Datum 2012-09-26 1 (1) KALLELSE/UNDERRÄTTELSE OBS! OBS! OBS! Ändrad dag och tid Till: sammanträde med kultur- och fritidsnämnden Tid: onsdagen den 3 oktober 2012 kl. 17.15 Plats: sammanträdesrummet, kommunhuset Vi samlas alltså kl. 17.15 utanför kommunhuset för samåkning ut till Jaktskytteklubben. På plats kommer vi att få en presentation av Jaktskytteklubbens verksamhet och även få prova på att skjuta lite. Därefter åker vi tillbaka till kommunhuset och kör igång själva nämnden. Ni kommer att bjudas på kaffe och smörgås i samband med sammanträdet. Robert Skoglund Ordförande Catarina Djupström Sekreterare VK300S v1.0 040416, Kallelse 121003 kfn.doc Ärenden: Godkännande av dagordning Val av justerare 1. Ungdomskulturstipendiat 2012 2. Kulturstipendiat 2012 3. Idrottsstipendiat 2012 4. Ungdomsledarstipendiat 2012 5. Organisationsutredning 6. Kultur- och fritidsnämndens Nämndplan 2013 7. Information 8. Delegationsärenden 9. Delgivningar 10. Övriga frågor VÄLKOMMEN! Kultur- och fritidsnämnden Vingåkers kommun, 643 80 Vingåker Säfstaholms slott Tel vx 0151-191 00 Fax 0151-191 95 E-post: kultur@vingaker.se www.vingaker.se Pg 95 81-0 Bg 624-8371
Sammanträdesprotokoll Sammanträdesdatum Kultur- och fritidsnämnden 2012-10-03 50 Sida Kfn 42 Dnr 26/2012 804 Kulturstipendiat 2012 Kultur- och fritidsnämndens beslut Nämnden utser XXX till kulturstipendiat 2012. Beslutsunderlag Nominering och ansökningar till kulturstipendium 2012 Denna paragraf förklaras omedelbart justerad.. Ordförande Robert Skoglund Justerare XXX Sekreterare Lars Furborg Expediering Kultur- och fritidsförvaltningen Justerandes sign Utdragsbestyrkande
Sammanträdesprotokoll Sammanträdesdatum Kultur- och fritidsnämnden 2012-10-03 49 Sida Kfn 41 Dnr 48/2012 805 Ungdomskulturstipendiat 2012 Kultur- och fritidsnämndens förslag till beslut Nämnden utser XXX till ungdomskulturstipendiat 2012. Beslutsunderlag Nominering och ansökningar till ungdomskulturstipendium 2012 Denna paragraf förklaras omedelbart justerad.. Ordförande Robert Skoglund Justerare XXX Sekreterare Lars Furborg Expediering Kultur- och fritidsförvaltningen Justerandes sign Utdragsbestyrkande
Sammanträdesprotokoll Sammanträdesdatum Kultur- och fritidsnämnden 2012-10-03 51 Sida Kfn 43 Dnr xx/2012 804 Idrottsstipendiat 2012 Kultur- och fritidsnämndens beslut Nämnden utser XXX till idrottsstipendiat 2012. Beslutsunderlag Nominering och ansökningar till idrottsstipendium 2012 Denna paragraf förklaras omedelbart justerad.. Ordförande Robert Skoglund Justerare XXX Sekreterare Lars Furborg Expediering Kultur- och fritidsförvaltningen Justerandes sign Utdragsbestyrkande
Sammanträdesprotokoll Sammanträdesdatum Kultur- och fritidsnämnden 2012-10-03 52 Sida Kfn 44 Dnr xx/2012 804 Ungdomsledarstipendiat 2012 Kultur- och fritidsnämndens beslut Nämnden utser XXX till ungdomsledarstipendiat 2012. Beslutsunderlag Nominering och ansökningar till ungdomsledarstipendium 2012 Denna paragraf förklaras omedelbart justerad.. Ordförande Robert Skoglund Justerare XXX Sekreterare Lars Furborg Expediering Kultur- och fritidsförvaltningen Justerandes sign Utdragsbestyrkande
Sammanträdesprotokoll Sammanträdesdatum Kultur- och fritidsnämnden 2012-10-03 54 Sida Kfn 45 Dnr 35/2012 001 Organisationsutredning kultur- och fritid Kultur- och fritidsnämndens förslag till beslut Kultur- och fritidsnämnden framför till kommunstyrelsen att den omfattande kulturverksamheten vid Säfstaholms slott är av stor vikt för Vingåkers kommun och turismen i bygden. Det är nämndens uppfattning att verksamheten bör fortsätta och även utvecklas i framtiden. Detta förutsätter dock att förvaltningsledning och övrig personal som arbetar med aktiviteterna lokalmässigt är placerade på slottet. Beskrivning av ärendet Ordföranden informerade på kultur- och fritidsnämnden 2012-04-26 om att det för närvarande pågår en kommunövergripande organisationsöversyn för kommunledningen med mera. En inriktning