Tillämpningsanvisningar till reglemente för väsentlighetsoch riskanalys och intern kontroll

Tillämpningsanvisningar 2008-12-16 rev 1 KFKS 2007/752 1 Tillämpningsanvisningar till reglemente för väsentlighetsoch riskanalys och intern kontroll Arbetet med väsentlighets- och riskanalyser och intern kontroll ska tydliggöra nämndernas väsentliga områden, strategiska mål, nyckeltal samt åtgärder för att uppnå de strategiska målen. Till stöd för detta arbete lämnar stadsledningskontoret tillämpningsanvisningar. De ska tillämpas i arbetet med Mål & Budget, vid redovisning av månads-, tertial- och årsbokslut. Anvisningarna har delats upp i avsnitten; strategiska mål, nyckeltal, riskanalys, åtgärder, kontrollpunkter för intern kontroll, resursfördelning. I varje avsnitt redovisas numrerade punkter där nämndens uppgifter framgår. Ibland preciseras punkten ytterligare. Stadsledningskontoret Lennart Jonasson Stadsdirektör Jane Rönnholm Kollén Internrevisor Innehållsförteckning 1. Inledning... 2 2. Strategiska mål... 3 3. Nyckeltal... 5 4. Riskanalys... 7 5. Åtgärder... 9 6. Kontrollpunkter för intern kontroll... 12 7. Resursfördelning... 13

Nacka kommun 2008-12-16 2 Tillämpningsanvisningar till reglemente för väsentlighetsoch riskanalys och intern kontroll 1. Inledning Arbetet med väsentlighets- och riskanalyser och intern kontroll ska, som en del i en effektiv budget- och bokslutsprocess, tydliggöra nämndernas 1 väsentliga områden, strategiska mål, nyckeltal samt åtgärder för att uppnå de strategiska målen. Som stöd lämnas dessa tillämpningsanvisningar. De ska tillämpas i arbetet med Mål & Budget, vid redovisning av månads-, tertial- och årsbokslut. Nämndernas ansvar har tydliggjorts i Reglementet för väsentlighets- och riskanalys och intern kontroll och i bestämmelserna i varje nämnds reglemente. Promemorian Så styrs Nacka; mål- och resultatstyrning, beskrivning av kommunens styrsystem har noterats av kommunstyrelsen och sänts till kommunfullmäktige och samtliga nämnder för kännedom, KS 26 november 2007, 262. Som en del i en effektiv mål-, budget- och bokslutsprocess prioriterar nämnden mellan sina områden och tar fram förslag på strategiska mål till kommunfullmäktige som fångar nämndens väsentliga områden, beslutar om nyckeltal som fokuserar på det som är väsentligt för att det strategiska målet ska uppfyllas, beslutar om åtgärder med utgångspunkt från nämndens måluppfyllelse av strategiska mål, beslutar om kontrollpunkter för intern kontroll om nämndens analys påvisat behov av intern kontroll som faller utanför de områden som omfattas av nämndens strategiska mål, beslutar om resursfördelning, omprövar tidigare beslut och strategier. Nyckeltalen ska stödja uppföljningen av måluppfyllelsen av de strategiska målen. Utmaningen ligger i att använda nyckeltal som hjälper till att identifiera vad som behöver åtgärdas, och också medger uppföljning av hur effektiva åtgärderna har varit. Följande frågor underlättar nämndens arbete. Svaren talar om vilka utvecklingsområden som nämnden har och som bör prioriteras. Nåddes beslutade målnivåer? Hur står sig verksamhetens resultat i jämförelse med andras? Vad är orsaken till uppkommen situation? I vilken utsträckning förklaras resultatet av nämndens strategi och vad nämnden faktiskt har gjort respektive oförutsedda interna och externa händelser? Hur effektiva var åtgärderna? Gav redovisade åtgärder den väntade effekten? Om inte, i vilken utsträckning förklaras detta av att nämnden gjorde något 1 Med nämnd avses även kommunstyrelsen, Velamsundsstyrelsen och samtliga organ inom kommunstyrelsen inklusive verksamhetsutskottet (men inte arbetsutskottet) med den kommunala produktionen samt Nacka Energi AB.

