ABCD Arvika kommun av personal i förskola, skola och skolbarnomsorg KPMG Örebro 27 februari 2007 Antal sidor 7
Innehåll 1. Inledning 1 2. Syfte 1 3. Metod 1 4. Sammanfattning 2 5. Lagen om registerkontroll 3 5.1.1 Pågående utredningar om registerkontroll 4 6. Iakttagelser 5 6.1 Granskning av personalakter 6 6.2 Vår bedömning 7 BO skola.doc
1. Inledning Sedan 1 januari 2001 skall personer som blivit erbjudna anställning inom förskoleverksamhet, skola och skolbarnomsorg visa ett utdrag ur polisens belastningsregister innan de får börja sin anställning. Syftet med lagen är att stärka barns och ungdomars skydd mot främst sexuella övergrepp genom att förhindra att personer som dömts för vissa brott anställs inom de aktuella verksamheterna. Vi har studerat på vilket sätt Arvika kommun har vidtagit åtgärder för att säkerställa att lagen följs. 2. Syfte Granskningens syfte har varit att studera huruvida kommunen har upprättat riktlinjer för hur man skall uppfylla lagens krav på registerkontrollen samt granska om dessa riktlinjer följs. 3. Metod Granskningen har skett genom intervjuer, studier av dokument samt genom stickprov av personalakter för personer som är anställda inom förskolan eller skolans verksamhetsområde. 1
4. Sammanfattning Sedan 1 januari 2001 skall personer som blivit erbjudna anställning inom förskoleverksamhet, skola och skolbarnomsorg visa ett utdrag ur polisens belastningsregister innan de får börja sin anställning. Vi har genom intervjuer, dokumentgranskning och stickprov av personalakter studerat hur lagen om registerkontroll efterföljs i Arvika kommun. Vi kan konstatera att det finns riktlinjer i kommunen för att säkerställa att lagen om registerkontroll skall uppfyllas i samband med rekrytering av personal som omfattas av lagen. Enligt dessa riktlinjer skall registerutdrag begäras in årligen. För att kunna hantera snabbt uppkomna vakanser kräver Barn- och utbildningsförvaltningen att en person som vill anmäla sig som tillgänglig vikarie på vikarielistan skall lämna in registerutdrag. Dessa krav är dock inget som man har stöd för i lagen då denna anger att det endast är då en person som erbjuds anställning som man har rätt att kräva in intyget av. Genom den stickprovsvisa granskningen som genomförts av vikarier anställda inom förskole- och skolverksamheten från 2003 och framåt kan vi konstatera att 15 av 34 personer har aktuella inlämnade registerutdrag. Detta resultat är inte tillfredsställande och det krävs därför avsevärd förbättring av rutinerna för att säkerställa att lagen och kommunens egna riktlinjer följs. Vi har också kunnat notera vid något fall att registerutdrag lämnats som varit daterat efter anställningens början vilket också strider mot lagkraven. Vi vill därför påpeka att bättre rutiner och uppföljningar måste införas för att säkerställa att lagen följs. 2
5. Lagen om registerkontroll Sedan 1 januari 2001 skall personer som blivit erbjudna anställning inom förskoleverksamhet, skola och skolbarnomsorg visa ett utdrag ur polisens belastningsregister innan de får börja sin anställning. Lagen kan sägas bestå av två mycket viktiga skyddsintressen skyddet av barn mot övergrepp och skyddet av den personliga integriteten. Reglerna gäller vid nyanställningen vilket innebär att redan anställd personal ej omfattas. Om en person återanställs inom ett år sedan tidigare anställning krävs ej att nytt utdrag skall lämnas in. Syftet med lagen är att stärka barns och ungdomars skydd mot främst sexuella övergrepp genom att förhindra att personer som dömts för vissa brott anställs inom de aktuella verksamheterna. Utdraget som krävs visar om personen blivit dömd för vissa allvarliga brott (i regel under de senaste 10 åren) och begränsas till barnpornografibrott, mord, dråp, grov misshandel människorov och grovt rån. Arbetsgivaren får bara anställa om den som erbjuds arbetet visar upp avsedda utdrag. Det finns dock inget förbud mot att anställa en person även om den lämnar ett intyg med anteckning om brott i. Verksamheter som täcks av lagen är: Förskola Familjedaghem Öppen förskola Förskoleklass Grundskola Obligatorisk särskola Specialskola Sameskola Fritidshem Öppen fritidsverksamhet Lagen omfattar inte gymnasieskola