Revisionsrapport 2014 Genomförd på uppdrag av revisorerna Örnsköldsviks kommun Granskning av kommunens beviljande av bostadsanpassningsbidrag
Innehåll 1. Bakgrund...2 1.1. Syfte och revisionsfrågor...2 1.2. Avgränsning...3 1.3. Revisionskriterier...3 2. Inledning...3 2.1. Styrande regelverk...4 2.1.1. Gällande författningar...4 2.2. Förutsättningar och omfattning på bidrag...4 2.3. Boverkets roll...4 3. Processen rörande anpassningsbidrag...5 3.1. Roller och ansvar inom Örnsköldsviks kommun...5 3.2. Omfattning och olika typer av anpassningsbidrag...5 3.3. Interna rutiner för beslut om bostadsanpassning...6 3.4. Utgångspunkter vid kommunens bedömning om beviljande av bidrag...7 3.5. Styrdokument...7 4. Genomförd granskning av enskilda ärenden...7 5. Svar på revisionsfrågor...8 6. Bedömning och utvecklingsområden...10 1
1. Bakgrund Den som är funktionshindrad har rätt till ett ekonomiskt bidrag för att anpassa sin bostad så att denne kan leva ett självständigt liv i eget boende. Detta regleras i lagen (1992:1574) om bostadsanpassningsbidrag m.m. Bidraget ska täcka skäliga kostnader för anpassningen. Det är kommunerna som har ansvaret för handläggning och beviljande av bidrag och står för kostnaderna. Lagen om bostadsanpassningsbidrag är en specialförfattning för ärenden om bostadsanpassnings- och återställningsbidrag och handlar i stort sett enbart om vilka villkor som gäller för beviljande av bidrag. Med hänsyn till detta måste kommunen även ha en god kunskap om förvaltningslagen (1986:223) för att kunna handlägga ärendena på ett korrekt sätt. Boverket har till uppdrag att utöva viss tillsyn över kommunernas verksamhet med att tillhandahålla bostadsanpassningsbidrag. Dessutom är Boverket bemyndigad att meddela föreskrifter om verkställigheten rörande lagen om bostadsanpassningsbidrag. I Örnsköldsvik kommun har Humanistiska nämnden ansvaret för tillämpningen av lagen om bostadsanpassningsbidrag och Välfärdsförvaltningen handlägger ärenden som rör bostadsanpassningsbidragen. Revisorerna har i sin risk- och väsentlighetsbedömning bedömt det som angeläget att genomföra en granskning av hanteringen av bidragen med utgångspunkt från att allt fler medborgare förväntas ansöka om bidrag samt att det är viktigt ur ett välfärdsperspektiv för den enskilde medborgaren som är i behov av stöd, i olika former. 1.1. Syfte och revisionsfrågor Granskningens syfte är att bedöma om hanteringen av bostadsanpassningsbidrag genomförs på ett rättsenligt, likvärdigt och kostnadseffektivt sätt, samt bedöma huruvida Humanistiska nämnden genom sin interna kontroll säkerställer en ändamålsenlig och effektiv hantering av ärendena. I granskningen besvaras följande revisionsfrågor: Bedrivs verksamheten i enlighet med de mål och riktlinjer som satts upp av nämnden? Sker en väl dokumenterad och likvärdig handläggnings- och bedömningsprocess för bostadsanpassningsbidrag i förhållande till gällande lagstiftning? Beaktas diskrimineringsgrunder i processen, görs analys om vem som får vad på vilka grunder för att säkerställa likvärdighet? Är grunderna för beviljande av bostadsanpassning tydliga, finns delegation och riktlinjer? Görs avvägningar i beslutet till varaktighet i behovet? Är den interna kontrollen från nämnden över handläggningsprocessen tillräcklig? Hur sker budgetering och ekonomisk uppföljning för bostadsanpassningen? Vad är orsaken till ökade kostnader för området de senaste åren? Har nämnden vidtagit åtgärder med anledning av kostnadsutvecklingen? Har samarbete skett med andra nämnder och huvudmän för att styra utvecklingen? Sker samverkan med övriga intressenter inom kommunen, såsom det kommunala bostadsbolaget? 2