i denna utredning är att all förvaltningsledning lokalmässigt skall finnas i kommunhuset. Med anledning av detta önskar ordföranden att förvaltningen gör en konsekvensbeskrivning av vad en sådan förändring skulle innebära för den nuvarande verksamheten vid Säfstaholms slott. Nämnden beslutade att ge förvaltningen ett sådant uppdrag 2012-04-26, 28. I förvaltningens rapport görs en genomgång av den nuvarande verksamheten vid Säfstaholm och hur den är organiserad. Rapporten redovisar även rutiner och regler kring säkerhetsfrågor när det gäller konstföremål. Slutsatsen är att myndigheter och långivare förutsätter att förvaltningen har personal stationerade i lokalerna om verksamhet med lån och depositioner av konst skall fortsätta. Beslutsunderlag Kfn:s beredningsutskott 2012-09-17, 31 Tjänsteutlåtande från kultur- och fritidsförvaltningen, 2012-08-28 Expediering Kommunstyrelsen Justerandes sign Utdragsbestyrkande
TJÄNSTEUTLÅTANDE Datum 2012-08-28 Vår handläggare Lars Furborg 0151-191 89, 070-33 00 780 kultur@vingaker.se Kultur- och fritidsnämnden 1 (4) Organisationsutredning kultur och fritid Förslag till beslut Förvaltningen föreslår att nämnden beslutar uttala följande; Den omfattande kulturverksamheten vid Säfstaholms slott är av stor vikt för Vingåkers kommun och turismen i bygden. Det är nämndens uppfattning att verksamheten bör fortsätta och även utvecklas i framtiden. Detta förutsätter dock att förvaltningsledning och övrig personal som arbetar med aktiviteterna lokalmässigt är placerade på slottet. Beskrivning av ärendet Ordföranden Robert Skoglund informerade på kultur- och fritidsnämnden 2012-04-26 om att det för närvarande pågår en kommunövergripande organisationsöversyn för kommunledningen med mera. En inriktning i denna utredning är att all förvaltningsledning lokalmässigt skall finnas i kommunhuset. Med anledning av detta önskar ordföranden att förvaltningen gör en konsekvensbeskrivning av vad en sådan förändring skulle innebära för den nuvarande verksamheten vid Säfstaholms slott. Nämnden beslutade att ge förvaltningen ett sådant uppdrag 2012-04-26 ( 28). VK101S v1.0 060208, TJÄNSTEUTLÅTANDE- Kultur- och fritidsförvaltningen Vingåkers kommun, 643 80 Vingåker Säfstaholms slott Tel vx 0151-191 00 Fax 0151-191 95 E-post: kultur@vingaker.se www.vingaker.se Pg 95 81-0 Bg 624-8371
Verksamhets- och konsekvensbeskrivning 2 (4) Förvaltningschefen har det övergripande tjänstemannaansvaret för förvaltningens verksamhetsområden. Eftersom organisationen inte har några tjänster för det operativa allmänkulturella arbetet åvilar också detta förvaltningschefen. Det innebär i praktiken arbetsuppgifter som normalt sköts av kultursekreterare och museiintendenter. Säfstaholm har inte bara nationellt uppmärksammade konstutställningar utan också en hel del annan verksamhet, vilket framgår av bifogade bilaga. De flesta av dessa arrangemang kräver praktiskt förberedelsearbete av varierande längd. Till exempel behövs inför julmarknaden, som är ett omfattande arrangemang med 40-talet utställare och ca 2000 besökande vingåkersbor, ca fyra veckors arbete på plats innan. Påsk-verksamheten ett par veckor osv. Störst och mest tid i anspråk tar naturligtvis sommarutställningarna. I början av april startar de praktiska förberedelserna (magasinering av föremål mm) inför transporterna som anländer några veckor senare. I maj visas utställningarna för grupper, för allmänheten tio veckor under sommaren och fram till 15 september ånyo gruppvisningar. Efterarbete med packning och återtransporter pågår sedan till en bit in i oktober. I hela denna och i de tidigare nämnda exemplen arbetar förvaltningschefen operativt. Turistbyrån på slottet är visserligen officiellt öppen endast sommartid men servar med utlämning av material på kontorstid året runt. Det är dessutom en uppskattad service till Vingåkersborna att man kan tillhandahålla souvenirförsäljning från