Strategiskt uppdrag till institutionerna: Omvärlds- och egenanalys

1(3) Dnr SLU ua 2013.1.1.1-5879 Exp. Rektor BESLUT 2014-02-03 Sändlista Strategiskt uppdrag till institutionerna: Omvärlds- och egenanalys Beslut Rektor beslutar: att uppdra till prefekterna, chefen för Artdatabanken samt föreståndaren för CBM att genomföra omvärlds- och egenanalyser enligt instruktionerna i bilaga till detta beslut. Uppdraget ska redovisas allra senast den 5 maj 2014; att uppdra till dekanerna att genomföra fakultetsvisa analyser av institutionernas omvärlds- och egenanalyser och redovisa till rektor senast den 2 juni 2014. Närmare anvisningar meddelas senare av rektor; att uppdra till Forskarrådet samt Fomar att senast den 28 maj 2014 redovisa universitetsövergripande analyser av institutionernas underlag; att uppdra till universitetsdirektören att ställa administrativa resurser till förfogande för sammanställning och bearbetning av materialet; samt att uppdraget ska genomföras inom ramen för ordinarie verksamhet. Redogörelse för ärendet SLUs styrelse har framfört önskemål om utökad omvärldsanalys som kan ligga till grund för strategiska beslut. Rektor har fått i uppdrag att återkomma med ett förslag på hur SLU kan arbeta systematiskt med frågan (2012-06-26, 74/12). Postadress: Box 7070, 750 07 Uppsala Telefon vxl: 018-67 20 22 E-post: Boel.Astrom@adm.slu.se Besöksadress: Almas allé 7 Fax: 018-67 35 50 www.slu.se

2(3) Forskarrådet har föreslagit att institutionerna ska bidra till SLU:s samlade omvärldsanalys. Rektors ledningsråd har tillstyrkt detta förslag. Omvärldsanalys är en naturlig del i förberedelsen för varje forskningsansökan, och institutionernas personal har omfattande kontaktnät både nationellt och internationellt. Institutionerna kan utifrån sin samlade erfarenhet, kompetens och överblick förväntas ge mycket värdefulla iakttagelser och inspel till SLU:s ledning. Utvärderingen Kvalitet och Nytta 2009 (KoN) pekade på potentialen för bättre strategiskt tänkande på alla nivåer inom SLU. En bra omvärldsbevakning är en förutsättning för att kunna upprätta relevanta strategier. Enligt den ursprungliga planen skulle nästa utvärdering ha genomförts under 2014. SLU:s ledning har beslutat att skjuta på detta med hänsyn till pågående omorganisationsarbete, samt i avvaktan på resultatet av Vetenskapsrådets utredning av en nationell modell för resursfördelning där kollegial bedömning ingår (prop. 2012/13:30). Det aktuella uppdraget är tänkt att fungera som förberedelse för kommande utvärderingar (i SLU:s regi eller nationella). Uppdraget har introducerats och diskuterats vid rektors prefektmöte den 28 oktober 2013. Ett förhandsbesked om uppdraget sändes i december 2013 till berörda prefekter och föreståndare. Beslutets innebörd Institutionerna ges i uppdrag att 1) genomföra en omvärlds- och egenanalys i form av en webbenkät; och 2) redogöra för hur slutsatserna från ovan nämnda analys påverkar institutionens strategiska arbete. Närmare instruktioner ges i bilaga till detta beslut. Tidpunkten för redovisning (den 5 maj) är satt för att möjliggöra en första återrapportering till styrelsen vid strategimötet i juni 2014. Underlaget kommer att insamlas och sammanställas av planeringsavdelningen och distribueras för vidare bearbetning enligt följande: Fakulteterna ombeds att göra sammanställningar och analyser av det inkomna materialet på fakultetsnivå. En sammanställning och analys av institutionernas omvärlds- och egenanalyser (del 1 ovan) ska redovisas vid ledningsrådets möte den 2 juni 2014. Vid kommande strategiska diskussioner i ledningsrådet kommer dekanerna att ges tillfälle att redovisa synteser av materialet i del 2 ovan. Forskarrådet och Fomar ombeds göra övergripande analyser av underlaget på universitetsnivå inom sina respektive ansvarsområden. Dessa analyser ska redovisas senast den 28 maj och kommer att behandlas i ledningsrådet möte den 2 juni. Vid styrelsens strategimöte i juni 2014 kommer rektor att redovisa de viktigaste observationerna och slutsatserna rörande del 1 (omvärlds- och egenanalyser). Det samlade materialet kommer att utgöra ett underlag i arbetet med SLU:s nästa gemensamma strategi, som planeras att initieras under 2015.