Nacka kommun 2008-12-16 3 annat än det som var tänkt, av oförutsedda händelser, eller helt enkelt av att nämnden tänkte fel från början? Behöver andra åtgärder vidtas? Användes rätt nyckeltal för att mäta resultat? Behöver nämnden prioritera om resurserna? Vilka lärdomar ska nämnden ta med sig? Genom en riskanalys får nämnden en överblick av de risker som behöver åtgärdas för att nämnden ska åstadkomma en bättre måluppfyllelse. Nämnden värderar i riskanalysen sannolikhet och konsekvens av olika risker för att nämnden inte når sina strategiska mål samt uppnår syftet med internkontroll. Riskanalysen säkerställer att nämndens nyckeltal fokuserar på det som är väsentligt för måluppfyllelsen. Riskanalysen sker således parallellt med att nyckeltal tas fram och är en del i den processen. Nämndens exponering för risker ska hållas på en acceptabel nivå. Nämnderna analyserar varje år relevant, tydligt och systematiskt hur uppdraget ska lösas inför kommande budgetperiod och använder samma struktur vid uppföljningar och årsbokslut. Genom detta förfarande säkerställs en röd tråd i nämndernas utvecklingsarbete för att åstadkomma en bättre måluppfyllelse. Kommunfullmäktige får också relevant information om hur nämnderna uppnår sina mål och om den interna kontrollen är tillräcklig. I samband med årsbokslutet beslutar kommunfullmäktige med bl.a. underlag från fullmäktiges revisorer om ansvarsfrihet ska beviljas eller vägras. Beslutet är ett besked till nämnderna hur fullmäktige ser på verksamheten och dess resultat vad som är bra och vad som är mindre bra. Följande är exempel på när kommunfullmäktige kan överväga att inte bevilja ansvarsfrihet: bristande måluppfyllelse ohörsamhet till mål och riktlinjer fastlagda av fullmäktige eller föreskrifter, bristande styrning, ledning, uppföljning och kontroll, förtroendeskada eller annan immateriell skada, ekonomisk skada, obehörigt beslutsfattande, inte lagenlig verksamhet, brottslig gärning, otillräcklig beredning av ärenden, inte rättvisande redovisning revisorerna har tidigare påtalat brister i de förtroendevaldas ansvarstagande som inte har åtgärdats 2. Strategiska mål Strategiska mål ska fånga nämndens väsentliga områden dvs. de viktigaste målen som nämnden har för de kommande fem till tio åren med utgångspunkt från hur nämnden har identifierat sitt uppdrag. Därmed finns förutsättningar för ett långsiktigt förbättringsarbete. Det ska finnas strategiska mål för både verksamhetsresultat och insatta resurser. Målen ska vara väl förankrade bland förtroendevalda, ledare och medarbetare för att få en bra styreffekt. Med strategi menas planerat tillvägagångssätt på längre sikt. Syftet med internkontroll ska tillgodoses av nämndens strategiska mål och nyckeltal.

Nacka kommun 2008-12-16 4 1. Identifiera uppdraget utifrån faktorerna lagar, förordningar och föreskrifter kommunens vision kommunens grundläggande värdering kommunens övergripande mål nämndernas uppdrag och uppgifter enligt sina reglementen de ekonomiska ramar och budgetdirektiv 2 som kommunstyrelsen i förväg har angett som grund för nämndernas arbete med förslag till mål och budget det av kommunfullmäktige noterade majoritetsprogrammet som majoritetspartierna antagit inför mandatperioden och som anger vad partierna ser som prioriterade frågor under perioden 2. Föreslå strategiska mål till kommunfullmäktige. 3. Besluta om läge till varje strategiskt mål samt för perspektiven verksamhetsresultat och insatta resurser. Lägesangivelsen är en samlad värdering utifrån NU-läge; utfall av nyckeltal samt annan bedömning. Externa jämförelser ger perspektiv på de egna resultaten. Redovisa tydligt bedömningar och resonemang. Om ett strategiskt mål följs upp med flera nyckeltal kan till exempel utfallet av ett nyckeltal värderas av nämnden som mer betydelsefullt för det strategiska målet än andra nyckeltal. Denna värdering ska i så fall slå igenom när läge anges för det strategiska målet. Detsamma gäller om ett strategiskt mål värderas som mer betydelsefullt än andra strategiska mål när lägen ska anges för perspektiven verksamhetsresultat och resurser. Om ett visst läge har angetts vid budget/uppföljning/bokslut, kan inte ett annat läge anges nästa gång om det inte finns utfall eller tydliga bedömningar och resonemang som stödjer den ändrade lägesangivelsen. Lägen anges i tre nivåer i färg/text. Kriterierna ska följas. Läge Kriterier Har brister OK Bra Resultaten för nyckeltalen ligger sammantaget under fastställda målnivåer. Resultaten är inte styrkta med utfall för fastställda nyckeltal. Resultatutvecklingen är negativ över tid. Resultatet för nyckeltalen uppfyller sammantaget fastställda målnivåer. Resultaten är styrkta med utfall för fastställda nyckeltal. Resultaten av nyckeltalen överstiger sammantaget fastställda målnivåer Resultatutvecklingen för nyckeltalen är positiv över tid (minst 2 år). Resultaten för nyckeltalen är externt jämförbara. 2 Budgetdirektiven är påpekanden från kommunstyrelsen utifrån dess uppsikts- och samordningsansvar om vad kommunstyrelsen bedömer att det är viktigt att nämnderna fokuserar på det kommande året.

