Förstudie och anskaffningsbeslut inför upphandling av färdtjänstverksamheten (E26)

1(6 Strategisk Utveckling Handläggare Jens Plambeck 08-686 1651 jens.plambeck@sll.se TJÄNSTEUTLÅTANDE 2014-11-10 Version 1.0 Trafiknämnden 2015-03-12, punkt 4 Ärende/Dok. id. TN 2014-0614 Förstudie och anskaffningsbeslut inför upphandling av färdtjänstverksamheten (E26 Ärendebeskrivning Nuvarande avtalsområden för färdtjänstverksamheten löper ut under första halvåret 2016. Trafikförvaltningen har genomfört en förstudie inför upphandling av avtalen. Förstudien ger information om förutsättningar inför kommande upphandlingar samt analyserar dessa förutsättningar i förhållande till trafikförvaltningens övergripande mål och föreslår affärsinriktning för dessa avtal. Förstudien ligger således till grund för anskaffningsbeslut och de fortsatta upphandlingarna. Detta ärende omfattar både beslut om förstudie samt anskaffningsbeslut gällande upphandling av färdtjänstverksamheten. Beslutsunderlag Förvaltningschefens tjänsteutlåtande den 10 november 2014. Förstudie inför trafikupphandling av färdtjänstverksamheten (E26. Förkalkyl, ersättnings- och incitamentsmodell samt riskanalys inför upphandling av färdtjänstverksamheten (E26, bilaga 1 (omfattas av sekretess enligt 19 kap 3 första stycket offentlighets- och sekretesslagen (2009:400 och utsändes enbart till trafiknämndens ledamöter Förslag till beslut Trafiknämnden föreslås besluta att att godkänna förstudierapporten och dess affärsinriktning som grund för framtaget anskaffningsbeslut och genomförande av upphandling av färdtjänstverksamheten, uppdra åt förvaltningschefen att genomföra upphandlingar avseende färdtjänstverksamheten (E26 inklusive att fastställa förfrågningsunderlag, fatta tilldelningsbeslut, teckna och förvalta upphandlingskontrakt samt att förvalta kontrakten, varvid ändringar av och tillägg till upphandlingskontrakten som ryms inom fastställd budget ska fattas i enlighet med gällande beslutsordning,

2(6 Strategisk Utveckling TJÄNSTEUTLÅTANDE 2014-11-10 Version 1.0 Ärende/Dok. id. TN2014-0614 att att uppdra åt förvaltningschefen att återkomma med information inför fastställande av förfrågningsunderlag avseende callcentertjänster, färdtjänsttaxi- och specialfordonstransporter. utöka den ekonomiska ramen motsvarande de utökade driftkostnaderna. Förvaltningens förslag och motivering Sammanfattning Trafikförvaltningens bedömning är att kommande affär för färdtjänstverksamheten i stort ska följa hur verksamheten och dess funktioner drivs idag, under nuvarande avtalsperiod. De förändringar som föreslås syftar till att utveckla avtalen för att ge bättre förutsättningar att nå Stockholms läns landstings mål och skapa en attraktiv, effektiv, tillgänglig och tillförlitlig trafik. Färdtjänsttransporter anordnas med olika fordonsslag. Befintliga avtal om färdtjänsttransporter löper ut första halvåret 2016. Därmed krävs nya upphandlingar av; Färdtjänsttaxi Specialfordon (rullstolstaxi Anropsstyrd närtrafik med specialfordon Liggande transporter Callcentertjänster Tre alternativa inriktningar har studerats: 1. Upphandling av färdtjänsttaxi och specialfordon (rullstolstaxi utan kundval 2. Upphandling av färdtjänsttaxi utan kundval och specialfordon (rullstolstaxi med kundval 3. Upphandling av färdtjänsttaxi och specialfordon (rullstolstaxi med kundval Utifrån Stockholms läns landstings budgetmål om ökad valfrihet i färdtjänsten, en uttalad politisk vilja samt önskan från intresseorganisationer föreslås alternativ 2 som innebär att dagens inriktning bibehålls i de nu aktuella upphandlingarna. Detta innebär att specialfordon upphandlas med tjänsten kundval och att färdtjänsttaxi görs enligt traditionell upphandling utan tjänsten kundval. Detta innebär att trafiken avses att upphandlas i princip i enlighet med hur trafiken ser ut idag. Beslut om inriktning vilket inbegriper kundval för specialfordon behöver fattas med medvetenhet om de risker och utmaningar som finns inom själva upphandlingsförfarandet vilket i huvudsak består i att finna en hantering och modell som harmoniserar med EU:s grundprinciper om likabehandling och transparens.

3(6 Strategisk Utveckling TJÄNSTEUTLÅTANDE 2014-11-10 Version 1.0 Ärende/Dok. id. TN2014-0614 Ett beslut om alternativ 2 enligt ovan förutsätter att den ekonomiska ramen utökas med 30-60 miljoner kronor extra per år under perioden 2016-2020. Ytterligare aspekter som påverkar kostnaden för att genomföra färdtjänsten är: Kostnadsutvecklingen i samhället och inom branschen Befolkningsökningen i Stockholms län En åldrande befolkning i Stockholms län Bakgrund För driften av färdtjänstverksamheten finns ett flertal avtal som löper ut under första halvåret 2016. Trafikförvaltningen har därför genomfört en förstudie inför nya upphandlingar. Allt arbete har utgått ifrån de lagar och riktlinjer som gäller för färdtjänsten. Andra viktiga utgångspunkter har varit målen i Stockholms läns landstings regionala trafikförsörjningsprogram och handikappolitiska program samt mål och inriktning i Stockholms läns landstings budget. Trafikförvaltningens övergripande strategier inklusive affärsmodell samt samlade erfarenheter av dagens verksamhet har även varit viktiga utgångspunkter. En grundfråga för verksamheten är även hur färdtjänsten ska utformas för att dess resenärer ska få resmöjligheter som är likvärdiga med andra invånare i länet. Färdtjänsten är inte bara en ersättning för kollektivtrafik, utan även en rörelsemöjlighet för de som har svårt att röra sig på egen hand. Parallellt med förstudien har en utredning Framtida inriktning för färdtjänsten- fas 1 genomförts. Utredningen kommer att framläggas som ett beslutsärende till trafiknämndens möte i december 2014. Förstudie E26 har koordinerats med utredningen. Utredningen kommer sedan att övergå i fas 2 och planeras vara avslutad i slutet av 2015. Förslag och motivering Förstudien redogör för gällande förutsättningar och erfarenheter från nuvarande situation, analyserar dessa i förhållande till övergripande mål för verksamheten och föreslår ett ramverk avseende affärsinriktning inför anskaffningsbeslut och genomförande av kommande upphandlingar. Nuvarande avtal för färdtjänsten består av följande sex avtalsområden med totalt nio typer av avtal och 19 avtal som förvaltas: 1 Färdtjänsttaxi 2 Specialfordon (Rullstolstaxi a. Med kundval b. Utan kundval 3 Liggande transporter (Bårtransporter 4 Närtrafik (linjelagd och anropsstyrd

4(6 Strategisk Utveckling TJÄNSTEUTLÅTANDE 2014-11-10 Version 1.0 Ärende/Dok. id. TN2014-0614 5 Telefonmottagning för beställning av resor 6 Resegaranti och närtrafikbeställningar (call-center Förstudien har kartlagt nuläge, fakta kring framtida förändringar i befolkningsutveckling, infrastruktur som uttrycks i prognoser och planeringar samt analyserat förutsättningar för kommande trafikaffär. En viktig del av arbetet har varit dialogen genom SIU (samråd inför upphandling med de potentiella anbudsgivarna. Utifrån dessa möten har marknadens syn på upplägg och ersättningsmodell inhämtats. Beroende på typ av avtal har synpunkterna varit differentierade. Studier av möjliga inriktningar är avvägt utifrån samtliga inkomna synpunkter och utifrån dialoger med interna och externa parter. Information och dialog har även förts med samverkansrådet för funktionsnedsatta, samverkansrådet för pensionärer, taxiförbundet och fackliga representanter. En grundläggande förutsättning för denna förstudie är att kommande affär för färdtjänstverksamheten i stort följer hur verksamheten och dess funktioner är idag under nuvarande avtalsperiod. De förändringar som föreslås syftar till att utveckla avtalen för att ge bättre förutsättningar att nå Stockholms läns landstings mål och skapa en attraktiv, effektiv, tillgänglig och tillförlitlig trafik. Gällande de juridiska förutsättningarna för kundval kan av promemorian DS 2014:25, som lämnats som ett förslag till en ny lag om offentlig upphandling, slutsatsen dras att den svenska lagstiftaren numera anser att det enligt gällande EU-rätt redan idag är tillåtet att tillämpa kundval och att kundval inte är underordnat avrop enligt en rangordning av ramavtalsleverantörer som huvudprincip för hur tilldelning av kontrakt får gå till. I promemorian anges uttryckligen att om en fördelningsnyckel som tar hänsyn till fysiska personers val eller behov bedöms som ändamålsenlig, behöver detta inte vara sekundärt till en rangordning av leverantörerna. Vidare anges att det är fullt möjligt att kombinera avropsmetoderna, dvs. kundval och rangordning, och t.ex. använda sig av en rangordning när den berörda personen inte kan eller vill välja. Mot bakgrund av det ovanstående så får det anses att gällande EU-rätt och nuvarande svenska lagstiftning inte står i vägen för att det införs ett kundvalssystem för färdtjänsten. Tre alternativa inriktningar har studerats med hänsyn till kundval: 1. Upphandling av färdtjänsttaxi och specialfordon (rullstolstaxi utan kundval 2. Upphandling av färdtjänsttaxi utan kundval och specialfordon (rullstolstaxi med kundval 3. Upphandling av färdtjänsttaxi och specialfordon (rullstolstaxi med kundval

5(6 Strategisk Utveckling TJÄNSTEUTLÅTANDE 2014-11-10 Version 1.0 Ärende/Dok. id. TN2014-0614 I förstudien utreds och redovisas förutsättningar och konsekvenser för ovanstående inriktningar samt analys utifrån resenärsnytta, ekonomi, risker och alternativens effekt på avtalen gällande färdtjänsttaxi, specialfordon och callcenter. Aspekter kring kundval har övergripande utretts och fördjupas i den kommande fasen av uppdraget Framtida inriktning för Färdtjänsten i Stockholms län (fas 2. Trafikförvaltningens bedömning är att det inte går att påvisa någon kvalitativ skillnad i kundnöjdhet vid kundval eller utan, men däremot kan en tydlig ekonomiskt kostnadsökning kopplas till kundval, speciellt om kundval skulle införas på färdtjänsttaxi. Det är viktigt att anmärka att det inte beror på ett ökat resande utan på ökat antal utförandekilometer samt på grund av utebliven samåkning och högre kilometerkostnad. Utifrån Stockholms läns landstings budgetmål om ökad valfrihet i färdtjänsten, en uttalad politisk vilja samt önskan från intresseorganisationer föreslås alternativ 2 som innebär att dagens inriktning bibehålls i de nu aktuella upphandlingarna. Detta innebär att specialfordon upphandlas med tjänsten kundval och att färdtjänsttaxi görs enligt traditionell upphandling utan tjänsten kundval. Beslut om inriktning vilket inbegriper kundval för specialfordon behöver fattas med medvetenhet om de risker och utmaningar som finns inom själva upphandlingsförarandet vilket i huvudsak består i att finna en hantering och modell som harmoniserar med EU:s grundprinciper om likabehandling och transparens. Ett beslut om alternativ 2 enligt ovan förutsätter att den ekonomiska ramen utökas med 30-60 miljoner kronor extra per år under perioden 2016-2020. Ytterligare aspekter som påverkar kostnaden för att genomföra färdtjänsten är: Kostnadsutvecklingen i samhället och inom branschen Befolkningsökningen i Stockholms län En åldrande befolkning i Stockholms län Ekonomiska konsekvenser av beslutet Trafikförvaltningens bedömning är att kostnaderna ökar på grund av den ökande befolkningen i länet, ytterligare konsekvenser är belagda med sekretess och finns att läsa i Förstudie inför upphandling av färdtjänstverksamheten (E26 -Bilaga 15 - Ekonomisk analys, förkalkyl och riskanalys. Beslut av alternativ enligt förslag förutsätter utökade budgetmedel för färdtjänstverksamheten.

