Administrativa kontoret Ekonomiavdelning 2005-12-15 Dnr KS 2005/156 Hid 2006.16 Reglemente Intern kontroll Kommunstyrelsens arbetsutskott 2006-01-23 Kommunstyrelsen 2006-02-06 Kommunfullmäktige 2006-02-27
INNEHÅLLSFÖRTECKNING SID Inledning 3-3 Intern kontroll syfte och omfattning 3-3 Övergripande målsättningar för intern kontroll 3-4 Organisation.. 4-4 Reglemente med kommentarer intern kontroll. 5-7 Anvisningar till den interna kontrollen. 8-9 Mallar Bilagor Intern kontrollplan 1 Förvaltningschefens rapport. 2 Kontrollansvarigs rapport 3 2 (12)
Inledning Detta dokument reglerar hanteringen av intern kontroll i Håbo kommun. Dokumentet revideras årligen. Det yttersta ansvaret för den interna kontrollen har respektive nämnd och styrelse. Detta fastslås i kommunallagens 6 kap 7. Styrelsen har ett större ansvar eftersom de även ska upprätta och utforma kommunövergripande regler och anvisningar för den interna kontrollen. Detta sker nu i form av ett kontrollreglemente med tillhörande kommentarer och anvisningar till den interna kontrollen. Övriga reglemente, policys och styrdokument för att säkerställa den interna kontrollen, som beslutas särskilt av kommunfullmäktige/ - styrelse, nämnd kommer även fortsättningsvis att hanteras separat. Attestreglemente Finanspolicyn Budgetstyrprinciper Delegationsreglemente Intern kontroll - syfte och omfattning Syftet med den interna kontrollen är att säkra en effektiv förvaltning och att undgå allvarliga fel. Detta uppnås genom att anpassa organisationen och införa metoder och rutiner som syftar till att: Öka effektiviteten inom alla nivåer av organisationen Säkra kommunens tillgångar Säkra en korrekt ärendehandläggning genom att bestämmelser och överenskommelser efterlevs Förhindra att kommunen drabbas av förluster till följd av fel eller brott och andra oegentligheter Säkra att pengar och andra resurser används i överensstämmelse med tagna beslut Säkra en riktig och ändamålsenlig redovisning Skydda personalen mot oberättigade misstankar om oegentligheter 3 (12)
Övergripande målsättningar för intern kontroll Intern kontroll ska med rimlig grad av säkerhet säkerställa att följande mål uppnås: 1. Ändamålsenlig och kostnadseffektiv verksamhet. Målet ändamålsenlig och kostnadseffektiv verksamhet innebär bl a att ha kontroll över ekonomi, prestationer och kvalitet samt att säkerställa att fattade beslut verkställs och följs upp i förhållande till fastställd verksamhetsidé och mål. 2. Tillförlitlig finansiell rapportering och information om verksamheten. Målet tillförlitlig finansiell rapportering och information om verksamheten innebär att kommunstyrelsen och nämnderna samt de verksamhetsansvariga ska ha tillgång till rättvisande räkenskaper. Därutöver ingår en ändamålsenlig och tillförlitlig redovisning av verksamhetens prestationer avseende kvantitet och kvalitet samt övrig relevant information om verksamheten och dess resursanvändning. 3. Efterlevnad av tillämpliga lagar, föreskrifter, riktlinjer m.m. Målet efterlevnad av tillämpliga lagar, föreskrifter, riktlinjer mm innefattar lagstiftning såväl som kommunens interna regelverk samt ingångna avtal med olika parter. Organisation Fullmäktige fastställer mål och riktlinjer för verksamheterna och beslutar om nämndernas organisation och verksamhetsformer. Kommunstyrelsen har ansvar för att leda och samordna förvaltningen av kommunens angelägenheter och ha uppsikt över övriga nämnders och kommunala bolags verksamheter. I detta ligger att utforma anvisningar och regler för den interna kontrollen. Nämnderna ska se till att verksamheten bedrivs enligt de mål och riktlinjer fullmäktige fastställt. Respektive nämnd har det yttersta ansvaret för den interna kontrollen. Nämnderna ska vid behov utforma konkretiserade anvisningar (nämndspecifika tillämpningsföreskrifter) för den interna kontrollen. 4 (12)
