2011 Handledningen presenterar en metod för att ta reda på hur elektroniska handlingar ska kunna levereras från ett verksamhetssystem till ett system för bevarande. Dokumentet beskriver hur man utreder, fastställer, överför och godkänner en leverans. Lotta Bynert, Vetlanda Christina Carlsson, Markaryd Inger Carlsson, Jönköping Magnus Färjhage, Vetlanda Elin Jonsson, Växjö Per Jonsson, Höglandets IT (HIT) Anders Karlsson, Ronneby Magdalena Nordin, Karlskrona Tommy Persson, Emmaboda Jan Samuelsson, Jönköping Thomas Sandh, Vetlanda Linda Zachrisson, Halmstad Elektroniskt Bevarande etapp 2 Delprojekt Verksamhetssystem Sambruk 2011 Får spridas enligt CC-BY-3.0
2 (44) Förord Det här dokumentet är en handledning för att kunna planera och genomföra en leverans från verksamhetssystem (producent) till arkiv. Dokumentet riktar sig framför allt till den som har rollen som projektledare, är arkivarie eller systemförvaltare. en ska fungera som en konkret vägledning för en organisation som ska planera och genomföra uttag från ett verksamhetssystem till ett system för bevarande. Handledningen handlar om att genomföra en leverans av elektroniska handlingar. Det vill säga vilka saker som måste göras, och i vilken ordning. För en del moment ansvarar producenten och för andra arkivet. En del moment genomförs gemensamt. För att det ska fungera är det viktigt att kommunerna återanvänder och delar med sig av bra exempel. Att genomföra en leverans förutsätter att ett system för bevarande finns tillgängligt och att teknisk infrastruktur för överföring till arkiv är etablerad. Att planera och genomföra leverans kan ske i projektform. Särskilt om det är första gången som leverans ska genomföras från ett verksamhetssystem. Man brukar tala om att ansluta ett verksamhetssystem. En förutsättning för att kunna genomföra projektet är att kompetens från verksamhet, IT och arkiv finns med. 2
3 (44) Innehåll Inledning... 4 1 Utreda... 8 1.1 Inleda samarbete... 9 1.2 Genomföra utredning... 10 1.2.1 Ta reda på vilken information som ska bevaras... 11 1.2.2 Dataobjekt och standarder... 15 1.2.3 Objektreferenser... 19 1.2.4 Beräkna volym... 20 1.2.5 Informationssäkerhet... 21 1.2.6 Lagar och avtal... 22 1.2.7 Metod för överföring... 23 1.2.8 Kontroller... 23 1.2.9 Tidplan... 24 1.2.10 Konsekvenser för arkivet... 24 1.2.11 Summering av kostnader och risker... 24 1.3 Komma överens... 25 2 Fastställa... 26 2.1 Planera genomförande... 27 2.2 Fastställa leverans... 27 2.2.1 Information som ska bevaras och modell för data... 28 2.2.2 Formalisera legala aspekter... 29 2.2.3 Definiera överföring... 29 2.2.4 Definiera hur godkännande ska ske... 30 2.2.5 Tidplan för leverans... 32 2.2.6 Hantera förändringar... 32 2.2.7 Utvärdera genomförbarhet och kostnader... 33 2.3 Skriva leveransöverenskommelse... 34 3 Överföra... 35 3.1 Testa överföring... 35 3.2 Hantera överföring... 36 4 Godkänna... 37 4.1 Testa kontroller... 37 4.2 Hantera kontroller... 37 4.2.1 Utföra kontroller... 38 4.2.2 Hantera resultat... 38 5 Litteratur... 39 Bilaga 1 Översättningstabell... 41 3
4 (44) Inledning Det finns en internationell standard för system för bevarande som kallas OAIS Open Archival Information System. 1 I nedanstående modell av system för bevarande är det den inringade delen som kommer att beskrivas. För att underlätta förståelsen för innehållet i leveranshandledningen så redogörs för några grundläggande begrepp och funktioner i OAIS-modellen i tabellen nedan: Aktörer Producent Enskild person, organisation eller IT-system som ska leverera till arkiv Konsument Enskild person, organisation eller IT-system som ska ta del av arkiverade handlingar Ledning Arkivmyndighet och kommunarkiv som ansvarar för arkivinformationssystemet Informationspaket SIP Leveranspaket AIP Arkivinformationspaket DIP Informationspaket för utlämnande Funktioner Mottagande Funktioner för att packa upp och kontrollera leveranser, samt ordna och förteckna handlingar Datahantering Hantera beskrivande data och administrativ data, sökningar och rapporter Lagring Förvaring, underhåll och hämtning av elektroniska filer Åtkomst Sekretesspröva, paketera och lämna ut elektroniska handlingar Administration Överenskommelser med producenter, standarder och riktlinjer, systemteknik Bevarandeplanering Bevaka strategier och metoder för långsiktigt bevarande, planera bevarandeåtgärder 1 Consultative Committee for Space Data Systems, Reference Model for an Open Archival Information System (OAIS), Blue Book, 2002, sid. 2.3-2.6. Bilder efter modell sid. 4-1, 2-5, 4-24. För introduktion till OAISmodellen läs till exempel Näringslivets arkivråd, E-arkivera rätt sju perspektiv på hantering av digital information med hjälp av OAIS, Dokument & arkiv nr 4, 2009 4
5 (44) I arbetet med att ta fram leveranshandledningen har vi utgått från Producer-Archive Interface Methodology Abstract Standard. 2 Standarden beskriver det som händer i gränssnittet mellan arkiv och producent när handlingar ska levereras. Dokumentet handlar allts om leveransfasen, Ingest, i ett system för bevarande som bygger på OAIS-modellen. Vi har använt versionen Magenta book (från 2004) som finns fritt tillgänglig på CCSDS webbplats http://public.ccsds.org. Dokumentet finns också som en ISO-standard (ISO 20652:2006 Space data and information transfer systems -- Producer-archive interface -- Methodology abstract standard). Vi har också tittat på dokumentation som tagits fram tidigare under etapp 1 av projektet Elektroniskt bevarande, betänkanden till E-delegationen och riktlinjer från Riksarkivet. en är skriven med utgångspunkten att konkretisera metoden för kommuner som ska leverera elektroniska handlingar till system för bevarande. Det är bra att följa arbetsgången som standarden beskriver. Om verktyg för inleverans kravställs och utvecklas med utgångspunkt i standarden, är det viktigt att producenten och arkivet har förståelse för arbetssätt och ansvarsfördelning. Härefter förklaras några av de begrepp som används i leveranshandledningen. Se Ordlistan, som projektet Elektroniskt bevarande tagit fram, för definitioner av fler begrepp. 3 Med information menas varje typ av kunskap som kan utbytas, och denna information uttrycks alltid av någon typ av data. I ett elektroniskt arkiv kan man säga att informationen är handlingarna som ska bevaras. Till exempel protokoll från fullmäktige, men också arkivbeskrivning och arkivförteckning som fungerar som sökingång till arkivet. Informationen är det som egentligen är föremål för bevarande, eller gallring. Ett informationsobjekt består av innehållsinformation, bevarandeinformation, paketeringsinformation och beskrivande information. Det vill säga all den information som behövs för att kunna hitta, läsa och förstå handlingen. Informationsobjekt Innehållsinformation Bevarandeinformation Paketeringsinformation Beskrivande information Klassificering av olika typer av information som hör till ett informationsobjekt enligt OAIS. 2 Consultative Committee for Space Data Systems, Producer-Archive Interface Methodology Abstract Standard, CCSDS 65-M-1, MAGENTA BOOK, Maj 2004 3 E-samhället och arkivet, slutrapport från projektet Elektroniskt bevarande Etapp 2 (oktober 2011), Bilaga 1 Ordlista 5