1.2. Avgränsning Granskningen omfattar Örnsköldsvik kommuns handläggning av bostadsanpassningsbidrag. Granskningen avser Humanistiska nämnden. 1.3. Revisionskriterier Kommunens ansvar för bostadsanpassningsbidrag regleras i lagar, vilka utgör den norm/ kriterier som granskningens resultat bedöms mot. Vidare omfattar granskningen kommunens egna styrkdokument, i förekommande fall. Granskningens revisionsfrågor besvaras således med utgångspunkt från följande: Lagen om bostadsanpassningsbidrag m.m. (1992:1574) Förvaltningslagen (1986:223) Offentlighets- och sekretesslag (2009:400) Kommunens interna policys och riktlinjer 2. Inledning Syftet med bostadsanpassningsbidrag är att säkerställa att den som har ett funktionshinder har rätt till ett ekonomiskt bidrag för att anpassa sin bostad så att han eller hon kan leva ett självständigt liv, i eget boende. Förutsättningarna regleras i lagen (1992:1574) om bostadsanpassningsbidrag m.m. Bidraget ska täcka skäliga kostnader för anpassningen. Det är kommunerna som har ansvaret för tillämpningen av lagen. Begreppet m.m. i lagens namn syftar i huvudsak på det återställningsbidrag som också kan beviljas. Återställningsbidraget är ett bidrag som kommunen lämnar till fastighetsägare som önskar ta bort anordningar som installerats med finansiering av bostadsanpassningsbidrag. Denna möjlighet gäller endast för hyreslägenheter, och att anpassningsåtgärden inte längre kan utnyttjas för sitt ändamål och är till nackdel för nästa hyresgäst eller andra boende. Kostnaderna för bostadsanpassningsbidrag för riket i sin helhet har under senare år stigit och en fortsatt ökning bedöms vara sannolik då den demografiska utvecklingen innebär att antalet äldre individer ökar. Andelen medborgare över 80 år kommer att öka påtagligt under kommande år, vilket är en utmaning för hela den kommunala sektorn. I sammanhanget är det viktigt att notera att den styrande principen inom den kommunala sektorn är att äldre och funktionshindrade individer ska ges möjlighet att bo kvar i sina egna hem (den så kallade kvarboendeprincipen). Övergripande kan också noteras att kommunernas äldreboenden under senare årtionden har omstrukturerats och koncentrerats mot de individer med störst vårdbehov, vilket har inneburit att fler bor kvar allt längre i det egna hemmet. Även förändringar inom hälso- och sjukvården beträffande genomförandet av vårdinsatser, i kombination med den medicinsktekniska utvecklingen, har påverkat behovet av anpassningsåtgärder i hemmiljö. Bostadsanpassningar är i detta sammanhang en viktig förutsättning för att kunna möjliggöra kvarboende i hemmet. 3
2.1. Styrande regelverk 2.1.1. Gällande författningar Styrande lagar för ärendehandläggningen utgörs framför allt av Lagen om bostadsanpassningsbidrag, Förvaltningslagen och Sekretesslagen. Vägledning till hur lagstiftningen ska tolkas framgår dels av förarbeten och dels av rättspraxis. Lag om Bostadsanpassningsbidrag m.m. Lagen om bostadsanpassningsbidrag m.m. är central i bostadsanpassningsprocessen. Den reglerar bland annat vilka som har rätt till bostadsanpassning, bidragens principiella storlek, vem som är huvud- och tillsynsansvarig och ramverk för hur bostadsanpassningen ska ske. Förvaltningslagen Bostadsanpassning är en form av myndighetsutövning, där förvaltningslagen utgör grunden för beredning av beslut. Förvaltningslagen redogör för hur en kommunal förvaltning ska hantera ärenden och dess serviceskyldighet till medborgarna samt medborgarnas rätt att ta del av uppgifter/överklaga beslut. Viktigt i lagen är att varje ärende där enskild individ är part ska handläggas så enkelt, snabbt och billigt som möjligt utan att säkerheten eftersätts. Offentlighets- och sekretesslagen Lagen innehåller bestämmelser om myndigheters och vissa andra organs handläggning vid registrering, utlämnande och övrig hantering av allmänna handlingar. Lagen innehåller även bestämmelser om tystnadsplikt i det allmännas verksamhet och om förbud att lämna ut allmänna handlingar. 