ÖREBRO LÄNS LANDSTING. Verksamhetsplan 2014 Område Landstingsfastigheter. En förvaltning sex områden

ÖREBRO LÄNS LANDSTING Verksamhetsplan 2014 Område Landstingsfastigheter En förvaltning sex områden

Innehåll 1/40 Begreppsförklaringar... 2 Organisation... 3 Landstingsfastigheters verksamhetspolicy... 4 Struktur på mål och aktiviteter samt strategikarta... 5 område Kvalitet (K)... 7 område Miljö (M)... 9 område Arbetsmiljö (AM)... 11 område Ekonomi (E)... 12 Processperspektiv - Processvisa mål och aktiviteter... 13 1. Ledning och utveckling... 14 och mått... 14 Aktiviteter... 14 2. Ta in fastighetsbehov... 18 och mått... 18 Aktiviteter... 18 3. Ta in kundbehov... 19 och mått... 19 Aktiviteter... 19 4. Finansiering och Planering... 21 och mått... 21 Aktiviteter... 21 5. Inhyrning... 22 och mått... 22 Aktiviteter... 22 6. Köp och Försäljning... 23 och mått... 23 Aktiviteter... 23 7. Bygg och installation... 24 och mått... 24 Aktiviteter... 24 8. Drift... 25 och mått... 25 9. Utrustning/Konst... 28 och mått... 28 Aktiviteter... 28 10. Förvaltning... 29 och mått... 29 Aktiviteter... 29 A. Ekonomi... 30 och mått... 30 Aktiviteter... 30 B. Personal... 31 och mått... 31 Aktiviteter... 31 C. Upphandling... 32 och mått... 32 Aktiviteter... 32 D. Fastighetsdokumentation... 34 och mått... 34 Aktiviteter... 34 E. Administration... 35 och mått... 35 Aktiviteter... 35 F. Risk, säkerhet och brand... 36 och mått... 36 Aktiviteter... 36 Stödperspektiv... 38 Tillräckliga, främst personella, resurser... 38 Engagerad, delaktig och tydlig kultur... 40

2/40 Begreppsförklaringar Begreppsförklaringarna är inga generella definitioner utan Landstingsfastigheters tolkningar och specificeringar av nedanstående begrepp: Intressent: En grupp (eller person) som har ett intresse i, eller påverkas av, en organisations verksamhet område: Område inom vilket man vill prestera ett resultat och uppnå mål. Landstingsfastigheters (Kvalitet, Miljö, Arbetsmiljö och Ekonomi) bör ammans täcka in dels behov och krav från viktiga intressenter samt kunna hantera Örebro läns landstings övergripande målformuleringar. (indelade i 10 2012) Övergripande mål: Långsiktiga, ofta generellt formulerade (ej mätbara), ej tidsatta mål Specifikt mål: Mätbara och tidsatta mål : Någonting man mäter för att kunna utvärdera tånd eller utveckling. I det här sammanhanget är det synonymt med nyckeltal eller indikator. Utgångsvärde: Det mätvärde måttet (eller nyckeltalet) har vid en mätperiods start värde: Det mätvärde (på måttet) man vill uppnå inom den bestämda tidsperioden Aspekt: Aspekter är underkategorier till a (t.ex. miljöaspekter) som ska vara utvalda på så vis att det innebär en nedbrytning och specificering av målområdet samtidigt som den stora majoriteten av det som är viktigt inom målområdet innefattas. Strategikarta: En grafisk illustration av vilka övergripande mål en organisation vill uppnå samt vad man tror är viktigt att eftersträva för att ge förutsättningar för att uppnå de övergripande målen (en karta av mål som visar vägen till de övergripande målen). Perspektiv: Strategikartan kan delas in i Perspektiv med olika fokus för vilka mål som sätts. I mål- eller intressentperspektivet är organisationens övergripande prestation i fokus. I processperspektivet är fokus vad processerna ska prestera för att kunna uppnå de övergripande målen. I stödperspektiv är fokus vilka förutsättningar som krävs för att processerna ska kunna prestera.

3/40 Organisation

Vision och värdegrund 4/40 Örebro läns landstings vision är: Hälsa och livskraft genom trygghet, kvalitet och hållbar utveckling Örebro läns landstings värdegrund är: Vi skapar förtroende genom att vara lyhörda, öppna, samspelta och engagerade i en utveckling för människornas bästa. Vi visar respekt för allas lika värde och delaktighet. Vi finns nära medborgarna under hela livet. Vi ser behoven hos varje person. Fyra förutsättningar för landstingets verksamhet Landstingets inriktning för planeringsperioden 2014-2016 vilar på fyra förutsättningar - God ekologisk och ekonomisk hushållning - Hög tillgänglighet - God kvalitet och patientsäkerhet - Samverkan Landstingsfastigheters verksamhetspolicy Landstingsfastigheter är ett område inom Lednings- och Verksamhetsstöd (LoVS). Landstingsfastigheter är en modern och effektiv serviceorganisation som bedriver verksamhet inom fastighetsförvaltning, fastighetsdrift och bygg- och installationsprojekt men även inom lokalplanering och konstnärlig utsmyckning. Vår verksamhet ska präglas av hög kvalitet och omtanke om såväl våra kunder som miljön, landstingets ekonomiska resurser och inte minst varandra. Vi jobbar utifrån övergripande mål och policys och våra egna ambitioner genom att ständigt, i väl avvägd balans, försöka förbättra vår prestation inom våra : Kvalitet, Ekonomi, Miljö och Arbetsmiljö. Lagstiftning utgör en miniminivå. Även övriga krav tas om hand. Kvalitet Kvalitet innebär för oss att genom vårt sätt att bedriva verksamhet förse landstingets verksamheter med funktionella, funktionssäkra och hälsosamma men även trivsamma och estetiskt tilltalande lokaler och utemiljöer. Utgångspunkten ligger alltid i att möta verksamheternas behov - inte bara av ett bra slutresultat utan även av bra stöd och dialog på vägen. Ekonomi Landstinget har stora och viktiga uppdrag med begränsade resurser, varför det naturligtvis är viktigt att hushålla med ekonomiska medel. De pengar vi kan spara kan komma vården tillgodo antingen direkt eller långsiktigt (genom lägre hyror). Vi har även ett ansvar att förvalta och därmed behålla värdet på ett fastighetsbestånd som utgör en värdefull och strategisk resurs för landstinget. Miljö Fastigheter har en stor miljöpåverkan genom sin livscykel, inte minst genom energiförbrukning och materialval men även genom t ex lokalisering. Genom vårt arbete har vi stor möjlighet att minska denna långsiktiga miljöpåverkan. Dessutom påverkas miljön direkt av hur vi bedriver vår verksamhet bl a beroende på transportval, val av kemikalier etc. Vår ambition är att i all vår verksamhet minimera och om möjligt förebygga negativ miljöpåverkan och på så vis bidra till en ekologiskt hållbar samhällsutveckling.

