Granskning av styrning och organisation av Revisionsrapport Offentlig sektor KPMG AB Antal sidor: 13
Innehåll 1. Sammanfattning 1 2. Bakgrund 2 3. Syfte 3 4. Avgränsning 3 5. Revisionskriterier 3 6. Ansvarig nämnd/styrelse 4 7. Metod 4 8. Projektorganisation 4 9. Ekonomi och jämförelser 4 9.1 Ekonomi 4 9.2 Arvika i jämförelse med andra 5 9.3 Våra kommentarer 5 10. Organisation och ansvarsfördelning 6 10.1 Politisk 6 10.2 Förvaltning 6 10.2.1 LSS-avdelningen 6 10.2.2 Biståndsavdelningen 7 10.2.3 Lärande och stöd 7 10.3 Våra kommentarer 7 11. Styrning av verksamheten 7 11.1 Mål för verksamheten 7 11.2 Budgetarbete 8 11.3 Förvaltningens styrning 8 11.4 Riktlinjer och rutiner för handläggning 8 11.5 Våra kommentarer 9 12. Från ansökan till verkställighet 9 12.1 Våra kommentarer 10 Rapport LSS Arvika.docx
13. Uppföljning av verksamheten 11 13.1 Uppföljning av ekonomi 11 13.2 Uppföljning av verksamhet 11 13.3 Våra kommentarer 12 14. Framtid 12 Rapport LSS Arvika.docx
1. Sammanfattning Vi har av s revisorer fått i uppdrag att granska kommunens styrning och organisation av omsorgen om funktionsnedsatta. Uppdraget ingår i revisionsplanen för år 2013. Det övergripande syftet med granskningen har varit att bedöma om omsorgen om funktionsnedsatta, eller, bedrivs på bästa möjliga sätt och därmed uppfyller anspråk på effektivitet och kvalitet. Häri ingår kommunstyrelsens förmåga att styra, leda och följa upp så att efterfrågade behov och krav uppfylls. Lagen om stöd och service till vissa funktionshindrade (LSS) är en rättighetslag som ska garantera personer med omfattande och varaktiga funktionshinder goda levnadsvillkor, att de får den hjälp de behöver i det dagliga livet och att de kan påverka vilket stöd och vilken service de får. Arvika har låga kostnader för i jämförelse med andra. Dels har man färre brukare och dels har man lägre kostnader per insats. De senaste åren har man redovisat underskott i verksamheten förutom 2012 då ett överskott redovisades beroende på högre ersättning från försäkringskassan. Verksamheten är svår att budgetera då behoven starkt styr verksamheten. Organisationen, både den politiska och förvaltningsorganisationen, är som vi bedömer funktionell och tydlighet finns i strukturen. Styrningen av verksamheten sker via politiskt antagna mål i den strategiska planeringen. Verksamhetskort upprättas som bryts ner till enhetsnivå. Syftet är delaktighet i alla led. Det finns inga politiskt antagna riktlinjer för handläggning inom LSS förutom lagens intentioner. Verksamheten ska bygga på individuell prövning varför det inte varit aktuellt med riktlinjer. Biståndsbedömning är en mycket viktig funktion i den kommunala verksamheten. Här genereras den verksamhet som ska bedrivas och därmed även kostnader. Vår bedömning är att handläggning av LSS-ärenden är väl fungerande och att det finns en hög kompetens bland biståndshandläggarna. Detta visar inte minst antalet överklagade ärenden som i jämförelse med andra kommuner är hög. Riktlinjer skulle här enligt vår uppfattning ytterligare öka kvaliteten i handläggningsprocessen. Vad avser uppföljning av verksamhet så görs detta i en omfattning som vi bedömer som god. I ett kommande kvalitetsledningssystem kan rutinerna struktureras ytterligare och vi bedömer detta som nödvändigt för att få en kontinuitet och säker struktur i de uppföljningar som görs. Sammanfattningsvis, efter genomförd granskning och utifrån syftet med granskningen gör vi följande bedömning: Kommunstyrelsens ansvar och roll gällande bedömer vi som tydlig då det finns strukturer för styrning och uppföljning av densamma. Dock anser vi att både styrning och uppföljningen ytterligare kan utvecklas. Främst implementering av verksamhetskorten i verksamheterna och en mer strukturerad uppföljning via det kvalitetsledningssystem som snart är färdigt. 1