slottsbutiken. Spontanbesök av turister sker, om inte dagligen, så relativt ofta. Dessa kan ofta resultera i bokningar av gruppvisningar året runt mm. Listan på dagliga rutiner som förutsätter personal på plats kan göras lång. Alla arrangemang, med undantag för museiverksamheten, kan genomföras även om personalen som handhar dem är placerade i kommunhuset. Dock innebär det stora praktiska problem, otaliga förflyttningar, dubbla arbetsplatser och även sämre service gentemot vingåkersborna. Tveklöst är det ett oekonomiskt sätt att använda personalen. En eventuell delning av personalen så att endast en är kvar på slottet är heller inte rationellt eller praktiskt. Dels kvarstår de ovan redovisade problemen för den flyttade och dels är det inte tillrådligt ur arbetsmiljösynpunkt med ensamarbete. Från politiskt håll har också uttryckts önskemål om att verksamheten vid och kring slottet bör utökas ytterligare och särskilt med inriktning på den lokala publiken. Som en åtgärd i denna riktning har kultur- och fritidsnämnden tillsatt ett Säfstaholmsråd med uppdrag att vara idégivare till en sådan utveckling. Säfstaholm är i dag inrett med möbler och konst som till 75% ägs av museer av skilda slag. Resterande 25% är sådant som kommunen förvärvat. Vid sommarutställningarna är allt inlånat material. En bidragande orsak till att kommunen kan låna in föremål av hög kvalitet beror på att Kulturrådet bedömt
utställningarna vara av riksintresse samt att omfattande säkerhetskrav kan uppfyllas. En av förutsättningarna är att personalen som skall förvara, vårda och visa är stationerade i byggnaden. För säkerhetsansvariga på Nationalmuseum och övriga större museer är detta en självklarhet. En förflyttning av slottets personal inom kultur- och fritid till kommunhuset kommer därför att få till följd att slottet inte kommer att kunna ha några långtidsdepositioner men framför allt inte kunna genomföra några sommarutställningar. Dessa utställningar är som tidigare påtalats nationellt uppmärksammade. De stora dagstidningarna har regelbundet recenserat och uppmärksammat utställningarna i Vingåker. Några presscitat; 3 (4) Tidigare okänd konst visas på Säfstaholm (Dagens Nyheter 2003) Motarbetade modernister ställs ut (Dagens Nyheter 2004) Nysaklig konstupplevelse i slottsmiljö (Svenska Dagbladet 2006) Livsgnistor ur oljefärgen (Aftonbladet 2008) Birgitta Rubin ser en intressant jubileumsutställning (Dagens Nyheter 2010)... på Säfstaholms slott i Vingåker, som profilerat sig med att lyfta fram konsthistoriens försummade kvinnor (Dagens Nyheter 2011) Ytterligare en aspekt som pekar mot större volym på verksamheten vid slottet är Vingåkers kommuns beslut att delta i projektet Destinationsutveckling i samarbete med Regionförbundet. Där har Säfstaholms slott listats som en av tre betydelsefulla aktörer i Vingåker med utvecklingspotential för ökad turism till Sörmland. Bilaga: Nuvarande program och aktiviteter vid Säfstaholm Lars Furborg förvaltningschef
Följande program/aktiviteter äger f n rum på och vid Säfstaholm; Tidpunkt: Aktivitet: Antal besökare: Valborg Valborgsmässofirande 1000 Påskhelgen Konstrunda 500 6 juni Nationaldagsfirande 300 Sommar Utställningar (grupper o enskilda)6000 9000 Konserter slottet 250 Lunchkonserter 200 Underhållning parken 100 Kvällskvitter i parken 200 Gudstjänst 100 Skolavslutningar 1000 Festival/företagsmässa a) 3000 Årace 1500 Skulpturutställning b)? Konstskola för barn 35 Körslaget Kulturskolans körtävling 1500 Vår/höst Parkvandringar 100 Fritidshemmens dag 400 Året runt Visning för skolklasser 300 Gruppvisningar slottet 500 Föreläsningar 80 Vigslar 100 Div. övriga arrangemang 200 Skyltsöndag Julmarknad 2000 a) Sedan 2003 genomförs kombinerad kulturfestival/företagsmässa vart annat år. b) Antalet besökare till utställningen i parken är svår att beräkna. Sannolikt ses den av fler än de som betalar entré på slottet. Skulpturutställningar arrangeras ej årligen.
