Bilaga 4 2011-08-31 Dnr: 581-4888-2011 Beskrivning av Laboratoriet Beskrivning av rutiner, metoder, policys, lokaler, utrustning etc. mçëí~çêéëë= _Éë âë~çêéëë= qéäéñçå= qéäéñ~ñ= bjéçëí= UPN=US== pqboprka= oéëáçéåëöê åç=t= MSPJNQ=SM=MM= MSPJNM=OR=VM= à~ãíä~åç]ä~åëëíóêéäëéåkëé
2(18) Innehållsförteckning Kap Titel Sid nr 1 Identitet 3 2 Kvalitetspolicy 4 3 Kvalitetssystem 5 4 Ackrediteringens omfattning 6 5 Interna revisioner och genomgång av kvalitetssystemet 7 6 Ledning och organisation 8 7 Personal 10 8 Lokaler 11 9 Sekretess 12 10 Rapportering 13 11 Utrustning 14 12 Provningsmetoder 15 13 Provningsjämförelser 16 14 Hantering av inkomna prover 17 15 Leverans av provutrustning 18
3(18) Kapitel 1 IDENTITET Laboratoriets namn och adress: Kalkningsverksamhetens laboratorium Länsstyrelsen i Jämtlands län Fagerbacken 28 831 46 Östersund Organisationsnummer: 202100-2452 Ansvarig för laboratoriets kvalitetssystem och teknisk ledare: Börje Granath
4(18) Kapitel 2 KVALITETSPOLICY Länsstyrelsen strävar efter att nå högsta möjliga kvalitet i allt arbete som utförs vid laboratoriet. Laboratoriet arbetar enligt standard SS-EN ISO/IEC 17025:2005. Detta innebär att laboratoriet följer alla de krav som finns i denna standard och att detta kontrolleras regelbundet vid ledningens genomgång och av SWEDAC. Målet med upprättat kvalitetssystem är att ge kontinuitet i kvalitetsnivån, spårbarhet av analysresultat och faktorer som kan ha påverkat detta, underlätta arbetet och trygga informationsöverföring vid eventuella personalbyten. Därigenom skall säkerställas att levererade mätresultat fungerar som konsistenta och pålitliga beslutsunderlag, främst i miljöövervakningssammanhang såsom försurningsövervakning och kalkningsuppföljning. All personal som har arbetsuppgifter med anknytning till laboratoriet måste vara insatta i all dokumentation som beskriver kvalitetssystemet och alla relevanta metoder och procedurer, samt följa dessa rutiner. All personal skall ha tillgång till all dokumentation som beskriver kvalitetssystemet och alla relevanta metoder och procedurer. Länsstyrelsen åtar sig att uppfylla ackrediteringens krav.
5(18) Kapitel 3 KVALITETSSYSTEM Mål och struktur Laboratoriets kvalitetssystem är baserat på kraven i SS-EN ISO/IEC 17025:2005. Målet med kvalitetssystemet är att ge tillförlitliga analysresultat och oberoende av personalsammansättning möjliggöra hög upptäcktsgrad av fel. Vidare skall systemet innebära att levererade mätvärden skall kunna spåras vad gäller faktorer som kan påverka bedömningen av ett enskilt värdes tillförlitlighet. Alla procedurer och metoder, liksom administrativa rutiner och dylikt ska utföras enligt denna beskrivning och underordnade dokument. Kalibrering, kontrollprov och provningsjämförelser ger direkt kvalitetskontroll. Avvikelser utvärderas omgående och korrigeringsåtgärder utförs och dokumenteras. Revisioner ger återkommande utvärdering av systemet och underlag för korrigeringar. Dokumentationen av alla procedurer ger ökad medvetenhet om den betydelse de olika arbetsmomenten har för slutresultatet. Ledning Börje Granath, teknisk ledare. Laboratoriepersonal Laboratoriepersonalen skall vara väl förtrogen med kvalitetssystemet. Tillfällig personal och vikarier skall informeras om kvalitetssystemet och ges tid att orientera sig i systemet. Ett dokument skall upprättas av den tekniske ledaren som bekräftar att tillfällig personal har erforderlig kunskap för att utföra analyser i kalkningsverksamhetens laboratorium. För en utförligare beskrivning av personalens ansvar och befogenheter se kapitel 6.