2.2. Förutsättningar och omfattning på bidrag Bostadsanpassningsbidrag lämnas för åtgärder som avser anpassning av en bostads fasta funktioner i och i anslutning till den bostad som ska anpassas. Förutsättningen för att bevilja bidrag är att åtgärderna är nödvändiga för att bostaden ska vara ändamålsenlig för den sökande. Bidrag ska inte lämnas om de sökta åtgärderna behöver vidtas av andra orsaker än behovet av anpassning. Bostadsanpassningsbidrag lämnas även för åtgärder som har samband med den funktionshindrades behov av rehabilitering, funktionsträning och sjukvård under förutsättning att behovet inte skäligen bör tillgodoses på annat sätt. Om den funktionshindrade inte kan delta i aktiviteter utanför bostaden kan bidrag även utgå till åtgärder som möjliggör hobbyverksamhet. För denna typ av bidrag krävs att behoven är styrkta i intyg, vilket sällan bedöms vara möjligt att göra. Bidrag kan också utgå till reparation av utrustning som anskaffats med tidigare bidrag. Det bör, i sammanhanget, noteras att regeringsrätten slagit fast att lagen om bostadsanpassningsbidrag i princip inte innehåller några begränsningar varken i fråga om anpassningsåtgärder eller vad gäller bidragsbelopp. 2.3. Boverkets roll Boverket utövar viss tillsyn över kommunernas hantering av bostadanpassnings- och återställningsbidrag. Boverkets tillsyn syftar till att bidragsverksamheten hos kommunerna ska vara väl fungerande och ha en hög grad av rättssäkerhet för den som ansöker om bidrag, och en korrekt ärendehantering från kommunens sida. I Boverkets uppgifter ingår tillsyn och uppföljning av ärenden, men även att upprätta och uppdatera handledningar (handbok) för bostadsanpassningsbidraget, följa och bevaka praxis 4
och att informera privatpersoner och myndigheter. Vidare omfattar Boverkets ansvarsområde att utbilda och informera kommuners handläggare och andra personalgrupper som ingår i kommunens hantering av bostadsanpassningsbidrag. Utöver utövandet av tillsyn har Boverket således även en roll att ge rådgivning och stöd till kommunerna för att utveckla och förstärka bidragsprocessen på en övergripande nivå. Boverkets faktiska tillsyn är begränsad till kommunernas formella handläggning av ärenden. Tillsynen omfattar således inte bedömningar ifall kommunen fattat korrekt myndighetsbeslut i enskilda ärenden, utan riktar sig främst mot själva handläggningsprocessen. För bedömning av enskilda beslut hänvisas till allmän förvaltningsdomstol. 3. Processen rörande anpassningsbidrag 3.1. Roller och ansvar inom Örnsköldsviks kommun Inom kommunen sker handläggning av bostadsanpassningsbidrag helt inom Omsorgsenheten som är en egen organisatorisk enhet inom Välfärdsförvaltningen. Det är Omsorgsenheten som ansvarar för utredning och beslut om rätt till insatser för äldre och funktionshindrade enligt Socialtjänstlagen och Lagen om stöd och service till vissa funktionshindrade, LSS. Omsorgsenheten ligger i sin tur under enheten för social utredning. Innan omorganiseringen av förvaltningen år 2011 handlades ärendena inom Samhällsbyggnadsförvaltningen, bland annat av en ingenjör. Hanteringen av anpassningsbidragen har under de två senaste åren omfattat ca två handläggartjänster, uppdelat på ca tre personer, och leds av en enhetschef. Ingen av nuvarande medarbetare inom enheten arbetade med handläggning av dessa ärenden innan omorganisationen. Kunskap och erfarenhet fick byggas upp på nytt. När nuvarande handläggare övertog arbetet med bostadsanpassningsbidrag fanns inga rutinbeskrivningar eller andra typer av interna styrdokument upprättade. Detta gjorde att rutinerna fick arbetas in allt eftersom den nya organisationen kom på plats. Inledningsvis gick resurser åt till att upparbeta kompetens när det gäller tolkning av lagtext, nationella riktlinjer etc. Under början av år 2014 har enheten rekryterat ytterligare en handläggare, med bred erfarenhet inom området, vilket uppges