6 (44) Varje typ av information motsvaras av ett (eller flera) dataobjekt. Det vill säga objekt som kan läsas av en dator, som en filtyp som skapas av en viss programvara. För att kunna tolka dataobjektet behövs representationsinformation; till exempel vilket filformat en bitström har. Typ av information Exempel på information Exempel på dataobjekt och representationsinformation Innehållsinformation Det unika innehåll som finns i brev, register eller webbsidor Textfil avställd från databas PDF-dokument XML- dokument enligt ADDML-standarden Formatmall som CSS eller Beskrivande information Bevarandeinformation Pakteteringsinformation Arkivbeskrivning och arkivförteckning digital proveniens, bevarandenivå, applikation som skapade fil, beroende av mjukvara o hårdvara Samband mellan levererade filer, instruktioner till mottagande system XML-dokument enligt standarden PREMIS XML-dokument enligt standarden METS I ett system för bevarande av elektroniska handlingar enligt OAIS-modellen hålls de filer som hör till samma objekt som ska arkiveras ihop i informationspaket. Paketen innehåller innehållsinformation och bevarandeinformation som hålls ihop av paketeringsinformation. Innehållsinformation är det som ska bevaras (handlingarna) och bevarandeinformation all annan information som behövs för att kunna göra det. Ett eller flera leveranspaket (SIP) används för att skapa ett arkivinformationspaket (AIP). Innehållsinformation XSL XML-dokument enligt standarderna EAD och EAC- CPF Bevarandeinformation Paketinformation Modell av informationspaketet efter OAIS Ordet arkiv kan betyda många olika saker beroende på vem man pratar med: en arkivlokal, inaktuella inlägg på en webbplats, sällan använda filer som lagras på ett långsamt men billigt medium, samling med filer som kan laddas ner från Internet och så vidare. I vårt dokument står begreppet arkiv för den information som kommit till i en verksamhet och arkiverats där. Arkiv är också den arkivinstitution som har till ansvar att förvara, vårda och tillgängliggöra 6
7 (44) arkiv. För att kunna bevaras behöver arkivet vårdas. Det vill säga organiseras, redovisas, skyddas, avgränsas och gallras. En arbetsgrupp inom Riksarkivet definierade i en rapport av den 11 december 2008 begreppet e-arkiv Elektroniskt arkiv (e-arkiv) utgörs av myndighetens elektroniska handlingar oavsett format, med tillhörande dokumentation, som anses arkiverade i enlighet med arkivförordningen eller Riksarkivets föreskrifter. 4 För de system som används för att säkerställa bevarande, återsökning, tillhandahållande och för att administrera, migrera, dokumentera samt överföra elektroniska handlingar till nya databärare föreslogs begreppet system för bevarande. 5 System för bevarande rymmer till skillnad mot e-arkivbegreppet, hanteringsrutiner och funktioner enligt nationella standarder. Traditionellt har databäraren (till exempel pappret) haft stor betydelse för vad som uppfattas som en handling. Det vill säga den text som skrivits på pappersark och på så sätt sammanfogats till en enhet. I den digitala världen kan uppgifter i till exempel en databas vara spridda på flera olika håll, även om de presenteras samlat för användaren. En elektronisk handling kan beskrivas som en bestämd mängd uppgifter som hör samman logiskt och innehållsmässigt. Med gallra menas att förstöra allmänna handlingar och uppgifter i allmänna handlingar. Gallring innebär att informationen inte ska kunna återskapas. 6 Det innebär även gallring när data överförs till ny databärare om överföringen medför förlust av information, sökmöjligheter, sammanställningsmöjligheter eller av möjligheter att fastställa en handlings äkthet. Efter leverans till arkivet kan information gallras i det ursprungliga systemet. Det är viktigt att leveransen först är godkänd av arkivet för att förhindra informationsförlust. Beslut om gallring och bevarande redovisas i förvaltningarnas dokumenthanteringsplaner eller gallringsbeslut. Hur gallringsbeslut ska fattas bestäms av kommunens arkivreglemente. För att göra det möjligt att återskapa information om det händer något, ska filer säkerhetskopieras. Notera särskilt att säkerhetskopiorna eller backup-banden inte är något system för bevarande. Både allmänna handlingar, arkiverade handlingar och arbetsmaterial säkerhetskopieras. 4 Riksarkivet, Rapport angående elektroniska arkiv (e-arkiv), bevarandeexemplar och system för bevarande - bevarande av elektroniska handlingar hos myndighet, Dnr RA 22-2007/3552 (2008-12-11), sid. 15 5 Som ovan 6 Säkerhetskopior är i sig inte allmän handling. Rutiner behövs för att förhindra att gallrade handlingar återskapas. Tryckfrihetsförordning (1949:105), Kap. 2 10. Justitiedepartementet, Säkerhetskopiors rättsliga status, SOU 2009:5. 7
8 (44) 1 Utreda Det förberedande arbetet bör genomföras så tidigt som möjligt. Allra helst innan verksamheten börjar producera information som ska arkiveras. Det är viktigt att redan vid planering av upphandling eller utveckling av system och applikationer ta ställning till frågor om bevarande och gallring, leverans till arkiv, sökingångar, systemdokumentation och informationssäkerhet. Producent och arkiv ska samarbeta för att utreda urval och förutsättningar för leverans. Mål Definiera information som ska gallras/bevaras Ta fram överenskommelse (vilka data som ska levereras, kompletterande information och tidplan) Faktiskt överföra objekt Validera de överförda objekten Överförda filer 1 Utreda 2 Fastställa 3 Överföra 4 Godkänna Preliminär överenskommelse Begreppslista Formell modell Leveransöverenskommelse Avvikelser Överenskommelse om validering Skapa AIP Utredningen är den största biten när det gäller att leverera elektroniska handlingar till arkiv. Har detta hanterats på ett bra sätt är de följande stegen enklare att utföra. Utredningen ska resultera i att producent och arkiv tillsammans: 1. Identifierar information som ska bevaras 2. Preliminärt definierar olika dataobjekt som ska överföras till arkivet 3. Tar ställning till genomförbarhet 4. Uppskattar vilka resurser som behövs 5. Skriver en rapport och eventuellt en preliminär överenskommelse 8