Nacka kommun 2008-12-16 5 3. Nyckeltal Nyckeltalen ska fokusera på det som är väsentligt för att det strategiska målet ska uppfyllas. För att nyckeltalen ska få en styrande funktion är själva processen då nyckeltalen tas fram lika viktig som vilka nyckeltal som faktiskt väljs ut. Nyckeltalen måste, för att få en bra styreffekt, förstås och accepteras av organisationen dvs. förtroendevalda, ledare, medarbetare. Nyckeltalen ska stödja uppföljningen av måluppfyllelsen av de strategiska målen. Nyckeltalen ska hjälpa till att identifiera vad som behöver åtgärdas, och vid uppföljningen också visa hur effektiva åtgärderna har varit. Syftet med internkontroll ska huvudsakligen tillgodoses av nämndens strategiska mål och nyckeltal. 1. Nämnden beslutar om ett eller fler nyckeltal till varje strategiskt mål. a. Se till att nyckeltalet kort beskriver vad som ska undersökas för att ta reda om ett mål är uppfyllt eller inte. De ska gå att skilja bra värden från dåliga värden. Det ska vara enkelt att förstå och svårt att manipulera. Det ska gå att påverka. Mätning av nyckeltalet ska visa om nämnden är på väg att uppfylla målet. b. Se till att det finns nyckeltal som kan användas som grund för värderingar, analyser och korrigerande åtgärder under pågående period. c. Se till att det finns nyckeltal för att värdera i vilken utsträckning nyckeltalet har uppfyllts efter avslutad period. d. Säkerställ att det nyckeltal som mäts också är det nyckeltal som påverkar det strategiska målet och att det inte finns andra faktorer som påverkar målet. Kanske ska andra nyckeltal mätas istället. Det ska finnas ett orsakssamband mellan nyckeltal och strategiskt mål för att kunna dra giltiga slutsatser av utfallet. Orsakssambandets styrka kan variera. e. Säkerställ att nyckeltalet mäter det som är tänkt att mätas. Om det råder en dålig överensstämmelse mellan utförd mätning och definition av nyckeltal har undersökningen dålig giltighet. Mätning av nyckeltal ska kunna upprepas. f. Se till att det finns nyckeltal som möjliggör jämförelser med andra kommuner och i vissa fall med företag och andra organisationer. 2. Nämnden beslutar om en målnivå för varje nyckeltal som ska uppnås under verksamhetsåret. Målnivån ska vara rimlig och motiveras med hänsyn till kvalitet och insatta resurser. För att säkerställa att målnivåerna läggs på en optimal nivå bör följande frågor besvaras: Hur har det egna resultatet utvecklats över åren? Hur står sig det egna resultatet i jämförelse med andras? Är området prioriterat i den egna verksamheten? Vad innebär de lokala förutsättningarna för möjligheterna att åstadkomma resultat?

