SIGNERAD 2014-10-29 Malmö stad Stadskontoret 1 (2) Datum 2014-10-29 Vår referens Kristina Ågren Planeringssekreterare kristina.agren@malmo.se Tjänsteskrivelse Delegationsordning, kommunstyrelsens förvaltning STK-2014-1091 Sammanfattning Kommunstyrelsen har till uppgift att fatta ett så stort antal beslut att det är praktiska omöjligt att hantera dem, med mindre än att beslutsrätten överlåts i vissa frågor. I förslaget till delegationsordning regleras vilken typ av beslut kommunstyrelsen lämpligen överlåter till utskott eller anställd på stadskontoret. Förslag till beslut Kommunstyrelsen föreslås besluta att godkänna förslag till Delegationsordning, kommunstyrelsens förvaltning. Beslutsunderlag G-Tjänsteskrivelser Delegationsordning Beslutsplanering KS 2014-11-03 Kommunstyrelsen 2014-11-05 Ärendet De förändringar som gjorts i förslaget till delegationsordning, i förhållande till gällande delegationsordning, är främst följande: dispositionen har anpassats så att den, i allt väsentligt, följer samma struktur som de delegationsordningar, de nya nämnderna antog i samband med Malmö stads omorganisation 2013.07.01 ett flertal förtydliganden har gjorts, i syfte att ge vägledning för beslutsfattande för kommunstyrelsen, utskott och medarbetare på stadskontoret delegationsordningen har kompletterats med ett avsnitt om beslut som helt eller delvis regleras i personuppgiftslagen (PUL) kostnader för kommunalråds och politiska sekreterares tjänsteresor, konferensdeltagande, hotellboende och administration, som överstiger 7 000 kr föreslås beslutas av kommunstyrelsen. Den nuvarande gränsen är 5 000. Ansvariga Per-Erik Ebbeståhl Avdelningschef
Jan-Inge Ahlfridh Stadsdirektör 2 (2)
Delegationsordning Kommunstyrelsens fo rvaltning Version 2014-10-22 1
Innehållsförteckning Om delegation... 3 Delegationens syfte... 3 Vilka beslut kan delegeras?.... 3 Vilka beslut kan inte delegeras?... 4 Vidaredelegation... 4 Beslutsfattande... 4 Ärenden som inte finns i delegationsordningen... 5 Anmälan av delegationsbeslut... 5 Överklaganden.... 5 Överprövning enligt lagen om offentlig upphandling... 6 Förkortningar... 6 Ärenden som tillhör kommunstyrelsens ledningsfunktion... 7 Ekonomisk förvaltning... 7 Arbetsmarknads- och vuxenutbildningsinstater... 8 Jämställdhetsintegrering, antidiskriminering och nationella minoriteter... 8 Arbetsgivarfrågor... 9 Ärenden som rör kommunstyrelsens egen förvaltning... 11 Offentlighet, sekretess och arkiv... 11 Allmänna ärenden... 11 Ekonomi... 13 Beredskap, riskhantering och säkerhet... 14 Donationsfonder och stiftelser... 15 Remissvar... 15 Hyresavtal... 15 Anläggningstillgångar och inventarier... 16 Personal... 16 Arbetsmiljö... 17 Övrigt... 17 2
Om delegation Delegationens syfte En nämnd har till uppgift att fatta ett stort antal beslut, men det är praktiskt omöjligt för nämnden att besluta i alla ärenden inom nämndens ansvarsområde. Syftet med delegation är att avlasta nämnden från visst beslutsfattande. Delegering innebär överföring av beslutanderätt från en nämnd till ett utskott, en ledamot, ersättare eller en anställd som är underställda nämnden. Nämndens rätt att delegera regleras dels i kommunallagen (1991:900), KL, dels i speciallagstiftning. Vilka beslut kan delegeras? Beslut av rent förberedande eller rent verkställande karaktär (ett beslutsfattande där beslutet är givet på förhand utan att det föreligger ett verkligt bedömningsutrymme, t.ex. beslut om debitering enligt en taxa) kräver ingen delegation utan sådana beslut kan tjänstemännen fatta autonomt. Nämndens rätt att delegera är inriktad på ett beslutsfattande där det finns utrymme för överväganden