Sammanträdesprotokoll Sammanträdesdatum Kultur- och fritidsnämnden 2012-10-03 55 Sida Kfn 46 Dnr 55/2012 012 Kultur- och fritidsnämndens Nämndplan 2013 Kultur- och fritidsnämndens förslag till beslut Kultur- och fritidsnämnden fastställer förslag till nämndplan för 2013. Planen skickas till kommunstyrelsen för hörande. Beskrivning av ärendet Nämndplanen är ett grunddokument för nämndernas ansvarsområde och ger klara och mätbara mål för de verksamheter som nämnden ansvarar för. Nämndplanen består av Kommunens vision och mål, prioriterade uppdrag, kvalitetsdeklaration, omvärldsanalys och förutsättningar, kvalitetsgaranti, uppföljning, synpunktshantering, ekonomiska förutsättningar samt nyckeltal. Kultur- och fritidsförvaltningen tar del av förslag till nämndplan för 2013. Planen ska fastställas av respektive nämnd efter hörande av kommunstyrelsen, som i sin tur ska granska att planen innehåller vad som behövs för att fullgöra uppdraget i den strategiska planen samt reglemente, policys och planer. Beslutsunderlag Kfn:s beredningsutskott 2012-09-17, 32 Nämndplan för Kultur- och fritidsnämnden år 2013 Expediering Kommunstyrelsen Justerandes sign Utdragsbestyrkande
Nämndplan 2013.doc Nämndplan för kultur- och fritidsnämnden i Vingåkers kommun år 2013 och planperioden 2014-2015
1. Inledning sid. 2 2. Organisation och verksamhet sid. 2 3. Vision och kommunövergripande mål sid. 4 4. Nämndens prioriteringar sid. 6 5. Kvalitetsdeklarationer och internkontroll sid. 6 6. Omvärldsanalys och förutsättningar sid. 10 7. Ekonomiska förutsättningar sid. 12 1
1. Inledning Nämndplanen anger vilka prioriteringar som ska göras och vilken ambitions- och servicenivå som ska gälla inom ramen för lagar, förordningar och kommunens egna styrdokument. Kultur- och fritidsnämnden upprättar årligen en nämndplan som anger vad som skall åstadkommas och när i tiden det ska ske. Planen utgör grunddokument för nämndens ansvarsområde och ska i huvudsak ange klara och mätbara mål för de verksamheter nämnden ansvarar för. Nämndplanen ska främst avse nästkommande år, men kan även innehålla inriktning för år två och tre. I planen ingår även kvalitetsdeklarationer och en internkontrollplan. 2. Organisation och verksamhet Kultur- och fritidsnämndens uppdrag Kultur- och fritidsnämndens uppgifter omfattar att - ansvara för den kommunala kultur-, fritids-, och turistverksamheten, innefattande såväl verksamhet i egen regi som stöd till verksamhet i annan regi - genom ett nära samarbete med i kommunen verksamma föreningar och organisationer inom nämndens verksamhetsområde stimulera det arbete dessa bedriver - söka tillgodose behovet av institutioner, anläggningar och lokaler för kultur, fritid och turism - besluta om upplåtelse av lokaler för kultur, fritid och turism - förvalta annan för kommunens kulturella verksamhet avsedd egendom såsom samlingar och konstverk - verka för bevarande, vård och lämplig användning av byggnader, anläggningar och miljöer av kulturhistoriskt eller estetiskt värde, samt stödja lokalhistorisk forskning och hembygdsvård - ansvara för den konstnärliga utsmyckningen av kommunens byggnader, vara rådgivande vid utsmyckning av offentliga platser, bostads- och andra bebyggelseområden, i samråd med berörda förvaltningar besluta om placering av verk som ingår i kommunens konstsamlingar samt anskaffa konstverk till kommunens förvaltningar - inom ramen för beviljande anslag och av kommunfullmäktige fastställda normer utse stipendiater - fullgöra de övriga förvaltnings- och verkställighetsuppgifter som av kommunfullmäktige överlämnats till nämnden. 2
Förvaltningens organisation Under kultur- och fritidsnämnden finns en förvaltningschef och tre enhetschefer. De olika enheterna är bibliotek, badhus, fritidsgård och turistbyrå. Förvaltningschefen har förutom det övergripande ansvaret också operativt ansvar bl. a för bidragsfrågor och den allmänkulturella verksamheten som även innefattar Säfstaholms slott. Samtliga enhetschefer är till huvuddelen operativt verksamma i sina respektive enheter. Totalt har förvaltningen 17 fast anställda. Biblioteksverksamhet Huvudbiblioteket är centralt placerat i centralorten och är öppet 41 timmar i veckan. (sommartid 36 timmar). Ett integrerat folk- och skolbibliotek finns i Högsjö med 5 timmar öppethållande för allmänheten