5/40 Arbetsmiljö För att klara av våra åtaganden behöver vi personal som har rätt kompetens för sina arbetsuppgifter, är effektiva och har en stark känsla för service. En god arbetsmiljö är mycket viktig för vår personal. För oss innebär en god arbetsmiljö att förebygga såväl fysiska arbetsmiljörisker i drift, på byggarbetsplatser, i kontorsmiljö och vid transporter, som att förebygga psykosocial belastning. Landstingsfastigheter ska även vara en attraktiv arbetsgivare med en god arbetsmiljö som förmår att locka till sig och behålla den bästa arbetskraften. Det innebär också att verka för att vi alla är stimulerade, delaktiga, trivs och mår bra. Spelregler LoVS: - Alla får komma till tals - Tillåtande klimat - Sprid det som ska spridas - Alla ska bidra ev. avvikande åsikter ska uttryckas - Effektiva och strukturerade möten - Respektera åsikter - Lojalitet inom gruppen - Stå bakom beslut - Varandras öron - ÖLL-hatt på - Stötta varandra och ha helhetssyn. Det innebär också att verka för att vi alla är stimulerade, delaktiga, trivs och mår bra. Struktur på mål och aktiviteter samt strategikarta Utgångspunkten för de intressentbehov Landstingsfastigheter beaktar är Örebro läns landstings övergripande LoVS övergripande Egen bedömning av intressenter Landstingets övergripande 10 är: Folkhälsa God och patientsäker vård Forskning och högskoleutbildning Regional utveckling Trafik, Kultur och bildning Demokrati och insyn Miljö och hållbarhet Personal och kompetens Information och kommunikation Ekonomi och finansiella förutsättningar För att hantera dessa behov arbetar vi enligt en struktur med 4 som ammans bedöms hantera de viktigaste behoven och kraven från våra intressenter och därmed säkra långsiktig framgång för verksamheten. områdena är: Kvalitet (att erbjuda för ändamålet väl anpassade lokaler är Landstingsfastigheters sätt att bidra till God och patientsäker vård, Forskning och högskoleutbildning, Regional utveckling, Trafik, kultur och bildning, Folkhälsa samt Information och kommunikation). Miljö (motsvarar målområde Miljö och hållbarhet) Arbetsmiljö (hanterar målområde Personal och kompetens samt Folkhälsa) Ekonomi (motsvarar målområde Ekonomi och finansiella förutsättningar)

För de som inte hanteras direkt är bedömningen Demokrati och insyn: Landstingsfastigheters arbete präglas av öppenhet genom tydlig information och tillgängliga lokaler för medborgarna. Det bedöms dock inte att det behövs några konkreta mål och åtgärder inom området inom ramen för Landstingsfastigheters eget arbete varför inget eget målområde finns i aktivitetsplanen 6/40 För att uppnå våra mål arbetar vi processorienterat med ständig förbättring. För att processerna ska kunna fungera effektivt och utvecklas krävs dock vissa förutsättningar. Denna logik, som illustreras av vår strategikarta, ger också strukturen i aktivitetsplanen som följaktligen är indelad i tre avsnitt motsvarande perspektiven i strategikartan. et i processperspektivet gäller alla processer (det skulle kunna ritas som en målsättning per process) och syftar till att våra processer måste fungera effektivt och ständigt förbättras och anpassas till nya behov för att kontinuerligt kunna möta målsättningarna i intressentområdet Stödperspektivet visar att processerna inte kan fungera effektivt och utvecklas om det inte finns tillräckliga resurser för att både kunna prestera bra och driva förbättringsarbete samt en kultur av engagemang, delaktighet och dialog och men som ändå innehåller en tydlighet i vad som förväntas och vad som gäller.