Reglemente med kommentarer för intern kontroll 1 Styrelsen Styrelsen har det övergripande ansvaret för att tillse att det finns en god intern kontroll. I detta ligger ett ansvar för att en organisation kring intern kontroll upprättas inom kommunen. Det är viktigt att styrelsens övergripande ansvar för att verka för en god intern kontroll fastlägges, bl a i enlighet med Kommunallagen 6:1-4 och 8:1. Styrelsen har således ett ansvar för att utforma en övergripande organisation för den interna kontrollen. En annan viktig uppgift för styrelsen är att ta initiativ till, utveckla och formulera förvaltningsövergripande anvisningar kring intern kontroll t ex i frågor om attest, uppföljning, anslagskontroll, lönerapportering mm. 2 Nämnderna Nämnderna har det yttersta ansvaret för den interna kontrollen inom respektive verksamhetsområde. Den enskilda nämnden har därvid att tillse att: en organisation upprättas för den interna kontrollen inom respektive verksamhetsområde regler och anvisningar antas för den interna kontrollen Nämndernas ansvar för den interna kontrollen anges i Kommunallagen 6:7 och 9:7. Det är alltid respektive nämnd som har det yttersta ansvaret för att utforma en god intern kontroll. I detta ansvar ligger, att med utgångspunkt från den övergripande interna kontrollorganisationen som fullmäktige beslutat om (reglementet), utforma en lokal organisation anpassad till respektive nämnds organisationsutformning. Vidare måste lokala, nämndvisa regler och anvisningar utformas för den interna kontrollen. Dessa regler och anvisningar ska dokumenteras och antas av nämnden. 3 Förvaltningschefen Inom nämnds verksamhetsområde ansvarar förvaltningschef eller motsvarande för att konkreta regler och anvisningar utformas för att upprätthålla en god intern kontroll. Dessa regler ska antas av respektive nämnd. Förvaltningschefen är skyldig att löpande rapportera till nämnden hur den interna kontrollen fungerar. Förvaltningschefen har det verkställande ansvaret för att arbeta fram regler och anvisningar om intern kontroll. Uppdraget kan givetvis delegeras till någon/några andra inom organisationen att utforma konkreta förslag till regler och anvisningar. I reglerna och anvisningarna anges också förvaltningschefens skyldighet att löpande rapportera till nämnden om hur arbetet med att utforma och förändra den interna kontrollen fortskrider samt hur den interna kontrollen fungerar. 5 (12)
4 Verksamhetsansvariga De verksamhetsansvariga cheferna på olika nivåer i organisationen är skyldiga att följa antagna regler och anvisningar om intern kontroll samt att informera övriga anställda om reglernas och anvisningarnas innebörd. Vidare har de att verka för att de arbetsmetoder som används bidrar till en god intern kontroll. Brister i den interna kontrollen ska omedelbart rapporteras till närmast överordnad. I de fall bristerna berör den överordnade ska bristerna rapporteras till förvaltningschef. I de fall bristerna berör förvaltningschef ska bristerna rapporteras till nämnden. Med verksamhetsansvarig avses chefer på olika nivåer i organisationen. De verksamhetsansvarigas ansvar för att arbeta i enlighet med de regler och anvisningar som har antagits av nämnden kring den interna kontrollen fastslås här. Alla anställda har en skyldighet att omedelbart rapportera fel och brister i det interna kontrollsystemet till den närmast överordnade som i sin tur också är skyldig att rapportera vidare uppåt i organisationen. Syftet med detta är givetvis att man inom förvaltningen omgående ska kunna vidta åtgärder för att komma tillrätta med de fel och brister som har uppmärksammats. 5 Nämndens skyldigheter Varje nämnd har en skyldighet att löpande följa upp det interna kontrollsystemet inom nämndens verksamhetsområde. För att det interna kontrollsystemet ska kunna fungera och kunna förändras och anpassas i takt med verksamhets- och organisationsförändringar, fordras en kontinuerlig uppföljningsprocess. Detta förutsätter att nämnden själv handhar uppföljningen eller att nämnden beslutar att någon/några anställda ska biträda nämnden i detta arbete. Det är ibland en fördel om någon utanför nämndens organisation biträder med uppföljningen exempelvis från ekonomi- eller personal- och kansliavdelningen. Det finns även fördelar i vissa lägen att låta någon anställd från en annan facknämnd utföra uppföljningen. 