Nacka kommun 2008-12-16 6 3. Besluta om frekvens och mätmetod för nyckeltalet. Frekvensen måste stämma överens med vald mätmetod och ha ett rimligt intervall. Vid stickprov är det viktigt att urval av populationen görs slumpmässigt för att korrekta slutsatser ska kunna dras för hela populationen. Alla analysenheter måste ha samma sannolikhet eller åtminstone olika men kända sannolikheter för att komma med i urvalet. Det går inte att ersätta en mer svåranträffad analysenhet med en mer lättanträffad analysenhet. Redovisa mätmetod vid uppföljning. 4. Ta hänsyn till den statistiska felmarginalen när utfallet analyseras. Resultatet från opinions- och marknadsundersökningar som bygger på stickprov har en viss osäkerhet. En del av osäkerheten kan skattas, nämligen den statistiska felmarginalen. Felmarginalen kan bara beräknas om urvalet har gjorts obundet slumpmässigt ur ett register/ urvalsram över en större population. Även andra typer av felkällor kan finnas som det statistiska bortfallets storlek och sammansättning, dåliga frågeformuleringar samt relevans för det som man egentligen vill ha reda på. Vid telefonurval ska t.ex. varje analysenhet ha samma möjlighet att komma med i urvalet, ensamhushåll eller hushåll med flera fasta telefonlinjer ska inte vara överrepresenterade, hushåll med kontantmobiler ska inte vara underrepresenterade, personer som ofta är hemma ska inte vara överrepresenterade, intervjuaren ska inte påverka den intervjuade mm. Problem med ett stort och eventuellt snedvridande bortfall kan hanteras genom att populationen omdefinieras, skäl för att inte låta sig intervjuas minimeras, bortfallsanalys sker mm. Populationen måste definieras. Det ska vara tydligt vilka analysenheter som ingår. Det är viktigt att öppet redovisa bortfallsanalysen. Den statistiska felmarginalen bestäms sammantaget av; Säkerhetsnivån: Vanligt är att använda 95-procentig säkerhetsnivå för att vara säker på att det inte är slumpen som ligger bakom ett visst resultat. Urvalets storlek: Ju större urval desto mindre felmarginal. Vid ökning av antalet analysenheter krymper alltid felmarginalen men nyttan är avtagande. Att gå från 100 till 1000 analysenheter innebär att felmarginalen krymper med mellan 4 och 7 procentenheter. Ett urval om 1000-1500 analysenheter har ändå en felmarginal om +- 2-3 procentenheter. Spridning av resultatet i det som undersöks:

Nacka kommun 2008-12-16 7 Större spridning leder till större felmarginal. Felmarginalen är som störst för procenttal kring 50 procent för att sedan minska uppåt 100 procent eller nedåt 0 procent. Urvalets storlek i förhållande till populationen: Felmarginalen krymper när urvalets storlek närmar sig populationens storlek. 5. Besluta under budgetåret vid behov om reviderade nyckeltal. De redovisas vid nästa uppföljning till kommunstyrelsen; tertial 1, tertial 2 eller årsbokslut. 4. Riskanalys Riskanalysen innebär att nämnden värderar sannolikhet och konsekvens av olika risker för att nämnden inte når sina strategiska mål samt uppnår syftet med internkontroll. Den säkerställer att nämndens nyckeltal fokuserar på det som är väsentligt för måluppfyllelsen. Riskanalysen sker således parallellt med att nyckeltal tas fram och är en del i den processen. Genom en riskanalys får nämnden en överblick av de risker som behöver åtgärdas. Nämndens ska åtgärda de risker som har de högsta riskvärdena. Nämndens exponering för risker ska hållas på en acceptabel nivå. 1. Identifiera och analysera systematiskt nämndens risker för att nämnden inte når sina strategiska mål. Beakta tidigare dokumenterad riskanalys. Riskanalysen ska uppdateras minst varje år eller efter behov. a. Identifiera och analysera externa risker för organisationens olika nivåer genom omvärldsanalyser. Externa risker kan vara utveckling av befolkning, arbetsmarknad, infrastruktur, näringsliv, förmågan att attrahera arbetskraft eller beslut fattade av andra. Regering, riksdag, EU kan t.ex. besluta om förändrad lagstiftning, förordningar eller föreskrifter som har en direkt eller indirekt påverkan på verksamheten. b. Identifiera och analysera interna risker för organisationens olika nivåer. De kan identifieras på olika sätt; t.ex. genom intervjuer, enkäter, granskning av processer, dokumentation av tidigare inträffade händelser eller revisionsrapporter. Interna risker kan vara att målen är okända i organisationen, verksamheten bedrivs inte kostnadseffektivt, insatta resurser är för höga i förhållande till beslutad kvalitet eller vid externa jämförelser, beslutade prestationer levereras inte, beslut verkställs inte och följs inte upp i förhållande till den beslutade verksamhetsinriktningen och strategiska mål. Interna risker är också dålig följsamhet till lagstiftning, förordningar och föreskrifter, kommunens reglementen och riktlinjer, personalens kompetens, personalomsättning, organisationsförändringar, förändringar av arbetsuppgifter, otydlig ansvarsfördelning, otydlig delegationsordning, beslutade rutiner är okända i organisationen, rutiner tillämpas felaktigt, beslutade kontrollåtgärder utförs inte, brister som upptäcks åtgärdas inte.