6(6 Strategisk Utveckling TJÄNSTEUTLÅTANDE 2014-11-10 Version 1.0 Ärende/Dok. id. TN2014-0614 Upphandlingsstrategi De olika tjänsterna upphandlas i huvudsak var för sig. Eventuella samordningsfördelar inom vissa tjänsteområden kommer att beaktas. Det finns ett flertal företag som kan leverera de olika tjänsterna som efterfrågas vilket säkerställer konkurrensen. Upphandlingssektionen på trafikförvaltningen säkerställer att det optimala förfarandet för respektive upphandling används. Upphandlingarna genomförs efter att anskaffningsbeslut är fattat. Sociala konsekvenser Trafikförvaltningens bedömning är att inriktningen på ökad tillgänglighet torde medföra positiva sociala konsekvenser för Stockholms läns landstings innevånare. Mer om detta går att läsa i Förstudiens huvudrapport. Konsekvenser för miljön Trafikförvaltningens bedömning är att inriktningen på mer effektiva fordon kommer att medföra positiva effekter för miljön. Mer om detta går att läsa i förstudiens huvudrapport. Anders Lindström Förvaltningschef Jens Plambeck Chef Ragna Forslund Chef Projekt och Upphandling

1(127 Handläggare Christian Löf/Helene Ljungqvist 08-686 37 69, 070-316 35 95 christian.lof@sll.se, helene.ljungqvist@sl.se Förstudie inför upphandling av färdtjänstverksamheten (E26 Fotograf: Erja Lempinen Oktober 2014 Stockholms läns landsting Trafikförvaltningen 105 73 Stockholm Leveransadress: Lindhagensgatan 100 Godsmottagningen 112 51 Stockholm Telefon: 08 686 16 00 Fax: 08-686 16 06 E-post: registrator.tf@sll.se Säte: Stockholm Org.nr: 232100-0016 www.sll.se Besök oss: Lindhagensgatan 100. Kommunikationer: Stadshagen/Thorildsplan

2(127 Innehållsförteckning 1 INLEDNING... 12 1.1 BAKGRUND...14 2 UPPDRAGET... 16 2.1 SYFTE OCH MÅL...16 2.2 GENOMFÖRANDE OCH METODIK... 17 2.3 AVGRÄNSNINGAR... 18 2.4 UPPDRAGSORGANISATION... 18 3 NULÄGESANALYS DAGENS TRAFIK... 19 3.1 KORTFAKTA OM TRAFIKEN OCH SJUKRESOR...19 3.2 KORTFAKTA OM NÄRTRAFIK OCH ANROPSSTYRD TRAFIK... 26 3.3 KORTFAKTA OM IT-SYSTEMET... 27 3.4 NUVARANDE AVTAL... 29 3.5 TRAFIKFÖRVALTNINGENS KOSTNAD FÖR NUVARANDE TRAFIK... 37 3.6 FÖRVALTNINGSERFARENHETER FRÅN NUVARANDE AVTAL... 40 4 GENERELLA OCH OMRÅDESSPECIFIKA FÖRUTSÄTTNINGAR SAMT PRINCIPIELLA FRÅGESTÄLLNINGAR... 42 4.1 UNDERLAG FÖR BESLUT OM ALLMÄN TRAFIKPLIKT (BATP MM... 42 4.2 TRAFIKFÖRVALTNINGENS STRATEGIER OCH AFFÄRSMODELL... 42 4.3 STYRANDE DOKUMENT,... 45 4.4 MÅL OCH MÅLTAL... 46 4.5 AFFÄRENS KOMPONENTER... 49 4.6 TILLGÄNGLIGHET I KOLLEKTIVTRAFIKEN... 52 4.7 NY LAGSTIFTNING... 52 4.8 UPPHANDLINGSFORM KUNDVAL... 53 4.9 VÄRDIGHETSGARANTI... 57 4.10 MILJÖ... 58 5 ANALYS AV FRAMTIDA FÖRUTSÄTTNINGAR FÖR... 60 5.1 FÖRÄNDRADE FÖRUTSÄTTNINGAR OCH UTMANINGSOMRÅDEN... 60 5.2 ANALYS AV UTMANINGSOMRÅDEN SOM BERÖR TRAFIKAFFÄREN E26... 62 5.3 EFFEKTER AV ÅTGÄRDSFÖRSLAG PER AVTAL... 75 5.4 PÅGÅENDE PARALLELLA PROCESSER UNDER AVTALSPERIOD E26... 85 5.5 FRÅGESTÄLLNINGAR AKTUALISERADE AV ANALYSEN SOM BÖR BEAKTAS I FRAMTIDEN... 88 6 AFFÄRSINRIKTNING... 90 6.1 UTGÅNGSPUNKTER FÖR VAL AV AFFÄRSINRIKTNING... 90 6.2 MÅL... 90 6.3 FÖRESLAGNA ÅTGÄRDERS BIDRAG TILL MÅLUPPFYLLELSE... 92 6.4 TRE FÖRSLAG PÅ AFFÄRSINRIKTNING... 92

3(127 6.5 AVTALSTIDER... 92 6.6 UTVÄRDERINGSMODELL... 93 6.6 ERSÄTTNINGSMODELL... 93 6.7 AVTALSFÖRSLAG... 95 6.8 ÖVERVÄGANDEN KRING VAL AV AFFÄRSINRIKTNING... 112 6.9 KOSTNADSPÅVERKAN PÅ DE TRE ALTERNATIVA AFFÄRSINRIKTNINGARNA... 123 7 FORTSATTA ARBETET... 125 8 KÄLLFÖRTECKNING... 126 8.1 SKRIFTLIGA KÄLLOR... 126 8.2 MUNTLIGA KÄLLOR... 126 8.3 DIGITALA KÄLLOR... 126 Figurförteckning Figur 1 Karta över de gällande 75 kvotområden... 10 Figur 2 Nuvarande avtalsperioder samt förlängningar... 12 Figur 3 Sammanställning över pågående rapporter inom Färdtjänsten, (denna förstudie är grönmarkerad... 13 Figur 4 Processmodell för arbetet med förstudien för affärsinriktning färdtjänst, E26... 17 Figur 5: Uppdragsorganisation... 18 Figur 6 Till vänster antal färdtjänsttillstånd och till höger antal resor per färdslag 2013... 19 Figur 7 (ovan Trend över folkökning (övre diagrammet och antal färdtjänsttillstånd (det nedre diagrammet i jämförelseregionerna... 26 Figur 8 Kostnad för färdtjänsttaxi och specialfordon samt sjukresor, utfall och budget...38 Figur 9 Kostnadsutveckling för färdtjänst i Stockholms län (ej indexuppräknad... 39 Figur 10 Fördelning av färdtjänstresekostnader för specialfordon och färdtjänsttaxi (fördelningsuppgifter saknas för 1996-1997. Data är inte indexreglerat, syftet är att visa förändring inom andel. Kostnader i miljoner kr.... 39 Figur 11 Trafikförvaltningens affärsmodell...44 Figur 12 Trafikförvaltningens affärsstrategi...44 Figur 13 Komponentkartan...50 Figur 14 Hämtfärdtjänstområden... 67 Figur 15 Områdesindelning av Stockholms län i 75 kvotområden för avtal om färdtjänsttaxi... 67 Figur 16: Befolkning och tillväxt i Stockholms län 2013-2022 (prognos gjord 2013... 68 Figur 17 Åldersfördelning i idag och prognos till 2020...69 Figur 18: Bedömning av färdtjänsttrafikens olika trafikformer i förhållande till kollektivt resande kontra individuella resor... 87

4(127 Figur 19 Call-center avtal - Förslag på förändringar jämfört med gällande avtal... 97 Figur 20 Färdtjänsttaxi - Förslag på förändringar jämfört med gällande avtal.... 100 Figur 21 Avtal färdtjänsttaxi med kundval... 103 Figur 22 Specialfordon, avtal utan kundval - Förändringar jämfört med gällande avtal.... 106 Figur 23 Specialfordon, avtal med kundval - Förändringar jämfört med gällande avtal.... 108 Tabellförteckning Tabell 1 Statistik på antal samtal/beställningar från april 2014... 21 Tabell 2 Fördelning av färdtjänsttillstånd på ålder och typ... 23 Tabell 3 Tabell över de färdtjänstresenärer som har fritt resande... 24 Tabell 4 Jämförelse mellan Stockholm och referensregionerna avseende färdtjänst (ej sjukresor. Data från SCB, Trafikanalys och resp. trafikförvaltnings webbplatser.... 26 Tabell 5 Ett antal av färdtjänstens IT-system.... 29 Tabell 6 Nuvarande avtalsmodell för färdtjänsttaxi... 31 Tabell 7 Avtalsmodell för specialfordon med kundval... 32 Tabell 8 Nuvarande avtalsmodell för specialfordon utan kundval... 33 Tabell 9 Nuvarande avtalsmodell för liggande transporter... 34 Tabell 10 Avtalsmodell för linjelagd närtrafik och flexlinjer... 35 Tabell 11 Avtalsmodell för anropsstyrd närtrafik med specialfordon... 36 Tabell 12 Avtalsmodell för Call-center 35 %... 37 Tabell 13 Avtalsmodell för Call-center 30 backup... 37 Tabell 14 Avtalsmodell för resegarantitjänster och närtrafikbeställningar...38 Tabell 15 Övergripande mål för all kollektivtrafik i Stockholms län, Stockholms läns landstings trafikförsörjningsprogram... 47 Tabell 16 Inriktningsmål för färdtjänsten, Stockholms läns landstings regionala trafikförsörjningsprogram.... 48 Tabell 17 Mål för färdtjänsten enligt Stockholms läns landstings handlingsprogram "Inte bara trösklar"... 48 Tabell 18 Stockholms läns landstings budgetmål 2014...49 Tabell 19 Stockholms läns landstings regionala trafikförsörjningsprograms mätbara mål för färdtjänsten...50 Tabell 20 Befolkningsprognos 2005-2050...69 Tabell 21 Prognos över antalet färdtjänstberättigade per kommun i Stockholms län år 2020. Källa: Trafikförvaltningen... 71 Tabell 22 Taxiföretag i Stockholm och bolagsform.... 76 Tabell 23 Krav på återrapportering som föreslås... 80 Tabell 24 priskonstruktionen för specialfordon (rullstolstaxi...83

5(127 Tabell 25 Förslag på mätbara mål för färdtjänsten för trafikaffär E26 *Detta är den nivå som det ställs krav på i befintliga avtal med taxi och callcenter ** Detta mål avser färdtjänst och sjukresor. *** Eller annat verktyg för mätning av kundnöjdhet... 92 Tabell 26 Sammanställning över avtalstyper... 114 Bilagor Bilaga 1 SLLs riktlinjer för färdtjänst och sjukresor i Stockholms län Bilaga 2 PM Socialt ansvar Bilaga 3 SIU-sammanställning Bilaga 4 Målanalys Bilaga 5 Arbetsprocesser och metod Bilaga 6 Prognoser -Befolkning, antal resor och färdtjänsttillstånd 2012-2020 Bilaga 7 Kundnöjdhet Bilaga 8 Geografiska kvotområden och hämtfärdtjänstområden Bilaga 9 PM Liggande Transporter Bilaga 10 Befintliga krav på fordon i färdtjänsten Bilaga 11 Färdtjänstindex Bilaga 12 Kontrollpunkter Bilaga 13 Dagens Närtrafik Bilaga 14 EU: s upphandlingsdirektiv kundval Bilaga 15 Ekonomisk analys, förkalkyl och riskanalys (sekretess Bilaga 16 Regler för säkerhet och sekretess

6(127 Fotograf Erja Lempinen

7(127 Sammanfattning Denna rapport avlämnas som slutrapport avseende genomförd förstudie inför upphandling av färdtjänstverksamheten (E26. Förstudien redogör för gällande förutsättningar och erfarenheter från nuvarande situation, analyserar dessa i förhållande till övergripande mål för verksamheten och föreslår ett ramverk avseende affärsinriktning inför anskaffningsbeslut och genomförande av kommande upphandlingar. En övergripande inriktning i förstudiearbetet har varit analysera och föreslå inriktning för trafikaffär E26 ur ett kundperspektiv där fokus har lagt på hög kvalitet, trygga och säkra resor för våra färdtjänstresenärer. Stockholms läns landstings mål och riktlinjer där resenärerna tydligt står i fokus är utgångspunkten för förstudien. Färdtjänstverksamheten är idag väl fungerande och har hög kundnöjdhet. Huvuddelen av färdtjänstens olika delar som utförande av trafik, fordon och beställningscentraler är funktionsupphandlat. Färdtjänst ingår i begreppet särskild kollektivtrafik, definierad i Lag (2010:1 065 om kollektivtrafik. Färdtjänstverksamheten regleras i Lag 1997:736 om färdtjänst. Nuvarande avtal för färdtjänsten består av följande sex avtalsområden med totalt nio typer av avtal och 19 avtal som förvaltas: 1 Färdtjänsttaxi 2 Specialfordon (Rullstolstaxi a. Med kundval. b. Utan kundval. 3 Liggande transporter (Bårtransporter 4 Närtrafik (linjelagd och anropsstyrd 5 Telefonmottagning för beställning av resor 6 Resegaranti och närtrafikbeställningar (call-center Avtalet om färdtjänsttaxi löpte ut 31 januari 2014 men har förlängts i två år till och med 31 januari 2016. Närtrafik med specialfordon löper ut 31 januari 2015 och kommer att upphandlas så att det löper ut 31 mars 2016. Avtalet om specialfordon (rullstolstaxi löper ut 30 september 2015 och avses under nästa år att förlängas så att det löper ut 31 mars 2016. Avtalet löper för liggande transporter ut den 31 januari 2015 och arbete pågår med ny upphandling för avtal mellan 1 februari 2015 fram till 30 juni 2016. Avtalen för två av Call-centeravtalen löper ut 31 januari 2015 och har förlängts till 31 maj 2016. Se figur nedan.