7/40 / Intressentperspektiv område Kvalitet (K) Övergripande mål Vi ska tillhandahålla ändamålsenliga lokaler och tjänster enligt kundens krav och behov Landstingsfastigheter ska uppfattas som lokalstrategiskt ansvariga Specifika mål Kvalitet Aspekter Utgångsvärde värde Våra fastigheter ska vara handikappanpassade enligt Insatser för funktionshindrade BFS 2003:19 HIN, enligt Funktionshinderpolitiskt program 2013-2016 Enkelt avhjälpta hinder ska åtgärdas Tillgänglighet Andel yta med avklarade enkelt avhjälpta punkter i handikappinventering 40 % 100 % 2014 BB MW Projekt startas kontinuerligt (Se även aktivitet Ta in Kundbehov) Förenklad brandskyddsdokumentation framtagen för alla fastigheter Säkerhet Andel fastigheter med framtagen dokumentation 70 % 80 % 2014 BB JB Fastigheter med dygnet-runt-verksamhet (boende) prioriteras Öka antalet inrapporterade avvikelser Samtliga aspekter Antal avvikelser 12 24 2014 LG AMA LoVS 1 1.2.1 Resultatmål 5

8/40 Kvalitet Aspekter Utgångsvärde värde Ökad tillgänglighet till våra tjänster Ökad kundnöjdhet med personalens bemötande inom Landstingsfastigheter. Öka kvalitén i utförda tjänster inom Landstingsfastigheter Kvalitet % 55 % 70 % 2015 LG LoVS LoVS 1 (Drift 63 %, ToP 47,5 % kundenkät 2013) Kvalitet % 73 % 70 % 2015 LG LoVS LoVS 1 (Drift 76,8 %, ToP 70 % kundenkät 2013) Kvalitet % 63,5 % 70 % 2015 LG LoVS LoVS 1 (Drift 72%, ToP 54,4 % kundenkät 2013)

9/40 område Miljö (M) Övergripande mål Våra fastigheter ska förvaltas med inriktning mot säkerhet och miljö som är kretsloppsanpassad, resurssnål och hälsosam. Nya byggnader ska utformas så att de inte orsakar hälsoproblem I möjligaste mån ska miljöhänsyn tas och miljöanpassade produkter efterfrågas vid upphandling Verka för att mängden kemiska produkter minskar Specifika mål Miljö Aspekter Utgångsvärde värde I enlighet med landstingets Miljö- och Hållbarhetsprogram 2012-2015 ska energikonsumtion kwh/m 2 minska med minst 15 % jämfört med 2010 Miljö/Energi Minskning i kwh/m 2 från 2010 (graddagsjusterat) 198,2 kwh/m 2 2010 2013 194,0 168,5 2015 JOJ KD Miljö och Hållbarhet LoVS 1.4.1 Projekt pågår som planerat i Handlingsplan Landstingsfastígheter 2012-2015 I enlighet med landstingets Miljö- och Hållbarhetsprogram 2012-2015 ska elkonsumtionen (kwh/m 2 ) ha minskat med minst 10 % jämfört med 2010. Miljö/Energi kwh/m 2 99,9 kwh/m 2 2010 2013 99,0 89,9 2015 JOJ KD Miljö och Hållbarhet kwh/m 2 LoVS 1.4.1 Projekt pågår som planerat i Handlingsplan Landstingsfastígheter 2012-2015

10/40 Miljö Aspekter Utgångsvärde värde I enlighet med landstingets Miljö- och Hållbarhetsprogram 2012-2015 ska Landstingsfastigheter vid nybyggnationer högst hålla nivån 70 kwh/m 2. För rena kontorslokaler ska nivån 50 kwh/m 2 Miljö/Energi kwh/m 2 70 kwh/ m 2 resp. 50 kwh/ m 2 70 kwh/ m 2 resp. 50 kwh/ m 2 2015 ML ML Angivna nivåer är grundvärden i enlighet med BBR. Tillägg i varierande grad beroende på typ av verksamhet tillkommer. Projekt pågår som planerat i Handlingsplan Landstingsfastígheter 2012-2015 I enlighet med landstingets Miljö- och Hållbarhetsprogram 2012-2015 ska andelen sorterat avfall från landstingets byggentreprenader (även mindre entreprenader) uppgå till minst 90 % Miljö/ Kemikalier/ Byggmtrl. % 90 % 90 % 2014 ML ML Miljö och Hållbarhet LoVS 1.4.1

11/40 område Arbetsmiljö (AM) Övergripande mål Eftersträva engagemang och motivation hos personalen Eftersträva goda anställningsförhållanden, friska och harmoniska medarbetare Specifika mål Arbetsmiljö Aspekter Utgångsvärde värde datum värde Kommentar Minst vart 3:dje år ska all personal inom Landstingsfastigheter erbjudas hälsoundersökning genom s k Hälsoprofil Alla AMaspekter % genomförda Hälsoprofiler 100 % 100 % 2014 LG LM Driftavdelningen Hälsoprofil 2013. Övriga 2014 Landstingsfastigheter ska vara lika bra eller bättre än ÖLL:s genomsnitt för NMI (Nöjd Medarbetar Index) (ÖLL 2011 = 76) Alla AMaspekter Värde NMIenkäten i jämförelse med hela ÖLL 77 ÖLL 2014 LG LM Medarbetarenkät har genomförts under 2013 och analyseras 2014 LoVS mål 2 1.3.1 Resultatmål 49

12/40 område Ekonomi (E) Övergripande mål Verka för långsiktigt låga fastighetskostnader Bibehålla eller öka fastigheternas värde Specifika mål Ekonomi Aspekter Utgångsvärde värde datum värde Kommentar Landstingsfastigheter ska årligen ha en ekonomi i balans Budgetefterlevnad % avvikelse (exkl kapitaltjänst) - +/- 0 % 2014 SL AH Resultatmål 65 ÖLL LoVS 1.6.2 Ett uppdämt underhållsbehov måste successivt mötas med en utökad underhållsbudget Bibehålla fastighetsvärdet Summa Mkr/år Ca 43 Mkr/år Ca 55 Mkr/år 2014 SL AH Budget för fastighetsunderhåll är under perioden 2004-2012 reducerad med 100 Mkr