ytterligare ha ökat kompetensen inom Örnsköldsviks kommun. Extern kompetens, dvs kompetens som anlitas utanför kommunens egen organisation, nyttjas i viss utstreckning. Framför allt i samband med bygg- och installationstekniska bedömningar. Dessa externa tjänster är upphandlade av kommunen. I sammanhanget bör det noteras att det är arbetsterapeuter inom primärvården (Landstinget Västernorrland) som ansvarar för och genomför bedömningar rörande vilken typ av hjälpmedel som den enskilde individen kan vara i behov av. Med utgångspunkt från en sådan bedömning utfärdas ett intyg, som sedan ingår som en del i kommunens bidragsbeslut. 3.2. Omfattning och olika typer av anpassningsbidrag Under den senaste treårsperioden har antalet bidragsärenden uppgått till ca 550 per år. Noteras bör dock att det föreligger en trend där antalet ärenden hela tiden ökar, om än i relativt långsam takt. Detta förklaras bland annat av den demografiska utvecklingen, där antalet äldre medborgare ökar, vilken är den grupp som har det största behovet av anpassningsåtgärder av olika slag. 5
Under 2013 registrerades totalt 600 enskilda ärenden inom kommunen och av dessa var det ca 25 ansökningar om bidrag som avslogs helt och ca 10 ärenden som delvis avslogs. Kommunens årliga budget har under de senaste åren uppgått till ca 8-11 mkr för beviljade anpassningsbidrag. Budgeterade anslag förbrukas, och under år 2013 redovisades ett underskott mot budget uppgående till ca 4 mkr. Anledningen till underskottet var vissa förskjutningar i ärendehanteringsprocessen. Nuvarande budget för bidragen bedöms av kommunen som rimlig, åtminstone i ett kortare perspektiv. För Örnsköldsviks kommun, som för de allra flesta andra kommuner, gäller att det framför allt är anpassningsåtgärder av toalett och badrum samt kök som ansökta åtgärder avser. Endast ett mindre antal ärenden varje år rör mer omfattande åtgärder. Exempel på åtgärder som anses vara av mer betydande karaktär omfattar installation av hissanordningar, flytt av innerväggar, utbyggnad av badrum etc. Det förekommer fall där den slutgiltiga kostnaden för kommunen blir större än beviljat bidrag för bostadsanpassning. Dessa avser ofta oförutsedda problem, exempelvis underliggande fuktskador, problem som uppstår efter att ett golv brutits upp etc. Omfattningen på dessa ärenden är dock relativt liten, och uppges inte utgöra något väsentligt problemområde för kommunen. I förekommande fall är det dock inte alltid som extra kontroller eller besiktningar genomförs i efterhand av kommunen. Vid uppsägning av lägenhetskontrakt kan bidrag sökas för återanpassningsåtgärder som överstiger 5 000 kronor. Den bifintliga anpassningsåtgärden ska vara till nackdel för nästa hyresgäst och att det är svårt för fastighetsägaren att hyra ut den anpassade hyreslägenheten i befintligt skick. Omfattningen på denna typ av bidrag är i dagsläget relativt liten i kommunen. 3.3. Interna rutiner för beslut om bostadsanpassning Enligt Välfärdsförvaltningens gällande rutiner initieras ett ärende då inkomna handlingar stämplas inom mottagande enhet. För att handläggning och förberedelse för beslut ska kunna genomföras ska behovsintyg, utfärdade av arbetsterapeuter, läkare eller annan sakkunnig, finnas dokumenterat. Vidare är ett skriftligt godkännande från berörd fastighetsägare ett krav. En ansökan som ej är fullständig skickas tillbaka till den sökande, med upplysningar om nödvändiga kompletteringar för fortsatt handläggning av ärendet. Ansökan rörande bidrag för bostadsanpassning ska ske på en för kommunen standardiserad blankett, vilken reviderades under 2012. När en ansökan är registrerad påbörjar handläggarna vid enheten för bostadsanpassning utredningen genom att gå igenom beslutsunderlag samt vid behov begära in ytterligare underlag. Utredning inför beslut kan omfatta hembesök. Vid hembesök och teknisk