6 Intern kontrollplan Nämnd ska varje år anta en särskild plan för uppföljning av den interna kontrollen. Resultatet av uppföljningen av den interna kontrollen utifrån antagen plan ska löpande rapporteras till nämnden. Inför varje verksamhetsår ska nämnden besluta om en särskild plan för uppföljning av den interna kontrollen. Olika granskningsområden ska väljas ut med utgångspunkt från en väsentlighets- och riskbedömning. Omfattningen av planen är beroende av nämndens och dess verksamheters omfattning och volym och även avhängig den väsentlighets- och riskbedömning som gjorts. Rapporteringen bör ske skriftligt. Frekvensen och utformningen av rapporteringen ska beskrivas i den interna kontrollplanen. 6 (12)
7 Nämndens rapporteringsskyldighet Nämnden ska minst två gånger per år, dels i samband med delårsrapporten dels i samband med årsredovisningens upprättande rapportera resultatet från uppföljningen av den interna kontrollen inom nämnden till styrelsen. Rapportering ska samtidigt också ske till kommunens revisorer. Eftersom styrelsen har ett övergripande ansvar för den interna kontrollen är det viktigt att resultatet av nämndernas uppföljningar av den interna kontrollen rapporteras till styrelsen. Styrelsen har sedan att ta med dessa rapporter i sin bedömning över kommunens totala interna kontrollsystem. Kommunens revisorer skall också ta del av rapporterna eftersom de bör utgöra en del av ett underlag för ett uttalande i revisionsberättelsen huruvida kontrollen inom nämnderna är tillräcklig. 8 Styrelsens skyldigheter Styrelsen ska med utgångspunkt från nämndernas uppföljningsrapporter utvärdera kommunens samlade system för intern kontroll, och i de fall förbättringar behövs, föranstalta om sådan. Styrelsen ska även informera sig om hur den interna kontrollen fungerar i de kommunala företagen. Styrelsen ska, med utgångspunkt från nämndernas rapporter och den egna uppföljningen inom styrelsens verksamhetsområde, utvärdera kommunens samlade system för intern kontroll. I egenskap av ägare är det naturligt att information inhämtas om hur de interna kontrollsystemen fungerar i de kommunala bolagen. Det är också viktigt att denna utvärdering leder till att åtgärder vidtas till förbättringar av eventuella brister i kontrollsystemet. 7 (12)
Anvisningar till den interna kontrollen Inledning Kommunstyrelsen har ett övergripande ansvar för att verka för en god intern kontroll och fastläggs, bl a i enlighet med Kommunallagen 6:1-4 och 8:1. Styrelsen ska således ta initiativ till, utveckla och formulera förvaltningsövergripande anvisningar kring intern kontroll. God intern kontroll behövs i alla organisationer. Intern kontroll är primärt ett ledningsverktyg med väsentlig betydelse för både den politiska ledningen och förvaltningarna. Kontrollsystemen bidrar till att säkra att beslut vilar på ett korrekt underlag. Kontrollsystemet skyddar också mot förluster eller förstörelse av kommunens tillgångar. Detta gäller både oavsiktliga och avsiktliga fel. De oavsiktliga är ofta lättare att fånga upp med en god intern kontroll. De avsiktliga kan ibland bara förhindras genom mycket sofistikerade kontroller och väl genomtänkt ansvarsfördelning. Kontrollsystemen bidrar till att kommunens resurser används på det sätt som kommunledningen har tänkt sig. Interna kontroller Interna kontrollen kan indelas i redovisnings-, administrativa- och anslagskontroller. Nedan listas exempel på områden som ska kontrolleras, självklart i olika utsträckning beroende på nämnd: Omfattningen är beroende av nämndens och dess verksamheters omfattning och volym och även avhängig den väsentlighets- och riskbedömning som gjorts i nämndens internkontrollplan. Redovisningskontroller o Efterlevnad av god redovisningssed o Ekonomisystemets in- och utrapporteringssystem/rutiner o Fakturahantering och attestrutiner o Intäktsredovisning o Avstämningsrutiner o Hantering av kontantkassor o Inventarieredovisning o Lönerapportering, personalredovisning o Anslagsuppföljning o Faktureringsrutiner o Kravrutiner o Medelshantering o Bidragshantering/redovisning 8 (12)
