TJÄNSTESKRIVELSE Handläggare Datum Ärendebeteckning Niklas Hermansson 2017-03-13 SN 2017/0142.11.01 0480-453819 Socialnämnden Uppföljning bostad med särskild service Birgittagården Förslag till beslut Socialnämnden fattar inget beslut med anledning av informationen. Bakgrund Kvalitetsuppföljning av Birgittagårdens verksamhet gjordes av socialnämnden 2016-11-29 och de sammanfattade intrycken och slutsatserna är liksom tidigare att verksamheten fungerar väl med ett tydligt fokus för brukarna och för deras mående. Verksamheten bedrivs med ett aktivt förbättrings- och kvalitetsarbete gällande dokumentation och de använder sig av ett dokumentationssystem som de själva beskriver har varit till stor nytta. Verksamheten har till viss del genomfört de förbättringsåtgärder som upprättades i handlingsplan för 2016. I några avseenden återstår emellertid förbättringsområden vilka Birgittagården har upprättat åtgärder för i rutiner. Niklas Hermansson Verksamhetschef Nadja Widéhn Verksamhetsutvecklare Bilagor Kvalitetsuppföljning Rutiner Socialförvaltningen Verksamhetschef och handläggare Tel 0480-45 00 00 vx Niklas.Hermansson@kalmar.se
SOCIALFÖRVALTNINGENS VERKSAMHETSHANDBOK Fastställt av Dokumentansvarig Datum Socialchef Cecilia Frid Avdelningschef verksamhetsutveckling Ingela Möller 2015-05-04 1 (8) Kvalitetsuppföljning i avtalad verksamhet: Daglig verksamhet, boende och sysselsättning enligt SoL och LSS - Rapportmall Basuppgifter Verksamhetens namn Birgittagården Utförare (bolag, stiftelse, entreprenad etc.) Stiftelsen Birgittagården Föreståndare/verksamhetsansvarig Sara Fogelström Telefon 0480-490110, 070-309 18 10 Hemsida Nej Verksamhetens inriktning (boende, korttidsboende, dagverksamhet, sysselsättning) Bostad med särskild service för vuxna LSS 9:9 Antal omsorgstagare i verksamheten 5 st Kvalitetsuppföljningen utförd av Verksamhetsutvecklare Nadja Widéhn och verksamhetschef Insatser funktionsnedsättning Niklas Hermansson. Vid kvalitetsuppföljningen medverkade från verksamheten Sara Fogelström, föreståndare och Staffan Gezelius, ordförande. Datum för kvalitetsuppföljningen 2016-11-29 Mätning - Analys - Resultat Mätningar/redovisningar
2 (8) Sammanfattande intryck och slutsatser med eventuella förbättringsområden Intryck och slutsatser Liksom vid tidigare uppföljning ger verksamheten ett mycket professionellt och kompetent intryck. Brukarna bor i en hemlik och personlig miljö och det finns en genuin eftersträvan att kontinuerligt sträva framåt både i det direkta arbetet kring brukarna såsom i kvalitetsarbete gällande dokumentation. Det framkommer en god insikt om vikten av genomförandeplan som verktyg och vilken betydelse det har för målsättning och delaktighet för den enskilde. Företrädarna för verksamheten beskriver de stora vinsterna med det inköpta dokumentationssystemet som omfattar dokumentation, vissa rutiner och vidareutbildning gällande dokumentation för personal. Verksamheten har till viss del genomfört de förbättringsåtgärder som upprättades i handlingsplan för 2016. I några avseenden återstår emellertid åtgärder att genomföra. Se nedan. Förbättringsområden Verksamheten har påbörjat arbetet med att formulera individuella kompetensutvecklingsplaner och har kommit så långt att kompetensbehoven är inventerade utifrån intresseområden. Företrädarna uttrycker dock svårighet i att hitta lämpliga utbildningar. Det handlar i första hand om grundkompetens i form av undersköterskeutbildning men även fortbildning inom området för utvecklingsstörning. Personalen har även uttryckt speciella relevanta områden de skulle vilja fördjupa sig i, såsom epilepsi. Verksamheten uttrycker önskemål om att få köpa utbildningsplatser när kommunen anordnar utbildning. Utbudet är emellertid begränsat även i kommunens regi och avtalet tydliggör verksamhetens ansvar i att ombesörja nödvändig kompetens för sin personal. Vad gäller fortbildning tipsar kvalitetsgranskarna om socialstyrelsens webbaserade kunskapsplatsform Kunskapsguiden som tillhandahåller webbaserade utbildningar. Verksamheten ombeds färdigställa/ följa upp de individuella kompetensutvecklingsplanerna utifrån utsatt kompetenskrav och behov av fortbildning. Förslagsvis med hjälp av utbudet från kunskapsguiden. Andra bra informationskällor kan också vara nyhetsbrev och publikationer från socialstyrelsen såväl som (SKL) Sveriges kommuner och landsting. www.kunskapsguiden.se