och bedömningar, utan att det finns utrymme för politiska värderingar. Exempel på beslut som kan delegeras är myndighetsutövning som inte är av principiell natur och verkställighet av kommunfullmäktiges beslut. Genom delegation effektiviseras den kommunala förvaltningen, och medborgarna ges en bättre service. Bestämmelser om delegering av ärenden inom en kommunal nämnd finns i 6 kap 33 38 KL. Enligt 6 kap. 33 KL får en nämnd uppdra åt o ett utskott o en ledamot eller ersättare eller o en anställd hos kommunen att besluta på nämndens vägnar i ett visst ärende eller grupp av ärenden. Kommunstyrelsen har beslutat att följande gäller för utskottens och beredningarnas arbete: o utskotten fattar, på kommunstyrelsens vägnar, beslut i ärende eller grupp av ärenden, som närmare anges i Delegationsordning, kommunstyrelsens förvaltning o för ersättares inträde vid ordinarie ledamots förfall, gäller de regler som kommunfullmäktige antagit o den mening, som omfattas av minst hälften av närvarande ledamöter, gäller. o ordföranden har utslagsröst o utgången bestäms av enkel majoritet o utskotten handlägger endast ärenden, när minst hälften av ledamöterna är närvarande o ledamot som anser att ett beslut är av principiell karaktär eller av stort politiskt intresse, har rätt att få ärendet överlämnat till kommunstyrelsen för beslut o beslut i utskott som antas med stöd av delegationsbemyndiganden ska, som regel, anmälas vid kommunstyrelsens nästkommande sammanträde o har utskott beredning kopplat till sig, ska beslut i ärenden föregås av behandling i beredning 3
Vilka beslut kan inte delegeras? I följande slag av ärenden får beslutanderätten med stöd av 6 kap. 34 KL inte delegeras: o ärenden som avser verksamhetens mål, inriktning, omfattning eller kvalitet, o framställningar eller yttranden till fullmäktige liksom yttranden med anledning av att beslut av nämnden i dess helhet eller av fullmäktige har överklagats, o ärenden som rör myndighetsutövning mot enskilda, om de är av principiell beskaffenhet eller annars av större vikt, o ärenden som väckts genom medborgarförslag och som överlåtits till nämnden, och o vissa ärenden som anges i särskilda föreskrifter. Det är dock tillåtet att delegera ärenden som rör myndighetsutövning mot enskilda av principiell beskaffenhet som enligt specialförfattning får delegeras till utskott. Vidaredelegation Nämnden kan, genom beslut, ge stadsdirektören rätt att vidaredelegera sin beslutanderätt till annan anställd enligt 6 kap. 37 kommunallagen. Nämnden ska vara underrättad om vem som har rätt att fatta beslut. Beslutsfattande Delegationen innebär att beslutsrätten i de i delegationsordningen angivna ärendena överlämnats till delegaten som träder i nämndens ställe. Beslut fattas sålunda på nämndens vägnar och har samma rättsverkan som beslut fattade av nämnden i plenum. Beslutsrätten enligt delegationsordningen gäller tillsvidare och kan återkallas eller ändras av nämnden. Delegerad beslutanderätt ska utövas i överensstämmelse med gällande författningar samt kommunfullmäktiges, kommunstyrelsens och nämndens styrdokument samt rymmas inom ramen för anslagna medel. Ärenden delegerade till nämndens ordförande beslutas vid förhinder av denna av vice ordföranden. Vid förfall för delegater i övrigt övertas beslutanderätten o av den som förordnats som vikarie på delegatens tjänst o om vikarie inte har förordnats, av den som enligt uppdragsbeskrivning är närmaste chef för delegaten. Som allmän princip bör dock gälla att ersättare inte bör besluta i viktigare ärenden om beslut utan större nackdel kan anstå tills delegaten återkommer. 4