Anslagskontroller Vad gäller anslagsuppföljning, som är av central betydelse för kommunens ekonomi, ska avvikelser mot budget rapporteras och åtgärder vidtas enligt gällande budgetstyrprinciper. Detta innebär en rapporteringsskyldighet för varje verksamhetsansvarig uppåt i organisationen. I de fall en godtagbar förklaring ej lämnats till avvikelsen ska den överordnade överlämna ärendet till förvaltningschefen som avgör vilka åtgärder som ska vidtas. Ett tillfälligt fråntagande av kontoansvar är en lämplig åtgärd till dess utvecklingen vänt eller godtag-bara förklaringar inhämtats. Administrativa kontroller De administrativa kontrollerna är till för att befrämja effektivitet och att se till att fördelade resurser används i enlighet med fattade beslut och uppställda mål. Vidare ska kontrollerna se till att lagar, bestämmelser mm efterlevs. De administrativa kontrollerna kan i sin tur indelas i organisatoriska kontroller och förvaltningskontroller. Organisatoriska kontroller Organisatoriska kontroller skapas genom att organisationen är utformad på ett ändamålsenligt sätt. Det bör finnas en dokumenterad ansvars- och befogenhetsfördelning. Viktiga rutinbeskrivningar ska vara dokumenterade. Förvaltningskontroller Förvaltningskontroller skapas genom att styr- och rapporteringssystemen utformas på ett ändamålsenligt sätt. Med ändamålsenlighet avses att det finns ett klart samband mellan resursåtgång, prestationer, resultat och verksamhetsmål. Nedan anges exempel på administrativa kontroller, som i större eller mindre utsträckning bör genomföras på nämndnivå. o Reglementen o Delegationsordningar o Organisationsbeskrivningar o Funktionsbeskrivningar med dokumenterad ansvars- och befogenhetsfördelning o Rutin- och systembeskrivningar o Styr- och uppföljningssystem o Posthantering och diarieföring o Arkivering o ADB-säkerhet/sårbarhet o Kompetens i organisationen o Efterlevnad av lagar, regler och policys 9 (12)
EXEMPEL - INTERN KONTROLLPLAN SOCIALFÖRVALT- NING RUTIN KONTROLLMOMENT ANSVAR METOD FREKVENS RAPPORTERING TILL RISKBEDÖMNING Att korrekt utbetalning görs Sektionschef Stickprov månatlig Förvaltningschef/Nämnd Hög Förmedlingsmedel Kontroll av rutin Förvaltningsekonom Stickprov kvartalsvis Förvaltningschef/Nämnd Medel Avtal uppdragstagare Att giltigt avtal finns Nämndsekreterare Stickprov Halvår Förvaltningschef/Nämnd Hög Attestreglemente Att regler följs Ass/Förvekonom Stickprov 1 dag per månad Förvaltningschef/Nämnd Hög Ekonomiskt bistånd/utbetalningar Ärende- /Dokumenthantering LVU/LVM Att dokumentation sker enligt regler Att korrekt ordning avs genomförande utförs Nämndsekreterare Stickprov Månatlig Förvaltningschef/Nämnd Medel Sektionschef Totalt Löpande Förvaltningschef/Nämnd Hög Delegationsordning Att delegationsording följs Nämndsekreterare Stickprov Månatlig Förvaltningschef/Nämnd Medel Representation Att giltiga regler följs Förvaltningsekonom Stickprov Kvartal Förvaltningschef/Nämnd Medel
INTERN KONTROLL 2005 Förvaltningschefens rapport Nämnd/förvaltning: 1. Kontrollen har genomförts i enlighet med antagen plan för intern kontroll Ja, enligt plan Nej, med följande avvikelser: 2. Resultat av genomförda kontroller 3. Åtgärder som skall vidtas Datum: 200 Förvaltningschef :
INTERN KONTROLL 2005 Kontrollansvarigs rapport Nämnd/förvaltning: Kontrollområde (process/rutin): Kontrollmoment: 1. Resultat Ja Dokumenterad rutinbeskrivning finns Rutinen fungerar enligt rutinbeskrivningen Rutinen fungerar, men behöver utvecklas 2. Följande avvikelser mot rutinbeskrivningen har konstaterats: Nej 3. Förslag till åtgärder som skall vidtas: Datum: 200 Kontrollansvarig : 2 (12)