Den organisationsmodell som finns inom uppfattar vi som ändamålsenlig. Styrning och ledning uppfattar vi, som nämnts innan, som ändamålsenlig med vissa utvecklingsinsatser. Vår uppfattning är dock att det bör tas fram riktlinjer för handläggning av LSS-ärenden då det idag endast är lagens intentioner som styr verksamheten. Verksamheten ska bygga på individuell prövning varför det inte varit aktuellt med riktlinjer. Riktlinjer inom handikappomsorgen är är en aktuell fråga och som diskuteras i många kommuner. Främst har socialstyrelsen i några sammanhang sagt att det finns risker med riktlinjer inom denna verksamhet. Vi anser inte att det är någon risk om det görs på rätt sätt. Riktlinjer eller vägledning som många kommuner väljer att kalla det handlar inte om att ersätta befintliga lagar utan handlar främst om att ge en samsyn i hanteringen av ärenden. Samsynen i sig innebär att risken för godtycke i samband med handläggning minskar. Möjligheten till att fokusera på vissa områden som t ex barnperspektivet blir också viktiga vid denna typ av riktlinjer. Dessutom är denna typ av riktlinjer/vägledning viktiga då nya handläggare kommer att bli ett verktyg i deras introduktion. Argumenten som vissa påtalar till varför det inte ska finnas riktlinjer är att verksamheten bygger på individuell bedömning och att riktlinjer kan försvåra detta. Vi delar inte den uppfattningen. Individuell prövning är grunden i biståndshandläggning och riktlinjer ger handläggarna rutiner att följa i ärendet. Samverkan finns mellan verksamheter i kommunen då det är två utskott inom kommunen som ansvarar för LSS-insatser. Detta kräver god samverkan och denna samverkan bedömer vi kan struktureras upp ytterligare. Förvaltningen och avdelningen arbetar alltid med utvecklingsfrågor och utifrån kända fakta har man en bild av framtida behov. 2. Bakgrund Lagen om stöd och service till vissa funktionshindrade (LSS) är en rättighetslag som ska garantera personer med omfattande och varaktiga funktionshinder goda levnadsvillkor, att de får den hjälp de behöver i det dagliga livet och att de kan påverka vilket stöd och vilken service de får. LSS ger rätt till särskilt stöd och särskild service som människor kan behöva utöver det som de kan få genom annan lagstiftning. LSS är ett komplement till andra lagar och innebär inte någon inskränkning i de rättigheter som andra lagar ger. En begäran om stöd och service från en person som ingår i lagens personkrets bör i första hand prövas enligt LSS om det är en insats som regleras i lagen. Motivet till detta är att det i allmänhet får antas vara till fördel för den enskilde. Kommunerna är normalt huvudman för de rättigheter/insatser som lagen möjliggör för personkretsen. Lagen innehåller bestämmelser om insatser för särskilt stöd och särskild service åt personer (LSS 1 ) enligt följande personkretsar: 1. med utvecklingsstörning, autism eller autismliknade tillstånd 2. med betydande och bestående begåvningsmässigt funktionshinder efter hjärnskada i vuxen ålder föranledd av yttre våld eller kroppslig sjukdom, eller 2