8(127 För varje avtalsområde har förslag på affärsinriktning har tagits fram. Förstudien har primärt genomförts under första halvåret 2014 med inriktning att upphandlingsarbetet ska starta i slutet av år 2014 och med avsikt att tilldelningsbeslut fattas under 2015. Förstudien har kartlagt nuläge, och fakta kring framtida förändringar i befolkningsutveckling, infrastruktur som uttrycks i prognoser och planeringar samt analyserat förutsättningar för kommande trafikaffär. En viktig del av arbetet har varit dialogen genom SIU (samråd inför upphandling med de potentiella anbudsgivarna. Utifrån dessa möten har marknadens syn på upplägg och ersättningsmodell inhämtats. Beroende på typ av avtal har synpunkterna varit differentierade. Studier av möjliga inriktningar för trafikaffär E26 är avvägt utifrån samtliga inkomna synpunkter och utifrån dialoger med interna

9(127 och externa parter. Information och dialog har förts med samverkansrådet för funktionsnedsatta, samverkansrådet för pensionärer, taxiförbundet och fackrepresentanter. En grundläggande förutsättning för denna förstudie är att kommande affär för färdtjänstverksamheten i stort följer hur verksamheten och dess funktioner är idag under nuvarande avtalsperiod. De förändringar som föreslås syftar till att utveckla avtalen för att ge bättre förutsättningar att nå Stockholms läns landstings mål och skapa en attraktiv, effektiv, tillgänglig och tillförlitlig trafik. Tre övergripande alternativa inriktningar med ingåense avtalsindelning har studerats: 1. Upphandling av färdtjänsttaxi och specialfordon(rullstolstaxi utan kundval 2. Upphandling av färdtjänsttaxi utan kundval och specialfordon(rullstolstaxi med kundval 3. Upphandling av färdtjänsttaxi och specialfordon (rullstolstaxi med kundval I förstudien utreds och redovisas förutsättningar och konsekvenser för tre olika val av inriktningar. I kapitel 6.8.2-6.8.4 lämnas en kort beskrivning av de tre alternativen utifrån analys av resenärsnytta, ekonomi och risker. I matris i kapitel 6.9.1 finns även en sammanställning av gjorda bedömningar för de tre alternativens effekt på avtal gällande färdtjänsttaxi, specialfordon och call-center. Utifrån Stockholms läns landstings budgetmål om ökad valfrihet i färdtjänsten, en uttalad politisk vilja samt önskan från intresseorganisationer föreslås alternativ 2 som innebär att dagens inriktning övergripande bibehålls i kommande upphandlingar. Detta innebär att specialfordon upphandlas med tjänsten kundval och att färdtjänsttaxi görs enligt traditionell upphandling utan tjänsten kundval. Beslut om inriktning vilket inbegriper kundval för specialfordon behöver fattas med medvetenhet om de risker och utmaningar som finns inom själva upphandlingsförarandet vilket i huvudsak består i att finna en hantering och modell som harmoniserar med EU:s grundprinciper om likabehandling och transparens. Ett beslut om alternativ 2 enligt ovan förutsätter ett extra tillskjutande av medel till färdtjänstbudgeten med 30-60 miljoner kronor per år under perioden 2016-2020, totalt 120-240 miljoner kronor. Aspekter kring kundval har i denna förstudie utretts övergripande. Detta är ett området som kan komma att behöva vidare utredning då det är ett nytt rättsläge. Förstudiens analyser visar på att det inte går att påvisa någon kvalitativ skillnad i kundnöjdhet vid kundval eller utan, men däremot kan en tydlig ekonomiskt kostnadsökning kopplas till kundval, speciellt om kundval skulle införas på färdtjänsttaxi. Det är viktigt att anmärka att det inte beror på ett ökat resande utan på ökat antal utförandekilometer samt på grund av utebliven samåkning och högre

10(127 beräknad kilometerkostnad i kommande upphandling på grund av mycket större osäkerhet i utförandevolymer. Föreslagna förändringar och utveckling som föreslås i förstudien har som syfte att skapa en mer enhetlig affär, vilket innebär att föreslagna åtgärder är kopplade till varandra. Fokus på kvalitet bygger på ett samlat call-center och enhetliga avtal som mer effektivt kan följas upp för att bibehålla och öka kvalitén och kundnöjdheten i färdtjänsten. Även andra föreslagna åtgärder har starka samband mellan varandra. Nedan beskrivna åtgärdsförslag utgör utgångspunkter för den föreslagna affärsinriktningen för E26. De något större förändringarna omfattar att utveckla avtalen till att bättre harmonisera med varandra, ny upphandlings- och avtalsform för specialfordon, att upphandlingen kommer att göras på något större anbudsområden än nuvarande kvotområden, att call-centerverksamheten koncentreras samt upphandling sker för större andelar per avtal samt att med höga kvalitetskrav värna om att bibehålla och höja kundnöjdheten. Utifrån analyserarbetet och slutsatser från detta föreslås ett antal något större förändringar: 1. Åtgärder för att bibehålla eller öka kundnöjdheten. Färdtjänstresenärer är mer nöjda med sina resor än vad övriga resenärer är med den allmänna kollektivtrafiken. Starkt fokus har i förstudien lagts på bättre kvalitetssäkring av bemötande av färdtjänstresenärerna både vid beställning och vid resa. 2. Öka möjligheten för små taxibolag att lämna anbud samt skapa förutsättningar för fler anbud per avtalsområde vilket kan ge attraktivare anbud och bättre leverans till resenärerna har dagens 75 kvotområden delats in i större anbudsområden 1. 3. Att call-centerverksamheten samlas i färre avtal. Syftet är att förenkla för resenären, öka kvalitén hos beställningscentralen samt att effektivisera affärsförvaltningen. Ytterligare en effekt bedöms bli att avtalen blir mer ekonomiskt fördelaktiga eftersom avtalets omfattning ökar vilket kan öka konkurrensen. 4. De ersättningsmodeller som föreslås utgår från de i gällande avtal med viss form av tillägg och precisering för att bättre driva mot landstingets mål. 1 Färdtjänstuppdragen är i dagens avtal uppdelade i 75 geografiska avtalsområden. Anbudsområden är för E26 ett nytt begrepp där varje anbudsområde består av ett antal kvotområden.

11(127 Figur 1 Karta över de gällande 75 kvotområden 5. Att specialfordon- och färdtjänsttaxiavtalen mer harmoniserar med varandra för att effektivisera uppföljning och förvaltning. 6. För att kvalitetssäkra verksamheten föreslås förbättrad rapportering, uppföljning med bonus och viten samt oannonserade kontroller ingår som förslag i den nya affärsinriktningen. Utöver dessa förslag på förändringar föreslås smärre justeringar av nu gällande avtal. Utifrån intervjuer, samråd inför upphandling (SIU och inkomna synpunkter samt slutsatser beskrivna i kapitel 4 har ett antal frågeställningar identifierats som beaktas i rekommenderade affärsinriktningar. Dessa har sammanvägts till följande punkter: 1. Trafikplanering - Samåkningsgraden är låg. Förstudiens förslag: Möjliggöra samåkning i specialfordon av färdtjänstresenärer med tillstånd för resa med taxi med färdtjänstresenärer med tillstånd för resor med specialfordon. Detta får effekt vid ej kundval, vid kundval är effekten förmodligen mycket liten. 2. Utformningen av call-centerverksamheten kan effektiviseras. Förstudiens förslag: Callcenterverksamheten samlas i ett avtal. 3. Avtals- och ersättnings(taxamodeller har behov av att utredas.

12(127 Förstudiens förslag: Avtal och ersättningsmodeller likställs i möjligaste mån för ökade möjlighet till effektiv och uppföljning och förvaltning. 4. Geografiska områden förändring kan förbättra leverans och blir mer kostnadseffektivt. Förstudiens förslag: Anbud lämnas på ca 30 anbudsområden (gruppering av kvotområden. 5. Utbildning för bättre resenärsbemötande. Förstudiens förslag: Tydligare krav på utbildning, kunskap om färdtjänstverksamheten. 6. Integrering av närtrafik med den allmänna kollektivtrafiken mer effektiva och bättre trafiklösningar för resenären samt mer kostnadseffektivt. Förslag: Linjelagd Närtrafik med hållplatser förs succesivt över till trafikavtalen för busstrafik. 7. Statistik och uppföljning för bättre leverans till resenärer och ökad kostnadseffektivitet. Förstudiens förslag: Ökade krav på leverantörer och nya rutiner på trafikförvaltningen. 8. Information och kommunikation för att göra det lättare att resa. Förstudiens förslag: Leverantörerna ska ha ansvar att kunna lämna information till resenärer samt att trafikförvaltningens information om färdtjänsttrafiken inklusive Närtrafiken tydliggörs. 9. Bibehållen hög kundnöjdhet övergripande utmaningsområde. Förstudiens förslag: Mätbara mål följs upp kontinuerligt, mätbara mål delas upp i fler kategorier. 10 En ökad andel äldre kan medföra ökat behov av färdtjänst i framtiden (indirekt påverkan som medför ökade kostnader. Kommentar: Påverkar kostnaderna för färdtjänstverksamheten

13(127 1 Inledning Färdtjänstverksamheten är idag väl fungerande och har hög kundnöjdhet. Det mesta av färdtjänstverksamheten som utförande av trafik, fordon och beställningscentraler är funktionsupphandlat. Nuvarande avtal för färdtjänsten består av sex olika avtalstyper: 1 Liggande transporter (Bårtransporter. 2 Specialfordon (Rullstolstaxi 2. a. Med kundval. b. Utan kundval. 3 Färdtjänst med taxi. 4 Närtrafik (linjelagd och anropsstyrd. 5 Telefonmottagning för beställning av resor, avtal om call-center 35 % samt back-up. 6 Resegaranti och närtrafikbeställningar, avtal om 30 % call-center. Figur 2 Nuvarande avtalsperioder samt förlängningar Avtalet om färdtjänsttaxi löpte ut 31 januari 2014 men har förlängts i två år till och med 31 januari 2016. Avtalet för liggande transporter löper ut den 31 januari 2015 och arbete med ny upphandling för avtal mellan 1 februari 2015 fram till 31 mars 2016 pågår. Avtalet för närtrafik med specialfordon löper ut 31 januari 2015 och kommer att upphandlas så att det löper ut 31 mars 2016. Avtalet om specialfordon 2 I gällande avtal är benämningen på större fordon som är utrustade med ramp och plats för rullstol specialfordon. Trafikuppdraget, d.v.s. tjänsten kallas rullstolstaxi. I denna förstudie kommer begreppet specialfordon att användas.

14(127 (rullstolstaxi löper ut 30 september 2015 och kommer under nästa år att förlängas så att det löper ut 31 mars 2016. I avtalen för färdtjänsttaxi och specialfordon ingår även sjukresor och Stockholms läns landstings tjänsteresor. Föreliggande rapport redovisar resultatet av förstudiearbetet. Detta i enlighet med arbetssätt som beslutats i trafikförvaltningens affärsstrategi 2013. Parallellt på pågår flera utredningar som berör färdtjänsten. Bland annat följande rapporter/studier: o Rapport Framtida inriktning för färdtjänsten i Stockholms län (uppdelad i två faser o Förstudie Framtida systemstöd för Färdtjänstverksamheten, : SL-2013-3813. o Rapport Koncept för utvecklad och samordnad närtrafik och anropsstyrd trafik., IT-utveckling, har före ovan beskrivna arbete påbörjades tagit fram en förstudie, Framtida systemstöd för färdtjänstverksamheten, SL-2013-3813 med mål att på en övergripande nivå kartlägga och presentera förslag på ny systemlösning. Kartläggningen ska påvisa den mest lämpade lösningen för att täcka färdtjänstens nuvarande, planerade och långsiktiga behov. Uppgifter utifrån denna förstudie ligger delvis till grund för samtliga studier ovan. Figur 3 Sammanställning över pågående rapporter inom Färdtjänsten, (denna förstudie är grönmarkerad Förstudien hanterar förslag på åtgärder på kort sikt inför kommande trafikaffär. Förstudien ligger färdig för beslut i trafiknämnden till dess decembermöte 2014. Den formella starten av upphandlingen sker sedan genom ett anskaffningsbeslut i trafiknämnden.

15(127 1.1 Bakgrund Sverige har sedan långt tillbaka en tydlig ambition och mål för att tillgänglighetsanpassa kollektivtrafiken. Även på EU-nivå har flera nya lagar och direktiv fastställt att kollektivtrafiken ska tillgänglighets anpassas. Under våren 2009 antog riksdagen propositionen Mål för framtidens resor och transporter (Prop. 2008/09:93, som presenterade nya transportpolitiska mål. Lagstiftningen kräver ökad tillgänglighet i allmänna kollektivtrafiken med inriktning att färdtjänsttrafiken mer tydligt ska integreras. Stockholms läns landsting har tagit fram ett handikappolitiskt program för åren 2011-2015 Mer än bara trösklar. Programmet är ett instrument som tillsammans med lagstiftning ska hjälpa till att styra Stockholms läns landstings verksamhet. Trafikförvaltningen har genomfört flera insatser för ökad tillgänglighet vilket underlättar resandet för personer med funktionsnedsättning. 1.1.1 Integrering av särskild kollektivtrafik Myndigheten Trafikanalys har på uppdrag av regeringen genomfört en förstudie om den lagstiftning som reglerar särskilda persontransporter. I uppdraget ingick att ta fram kunskapsunderlag om särskilda persontransporter, med förslag på möjliga förenklingar i regelverken kring skolskjuts, färdtjänst, riksfärdtjänst och sjuktransporter. Förstudien slutredovisades den 1 augusti 2014 och omfattar följande: o Kartläggning av fakta, nuläge och historik, för särskilda persontransporter. o Analyser av nuvarande lagstiftning ur ett brukar- och myndighetsperspektiv mot bakgrund av de förändringar som har skett sedan de olika lagarna trädde i kraft. o Jämförelser med goda lösningar i och erfarenheter från vissa andra länder. o Utifrån genomförd kartläggning, analys och internationella jämförelser ges förslag på möjliga förbättrings- och effektiviseringsområden. Syftet med förstudien var att analysera om det fanns sätt att förändra regleringen för särskilda persontransporter. Eventuella förändringsförslag skulle ligga inom ramen för det nuvarande offentliga åtagandet. Förstudien kan komma att ligga till grund för beslut om ytterligare studier och regelutveckling. Resultatet kommer att beaktas i kommande förfrågningsunderlag. 1.1.2 Stockholms läns landstings organisation för färdtjänst Färdtjänsten har sedan 2009 varit en del av först Storstockholms lokaltrafik AB (SL och sedan trafikförvaltningen inom Stockholms läns landsting. Syftet med sammanslagningen var att skapa bättre förutsättningar för samordning mellan den allmänna och särskilda kollektivtrafiken samt att minska administrationen och förbättra trafiken för personer med funktionsnedsättning. Den tillförde även trafikförvaltningen ytterligare kompetens inom tillgänglighetsområdet 3. 3 Trafikförvaltningens färdtjänstverksamhets hemsida http://www.fardtjansten.ss.sl/

16(127 1.1.3 Färdtjänstmodell för Stockholms län Kommunerna i länet har överlåtit ansvaret för färdtjänsten till Stockholms läns landsting. Överlåtelsen omfattar inte transporter föranledda av kommunala beslut om; o Resor till och från skola och fritidshem för barn med funktionshinder. o Resor till och från daglig verksamhet för personer tillhörande Lagen om Stöd och Service till vissa funktionshindrade (LSS personkrets 1 och 2. o Resor för äldre och funktionsnedsatta till och från dagverksamhet. o Resor för äldre och funktionsnedsatta vid start och avslut i samband med vistelse vid växelvård/korttidsvistelse som är beslutad av kommunen. Konsekvenserna av modellen är: o Delat färdtjänstansvar. o Två huvudmän; Stockholms läns landsting: färdtjänst, sjukresor. Kommunerna: vissa färdtjänstresor, skolskjuts, dagvård, LSS, förskole resor för barn med funktionshinder. o Ingen organisatorisk samordning mellan huvudmännen. Konsekvenser av modellen för den enskilde resenären är resor i olika transportsystem med olika beställningskanaler och villkor. Dessutom kan olika avgifter bli en realitet.

