SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 1(13) Plats och tid Beslutande Ledamöter Stadshuset, Sammanträdesrum 2, kl. 08.30-09.10 Urban Widmark (M) ordförande Lars-Göran W i berg (C) 1 :e vice ordförande Tommy Nilsson (S) Övriga närvarande Tjänstemän Ekonomichef Eva-Lotta Svensson Utvecklingschef (tf) Ritva Nilsson Informatör Lina Holmberg Kanslichef Maj-Inger Carlsson Kommunsekreterare Elisabeth Aidemark Utses att justera Justeringens plats, tid Justerade paragrafer Lars-Göran Wiberg KommunleJningskon ture t/ 2 012 - l V- J 0 199-205 Underskrifter sekreterare Elisabeth Aidemark Ordföran~oc... ===- Urban Widmark
,.,.,.,.,. l SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 2(13) Anslag l bevis Protokollet är justerat Justeringen har tillkännagivits genom anslag Organ Sammanträdesdag Datum då anslaget sätts upp Datum då anslaget tidigast får tas ner Förvaringsplats för protokollet Underskrift Datum då anslaget togs ner Signatur, 2012-10-10 2012-11-05 Kommunledningskontoret ~ ~ Kommunsekreterare E lisabeth Aidemark 2012-
SAMNIANTRÄDESPROTOKOLL 3(13) 199 Ändring av föredragningslistan Beslut beslutar att ändra föredragningslistan på följande sätt: Ärende om "Delegering av beslutsrätt för Projekt Hässleholm Nord" läggs till föredragningslistan och behandlas som ärende 6. Ärende om "Uppdrag att se över ledningskontorets- och stabsfunktionens organisation" läggs till föredragningslistan och behandlas som ärende 7. Sänt till:
SAMMANTRÄDESPROTOKOll 4(13) 2012/774 040 200 Omdisponering av anslag för städkostnader Beslut beslutar att föreslå styrelsen följande beslut: 1. 13 044 000 kronor omdisponeras från förvaltningarna (se Bilaga 1) och tillförs tekniska avdelningens budgetram 2012. Alla kostnader 2012 för avtalad lokalvård mellan tekniska avdelningen och HTAB ska belasta detta anslag. 2. 70 000 kronor omdisponeras 2012 från anslaget "kompensation för utökade driftkostnader" på finansförvaltningen till kulturnämndens budgetram. 3. Kostnaderna för lokalvård enligt avtal mellan tekniska avdelningen och HTAB från och med 2013 ska kostnadsfördelas till förvaltningarna. 4. Tekniska avdelningen och ekonomiavdelningen får i uppdrag att senast 2012-12-31 utforma regelverk och metodik för kostnadsfördelningen. S. I budgeten för 2013 ska beaktas att 13 044 000 kronor enligt bilaga 1 omdisponeras från förvaltningarnas ramar till tekniska avdelningens budgetram. 6. I budgeten för 2013 ska beaktas att SO 000 kronor omdisponeras från kulturnämndens budgetram till tekniska avdelningens budgetram. 7. I budgeten för 201 3 ska beaktas att 70 000 kronor omdisponeras från anslaget "kompensation för utökade driftkostnader" på finansförvaltningen till tekniska avdelningens budgetram. Beskrivning av ärendet E konomiavdelningen och tekniska avdelningen håller på med en översyn av rutinerna för att säkerställa att lokalvårdskostnaderna är korrekta. Justering \AJW _i Q\}--
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 5(13) 2012/774 040 Forts. 200 I dag ser det så ut att för vissa städområden finns det ett städavtal mellan Hässleholm Teknik AB (HTAB) och respektive förvaltning. HTAB fakturerar kostnaden direkt till förvaltningen och förvaltningen svarar för finansieringen. För flertalet städområden saknas dock avtal, vilket innebär att lokalvårdskostnaderna faktureras tekniska avdelningen (TA) av HTAB och fmansieras av anslag inom TA. Ingen kostnadsfördelning till förvaltningarna görs. D etta har medfört att tekniska avdelningen och fötvaltningarna saknar ett helhetsgrepp på lokalvårdskostnaderna. Under 201 2 är det ekonomiavdelningens målsättning att renodla finansiering och debitering av lokalvårdskostnaderna så