utredning, upprättande av kostadskalkyler och/eller alternativa åtgärder nyttjas extern konsultkompetens med vilken kommunen har ingått ramavtal. Offerter ska begäras in för bedömning om vad marknadspriset uppgår till för aktuell anpassningsåtgärd. När utredning är klar scannas underlag in i verksamhetssystemet BAB. När samtliga moment är genomförda kan ett beslut för bostadsanpassningsbidrag tas, och då i enlighet med gällande delegationsordning. I de fall en fullmakt från bidragssökanden finns upprättad kan kommunens handläggare direkt beställa en åtgärd från entreprenör, inom ramen för gällande ramavtal, för utförande av arbetet för anpassningen. Då en bostadsanpassningsåtgärd är genomförd ska handläggarna enligt rutin genomföra besiktning och uppföljning via hembesök. Vid granskningen har det framkommit att så inte 6
alltid skett på grund av tids- och resursbrist. Det finns ingen ytterligare eller kompletterande uppföljning eller kontroll av de beslut som fattats rörande beviljande av bidrag. För beslut om bostadsanpassningsbidrag är det nämndens delegations- och attestreglemente som är styrande. För beslut om bidrag upp till 44 tkr kan beslut fattas av enskilda handläggare. För ärenden med ett bedömt bidrag mellan 44 tkr och 132 tkr får handläggare besluta om bidrag efter samråd med enhetschef. Bidrag för åtgärder som bedöms överstiga 132 tkr ska behandlas av nämndens socialutskott. Delegationsordningen styr samtliga beslut om kostnader. 3.4. Utgångspunkter vid kommunens bedömning om beviljande av bidrag En uttalad utgångspunkt inom enheten är att handläggare behandlar ärenden med utgångspunkt från det datum ärendet stämplades in, oavsett ärendets storlek eller den sökandes situation. Detta för att säkerställa en rättvis behandling av sökanden och att väntetiden är densamma för samtliga sökanden. Alla beslut ska grundas i allas lika rätt, enligt lagen om bostadsanpassningsbidrag. Vid handläggning av enskilda ärenden sker bedömning med utgångspunkt från ett antal definierade begrepp, eller sökord, som funktionsnedsättning, funktionshinder, boendemiljö, familjesituation och övrigt. Begreppen syftar till att möjliggöra en konsekvent bedömning av bostadsanpassningsbidrag samt möjliggöra jämförbarhet mellan olika ärenden i efterhand. 3.5. Styrdokument Utöver lagar och förordningar samt övriga typer av nationella riktlinjer är det nämndens fastställda delegationsordning som är styrande när det gäller handläggning och beslut rörande anpassningsbidrag. Boverket har upprättat handböcker och handledningar i syfte att utgöra stöd i processen. Tidigare har det inte funnits interna processbeskrivningar eller processdokumentation upprättade inom enheten, vilket utgjort en brist. Inom enheten har det således inletts ett arbete med att utveckla rutiner och uppdatera tydligare processbeskrivningar för handläggning av bostadsanpassningsbidrag. Detta arbete var inte avslutat i samband med denna granskning. Initiativet rörande ett sådant utvecklingsarbete har tagits på tjänstemannanivå, inte på uppdrag från ansvarig nämnd. Då det tidigare inte funnits dokumenterade rutiner eller annat internt stöd för bedömning av beviljande av bostadsanpassningsbidrag har handläggarna inom enheten sökt stöd och vägledning från externt håll, exempelvis från Boverket eller i kammarrättsdommar etc. 4. Genomförd granskning av enskilda ärenden Som en del av granskningen har en stickprovsgranskning av beslut rörande beviljade anpassningsbidrag genomförts och stämts av mot befintliga rutiner och lagkrav. Underlag för beslut samt övriga noteringar i verksamhetssystemet BAB har gåtts igenom för utvalda beslut. Syftet med genomgången var att bedöma huruvida det finns en tydlig och spårbar dokumentation som ligger till grund för fattade beslut samt om det finns en spårbar och tydlig intern kontroll kopplad till processen. Det bör noteras att vi inte uttalar oss om kvalitén i de faktiska beslut som fattats och inte heller ifall ett beslut är korrekt eller inte. 7