3. Syfte 3. med andra varaktiga fysiska eller psykiska funktionshinder som uppenbart inte beror på normalt åldrande, om de är stora och förorsakar betydande svårigheter i den dagliga livsföringen och därmed ett omfattande behov av stöd eller service. Insatserna för stöd och särskild service är (LSS 9 ) 1. Rådgivning och annat personligt stöd som ställer krav på särskild kunskap om problem och livsbetingelser för människor med stora och varaktiga funktionshinder. 2. Biträde av personlig assistent eller ekonomiskt stöd till skäliga kostnader för sådan assistans, till den del behovet av stöd inte täcks av beviljade assistanstimmar enligt 51 kap socialförsäkringsbalken. 3. Ledsagarservice. 4. Biträde av kontaktperson. 5. Avlösarservice i hemmet. 6. Korttidsvistelse utanför det egna hemmet. 7. Korttidstillsyn för skolungdom över 12 år utanför det egna hemmet i anslutning till skoldagen samt under lov. 8. Boende i familjehem eller bostad med särskild service för barn och ungdomar som behöver bo utanför föräldrahemmet. 9. Bostad med särskild service för vuxna eller annan särskilt anpassad bostad för vuxna. 10. Daglig verksamhet för personer i yrkesverksam ålder som saknar förvärvsarbete och inte utbildar sig Det övergripande syftet med granskningen har varit att bedöma om bedrivs på bästa möjliga sätt och därmed uppfyller anspråk på effektivitet och kvalitet. Häri ingår kommunstyrelsens förmåga att styra, leda och följa upp så att efterfrågade behov och krav uppfylls. Vi har därför granskat: Kommunstyrelsens ansvar och roll gällande LSS-verksamhet. Styrelsens interna organisation utifrån sitt ansvar. Styrning och ledning av. Uppföljnings- och utvärderingssystem inkl. kvalitetssäkring. Samverkan och utbyte mellan berörda verksamheter på detta område. Utvecklings- och framtidsfrågor. 4. Avgränsning Granskningen har omfattat kommunstyrelsens LSS-verksamhet. 5. Revisionskriterier Vi har bedömt om verksamheten uppfyller Lag om stöd och service till vissa funktionshindrade (LSS). Interna regelverk och policys. Fullmäktigebeslut. 3
6. Ansvarig nämnd/styrelse 7. Metod Granskningen har avsett kommunstyrelsen. Granskningen har genomförts genom: Insamling av och dokumentstudie och analys av relevanta styrdokument. Övergripande kartläggning och analys av nuvarande resultatnivå, med stöd av analyser av kommunens ekonomiska utveckling inom området, omvärlds- och behovsanalys samt jämförelser med andra kommuner har en bedömning gjorts av nuvarande resultatnivå inom. Intervjuer med berörd personal, tjänstemän och ansvariga politiker. 8. Projektorganisation Granskningen har genomförts av Lena Forssell, certifierad kommunal yrkesrevisor. 9. Ekonomi och jämförelser 9.1 Ekonomi Omsorgen om funktionshindrade har en total nettokostnad på ca 78 mkr (2012). De senaste årens resultat redovisas nedan: År Resultat Avvikelse 2011 77 331-1 870 2012 77 152 1 246 Tabell 1. Källa: Kommunens egen redovisning Överskottet år 2012 förklaras av en ersättning från försäkringskassan samt vakant tjänst och obesatta tjänstledigheter. De närmaste åren innan har verksamheten redovisat underskott. För 2013 redovisas i första delårsrapporten för hela vård- och omsorg ett prognostiserat underskott på ca 1 006 tkr. För prognostiseras ett underskott beroende på volymökningar och därmed ökat behov av personal. Förvaltningen har liksom övriga verksamheter inom kommunen ett krav på att effektivisera 2 % per år. Ett nytt gruppboende kommer att byggas och beräknas vara klart under våren 2014. 4
9.2 Arvika i jämförelse med andra En jämförelse med andra kommuner vad gäller LSS-kostnader redovisas nedan. Uppgifterna avser år 2012. Andel pers Tot kostn LSS Boende Pers ass Avvikelse fr m LSS ins % kr/inv 0-64 år kr/brukare kr/inv 0-64 år stand kostn Arvika 0,69 7 343 661 515 1 243-1,6 Värmland 0,89 9 374 633 226 1 560-0,6 Riket 0,82 8 431 717 572 1 852 Jämfb kom 0,86 8 962 702 823 1 428-3,2 Tabell 2. Källa: Kolada. Vad kostar verksamheten i din kommun 2012. Arvika har en lägre andel personer med insatser enligt LSS än de vi jämfört med och riket som helhet. Den totala kostnaden för LSS-insatser mätt i kr/inv, 0-64 år visar att Arvika har väsentligt lägre kostnader än andra kommuner samt