och gymnasiesärskola. Lagen omfattar alla som är anställda inom ovanstående verksamheter vilket innebär att t ex även administratörer, vaktmästare, kostpersonal och lokalvårdare berörs. Lagen gäller dock enbart de som är anställda i verksamheterna vilket innebär att t ex praktikanter eller personal som hyrs in från bemanningsföretag ej berörs av lagen. I lagtexten understryks också att det endast är de personer som man har för avsikt att anställa som man skall kräva in utdraget av. Detta innebär att arbetsgivaren inte skall kräva detta t ex av alla personer som söker en tjänst eller om man anmäler sitt intresse för att finns tillgänglig som vikarie t ex i en vikariepool. 3
Det är den personen som skall erbjudas anställningen som själv skall begära registerutdraget från Rikspolisstyrelsen. Ett beslut att anställa någon som inte visat upp registerutdrag kan upphävas om det överklagas enligt 10 kap. kommunallagen. Skolverket kan också i sin utbildningsinspektion kritisera beslutet om lagen inte följs. Skolverket gjorde år 2003, på regeringens uppdrag, en uppföljning av hur lagen tillämpades. I den rapporten konstaterades att lagens barnskyddande aspekter tillämpas relativt väl ute i verksamheterna. Däremot bröt man betydligt oftare beträffande de integritetsskyddande aspekterna genom att kräva in registerutdrag för tidigt i anställningsprocessen. När det gäller hastigt uppkomna vakanser kunde dock konstateras att lagen tillämpades sämre både utifrån den barnskyddande och integritetsskyddande aspekten. Registerutdrag inhämtades inte i samma utsträckning samtidigt som det var mer vanligt förekommande att registerutdrag begärdes innan någon anställning erbjudits. I denna rapport konstaterades också att lagstiftningen behöver ses över och att lagtexten bör formuleras så det blir möjligt för verksamheterna att fylla sitt vikariebehov även med mycket kort varsel, utan att därför bryta mot denna lag. 5.1.1 Pågående utredningar om registerkontroll För närvarande är det endast vid anställning av personal inom förskolan och skola som arbetsgivaren har en skyldighet att begära in utdrag ur polisregistret. Det finns dock förslag på att ytterligare grupper kommer att får samma krav. Detta gäller: Lag om registerkontroll av personal i hem för vård eller boende som tar emot barn (HVB) som finns förslag till i en lagrådsremiss. De nya bestämmelserna föreslås träda i kraft 2007-07-01. Delbetänkande från Assistanskommittén, som på regeringens uppdrag gör en översyn av Lagen om särskilt stöd och service LSS samt lagen om assistansersättning (LASS), lämnat (SOU:2005:100). I denna understryks att det är ytterst viktigt att även personliga assistenter som arbetar med barn och ungdomar skall omfattas av kravet på registerkontroll. 4
6. Iakttagelser I Arvika kommun är det inom Barn- och utbildningsförvaltningens verksamhet som de anställda finns som omfattas av lagen. I kommunens riktlinjer för anställningsprocessen finns angivet reglerna för registerkontroll och hur detta skall hanteras i kommunen. I dessa riktlinjer står bland annat att: Det är den arbetssökande själv som skall begära registerutdrag från polisens belastningsregister. Särskild blankett finns. Det är enbart den som erbjuds anställning som är skyldig att lämna registerutdrag. Erbjudande om anställning bör lämnas med förbehåll för vad som kan framgå av registerutdraget. Registerutdraget får vara högst ett år gammalt. Ett nytt skall begäras varje år. Kopia på registerutdraget skall arkiveras i personakten på personalavdelningen. Registerutdrag skall lämnas vid första anställningen, gäller även korttidsanställning. Redan anställd personal omfattas ej. Den som inte lämnat ett registerutdrag får inte anställas. Detta innebär att en person som blivit anställd innan lagen trädde i kraft och haft en pågående anställning sedan dess ej behöver lämna in registerutdrag t ex de tillsvidareanställda som påbörjade anställningen före 2001. Om en person har haft en anställning som upphört och får en ny anställning skall den lämna in registerutdrag om den inte tidigare lämnat in ett utdrag som vid tidpunkten för erbjudandet om anställning ej är äldre än ett år. Detta gäller även om den nya anställningen