De stickprov som granskningen omfattat påvisade inte några avvikelser avseende regelefterlevnad eller brister i dokumentation. För samtliga stickprov gick processen från ankommen ansökan till beslut att följa på ett tillfredsställande sätt och dokumentationen bedöms ge tillräckliga förutsättningar för spårbarhet i efterhand. Det kan i sammanhanget noteras att kommunens handläggningsprocess med tillhörande dokumentation, har granskats av Boverket. Vi har vid denna granskning inte fått möjlighet att ta del av någon av Boverkets tillsynsrapporter för Örnsköldsviks kommuns handläggning av bostadsanpassningsbidrag. Vår övergripande bedömning efter genomförd stickprovsgranskning är att det inte identifierats några väsentliga brister i kommunens rutiner för handläggning av bidragsärenden. Dock noteras att verksamhets- och ärendesystemet BAB inte på ett tydligt och effektivt sätt ger möjligheter att i efterhand, exempelvis genom kontroll av väsentlig logginformation, kontrollera vilka registreringar som gjorts och av vem. Detta bedöms vara en svaghet i systemet. Det noteras dock att systemet är ett standardsystem och används av många kommuner. 5. Svar på revisionsfrågor Bedrivs verksamheten i enlighet med de mål och riktlinjer som satts upp av nämnden? Den verksamhet som kommunen bedriver inom det berörda området styrs i hög grad av lagar och regelverk som kommunen inte själva utformar eller påverkar. Kommunens övergripande mål och visioner, så som finns angivet i kommunens styrmodell, GPS, bedöms dock följas på ett tillfredsställande sätt, vilket även framgår av nämndens verksamhetsberättelser. Väsentliga brister eller avvikelser när det gäller måluppfyllnad bedöms inte föreligga. Sker en väl dokumenterad och likvärdig handläggnings- och bedömningsprocess för bostadsanpassningsbidrag i förhållande till gällande lagstiftning? Inom ansvarig enhet pågår ett arbete med att dokumentera den process som gäller för beredning och beslut av dessa ärenden. På grund av tidigare omorganisation samt även resursbrister har detta arbete ännu inte avslutats fullt ut. Dock har vår granskning av enskilda ärenden inte indikerat att det föreligger brister i handläggning av ärenden, i förhållande till gällande lagstiftning. Ärenden som beslutats dokumenteras på ett sätt som möjliggör uppföljning i efterhand. Tidigare har handläggare upplevt att det funnits och finns brister i funktionaliteten i det administrativa system och verktyg som används (BAB). Dessa brister har till viss del minskat sedan kompetensen rörande systemet förstärkts under senare tid. Dock kvarstår det faktum att systemet i grund och botten är relativt sårbart samt att vissa grundläggande funktioner saknas. Exempelvis gäller detta uppföljning och kontroll av väsentlig logginformation, vilket utgör en brist ur ett internt kontrollperspektiv. Vår bedömning är att kommunens tillämpade rutiner för handläggning av bidragsärenden skapar förutsättningar för likvärdiga bidragsbeslut. Beaktas diskrimineringsgrunder i processen, görs analys om vem som får vad på vilka grunder för att säkerställa likvärdighet? Vår granskning har visat att beslut utgår från krav i gällande lagstiftning samt grundar sig på bedömningar i varje enskilt fall. Kommunen utgår från bedömningar som sker av terapeuter inom landstinget vilka står för bedömning av medicinska behov. Externa bedömningar ligger således alltid till grund för kommunens bedömningar om beviljande av anpassningsbidrag. 8