www.skl.se www.socialstyrelsen.se Verksamheten har sedan föregående kvalitetsuppföljning utformat rutiner för Lex Sara och för synpunkter/ klagomål. Det finns dock behov av att förtydliga rutinerna så att det framgår vem som gör vad. Information om vad som krävs och stöd och hjälp för att göra detta finns att finna i socialstyrelsens föreskrifter och allmänna råd om ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete med tillhörande handbok. Dessa källor är också bra att använda som verktyg (checklista) för att verksamheten skall kunna tillskriva sig ett befintligt kvalitetsledningssystem vilket det finns krav på enligt avtal. Verksamheten ombeds ombesörja detta. Genom att systematiskt granska och utföra
3 (8) självkontroller utifrån dessa föreskrifter kan verksamheten försäkra sig om att adekvat kompetens och kunskap underhålls och att verksamheten tillhandahåller vård och omsorg utifrån lagar, föreskrifter och allmänna råd. http://www.socialstyrelsen.se/publikationer2011/2011-6-38/ http://www.socialstyrelsen.se/publikationer2012/2012-6-53 Handlingsplan Rapport från kvalitetsgranskare skickas till föreståndare/verksamhetsansvarig i avtalad verksamhet senast två veckor efter kvalitetsgranskning. En handlingsplan upprättas av ansvarig chef i avtalad verksamhet. Handlingsplanen ska innehålla vilka korrigerande och förebyggande åtgärder verksamheteten tänker vidta och när dessa ska vara klara. Handlingsplanen skickas per mail till ansvarig kvalitetsgranskare senast fyra (4) veckor efter att rapporten mottagits, vilket innebär den 10 januari 2017. Rapport och handlingsplan redovisas av tjänsteman i socialnämnden. Vidtagna åtgärder följs upp av kvalitetsgranskare vid nästa årliga kvalitetsuppföljning eller tidigare vid behov. Bakgrund Den vård- och omsorgsverksamhet som bedrivs av annan, som socialnämnden i Kalmar kommun har tecknat avtal med (avtalad verksamhet), ska själva göra egenkontroll i sin verksamhet enligt SOSFS 2011:9. Socialnämnden har dock ett ansvar att följa upp denna verksamhet för att säkerställa kvaliteten i verksamheterna och att tecknat avtal följs. Syfte och mål Syftet är att följa upp hur utföraren följer överenskommet avtal. Målet är säkerställd kvalitet. Metod Inför besöket granskas avtal, tidigare kvalitetsuppföljning med handlingsplan, verksamhetsberättelse, årsredovisning samt tillstånd. Verksamhetens mål Vilka är verksamhetsmålen och hur arbetar man med dem? Att följa den kristna etiken. Ingen alkohol eller tobak förtärs i boendet. Kyrkobesök på söndagar (frivilligt). Inget krav att brukaren ska vara kristen. Representant från kyrkan i styrelsen.
4 (8) Kunskapsbaserad verksamhet Ledning Vilken utbildning och erfarenhet har föreståndare/verksamhetsansvarig som ansvarar för driften av verksamheten? Föreståndare Sara Fogelström är förskolelärare med specialpedagogisk kompetens. Hon arbetade i boendet innan tjänst som föreståndare. Tjänstgöringsår på Birgittagården är ca sju år. Sara har formellt 15 timmars föreståndartid per månad. Personal Vilka kompetenskrav ställs på ordinarie personal? Undersköterskeutbildning. All personal uppfyller dock inte detta eftersom kompetenskravet införts vid nyrekrytering. Samtliga anställda har en skriftlig och individuell kompetensutvecklingsplan som inte är äldre än ett år. Utbildningsinsatser har genomförts under året via föreläsningar och dokumentationssystemet Magna Cura. Kompetensbehoven har inventerats utifrån intresseområden men verksamheten uppger att utbudet är begränsat. Det framgår alltså inte om samtliga individuella kompetensplaner är upprättade enligt verksamhetens handlingsplan. Kommentar Verksamheten ombeds färdigställa/ uppdatera individuella kompetensplaner. Se Förbättringsområden med förslag på kunskapskällor. Skiftliga rutiner för introduktion av nyanställda finns och tillämpas? Kvalitetsgranskarna ber inte att få se dessa. Trygghet och säkerhet De enskilda Den enskilde får muntlig och skriftlig information då insatsen påbörjas. Har ej varit aktuellt. Samtliga enskilda på enheten har en särskild kontaktman bland personalen. Har verksamheten en ansvarsförsäkring? I händelse av fel eller försummelse av verksamheten eller dess personal. Personal Hur många personer omräknat till heltidstjänster är anställda i verksamheten. 5,086 Hur många personer är anställda? Fem ordinarie tjänster och fyra timvikarier.