riksgenomsnittet. Detsamma gäller insatsen personlig assistent. Vad gäller avvikelse från standardkostnad så ligger Arvika lågt med 1,6 % lägre kostnader än rikets standardkostnad. Arvika har alltså en lägre kostnad än vad som förväntas utifrån kommunens relativa struktur. År 2012 hade Ludvika, enligt socialstyrelsens statistik, totalt 152 personer med insats enligt LSS. (2010 156 personer och 2011 142 personer). Om man räknar om dessa till antal per 10 000 av befolkningen så ser det ut enligt följande för år 2012: Personkrets 1+2 Personkrets 3 Samtliga Arvika 53 5 59 Värmland 65 7 71 Riket 59 8 67 Tabell 3. Källa: Socialstyrelsen Jämförelsen med länsgenomsnittet och riket visar att Arvika ligger lägre än genomsnittsvärdet. Närmare beskrivning av personkrets i avsnitt 2. Antalet personer med insatser enligt LSS har varit relativt konstant under senare år. 9.3 Våra kommentarer LSS- verksamhetens kostnader kommer för 2013 sannolikt att överstiga budget. Åtgärder i syfte att komma i balans arbetas med kontinuerligt. Vi bedömer att man har god kontroll över ekonomin och att man arbetar för att hålla nere kostnaderna. Arvika har låga kostnader för i jämförelse med andra. Dels har man färre brukare och dels har man lägre kostnader per insats. Det är svårt att i denna granskning bedöma orsakerna men sannolikt är det en kombination av kommunens struktur och tydliga biståndsbedömningar. 5
10. Organisation och ansvarsfördelning 10.1 Politisk Ansvaret för omsorgen om funktionshindrade finns under kommunstyrelsens ansvar. Kommunstyrelsen ansvarar för övergripande ledning, styrning och samordning av verksamheten och har ett övergripande ansvar för ekonomin. Kommunstyrelsens utskott för vård- och omsorg ansvarar för den löpande politiska styrningen och uppföljningen av av bland annat omsorgen om funktionsnedsatta. Utskottet säkerställer genomförandet av fullmäktiges uppdrag och tar beslut i ärenden där beslutanderätten delegerats till utskottet. 10.2 Förvaltning Vård- och omsorgsförvaltningen omfattar sju avdelningar samt administrativt stöd. En avdelning är LSS-avdelning, eller omsorg om funktionsnedsatta. En annan avdelning är biståndsavdelning som också berörs i denna granskning. 10.2.1 LSS-avdelningen LSS-avdelningen som leds av avdelningschef består av sju enheter som leds av enhetschefer. Avdelningschef Gruppb/kortids Daglig verks Gruppb Västra Gruppb Östra Pers ass Pers ass Arvoderade ins Totalt finns sju gruppboenden samt två serviceboenden. Varje gruppboende har mellan 5 och 7 boendeplatser. Daglig verksamhet finns på 10 olika ställen i kommunen samlat i en enhet. Två enheter finns med personliga assistenter. Total finns 17 brukare med kommunen som assistansgivare. Ungefär lika många har valt annan assistansgivare. Arvoderade insatser består av ledsagarservice, kontaktpersoner, korttidsvistelse, korttidstillsyn, familjehem mm. 6
Enhetscheferna inom LSS sitter tillsammans i gemensamma lokaler vilket man bedömer som positivt. En gemensam bemanningscentral finns för hela vård- och omsorg inklusive omsorgen om funktionshindrade. Dit ska verksamheterna vända sig när det behövs korttidsvikarier. 10.2.2 Biståndsavdelningen Förvaltningens samtliga handläggare inom äldreomsorgen, psykiatrin och omsorgen om funktionsnedsatta, är organiserade inom en enhet som leds av avdelningschef. Totalt finns 2,0 årsarbetare handläggare enligt LSS som i dagsläget fördelas på tre personer. 10.2.3 Lärande och stöd Inom Lärande och stöd finns viss LSS verksamhet som rör grundskola och gymnasieskola. Detta innebär att i vissa ärenden finns två organisationer kring den enskilde. 