9 (44) De olika stegen som ska genomföras är: Utreda Inleda samarbete Genomföra utredning Komma överens 1.1 Inleda samarbete Det första steget är att etablera kontakten mellan producent och arkiv. Börja med att samla ihop uppgifter om kontaktpersoner och vilka uppgifter de kommer att ha hand om i stora drag. Tänk på att kompetens behövs både från verksamhet, IT och arkiv Inleda samarbete Genomföra utredning Komma överens Frågor som ska bevaras när samarbetet inleds: Vilka är kontaktpersoner för producenten respektive arkivet? Finns det andra personer som är viktiga för projektet och vilka roller har de? Hur ska arbetet fördelas i stora drag? Eftersom varje myndighet ansvarar för sitt arkiv fram tills det överlämnas till arkivmyndigheten är det producenten som ansvarar för att kontakta arkivet. Arkivet kan också underlätta när det gäller att inleda samarbetet. Till exempel genom att samla in uppgifter om arkivansvariga och arkivredogörare och informera dem om hur en leverans går till. Arkivet bör också ta reda på om det finns andra grupper eller nätverk med nyckelpersoner som till exempel systemägare (ansvar för budget), systemansvariga, systemförvaltare och ITsamordnare. Producenten ska tala om vad det är för typ av information som ska arkiveras, sammanhanget som informationen används i, tidsaspekter och begränsningar. Redan i det här skedet kan det vara bra att ta upp om det finns särskilda önskemål om åtkomst för olika intressenter (jämför sidan 14). Arkivet ska i sin tur informera om sin roll, arbetssätt och vilka standarder och verktyg som används. Det är lämpligt att organisationen börjar med att gå igenom den Checklista för digital arkivering som tagits fram av projektet Elektroniskt bevarande. Alla som kommer att bli inblandade i leveransen ska också läsa igenom leveranshandledningen. Redan i det här stadiet är det lämpligt att samla ihop uppgifter om befintlig dokumentation, till exempel dokumenthanteringsplaner, arkivbeskrivningar, utredningar om gallring och bevarande, systemdokumentation, systemsäkerhetsanalyser, tidigare leveransöverenskommelser och liknande. Om det redan finns kända rutiner, bra exempel från 9
10 (44) andra kommuner eller liknande verksamheter, ska de också samlas ihop innan själva utredningen påbörjas. 1.2 Genomföra utredning Det här är tyngdpunkten för den första fasen. Hur detaljerad analysen behöver vara beror på omständigheterna och ska klargöras innan arbetet går vidare. Om det finns exempel på tidigare utredning eller leveransöverenskommelse så kan det användas som utgångspunkt och utvärderas och anpassas. Inleda samarbete Genomföra utredning Komma överens Frågor som ska bevaras: Vilken information ska bevaras och hur? Vilka dataobjekt ska överföras och vad har de för egenskaper? Vilka kostnader kommer projektet att innebära? Är projektet genomförbart, ut teknisk, ekonomisk och juridisk synvinkel? Bilden nedan visar de olika stegen i utredningen: Utreda Information som ska bevaras Dataobjekt och standarder Objektreferenser Beräkna volym Informationssäkerhet Lagar och avtal Metod för överföring Kontroller I Tidplan Konsekvenser för arkivet Summering av kostnader och risker Tänk på att det beror på omständigheterna i det aktuella projektet hur djupt man behöver gå in på detaljer i de olika stegen. Det är också viktigt att tidigt identifiera sådant som är avgörande för att kunna genomföra leveransen. En målsättning bör vara att så många moment som möjligt i leveransen ska kunna hanteras automatiskt. Det vill säga med hjälp av olika verktyg (applikationer), centrala register och funktioner i levererande IT- system och det mottagande systemet för bevarande. Alla ställningstaganden bör dokumenteras i rapportform. Det är inte nödvändigt att genomföra de olika stegen i den ordning som beskrivs. För varje steg beskrivs om det är producent eller arkiv eller båda som behöver vara inblandade. 10
11 (44) 1.2.1 Ta reda på vilken information som ska bevaras Producenten och arkivet arbetar tillsammans för att komma fram till vad det är för information som ska bevaras. Att identifiera innehållet är utgångspunkten och det är viktigt att tydligt definiera och avgränsa informationen som är föremål för själva leveransen. För att ta reda på vad som ska bevaras bör man i alla steg utgå från syftet med bevarandet. Det vill säga vem det är som kommer att använda informationen och hur kommer den att användas. Detta för att kunna ta ställning till hur innehållet ska kunna återsökas, visas eller bearbetas. Förberedelserna kan inte avslutas innan detta är klart. De olika stegen som ska genomföras för att identifiera information som ska bevaras: Information som ska bevaras Innehållsinformation Kompletterande information Målgrupp Åtkomst Bevarandetid Utvärdering 1.2.1.1 Identifiera innehållsinformation Med innehållsinformationen menar man handlingarna som ska bevaras. Vad som ska arkiveras, det vill säga bevaras för all framtid, respektive gallras efter viss tid, ska framgå av myndighetens dokumenthanteringsplan eller särskilda gallringsbeslut. Genom att beskriva och dokumentera verksamheternas processer ökar möjligheterna att identifiera vilken information (handlingar) som ska bevaras. I samband med beskrivning av en verksamhets processer är det därför lämpligt att inventera och beskriva de dokument som kan kopplas till processerna. Med dokument menas allmänna handlingar enligt tryckfrihetsförordningens definition, det vill säga meddelanden, register, journalanteckningar, ljudupptagningar med mera. Beskrivning av verksamheters processer kan ha olika syften, exempelvis förbättringsarbete, kravställning inför upphandling av verksamhetssystem och arkivredovisning. Med en process avses i det här sammanhanget en definierad kedja av händelser som har en början och ett slut. En process levererar ett värde till en extern eller en intern kund. När man börjar arbeta med processanalys är det en stark rekommendation att arkivfunktionen blir delaktig redan i planeringsstadiet. I system för långsiktig informationsförsörjning är processbeskrivningen det som skapar sammanhang mellan verksamhet och arkiv. När man börjar arbeta med processer måste det finnas regler för hur arbetet skall utföras och dokumenteras. I samband med processarbetet kan det vara lämpligt att bedöma om en handling ska bevaras eller inte. 11