3(3) Konsekvenser av beslutet Syftet med det beskrivna uppdraget är att bidra till SLU:s förbättringsarbete. Resultat och analyser ska ge ledningen insikter i om vad som krävs för att SLU ska kunna uppnå visionen att bli ett av de bästa universiteten i världen inom livs-, miljö- och lantbruksvetenskaper. Uppdraget innebär att alla institutioner får en möjlighet att påverka ledningens ställningstaganden och vägval och samtidigt får en bra grund för den egna strategiska planeringen. Beslut i detta ärende har fattats av prorektor Torbjörn von Schantz i närvaro av universitetsdirektör Martin Melkersson efter föredragning av forskningssekreterare Boel Åström. I ärendets handläggning har även vicerektor Johan Schnürer, planeringschef Daniel Gillberg, miljöanalyssekreterare Ann-Sofi Morén samt utredare Ingeborg Amnéus deltagit. Torbjörn von Schantz Boel Åström Bilaga: Instruktioner till institutionerna Sändlista Prefekter Chefen för Artdatabanken Föreståndaren för CBM Dekaner Forskarrådet Fomar Universitetsdirektören Kopia för kännedom Vicerektor för samverkan Vicerektor för fortlöpande miljöanalys Avdelningar och kanslier inom universitetsadministrationen Kommunikationsavdelningen Internrevisionen

Dnr SLU ua 2013.1.1.1-5879 Rektor BILAGA TILL REKTORSBESLUT 2014-02-03 Strategiskt uppdrag till institutionerna: Omvärlds- och egenanalys INSTRUKTIONER Alla institutioner, samt ArtDatabanken och CBM, får i uppdrag att genomföra och redovisa en analys som dels riktas mot omvärlden, dels fokuserar på den egna verksamheten. Varje institution ska alltså reflektera över tendenser, trender, händelser, etc. i omvärlden som har betydelse för den egna forskningen eller för SLU. Vidare ska man analysera hur dessa omvärldsförändringar påverkar den egna verksamheten och SLU som helhet. Uppdraget omfattar forskning och forskarutbildning. Fortlöpande miljöanalys kan ingå om institutionen redan har Foma-uppdrag eller planerar att utveckla sådan verksamhet. Prefekten ansvarar för att all forskande personal blir delaktig i arbetet. Uppdraget ska redovisas på engelska för att underlätta medverkan av internationella medarbetare. Uppdraget ska redovisas till rektor senast den 5 maj 2014 (se instruktionerna på sid. 2-3). Resultaten förväntas ge ledningen insikt i vad som krävs för att SLU ska kunna uppnå målsättningen att SLU ska bli ett av världens främsta universitet inom life sciences, miljö- och lantbruksvetenskaper. VGV 1

Del I. Omvärlds- och egenanalys Analysen ska redovisas genom att besvara en webbenkät (adress till enkäten kommer att skickas i ett mejl från omvarldsanalys@arbetsplats.slu.se). OBS Endast ett (samlat) svar från varje institution ska lämnas in! Omvärldsanalysen ska ha både nationell och internationell dimension. Tidshorisont: Idag 5-10 års sikt. Frågor som ska besvaras: 1. Kontaktuppgifter 2. a) Var finns den bästa forskningen 1 inom institutionens område internationellt sett? (max. 3-5) b) Vad karakteriserar denna (dessa) miljö(er) och vilka är de viktigaste åtgärder som behöver vidtas för att institutionen/slu ska kunna konkurrera? c) Vilka är de viktigaste samarbetsparterna inom institutionens område? - Universitet, institut, etc (max. 3-5) - Intressenter (max. 3-5) 3. Vilka är de främsta konkurrenterna inom Sverige? 4. Vilka nya vetenskapliga resultat, teorier/metoder/tekniker inom den internationella forskningen bedöms ha störst betydelse för den fortsatta verksamheten? (redovisa i punktform med korta beskrivningar av varje, max. 5-7) 5. Finns det några trender i samhället eller näringarna som indikerar nya angelägna forskningsfrågor inom institutionens område? Beskriv! (redovisa i punktform med korta beskrivningar av varje, max. 3-5) 6. Vilka forskningspolitiska trender eller nya satsningar (Sverige och internationellt) måste institutionen förhålla sig till? (redovisa i punktform) 7. Tillkommer det några nya intressenter inom området, och i så fall vilka? 8. På vilket sätt påverkar de iakttagna omvärldsförändringarna/faktorerna SLU som helhet? 1 Om det är relevant för institutionen kan även Foma inkluderas i svaret (gäller samtliga frågor) VGV 2