Detta innebär även att det är flera olika parter inblandade i processen. Ärenden handläggs i den turordning som de kommer in till enheten. Är grunderna för beviljande av bostadsanpassning tydliga, finns delegation och riktlinjer? Görs avvägningar i beslutet till varaktighet i behovet? Besluten om beviljande av bidrag sker med utgångspunkt från nämndens delegations- och attestreglemente. Fastställda beloppsgränser finns angivna, vilka styr vem i tjänstemannaorganisationen som kan bevilja bidrag till de anpassningsåtgärder som det ansöks om. Behovets varaktighet bedöms inte bara av kommunens handläggare utan även landstinget bedömer och intygar behovet som sådant. Är den interna kontrollen från nämnden över handläggningsprocessen tillräcklig? Under de senaste åren har organisationen inom kommunen förändrats, vilket även gäller den enhet inom välfärdsförvaltningen som hanlägger bidragsärenden avseende anpassningsåtgärder. Förändringsarbetet har inneburit att även formerna för intern kontroll har förändrats. Ett arbete har inletts där interna processer och rutiner tydliggörs och dokumenteras, vilket även omfattar moment för intern kontroll. I vår granskning har vi inte identifierat brister kopplat till intern kontroll, dock anser vi att det är önskvärt att arbetet med att tydliggöra roller och ansvar samt moment för intern kontroll bör prioriteras. Detta för att möjliggöra en spårbarhet i de kontrollmoment som utförs inom enheten. Hur sker budgetering och ekonomisk uppföljning för bostadsanpassningen? Kommunens budgetering, med avseende på bidrag för bostadsanpassning, följer de övergripande riktlinjer som gäller inom kommunen i samband med upprättande av budget. Hänsyn tas till kommunens demografiska utveckling samt andra faktorer som bedöms vara av relevans för kostnadsutvecklingen. Uppföljning av kostnader, dvs beviljade anpassningsbidrag, sker inom ramen för förvaltningens normala uppföljningar till nämnden, vilket sker inför varje nämndsmöte, samt inför kommunens tertialbokslut samt årsbokslut. Vår bedömning är att den ekonomiska uppföljningen sker på ett strukturerat sätt samt följer kommunens rutiner för ekonomisk uppföljning Vad är orsaken till ökade kostnader för området de senaste åren? Under de senaste åren har kostnader för beviljade anpassningsbidrag legat på en relativt likvärdig nivå. Under 2012 steg kostnaderna något vilket dock anses bero på vissa förskjutningar i ärendehanteringen i och med en större omorganisation av enheten. Dock har kostnaderna under 2013 åter sjunkit till nivåer med tidigare år. Huruvida kostnaderna på sikt kommer att öka beror främst på demografisk utveckling. Sker samverkan med övriga intressenter inom kommunen, såsom det kommunala bostadsbolaget? Det finns inga särskilda former för sammarbete med kommunens fastighetsbolag för närvarande. Nämnden har avtal med entreprenörer för genomförande av åtgärder, vilket även sker i de fall boenden hyr av det kommunala bostadsbolaget. 9
6. Bedömning och utvecklingsområden Vår granskning har visat att kommunens hantering och beredning av ärenden rörande bostadsanpassningsbidrag inte är behäftade med väsentliga brister. En tydlig roll- och ansvarfördelning föreligger och ärenden dokumenteras på ett ändamålsenligt sätt. Den organisationsförändring som genomförts under senare år bedöms ha skapat förutsättningar för en tydligare struktur och intern kontroll. I syfte att ytterligare stärka den interna kontrollen lämnas följande rekommendationer: Nämnden bör prioritera arbetet med att arbeta fram ändamålsenlig och relevanta processbeskrivningar där roller och ansvar tydligt framgår samt definiera vilka interna kontrollmoment som ska genomföras, kopplat till ärendehanteringen. Nämnden bör utreda huruvida det är möjligt att utnyttja befintlig teknisk kompetens inom kommunen och/eller kommunkoncernen när det gäller tekniska konsultationer och bedömningar. Ändamålsenligheten i verksamhetssystemet BAB bör utredas. Detta då systemet bedöms vara sårbart samt inte fullt ut uppfylla krav på god intern kontroll. Johan Perols Certifierad kommunal revisor Johan Lundmark Verksamhetsrevisor 10