13/40 Processperspektiv - Processvisa mål och aktiviteter STÖDPROCESSER A. Ekonomistyrning B. Personal C. Upphandling D. Fastighetsdokumentation E. Administration F. Risk, säkerhet och brand

14/40 1. Ledning och utveckling och mått Aspekter Utgångsvärde värde Certifiering enligt ISO 9001, ISO 14001 och OHSAS 18001 Samliga aspekter Certifikat Godkänd certifiering Godkänd certifiering 2014 SL SL Aktiviteter 1. Ledning och utveckling Ursprung Kostnader Bedömd effekt (besparing, miljö etc) Genomförande (ev. hänvisningar till handlingsplan), ev. beslut om resurser (personal, budget, relationer). (K, M, AM,E) Förbättra våra arbetsflöden med stöd av lean Kund LoVS mål 1 1.1.1 Ökad kundnöjdhet Utbilda våra chefer i lean Fortlöpande arbeta med ständiga förbättringar liksom tidigare och analysera enskilda processers arbetsflöde LG 2014 Alla Förbättrat kundbemötande Kund LoVS 1 1.1.1 Kundenkät 2013 Ökad kundnöjdhet Tydliggöra att mottagaren av ärendet ansvarar för hela ärendegången och återkopplar till kund. Inte hänvisar utan erbjuder att kontakta vidare eller ger korrekta kontaktuppgifter LG 2014 Alla Säkerställa funktion på medicinteknisk utrustning God och patientsäker vård LoVS 1 1.2.1 God och patientsäker vård Landstingsfastigheter ammans med Medicinsk teknik utreder och tar fram en generell process för underhåll av patientlyftar i hela landstinget SL/LM 2014-09 Alla Resultatmål 4

15/40 1. Ledning och utveckling Ursprung Kostnader Bedömd effekt (besparing, miljö etc) Genomförande (ev. hänvisningar till handlingsplan), ev. beslut om resurser (personal, budget, relationer). (K, M, AM,E) Öka antalet inrapporterade avvikelser Kund LoVS 1 1.2.1 Resultatmål 5 Säkerställa funktioner och status i våra fastigheter Analyser av våra inkommande avvikelser samt ytterligare information till personalen om betydelsen av att anmäla avvikelser i egen verksamhet. Antalet inrapporterade avvikelser som beror på bristande yn/skötsel eller brist på ekonomiska medel ska öka LG 2014 Alla Tider för Avvikelsehantering Kund LoVS 1 1.1.1 Ökad kundnöjdhet Åtgärder vidtagna inom 3 månader. Värdet för 2014 ska vara minst 70 % LG 2014 K Förbättra återkoppling till kund efter utfört arbete vid felanmälan eller vid beställning Kund LoVS mål 1 1.1.1 Kundenkät 2013 Ökad kundnöjdhet Nytt kundformulär till intranätet för felanmälan / beställningar införs Q1 2014, vilket ger bättre möjligheter till återkoppling LM 2014 Alla Beräkna ev. läckage av lustgas vid USÖ Miljö och Hållbarhet Förbättrad miljö och arbetsmiljö Mäta mängden insamlad lustgas och jämföra med den påfyllda volymen JOJ 2014 M, AM LoVS 1.4.1 Landstingsfastigheters samtliga avdelningar källsorterar organiskt matavfall Miljö och Hållbarhet LoVS 1.4.1 Förbättrad miljö Samtliga avdelningschefer / driftchefer/ sektionschefer ansvarar för att det finns möjlighet att källsortera organiskt matavfall. JOJ 2014-03 Alla Alla medarbetare ska genomgå miljöutbildning Miljö och Hållbarhet LoVS 1.4.1 Förbättrad miljö och arbetsmiljö Pågår kontinuerligt som ett krav i certifieringen av vårt ledningssystem. Utbildningen finns på intranätet och kan göras individuellt eller på APT-möte. Genomgången utbildning redovisas i resp. kompetens- och utbildningsmatris under G: JOJ 2014 Alla

16/40 1. Ledning och utveckling Ursprung Kostnader Bedömd effekt (besparing, miljö etc) Genomförande (ev. hänvisningar till handlingsplan), ev. beslut om resurser (personal, budget, relationer). (K, M, AM,E) Öka antalet aktiviteter för minskad elanvändning Miljö och Hållbarhet LoVS 1.4.1 Förbättrad miljö Miljösamordnare ammans med miljöombud genomför energisparkampanj för att påminna alla medarbetare om effektiva åtgärder i vardagen. JOJ 2014-06 M, E Flera möjligheter till resfria möten införs Miljö och Hållbarhet Förbättrad miljö och arbetsmiljö Chefer och LIT informerar och beställer / tillgängliggör teknik för detta Chefer 2014-09 M, AM, E LoVS 1.4.1 Resultatmål 44 Minska användningen av engångsmaterial Miljö och Hållbarhet LoVS 1.4.1 Resultatmål 46 Förbättrad miljö Miljöombuden gör en inventering. Vad använder vi och hur använder vi vårt material? (batterier, kopiering/utskrift m m) JOJ 2014-06 Alla Stödja ledningskansliet (LK) i planeringen för att använda lokalt producerad förnybar el i form av ny vindkraft Miljö och Hållbarhet LoVS 1.4.2 TMS ö k 1 Förbättrad miljö Utredning färdig och redovisad. Avvaktar vidare uppdrag från Ledningskansliet JOJ 2014 Alla Uppfylla kraven i Miljöoch hållbarhetsprogram Identifiera energibesparingsmöjligheter och årligen redovisa dessa i en sammanställning av genomförda pågående och planerade energieffektiviseringsprojekt Miljö och Hållbarhet LoVS 1.4.2 TMS ö k 2 Förbättrad miljö Upprättad lista ska ständigt innehålla besparingsmöjlighet på 8,5 milj kwh (motsvarar 3 % per år) Ca 30 st projekt finns inventerade som energiprojekt. Genomförs i takt med budgeterade medel 198,2 kwh/m 2 år 2010 Kalkylering av CO 2 -besparing samt payoffkalkyl ska tas fram för varje projekt JOJ 2014 Alla