12 (44) Alla handlingstyper i processen, från ingångsvärde till slutvärde, kopplas till de aktiviteter som ger upphov till dokumentet (det kallas ett handlingsslag). Förfarandet knyter dokumenten till klassificeringsstrukturen som i sin tur byggs upp av verksamhetens processer. Kartläggningen kan ge upphov till en dokumenthanteringsplan som bland annat omfattar hanteringsanvisningar. Hanteringsanvisningarna bör omfatta information om vad som ska gallras, när gallring skall ske, vad som skall bevaras och hur detta skall gå till. För i det här skedet behöver arkivet och verksamheten också ta ställning till om form och funktion måste bevaras. Hur ett informationsobjekt ser ut, har fungerat eller gestaltats ("native look and feel"). Det vill säga hur handlingen ska se ut på skärmen, till exempel typsnitt, färg, markeringar, avstånd och linjer. Det kan också handla om funktionalitet, som klickbara länkar, sökbara begrepp och formulär med mera. Det kan man behöva bevara dels för att göra innehållet läsbart för mottagaren och dels för att man ska kunna värdera innehållet källkritiskt. Producent och arkiv behöver diskutera hur denna information ska hanteras. Ursprunglig layout ska bevaras om det behövs för förståelsen av handlingarna och deras kontext. Om en annan representation väljs för de arkiverade handlingarna än i det ursprungliga verksamhetssystemet ska detta dokumenteras. När det gäller information som hanteras av våra verksamhetssystem är systemdokumentation en förutsättning för att kunna bevara representationsinformationen. För mer information om vad en systemdokumentation ska innehålla se bilaga om systemdokumentation. 1.2.1.2 Identifiera kompletterande information För att kunna bevara handlingar behövs också kompletterande information för att kunna hitta, vårda eller förstå kontexten för handlingarna i arkivet. Notera särskilt vilken kompletterande information som redan finns tillgänglig och vilken information måste samlas in (skapas eller kompletteras). Det är också viktigt att ta ställning till om informationen är nödvändig för att kunna bevara handlingarna eller om den bara bidrar till förståelse och helhetsuppfattning och på så sätt är bra att ha. Representationsinformation är den information som behövs för att kunna tolka ett dataobjekt. Producent och arkiv behöver identifiera vilken representationsinformation som behövs för att kunna tolka innehållsinformationen. Syftet med beskrivande information är att man ska kunna hitta i arkivet, veta vilken arkivbildare som arkivet tillhör, och i vilken verksamhet som arkivet har bildats. Kommunerna ska enligt arkivlagen upprätta en arkivbeskrivning som dokumenterar verksamheten och arkivet översiktligt och en arkivförteckning som är en innehållsförteckning till arkivet. Exempel på beskrivande information: Varifrån leveransen kommer. Det vill säga arkivbildaren (myndigheten eller organisationen) 12
13 (44) Vad som ingår i arkivet på en övergripande, hierarkisk nivå. Arkivet beskrivs i förteckningen, som är indelad i serier och volymer, i en struktur som kan motsvara verksamhetens processer. För förståelsen av innehållet är det också angeläget att dokumentera vad informationen använts till i verksamheten. Det vill säga en funktionsbeskrivning. Ett sätt att åstadkomma detta är att redovisa arkivet efter verksamhetens processer. Myndighetens verksamheter och processer beskrivs då hierarkiskt i en klassificeringsstruktur. Att använda sig av klassificeringsstruktur ger många fördelar. Klassificeringsstrukturen visar sambandet mellan verksamhet, handlingar och arkiv. På så vis knyts informationsredovisningen samman på ett enkelt sätt. Klassificeringen blir ett av flera sökbegrepp. Andra sökbegrepp kan exempelvis vara handläggare och datum. Klassificering visar sambandet mellan verksamhet och organisation samt identitet, relation och kontroll. Rutiner bör beskrivas på en övergripande nivå. Rekommendationen är att alla processer som avsätter handlingar skall beskrivas visuellt eller i text. Vid behov kan det vara lämpligt att begränsa sig till de viktigaste processerna. Bevarandeinformation behöver inte finnas med vid leveransen. Bevarandeinformationen är framförallt relevant för administrationen av arkivinformationspaket (AIP) i System för bevarande. Informationen som bevaras elektroniskt måste även kvalitetssäkras över tid för att inte möjligheten att kontrollera äkthet och ursprungligt sammanhang ska gå förlorad (digital proveniens). Bevarandeinformation dokumenterar det som behövs för att kunna vårda e- arkivet. Det ska vara möjligt att identifiera information och vara säker på att den inte har ändrats. Det ska finnas information om sammanhanget, hur informationen relaterar till annan information, beroenden av viss teknisk miljö med mera. För att kunna bedöma informationens pålitlighet i framtiden, behövs information om den ursprungliga källan och eventuella förändringar som informationen genomgått. Exempel på vad bevarandeinformationen kan innehålla för typ av uppgifter: Kategori av objekt. Det vill säga om det rör ett informationsobjekt (logisk enhet eller representation), dataobjekt (digital fil) eller en delmängd (ljudet i en mulitmedia-fil till exempel) Nivå på bevarande Betydelsefulla egenskaper (innehåll, utseende, funktion) Objektets sammansättning, fixering, storlek, format Programvara som skapat filen Funktioner som hindrar åtkomst (till exempel lösenordsskydd) Beroende av hårdvara och mjukvara 1.2.1.3 Målgrupp Ta reda på hur och av vem handlingarna kommer att användas. Är det mest troligt att det är verksamheten, allmänheten eller forskare som kommer att använda materialet? Detta kan ha betydelse för vilken kompletterande information som behövs och vilka sökbegrepp som ska kunna användas. Det går inte alltid att förutsäga vem det är som ska använda materialet, men 13