Nacka kommun 2008-12-16 8 Interna risker kan också vara att; Budgetbeslut fattas på grund av felaktiga kalkyler därför att räkenskaperna inte är rättvisande och redovisningen av nämndens prestationer avseende kvantitet, kvalitet och resursanvändning inte är ändamålsenlig och tillförlitlig. Risker för oegentligheter kan förekomma i samband med upphandlingar av varor och tjänster, avtalsfrågor, bidragsgivning, etableringar, investeringar, relationer till leverantörer och utförare samt vid redovisning av prestationer m.m. Risker kan förekomma om det finns motiv att utnyttja bristerna samtidigt som det finns brister i redovisningen eller redovisningen är möjlig att manipulera, det finns brister i uppföljning och kontroller, bristfälligt skydd av tillgångar, dålig arbetsfördelning/arbetsrotation och en tillåtande kultur. Redovisningsrisker kan handla om att betalning sker av privata räkningar eller utbetalning av bidrag till närstående. Det kan också vara att mottagningsattest felaktigt görs av någon som faktiskt inte vet att varan, tjänsten har levererats. IT-baserade risker kan t.ex. vara att krav inte tillgodoses eller rutiner inte följs avseende behörighetskontrollsystem, lagring, skydd mot obehöriga ändringar, integritet samt spårbarhet dvs. identifikation av vem som gjort vad. 2. Värdera subjektivt på en skala 1-5 sannolikheten för att risken inträffar. 3. Värdera subjektivt varje risk på en skala 1-5 konsekvensen för att risken inträffar. 4. Multiplicera värdet för sannolikhet med värdet för konsekvens för varje risk för att beräkna riskvärdet. Dokumentera riskanalysen. En dokumentation av de resonemang som ligger till grund för gjorda värderingar är till god hjälp vid nästa riskanalys. Om det kan antas att offentliggörande av riskanalysen innebär att riskvärdet ökar för någon risk kan eventuellt en sekretessbeläggning ske av denna del av riskanalysen.

Nacka kommun 2008-12-16 9 Beslut om sekretess fattas av behörig tjänsteman enligt nämndens delegationsordning. 5. Besluta hur risken ska åtgärdas. a. Acceptera risken om verksamheten påverkas minimalt. b. Begränsa risken dvs. minska sannolikhet och konsekvens för att risken inträffar. c. Låt bli de aktiviteter som ger upphov till risken. 5. Åtgärder Nämnden ska åtgärda de risker som har de högsta riskvärdena i riskanalysen. Utmaningen för nämnden ligger i att använda nyckeltal som hjälper till att identifiera vad som behöver åtgärdas, och att nyckeltalen också medger uppföljning av hur effektiva åtgärderna har varit. Följande frågor underlättar nämndens arbete. Nåddes beslutade målnivåer? Hur står sig verksamhetens resultat i jämförelse med andras? Vad är orsaken till uppkommen situation? I vilken utsträckning förklaras resultatet av nämndens strategi och vad nämnden faktiskt har gjort respektive oförutsedda interna och externa händelser? Hur effektiva var åtgärderna? Gav redovisade åtgärder den väntade effekten? Om inte, i vilken utsträckning förklaras detta av att nämnden gjorde något annat än det som var tänkt, av oförutsedda händelser, eller helt enkelt av att nämnden tänkte fel från början? Behöver andra åtgärder vidtas? Användes rätt nyckeltal för att mäta resultat? Behöver nämnden prioritera om resurserna? Vilka lärdomar ska nämnden ta med sig? 1. Åtgärda de risker som har de högsta riskvärdena i nämndens riskanalys. a. Jämför kostnaden för nödvändiga åtgärder mot nyttan av att riskvärdet reduceras till en acceptabel nivå. Ekonomiska och verksamhetsmässiga faktorer ska vägas in liksom vikten av att upprätthålla förtroendet för verksamheten hos olika intressenter. Säkerhetsnivån ska bedömas vara rimlig. b. Åtgärda risker som inträffar mer sällan men som får mycket allvarliga konsekvenser när de inträffar. Åtgärda på samma sätt risker som inträffar ofta men där konsekvenserna varje gång är små.