17/40 1. Ledning och utveckling Ursprung Kostnader Bedömd effekt (besparing, miljö etc) Genomförande (ev. hänvisningar till handlingsplan), ev. beslut om resurser (personal, budget, relationer). (K, M, AM,E) Upphandling för destruktion av lustgas vid Karlskoga lasarett Miljö och Hållbarhet LoVS 1.4.1 TMS ö k 3 Förbättrad miljö och arbetsmiljö Upphandling för destruktion av lustgas vid Karlskoga lasarett JOJ 2014 Alla Inventering av lämpliga placeringar för solelanläggningar i landstingets fastighetsbestånd Miljö och Hållbarhet LoVS 1.4.2 TMS ö k 4 Förbättrad miljö Inventering görs och redovisas under året JOJ 2014 M,E Ta fram olika åtgärder för att förenkla och underlätta tillgången till grönytor i anslutning till våra tre sjukhus Miljö och Hållbarhet LoVS 1.4.2 TMS ö k 5 Ökad kundnöjdhet och förbättrad arbetsmiljö Förvaltare i samråd med Parkchef tar fram förslag till förbättringar och åtgärder. Kostnadsbedömning och hyresberäkning tas fram och läggs in i investeringsbudget för nästkommande år. BB/ MO 2014 K, M, AM Samarbete och idéutbyte med övriga landsting liksom inom LoVS. Fördjupat samarbete med länets kommuner LoVS 2 1.3.1 Utvecklad verksamhet Pågår i olika konstellationer Aktivt deltagande i Futurloc. Medarbetarna arbetar med att hitta synergieffekter och förenklingar mellan våra områden inom LoVS liksom ökad kunskap om varandras områden LG 2014 Alla Fortsätta med de möten vi sedan tidigare har med länets kommuner, kommunala bolag och landstingets bolag

18/40 2. Ta in fastighetsbehov och mått Aspekter Utgångsvärde värde Aktiviteter 2. Ta in Fastighetsbehov Ursprung (ej obl) Genomförande (ev. hänvisningar till handlingsplan), ev. beslut om resurser (personal, budget, relationer). Starta planering för att våra lokaler ska underhållsbesiktigas Bättre bedömning av framtida underhållskostnader 2,0 Mkr/år budgeteras 2015-2016 Planering för att genomföra underhållsbesiktningar på fastighetsbeståndet med hjälp av konsult. Underhållsbesiktning genomförs 2015-2016 LG 2014 Alla Utföra energieffektiviseringar enligt Landstingsfastigheters handlingsplan energi (30 projekt) 2012-2015 Miljö och Hållbarhet LoVS 1.4.1 Kostnad ca 50 Mkr. Besparing 9,8 miljoner kwh (el, värme) Förvaltare startar projekt löpande. BB, IKA, OS 2015 E, M Genomförande av två energirevisioner inom driften Miljö och Hållbarhet Optimerad energiförbrukning Revidera att anläggningen körs i enlighet med de parametrar som är satta i driftkorten JOJ /DC 2014 E, M

19/40 3. Ta in kundbehov Övergripande mål Landstingsfastigheters information och kommunikation ska vara anpassad, tillgänglig och tydlig för våra kunder och mått Aspekter Utgångsvärde värde Enkelt avhjälpta hinder (HIN) ska åtgärdas Tillgänglighet Antal åtgärdade fastigheter 63 % 90 % 2015 ML MW Aktiviteter 3. Ta in Kundbehov Ursprung (ej obl) Genomförande (ev. hänvisningar till handlingsplan), ev. beslut om resurser (personal, budget, relationer). Händelser med större påverkan på en/flera verksamheter ska informeras om snabbt, tydligt och lättförståeligt till rätt målgrupp/-er Information och Kommunikation LoVS mål 3 Ökad kundnöjdhet och förbättrad arbetsmiljö Driftinformationsportalen på intranätet ska användas Uppdatering av byggprojektsidan på intranätet genom kommunikationschef DC Proj. ledare 2014 Alla

20/40 3. Ta in Kundbehov Ursprung (ej obl) Genomförande (ev. hänvisningar till handlingsplan), ev. beslut om resurser (personal, budget, relationer). Enkelt avhjälpta hinder ska åtgärdas. Landstinget verkar för att samtliga fastigheter med landstingsfinansierad verksamhet är både invändigt och utvändigt tillgängliga, anpassade, fungerande och utrustade för personer med funktionsnedsättning. Funktionshinderpolitiskt program 2013-2016 Ökad tillgänglighet till landstingets lokaler Inventera vårt fastighetsbestånd och åtgärda enkelt avhjälpta hinder Alla fastigheter utom USÖ inventerade. Adolfsberg VC, Lekebergs VC, Odensbacken VC (startar jan 2014), Älvtomta, Tybble VC (tas med vid omb), Klosterg 26, (tas i samband med omb rec våren 2014). Karlskoga och Lindesberg lasarett är i stort sett klara. MW 2015 K, AM Få förvaltningarnas/ verksamheternas förståelse för våra ekonomiska förutsättningar, processer och processtider Kund (Kundenkät 2013) LoVS 1 1.1.1 Ökad kundnöjdhet Informationsblad om byggprocessen tas fram Kontinuerlig information till kund om byggprocessen. Utförs vid lokalplaneringsmöten Rätt information till rätt person LG 2014 K, AM, E Prislista tas fram inom LoVS Arbete med nytt intranät som främjar intern kommunikation, ska utvecklas för att tas i bruk i samband med den nya regionorganisationen Information och kommunikation LoVS 1.5.2 Resultatmål 61 ÖLL Ökad kundnöjdhet och förbättrad arbetsmiljö LoVS redaktörer medverkar till att skapa ett nytt intranät. Arbetet samordnas av Kommunikationschef AMA 2014 K, AM, E