17(127 2 Uppdraget Uppdraget för förstudien är att inför ny upphandling av transport- och call-center verksamhet utvärdera avtalens omfattning och utformning, det vill säga hur genomförande och ansvar skall vara fördelat mellan parterna och vilken storlek som avtalen ska ha, ersättningsmodell inklusive incitament tillsammans med andra delar som avtalen ska omfatta för att säkerställa bra förutsättningar att nå Stockholms läns landstings mål för färdtjänsten. Förstudiens arbete utgår från: o Stockholms läns landstings regionala trafikförsörjningsprogram. o Stockholms läns landstings handikappolitiska program. o Trafikförvaltningens strategier. o Riktlinjer för färdtjänsten i Stockholms län. o Stockholms läns landstings budgetmål 2014. Lag (1997:736om färdtjänsts definition av Färdtjänst: 1 - särskilt anordnade transporter för personer med funktionshinder. 2.1 Syfte och mål Förstudiens syfte är att analysera hur trafikförvaltningen, med utgångspunkt från strategiska mål och befintliga eller nya strategier, bör genomföra en ny affär för färdtjänsttrafiken och call-center verksamheten. I uppdraget ingår analysera affärsinriktning inför kommande upphandling och nya avtal samt ge inriktningen till det efterföljande genomförandeprojektet, för vilket Projekt- och upphandlingsavdelningen ansvarar. Förstudien klargör vad som ska upphandlas i kommande upphandling, definierar ett ramverk för krav, förutsättningar samt utvärderingskriterier som sedan utarbetas i förfrågningsunderlag i genomförandeprojektet. Förstudiens fokus är att arbeta fram förslag till affärsinriktning samt redovisa övriga principiella frågeställningar av betydelse för upphandlingen, vilket även innebär en fördjupning inom ett flertal områden som inte kommer att finnas med i åtgärdslistan på kort sikt. Förstudien och dess inriktning beslutas av trafiknämnden. Förstudien ska bidra till att trafikförvaltningens övergripande mål samt utvecklingsmål uppnås. Förstudien bidrar till utveckling av trafikförvaltningens affärer. Mål med förstudieuppdraget är att: o Utreda förutsättningarna för att den kommande trafikaffären ska bidra till utökad resenärsnytta för färdtjänstberättigade genom att aktivt utforma affären med fokus på dessa resenärer. o Tydliggöra och redovisa nulägen samt interna och externa grundläggande förutsättningar för trafikverksamheten inför upphandling och inriktningsförslag. o Klargöra inriktningen för vad som ska upphandlas i kommande

18(127 färdtjänstupphandling samt ge en utblick för kommande upphandlingar. 2.2 Genomförande och metodik Metodmässigt utgår förstudien från trafikförvaltningens affärsmodell i vilken affärsprocessen ingår. Samtliga delar som normalt ingår i en idé- och förstudie har samlats i en förstudie. Kartläggningsarbete av nulägen och framtida utveckling i och kring avtalsområdet, har genomförts med hjälp av interna resurser samt konsultresurser. Trafikförvaltningen tillämpar affärsprocessen under affärens livscykel, från tidiga skeenden med strategisk planering inför affär till sena livsfasen med förvaltning och erfarenhetsåterföring. Trafikförvaltningens affärsprocess definierar processen för verksamheten under samtliga affärens steg; o Idéstudie/behovsanalys. o Förstudie/programstudie. o Genomförande. o Etablering. o Förvaltning. o Att affären avslutas. Arbetet med förstudien har följt följande processmodell i figur nedan med inkluderande metoder som i finns beskrivna i Bilaga 5 Arbetsprocess och metod. Sammanställda synpunkter från Samråd infor upphandling finns återfinns i Bilaga 3. Information och dialog har förts med samverkansrådet för funktionsnedsatta, samverkansrådet för pensionärer, taxiförbundet och transportarbetarförbundet samt Färdtjänst- och tillgänglighetsberedningen. Inläsning Kompletterande interjvuer Analyser Nulägesanalys Omvärldsanalys Intervjuer inom TF SIU med entreprenörer Samråd med intresseorganisationer Workshops inom TF, steg 1 Workshop, steg 2 Slutsatser och förslag Figur 4 Processmodell för arbetet med förstudien för affärsinriktning färdtjänst, E26

19(127 2.3 Avgränsningar Förstudien omfattar studie av förutsättningar och rekommendationer för upphandling av färdtjänstverksamheten. I detta arbete ingår inte förslag på förändringar av tillstånd eller egenavgifter för färdtjänst och sjukresor. Dessa delar omnämns i denna förstudie för att återge en bild av verkligheten, men ingår inte som underlag inför kommande upphandling E26. Nu gällande regelverk har legat till grund för förstudiearbetet. 2.4 Uppdragsorganisation Deluppdragsledare för förstudie E26 är Christian Löf med Karin Isberg som biträdande deluppdragsledare,, sektion. Uppdragsägare för förstudien är sektionschef Henrik Normark. Som grundläggande stöd för uppdragsledaren har funnits en arbetsgrupp, med representanter från, Trafikavdelningen, Juridik samt Projektoch upphandling. En extern konsult har fungerat som samordnare och bitr. uppdragsledare. Ämnesexperter från linjen har stöttat förstudien efter behov. Se förteckning under i källförteckningen under Muntliga källor. Ett antal möten, intervjuer och workshops har genomförts, liksom förankrande redovisningar på uppdragets referensgruppsmöten. Arbetet med förstudien har samplanerats med uppdraget Framtida inriktning för färdtjänsten samt delprojektet Koncept för utvecklas och samordnad närtrafik och anropsstyrd trafik, framtida inriktning. En gemensam arbetsgrupp tillsattes för de tre uppdragen. Chef TF med TFLG Referensgrupp Henrik Normark Anna Mostert/ Peter Lundén Agneta Öberg Sara Bergendorff Ulrik Waldau Peter Christerson Sara Catoni Jens Plambeck Projektledare för de tre delprojekten Jens Plambeck, SU Pernilla Helander, SU Henrik Normark, SU Uppdragsägare Christian Löf, SU Uppdragsledare Karin Isberg, SU Bitr. uppdragledare Helene Ljungqvist, Biträdande uppdragsledare, konsult Arbetsgrupp (Deltar Mikael Eriksson, SU PL Christian Löf, SU AU Thomas Fylkehed, SU PL Karin Isberg SU Eva Johansson, PU Per Englund/Peter Lundén CH, TABF Kenneth Svärd, TABF Ingrid Bäcker, TABF Stefan Åberg, TABF Helene Ljungqvist, Rejlers Malvina Lilja, Sweco Expertgrupp Stödjer Experter/Sakkunniga i Trafikförvaltningen Figur 5: Uppdragsorganisation

20(127 3 Nulägesanalys dagens färdtjänsttrafik Nedan följer en mycket kort beskrivning av nuläget. I Stockholms län ansvarar trafikförvaltningen för färdtjänsttrafiken. Trafikförvaltningen handlar upp trafik och beställningscentral, fattar beslut om färdtjänsttillstånd (myndighetsutövning samt ansvarar för kundservice. Trafikförvaltningen handlar även upp transporter för sjukresor (för sittande resenärer även om Hälso- och sjukvårdsförvaltningen (HSF ansvarar för att lämna ut tillstånd och står kostnaden för sjukresorna, detta är en del av färdtjänstavtalet men finansieras av HSF. De färdtjänstberättigade i Stockholms län kan nyttja ett antal olika trafikslag beroende på var de bor, vart de vill resa och vilken funktionsnedsättning de har. Resorna görs bland annat med den allmänna kollektivtrafiken, färdtjänsttaxi, specialfordon och med närtrafiken. Det finns också några mindre trafikformer för till exempel liggande transporter/bårresor och för färdtjänst i skärgården (taxibåt och ö-taxi. Andel färdtjänstberättigade i förhållande till länets totala befolkning är i nuläget lägre än 3,5 % 4. Den framtida målbilden för 2020 och 2030 som finns i Stockholms läns landstings regionala trafikförsörjningsprogram är att inte överstiga 3,5 % 5. 3.1 Kortfakta om färdtjänsttrafiken och sjukresor I dagsläget har ca 70 000 personer av länets 2,1 miljoner invånare tillstånd att resa med färdtjänsten. Färdtjänsttillstånden är olika beroende på individens behov. Vissa resenärer behöver till exempel resa ensamma och har då detta som särskilt tillstånd så att de inte samplaneras med andra. Den vanligaste formen av färdtjänsttillstånd, som 82 % av resenärerna med färdtjänsttillstånd har rätt att resa med, är taxi. Specialfordon 11 836 Specialfordon ensam 549 Liggandetransporter 51 Liggandetransporter ensam 23 Specialfordon 858 000 Liggandetransporter 2 207 Taxi ensam 2 700 Taxi fram 13 673 Taxi 41 485 Taxi 2 306 000 Figur 6 Till vänster antal färdtjänsttillstånd och till höger antal resor per färdslag 2013 6 4 Statistik myndigheten Trafikanalys 5 Stockholms läns landstings regionala trafikförsörjningsprogram september 2012, kap 3.6

21(127 Genomsnitt antal resor per färdtjänstresenär är i Stockholms län 45 st./år (42 st./år med taxi och 63 st./år med specialfordon. Antal färdtjänstresor med taxi var år 2013 ca 2,3 miljoner vilket motsvarar ca 73 % av alla resor. Antal resor med specialfordon (rullstolstaxi var samma period 858 000. Sjukresor för sittande resenärer ingår även i trafikförvaltningens upphandlade trafik. Under 2013 genomfördes 866 000 resor. Förändring mellan 2012 och 2013 var följande: Färdtjänstresor med taxi - 1 % Specialfordon + 12 % Sjukresor +14% Liggande transporter +26% (mycket liten volym resor Resor med färdtjänsttaxi bokas via call-center och registreras i Samplan av callcenterföretaget. Resor med specialfordon (rullstolstaxi beställs direkt hos leverantören. I tabellen nedan redovisas antal samtal och resebokningar för specialfordon och färdtjänsttaxi. Statistik april 2014 Antal samtal Antal beställningar Andel beställningar av antal samtal Specialfordon utan kundval 9 991 7 872 79 % Specialfordon med 69 722 76 156 109 % kundval 7 Färdtjänsttaxi 238 007 221 681 93 % Totalt Specialfordon/taxi 317 720 305 709 96 % Tabell 1 Statistik på antal samtal/beställningar från april 2014 3.1.1 Tillstånd för färdtjänst Trafikförvaltningen har myndighetsansvaret för tilldelning av färdtjänsttillstånd. I den organisatoriska enheten inom trafikförvaltningen, färdtjänsttillstånd sker handläggningen av tillstånds- och tilldelningsärenden. Dess uppdragsgivare är trafiknämnden. Nämndens myndighetsutövning sker i form av prövning och beslut av färdtjänsttillstånd samt prövning och beslut om behov av ytterligare tilldelning av resor. Besluten fattas enligt lag 1997:736 om färdtjänst och utifrån de riktlinjer som trafiknämnden fastställer. Besluten kan överklagas till förvaltningsdomstol. Tillstånd till färdtjänst regleras i 6: 6 Färdtjänsttaxi ensam och specialfordon ensam innebär att den färdtjänstberättigade av speciella skäl har tillstånd att resa ensam, d.v.s. inte samplaneras med annan resenär. 7 Samtalen och beställningarna går till den leverantör kunden valt. Leverantören lägger in resan i Samplan.