10.3 Våra kommentarer Vår bedömning är att den organisation man valt att arbeta i är funktionell. I och med att LSSinsatser sker inom flera verksamheter så krävs ett bra samarbete och vår rekommendation är att förtydliga och strukturera hur detta samarbete smidigast ska ske. 11. Styrning av verksamheten 11.1 Mål för verksamheten Den strategiska planeringen för omfattar en rullande treårsperiod. Kommunfullmäktige antar varje höst den strategiska planen som omfattar mål och resurser samt planeringsförutsättningar för utskotten. Med utgångspunkt från den strategiska planen upprättas verksamhetsplan för Vård och omsorg inkluderande. Planen innehåller vision, strategiska mål och strategier samt budget. LSS-avdelningen har med utgångspunkt av ovanstående tagit fram verksamhetskort för verksamheten. Verksamhetskortet innehåller perspektiv, strategiska mål, indikatorer, resultat 2012 och verksamhetsmål för 2013. Nytt verksamhetskort tas nu fram för 2014. Vi har i denna granskning tittat närmare på verksamhetskortet för 2013 och kan konstatera att det följer de övergripande målen. Kommunstyrelsens delegationsordning, senast ändrad 2013-05-13, styr beslutsordningen. LSShandläggare har i delegationsordningen tydlig delegation i ärenden som handlar om biståndsbeslut enligt LSS. 7
Vid intervjuer har framkommit de flesta tycker att det finns en tydlighet i processen med strategisk plan, verksamhetsplan och verksamhetskort. Det är ett relativt nytt styrsystem. De intervjuade bedömer dock att målen är kända bland personalen i de olika enheterna. Några av de intervjuade anser inte att man arbetar tillräckligt aktivt med att implementera modellen, Den har stannat upp som någon uttrycker det. 11.2 Budgetarbete Förvaltningen gör en budget för respektive verksamhet med stöd av de ramar man erhåller. Enhetscheferna är delaktiga i budgetarbetet och gör sin egen budget utifrån givna förutsättningar. Budgeten görs enligt traditionellt budgetarbete, d v s förra årets utfall ligger till grund för nästkommande års budget. Vid intervjuer framkommer att en budget byggd på prestationer är ett utvecklingsområde. 11.3 Förvaltningens styrning Förvaltningsledningen träffas regelbundet i träffar där verksamhetsfrågor behandlas. I förvaltningens ledningsgrupp ingår från LSS avdelningschef. Enhetschefer träffas regelbundet, 1 gång/vecka, i LSS-avdelningens ledningsgrupp. En gång per månad är detta en APT, arbetsplatsträff, där även administratörer ingår. Utbildningsdagar har ordnats under våren för personliga assistenter angående dokumentation, avvikelsehantering, Lex Sarah mm. Under hösten 2013 kommer en utbildningssatsning att göras inom som kommer att handla om att medvetandegöra arbetet, värdighetsgarantier, bemötande mm. En mässa kommer att ordnas i november för brukare, personal och anhöriga. Under 2013 satsas det extra på. Förra året var det äldreomsorgen. Detta sker på olika sätt, t ex via utbildningssatsningar som beskrivs ovan. Enligt de vi intervjuat fungerar kedjan med information bra från förvaltningsledning till verksamhetschef. Vid kostsamma beslut signaleras detta från enhetschef till avdelningschef, controller och till verksamhetschef. 11.4 Riktlinjer och rutiner för handläggning Det finns inga politiskt antagna riktlinjer för handläggning inom LSS förutom lagens intentioner. Verksamheten ska bygga på individuell prövning varför det inte varit aktuellt med riktlinjer. Riktlinjer inom handikappomsorgen, LSS, är en aktuell fråga och som diskuteras i många kommuner. Främst har socialstyrelsen i några sammanhang sagt att det finns risker med riktlinjer inom denna verksamhet. Vi anser inte att det är någon risk om det görs på rätt sätt. Riktlinjer eller 8