21/40 4. Finansiering och Planering och mått Aspekter Utgångsvärde värde Aktiviteter 4. Finansiering och Planering Ursprung (ej obl) Genomförande (ev. hänvisningar till handlingsplan), ev. beslut om resurser (personal, budget, relationer). SKL:s Gränsdragningslista Utrustning/ inredningslista implementeras i alla projekt. Krav från verksamhet om tydligare ansvarsfördelning. utrustning, byggnadsansluten utrustning, MT och inredning Tydligare ansvarsfördelning inom ÖLL PM skrivs fram för beslut om att SKL:s gränsdragningslista ska gälla inom ÖLL Gemensamma träffar med förvaltare, teknik- och produktion Mall klar. 1.Revidera ledningssystemet utifrån listan gränsdragningar. 2 Arbetssätt kopplat till listan. Vem ska informeras och när. Vem bedömer och när bedöms kostnader t ex BB/SL 2014 K, E

22/40 5. Inhyrning Övergripande mål Tydliggöra och förbättra processen för in- och utflyttning i externa lokaler och mått Aspekter Utgångsvärde värde Aktiviteter 5. Inhyrning Ursprung (ej obl) Genomförande (ev. hänvisningar till handlingsplan), ev. beslut om resurser (personal, budget, relationer). Processen fungerar inte till 100 % för externa hyresvärdar. Kvalitet på vårdlokalerna riskerar att bli sämre Det kan också tillkomma oförutsedda kostnader beroende på korrigeringar eller oklarheter om vad som ingår. Internrevision 110912--13 Ökad kundnöjdhet och förbättrad arbetsmiljö. Ekonomiska besparingar Arbete sker i separat grupp för utveckling av arbetssätt inkl. implementering i ledningssystemet. Detta arbete innefattar även konst. ANO/ BB 2014 K, AM, E V

23/40 6. Köp och Försäljning och mått Aspekter Utgångsvärde värde Aktiviteter 6. Köp och Försäljning Ursprung (ej obl) Genomförande (ev. hänvisningar till handlingsplan), ev. beslut om resurser (personal, budget, relationer).

24/40 7. Bygg och installation och mått Aspekter Utgångsvärde värde Aktiviteter 7. Bygg och Installation Ursprung (ej obl) Genomförande (ev. hänvisningar till handlingsplan), ev. beslut om resurser (personal, budget). Standardiserade lösningar, t.ex arbetsplatser och rumstyper Utvecklade processer spar tid och pengar Arbete med PTS (Program för teknisk standard) LG 2016 Alla

25/40 8. Drift och mått Aspekter Utgångsvärde värde Minska antalet felanmälningar Drift utan fel Antal felanmälningar/kvm och år (456 160 m 2 ) 16 761 st =36,7 felanmäln/ 1 000 m² 16 000 st = 34 felanmäln/ 1 000 m 2 (467 160 m 2 ) 2014 LM KD (1 397 st /mån) (1 333 st /mån) (exkl Campus 11 000 m 2 år 2013) (inkl Campus 11 000 m 2 år 2014) Aktiviteter 8. Drift Ursprung (ej obl) Genomförande (ev. hänvisningar till handlingsplan), ev. beslut om resurser (personal, budget). Förbättra återkoppling till kund efter utfört arbete vid felanmälan eller vid beställning Kund LoVS mål 1 1.1.1 Kundenkät 2013 Ökad kundnöjdhet Nytt kundformulär till intranätet för felanmälan / beställningar införs Q1 2014, vilket ger bättre möjligheter till återkoppling till kund. LM 2014 Alla

26/40 8. Drift Ursprung (ej obl) Genomförande (ev. hänvisningar till handlingsplan), ev. beslut om resurser (personal, budget). Genomföra driftoptimeringar, som ger fortsatt minskning av energiförbrukning i samarbete med energicontroller Miljö och hållbarhet LoVS 1.4.1 Spara pengar och miljö Driftchefer ansvarar för sina områden. Centrala miljödirektiv ökar vikten av att ytterligare fokusera på besparing av el. (CO 2 ) LM, DC 2014 E, M Minskning av olika fabrikat avseende kemiska produkter och avveckling av farliga produkter Miljö och hållbarhet LoVS 1.4.1 Resultatmål 47 Förbättrad miljö och arbetsmiljö Samordning inom driftgrupperna vid val av typ av produkt. Avveckling av farliga produkter enligt framtagen avvecklingslista Rapportering under 2014 till miljösamordnare LM 2014-06 Alla Generalisera metod för riskanalyser mot specifik utrustning/utrymme. Recertifiering 25-27/3 2013 samt intern lagrevision gällande drift byggarbetsplatser 19/3 2013 AFS 2006:4 3 Säker arbetsmiljö Kan utgå från KH:s metod med riskanalyser med protokoll (uppdaterat) som finns på plats samt på G:\. Arbeta igenom all utrustning under en lång tid. Output för varje utrustning blir: Informationsmaterial i form av riskanalysen m m Eventuell specifik instruktion Andra specifika åtgärder (eller allmänna åtgärder om så bedöms lämpligt) LM 2014 Alla Detta kan planeras i koppling till att matrisen över särskilt farlig utrustning/ utrymmen mot behörig personal tas fram.