Den som är jävig i ett visst ärende får inte besluta i det eller ens delta i handläggningen. Bestämmelser om jäv finns i kommunallagen 6 kap. 24 27 KL. Om en delegat är jävig överlämnas ärendet för avgörande till närmaste chef eller nämnden. Till beslut som ska överklagas enligt förvaltningsbesvär ska fogas en korrekt överklagandehänvisning. Ärenden som inte finns i delegationsordningen Ärenden av ren verkställighetskaraktär upptas inte i en delegationsordning. Ärenden som är av principiell natur eller som enligt författning inte får delegeras finns inte heller upptagna i delegationsordningen. Anmälan av delegationsbeslut Enligt 6 kap. 35 KL ska beslut som fattats med stöd av delegation anmälas till nämnden. Alla beslut som har fattats med stöd av delegation från nämnden ska anmälas till nämnden vid närmast påföljande nämndssammanträde. Alla beslut som har fattats med stöd av vidaredelegation från förvaltningschefen ska först anmälas till förvaltningschefen och sedan till nämnden vid närmast påföljande nämndssammanträde. Viktigt vid anmälan av delegationsbeslut är att man genom nämndens protokoll kan identifiera varje delegationsbeslut med hänsyn till bl.a. möjligheten att överklaga besluten och för att delegationsbeslut ska kunna vinna laga kraft. Delegationsbeslut inkluderande diarienummer, datum, beslutstyp, beslut och delegat redovisas i skriftlig form löpande till nämnden. Överklaganden Delegationsbesluten kan överklagas på samma sätt som nämndens beslut d.v.s. antingen med stöd av 10 kap. KL genom laglighetsprövning eller med stöd i specialförfattning genom förvaltningsbesvär. Beslut överklagas skriftligt. Laglighetsprövning Överklaganden enligt laglighetsprövningsinstitutet ska ske inom tre veckor från den dag då justering tillkännagivits på kommunens officiella anslagstavla av protokollet från det sammanträde, då delegationsbeslutet anmäldes. Beslutsfattaren har ingen skyldighet att bifoga anvisning om hur man begär laglighetsprövning. Överklagandet ska inges av klaganden direkt till: Förvaltningsrätten i Malmö Box 4522 203 20 Malmö. Förvaltningsrätten kan endast pröva lagligheten men inte lämpligheten i ett beslut. Rätten kan upphäva det överklagade beslutet men inte sätta något annat beslut i dess ställe. 5
Förvaltningsbesvär Bestämmelserna om laglighetsprövning gäller, om det inte i en specialförfattning anges hur beslut enligt denna författning ska överklagas. Då är det fråga om förvaltningsbesvär. Besluten överklagas till allmän förvaltningsdomstol. Förvaltningsrätten i Malmö är den domstol i första instans, som är behörig att pröva överklaganden av Malmö stads beslut. Beslut om att inte lämna ut en allmän handling eller uppgifter i en allmän handling kan överklagas till Kammarrätten i Göteborg. Överklagande genom förvaltningsbesvär ska ske inom tre veckor från den dag då klaganden fått del av beslutet. Överklagandet ska inges till den myndighet som har meddelat beslutet, vilken i sin tur med eget yttrande överlämnar ärendet till anvisad överinstans senast inom en vecka. Har överklagandet kommit in för sent ska kommunstyrelsens delegat fatta ett avvisningsbeslut, som i sin tur är överklagbart. Vid förvaltningsbesvär prövas både lagligheten och lämpligheten av det överklagade beslutet. Prövningsinstansen kan sätta ett nytt beslut i det tidigare beslutets ställe. Vilka ärenden som går att överklaga genom förvaltningsbesvär och till vilken instans framgår av denna delegationsordning i kolumnen Kommentarer. Överprövning enligt lagen om offentlig upphandling Ett beslut som lagen om offentlig upphandling (LOU) är tillämplig på får inte överklagas genom laglighetsprövning. En leverantör