att HTAB endast fakturerar TA. D e lokalvårdskostnader som under 2011 har finansierats av fötvaltn.ingarna har kartlagts med hjälp av respektive förvaltning. D essa kostnader bör omdisponeras till TA för att under 2012 klara finansieringen av de totala lokalvårdskostnaderna. Under 2011 uppgick de lokalvårdskostnader som finansierats av anslag på förvaltningarna till cirka 13 044 000 kronor (se Bilaga 1). I denna summa ingår inte kostnaderna för tillfällig/ extra städning. Tillfällig och extra städningen bör även i fortsättningen beställas och finansieras av respektive förvaltning. I budget för 2012 för TA uppgår anslaget för lokalvård till28,4 miljoner kronor. I augusti (2012-08-08, 166) beslutade styrelsens arbetsutskott att frågan om medel tilllokalvård på Hovdala ska hanteras i samband med översynen av ens städkostnader. Kostnaden för städningen på Hovdala beräknas för ett helår till cirka 120 000 kronor, varav förvaltningen har 50 000 kronor i sin budget. För 2012 behöver därför 70 000 kronor tillföras till Hovdalas budget. Ansvaret för städning av personalut.t.y mmen och publika ytor på Hovdala ska överföras till TA och utföras av utbildad personal. Från och med 2013 är det lämpligt att TA övertar ansvaret för lokalvården. I budgeten för 2013 ska därför 120 000 kronor tillföras TA, varav 50 000 kronor omdisponeras från Hovdala. Justering
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 6(13) 2012/774 040 Forts. 200 Med hänvisning till ovanstående föreslår ekonomiavdelningen att 13 044 000 kronor omdisponeras från förvaltningarna (exklusive Hovdala) och tillförs tekniska avdelningens budgetram 2012. Alla kostnader för avtalad lokalvård mellan tekniska avdelningen och HTAB ska belasta detta anslag 2012. När det gäller städningen på H ovdala föreslås att 70 000 kronor omdisponeras från anslaget "kompensation för utökade driftkostnader" på finansförvaltningen och tillförs kulturnämndens budgetram 2012. Inför 2013 är målsättningen att alllokalvård som avtalats mellan TA och HTAB ska kostnadsfördelas till förvaltningarna och finansieras av det totala anslaget på TA, som efter ovannämnda omdisponeringar skulle uppgå till cirka 41,6 miljoner kronor i 2012 års prisnivå. Ekonomiavdelningen föreslår också att kostnaderna för lokalvård enligt avtal mellan tekniska avdelningen och HTAB från och med 2013 ska kostnadsfördelas till förvaltningarna. En grundläggande redovisningsprincip är att kostnader så långt som möjligt ska redovisas där de förbrukas. Tekniska avdelningen och ekonomiavdelningen föreslås därför få i uppdrag att utforma regelverk och metodik för denna kostnadsfördelning. Bilagor 1. Sammanställning per ansvar över betalda städkostnader enligt avtal 2011 Sänt till: Ekonomiavdelning T ekn.i.sk avdelning HTAB Samtliga nämnder/ förvaltningar Justering
Sammanställning per ansvar över betalda städkostnader enligt avtal 2011. Ej extrastädning BILAGA l A21 'K U<- A21 )(~~ A22 A27 Rtv'i ~ toylq..vi A28 Al( A31 5-b--o~Öjtj'J nvo/ A41 'h-i rijs~j\1 A42 r 'l(v_!iv.( fo N A61 GLTF A75.)oc,1cd($(1). A77 Orrc,ortrs}drv A8 1 MÅI)o~nJ: A82 R~J&.~;nt~t. TOT Omdisponeras 43,0 A21 exkl A2117 (tekniska avdeln) 287,0 A2117 (tekn avd). Ingår i internhyran 2012. Ska ej omdisponeras 2012 0,0 0,0 1459,3 0,0 119,3 12,9 9 282,7 491,2 l 633,1 0,0 2,9 13 331,5 13 044,4
,,,,, ~ SAtvr:MANTRÄDESPROTOKOLL 2012/775 040 7(13) 201 Anmälan - Budget för Hässleholm Teknik AB Beslut beslutar att lägga redovisningen till handlingarna. Beskrivning av ärendet Hässleholm Teknik AB ska enligt beslut i styrelsens arbetsutskott 2012-08-08, 170, 171 senast den 31 augusti 2012 lämna in en välgmndad budget utifrån de omständigheter som föreligger, oavsett om man fått igenom några höjningar av den så kallade fasta Jden eller inte. Hässleholm T eknik AB har den 31 augusti 2012 inkommit med en budget för 2012, som visar på ett positivt resultat på 1 miljon kronor. Sänt till: Hässleholm Teknik AB E konomiavdelning