per vecka. För enbart skolans del tillkommer 2 veckotimmar. Personalen består av bibliotekschef, socialbibliotekarie, barnbibliotekarie och 1,75 assistenter. Biblioteken tillhandahåller kostnadsfritt böcker och andra medier för information, studier, förströelse och kulturella upplevelser. Social biblioteksverksamhet bedrivs för äldre och handikappade. Biblioteken arbetar även med lässtimulerande verksamhet bland barn och ungdom, arrangerar författaraftnar och barnprogram, samt bidrar till att göra modern informationsteknologi tillgänglig för allmänheten. Huvudbiblioteket hade 2011 drygt 73.000 besök och den totala utlåningen var 6,6 lån per år och innevånare. Badhus Badhuset har öppet alla dagar i veckan men stängt sommartid. Totalt är badet öppet 55 timmar per vecka under säsong. Utöver ordinarie öppethållande tillkommer skolbad med 20 timmar per vecka och simskola med 16 timmar. Personalen består av fem badmästare, varav en är föreståndare. Omräknat i helårstjänster är bemanningen 4,5 tjänster. Den egna personalen sköter även all lokalvård med en insats av 45 timmer per vecka. Badhuset bedriver simundervisning för både barn och vuxna, kurser i hjärt- och lungräddning, plask och lek för småbarn samt vattengymnastik för vuxna mm. I badhuset finns även tillgång till Atic gym och cafeteria. Badhuset har med nationella mått en hög besöksfrekvens. 2011 blev det genomsnittliga antalet bad per år och innevånare 5,8. Fritidsgård Fritidsgården har öppet sex kvällar i veckan under minst 40 veckor per år. Med extra anslag har fritidsgården de senaste åren även hållit öppet sommartid. Målgruppen är i första hand ungdom på högstadiet men verksamhet bedrivs även 3
för både äldre och yngre ungdomar. Fritidsgården genomför regelbundet Discon och andra drogfria arrangemang samt olika gruppverksamheter. Särskilda insatser görs för att förebygga och minska användningen av alkohol och andra droger. Ett brett samarbete sker med polis, skola och socialförvaltning. I samarbete med föreningslivet samordnar fritidsgården även sportlovsaktiviteter. Personalen består av 3,14 tjänst fritidsledare. Antalet besök ligger i genomsnitt på 50 ungdomar per kväll. Kulturverksamhet Förvaltningen arragerar årligen ett 50-tal program för barn och vuxna, konstskola, hötslovsaktiviteter samt ekonomiskt stöd till andra som vill arragera program. I samarbete med barn- och utbildningsförvaltningen genomförs även skolbio och ca 30 teater- och musikarrangemang i skolorna. Sommartid produceras årligen en större konstutställning på Säfstaholm som lockar 7-9.000 besökare. Slottet tar även emot förhandsbokade grupper och skolklasser året runt. I Säfstaholms slott finns även turistbyrån. Ett särskilt Säfstaholmsråd har nyligen bildats med uppgift att bredda och utveckla program och verksamhet vid slottet. Övrig kulturverksamhet är bl. a kulturminnesvård, digitalt konfektionsmuseum samt förvaltning av och nyförvärv till kommunens konstsamling. Samlingen innehåller över 500 verk som är utplacerade i skolor, institutioner och samlingssalar. Stöd till föreningar, studieförbund och samlingslokaler Det rika föreningslivet är en stor tillgång för kommunen. De ger våra barn och ungdomar meningsfull sysselsättning och ett socialt ansvarstagande och engagemang. Bidragsberättigade ungdomsorganisationer (f.n. 24) erhåller bidrag till drift av egna anläggningar, administration, aktiviteter, ledarutbildning, lägerverksamhet och investeringar mm. Stöd ges också till föreningar som bedriver fritidsverksamhet utanför centralorten, studieorganisationer, samlingslokaler och kulturföreningar. 3. Vision och Kommunövergripande mål Det mest övergripande styrdokumentet i kommunen är den vision som kommunfullmäktige antog den 19 oktober 2009. Visionen är ett strategiskt dokument som beskriver ett önskvärt framtida tillstånd för kommunen: Tillsammans tar vi, medborgare, näringsliv och kommun, ansvar för vår hälsa och livsmiljö. 4