vägledning som många kommuner väljer att kalla det handlar inte om att ersätta befintliga lagar utan handlar främst om att ge en samsyn i hanteringen av ärenden. Samsynen i sig innebär att risken för godtycke i samband med handläggning minskar. Möjligheten till att fokusera på vissa områden som t ex barnperspektivet blir också viktiga vid denna typ av riktlinjer. Dessutom är denna typ av riktlinjer/vägledning viktiga då nya handläggare kommer att bli ett verktyg i deras introduktion. Argumenten som vissa påtalar till varför det inte ska finnas riktlinjer är att verksamheten bygger på individuell bedömning och att riktlinjer kan försvåra detta. Vi delar inte den uppfattningen. Individuell prövning är grunden i biståndshandläggning och riktlinjer ger handläggarna rutiner att följa i ärendet. Det finns rutiner för handläggning i och med det administrativa verksamhetssystem som används. Ett bestämt flöde för handläggningen finns inlagt i systemet. Inga specifika rutiner i övrigt för LSS handläggningen finns utan LSS-handläggarna följer de rutiner som gäller för hela biståndsavdelningen. LSS-handläggarna har full delegation i beslut om alla insatser. Vid särskilt kostsamma beslut signalerar handläggarna vidare inom organisationen. Handläggarna har kunskap om den ekonomiska utvecklingen i och med de arbetsplatsträffar man är delaktig i. Biståndshandläggning ska i grunden ej ta hänsyn till det ekonomiska läget utan ska vara individuellt behovsprövade. Vår uppfattning är dock att det är viktigt att biståndshandläggarna har kunskap om helheten, d v s även om ekonomin. 11.5 Våra kommentarer Det styrsystem man valt i Arvika är det som ska användas och därmed också ska arbetas aktivt med. Vi har fått vissa indikationer på att det inte arbetas aktivt med och att det inte alltid är känt i hela vägen ut i organisationen. Vår bedömning är att man kontinuerligt bör arbeta än mer aktivt med att implementera styrsystemet i hela organisationen. Vi tycker att de verksamhetskort som finns är av god kvalitet. Den ledningsorganisation med styrgrupper man har inom förvaltningen bedömer vi som god. Vår uppfattning är att förvaltningen bör arbeta fram riktlinjer för handläggning och bedömning inom enligt det vi skrivit om ovan i 11.4.. 12. Från ansökan till verkställighet Vi har genom intervjuer med handläggare och enhetschefer försökt följa och kartlägga processen kring ansökningar, bedömning och beslut, verkställighet samt uppföljning av LSS-insatser. Ansökan inkommer från den enskilde eller dess företrädare och är vanligtvis skriftlig. Ett mottagningsbrev skickas till den sökande, ärendet aktualiseras och utredning startar. Handläggaren träffar den enskilde och ärendet kompletteras med de intyg etc som är nödvändiga. En personkretsbedömning görs av handläggaren i de fall det inte redan är gjort. Personkretsbedömningen är grunden till vilken insats som kan bli aktuell. 9
Den mesta tiden läggs på utredningsfasen. Vid enklare ärenden är det oftast en handläggare men vid svårare ärenden, som t e x vid personlig assistans är det alltid två handläggare. Handläggarna träffas regelbundet och diskuterar ärenden i syfte att tänka lika d v s undvika godtycklighet i besluten. Mallar för handläggningen finns i det databaserade verksamhetssystemet. Handläggarna träffar handläggare i andra kommuner i s k nätverksträffar två gånger per år. Efter slutförd utredning avges beslut. Inriktningen är att besluten ska tydligöra vilka insatser den enskilde kan erhålla. Besluten är tidsbegränsade och kan vara olika långa. Daglig verksamhet och boende är ej tidsbegränsade. Övriga beslut är vanligtvis på ett år, ibland på sex månader och ska då omprövas. Den enskilde erhåller alltid ett skriftligt beslut. Vid avslag lämnas besvärshänvisning. I Arvika ges avslag på flera ärenden