Nacka kommun 2008-12-16 10 c. Undvik åtgärder med hög kostnad men med låg förväntad effekt. Överväg i stället alternativa åtgärder. d. Specificera åtgärderna. Redovisa också de ekonomiska effekterna av varje åtgärd. Genom att åtgärderna är konkreta och tydliga är de också möjliga att utvärdera. e. Utvärdera åtgärderna kontinuerligt. 2. Besluta om en förteckning över nämndens åtgärder. Redovisa enligt punkten 6 nedan till varje identifierad risk: nämndens strategiska mål, riskanalys med riskvärde, åtgärd inklusive beräknad ekonomisk effekt/åtgärd, uppföljning av åtgärd inklusive redovisning av frekvens och metod. Ange om åtgärden är på kort sikt eller på längre sikt (ange år). Riskvärdet bör vid nästa analys ha minskat till en acceptabel nivå om det var relevanta åtgärder som vidtogs. 3. Nämndens inriktning måste vara att utfall som visar har brister ska åtgärdas, för att utfallet vid nästa mätning ska visa OK. Nämnden ska analysera befintliga risker samt besluta om resultatförbättrande åtgärder inklusive beräknad ekonomisk effekt/åtgärd för att uppnå nyckeltalens fastställda målnivåer. Läge Har brister OK Kriterier Resultaten för nyckeltalen ligger sammantaget under fastställda målnivåer. Resultaten är inte styrkta med utfall för fastställda nyckeltal. Resultatutvecklingen är negativ över tid. Resultatet för nyckeltalen uppfyller sammantaget fastställda målnivåer. Resultaten är styrkta med utfall för fastställda nyckeltal. 4. Nämndens inriktning bör vara att även vid utfall som är OK ska resultatförbättrande åtgärder tas fram i möjligaste mån för att utfallet vid nästa mätning ska visa Bra. Nämnden ska analysera befintliga risker samt besluta om resultatförbättrande åtgärder inklusive beräknad ekonomisk effekt/åtgärd för att uppnå nyckeltalens fastställda målnivåer. Bra Resultaten av nyckeltalen överstiger sammantaget fastställda målnivåer Resultatutvecklingen för nyckeltalen är positiv över tid (minst 2 år). Resultaten för nyckeltalen är externt jämförbara. 5. Besluta vid behov under budgetåret om en reviderad förteckning över åtgärder inklusive ekonomisk effekt/åtgärd. Den redovisas vid nästa uppföljning till kommunstyrelsen; tertial 1, tertial 2 eller årsbokslut.

Nacka kommun 2008-12-16 11 6. Förteckning över nämndens åtgärder inklusive ekonomisk effekt/åtgärd.(exemplen är från budget 2008)

Nacka kommun 2008-12-16 12 6. Kontrollpunkter för intern kontroll Om nämndens riskanalys har påvisat behov av intern kontroll som faller utanför de områden som omfattas av nämndens strategiska mål och nyckeltal är det nödvändigt med särskilda kontrollpunkter för intern kontroll. Med intern kontroll avses systematiskt ordnade kontroller i organisation, system, processer och rutiner samt säkerställande av att rutiner och arbetssätt tillämpas på avsett sätt och är effektiva för att uppnå verksamhetens mål. Syftet med internkontroll är: En ändamålsenlig och kostnadseffektiv verksamhet. Det innebär att ha kontroll över insatta resurser, prestationer och kvalitet samt att säkerställa att fattade beslut verkställs och följs upp i förhållande till fastställd verksamhetsinriktning och strategiska mål. Kvalitet/ verksamhetsresultat ska relateras till insatta resurser. En tillförlitlig finansiell rapportering och information om verksamheten. Det innebär att ha tillgång till rättvisande räkenskaper, ändamålsenlig och tillförlitlig redovisning av verksamhetens prestationer avseende kvantitet, kvalitet och resursanvändning samt övrig relevant information om verksamheten. Lagar, föreskrifter, riktlinjer mm. tillämpas. Det omfattar även förordningar, kommunens interna regelverk samt ingångna avtal med olika parter. 1. Besluta om en förteckning över kontrollpunkter för intern kontroll. Redovisa enligt punkten 3 nedan till varje kontrollpunkt: process, riskanalys med riskvärde samt uppföljning under året inklusive frekvens och metod. 2. Besluta vid behov under budgetåret om en reviderad förteckning över kontrollpunkter. Den redovisas vid nästa uppföljning till kommunstyrelsen; tertial 1, tertial 2 eller årsbokslut. 3. Förteckning över nämndens kontrollpunkter. 4. Utvärdera i årsbokslutet om syftet med internkontroll har uppnåtts. Beakta i utvärderingen iakttagelser från extern och intern revision. Redovisa åtgärder inklusive beräknad ekonomisk effekt/åtgärd. Ange om åtgärden är på kort sikt eller på längre