22(127 Färdtjänst får anlitas av den som efter ansökan har fått tillstånd till det. Frågor om tillstånd prövas av kommunen där den sökande är folkbokförd, eller, om kommunens uppgifter enligt denna lag överlåtits till den regionala kollektivtrafikmyndigheten i länet, av denna myndighet (tillståndsgivaren. Lag (2010:1 068. Ett tillstånd för färdtjänst innehåller bestämmelser om följande: o Tidsbegränsning. o Vilken typ av fordon som får användas. o Inom vilket geografiskt område resor får göras. o Hur många resor tillståndet gäller för. Tillstånd beviljas för resor med färdtjänsttaxi eller specialfordon. Det finns även preciserat i tillståndet om resenären behöver få en viss placering i fordonet eller om resenären behöver resa liggandes. Om resenären har behov av att resa liggande har de rätt till bårtransport i specialfordon. Liggande transport i andra fordon än specialfordon är inte tillåtet. Tillståndet reglerar även om resenären har behov av att resa ensam i fordonet 8. Grundtilldelningen av resor innebär att personer med tillstånd för färdtjänst har alltid rätt till den grundtilldelning som landstingsfullmäktige har beslutat om, utan att behöva göra en ansökan för detta. Trafiknämnden i sin tur har dessutom möjlighet att besluta att personer med tillstånd för färdtjänst ska få fler resor om året som kan användas till valfritt ändamål. Vissa färdtjänstresenärer får obegränsad tilldelning resor efter behov. Detta gäller för: o Resenärer som är under 25 år med färdtjänsttillstånd. o Resenärer med en individuell bestämmelse i sitt tillstånd för att resa i specialfordon. o Resenärer med en individuell bestämmelse i sitt tillstånd för att resa i liggande transporter. o Resenärer med en individuell bestämmelse i sitt tillstånd för att undantas från samplanerat resande. Övriga färdtjänstresenärer kan ansöka om fler resor efter behov för: o Arbetsresor. o Resor till vissa studier, till exempel universitetsstudier eller yrkesutbildningar. o Resor till och från barnets förskola, pedagogiska omsorg, fritidshem, förskoleklass, grundskola åk 1-3 och grundsärskola åk 1-3. Resorna får utföras som så kallade via-resor. 8 Vissa resenärer har tillstånd som ger dem rätt att resa ensamma. Det innebär att de inte ska samplaneras med andra resenärer. För liggandetransporter är andelen som har tillstånd att resa ensamma 31 %. Med färdtjänsttaxi är och specialfordon är andelen mycket lägre endast 4,7 % respektive 4,4 %.

23(127 Färdtjänstresenärer kan även efter ansökan få fler resor genom särskild tilldelning om det finns skäl för detta. Detta prövas individuellt utifrån omständigheter i varje enskilt fall. Det kan exempelvis handla om o Ett fast förtroendeuppdrag i en ideell, politisk och annan jämförbar organisation. o Besök hos en närstående eller anhörig, om vård och boende ligger utanför det gemensamma hemmet. Antal färdtjänstresenärer Ålders grupp Färdtjänsttaxi är det vanligaste tillståndet bland färdtjänst. För dessa resenärer är grundtilldelningen 72 färdtjänstresor per år i Stockholms län. Därutöver kan fler resor tilldelas automatiskt upp till 126 extra resor, det vill säga totalt 198 resor. För särskilda behov kan ansökan om ännu fler extra resor göras. Tillståndet för färdtjänst ger även rätt till fritt antal kostnadsfria resor med kollektivtrafiken i Stockholm. I tabell1 finns antal tillstånd per tillståndstyp samt ålder på resenären. Resetilldelning per fordonstyp finns i tabell 2 nedan. För mer information kring tillstånd för färdtjänst se bilaga 1. Färdsätt huvudtillstånd Taxi Taxi fram Taxi ensam Tabell 2 Fördelning av färdtjänsttillstånd på ålder och typ Specialfordon Specialfordon ensam Liggande transporter Liggande transporter ensam Totalsumma 0-9 176 9 96 100 30 411 10-19 984 82 223 260 51 1 1 601 20-29 1 213 140 201 362 76 1 1 993 30-39 1 053 202 206 306 48 1 2 1 818 40-49 1 592 580 335 519 64 8 2 3 100 50-59 2 381 1 018 446 743 59 5 3 4 655 60-69 3 843 1 867 524 1 378 81 7 4 7 704 70-79 6 981 3 138 421 2 184 77 13 8 12 822 80-89 14 770 4 820 209 3 544 50 10 2 23 405 90-99 8 243 1 780 38 2 320 13 4 2 12 400 100-109 246 37 1 120 1 405 110-119 3 3 Totalsumma 41485 13673 2700 11836 549 51 23 70317

Tillstånd taxi Tillstånd specialfordon Tillstånd Liggande transport Resenärer under 25 år Fritt resande Fritt resande Fritt resande Resenärer med rätt att åka ensam i taxi Fritt resande Fritt resande Fritt resande Övriga med tillstånd för taxi Grund 72 tremilsintervall/år Maxtilldelning är 198 Fritt resande Fritt resande tremilsintervall/år Genomsnittligt antal resor per år 45 st. 63 st. 19 st. Tabell 3 Tabell över de färdtjänstresenärer som har fritt resande 3.1.2 Tillstånd för sjukresor Rätten till sjukresor regleras i lagen (1991:419 om sjukreseersättning vid sjukresor. Tillstånd och kostnader för sjukresor ansvarar Hälso- och sjukvårdsförvaltningen (HSF för. Alla sjukresor grundar sig på en medicinsk bedömning. Det är vårdgivare som utifrån gällande regler beslutar ifall patientens hälsotillstånd berättigar till en sjukresa. Vårdgivaren beslutar hur många och vilka resor som ska betraktas som sjukresa. Tillståndet innehåller uppgifter om giltighetstid, färdmedel, antal beviljade resor och resevillkor. Högst 20 resor får beviljar per gång med en giltighetstid på högst 3 månader. Vid tilldelning av sjukresor erhåller patienten ett sjukresekort. Sjukresor beviljas bara för resor till vård och behandling som är finansierad av Stockholms läns landsting. Person som söker vård kan bli beviljad sjukresa med egen bil, taxi eller specialfordon, om det finns medicinska skäl och den allmänna kollektivtrafiken inte kan användas. Inom Stockholms läns landsting utförs sjukresor av samma trafikentreprenörer som är upphandlade för färdtjänsten hos trafikförvaltningen. Inom sjukresor går det att få extraservice. Om en patient har tillstånd till taxi och behöver lättare ledsagning kan extra service beviljas. Med extra service avses att föraren hämtar och lämnar patienten vid bostadsdörren och avdelningsexpeditionen. För mer information kring tillstånd för sjukresor se Bilaga 1. 3.1.3 Egenavgifter för färdtjänst Avgifter för resor med färdtjänsten regleras i lag (1997:736om färdtjänst 10 och 11 om regional kollektivtrafikmyndighet som tillståndsgivare (som i Stockholms fall bestäms grunderna för avgifterna av; 1. Kommunerna och landstinget i länet, om de ansvarar för kollektivtrafiken i länet. 2. Enbart kommunerna i länet, om de ansvarar för kollektivtrafiken i länet eller om överenskommelse om detta har träffats med landstinget, om det hör till dem som ansvarar för kollektivtrafiken i länet. Färdtjänstresenärerna betalar en avgift (70 kr för varje påbörjad 30-kilometersresa. Högsta månadskostnaden för resorna, det vill säga högkostnadsskyddet, är 790 kr för de som betalar helt pris eller 490 kr för de som har nedsatt avgift. Detta är samma pris som SL:s 30-dagarskort. För ålderspensionärer samt barn och 24(127

25(127 ungdomar till och med den månad de fyller 20 år är den högsta avgiften för resorna 490 kr. Högkostnadsskyddet på 490 kr omfattar också den som har aktivitetsersättning, gör förtida uttag av ålderspension vid 60 65 år, har sjukersättning eller handikappersättning. För ensamåkning, medföljande medresenär eller resa som görs med en bil-pågatan betalas en särskild avgift och högkostnadsskyddet gäller inte. En färdtjänsttaxi utan samplanering - vilket innebär att du får bilen "för eget bruk" - eller en "bil på gatan" är priset för detta 50 % av taxameterbeloppet och lägst 50 kr. Kostnaderna för färdtjänstresenärernas resor faktureras i efterskott, en gång per månad. Särskild avgift, det vill säga 50 % av taxameterbeloppet ska även betalas: o För resor som beställs för eget bruk, det vill säga utan samplanering. o När djur tas med i fordonen. o När resenär tar med fler personer än vad tillståndet medger. 3.1.4 Egenavgifter för sjukresor För sjukresor gäller andra avgifter än för färdtjänstresor. För varje sjukresa tas en egenavgift ut på 140 kr per resa 9. Undantag från egenavgift är sittande transport mellan två vårdgivare (sjuktransport samt resor till vårdgivare utanför Stockholms läns landsting för att uppfylla vårdgarantin 10. Det finns ett högkostnadsskydd för sjukresenärer, som innebär att en resenär max 1400 kronor per år för resorna 11. 3.1.1 Jämförelse med andra län Att jämföra olika regioner är mycket svårt eftersom det är många förutsättningar som skiljer sig mellan länen. Dock kan en jämförelse visa vissa tendenser. Vid jämförelse mellan de tre största regionerna i Sverige är trenden densamma. I tabellen nedan har jämförelsen gällande befolkning, färdtjänsttillstånd, egenavgifter och kostnader gjorts mellan de tre största länen i Sverige. Utifrån beskrivna olikheter som grund kan dock följande noteras: o Västra Götalandsregionen har 27 % fler invånare än Skåne men 56 % fler tillståndsinnehavare. o Färdtjänsttillståndsinnehavarna i Skåne reser något mer än i de andra två länen. De gör 50 resor per år jämfört med 45 resor per år för tillståndsinnehavarna i Stockholm och 29 i Västra Götaland. 9 Färdtjänsten, Resa med färdtjänsten, februari 2014 10 HSN 0901-037, Regelverk för sjukresor och sittande sjuktransporter i Stockholms län, 2013. 11 Färdtjänsten, Resa med färdtjänsten, februari 2014

26(127 2012 Stockholms län Region Skåne V Götalands reg. Antal invånare per län ca 2 163 000 st. 1 274 000 st. 1 615 000 st. Antal färdtjänsttillstånd 70 000 st. 36 000 st. 56 000 st. Antal färdtjänsttillstånd/1000 inv. 32 st. 28 st. 35 st. Max antal resor med taxi/tillstånd 198 st. Obegränsat 360 st. resande Snitt Antal resor/kund/år 45 st. 50 st. 30 st. Rabatt på allmän kollektivtrafik 100 % 60 % Rabattsystem Egenavgift 70 kr/ påbörjad 30 km, max 790/490 kr/mån Fr. 26 kr för 8 km till 172 kr för resa längre än 100 km 31 kr för 1 zon, max 75 kr för 3 zoner + 25 kr extra för nattaxa Tabell 4 Jämförelse mellan Stockholm och referensregionerna avseende färdtjänst (ej sjukresor. Data från SCB, Trafikanalys och resp. trafikförvaltnings webbplatser. Mängden färdtjänsttillstånd minskar i Sverige trots att folkmängden ökar. Under perioden 1996 2012 har antalet färdtjänsttillstånd i Sverige sjunkit från 426 000 till 320 000 en minskning med ca 25 %. Minskningen har varit störst i Västra Götalandsregionen med 27 %. Region Skåne har en minskning på 22 % och i Stockholms läns landsting har minskningen varit 17 %, se Figur 7. 3,3 % av Stockholms läns innevånare innehar färdtjänsttillstånd år 2014. Sett till Stockholms läns tillväxt har relationen mellan ökning av befolkning och minskning av antal färdtjänsttillstånd förändrats i stor omfattning. Det visar på ett framgångsrikt tillgänglighetsarbete inom Stockholms läns landsting samt länet kommuner. Medelreslängden för samtliga kollektivtrafikresor har ökat med ca 50 % de senaste 25 åren. Även trängseln både på vägnätet och i kollektivtrafiken har ökat, och högtrafikperioderna har blivit längre. Enligt den senaste resvaneundersökningen RVU Sverige 12 är kollektivtrafikens totala marknadsandel i länet 2011-2012, 36 procent. Stockholms län står för mer än hälften av resandet med kollektivtrafik i hela landet. Färdtjänstresorna står för ca 0,6 procent av det totala antalet påstigande enligt statistik som presenteras i SL:s Årsberättelse 2013. 12 Resvaneundersökning Sverige 2011-2013

27(127 Antal färdtjänsttillstånd Figur 7 (ovan Trend över folkökning (övre diagrammet och antal färdtjänsttillstånd (det nedre diagrammet i jämförelseregionerna 3.2 Kortfakta om närtrafik och anropsstyrd trafik Närtrafiken i Stockholms län som ett alternativ till traditionell färdtjänst. Trafikformen benämns närtrafik för att den ska vara tillgänglig och portnära. Trafiken vänder sig till äldre resenärer och personer med funktionsnedsättningar med närtrafiken är öppen för alla som giltig biljett 13. Begreppet närtrafik har en annan betydelse i andra län än vad närtrafik står för inom SL-trafiken. I övriga län där begreppet närtrafik används står det för trafik som kör där utbudet av övrig kollektivtrafik är begränsat. Närtrafik är anropsstyrd och en av källorna till den trafikformen är kompletteringstrafik 14. Dagens närtrafik beskrivs mer utförligt i Bilaga 13. 13 Trafiken körs ofta med mindre fordon (4-8 personer på vissa tider eller i områden med få resenärer. 14 Kompletteringstrafik = ett komplement till den ordinarie linjetrafiken och är en form av anropsstyrd trafik.