varje år och man har alltid ärenden i rätten. I ett flertal ärende har kommunen förlorat i förvaltningsrätten men vunnit i kammarrätten. När beslutet är fattat överlämnas ärendet till verksamheterna för verkställighet. Överlämnandet sker via datasystemet och enhetschef i aktuellt område tar emot beslutet. Utifrån underlaget genomförs en planering i verkställigheten och tillsammans med den enskilde och berörd personal. I detta skede upprättas genomförandeplaner. Enligt uppgift finns genomförandeplaner för alla. Boendesamordnare finns som fördelar boendeplatser vid beslut om boende. För närvarande är det kö då inga platser finns. Fr o m 2014 kommer ett nytt boende att stå klart. I vissa ärenden görs också en utredning av Försäkringskassan. Kommunens och försäkringskassans utredning görs oberoende av varandra. Om försäkringskassans beslut skulle vara ett annat än kommunens så kan kommunen riskera att få ta hela kostnaden. I och med att det finns två myndigheter inblandade så förutsätts ett gott samarbete och detta fungerar bra och smidigt i Arvika enligt handläggaren. Uppföljning av insatser är en mycket viktig fråga inom ramen för handläggningsprocessen såväl för den enskilde som för kommunstyrelsen. Här möjliggörs uppföljning av om målet för de insatser som beslutats uppnåtts och om de utförts till en rimlig kvalitet. Besluten är tidsbegränsade och datasystemet signalerar när det är dags för uppföljning. Mot bakgrund av omprövningen fattas ett nytt beslut som meddelas verkställigheten. Det nya beslutet ligger sen till grund för nya/justerade genomförandeplaner. 12.1 Våra kommentarer Biståndsbedömning är en mycket viktig funktion i den kommunala verksamheten. Här genereras den verksamhet som ska bedrivas och därmed även kostnader. Vår bedömning är att handläggning av LSS-ärenden är väl fungerande och att det finns en hög kompetens bland biståndshandläggarna. Detta visar inte minst antalet överklagade ärenden som i 10
jämförelse med andra kommuner är hög. Dessutom har kommunen ofta fått rätt i dessa överklagningar. Som tidigare nämnts saknar vi dock riktlinjer för handläggning och bedömer att riktlinjer ytterligare skulle öka kvalitén i handläggningsprocessen. 13. Uppföljning av verksamheten 13.1 Uppföljning av ekonomi Enhetschefer är ansvariga för uppföljning av ekonomi i sina respektive enheter. Uppföljning ska göras varje månad. Enhetschefernas uppföljning sammanställs och analyseras av avdelningschef. Controller är delaktig i uppföljningen på alla nivåer. Två gånger per år, mars och augusti, görs prognos som går till kommunstyrelsen. Kommundirektör är föredragande av alla verksamheter till kommunstyrelsen. Vid intervjuer framkommer att enhetscheferna är nöjda med de underlag man får angående uppföljning av både ekonomi och personal. Enligt uppgift brukar de prognoser som görs överensstämma med verkligt utfall. Administratör sköter de ekonomiska transaktionerna mellan kommunen och försäkringskassan vad avser personlig assistans. Varje månad kan avdelningen exakt se per individ både kostnader och intäkter. Det finns en stor svårighet att planera och prognostisera ekonomin kring denna hantering då försäkringskassans handläggningstider ibland är lång. 13.2 Uppföljning av verksamhet Verksamhetsberättelse görs årligen för hela verksamheten. I verksamhetsberättelsen finns en omvärldsanalys som beskriver vilka faktorer som har påverkat verksamhetens utveckling. Verksamheterna följer upp utifrån ett antal indikatorer under respektive perspektiv. Indikatorn är ett sätt att mäta och definiera målnivåer som visar hur väl verksamheten har uppnått de uppsatta målen. I verksamhetsberättelsen redovisas ett antal nyckeltal, för LSS redovisas antal