Nacka kommun 2008-12-16 13 sikt (ange år). Riskvärdet för kontrollpunkten bör vid nästa analys ha minskat till en acceptabel nivå om det var relevanta åtgärder som vidtogs för att hantera risken. 7. Resursfördelning Utifrån ett helhetsperspektiv på kommunens totala resursanvändning motiverar varje nämnd sin ram och omfördelar vid behov resurserna inom given ram. För att åstadkomma en god ekonomisk hushållning ska det finnas ett klart samband mellan resursåtgång, prestationer, resultat och effekter. Syftet är att åstadkomma den bästa måluppfyllelsen för kommunen. Om måluppfyllelsen för två lika verksamheter är olika kan det finnas skäl att omfördela resurser för att skapa en optimal måluppfyllelse. Externa jämförelser som innebär högre eller lägre kostnad än likvärdiga kommuner och som inte beror på Nackas ambitionsnivå kan medföra en omfördelning mellan nämnder och inom nämnder (se WebOr 3 ). Analysen av externa jämförelser bör kunna förklara sådana faktorer som kommunen själv kan påverka och vara till hjälp i nämndens långsiktiga förbättringsarbete. Genom att varje nämnd översätter beslutade åtgärder till intäkter och kostnader visas ett samband mellan insatta resurser och verksamhetsresultat. Nackas resursfördelningsmodell ska också ta hänsyn till kompensation för priser (relevant prixindex), löner (avtalseffekter), volymer (realistisk befolkningsprognos) samt marknaden. Förändringar som beror på marknaden kan ske om det finns många aktörer. Ersättningen kan minskas per enhet därför att produktionskostnaden antas vara lägre än den hittills givna ersättningen. Differensen kan användas till omfördelning mellan nämnder. Om det finns få aktörer på en marknad antas det omvända gälla. Ersättningen kan ökas per enhet för att stimulera till fler anordnare. Nackas resursfördelningsmodell Verksamhet Läge verksamhetsresultat Läge insatta resurser Verksamhet A Verksamhet B Verksamhet C Hela organisationen Bra Har brister Bra OK Bra OK Har brister Har brister Ekonomisk ram föregående period (mkr) Ekonomisk effekt av redovisade åtgärder Pris- och lönekompensation Volymkompensation Marknadsmotiverade förändringar Förslag till beslut %- förändring 1 000 10-10 0-50 950-5 500 10-10 40 0 540 8 500-20 -20-20 100 540 8 2 000 0-40 20 50 2 030 1,5 1. Nämnden ska tydligt motivera sina ram och: a. Redovisa sambandet mellan resursåtgång och resultat för strategiska mål och intäkts/kostnadsberäkna varje åtgärd för att förbättra nämndens måluppfyllelse. 3 Sveriges kommuner och landsting har byggt upp kommundatabasen WebOr (www.webor.se). Där finns också tabeller till Vad kostar verksamheten i din kommun liksom information om skattesystemet mm.

Nacka kommun 2008-12-16 14 b. Redovisa strategin för förändringar av budgeten som beror på kompensation för löner, priser. c. Redovisa strategin för förändringar av budgeten som beror på marknaden. d. Redovisa strategin för förändringar av budgeten som beror på kvalitet/effektivitet och insatta resurser per enhet.