5 (8) Hur många personer har arbetat minst ett år? All personal. Rutin för information om sekretess och tystnadsplikt finns och tillämpas. Ja, all personal skriver under tystnadsplikt. Dokumentation Aktuell (utifrån behov och situation idag) genomförandeplan finns för varje enskild. Alla brukare har en genomförandeplan. Det görs inte så mycket förändringar i dessa, men personalen arbetar aktivt efter dem och gör uppföljning 2ggr per år. Social journal finns för varje enskilde där faktiska omständigheter och händelser av betydelse dokumenteras. Verksamheten dokumenterar i systemet Magna Cura. Avvikelser från genomförandeplanen dokumenteras i journal. All personal för daganteckningar som sammanfattas till journal av föreståndaren var tredje månad. Dokumentationen förvaras på ett betryggande sätt så inga obehöriga får tillgång till den. Gammal pappersdokumentation förvaras i brandsäkert låst skåp såsom för behovsmedicin etc. Finns dock inte så mycket pappersdokumentation kvar. lex Sarah Rutiner enligt Socialstyrelsens föreskrifter och allmänna råd om lex Sarah SOSFS 2011:5 finns och tillämpas. Kommentar Rutinen behöver förtydligas gällande vem som gör vad d.v.s. rapporterar, åtgärdar, utreder, anmäler - vid missförhållande och/eller risk för missförhållande. Se Förbättringsområden med länk till informationskällor. Sammanställning och analys av lex Sarah-rapporteringar samt vidtagna åtgärder har gjorts under senaste året. Inga missförhållanden eller risk för missförhållanden uppges ha inträffat. Rapportering enligt lex Sarah har gjorts under det senaste året. - Antal lex Sarah rapporter inlämnade till socialnämnden under senaste året? (Skyldighet enl. 14 kap 5 SoL och 24 d LSS) Inga missförhållanden eller risk för missförhållanden uppges ha inträffat. Synpunkter och klagomål Skriftliga rutiner för synpunkts- och klagomålshantering finns och tillämpas.
6 (8) Information finns och har delgetts den enskilde så att denne vet vart han/hon ska vända sig för att lämna synpunkter och klagomål. Verksamheten uppger att denna information ges till brukarna muntligen, dvs att de kan vända sig till personalen. Företrädarna för verksamheten förklarar också att brukarna gör detta. Sammanställning och analys av inkomna synpunkter och klagomål samt vidtagna åtgärder har gjorts under senaste året. Synpunkter som lämnas inför och vid styrelsemöte, dokumenteras i styrelsemötesprotokoll två ggr/år. Dessa kommer att sammanställas vid nästa årsmöte. Kommentar Kvalitetsgranskarna råder verksamheten till att förtydliga rutinen så att den beskriver process och hantering av synpunkter, klagomål och avvikelse. Se Förbättringsområden med länk till informationskällor. HSL/egenvård Skriftliga rutiner för hur hälso- och sjukvårdspersonal ska kontaktas finns och tillämpas. Kontaktuppgifter finns till sjuksköterska, arbetsterapeut och sjukgymnast. Verksamheten uppger sig veta vem och i vilka situationer kontakt kan/ska tas. Delegerade HSL-uppgifter finns i verksamheten. All personal har delegering. Skriftliga rutiner för hantering av läkemedel finns och tillämpas. Medicinerna förvaras i brukarnas rum då brukarna sköter sin medicinering på egen hand. Apodos hämtas av personal på apotek. Lokaler Lokalerna är utrustade med brandlarm. Nya brandlarm installerade sedan ett år och avtal tecknat med Anticimex. I avtalet ingår utbildning inom brandsäkerhet och HLR. Rutiner finns för utrymning vid brand eller annan fara. Utrymningsövningar genomförs regelbundet. Ja, två ggr per år utan larm. Tidpunkt för senaste brandskyddskontroll? November 2016.