Vi är stolta över att varje plats i kommunen bidrar med sin egen karaktär och historia. Vi uppmuntrar nytänkande och berömmer framgång. Vi vågar bry oss. Medborgare, näringsliv och kommun är på samma våglängd. Därför lyckas vi. Visionen skall genomsyra övriga styrdokument och i maj 2011 tog fullmäktige utifrån visionen tre kommunövergripande mål och delmål. Dessa är: Vi är stolta över att vi tar ansvar för våra resurser Delmål: Vingåker har attraktiva arbetsgivare med en god arbetsmiljö och ett gott ledarskap. Delmål: Vingåker är en tillgänglig kommun som erbjuder effektiv service med kvalitet. Delmål: Vingåker använder naturresurser på ett effektivt och hållbart sätt. Delmål: Vingåker ger förutsättningar för god folkhälsa. Delmål: Vingåker har effektiva, säkra, tillgängliga och hållbara kommunikationsmöjligheter. Vi är stolta över att leva, verka och uppleva i Vingåkers kommun. Delmål: Vingåker är en av Sveriges bästa uppväxtkommuner. Delmål: Vingåker erbjuder ett varierat och tillgängligt boende i attraktiva boendemiljöer. Delmål: Vingåker är en attraktiv besökskommun. Delmål: Vingåker erbjuder alla goda möjligheter till ett rikt kulturliv med mångfald och bredd. Delmål: I Vingåker finns en hög grad av integration mellan kulturer. Vi är stolta över att vi är företagssamma Delmål: Vingåker uppmuntrar till företagsamhet och är omtalat för det goda företagsklimatet. 5
Delmål: Vingåker har en god beredskap för inflyttning och nyetableringar. Delmål: Vingåker är en attraktiv handelsort. 4. Nämndens prioriteringar Kultur- och fritidsnämnden har utifrån kommunfullmäktiges mål gjort följande prioriteringar: Vingåker ger förutsättningar för en god folkhälsa Vingåker erbjuder alla goda möjligheter till ett rikt kulturliv med mångfald och bredd I Vingåker finns en hög grad av integration mellan kulturer Förvaltningen har tagit fram indikationer som svarar mot dessa mål. Dessa är: Uppnå 98 % simkunnighet i simskolan. Antalet barn och ungdomar skall öka i föreningslivet. Förvaltningen skall samarbeta med föreningslivet för att öka medlemstillströmningen. Särskilda prova på tillfällen kommer bl a att anordnas. Förvaltningen skall genomföra minst 50 kulturarrangemang fördelade på olika åldersgrupper. Förvaltningen skall bredda utbudet för att så många som möjligt får del av arrangemangen. Förvaltningen skall arrangera minst fem aktiviteter med syfte att öka integrationen mellan olika kulturer. Förvaltningen kommer under året att arrangera språkcaféer, kulturaftnar och föredrag. Fritidsgården skall genom aktiviteter och information minska användningen av och intresset för droger. Förvaltningen har som eget mål att 97% av användarna/kunderna skall vara nöjda med verksamheternas service. 6
5. Kvalitetsdeklarationer och internkontroll En kvalitetsdeklaration innebär både ett löfte och en information om vad en medborgare/brukare kan förvänta sig av kommunens verksamheter. Syftet med kvalitetsdeklarationer är att fokusera på medborgarna/brukarna samt att tydliggöra tjänsterna även för personalen samt att engagera de anställda i förbättringar av verksamheten. Föreningsbidrag Vi lovar att hjälpa till att skriva bidragsansökan och ge råd om vilka typer av bidrag som är lämpliga att söka inom en månad ge besked om bidraget har beviljats eller avslagits, med undantag för bidrag som beslutas av kultur- och fritidsnämnden samt de bidrag som bara kan sökas vissa tider på året. våra ansökningsblanketter kan hanteras via e-post. minst en gång om året inbjuda till föreningsmöten. Bibliotek: Vi lovar att erbjuda visningar och bokprat för barn i alla åldrar samt andra grupper. om boken du söker inte finns på biblioteket tar vi hem den från annat bibliotek. Du kan också lämna inköpsförslag. du gratis kan låna e-böcker och online-ljudböcker. du som har svårt för att läsa kan låna talböcker. du som har funktionsnedsättning kan få Boken-kommer-service. e-post till biblioteket besvaras inom tre arbetsdagar. Badhus: Vi lovar att 7
ha öppet för allmänhetsbad sju dagar i veckan förutom storhelger och sommaruppehåll tillhandahålla tider för skolbad för skolor i Vingåkers kommun alla elever i kommunen erhåller kostnadsfri simundervisning årskurs 0 6 erbjuda avgiftsbelagd simskola för vuxna erbjuda ett hygieniskt tilltalande bad vad gäller såväl lokaler som vattenkvalité lokalvård och vattenrening utförs på ett miljömedvetet sätt Fritidsgård: Vi lovar att du får tillgång till en positiv, demokratisk och drogfri mötesplats. du får möta engagerade vuxna som finns där för dig. du får vara med och ta ansvar för aktiviteter, miljö och arbetsformer. Museiverksamhet: Vi lovar att alla skolbarn erbjuds fri visning av Säfstaholms slott. hålla Säfstaholm och samlingarna öppna med fri entré vid minst tre tillfällen om året. hålla öppet för förhandsbokade grupper året runt. demonstrera det digitala Konfektionsmuseet för organisationer och föreningar. Internkontroll 2013 Internkontroll är en process där den politiska ledningen, den professionella ledningen och övrig personal samverkar för att med rimlig grad av säkerhet uppnå följande mål: Ändamålsenlig och kostnadseffektiv verksamhet Tillförlitlig finansiell rapportering och information om verksamheten Efterlevnad av tillämpliga lagar, föreskrifter, riktlinjer m.m. 8