14 (44) om det är några grupper som är särskilt intresserade så är det bra att känna till det. I det här skedet identifieras preliminärt vilken beskrivande information som ska finnas. Om det inte finns någon tydlig målgrupp motsvarar minimikravet på sökning arkivförteckningen. Detta motsvaras inte av behovet i verksamheten. För att tillgodose dessa behov kan det vara nödvändigt att ta fram särskilda tillämpningar. Inför ett uttag och eventuell gallring ur ett aktivt verksamhetssystem måste man se till så att man inte gallrar vissa uppgifter som påverkar sammanställningar av olika slag. Ett exempel där detta blir särskilt tydligt är sammanställning av gymnasiekursers slutbetyg (avgångsbetyget) samt även samlat betygsdokument. Dagens gymnasieprogram består av olika ämneskurser och kursslutbetyg sätts vid olika tidpunkter. Det innebär att en elevs betyg inte är samlat mer än i verksamhetssystemet. Det leder till att det kan vara svårt att sammanställa ett korrekt och fullständigt betyg i efterhand enbart från betygskatalogen som enligt lagstiftningen ska vara ett pappersdokument. Därför måste sammanställningsmöjlighet finnas för ett elektroniskt uttag. Det är därför viktigt att tänka igenom vilka uppgifter som måste finnas kvar för att man på ett enkelt sätt ska kunna få fram vilka kurser och ämnen en elev läst. Betyg som finns i pappersarkivet söks fram genom att först gå in på rätt myndighet, därefter serie i arkivet, skola, klass och person. I ett e-arkiv skulle det vara önskvärt att göra en sammanställning av samtliga betyg genom att söka på personnummer. 1.2.1.4 Åtkomst E-arkiv syftar inte enbart till att säkra en långsiktig, passiv förvaring. Även verksamhetsnyttan måste vara i fokus. Information är en resurs som ska kunna återsökas, tillhandahållas, administreras och återanvändas av skilda intressenter. Dessutom kan behörigheter behöva ändras över tiden och rättningar kan behöva göras när det gäller åtkomsten. Hur ska handlingar överföras till konsumenten, vilka frågor förväntar man sig till arkivet och vilka hjälpmedel kan forskare behöva. Till exempel sökformulär för uttag ur databaser. Vilka frågor ska man kunna ställa till det uttagna materialet och vilka svar ska man få? Det kan behöva konstrueras applikationer för att på ett bra sätt kunna föra uppgifter sökbara och presentera dem på ett begripligt sätt. Det är viktigt att ta reda på vilken servicenivå som ska gälla eftersom detta påverkar kostnaderna och genomförbarheten av projektet. Obegränsad åtkomst till ett e-arkiv för alla, det vill säga verksamhet, allmänhet och forskare är inte möjlig. Informationen i e-arkivet ska visserligen kunna återsökas via olika tjänster men systemet måste vara behörighetsstyrt och i enlighet med gällande bestämmelser enligt personuppgiftslagen och offentlighets- och sekretesslagen (se sid. 22.). För att kunna hålla reda på detta behöver informationsobjekten klassificeras. Klassificeringen styr om information kan lämnas ut automatiskt via e-arkivets olika sökkanaler, eller om en manuell prövning måste ske. Det är den levererande myndigheten som ansvarar för att en informationsklassificering görs. Det ska regleras i leveransöverenskommelsen (se sid. 34) respektive leveransavtalet, hur detta ska genomföras. Syftet med informationsklassificeringen är att e-arkivets behörighetsfilter ska kunna, utifrån ett regelverk, hantera utlämnande av arkivobjekt. Olika användare som söker i e-arkivet måste ha olika åtkomst beroende på roll/behörighet och sökkanal. 14
15 (44) Arkivmyndigheterna kan ha möjlighet att ta betalt för tillgången till information ur ett e-arkiv av allmänhet och forskare. Särskilt om flera kommuner har gemensamt e-arkiv är det angeläget att tittar på hur avgiftshanteringen ska hanteras. 1.2.1.5 Bevarandetid Nästa steg är att uppskatta hur länge arkivet ska ha informationen. När handlingar överlämnats till arkivmyndigheten, ansvarar arkivmyndigheten för att handlingarna bevaras för framtiden. I princip är det först när kommunen till exempel går upp i en större kommun som det kan finnas anledning att överföra handlingarna till ett helt nytt arkiv. Eller om flera kommuner utser en gemensam arkivmyndighet. Det är förstås angeläget att hålla ordning på bevarandetid om arkivet tar emot gallringsbara handlingar. 1.2.1.6 Genomförbarhet och kostnader Uppskatta kostnaderna för att tillgodose krav på åtkomst. Kommer det att gå att genomföra projektet och uppfylla målen som diskuterats och vad kommer det att kosta? 1.2.2 Dataobjekt och standarder Nästa steg är att försöka identifiera de dataobjekt som ska överföras till arkivet. Det vill säga filer med data som används i arkivet för att återskapa handlingar. Till de arkiverade datamängderna (innehåll) behövs dokumentation (metadata), som gör dem tillgängliga. Dataobjekten är det som kan ha ett visst filformat, struktur som följer ett schema. De kan följa en viss syntax eller definition enligt en standard eller datumformat enligt standard. Dataobjekt och standarder Identifiera dataobjekt Arkivets regler och standarder Arkivets verktyg Producentens regler och standarder Producentens verktyg Genomförbarhet och kostnader Några begrepp som används i det här avsnittet: Dataobjekt ett objekt som kan läsas av en dator, som en filtyp som skapas av en viss programvara. En elektronisk handling kan bestå av ett eller flera dataobjekt Regler och standarder till exempel när det gäller filformat, struktur på data Verktyg applikationer för att till exempel konvertera filer, avställa data ur en databas eller extrahera metadata, centrala register eller databaser för bevarandeplanering För att kunna identifiera dataobjekt och standarder behöver systemadministratör och praktiskt ansvariga för teknisk drift av servrar, databaser och kommunikation involveras i arbetet. Både 15
16 (44) när det gäller verksamhetssystemet och system för bevarande. I det här skedet bör också leverantören bli delaktig när det gäller verksamhetssystemet. Producenten ska kunna tala om vilka standarder och verktyg de använder och arkivet ska kunna tala om vilka standarder och verktyg som accepteras. Producenten och arkivet ska nu försöka komma överens om vad producenten ska leverera och vad arkivet ska ta emot. 1.2.2.1 Identifiera dataobjekt Det första steget är att preliminärt identifiera de dataobjekt som ska arkiveras. Utgångspunkten är de informationskategorier som identifierats tidigare (se sid. 8). Producent och arkiv måste se till så att betydelsefulla egenskaper bevaras. Det kan till exempel ha betydelse att veta exakt hur siffror återges. Det kan vara viktigt att textinformation är både sökbar och bearbetningsbar. Innehållsobjektet ska prioriteras tillsammans med data och metadata som behövs för att kunna återskapa handlingen. Dataobjekt med det egentliga innehållet, det vill säga den information som ska bevaras. Dataobjekt med information om hur objektet ska representeras, det vill säga form och funktion Dataobjekt som beskriver kontext och källa