7 (8) Delaktighet och inflytande Samtliga enskilda har varit delaktiga i upprättandet av genomförandeplan. Ja på det sättet att personal i vardaglig dialog samlar synpunkter och önskemål från brukarna och tar med sig detta i upprättande av genomförandeplan och vid uppföljning. Regelbundna möten hålls där de enskilda är med och bestämmer i gemensamma frågor. Ja varje fredag. Tar t ex upp frågan om mat och aktiviteter till helgen. Verksamheten framför att de flesta brukare tycker att det är jobbigt att framföra åsikt i grupp. Representanterna för verksamheten uppger att brukarna kommer till dem enskilt om det är något. Kommentar Kvalitetsgranskarna råder verksamheten att överväga att hantera dessa som synpunkter eller klagomål enligt rutin som verksamheten upprättat och som de ska förtydliga. Se Förbättringsområden med länkar till informationskällor. Tillgänglighet Samtliga enskilda har tillgång till privat badrum och privat kök på enheten. De enskilda har tillgång till gemensamt kök och vardagsrum dygnet runt. Ja Lokalerna är inventerade ur ett tillgänglighetsperspektiv. (Inventering utifrån Boverkets föreskrifter och allmänna råd eller utifrån Handisams riktlinjer http://www.handisam.se/for-dig-pa-myndighet/starta-tillganglighetsarbetet/vad-innebartillganglig-myndighet/handisam-hjalper-dig-pa-vagen/riv-hindren---riktlinjer-for-tillganglighet Självbestämmande och integritet Enheten har gjort brukarundersökning under det senaste året och använt resultatet till att utveckla verksamheten. Nej. Anonymiteten kan ej säkras i en sådan liten verksamhet.
8 (8) Öppna frågor Hur fungerar samarbetet med beställaren? Generellt fungerar det väl. Verksamheten uttrycker dock missnöje över motivering till avslag på ett biståndsbeslut som togs nyligen. Hur fungerar samarbetet med handläggaren? Se ovan. Hur fungerar samverkan med andra aktörer? DV, habilitering mm. Samverkan fungerar väl. Brukarna befinner sig på olika daglig verksamhet om dagarna och trivs mycket bra. Hur ser man på framtiden? Hur lång tid är det kvar på avtalet? Förutsättningar för fortsättning? Företrädarna för verksamheten uttrycker en oro för representation i styrelsen med tanke på medlemmarnas ålder. Det finns även ekonomiska bekymmer då verksamheten inte tillåts periodisera kostnader för renovering. Övriga synpunkter/återkoppling till beställaren? Inga övriga synpunkter. Kommentar: Kvalitetsgranskarna tydliggör att det även ligger i beställarens intresse att verksamheten kan fortsätta bedrivas och informerar om att dialog pågår inför förlängning av avtal så att det görs utifrån adekvat indexnivå och ersättning.
2017-01-06 Rutiner på Birgittagården Gäller för boende, personal, nyinflyttade, föräldrar, styrelse. Beslut enligt styrelsemötet 2015-11-19 Kontakpersoner enligt följande. Synpunkter och klagomål på personal eller verksamheten lämnas till Sara Fogelström och eller Staffan Gezelius. Vid hot och våldsärenden kontaktas Staffan Gezelius Anmälningar gällande Lex Sara (missförhållanden) frågor, kontaktas Staffan Gezelius Information och stöd för nyinflyttade lämnas av Staffan Gezelius och Sara Fogelström Hyresbekräftelse skrivs ut av Staffan Gezelius vid begäran. Uppdaterar hemsida och uppgifter till myndigheter görs och lämnas av Staffan Gezelius och eller Sara Fogelström. Kontakt och ärenden med socialförvaltning och Länsstyrelse sköts av Staffan Gezelius och Sara Fogelström Ekonomi och fakturering handhas Staffan och Ruth Gezelius Ekonomiska ärenden bevakas och skötsstaffan Gezelius Juridikiska ärenden sköta av Peter Brusewitz Personalärenden och frågor har Sara Fogelström hand om. Ansvarig för lås och nycklar är Staffan Gezelius Staffan Gezelius Ordförande Tel: 070-3091841