kan istället begära överprövning vid förvaltningsrätt av en pågående upphandling. När kommunen har meddelat tilldelningsbeslut i en upphandling inträder en avtalsspärr om minst 10 dagar om underrättelsen om tilldelningsbeslut skickats elektroniskt och om minst 15 dagar om underrättelsen om tilldelningsbeslut skickats på annat sätt. Avtalsspärren innebär både ett förbud mot att ingå avtal och en bortre tidsgräns för när en leverantör senast kan ansöka om överprövning av upphandlingen. Förkortningar AB Allmänna bestämmelser AML Arbetsmiljölagen (1977:1160) FV KL LAS Förvaltningslagen Kommunallagen Lag (1982:80) om anställningsskydd PUL Personuppgiftslagen (1998:204) SAM Arbetsmiljöverkets föreskrift (2000:1) om systematiskt arbetsmiljöarbetet TF Tryckfrihetsförordningen (1949:105) OSL Offentlighets- och sekretesslagen (2009:400) FL Förvaltningslagen (1986:223) PBL Plan- och bygglagen (2010:900) 6
Ärenden som tillhör kommunstyrelsens ledningsfunktion Ekonomisk förvaltning Ärenden - beslut om medelsanvisning Utnyttjande av medel ur anslag som står till kommunstyrelsens förfogande (förvaltning 99 samt kommunstyrelsens medel reserverade för projekt och utredningar, förvaltning 102) till ett belopp motsvarande högst 1 Mkr. vid varje enskilt tillfälle Lagrum Delegat Kommentar Ärenden - bolags-, finansoch borgensärenden Löpande bolagsärenden utan principiell innebörd Utseende av ombud att företräda kommunen vid bolagsstämmor mm och att utfärda anvisningar till ombudet Lagrum Delegat Kommentar Rätten att fatta övriga beslut rörande bolags-, finans och borgensärenden regleras i Finanspolicy för Malmö stad som Kommunstyrelsen antog 2010-10-13. I bilaga 4 till policyn överför kommunstyrelsen beslutsrätt avseende vissa frågor rörande kommunens finansiella förvaltning till namngivna personer. Policyn reviderades 2014-10-01. 7
Arbetsmarknads- och vuxenutbildningsinstater Ärenden arbetsmarknadspolitiska och kompetens-höjande åtgärder Fördelning av medel avseende sysselsättningsfrämjande åtgärder upp till 500 tkr i varje enskilt fall Beslut kring sysselsättningsfrämjande åtgärder upp till ett belopp om tre prisbasbelopp i varje enskilt fall Lagrum Delegat Kommentar Näringslivsutskott Näringslivsdirektör Jämställdhetsintegrering, antidiskriminering och nationella minoriteter Ärenden - jämställdhetsintegrering, antidiskriminering och nationella minoriteter Beslut om belopp om högst 1 500 tkr i varje enskilt fall Beslut om belopp motsvarande högst fem prisbasbelopp i varje enskilt fall Lagrum Delegat Kommentar Jämställdhetsutskott Välfärdsdirektör 8
Arbetsgivarfrågor HR-direktören, med personal från stadskontoret, ansvarar för förhandlingsverksamhet och övriga arbetsuppgifter med anknytning till arbetsgivarutskottets ansvarsområde. Ärende arbetsgivarfrågor Lagrum Delegat Kommentar Med bindande verkan för kommunen, genom kollektivavtal, reglera frågor rörande förhållandet mellan kommunen som arbetsgivare och dess arbetstagare På kommunens vägnar, enligt gällande lagstiftning om förhandlingsrätt, utom vad gäller 11-14 lagen om medbestämmande i arbetslivet, förhandla/samverka inom andra nämnders verksamhetsområden Avgöra frågor om tolkning och tillämpning av lag, avtal och andra bestämmelser rörande förhållandet mellan kommunen som arbetsgivare och dess arbetstagare Utfärda riktlinjer och anvisningar inom det arbetsgivarpolitiska verksamhetsområdet Besluta om enstaka inskränkningar i nämnders/styrelser rätt att ledigförklara befattningar och, när så är erforderligt, besluta om omplaceringar och förflyttningar mellan stadens förvaltningar Besluta om inrättande, förändring, omdisponering och indragning av befattningar som förvaltningschef vid stadens förvaltningar, gäller inte anställandet av förvaltningschef 9