27/40 8. Drift Ursprung (ej obl) Genomförande (ev. hänvisningar till handlingsplan), ev. beslut om resurser (personal, budget). Säkerställa transporter av farliga kemikalier inomhus Säker arbetsmiljö Riskanalys görs i samband med uppdatering av Fickhandbok LM 2014 K, M, AM Få driften involverad - utöver drift- och gruppchefer - vid framtagande av verksamhetsplan Internrevision Ledningsprocess 2010-10-22 Bättre kvalitet, miljö och arbetsmiljö Skapa möjlighet till träffar inom driften. LM 2014 Alla Minska smittorisker Riskanalys Arbetsmiljö 2011-02-16 Lägre sjuktal Information/utbildning om smittorisker. Kontrollera med sjukhusen ifall de har utbildningar och/eller informations-/åtgärdspaket LM 2014 AM

28/40 9. Utrustning/Konst och mått Aspekter Utgångsvärde värde Aktiviteter 9. Utrustning/Konst Ursprung (ej obl) Genomförande (ev. hänvisningar till handlingsplan), ev. beslut om resurser (personal, budget, relationer). Tillgängliggöra landstingets konst Kultur och bildning Uppdrag 48 ÖLL Ökad kundnöjdhet Tillsammans med ledningskansliet/ kultur fortsätta arbetet att tillgängliggöra landstingets konst KR/KJ 2014 K, AM Beställning av lös konst ska kunna ske via intranät och Kundtjänst Hanteringen av lös konst förbättras Pågår arbete med LoVS Kundtjänst och Incit/Kenth Dahlberg KR/KJ 2014 K, AM, E

29/40 10. Förvaltning och mått Aspekter Utgångsvärde värde Aktiviteter 10. Förvaltning Ursprung (ej obl) Genomförande (ev. hänvisningar till handlingsplan), ev. beslut om resurser (personal, budget, relationer). Utveckla arbetssätt inom "Bevakning av kontraktstider". Internrevision 2012-09-20 Kontroll på kontraktstider ger bättre arbetsmiljö och kan spara pengar Rutinbeskrivningen behöver uppdateras och kanske döpas om till "Bevakning av kontraktstider och uppsägning" LH 2014 K, AM, E

30/40 A. Ekonomi och mått Aspekter Utgångsvärde värde Aktiviteter A. Ekonomi Ursprung (ej obl) Genomförande (ev. hänvisningar till handlingsplan), ev. beslut om resurser (personal, budget). område Uppgradering/utredning av det ekonomiska datastödet LFKalk Bristande funktion i LFKalk 300 tkr Med hjälp av utvecklingsekonom och LandstingsIT utreda behov och möjligheter LG 2014 K, E Utveckla nyckeltal och produktivitetsmått Organisation och Ekonomi LoVS 4 1.6.1 Ett pågående arbete som fortsätter LG 2014 Alla Utveckla och förklara prissättning samt redovisa antalet kostnadsbesparande åtgärder Organisation och Ekonomi LoVS 4 1.6.1 Med hjälp av fastighetsekonom redovisa prissättning och redovisning av kostnadsbesparingar LG/ AH 2014 E

31/40 B. Personal och mått Aspekter Utgångsvärde värde Aktiviteter B. Personal Ursprung (ej obl) Genomförande (ev. hänvisningar till handlingsplan), ev. beslut om resurser (personal, budget). Alla medarbetare ska vara inbjudna till minst en trivselaktivitet/år Stimulera till bra sammanhållning och arbetsklimat Områdesmöte LG 2014 AM

32/40 C. Upphandling och mått Aspekter Utgångsvärde värde Aktiviteter C. Upphandling Ursprung (ej obl) Genomförande (ev. hänvisningar till handlingsplan), ev. beslut om resurser (personal, budget). Utveckla vår affärsmässighet vid inköp, uppdrag till leverantörer och uppföljning av avtal Organisation och Ekonomi LoVS mål 4 1.6.1 Bättre kvalitet och ekonomiska besparingar Vid ramavtalsupphandlingar och övriga inköp arbeta med ständiga förbättringar LG 2014 Alla Källsortering av byggavfall även i mindre entreprenader Miljö och hållbarhet LoVS 1.4.1 Förbättrad miljö och arbetsmiljö Nytt upphandlat ramavtal ska innehålla krav på källsortering av byggavfall även i mindre entreprenader ML 2014 Alla Förbättra köptroheten mot ramavtal Miljö och Hållbarhet LoVS 1.4.1 Följa lagen om LOU Uppföljning av och information om att köptrohet ska efterlevas inom Landstingsfastigheter. Öka kunskapen om upphandlade leverantörer Chefer 2014 Alla

33/40 C. Upphandling Ursprung (ej obl) Genomförande (ev. hänvisningar till handlingsplan), ev. beslut om resurser (personal, budget). Andelen miljöbedömda produkter i landstingets verksamhet ska öka Miljö och Hållbarhet Resultatmål 48 LoVS 1.4.1 Förbättrad miljö och arbetsmiljö Checklista miljökrav vid direktinköp av utvalda produktgrupper i de fall avtal saknas ska användas. LoVS Upphandling Chefer 2014-09 Alla