Del II Beskrivning av konsekvenser och åtgärder Redovisas i form av ett Word-dokument på 2-3 sidor (på engelska), som skickas till konsekvensrapport@arbetsplats.slu.se. OBS döp filen med institutionens namn! Redovisningen ska utgå från analysen i del I och ska beskriva på vilket sätt iakttagelser och slutsatser påverkar institutionens verksamhet under de närmaste fem åren, till exempel när det gäller: 1) Utveckling av ämnet teoretiskt och tekniskt i relation till inomvetenskapliga trender och samhällets efterfrågan (jfr frågorna 4 och 5 i del I) 2) Rekrytering av nya forskare 3) Försörjning via externa forskningsmedel 4) Publicering 5) Utveckling av tvärvetenskap (inom SLU eller i samarbete med andra lärosäten) 6) Samverkan med intressenter Bakgrund SLUs styrelse har efterlyst bättre omvärldsanalys som grund för strategiska beslut och gett rektor i uppdrag att återkomma med förslag på hur SLU kan arbeta systematiskt med sådana analyser (2012-06-26, 74/12). Forskarrådet har föreslagit att institutionerna ska bidra till detta arbete, eftersom omvärldsanalys är en naturlig del i förberedelserna för varje forskningsansökan. Institutionernas personal har omfattande kontaktnät såväl nationellt som internationellt och utifrån sin samlade erfarenhet, kompetens och överblick förväntas institutionerna kunna ge mycket värdefulla iakttagelser och inspel till SLUs ledning. Det beskrivna uppdraget är tänkt att fungera som ett verktyg i SLU:s förbättringsarbete. KoNutvärderingen 2009 pekade på behovet av bättre strategiskt tänkande på alla nivåer inom universitetet. En bra omvärldsbevakning är en förutsättning för att kunna upprätta relevanta strategier, oavsett organisationsnivå. Institutionernas underlag ska utöver användning inom den egna institutionen ge inspel till strategiska diskussioner och verksamhetsplanering på både fakultets- och universitetsnivå. Arbete kommer även att fungera som förberedelse för kommande utvärderingar i SLUs eller nationell regi samt ge inspel till universitetets nästa gemensamma strategi. 3

The Vice-Chancellor Dnr SLU ua 2013.1.1.1-5879 BILAGA TILL REKTORSBESLUT 2014-02-03 Strategic task for all departments: Analysis of external environment and benchmarking ( omvärlds- och egenanalys ) INSTRUCTIONS All departments, as well as the Swedish Centre for Biodiversity and the Swedish Species Information Centre, are to perform an analysis covering on the one hand the department s external environment ( omvärlden ), on the other hand the department s own activities. Each department will consider tendencies, trends, events etc. in the external environment that influence the department s research or SLU as a whole; and further, to analyse how these changes will affect the department s own activities and SLU. The task includes research and doctoral-level education. Environmental monitoring and assessment may be included if the department has already been tasked with this, or is planning to initiate EMA activities. The heads of department are responsible for making sure that all research staff are involved in the work. Results should be reported to the Vice-Chancellor no later than 5 May 2014 (for instructions please see pages 2 and 3). The results of the analyses will provide SLU management with insight about requirements for realising SLU s goal to become a world-class university in the fields of life, environmental and agricultural sciences. P.T.O. 1

Part I. Analysis: Analysis of external environment ( omvärldsanalys ) and benchmarking The analysis should be reported by answering a web survey (the link will be sent to you in a message from omvarldsanalys@arbetsplats.slu.se). Please note that only one (joint) answer from each department will be accepted! The analysis should cover both national and international aspects. Timeframe: Today to 5 10 years from now. The survey consists of the following questions: 1. Contact information 2. a) Where is the best research 1 within the department s field of activity taking place, worldwide? (max. 3-5) b) What characterises this (these) environment(s) and which are the most urgent measures to take to enable the department /SLU to compete? c) Who are the most important collaboration partners within the department s field of activity? - universities, institutes, etc. (max. 3-5) - stakeholders (max. 3-5) 3. Who are the main competitors in Sweden? 4. What new scientific results and emerging theories/methods/techniques in international research do you believe will have the greatest impact on your department s work? (Bullet points with short descriptions, max. 5-7) 5. Are there any trends in society or business that suggest new, important research issues within the department s field? Please describe. (Bullet points with short descriptions, max. 3-5) 6. What research policy trends or new funding ventures (in Sweden or internationally) will the department need to take into account? (Bullet points) 7. Are new stakeholders appearing within the department s field of interest? If yes, who are they? 8. In what way will the changes/factors observed affect SLU as a whole? P.T.O. 1 If relevant, the answer may cover also EMA (this applies to all questions) 2

Part II. Report on consequences and actions The report should be submitted as a Word document of 2-3 pages, in English, to: konsekvensrapport@arbetsplats.slu.se. Please use the department s name as document name! The report should be based on the analyses made in Part I and describe in what way the observations and conclusions affect the department s activities during the next five years as regards e.g.: 1) Required theoretical and technical development of the research area in relation to intradisciplinary trends and demands from society (see Part I, questions 4 and 5); 2) Recruitment of new researchers; 3) Financing through external funding; 4) Publishing; 5) Development of interdisciplinarity (within SLU or in cooperation with other higher education institutions); 6) Collaboration with stakeholders. Background The SLU Board has requested improved analysis of the external environment as a basis for strategic decisions, and has asked the Vice-Chancellor to present a plan for this (26 June 2012, Section 74/12). The SLU Council of Researchers has suggested that the departments contribute to the analysis, which is a natural part of the preparations for research funding applications. Department staff has a wideranging network of national as well as international contacts and their combined experience, competence and perspective are expected to provide the SLU management with valuable input. The Quality and Impact evaluation (KoN) carried out in 2009 highlighted the need for improved strategic thinking at all levels within SLU. The information resulting from this task will be an integral part of strategic discussions and operational planning both at university and faculty level. The work will serve as preparation for future evaluations, either done by SLU itself or nationally, as well as inspiration for SLU s next joint strategy. 3