28(127 I Stockholms län finns idag två olika koncept för närtrafik: o Linjelagd närtrafik enligt tidtabell & flexlinjer tidigare kallades linjelagd närtrafik för servicelinjer. Den liknar en vanlig busslinje med förutbestämd linjesträckning och tidtabell. Flexlinjer innebär att de endast trafikerar om trafiken förbeställs. Dessa linjer körs med mindre stadstrafikbussar, ca 15-22 sittplatser och utrymme för minst en rullstol eller barnvagn. o Anropsstyrd närtrafik med specialfordon Trafiken måste förbeställas av resenären. För anropsstyrd trafik finns inga hållplatser utan istället mötesplatser alternativt att resenären hämtas vid sin port. Denna trafik körs med specialfordon med ca 5 sittplatser. Närtrafiken hade 700 000 15 påstigningar under 2013 för hela länet. I dagsläget görs manuella räkningar på antal passagerare. Detta eftersom det inte finns någon accessutrustning i fordonen. Trafikförvaltningen arbetar med att ta fram en bärbar konduktörsutrustning så kallad BKU, som beräknas vara i drift under hösten 2014. Trafiken finns uteslutande i tätortsmiljöer och i områden med hög andel äldre. Närtrafiken är bland annat tänkt som ett alternativ till traditionell färdtjänst samt att den ska senarelägga färdtjänstdebuten. Den största målgruppen för denna trafik är färdtjänstresenärer och äldre personer som behöver närhet till tillgänglighetsanpassad trafik. Närtrafiken är en del av den allmänna kollektivtrafiken och hanteras idag av sektion buss och färdtjänst. Vissa närtrafiklinjer ligger inom färdtjänstavtalen och vissa inom bussavtalen. Det finns ett 30-tal olika närtrafiklinjer, varav 11 inom Stockholms stad. För mer information om dagens närtrafik se bilaga 13. 3.3 Kortfakta om IT-systemet Sektion IT-utveckling genomförde under andra halvåret 2013 en förstudie avseende färdtjänstens IT-system 16. Antalet system är stort och systemen är åldersstigna och svåra att förvalta. Färdtjänstverksamheten använder flera system som funktionellt överlappar system som redan finns i trafikförvaltningen. Givetvis är det lämpligt att snarast övergå till det för trafikförvaltningen valda nätverket, det valda ekonomisystemet, det valda systemet för analys mer mera. Dagens situation resulterar i höga IT-förvaltningskostnader. 15 Uppskattad volym, trafikavdelningen, trafikförvaltningen, 2014 16 Framtida systemstöd för färdtjänstverksamheten (Dnr SL 2013-3813

IT-system Beskrivning Samplan För resebokning och samplanering av taxiresor. För resebokning och manuell samplanering av specialfordon. Uträkning av teoretisk sträcka för specialfordon som ger underlag för resans kostnad. Sekund Tillståndsärenden. Informationen kring inkomna handlingar till nya eller befintliga tillståndsärenden. Här samlas även information från Samplan om antal resor resenären bokar. SRS För registrering av sjuktillstånd. Ger underlag för genomförda sjukresor från RIOR och sammanställer underlag för kundens egenavgifter. SRS sammanställer ett underlag som skickas till RES och sedan vidare till ekonomisystemet Raindance. RainDance Faktureringssystem för färdtjänstresor och sjukresor. Sammanställer och skickar fakturor till kunderna. Systemet får underlag från RIOR och RES. RES Program som får en sammanställning från SRS för genomförda sjukresor och egenavgifter som ska faktureras till kund. Skapar en bokföringsfil som läses in i ekonomisystemet Raindance. RIOR Körhistoriken det vill säga taxameterdata på utförda resor läses in i systemet för att sedan validera och matcha det med beställda resor från Samplan. Boomerang Används för hantering av kundsynpunkter om färdtjänstens verksamheter. Tabell 5 Ett antal av färdtjänstens IT-system. Oavsett framtida inriktning på färdtjänstverksamheten behöver de befintliga systemen ersättas med moderna system. När förstudien Framtida systemstöd för färdtjänstverksamheten var klar bedömde trafikförvaltningen att genomförandet av åtgärder skulle vänta tills dess att de framtida behoven var kartlagda och fastställda. Det stod emellertid klart att det oavsett verksamhetsinriktning var av vikt att inom kort anskaffa nya system. Arbetet bedömdes kunna påbörjas tidigt 2015. En stor del av kraven som behöver dokumenteras är relevanta oavsett hur de framtida behoven kan komma att se ut. Trafikförvaltningen strävar efter att inte tillhandahålla IT-system som i första hand används av upphandlade tjänsteutförare. Ägarskapet över systemet kan avgöras först när det står klart var gränsen framdeles ska dras mellan det som är förvaltningens ansvar och det som är utförarens ansvar. Även om utföraren tillhandahåller IT- systemet kan informationen eller delar av den göras tillgänglig för trafikförvaltningen. Sekretesskraven inom färdtjänstverksamheten medför att frågan om informationshantering kräver en sakkunnig bedömning. Införandet av nya IT-system kan påbörjas under avtalsperioden och komma att kräva delaktighet från färdtjänstverksamheten samt leverantörer. 29(127

30(127 3.4 Nuvarande avtal I gällande trafikaffär finns följande avtalstyper för färdtjänstverksamheten: o Färdtjänsttaxi (utan kundval. o Specialfordon med kundval. o Specialfordon utan kundval. o Liggande transporter (bårresor. o Linjelagd närtrafik och flexlinjer. o Anropsstyrd närtrafik med specialfordon. o Call-center (för beställning av färdtjänst- och sjukresor med taxi. o Call-center (35 % av beställningarna av färdtjänst- och sjukresor. o Call-center 30 backup (30 % av beställningarna av färdtjänst- och sjukresor. o Resegarantitjänster och närtrafikbeställningar. I kapitel 3.4.1 3.4.8 ges en kortfattad beskrivning av avtalen. Beskrivningen är inte komplett med alla ingående förutsättningar och krav med visar några viktiga grunder av avtalen. 3.4.1 Färdtjänsttaxi (utan kundval Nuvarande avtal för färdtjänsttaxi gäller resor med taxi, sjukresor och landstingsanställdas tjänsteresor. Antal resor år 2013 var följande: o Färdtjänstresor (2 300 000 resor. o Sjukresor (580 000 resor. o Landstingsanställdas tjänsteresor (52 000 resor. För färdtjänsttaxi gäller resa från port till port, det vill säga från porten till huset, inte till lägenhetsdörr. Med port menas till exempelvis entré vid målpunkten. För sjukresor finns det en möjlighet att få så kallad extra service vilket innebär i avtalet att Trafikförvaltningen har idag avtal med fyra taxibolag för färdtjänst och sjukresor med taxi, Taxi Kurir, Taxi 020, Norrtälje taxi och Haninge taxi. Taxi Kurir och Taxi 020 tillhör samma koncern och har 98 % av alla färdtjänstresor med taxi. I tabellen nedan finns kortfattad information kring vad avtalet avser.

31(127 Nuvarande avtalsperiod Uppdelning mellan leverantörer Fordonen Beställning 2012-02-01 till 2014-01-31 (2 år med 2 års förlängningsmöjlighet. Uppdelningen mellan leverantörerna baseras på leverantörens prioritet (en rangordning gjordes efter utvärdering av anbud i respektive kvotområden 17 (75 st.. Avtal tecknat med en eller flera leverantörer per kvotområde. Vanliga taxibilar för personer med färdtjänsttillstånd. Krav på miljöfordon vid nyanskaffning. Se även bilaga 10. Egen beställningscentral öppen dygnet runt. Samplanering Resorna samplaneras där det är lämpligt. Idag samplaneras ca 23 % av resorna. Utbildningskrav All personal skall erhålla och få utbildning i trafikförvaltningens informationsmateriel samt en anpassad utbildning för sina specifika arbetsuppgifter bland annat bemötande, etik, miljö och säkerhet. Ersättningsmodell Leverantören använder brytpunktstaxa 18 Leverantörerna angav i upphandling olika tariffer för olika typer av resor. Leverantören har möjlighet att söka begränsat antal så kallade rabattuppdrag i Beställarens resesystem (Samplan 19. Incitament Bonus: o NKI. o Om 93 % - 94,99% av resorna hämtas inom 10 minuter från avtalad tid. Vite: o Försening (11-20 minuter av mer än 7 % av resorna. o Resegarantiärende. o Om leverantören inte uppfyller avtalsvillkor. o Försenad eller inte lämnar in miljörevision. Övrigt Vissa resenärer har rätt att beställa extra service och då ingår att hämta/ lämna resenären vid lägenheten och/eller inne på vårdavdelningen eller motsvarande. Tabell 6 Nuvarande avtalsmodell för färdtjänsttaxi 3.4.2 Specialfordon med kundval Avtalet avser resenärer med tillstånd att resa med specialfordon (ej liggande transporter och som vill välja vilken leverantör de vill resa med. Avtalet specialfordon (rullstolstaxi med kundval innebär att resenärerna bokar direkt hos varje enskild leverantör som har avtal med trafikförvaltningen för den typen av trafik. I dagsläget ingår både färdtjänst och sjukresor. Under 2013 genomfördes ca 815 000 resor med specialfordon (exklusive sjukresor. 17 Kvotområde innebär en geografisk indelning av Stockholms län som används i planeringssystemet Samplan för att planera resan. Kvotområden beskrivs närmare senare i rapporten samt i bilaga 8. 18 Brytpunktstaxa innebär att taxan växlar mellan att ta betalt per kilometer och tid beroende på fordonets hastighet. Det innebär att om fordonet står i kö slår taxan automatiskt över till att ta betalt för tid och om fordonet kör i en viss hastighet växlar taxametern över till att ta betalt per kilometer. 19 Rabattuppdrag innebär att Leverantören har möjlighet att anmäla sitt intresse för ytterligare resor. En sådan resa kan samordnas på samma sätt som andra resor. Rabattuppdrag fördelas till leverantörerna innan övriga transportuppdrag fördelas enligt avtalad rangordning. Vid utförande av rabattuppdrag tillämpas rabattariff som framgår av Avtal. Syftet med rabattuppdrag är att leverantörerna får en möjlighet att förbättra sin logistik, med exempelvis returresor, samtidigt som beställaren får tillgång till ett lägre pris än ordinarie taxa.

32(127 För resor med specialfordon gäller dörr till dörr, vilket innebär att föraren ska följa resenären till lägenhetsdörr, besöksplats eller motsvarande. Men det kan innebära ytterligare behjälplighet i det fall resenären inte kan ta sig in i lägenheten, hjälp på och av med ytterkläder med mera och det inte finns någon anhörig eller personal som möter. När specialfordon med kundval infördes fanns samtidigt tjänsten specialfordon som ett alternativ där resenären kunde välja att resa med de fordon som avropas per tur och planerades av färdtjänsten. Specialfordon med kundval skulle vara ett alternativ, ett mer flexibelt resande utan långa bokningstider. När avtalet för specialfordon som planerades av färdtjänsten löpte ut pågick ett arbete på trafikförvaltningen att handla upp ett nytt avtal med kundval på specialfordon. Dock blev detta överklagat och man fick istället utöka avtalet för specialfordon med kundval att även inkludera sjukresor och fordonsklass 4. Trafikförvaltningen har idag avtal med tre leverantörer: Samtrans som har cirka hälften av körningarna, Taxi 020 och Taxi Kurir. Underleverantörer som kör under eget namn är följande: Södertälje Taxi, Ekerö Taxi och Norrtälje Taxi. I tabellen nedan finns kortfattad information kring vad avtalet avser. Nuvarande avtalsperiod Uppdelning mellan leverantörer Fordonen Beställning Samplanering Utbildningskrav Ersättningsmodell Incitament 2008-10-01 till 2013-09-30 (5 år med 2 års förlängningsmöjlighet + 6 månader 6 leverantörer varav 3 är underleverantörer. Uppdelningen av köruppdrag sker genom att resenärerna själva väljer vilken leverantör de vill åka med vid resebeställningen. Lågt golv, lämpliga för transport av personer med funktionsnedsättning och uppfylla Trafikverkets föreskrifter samt trafikförvaltningens norm. Se även bilaga 10. Egen beställningscentral(växel Resenären bestämmer själv om den vill att resan ska bli samplanerad med 2-3 resenärer. Grundläggande utbildning tre dagars grundkurs för trafik med specialfordon. En dags utbildning av beställnings-mottagning i färdtjänstens regi. (bemötande, förståelse för funktionshinder mm Fast pris. Leverantören får betalt för varje genomförd resa och en schablonersättning på ca 1,88 % av totalt utbetalat belopp för att kompensera eventuella felaktia viten (kvalitetsavgifter med mera. Priset per resa baseras på ett fastpris beräknas för en teoretisk sträcka i Samplan. Bonus får leverantören om: o De använder miljöfordon. Vite får leverantören betala om: o Om resan inte utförs eller om den är mer än 20 minuter senare än utsatt tid. o Bristande fordonskontroller. o Leverantören inte genomfört en miljörevision i tid. o Fordonen inte uppfyller kraven på däck. o Beställningscentral inte är tillgänglig för beställning. o Bristande fordonsresurser. Tabell 7 Avtalsmodell för specialfordon med kundval