Ärende arbetsgivarfrågor Lagrum Delegat Kommentar Fastställa/träffa överenskommelse om lön och övriga anställningsvillkor för förvaltningschef hos staden jämte viss annan chefpersonal enligt särskilt beslut i arbetsgivarutskottet Medge att arbetstagare anställs på särskilt visstidsförordnande eller kontrakt, tidsbegränsat chefskap för förvaltningschefer samt fastställa/överenskomma om löne- och anställningsvillkor för sådana arbetstagare Besluta om undantag från samordningsbestämmelserna i gällande kollektivavtal Vara pensionsmyndighet samt teckna personalförsäkringar enligt kollektivavtal Till HR-direktören och underställd personal utfärda erforderliga fullmakter i löne- och pensionsförhandlingsarbetet Beslut om att bevilja medel ur kommunstyrelsens omstruktureringsanslag 10
Ärenden som rör kommunstyrelsens egen förvaltning Offentlighet, sekretess och arkiv Ärenden offentlighet, sekretess och arkiv Beslut att inte lämna ut handling/uppgifter i handling med stöd i TF och OSL Beslut att lämna ut allmän handling/uppgift i allmän handling till enskild med uppställande av förbehåll Avslagsbeslut rörande utlämnande av handling Beslut om dokumenthanteringsplaner och gallring vad gäller arkivvårdsärenden från enskilda kommunala nämnder Lagrum Delegat Kommentar TF, OSL Chefsjurist/stadsjurist 10 kap. 14 OSL Chefsjurist/stadsjurist Chefsjurist/stadsjurist Stadarkivarien Allmänna ärenden Ärenden - allmänna Lagrum Delegat Kommentar Omprövning av beslut 27 FL Delegat i ursprungsbeslutet Beslut om förtroendevaldas, exklusive kommunalråd och politiska sekreterare, inom kommunstyrelsens verksamhetsområde deltagande i kurser, studieresor och konferenser samt beslut om förlorad arbetsförtjänst Tjänsteresa, konferensdeltagande, hotellboende samt administrativa kostnader avseende kommunalråd och politiska sekreterare, som enskilt eller sammantaget överstiger en beräknad kostnad motsvarande 7 000 kr 11
Ärenden - allmänna Lagrum Delegat Kommentar Beslut efter ansökan om information enligt 26 PUL Beslut på begäran om rättelse av personuppgift som behandlats felaktigt och underrättelse till tredje man Beslut efter ansökan om upplysningar enligt 29 2 st. PUL Beslut på begäran om upplysningar enligt 42 PUL Beslut om detaljjustering i attestinstruktion för kommunstyrelsen, förvaltning 102 Beslut om detaljjustering i instruktion för budget och uppföljning för kommunstyrelsen, förvaltning 102 Beslut om avvisning vid för sent inkommet överklagande av, av kommunfullmäktige, fattade beslut avseende detaljplan Beslut i ärenden om medgivande att använda stadens vapen 26 PUL Personuppgiftsombud i samråd med informationssäkerhet ssamordnare 28 PUL Personuppgiftsombud i samråd med informationssäkerhet ssamordnare 29 2 st. PUL Personuppgiftsombud i samråd med informationssäkerhet ssamordnare 42 PUL Personuppgiftsombud i samråd med informationssäkerhet ssamordnare Stadsdirektör Stadsdirektör 13 3 PBL Chefsjurist Chefsjurist Kan överklagas till allmän förvaltningsdoms tol enligt 52 PUL Kan överklagas till allmän förvaltningsdoms tol enligt 52 PUL Kan överklagas till allmän förvaltningsdoms tol enligt 52 PUL Kan överklagas till allmän förvaltningsdoms tol enligt 52 PUL 12
