges Minority language terminology project = harmonization between languages (with a starting point in the Swedish conceptual world) terminology needed for minority languages; glossary projects under way suggested path: basic Swedish vocabulary for translation into other inventory of existing terminology in minority languages training seminars presentation in Rikstermbanken possible expansion to immigrant languages