för innehållet Dataobjekt för innehållsinformation Nästa sak att göra är att ta reda på vilka dataobjekt som leveransen kommer att innehålla. Det kan till exempel röra sig om fotografier där varje bild motsvaras av en bildfil. Om det är information från ett IT-system kan registeruppgifter avställas i en eller flera textfiler. Till exempel en för ärende och en för dokument när det gäller ett diarium. Ju mer komplexa system, ju mer arbete kräver det här momentet. Det kan finnas regler och standarder (specifikationer) för informationshantering inom en viss verksamhet. Det kan handla om informationsmodeller som visar funktionella krav på ett verksamhetssystem. Detaljerade dataelementkataloger eller dokumenttypsdefinitioner, scheman eller andra specifikationer som används för att strukturera data i till exempel en XML-fil. Urvalet av data som ska ingå i dataobjektet ska motsvara de handlingar som ska bevaras. Att det finns en standardiserad struktur innebär inte att samtliga element ska arkiveras. Dataobjekt för kompletterande information Innehåll och representation ska alltid prioriteras. För att det ska gå att till exempel hitta bland objekten behövs kompletterande metadata. Utgå från identifieringen av kompletterande information (läs mer på sid. 12). Ta reda på vilken miniminivå som gäller och inte minst hur dessa data ska levereras. Det är arkivet (system för bevarande) som tillhandahåller kraven på obligatoriska metadata. Tänk på att diskussionen kring målgrupp och åtkomst (se sid. 14) har betydelse för de dataobjekt som innehåller representationsinformation. Ett exempel är om informationen som 16
17 (44) ska bevaras ur en databas avställs som ett eller flera strukturerade dokument som är baserade på märkspråk. För uppgift om hur informationen ska presenteras inte ska behöva upprepas gång på gång, kan denna information hanteras i särskilda formatmallar. Ett exempel på ett sådant språk är CSS (Cascading Style Sheets), som ofta används på webbplatser, och som talar om till exempel vilket typsnitt, storlek och färg ett textavsnitt ska visas med. Det behövs också systemdokumentation för att veta hur informationen ska presenteras. Rekommendationen är att följa riksarkivets föreskrifter för statliga myndigheter och de exempel och strukturer som de rekommenderar. Om det handlar om ett ärende- och dokumenthanteringssystem kan beskrivande metadata finnas i verksamhetssystemet och levereras tillsammans med innehållsinformationen. I andra fall kanske den beskrivande informationen skapas först när arkivet ordnar och förtecknar leveransen. Ta reda på om det finns framtaget standarder och om dessa har realiserats i till exempel XML-scheman och definitioner. Rekommendationen är att följa Riksarkivets råd och anvisningar. Det finns bland annat utbytesformat för uppgifter om arkivbildare och innehållet i arkivet (arkivförteckning). Riksarkivet föreskriver för statlig verksamhet att informationsredovisningen skall klassificeras enligt punktnotation. Om en kommun väljer att inte beskriva sina processer visuellt eller i text (processanalys) bör en klassificeringsstruktur ändå upprättas för att möjliggöra en framtidssäkrad arkivredovisning. Rekommendation Följ Riksarkivets föreskrifter om klassificeringsstruktur. Basera klassificeringsstrukturen på verksamhet och processer Den övergripande strukturen bör vara lika för kommunerna Numrering kan förslagsvis ske på följande sätt: kommunkod + punktnotation + årtal + löpnummer. Metadata tillhörande dokumenten redovisas om så är möjligt. Bevarandemetadata är inte obligatoriskt vid leverans av handlingar till arkiv. Däremot kan det av olika skäl vara praktiskt. Om projektet har bestämt att bevarandeinformation ska finnas med, är det nu dags att utreda vilka dataobjekt som ska överföras. Det kan ske till exempel i form av dokumentation som följer med leveransen. Om det är särskilt angeläget att leverera bevarandemetadata till ett visst handlingsslag är det naturligtvis en målsättning att detta kan ske med hög grad av automatik. Det vill säga att nödvändig metadata extraheras från filer eller avställs från befintligt IT-system. 1.2.2.2 Regler, standarder och verktyg Redan i samband med förberedelserna börjar man titta på vilka regler, standarder och verktyg som ska användas. Ta reda på vilka standarder och verktyg som används av producenten och vilka som används av arkivet. Några frågor som kan hjälpa till att identifiera lämpliga regler och standarder? Finns det en organisation som utvecklar och förvaltar standarden? Hur stabil är den organisationen på lång sikt? Är den fullständigt dokumenterad och finns dokumentationen tillgänglig? Hur stor spridning har standarden? 17
18 (44) Är det vanligt att leverantörerna av verksamhetssystem utgår från standarden? Filformat är en faktor som har betydelse för långsiktigt bevarande. Ett verksamhetssystem kan till exempel hantera kontorsdokument med formatet Microsoft Word-dokument (.doc eller.docx) eller inskannade filer med formatet Adobe Acrobat-dokument (.pdf). Registeruppgifter kan hanteras med hjälp av en relationsdatabas som använder SQL som databasspråk (Structured Query Language). Producenten ska kunna upplysa arkivet om vilka format som används. I ett arkivsystem används format för bevarande som bedömts vara särskilt beständiga. Målet är att filformaten skall vara läsbara under lång tid och vara oberoende av en viss leverantör och programvara. Vilka format och strukturer som är lämpliga kan variera beroende på vad det är för information och en utredning måste göras i samverkan med arkivet. Det finns alltifrån enkla format som ren text till komplicerade sammansatta format som multimediafiler. Sammansatta format behöver specificeras mer i detalj. Samplingsstrukturer i en ljudfil, färgrymden som används av en bildfil och så vidare. Det är viktigt att tänka på att över tid kommer nya format och det sker förändringar. Vägledande för valet är Riksarkivets rekommendationer, samt internationella och nationella arkivstandarder. När det gäller strukturerade dokument som är baserade på märkspråk är det viktigt att vara uppmärksam på att dokumentera dokumenttypsdefinitioner och om eventuellt ett standardiserat schema används. I korthet går det ut på att dokumentet märks upp med taggar som dokumenterar hur dokumentet ska visas. XML (Extensible Markup Language) och HTML (HyperText Markup Language) är exempel på sådana märkspråk. Det som gör att dessa språk är användbara för bevarande är att språket i hög utsträckning är direkt läsbart för människan. För att underlätta läsbarheten används olika typer av formatmallar. Ett schema är en formell beskrivning av ett märkspråk. 