33(127 3.4.3 Specialfordon utan kundval Avtalet avser resenärer med tillstånd att resa med specialfordon (ej liggande transporter och som inte vill välja vilken leverantör de vill resa med. Avtalet specialfordon (rullstolstaxi utan kundval innebär att resenärerna bokar direkt hos den leverantör som har avtal med trafikförvaltningen för den typen av trafik. I avtalet ingår både färdtjänst och sjukresor. Under 2013 genomfördes ca 43 000 resor med specialfordon (exklusive sjukresor. Trafikförvaltningen har idag avtal med en leverantör, Samtrans. I tabellen nedan finns kortfattad information kring vad avtalet avser. Nuvarande avtalsperiod: Leverantörer Fordonen Beställning Samplanering Utbildningskrav Ersättningsmodell Incitament 2012-05-01 till 2013-09-30 (drygt 1 år med 2 års förlängningsmöjlighet + 6 månader 1 leverantör. Ska vara specialfordon är fordon som är särskilt anpassade till rullstolsburna personer som behöver sitta i rullstol under resan. Fordonen skall uppfylla branschorganisationen Svensk Kollektivtrafiks normer, klass 1, klass 3 eller klass 4 20. Se även bilaga 10. Egen beställningscentral(växel Resorna samordnas där det är lämpligt. Språkkunskaper all personal ska ha mycket goda språkkunskaper i det svenska språket, och klara av att göra ett språktest på B2-nivå exempelvis från Swedex 21. Utbildning i beställningsmottagning bland annat: o Bemötande och service. o Förståelse för olika funktionsnedsättning. I upphandlingen fick leverantörerna ange pris för tjänsten. Avtal med leverantör som uppfyllde krav och hade lägst pris. Bonus får leverantören om: o De använder miljöfordon. Vite får leverantören betala bland annat om: o Otillåtlig marknadsföring. o Leverantören inte inför elektronisk fakturering inom 1 år från det har begärts. o Sent inlämnad samtalsstatistik. o Avtalet följs inte. o Ej genomfört miljörevision. o Svarstiden på samtal i beställningsmottagningen i snitt. överstiger 1 minut under en månad. o För sent utförd resa. Tabell 8 Nuvarande avtalsmodell för specialfordon utan kundval 20 Angivna i publikationen Specialfordon 2006, utgiven december 2006 av Svensk Kollektivtrafik. 21 Swedex är test i svenska som främmande språk som utvecklats i samarbete med Europeiska Unionen och erkänts av Svenska institutet.

34(127 3.4.4 Liggande transporter Avtalet innebär resor för resenärer med tillstånd att resa liggandes på bår. År 2013 genomfördes ca 3000 resor. Trafikförvaltningen har idag avtal med en leverantör, Samtrans. Nuvarande avtal löper ut redan 2015-01-31 utan möjlighet till förlängning. Ett nytt avtal kommer att tecknas för tiden 2015-02-01 till 2016-03-31 I tabellen nedan finns kortfattad information kring vad nuvarande avtalet avser. Nuvarande avtalsperiod Leverantörer Fordonen Beställning Samplanering Utbildningskrav 2011-02-01 till 2015-01-31 (4 år utan möjlighet till förlängning. 1 leverantör Ska vara byggda och anpassade för rullstolstransporter och uppfylla de krav som ställs i Transportstyrelsens föreskrifter TSFS 2010:2, 2010:4, tillämpliga delar i 2007/46/EG där TSFS har företräde för specialfordon samt uppfylla Svensk Kollektivtrafiks krav för Specialfordon/Multifordon av låggolvstyp av Klass 1 och Klass 3. Fordon skulle klara rullstolsplats enligt definitionen i TSFS för Utökat bruk och bårplats enligt TSFS 2010:2. Minimikravet var att leverantören skulle ha 6 stycken fordon. Se även bilaga 10. Egen beställningscentral(växel Ingen samplanering sker. Språkkunskaper Ska vara mycket goda i det svenska språket, motsvarande nivå B2/C1 för europeisk språkportfolios för självbedömning för de delar som avser muntlig språkförmåga. Särskild utbildning för trafik med specialfordon Ersättningsmodell Leverantören får ersättning per resa samt en schablonersättning på 2,5 % av totalt utbetalat belopp. Ersättningen för resan baseras på teoretisk beräkning av sträckan i Samplan. En extra ersättning ges även om resenären kräver bärhjälp. Incitament Bonus får leverantören om: o De använder miljöfordon. Vite får leverantören betala om: o Om satta krav ej uppfylls. Tabell 9 Nuvarande avtalsmodell för liggande transporter 3.4.5 Linjelagd närtrafik och flexlinjer Linjelagd närtrafik upphandlad i ett avtal som löper ut 2014 men det finns möjlighet till förlängning. I det avtalet ingår linjelagd busstrafik samt några flexlinjer som behöver förbeställas. I avtalet inkluderas linjelagd med fasta hållplatser och så kallade vinkområden samt linjer med avvikelser efter gjord beställning till en eller flera lågfrekventerade hållplatser. Idag sker ca 700 000 resor med närtrafiken. Trafiken finns inom följande områden: o Närtrafiken Årsta Gullmarsplan. o Närtrafiken Bromsten Solhöjden- Spånga C. o Närtrafiken Hagsätra- Rågsved Högdalen och delar av Bandhagen. o Vällingby-Flexen i området Vällingby Grimsta Råcksta. o Haninge-Flexen i området Haninge Handen Brandbergen. o Lidingö-Flexen på norra Lidingö. o Närtrafiken Danderyd Mörby Djursholm.

35(127 o Närtrafiken Bromma Nockeby. o Närtrafiken Yxlan-Blidö Norrtälje stad. o Närtrafiken Nynäshamn. Trafikförvaltningen har avtal med två leverantörer Travellerbuss och Citytrafik AB (som har en av busslinjerna. I tabellen nedan finns närmare beskrivning av avtalen. Nuvarande avtalsperiod: Leverantörer Fordonen Beställning Samplanering Utbildningskrav Incitament Kvalitet Tabell 10 Avtalsmodell för linjelagd närtrafik och flexlinjer 3 st. avtal: 2007-01-02 och 2013-09-01 till 2014-12-31 med 6 månaders förlängningsmöjlighet 1 st. avtal: 2007-09-03 till 2015-08-31 med 6 månaders förlängningsmöjlighet Består av 4 avtal för två leverantörer. Avtalen är uppdelade per område/linje som leverantören trafikerar. Bussarna skall vara Servicebussar typ klass I eller II. Egen beställningscentral (växel Resenären reser tillsammans med andra (Linjelagd trafik Förare skall med godkänt resultat på slutprov ha genomgått Färdtjänstens tredagars grundutbildning. Vite får leverantören betala om: o För utebliven trafik. o Inte uppfyllt specifika kvalitetskrav skall. o Reservbuss som inte fullt ut uppfyller. o Vid inställda avgångar. o Försenad redovisning av fullständig. Synpunkter eller klagomål från resenärer eller andra skall besvaras skyndsamt. Svar skall i normalfallet lämnas inom 5 arbetsdagar. 3.4.6 Anropsstyrd närtrafik med specialfordon Avtalet avser närtrafik som genomförs med specialfordon som behöver förbeställas före avresa. Fordonen trafikerar idag 8 områden med 9 fordon med timmestrafik inom området mellan ca kl. 9-16. Antalet resenärer för närtrafik med specialfordon varierar mellan 15-60 per dag 22. Trafiken upphandlas i form av avrop på gällande ramavtal som löper ut i februari 2015. I ramavtalet har trafikförvaltningen möjlighet att avropa trafik allt eftersom behov uppstår via en förnyad konkurrensutsättning. Avtalet avser att kunna tillgodose resandet för resenärer som reser med närtrafik i Stockholms län. I dagsläget har tre leverantörer ramavtal men det är endast en leverantör som kör trafiken, Taxi kurir. Trafikförvaltningen kommer att göra en ny upphandling med avtal som ska gälla fram till sista mars 2016. Tidigare när trafikförvaltningen hade egen trafikplanering för specialfordon inom färdtjänsten (innan kundval för specialfordon infördes så ingick även närtrafiken i 22 Uppskattad volym, trafikavdelningen, trafikförvaltningen

36(127 samma avtal. Trafikförvaltningen valde att handla upp närtrafiken i separat avtal i efter att en upphandling överklagats 23. I tabellen nedan finns en sammanfattning om över avtalsmodellen för trafiken. Nuvarande 2011-02-01 till 2015-01-31 (4 år avtalsperiod Upphandlas ytterligare drygt 1 år fram till 2016-03-31 Leverantörer Ramavtal som avropas. För närvarande en leverantör som kör trafiken med 9 fordon i 8 områden. Fordonen Typ av fordon ska vara specialfordon enligt branschorganisationen Svensk kollektivtrafiks normer. Beställning Ett separat upphandlat call-center tar emot beställningen för den anropsstyrda trafiken. Samplanering Timmestrafik. Fordon hämtar upp de resenärer som har beställt en resa. Samplanering sker via linjeläggning i en modul i trafikplaneringssystemet Samplan. Utbildningskrav Förare ska ha genomgått särskild förarutbildning för närtrafik med godkänt testresultat. Ersättningsmodell Leverantören får ersättning per timme (minst 7 timmar per vardag per fordon samt en ersättning per kilometer som körs. Incitament Bonus: De använder miljöfordon. Vite: Försening och om reservfordon sätts in försent. Kvalitet Vid kvalitetsmöten skall parterna följa upp parternas efterlevnad av detta avtal. Tabell 11 Avtalsmodell för anropsstyrd närtrafik med specialfordon 3.4.7 Call-center (för beställning av färdtjänst- och sjukresor med taxi Trafikförvaltningen har för färdtjänsttrafiken med taxi upphandlat call-center i tre separata avtal samt ytterligare ett avtal för resegaranti och bokning av närtrafikresor. Syftet med tre call-center avtal var att genom uppdelning av call-centerverksamheten i tre nästan lika stora delar, 30 %, 35 % och 35 %, skapa riskspridning vilket skulle vara mer driftsäkert och skapa trygghet för resenärerna. Taxi 020 och Taxi Kurir har tecknat avtal för samtliga call-center (förutom telefonmottagning för närtrafikbeställningar och resegaranti. Avsikten att skapa riskspridning har inte uppnåtts eftersom Taxi kurir och Taxi 020 ingår i samma koncern. Antal samtal för beställning av taxiresor är i dagsläget 238 007 och av de samtalen bokas ca 221 681 resor. Call-center 35 % För avtalen call-center 35 % innebär det att två leverantörer svarar på 35 % av samtalen som inkommer för bokning av färdtjänst- eller sjukresor. 23 Upphandling av ramavtal för färdtjänst- och sjukresor med specialfordon i Stockholms län, dnr SL- 2009-2338

37(127 Nuvarande 2012-06-01 till 2014-05-31 (2 år med 2 års förlängning. avtalsperiod Avtalet har förlängts till 2016-05-31 Leverantörer Samtalen fördelas utefter avtalad kvot. Utbildningskrav Språkkunskaper Ska vara mycket goda i det svenska språket, motsvarande nivå C1 Europarådets nivåskala för språk. Ersättningsmodell Leverantörerna får ersättning per resebokning som inte avbokas. Incitament Bonus: Leverantören har besvarat mer än sin andel på 35 % av samtalen. Vite: Leverantören besvarar mindre än 80 % av de samtal som de avtalats att besvara. Tabell 12 Avtalsmodell för Call-center 35 % Call-center 30 backup Avtalet avser ca 30 % av telefonmottagning och bokning av färdtjänstresor, sjukresor samt landstingsanställdas tjänsteresor inom Stockholms län. Avtalet innefattar även backup det vill säga då övriga callcenter inte kan ta emot samtalet (efter 5 försök. Avtalsmodellen finns beskriven i tabellen nedan. Nuvarande 2013-10-01 till 2015-01-31 (2 år, förlängning till 2016- avtalsperiod 05-31. Uppdelning mellan 30 % av de ordinarie samtalen kopplas till växeln samt de samtal leverantörer som inte kunnat kopplas fram till övriga callcenter efter 5 försök. Utbildningskrav Språkkunskaper Ska vara mycket goda i det svenska språket, motsvarande nivå C1 Europarådets nivåskala för språk. Ersättningsmodell Leverantörerna får ersättning per resebokning som inte avbokas. Incitament Bonus: o Hög kundnöjdhet på mer än 90 %. leverantören har besvarat mer än sin andel på 30 % av samtalen. o Backupfunktionen besvarat minst 90 % av inkommande samtal inom en minut. Vite: o De inte besvarar sin andel på 30 % av samtalen. o Backupfunktionen inte svarat inom två minuter på 90 % av inkomna samtal. Tabell 13 Avtalsmodell för Call-center 30 backup 3.4.8 Resegarantitjänster och närtrafikbeställningar Avtalet innebär telefonmottagning för handläggning av färdtjänstverksamhetens resegarantifunktion vid uteblivna fordon samt bokning av Närtrafikresor. Avtalsmodellen finns beskriven i tabellen nedan.