Verkställda beslut- riskfaktor 6 Kultur- och fritidsnämnden skall senast februari månads utgång 2014 gå igenom föregående års beslut för att kontrollera att beslut verkställts och att vilade frågor aktualiseras. Diarieföring- riskfaktor 6 Senast i februari 2013 skall kontroll göras att ankommande skrivelser, epost och fax diarieförs enligt gällande bestämmelser. Kontanthantering- riskfaktor 9 Vid ett tillfälle under året skall stickprov göras på någon av enheternas kassahantering/redovisning. Provtagning badhuset- riskfaktor 8 Senast i augusti 2013 skall kontroll göras att vattenprovtagning på badhuset sköts enligt gällande föreskrifter. Förvaltningschefen är ansvarig för alla delar av denna internkontrollplan. Matris för riskbedömning: Allvarlig 4 8 12 16 Konsekvens Kännbar Lindrig 3 2 6 4 9 6 12 8 Försumbar 1 2 3 4 Väsentlighets- och risk matris (VOR-matris) Osannolik Mindre sannolik Sannolikhet Möjlig Sannolik 9
6. Omvärldsanalys och förutsättningar BEFOLKNINGSUTVECKLINGENS PÅVERKAN PÅ VERKSAMHETERNA I förhållande till 2011 har samtliga enheter en oförändrad eller högre besöksnivå. Biblioteket har ökat både antal besökare och lån i jämförelse med föregående år. En satsning på kultur för äldre och handikappade har påbörjats under 2011. Befolkningsprognosen om fler äldre som kommer att vara behov av hemtjänst visar att social biblioteksservice är en rätt satsning. Det är både förvaltningens och nämndens uppfattning att en samordning av folk- och skolbiblioteksverksamheten bör ske på sikt. Detta skulle ge utökade möjligheter till lässtimulerande arbete bland barn och ungdom. För badhusets del har en anpassning till en långsiktigt lägre beläggning skett genom att en tjänst tagits bort under andra halvåret 2010. I flerårsplanen planeras stora investeringar för att kunna bibehålla nuvarande anläggning många år framöver. Genom att solarierna tagits bort kommer det att finns möjligheter att göra ökade satsningar på lekmiljöer för barn och på så sätt ytterligare förstärka badhusets profil som ett familjevänligt bad. Sommaren 2012 byttes den gamla reningsanläggningen ut. Tidigare har undervisningsbassängen renoverats. Under 2011 ökade antalet badande något i förhållande till föregående år. Enheterna är små med förhållandevis liten personaltäthet, vilket gör att rationaliseringsmöjligheterna på personalsidan är begränsade. En bas, eller grundbemanning, är nödvändig för att hålla en skälig servicenivå. Det är t ex inte möjligt att hålla fritidsgården öppen sex kvällar i veckan med färre än tre årsarbetare. LAGSTIFTNING Inom kultur- och fritidsområdet är det bara biblioteksverksamhet som är lagreglerad. De senaste förändringarna i bibliotekslagen berör enbart skolbiblioteksverksamheten. Det är sannolikt att skol- och folkbiblioteket på sikt bör bli integrerade. Det är det enda sättet att garantera skolan en jämn och hög kvalité på biblioteksserevicen. I dag är skoblioteksverksamheten alldeles för sårbar. SERVICEINRIKTNING OCH ARBETSSÄTT 10
Några större förändringar av serviceinriktning och arbetssätt torde inte vara aktuell de närmaste åren i varje fall inte utifrån brukarnas behov och önskemål. De senaste mätningarna av kundernas attityder ger nämligen kultur- och fritidsverksamheterna en genomsnittlig nöjdhetsgrad på 99%. PERSONAL OCH REKRYTERING Genomsnittsåldern hos våra anställda är förhållandevis hög. Genom nyrekryteringar under 2010 har den dock sänkts något. De högsta utbildningskraven finns inom biblioteksverksamheten. I samband med tillsättning av tre tjänster vid biblioteket 2010 har vi ändå kunnat konstatera att det finns tillgång på sökanden som uppfyller behörighetskraven. Till fritidsgården och badhuset ser vi inga svårigheter när det gäller