Ekonomi Ärenden - vissa ekonomiska Lagrum Delegat Kommentar Bevilja kassaförlag (Handkassa) Bevilja kredit- och betalkort med Malmö stad som betalningsansvarig Beslut om avskrivning av förvaltning 102:s fordran motsvarande högst ett basbelopp i varje enskilt fall Beslut om avskrivning av förvaltning 102:s fordran över ett basbelopp Beslut om att bevilja anstånd med betalning samt upprätta avbetalningsplaner Beslut om periodisering av kommunbidrag Beslut om förändring i organisation som påverkar antalet anställda, eller andra långsiktiga ekonomiska åtaganden som inom ramen för det avsatta kommunbidraget per anslag/ansvar mot fullmäktige avviker från den plan för verksamheten som kommunstyrelsen fastställt inför verksamhetsåret Administrativ chef Stadsdirektör Administrativ chef Budgetansvarig Administrativ chef Stadsdirektör Se vidare i Malmö stads riktlinjer för kredit och betalkort Beslut om sådan förändring ska föregås av riskanalys avseende arbetsmiljö och beslutet ska alltid innefatta en beskrivning av de finansiella och verksamhetsmässiga konsekvenserna av beslutet 13
Beredskap, riskhantering och säkerhet Ärenden beredskap, riskhantering och säkerhet Beslut om övning med och utbildning för krisledningsnämnden Utnyttjande och fördelning av, till kommunen anvisade, statliga medel för det civila försvaret Lagrum Delegat Kommentar Enhetschef för enheten trygghet och säkerhet Upphandling av försäkringstjänster Yttranden i ärenden som rör lagen om allmän kameraövervakning Yttanden över hemvärnsansökningar Uppgifter som rör systematiskt brandskyddsarbete Enhetschef för enheten trygghet och säkerhet Enhetschef för enheten trygghet och säkerhet Enhetschef för enheten trygghet och säkerhet Stadsdirektör Kan vidarefördelas. Den som mottar fördelningen ska ha kompetens att utföra uppgiften, befogenhet att vidta erforderliga åtgärder när problem uppstår samt möjlighet att returnera fördelad uppgift 14
Donationsfonder och stiftelser Ärenden utdelning ur donationsfonder och stiftelser Lagrum Delegat Kommentar Beslut om utdelning ur donationsfonder och stiftelser Beslut om enstaka utdelning motsvarande högst ett halvt basbelopp Handläggande stadsjurist Remissvar Ärenden remissvar m.m. Lagrum Delegat Kommentar Besvarande av remisser, framställningar, skriveler m.m. som inte är av principiell beskaffenhet eller annars av större vikt. Hyresavtal Ärenden - hyresavtal Delegat Kommentar Beslut om att teckna och förlänga hyresavtal för förvaltningslokaler Beslut om uthyrning av lokaler inom ramen för hyresavtalet med fastighetsägaren Direktör, förvaltningsavdelning en Administrativ chef 15
Anläggningstillgångar och inventarier Ärenden - investeringar, avskrivning, försäljning av inventarier, avskrivning förluster Beslut om nedskrivning och avskrivning av anläggningstillgångar inom förvaltning 102 Delegat Administrativ chef Kommentar Beslut om försäljning av inventarier Enhetschef Beslut ska tas efter samråd med administrativ chef Personal Ärenden anställningsbeslut/anställnings-ärenden Lagrum Delegat Kommentar Tillsvidareanställning AB 4 Närmaste chef I samråd med HR-funktionen Tidsbegränsad anställning > 6 månader AB 4 Närmaste chef I samråd med HR-funktionen Provanställning - grundbefattning AB Närmaste chef Tidsbegränsad anställning av arbetstagare över 67 år < 90 dagar Tidsbegränsad anställning av arbetstagare över 67 år > 90 dagar AB 4 Närmaste chef AB 4 mom. 3b et Anställningsären det hanteras av administrativa enhetens HRfunktion 16
Arbetsmiljö Ärenden - arbetsmiljö Lagrum Delegat Kommentar Arbetsmiljöuppgifter 3 kap. AML 6 SAM Stadsdirektör Kan vidarefördelas. Den som mottar fördelningen ska ha kompetens att utföra uppgiften, befogenhet att vidta erforderliga åtgärder när problem uppstår samt möjlighet att returnera fördelad uppgift. Övrigt Ärenden övrigt Lagrum Delegat Kommentar Andra frågor som till art och betydelse är jämförliga med de i delegationsordningen angivna ärendegrupperna 17