38(127 Nuvarande 2014-02-01 till 2016-01-31 (2 år med avtalsperiod förlängningsmöjlighet till 2016-05-31. Leverantörer Endast en leverantör, beställningsvolym om 30 %, back-up funktion samt 100 % nattetid. Utbildningskrav Språkkunskaper Ska vara mycket goda i det svenska språket, motsvarande nivå C1 Europarådets nivåskala för språk. Ersättningsmodell För beställningar av närtrafik får leverantören ersättning per resebokning som inte avbokas. För resegarantiärenden får leverantören samtalsstartsersättning (per ingående och utgående samtal som genomförs vid handläggning av resegarantiärenden och samtalstidsersättning. Incitament Bonus vid svar inom en min på 90 % av inkommande samtal. Vite om de inte svarat inom två min på 90 % av inkomna samtal. Övrigt För resegarantitjänsten får leverantören betalt på svarat samtal och samtalslängd. Tabell 14 Avtalsmodell för resegarantitjänster och närtrafikbeställningar 3.5 Trafikförvaltningens kostnad för nuvarande trafik Kostnaderna för färdtjänst inom Stockholms läns landsting har ökat under mätperioden 1996 2012. Kostnaderna uppgick år 2013, exklusive förvaltningskostnader, till totalt 1 276 mkr (1 210 24. Till detta tillkommer färdtjänstresenärernas resor i den allmänna kollektivtrafiken vilka uppskattas till en kostnad om ca 32 miljoner kronor (4,8 miljoner resor år 2013. Fördelningen mellan färdtjänstresor och sjukresor var 2012 följande: o Färdtjänsttaxi 522 Mkr. Ca 70 000 färdtjänsttillstånd. o Sjukresor 261 Mkr. o Färdtjänst med specialfordon 369 Mkr. Ca 13 000 färdtjänsttillstånd. o Liggande transporter 10 Mkr. Ca 90 färdtjänsttillstånd. I diagrammet nedan visas kostnadsutfallet för åren 2011-2013 samt budget för 2013-2016. Digrammet visar skillnaden mellan utfall och budget där kostnaderna för färdtjänsttaxi 2013 var 10 % lägre än budgeterat. För specialfordon och sjukresor var situationen den omvända. Uppgifterna är hämtade från trafikförvaltningens ekonomisystem samt Stockholms läns landstings budget för färdtjänsten. Uppgifterna skiljer sig något, men skillnaden mellan utfall och budget är densamma. 24 Trafikförvaltningens ekonomisystem.

39(127 600 500 Utfall 10 % lägre än budget 400 300 200 100 0 Utfall 7 % högre än budget Utfall 9 % högre än budget 2011 2012 2013 2014 2015 2016 Färdtjänsttaxi Färdtjänst budget Specialfordon Spec budget Sjukresor Sjukresor budget Skillnad mellan utfall och budget Figur 8 Kostnad för färdtjänsttaxi och specialfordon samt sjukresor, utfall och budget Trafiksituationen i Stockholms län med långa köer påverkar kostnaden på resorna för taxi eftersom priset är baserat på både tid och kilometer. Omvägar för att undvika köer kan vara lika kostnadsdrivande som att stå och köa då viss del av avgiften är kilometerbaserad. Trafiksituationen i Stockholm leder också till svårigheter med samplanering av flera resenärer då tidsaspekten i form av maximal kunduppoffring inträder vid 20 minuter. Resenären har rätt att beställa långa resor. Någon avståndsgräns inom länet finns inte. För specialfordon ingår alltid extraservice (dörr till dörr i kostnaderna för en resa i nuvarande avtal. Figur 9 (nedan visar kostnaderna för färdtjänstverksamheten. Värdena är inte indexreglerade men figuren visar vilka kostnadskomponenter som ingår och vilka andelar de har av helheten. Upphandlad trafik står för 90 95 % av kostnaderna och är orsak till huvuddelen av kostnadsökningen under den utvalda mätperioden 1996 2012.

1996 1997 1998 1999 2000 2001 2002 2003 2004 2005 2006 2007 2008 2009 2010 2011 2012 40(127 För de två första mätåren visas inte IT-kostnader som en enskild parameter utan de ingår i posten Övrigt. För de fyra sista mätåren har kostnader för administrativ personal bokförts inom AB SL (AB Storstockholms Lokaltrafik. Från 2013 har färdtjänsten införlivats i trafikförvaltningen, dessförinnan var den en del av AB SL. 1 200 1 000 Införande av specialfordon med kundval 800 600 400 Övrigt IT-kostnader Upphandlad färdtjänsttrafik Personalkostnader 4006 00 200 4000 Figur 9 Kostnadsutveckling för färdtjänst i Stockholms län (ej indexuppräknad 1000 900 Införande av specialfordon med kundval 800 700 600 500 Specialfordon Färdtjänsttaxi 400 300 200 100 Figur 010 Fördelning av färdtjänstresekostnader för specialfordon och färdtjänsttaxi (fördelningsuppgifter saknas för 1996-1997. Data är inte indexreglerat, syftet är att visa förändring inom andel. Kostnader i miljoner kr. I Figur 10 visas kostnadsfördelningen mellan upphandlad trafik med färdtjänsttaxitrafik och med specialfordon. Mellan 1998 och 2012 sjönk kostnadsandelen för vanlig färdtjänsttaxi från 72 till 61 %. Kostnadsnivån för vanlig färstjänsttaxi ligger relativt konstant, sett till omsättning (ej indexreglerad. En resa

41(127 med specialfordon är i snitt dubbelt så dyr som en resa med färdtjänsttaxi. Det genomsnittliga priset var år 2013 för färdtjänsttaxi 212 kr och för specialfordon 426 kr. Orsaken till att snittkostnaden för specialfordon (rullstolstaxi är högre än för taxi beror på flera faktorer bland annat följande: o Specialfordon (Rullstolstaxi är dyrare (både i inköp och i drift. o Mer service ingår i avtalen (bland annat dörr till dörr istället för port till port. o Lägre samåkningsgrad för specialfordon på grund av kundval jämfört med färdtjänsttaxi. Samåkning i specialfordon(rullstolstaxi är enligt avtal om kundval frivillig och bygger på resenärernas önskan om samåkning. Intäkter från resenärerna täcker 10 % av verksamhetens kostnader, detta är att jämföra med allmän kollektivtrafik där resenärsintäkterna täcker nästan 50 % av verksamhetens kostnader. De totala kostnaderna för färdtjänstverksamheten har ökat och det är framförallt ökade kostnader för specialfordon (rullstolstaxi som står för ökningen. De första 10 månaderna efter införandet ökade kostnaderna med ca 140 miljoner kronor jämfört med innan kundval infördes. Kundval infördes den 1 februari 2011 men verksamheten startade lite långsamt vid avtalsstart den 1 oktober 2008. Fram till 2011 kunde resenären välja mellan att beställa resa hos färdtjänsten eller direkt hos leverantören. Beställning hos färdtjänsten trafikplanerades av färdtjänsten och utfördes enligt avtal av fordon baserat på antal årstimmar fordonen var i trafik. Effekten av avtal för specialfordon(rullstolstaxi med kundval har utifrån faktorerna ovan blivit att samåkningsgraden har minskat medan resandet har ökat. Samtidigt har antalet färdtjänsttillstånd varit i stort sett oförändrat. En ökad andel resor med specialfordon (rullstolstaxi av totala antalet färdtjänstresor medför ökade kostnader som är högre än genomsnittkostnaden beräknad på samtliga färdtjänstresor. 3.6 Förvaltningserfarenheter från nuvarande avtal Förvaltningen och utveckling av befintliga färdtjänstavtal görs på sektion buss och färdtjänst på trafikavdelningen där varje avtal har en ansvarig affärsförvaltare. Uppdraget som affärsförvaltare är att följa upp enligt avtalens återrapporteringskrav samt reda ut om några akuta ärenden dyker upp. En stor del av bonus och viten räknas ut automatiskt, men kan även läggas på manuellt om affärsförvaltaren får kännedom att avtalet inte följs. Affärsförvaltaren verkar för att säkerställa en bra leverans till resenärerna i enlighet med avtalet. Trafikförvaltningen har under innevarande avtalsperiod funnit en god modell för förvaltning av färdtjänstens olika avtal. Arbetet sker enligt trafikavdelningens modell för affärsmannaskap. En gång per månad genomförs förvaltningsmöten i förvaltningsgrupperna. Vid dessa möten löses merparten av alla frågor. Två gånger per år görs större avstämningar med leverantörerna. Under tiden pågår arbete med

42(127 uppföljningar av de klagomål som går vidare till affärsförvaltarna. Uppföljningen utgår från kontroll av de 70 fastlagda kontrollpunkterna 25 som sker automatiskt samt uppföljning genom statistiksammanställning bland annat av om taxametersträcka stämmer med teoretisk beräknad sträcka i Samplan och om färdtjänstkorten har dragits i början och slutet av resan. Dessutom sammanställs klagomål som inkommer från resenärerna. Fotograf: Erja Lempinen 25 Bilaga 12

43(127 4 Generella och områdesspecifika förutsättningar samt principiella frågeställningar 4.1 Underlag för Beslut om allmän trafikplikt (BATP mm I SFS 2010:1 065 kollektivtrafikförordning regleras beslut om allmän trafikplikt i kap 3, 1. Ett beslut enligt denna paragraf får endast avse regional kollektivtrafik. Färdtjänsten omfattas inte av bestämmelserna om allmän trafikplikt. Utgångspunkten för färdtjänst är att det är en så kallad obligatorisk verksamhet för landets kommuner, se Lag (1997:736om färdtjänst 3. Varje kommun har en lagstadgad skyldighet att anordna färdtjänst. Kommunerna i Stockholms län har överlåtit sina uppgifter enligt Lag (1997:736om färdtjänst till Stockholms läns landsting (SLL i egenskap av Regional Kollektivtrafikmyndighet (RKTM, vilket innebär att det är Stockholms läns landsting som är skyldig att anordna färdtjänst, antingen i egen regi eller genom upphandling. 1 Den regionala kollektivtrafikmyndigheten är behörig lokal myndighet enligt EU:s kollektivtrafikförordning och fattar beslut om allmän trafikplikt inom länet. En regional kollektivtrafikmyndighet får även, efter överenskommelse med en eller flera andra sådana myndigheter, fatta beslut om allmän trafikplikt inom myndigheternas gemensamma område. 4.2 Trafikförvaltningens strategier och affärsmodell Trafiknämnden beslutade år 2013 om fyra strategier för att säkra uppsatta mål och målbilden Stockholm - växande region en framtida utmaning uppnås. Under hösten planeras för beslut om ytterligare två, Kommunikationsstrategi och Strategi för kundservice. Det saknas strategi och verktyg för att information och kommunikation med resenärer inom den särskilda kollektivtrafiken på samma sätt som resenärer i den allmänna kollektivtrafiken har. Det saknas idag tydliga ansvar för vem som har uppdrag att tillgodose färdtjänsts- och sjukresenärernas behov av information och kommunikation. De strategier som är beslutade är: 1. Trafikstrategi - attraktiva och effektiva kollektivtrafiklösningar o Övergripande principer för planering, trafikinformation och samverkan som svarar mot resenärernas behov i ett hela-resan-perspektiv. 2. Infrastrukturstrategi - rationella investeringar i och drift av fastigheter och anläggningar o Övergripande principer som ska tillämpas när trafikförvaltningen utvecklar och vidmakthåller infrastrukturen. o Omfattar materiel till exempel bussar, IT-system samt anläggningar. 3. Affärsstrategi - aktiv affärsutveckling och affärsförvaltning o Övergripande principer som ska tillämpas vid utformning av alla trafikförvaltningens affärer. o Få mer kollektivtrafik för pengarna samtidigt som förutsättningar skapas för en väl fungerande leverantörsmarknad, som möjliggör en leverans av attraktiv kollektivtrafik till resenären.

44(127 4. Strategi hållbar utveckling utveckling på ett hållbart sätt o Övergripande principer för de vägval som behöver göras för att utveckla kollektivtrafiken mot uppsatta hållbarhetsmål. o Vissa hållbarhetsaspekter hanteras i andra strategier, till exempel resor för alla, lokalisering av infrastruktur, prioritering av beprövad teknik. Trafikförvaltningens affärsmodell är ett ramverk som visar strukturen i de affärer som planeras, genomförs och följs upp av Trafiknämnden genom trafikförvaltningen. En viktig del av affärsmodellen är affärsförvaltningsprocessen där en ny affär initieras med strategisk planering och efter att affären genomförts och etablerats avslutas den efter avtalsperioden med att sittande utövare avslutar sitt uppdrag och erfarenhetsåterföring görs från uppdraget. o Trafikförvaltningen ska säkerställa att inga andra kostnader än vad som är nödvändigt bärs av förvaltningen och att tillskjutna skattemedel får största möjliga verkan. o Affärsmodellen sätter kunderbjudandet högst genom de varumärken som möter resenären; SL och Färdtjänsten. o Modellen visar även att målet med en ekonomi i balans uppnås genom en aktiv styrning av verksamhetens intäkter samt kostnader. o Genom att vara en strategisk och affärsmässig beställarorganisation säkerställer trafikförvaltningen kvalitet och effektivitet i trafikdriften, investeringar och underhåll samt i alla de affärer som stödjer och möjliggör trafiken.

45(127 Externt perspektiv Samhälle Omvärld Marknad Samarbetspartners Kunderbjudande Förvaltning och erfarenhetsåterföring affär S t r a t e g i Strategisk planering Internt perspektiv Kompetens Resurs Struktur Kultur Etablera affär Komponentkarta Affärens omfattning Ansvarsfördelning Fördelning av ansvar/risker/ möjligheter Affärsform Avtalsstruktur Idé- & Förstudie Förstudie inför upphandling av färdtjänstverksamheten (E26 Intäktsstyrning Genomföra affär Affärsinriktning Kostnadsstyrning Balanserad budget Figur 11 Trafikförvaltningens affärsmodell Figur 12 Trafikförvaltningens affärsstrategi