34/40 D. Fastighetsdokumentation och mått Aspekter Utgångsvärde värde Fastigheternas ritningar ska uppdateras och cad-ritas Kvalitet Andel fastigheter uppdaterade och cad-ritade 45 % 50 % 2014 SL EM Aktiviteter D. Fastighetsdokumentation Ursprung (ej obl) Kostnader, Bedömd effekt Genomförande (ev. hänvisningar till handlingsplan), ev. beslut om resurser (personal, budget). Fastigheternas ritningar ska uppdateras och cad-ritas Enklare ritningshantering och mindre fel i entreprenader Fastigheternas ritningsmodeller såsom VS, el, och mark cad-ritas och uppdateras. Vi upphandlar delvis arbetet av extern konsult EM 2014 K, E Alla FM-avtal skannas in i IncitXpand Tidsbesparande då alla som har IncitXpand kan gå in och granska resp. avtal Arbetet pågår vidare under året KD 2014 K, E

35/40 E. Administration och mått Aspekter Utgångsvärde värde Aktiviteter E. Administration Urpsrung (ej obl) Genomförande (ev. hänvisningar till handlingsplan), ev. beslut om resurser (personal, budget).

36/40 F. Risk, säkerhet och brand och mått Aspekter Utgångsvärde värde Aktiviteter F. Risk, säkerhet och brand Ursprung (ej obl) Genomförande (ev. hänvisningar till handlingsplan), ev. beslut om resurser (personal, budget). Brandskyddsinventering Bättre patient- och arbetsmiljösäkerhet Inventera brandskyddet på våra fastigheter. Upprätta åtgärdsplaner. Kvarstår gör vc med dagmottagning (ca. 8 st) Lindesbergs lasarett pågår JB 2015 Alla Att säkerställa vattenförsörjning på sjukhusen enligt Socialstyrelsens riktlinjer LoVS 1.2.2 TMS ö k 6 Bättre patient- och arbetsmiljösäkerhet Fortsatt utredning om reservvattenförsörjning till landstingets sjukhus JOJ 2014 Alla Eliminera konsekvenser av översvämning på USÖ (Fyllda kulvertar, elfel etc) Övergripande riskanalys Kvalitet, 2013-12-03 Bättre patient- och arbetsmiljösäkerhet Separat riskanalys med berörda Ny riskutredning från Länsstyrelsen finns JB 2016 Alla

37/40 F. Risk, säkerhet och brand Ursprung (ej obl) Genomförande (ev. hänvisningar till handlingsplan), ev. beslut om resurser (personal, budget). Sprinklerutbyggnad i befintliga lokaler för att uppnå motsvarande BBR krav Myndighetsföreläggande finns. Skäligt enligt LSO Bättre patient- och arbetsmiljösäkerhet 200 Mkr Inarbetas i Investeringsbudget JB 2020 Alla

38/40 Stödperspektiv Tillräckliga, främst personella, resurser Övergripande mål Säkerställa tillräcklig bemanning för att i en sund arbetsmiljö kunna prestera operativt och arbeta med förbättring Skapa förutsättningar för framtidens bemanning Strävan efter att utveckla vår kompetens och kundfokus för att kunna upprätthålla så hög kvalitet i tjänsterna som möjligt Detaljerade mål Samtliga medarbetares kompetensutvecklingsplan ska beskrivas i en kompetens- och behörighetsmatris Kompetensutveckling % uppdaterade planer Aspekter Utgångsvärde värde 80 % 100 % 2014 LG Chef Aktiviteter Tillräckliga, främst personella, resurser Ursprung (ej obl) Genomförande (ev. hänvisningar till handlingsplan), ev. beslut om resurser (personal, budget). Behålla och utveckla nödvändig kompetens Personal och kompetens Vi ska klara av de uppdrag som vi får Kompetensplan tas fram som ett resultat av medarbetarsamtalet Chefer 2014 K, AM, E LoVS 1.3.2 Resultatmål 53

39/40 Tillräckliga, främst personella, resurser Ursprung (ej obl) Genomförande (ev. hänvisningar till handlingsplan), ev. beslut om resurser (personal, budget). En årlig kartläggning av det framtida behovet av olika personalkategorier Framförhållning personalbehov Vi ska klara av de uppdrag som vi får Endagsseminarium med Ledningsgruppen för Landstingsfastigheter planeras in under året LG 2014 Alla Synliggöra arbetet med jämställdhet Personal och kompetens LoVS 1.3.2 Resultatmål 49 Förbättrad arbetsmiljö Initiera jämställdhetsfrågor på våra APT-möten under punkt 6. i anteckningarna: Diskriminering och lika behandling. Vad är särskilt viktigt för oss att förhålla oss till? Chefer 2014-09 AM

40/40 Engagerad, delaktig och tydlig kultur Övergripande mål Eftersträva engagemang och motivation hos personalen Detaljerade mål Aspekter Utgångsvärde värde Aktiviteter Engagerad, delaktig och tydlig kultur Ursprung (ej obl) Kostnader Bedömd effekt (besparing, miljö etc) Genomförande (ev. hänvisningar till handlingsplan), ev. beslut om resurser (personal, budget). Förbättra NMI för nöjda medarbetare Medarbetarenkät 2013 LoVS 1.3.2 Resultatmål 49 Förbättrad arbetsmiljö Arbeta med framtagna handlingsplaner vid avdelnings-, grupp- och chefsmöten Chef 2014 K, AM, E Förtydliga personaloch ledningsinformation på intranät, G:\-struktur etc. Information och kommunikation LoVS 3 Ökad delaktighet Öka kunskapen hos personalen var relevant information kan hittas och jobba mer med intranätet LG/ AMA 2014 Alla