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 8(13) 2012/ 682 040 202 Förenklat månadsbokslut för Hässleholm Teknik AB per 2012-06-30 Beslut beslutar att lägga redovisningen till handlingarna. Beskrivning av ärendet Hässleholm Teknik AB (HTAB) redovisade 2011 ett underskott på 2,3 miljoner kronor, vilket innebar att nästan halva aktiekapitalet på S miljoner kronor var förbrukat. HTAB vill undvika att bolaget prövas för Ww idation genom att en som ende ägare utfårdar en kapitaltäckningsgaranti som garanterar bolagets egna kapital. Kommunfullmäktige beslutade 2012-04-23 ( 4S) om en kapitaltäckningsgaranti på S miljoner kronor, men krävde samtidigt att HTAB varje månad redovisar förenklade månadsbokslut med en årsprognos HTAB senast 2012-0S-30 till KSAU redovisar en välgrundad budget för 2012 HTAB i samband med delårsrapporten per 2012-08-31 redovisar vilka åtgärder bolaget tänker vidta för att återställa det egna kapitalet. HTAB har den 14 augusti 2012 lämnat in ett månadsbokslut per 2012-06-30, som för perioden visar ett positivt resultat på 1,2 miljoner kronor. Sänt till: Hässleholm Teknik AB Ekonomiavdelning Justering
SAM:MANTRÄDESPROTOKOLL 9(13) 2012/722 040 203 Förenklat månadsbokslut för Hässleholm Teknik AB per 2012-07-31 Beslut beslutar att lägga redovisningen till handlingarna. Beskrivning av ärendet Hässleholm Teknik AB (HTAB) redovisade 2011 ett underskott på 2,3 miljoner kronor, vilket innebar att nästan halva aktiekapitalet på 5 miljoner kronor var förbrukat. HTAB vill undvika att bolaget prövas för likvidation genom att en som ende ägare utfärdar en kapitaltäckningsgaranti som garanterar bolagets egna kapital. Kommunfullmäktige beslutade 2012-04-23 ( 45) om en kapitaltäckningsgaranti på 5 miljoner kronor, men krävde samtidigt att HTAB varje månad redovisar förenklade månadsbokslut med en årsprognos HTAB senast 2012-05-30 till KSAU redovisar en välgrundad budget för 2012 HT AB i samband med delårsrapporten per 2012-08-31 redovisar vilka åtgärder bolaget tänker vidta för att återställa det egna kapitalet. HTAB har den 24 augusti 2012 lämnat in ett månadsbokslut per 2012-07-31, som för perioden visar ett positivt resultat på 1 miljon kronor. Sänt till: H ässleholm Teknik AB E konomiavdelning Justering
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 10(13) 2012/859 002 204 Delegering av beslutsrätt för Projekt Hässleholm Nord Beslut beslutar att föreslå styrelsen följande beslut: 1. Kommunstyrelsen delegerar till J ohan E ricsson,, rätten att fatta samtliga nödvändiga beslut beträffande genomförande av exploatering av hela verksamhetsområdet i p rojektet Dryport Skåne/ H ässleholm Nord enligt fullmäktiges beslut den26 mars 2012 ( 25). 2. Vad gäller upphandling av lös egendom, en treprenader och tjänster gäller rätten upphandling intill ett värde av h ögst 1 000 000 kronor i varje enskilt fa ll. 3. I övriga fall gäller rätten i samma utsträckning den rätt som enligt gällande "Delegeringsregler för styrelsen" tillkommer stabschef/ avdelningschef KLK. 4. J ohan Ericsson ska ha totalansvar för projektet innebärande ansvar för verksamhets-, ekonomi-, personal- och arbetsmiljöfrågor. 5. Principiella ställningstaganden och andra frågor av större vikt ska alltid beh andlas i styrgruppen och i det fall styrgruppen finner det lämpligt överlämnas till styrelsen för beslut. Yrkande Tommy N ilsson (S) yrkar bifall tillliggande förslag.