7 Teckenmängden behöver också specificeras om man ska vara säker på att tecken tolkas på rätt sätt (till exempel svenska skrivtecken som å, ä och ö). Det kan också vara viktigt att veta hur datumformat visas, om ett namn är förnamn eller efternamn och så vidare. För att skapa dataobjekten som ska levereras behövs någon form av verktyg (programvara). Verksamhetssystemet kan ha en särskild modul för att hantera export av filer för arkivering. En annan möjlighet är att verksamhetssystemet har ett gränssnitt för att hämta data (ex Webbservices, API). Då kan en fristående programvara hämta och formatera den information som ska arkiveras. Det bästa är om dataobjekten som ska levereras kan skapas med hög grad av automatik, för att undvika alltför komplicerade manuella rutiner, mer omfattande insatser i form av programmering och olika former av konvertering. Komplicerade rutiner gör det svårare att garantera att informationen inte ändras på ett okontrollerat sätt. Innan upphandling av ett nytt verksamhetssystem har godkänts är det viktigt att ett uttag har gjorts för att säkerställa att leveransen av handlingarna kan genomföras i praktiken. 7 Läs mer om XML i E-samhället och arkivet, slutrapport från projektet Elektroniskt bevarande Etapp 2 (oktober 2011), Bilaga 3 - En redogörelse kring metadata och XML 18
Exempel på frågor som kan vara bra att ställa när det gäller dataobjekt: 19 (44) Vilket filformat används i verksamheten? Vilket är rekommenderat format för bevarande? Vilka datumformat, namnformat osv används i verksamheten? Vilka datumformat, namnformat osv rekommenderas av arkivet? Strukturerade dokument följer det ett schema och finns det definitioner/dokumentation? Vilka scheman och definitioner rekommenderar arkivet? Om färger är viktiga vilken färgrymd används i verksamheten och vilken rekommenderas av arkivet? Upplösning, när det till exempel gäller inskannade bilder eller digitala foton Andra viktiga egenskaper för att återge text, bild, ljud och rörlig bild Beroenden av andra informationsobjekt eller hårdvara/mjukvara 1.2.2.3 Genomförbarhet och kostnader Det är viktigt att redan under förberedelserna ha koll på vilka regler, standarder och verktyg som är aktuella. Om regler och standarderna som arkivet använder inte stämmer överens med dem producenten använder, behöver man reda ut om det finns verktyg för att överbygga skillnaderna. Finns det till exempel möjligheter att acceptera producentens format som format för bevarande? Analysera lösningar utifrån om det är tekniskt genomförbart. Det är också bra att titta på eventuella kostnader, att till exempel beställa utveckling av funktioner för att exportera data kan bli kostsamt. Några frågor som kan ge en uppfattning om detta: Finns det funktioner för att exportera data? Finns verktyg för att hämta och formatera data? Kostnader för att skapa dataobjekt? Kostnader för migrering? 1.2.3 Objektreferenser Objektreferenser Lista regler Definiera regler Uppskatta kostnader Nu är det dags att ta reda på vilka regler som gäller för identifiering eller namngivning. Arkivet ska informera producenten om de regler som finns för identifikation eller namngivning. Det kan finnas bestämmelser eller rekommendationer på lokal, regional eller statlig nivå. Till exempel kan Riksarkivets föreskrifter för statliga myndigheter fungera som 19
20 (44) rekommendation även för kommunerna. Det är viktigt att de filer som levereras har unika identiteter, för att undvika att filer skrivs över till exempel. De standarder som används ska listas. Kanske finns det särskilda namngivningssystem med regler och begränsningar som specificerar namn, termer och ord (så kallade namespaces ). Ett exempel är märkspråket XML som kan hänvisa till en namnrymd för att förklara vad ett visst element avser i det specifika sammanhanget. I det fallet är det W3C (World Wide Web Consortium) som rekommenderar att använda XML namespaces, vilka får ett unikt namn eller URI (uniform resource identifier) som går att hänvisa till i XML-dokumentet. Nästa steg är att komma överens vilka regler som ska gälla för projektet. Om det är så att producentens namngivning inte stämmer överens med riktlinjerna från arkivet, är det viktigt att redan i det här skedet titta på lösningar. Kanske kan arkivet acceptera de regler som producenten har utgått ifrån. Ta reda på vad det kommer att kosta att göra eventuella förändringar. Om det är en stor mängd filer som behöver anpassas för att följa kraven från arkivet detta kommer det att kosta arbetstid. Eller om man behöver skaffa en programvara som innebär kostnader eller anlita en extern konsult. Det kan också innebära att verksamhetssystemet behöver anpassas. Det är alltså bra att ta reda på vad som gäller innan producenten skaffar ett nytt verksamhetssystem eller börjar producera en ny typ av information. 1.2.4 Beräkna volym Producenten ska uppskatta vilka datavolymer som kommer att överföras på kort och lång sikt. Detta har betydelse för vilken teknik som används. Beräkna volym Uppskatta datavolym som ska överföras Uppskatta datavolym på sikt Uppskatta lagringskapacitet Uppskatta kostnader Frågor som ska besvaras: Hur stor är den totala volymen? Vilka är de minsta och största filerna som kommer att överföras? Antalet filer? Hur ofta kommer överföring att genomföras? Arkivet ska i sin tur uppskatta lagringskapaciteten som behövs på lång sikt både för att kunna lagra de planerade leveranserna (AIP). Uppskattningen ligger till grund för att beräkna kostnader för lagring. Det är också nödvändigt att ha tillräckligt med utrymme för att kunna ta emot leveranser och detta måste vara klarlagt innan data överförs för lagring i system för bevarande. 20
