G3 2004-03-17 Arbetsordning för styrelsen i ITS-Sweden AB
ARBETSORDNING FÖR STYRELSEN I ITS Intelligenta TransportSystem Sweden AB med organisationsnummer 556655-6279
ITS Intelligenta TransportSystem Sweden AB, organisationsnummer 556655-6279 ARBETSORDNING FÖR STYRELSEN Fastställd vid styrelsesammanträde den 2 a mars år 2004 och skall gälla från den dagen och tills vidare. Arbetsordningen för styrelsen, som komplement till aktiebolagens bestämmelser, skall årligen fastställas vid konstituerande sammanträde eller senast vid därpå följande sammanträde. Ett exemplar av arbetsordningen skall tillställas varje styrelseledamot, suppleant samt VD och Bolagets revisorer. VD svarar för att motsvarande arbetsordning för styrelsen införes i koncernens dotter- och intressebolag. Styrelsens Ordförande Väljs på konstitueranden sammanträde för en period om tre år, om inte bolagsstämman fattar annat beslut. Antal sammanträden Utöver konstituerande sammanträde i samband med bolagsstämman i maj/juni, skall styrelsen hålla minst 4 ordinarie sammanträden per år enligt följande: mars årsbokslut, årsredovisning, revisorsgenomgång, februariresultatet, investeringsgenomgång juni majresultat, affärsstrategi, perspektivplan augusti/sept halvårsbokslut och delårsrapport, juliresultat
november/dec budget för det kommande verksamhetsåret, investeringsbudget, oktoberresultat och prognos helår Extra sammanträde skall snarast avhållas om styrelseledamot eller VD så påfordrar. Eftersom första styrelsemötet år 2004 sker i mars kan ordinarie sammanträden och dess huvudsyften koma att avvika detta första år. Tidpunkt för kallelse till sammanträde Sammanträde skall utsättas på tidpunkt som passar samtliga styrelseledamöter. Skriftlig kallelse till sammanträde skall, med angivande av tid och plats, alltid tillställas ledamöterna och suppleanterna senast 14 dagar före sammanträdet. Förfall för ledamot sedan tidpunkt för sammanträde fastställts skall ej ändra planeringen, om ej Ordföranden annorlunda beslutar. Om tidpunkt som passar samtliga ledamöter ej kan fastställas, kan sammanträde hållas på annan tid under förutsättning att de styrelseledamöter som har förfall godkänner planeringen. Vid extraordinära, icke förutsedda händelser, äger Ordföranden fastställa tidpunkt för sammanträde. Kallelse får dock ej underskrida 48 timmar om samtliga styrelseledamöter och VD inte är överens om annat. Styrelsesuppleant äger rätt att deltaga i samtliga sammanträden och skall löpande erhålla samma information som ordinarie ledamöter. Föredragningslista Ordföranden fastställer efter samråd med VD vilka ärenden som skall upptas på föredragningslistan. Ärende, som av en ledamot eller VD begärts skall behandlas, skall upptagas på listan.
Föredragningslistan skall göras så precis och komplett som möjligt såvitt avser ärenden som skall behandlas. Föredragningslistan skall, tillsammans med det underlag som krävs för respektive ärendes behandling, tillställas varje styrelseledamot och suppleant om möjligt 14 dagar, och senast en vecka före sammanträdet. Protokoll och dess justering Ordföranden svarar för att protokoll upprättas. Protokollförare och sekreterare i styrelsen skall vara bolagets VD eller annan person som utses i dennes ställe. Justering av protokollet skall alltid ske av Ordföranden och VD samt en övrig ledamot som utses vid varje sammanträde. Samtliga protokoll skall behandlas och godkännas vid nästa påföljande styrelsesammanträde. Samtliga styrelseprotokoll skall årligen eller när bolagets revisorer så önskar tillställas bolagets revisorer som även äger rätt att erhålla nödvändigt styrelseunderlag för förståelsen av protokollets innehåll eller beslut. Beslutsfattande Ordföranden skall söka förbereda ett ärende på sådant sätt att consensus uppnås. Styrelsen är beslutför om mer än hälften av hela antalet styrelseledamöter eller det högre antal som föreskrivs i bolagsordningen är närvarande. Beslut får emellertid ej fattas om inte samtliga styrelseledamöter beretts tillfälle att delta i ärendets handläggning eller om tillfredsställande beslutsunderlag ej lagts fram inom utsatt tid.
För röstning i styrelsen gäller följande: Varje styrelseledamot äger en röst. Som styrelsens beslut gäller, om bolagsordningen inte föreskriver särskild röstmajoritet, den mening som mer än hälften av de närvarande röstar för vid sammanträdet eller, vid lika röstetal, den mening som ordföranden biträder. Är styrelsen inte fulltalig, skall de som röstar för beslutet dock utgöra mer än en tredjedel av hela antalet styrelseledamöter, om inte annat föreskrives i bolagsordningen. För följande beslut fordras att minst två tredjedelar av samtliga styrelseledamöter enar sig härom: ----- val av Verkställande Direktör ----- avgörande av finansieringsfrågor Vid votering med lika röstetal har Ordföranden utslagsröst. Närvaro vid styrelsesammanträde Styrelseledamot skall så långt möjligt närvara vid samtliga sammanträden. Ledamot kan dock, om särskilda skäl föreligger, begära att få delta i sammanträde via telefon. Ordföranden och VD beslutar i övrigt vilka som skall närvara vid föredragningar i särskilda ärenden. Revisorerna bör kallas till sammanträde i samband med genomgång av årsbokslut och muntligen rapportera sina iakttagelser från arbetet med revisionen.
Arbetsfördelning inom styrelsen Utöver Ordförandes övergripande ansvar för styrelsearbetet svarar styrelseledamöterna individuellt och kollektivt med särskilt beaktande av den enskilde ledamotens kompetens. Beträffande kvalitetssäkringen av den interna kontrollen och redovisningens kvalitet kan styrelsen lämna tilläggsuppdrag till bolagets revisorer för särskild analys och, i påkallade fall, förslag till eventuella förbättringar. Extern information från Bolaget skall endast lämnas av Ordföranden eller VD eller av person som utsetts av styrelsen att i viss fråga företräda bolaget i enlighet med bolagets informationspolicy. Ordföranden anmäler till styrelsen och handlägger årligen VD:s villkor enligt med VD tecknat avtal. Ordföranden attesterar löpande VD:s personliga utgifter för Bolaget samt VD:s ledigheter, varefter Bolagets revisorer årligen har att granska riktigheten i attesterna. Rapportering till styrelsen Utöver det underlag som styrelsen skall erhålla inför varje styrelsemöte skall styrelsen löpande från VD erhålla information om sådana väsentliga händelser i bolagets verksamhet som rör utfall i förhållande till budget eller prognos, med utförliga kommentarer till väsentliga avvikelser, utveckling av större pågående projekt och förväntade affärshändelser. Ordförande