ej är i direkt anslutning till den tidigare anställningen. Det sker ingen regelbunden kontroll, t ex stickprov, av att anvisningarna följs i samband med rekryteringen. Då rekryteringarna sker ute på respektive förvaltning är det den som anställer som också ansvarar för att registerutdraget begärs in av den person som man har för avsikt att anställa. Det finns en blankett som den ansvarige skall lämna till den person som man har för avsikt att anställa. Då det tar ca en vecka att få utdraget kan det vara svårt att hinna få det om det uppkommer ett behov av rekrytering som måste ske snabbt, t ex vid sjukfrånvaro. Vid dessa tillfällen är det också störst risk att man inte följer lagen. De registerutdrag som begärs in arkiveras i personens personalakt som förvaras i arkiv på personalavdelningen. 5
Vid rekrytering av korttidsvikarier är det i allmänhet vikarier som man har i en vikariebank som anställs. Om en person vill anmäla sig som tillgänglig vikarie i Barn- och utbildningsförvaltningen kräver man registerutdrag för att personen skall få finnas med på vikarielistan. Dessa krav är dock inget som man har stöd för i lagen då denna anger att det endast är då en person som erbjuds anställning som man har rätt att kräva in intyget av. Inom skolans verksamhet är det skolassistenten som rekryterar korttidsvikarier. Enligt biträdande skolchef har man varit tydlig på att det inte är tillåtet att anställa en enda dag utan att registerkontrollen gjorts. För något år sedan gjordes en kontroll i förvaltningen av huruvida det fanns registerutdrag på alla anställda. Det upptäcktes då någon enstaka där man ej hade tagit in registerutdrag. Enligt biträdande förvaltningschef i Barn- och utbildningsförvaltningen finns en hög medvetenhet i förvaltningen om dessa frågor. 6.1 Granskning av personalakter Vi har genom stickprovsvisa kontroller studerat i vilken grad lagen om registerkontroll och kommunens egna riktlinjer följs i samband med rekrytering av personal som arbetar i förskola och skola. Kontrollen omfattar personal som är anställda i Barn- och utbildningsförvaltningen. Som underlag för granskningen har vi haft listor från personalsystemet på personal som påbörjat en anställning från och 2003 och framåt och som arbetar inom förskolans eller skolans verksamhetsområde. I samråd med personalavdelningen, bedömde vi att den största risken för att registerutdrag ej inhämtas är i samband med rekrytering av tillfälligt anställda, t ex vikarier, (månadsanställda och timanställda) och på grund av detta har stickproven tagits på denna grupp. Stickproven visade följande resultat: Totalt antal personer i urvalet Antal kontrollerade akter Aktuellt registerutdrag finns Registerutdrag finns, dock äldre än ett år Registerutdrag finns ej 286 34 15 7 12 Vi har också noterat vid något fall att registerutdraget är daterat efter anställningens början. 6
6.2 Vår bedömning Vi har genom intervjuer och dokumentgranskning och stickprov av personalakter studerat hur lagen om registerkontroll efterföljs i Arvika kommun. Vi kan konstatera att det finns riktlinjer i kommunen för att säkerställa att lagen om registerkontroll skall uppfyllas i samband med rekrytering. Enligt dessa riktlinjer skall registerutdrag begäras in årligen. För att kunna hantera snabbt uppkomna vakanser kräver Barn- och utbildningsförvaltningen att en person som vill anmäla sig som tillgänglig vikarie på vikarielistan skall lämna in registerutdrag. Dessa krav är dock inget som man har stöd för i lagen då denna anger att det endast är då en person som erbjuds anställning som man har rätt att kräva in intyget av. Den stickprovsvisa granskningen som genomförts av vikarier anställda inom förskole- och skolverksamheten från 2003 och framåt kan vi konstatera att 15 av 34 personer har aktuella inlämnade registerutdrag. Detta resultat är inte tillfredsställande och det krävs därför avsevärd förbättring av rutinerna för att säkerställa att lagen och kommunens egna riktlinjer följs. Vi har också kunnat notera vid något fall att registerutdrag lämnats som varit daterat efter anställningens början vilket också strider mot lagkraven. Örebro, dag som ovan Karin Helin Lindkvist Certifierad kommunrevisor 7