framtida rekryteringar. FÖRENINGAR OCH SAMLINGSLOKALER Befolkningsminskningen har bland annat påverkat aktiviteterna i föreningslivet även om andra faktorer som minskat ideellt engagemang också fått genomslag. Nämnden har anpassat bidragen för aktiviteter och administration till den faktiska föreningsverksamheten. Som framkommit i förvaltningens utredning om samlingslokaler i kommunen har flera av dessa svårt att få ekonomin att gå runt. En annan slutsats är att dessa lokaler är en viktig samlingsplats för ortsborna då andra serviceinrättningar och träffpunkter successivt har försvunnit. Samlingslokalernas betydelse för bygden har också påtalats i den kommunala serviceplanen. Kultur- och fritidsnämnden prioriterar stöd till föreningar med barn- och ungdomsverksamhet. Antalet aktiviteter i föreningslivet har sjunkit något men inte alls i samma grad som befolkningsminskningen, vilket visar att föreningslivet fortfarande gör en väsentlig samhällsinsats. Ekonomin är naturligtvis en viktig fråga för flertalet ungdomsorganisationer men troligen är ledarfrågan av överordnad betydelse. Att det finns ledare till verksamheten och föräldrar som är villiga att ta på sig styrelseuppdrag mm är ändå grunden för att en föreningsverksamhet över huvud taget skall kunna existera. Kommande år behöver därför nämnden/förvaltningen tillsammans med Sörmlandsidrotten satsa på både värvning och utbildning av presumtiva ledare och föreningsaktiva. 11
7. Ekonomiska förutsättningar Ekonomisk ram 2013 angiven i tusental kronor och exklusive interna kostnader: Verksamhet Kostnad Intäkt Nämnd och administration 1335 Vingåkersbadet 2310 1600 Turism 902 90 Fritidsgården 1443 40 Bibliotek 3354 72 Kultur 812 445 Bidrag och stöd 1728 Summa: 11884 2247 Nettoram: 9637 12
Sammanträdesprotokoll Sammanträdesdatum Kultur- och fritidsnämnden 2012-10-03 56 Sida Kfn 47 Information Kultur- och fritidsnämndens förslag till beslut Informationen läggs till handlingarna. Beskrivning av ärendet Eventuell flytt av fritidsgården Förvaltningschefen uppdaterar nämnden hur långt arbetet har kommit i de diskussioner som förs gällande lokalöversyn och förslag till förändring på Vidåkersskolan dit fritidsgården föreslås att flyttas samt motionen från VTL om att integrera fritidsgården på Vidåkersskolan. Justerandes sign Utdragsbestyrkande
Sammanträdesprotokoll Sammanträdesdatum Kultur- och fritidsnämnden 2012-10-03 57 Sida Kfn 48 Delegationsärenden Kultur- och fritidsnämndens förslag till beslut Delegationsbesluten läggs till handlingarna. Beskrivning av ärendet Följande beslut är tagna på delegation: Lägerbidrag Vingåkers IF 850 kronor 2012-08-30 Ekbackkyrkans ungdom 375 kronor 2012-08-22 Ekbackkyrkans ungdom 700 kronor 2012-08-22 Ekbackkyrkans ungdom 2 400 kronor 2012-07-30 Ledarutbildningsbidrag Vingåkers ryttarförening 7 200 kronor 2012-08-30 Statligt lokalt aktivitetsstöd- assistent kultur- och fritid Ekbackskyrkans ungdom 1 760 kronor 2012-08-22 Vingåkers OK 640 kronor 2012-08-21 Friluftsfrämjandet Vingåkers lokalavd. 800 kronor 2012-08-16 Vingåkers IF 12 200 kronor 2012-08-16 Vingåkers Tennisklubb 3 480 kronor 2012-08-16 Vingåkers Golfklubb 1 720 kronor 2012-08-16 MSK Vingåker 1 440 kronor 2012-08-15 Vingåkers Ryttarförening 21 120 kronor 2012-08-14 Gropptorps IF 9 520 kronor 2012-08-14 Båsenberga Slalomklubb 5 720 kronor 2012-08-09 Högsjö Bollklubb 3 440 kronor 2012-08-06 Korskyrkans Församling 1 080 kronor 2012-07-20 Vingåkers Volleybollklubb 7 720 kronor 2012-07-10 Justerandes sign Utdragsbestyrkande
Sammanträdesprotokoll Sammanträdesdatum Kultur- och fritidsnämnden 2012-10-03 58 Sida Kfn 49 Dnr 53/2012 007 Delgivningar Kultur- och fritidsnämndens förslag till beslut Delgivningarna läggs till handlingarna. Beskrivning av ärendet Granskning av årsredovisning för 2011 Kommunstyrelsen beslutade 2012-08-13, 126, att revisionsrapport och svar gällande granskning av årsredovisning för 2011 delges nämnder/styrelser samt de kommunala bolagen. Planerad tillsyn hälsoskydd 2012 i Vingåkers Badhus Miljökontoret i Vingåkers kommun har gjort en planerad tillsyn av hälsoskyddet i Vingåkers Badhus. Helhetsintrycket av verksamheten är god och verksamheten bedrivs med goda rutiner för miljö- och hälsoskydd, men det saknas skriftliga rutiner för egenkontroll. Justerandes sign Utdragsbestyrkande