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 11(13) 2012/859 002 Forts. 204 Beskrivning av ärendet Vid sammanträde den14mars 2012 beslutade styrelsen( 48) följande angående projektet Hässleholm Nord. 1. Kommunstyrelsen godkänner föreslagen projektorganisation. 2. Projektorganisationen, under förutsättnings att fullmäktige anslår investeringsbudget enligt ovan, ges i uppdrag r tt snarast utarbeta underlag för de avtal som är nödvändiga för starttillstånd av entreprenad för hela verksamhetsområdet. Den26mars 2012 beslutade( 25) fullmäktige följande. 1. Kommunfullmäktige beslutar att anslå investeringsbudget 2013-2015 för Hässleholm Nord med 284 miljoner kronor, för exploatering av hela verksamhetsområdet, inklusive överlämnings bangård, trafikplats och ombyggnad av Riksväg 21. Investeringsramen inkluderar inte anläggande av kombiterminal 2. Kommunfullmäktige delegerar till styrelsen att fatta samtliga övriga nödvändiga beslut beträffande genomförande av entreprenad för hela verksamhetsområdet. Projektet börjar nu närma sig genomförandefasen. D en under punkt 2 i styrelsens beslut ovan omtalade entreprenaden ska upphandlas inom kort. Beslut om antagande av anbud kommer därefter att tas av styrelsens arbetsutskott. När genomförandefasen har påbörjats kan korrununstyrelsen rimligen inte fatta alla de beslut som behövs under denna fas. D enna rätt måste därför delegeras. I projektorganisationen finns två projektgrupper med en projektledare för varje. Johan Ericsson är projektledare för den ena. H an är vidare samordnande projektledare och medlem i styrgruppen. Johan E ricsson är, utöver sin anställning hos HIBAB, även anställd av en för projektet. Det är därmed möjligt att m ed stöd av bestämmelserna i allagen delegera beslutsrätt till honom. Kommunledningskontoret bedömer att det inte är lämpligt att beslutsrätt delegeras till fler än en person inom projektorganisationen, eftersom detta skulle kunna leda till oklarheter i ansvarsfrågan. Justering \AAAJ ~(Q}l
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 12(13) 2012/859 002 Forts. 204 Mot bakgmnd av det ovan anförda föreslås att kornmunstyrelsen till J o han Ericsson delegerar den rätt styrelsen fått av fullmäktige enligt ovannämnda beslut undantaget upphandlingar över 1 miljon kronor av entreprenaden. Detta innebär att J o han Ericsson får totalansvar för genomförandet av projektet innefattande frågor kring verksamhet, ekonomi, personalfrågor och arbetsmiljöfrågor. Alla beslut ska fordöpande anmälas till styrgruppen. Principiella ställningstaganden och andra frågor av stötte vikt ska anmälas till styrgruppen och i det fall styrgruppen finner det lämpligt överlämnas till kornmunstyrelsen för beslut. Av allagens regler för delegation följer vidare att delegatens beslut ska anmälas till styrelsen. Oaktat att Johan E ricsson anmäler besluten till styrgmppen ska han därför också anmäla besluten till styrelsens på sätt som framgår av styrelsens delegeringsregler. Sänt till: JE Kanslichef Juster ing ~ ~~
r! ~ SA:tviMANTRÄDESPROTOKOLL 2012/866 001 13(13) 205 Uppdrag att se över ledningskontorets och stabsfunktionens organisation Beslut Tillförordnade chefen får i uppcl:ag att göra en organisationsöversyn för ledningskontoret och chefens stabsfunktion i enlighet med nedanstående ärendebeskrivning. Beskrivning av ärendet har uttalat önskemål om att en översyn av tjänstemannaorganisationen under styrelsen, det vill säga ledningskontoret och chefens stabsfunktion, snarast ska påbörjas. Arbetsutskottet anger att syftet med organisationsöversynen är att få en tydlig och mer ändamålsenlig organisation. I uppdraget ingår bland annat att slå ihop chefens stabsfunktion och konununledningskontoret till en organisatorisk enhet. Utredningen ska vara klar under 2012 på så sätt att den nya organisationen ska börja gälla från 2013-01 -01. UppcL:aget föreslås ligga på tillförordnade chefen. Sänt till: Tillförordnad chef Bengt-Arne Persson Diariet - uppcl:ag Justering