21 (44) 1.2.5 Informationssäkerhet Informationssäkerhet innebär att på olika sätt säkerställa sekretess, riktighet, tillgänglighet och spårbarhet. Säkerhet Sekretess Säkerhet hos arkivet Säkerhet vid överföring Standarder och verktyg Kostnader Innan leverans är det viktigt att ta reda på om det finns några särskilda krav när det gäller sekretess eller behandling av personuppgifter. Det är lämpligt att verksamheten genomför en systemsäkerhetsanalys enligt rekommendationer från Myndigheten för samhällsskydd och beredskap. Det är viktigt att vara uppmärksam på om det finns krav på behörighetssystem och loggsystem som behöver följa med till arkivet. En annan aspekt är säkerhet under själva överföringen. Leverans av sekretesshandlingar eller personuppgifter ställer andra krav på säkerhet än mer harmlösa uppgifter. Det vill säga vilken grad av säkerhet som behövs för att veta att rätt person/funktion som levererar och tar emot handlingarna. Och att ingen obehörig kommer åt informationen under leveransen. Detta kan man lösa genom åtgärder som kryptering och teknik för säker överföring och identifikation. Det kan också vara så att innehåll och dokumentation eller nycklar måste levereras i olika omgångar. Det är också viktigt att säkerställa integriteten. Det vill säga att objekten inte förändrats under proceduren. Hög säkerhet kan också ställa krav på när leveransen ska godkännas, och den valideringsmetod som används. Efter att leveransen är genomförd måste arkivet ha tillräckligt hög säkerhet. Det kan gälla säker åtkomst, säkerhetskopiering och skydd mot intrång och skadlig kod. Arkivet behöver redan i det här skedet ta i beaktande konsekvenser av förändringar i teknik på lång sikt. Till exempel om arkivet kommer att ta emot handlingar med strängare sekretess än tidigare. I system för bevarande behövs funktioner för att registrerar händelser som har betydelse för de elektroniska handlingarnas äkthet och bevarande. Till exempel kontroller för att säkerställa att ingenting har förändrats. Det ska även finnas möjlighet att ändra konfigurationen i systemet och behörighetsvillkor för uppgifter i det. Det är också viktigt att veta vad som gäller när handlingar ska lämnas ut. Ska det finnas möjlighet till direkt åtkomst eller ska handlingar lämnas ut efter förfrågan. Sekretess och skydd för integritetskänsliga personuppgifter kan också vara begränsad i tiden. 21
22 (44) 1.2.6 Lagar och avtal Under denna fas bör alla aspekter som rör lagar och avtal utredas. Verksamhetsansvariga och jurister bör konsulteras. Lagar och avtal Relationen mellan arkiv och producent Upphovsrätt Villkor för åtkomst Standarder och verktyg Kostnader När det gäller lagar och avtal är det viktigt att klargöra vilken relation producent och arkiv har. När det gäller kommunala myndigheter regleras relationen i arkivlagen och respektive kommuns arkivreglemente. Enligt arkivlagen ska arkiv från verksamheter som upphört överlämnats till arkivmyndigheten, i övrigt kan arkivmyndigheten överta arkiv efter överenskommelse (arkivmyndigheten har också rätt att ensidigt ta över arkiv). Om ett kommunarkiv tar emot arkiv från enskilda, så kan det däremot behövas särskilda avtal som reglerar överlämnande eller deposition och de villkor som gäller för framförallt utlämnande. I kommunens arkivreglemente finns reglerat hur arkivorganisationen ser ut. Det är vanligt att varje myndighet (nämnd eller bolag) har en arkivansvarig som är formellt ansvarig för arkivet och en eller flera arkivredogörare som har hand om det praktiska arbetet. Omfattas det arkiverade materialet av upphovsrätt? Det är viktigt att arkivet har kännedom om lagstiftningen när det gäller upphovsrätt. I det här skedet är det dags att ta reda på vad som händer med upphovsrätten när materialet överförs till arkivet och se till så att arkivet får tillgång till eventuella avtal som reglerar rätt till material. Arkivet behöver skilja mellan bevarande och tillgängliggörande. Upphovsrätt är begränsad i tiden och det är angeläget att materialet kan bevaras så länge att det blir möjligt att tillgängliggöra det i framtiden. Möjligheterna att få ta del av informationen i e-arkivet begränsas av personuppgiftslagen och offentlighets- och sekretesslagen. Information måste därför klassificeras för att möjliggöra behandling och utlämnande. Särskilt viktigt är detta när det gäller direkt åtkomst från Internet, då det inte sker någon särskild prövning före utlämnande. Att publicera personuppgifter på Internet kan också innebära att dessa behandlas på ett sätt som inte överensstämmer med det ursprungliga syftet. Allmänhetens rätt att ta del av allmänna handlingar regleras i tryckfrihetsförordningen. I offentlighets- och sekretesslagen finns bestämmelser om att tillgängliggöra och registrera allmänna handlingar. I arkivlagen finns bestämmelser att allmänna handlingar måste bevaras och hållas tillgängliga i läsbar form. Detta för att tillgodose rätten att ta del av allmänna handlingar, behovet av information för rättskipning, förvaltningens behov samt forskningens behov. Allmänna handlingar får gallras (förstöras, utplånas). Man ska enligt arkivlagen vid 22
23 (44) gallring alltid beakta att handlingarna är en del av det nationella kulturarvet. Det gör att det är viktigt att hålla isär handlingar som ska rensas eller gallras från dem som ska bevaras. Handlingar som kan innehålla sekretessuppgifter ska skiljas från dem som är offentliga. Om flera myndigheter hanterar handlingar i samma system måste det vara möjligt att följa vilka handlingar som hör till vilken arkivbildare. Det kan också finnas avtal som syftat till att begränsa åtkomst till informationen. Det är särskilt angeläget att se till så att myndigheten faktiskt har möjlighet att komma åt den information som ska arkiveras ur en databas. Ta reda på om det är några särskilda regler eller verktyg som används för märkning av upphovsrätt och åtkomst. 1.2.7 Metod för överföring Producenten och arkivet bör tillsammans utreda möjliga lösningar för leveranspaket (SIP). Det vill säga hur de olika objekten ska paketeras inför överföring till arkivet. Leveranspaket Krav och lösningar Kostnader Frågor som ska besvaras: Vilka lagringsmedier används? Vilka krav ställs när det gäller att överföra data över nätverket? Vilka kommunikationsprotokoll och verktyg som kommer att användas (exempel ftp eller http)? Hur behöver verktygen anpassas? Hur ska säkerhetsnivån definieras? Dessa val beror bland annat på hur ofta leverans ska genomföra och vilken volym det rör sig om. Exempel på sådant som man kan behöva känna till i det här skedet är om det kommer att bli aktuellt med att överföra data per automatik och om det finns behov av säker överföring. Producent och arkiv undersöker möjliga lösningar utifrån de krav och begränsningar som identifierats. 1.2.8 Kontroller Nu behöver man komma överens om hur leveranspaketen ska kontrolleras (valideras). Arkivet ska informera producenten om rutiner. Den metod som används för kontrollera det mottagna leveranspaketet ska kunna visa om detta överensstämmer med modellen (se sid 29). Procedurer för kontroller Anpassningar Metoder och verktyg Kostnader 23