vårddygn och kostnad per vårddygn under en femårsperiod. Varje enhet ska redovisa nyckeltal enligt en given mall. Vid vår granskning framgår att detta inte fungerar fullt ut alla månader men att det är något man utvecklar. Kommunen har gett ut Kommunens kvalitet i korthet som är en redovisning av faktorer som belyser kvalitet i ur ett medborgarperspektiv. Redovisningen kom till för att ge de förtroendevalda en bild av ett antal viktiga kunskapsområden att kommunicera med kommuninvånarna. Redovisningen beskriver kommunens kvalitet och effektivitet och är en sammanställning av 11
information från olika källor, såsom SCB, Skolverket, Socialstyrelsen; Svensk näringsliv samt flera egna mätningar som kommunen genomfört. Brukarundersökning görs regelbundet vartannat år. Den vi tagit del av är från 2012 och rör LSSverksamhetens boenden samt personlig assistans. Nästa brukarundersökning kommer att göras 2014. Undersökningen redovisar bl a nöjdhet, trivsel, bemötande, förtroende, mat mm. En medarbetarundersökning har gjorts under 2012. Undersökningens frågor behandlar organisation, ledarskap, utveckling, kunskap, information, medarbetarsamtal, hälsa, motivation mm. Vi har tagit del av resultatet och noteras kan att medarbetarna till största del är positiva till sitt arbete men att det är en förhållandevis stor andel som är negativa. Noters kan också att medarbetarna inom LSS är mindre positiva till sitt arbete än vård och omsorg och kommunen som helhet. Handlingsplaner ska nu tas fram i syfte att förbättra resultatet. Inom vård- och omsorg görs interna uppföljningar och granskningar. Vi har tagit del av dokumentationsgranskning i verksamhetssystemet. Dokumentationsgranskning är en skyldighet enligt lagstiftningen. Personalen dokumenterar direkt i verksamhetssystemet varför kunskap och kontroll är nödvändigt. Ett kvalitetsledningssystem är under utarbetande och kommer att vara färdig inom kort. Ett sådant system kan samla och strukturera hur uppföljning av verksamhet ska ske. 13.3 Våra kommentarer Vår bedömning är att man arbetar med uppföljning av ekonomi utifrån tydliga strukturer där enhetschefer har sitt ansvar i uppföljningen. Vår uppfattning är att rutinerna kring ekonomiska transaktionerna mellan kommunen och försäkringskassan är tillförlitliga. En god kontroll finns. Det är stora pengar det handlar om varför säkra rutiner är ett måste. Rutiner som dessa bör dokumenteras i möjligaste mån och vår rekommendation är att detta görs. Vad avser uppföljning av verksamhet så görs detta i en omfattning som vi bedömer som god. I ett kommande kvalitetsledningssystem kan rutinerna struktureras ytterligare och vi bedömer detta som nödvändigt för att få en kontinuitet och säker struktur i de uppföljningar som görs. Den uppföljning som görs av Kommunens kvalitet i korthet vill vi särskilt framhålla som positiv. 14. Framtid Förvaltningen gör bedömningen att det finns ett antal utvecklingsfrågor inom LSS-området som man vill arbeta vidare med. Enligt avdelningschef är det bl a arbetsätt där man vill arbeta mer i team, datorisering av personlig assistans, där det inte fungerar idag p g a teknikproblem. Man vill samverka mer med psykiatrin och inom länet. Man vill också arbeta mer med ekonomi och resursfördelning. 12
Vad avser behovet av insatser framöver så gör man bedömningen att i och med att det nya boendet blir färdigställt så kommer behovet av boendeplatser med marginal att vara tillgodosett. Man anser sig ha god beredskap framåt i tiden utifrån kunskap om vilka personer som finns i kommunen idag. LSS är dock en verksamhet som snabbt kan förändras så säkra prognoser kan inte göras. KPMG, dag som ovan Lena Forssell Certifierad kommunal yrkesrevisor 13