6(18) Kapitel 4 ACKREDITERINGENS OMFATTNING Analysvariabel Metod Mätprincip Provtyp Mätområde ph SS 02 81 22 Elektrod 1:1 4 8,2 ph-enheter utgåva 2, mod. Alkalinitet SS-EN ISO 9963-2 Titrering 1:1 0,01 4,00 mekv/l utgåva 1 Konduktivitet SS-EN 27 888 Elektrod 1:1 1 100 ms/m utgåva 1 Färg HACH DR/2800 Fotometri 1:1 10 75 mgpt/l Metod 120, 455 nm Färg HACH DR/2800 Fotometri 1:1 75 500 mgpt/l Metod 120, 455 nm Kalcium SS-EN ISO 11885, ICP-AES 1:1 0,021 mekv/l Magnesium SS-EN ISO 11885, ICP-AES 1:1 0,005 mekv/l Natrium SS-EN ISO 11885, ICP-AES 1:1 0,002 mekv/l Kalium SS-EN ISO 11885, ICP-AES 1:1 0,001 mekv/l Järn SS-EN ISO 11885, ICP-AES 1:1 4,5 µg/l Mangan SS-EN ISO 11885, ICP-AES 1:1 0,9 µg/l Kobolt SS-EN ISO 11885, ICP-AES 1:1 0,6 µg/l Koppar SS-EN ISO 11885, ICP-AES 1:1 1,6 µg/l Zink SS-EN ISO 11885, ICP-AES 1:1 0,3 µg/l Nickel SS-EN ISO 11885, ICP-AES 1:1 0,6 µg/l Aluminium SS-EN ISO 11885, ICP-AES 1:1 0,6 µg/l Strontium SS-EN ISO 11885, ICP-AES 1:1 1,5 µg/l Kadmium SS-EN ISO 11885, ICP-AES 1:1 0,4 µg/l Provtagning omfattas inte av ackrediteringen. Om laboratoriet ändå själv utför provtagning omfattas provningen inte av ackrediteringen. Synpunkter och tolkningar omfattas inte av ackrediteringen. Mätområde avser metodens arbetsområde vid analys. Vid högre halter kan eventuellt provet spädas ner till aktuellt arbetsområde. Förklaringar: 1:1 Sötvatten
7(18) Kapitel 5 INTERNA REVISIONER OCH GENOMGÅNG AV KVALITETSSYSTEMET Mål De interna revisionerna och genomgång av kvalitetssystemet syftar till att kontrollera dels att inga förskjutningar i procedurer m.m. har skett som inte har godkänts i den löpande revideringen och dels att införa nödvändiga strukturella förändringar. Den tekniske ledaren skall informeras om genomgripande revideringsförslag och godkänna de ändringar som har ekonomiska konsekvenser av betydelse och som påverkar laboratoriets verksamhetsinriktning och omfattning. Personal Ansvarig för utförandet av den interna revisionen är leverantören. Den interna revisionen och genomgång av kvalitetssystemet utförs gemensamt av den tekniske ledaren och övrig laboratoriepersonal. Intern revision Genomgång ska ske av kvalitetsmanual, laboratoriejournal, egenkontroller och kontrolldiagram, bl.a. av att dessa fylls i rätt omfattning. Genomgripande revision av hela kvalitetssystemet skall göras varje år. Genomgång av kvalitetssystemet och korrigerande åtgärder. Sammanställt resultat från intern revision utgör underlag för revidering av kvalitetssystemet. Den tekniske ledaren och leverantören utvärderar och inför de korrigeringar som behövs. Genomgång görs av journaler och kontrolldiagram, bl.a. av att dessa fylls i rätt omfattning. Erhållna spridningsmått i den interna metodkontrollen sammanställs. Korrigerande åtgärder genomförs och dokumenteras snarast efter det att en avvikelse eller förändring av någon laboratorierutin upptäckts. Korrigerande åtgärder utförs i förekommande fall även vid hantering av förbättringsförslag. Ansvaret för att genomföra och följa upp korrigerade åtgärder fastläggs i varje enskilt fall.
8(18) Kapitel 6 LEDNING OCH ORGANISATION Organisation Laboratoriet och dess verksamhet är organisatoriskt inordnat direkt under vattenenheten (se organisationsschema). Laboratoriet utgör ingen självständig juridisk enhet. Syftet är att genomföra analysuppdrag i direkt anslutning till myndighetens miljöövervakningsroll, i synnerhet försurning/kalkning. Vattenenheten består av de fyra verksamhetsområdena; vattenmyndighetens beredningssekretariat, fiske, kalkning samt miljöövervakning. Laboratoriets organisation och ansvarsområden. Teknisk ledare: Den tekniske ledaren har det yttersta ansvaret för laboratoriet och ansvarar för övergripande planering av verksamheten. Denne har befogenhet att besluta om större inköp/investeringar till laboratoriet. Den tekniske ledaren skall också säkerställa kompetensen hos alla som sköter specifik utrustning och utför provningar. Den tekniske ledaren har ansvaret för att laboratoriets kvalitetssystem följs och för kunskapsöverföring vid personalbyten på laboratoriet. Denne ansvarar för att analyserna följer de kvalitetsnormer som gäller för laboratoriet. Övrig laboratoriepersonal: har ansvaret för den dagliga driften av laboratoriet och samt skötseln av dess utrustning. Laboratoriepersonalen ansvarar även för inköp av förbrukningsmateriel, utförande av kvalitetssäkringsåtgärder såsom sammanställningar av mätosäkerhet och egenkontroller samt journalföring. Personalen är ansvarig för utskick av provtagningsmaterial till provtagare och för snarast möjliga praktiska omhändertagande av inkomna prover. En av laboratoriets personal ansvarar också för att sköta den årliga och den löpande revisionen. Laboratoriets personal ska fungera som direkt handledare för extra laboratoriepersonal. Laboratoriepersonalen ska tillsammans med den tekniske ledaren delta vid arbetet att modifiera, utveckla och validera nya metoder avseende laboratoriets analys- och datautrustning.
9(18) Organisationsschema Laboratoriet
10(18) Kapitel 7 PERSONAL Introduktion nyanställda Den tekniske ledaren skall beskriva laboratoriets kvalitetssystem, och kontrollera att den nyanställde ges tillräcklig tid för att tillgodogöra sig regelverket. Den nyanställde skall kunna uppvisa att han/hon behärskar huvudlinjerna i kvalitetssystemet innan han/hon tillåts arbeta självständigt inom ackrediterade verksamheten. Behörighetskrav Behörighetsskraven för laboratoriepersonalen är dokumenterad erfarenhet av kemiskt analys- och laboratoriearbete. För tjänst som laboratoriepersonal krävs, utöver ovan angivna krav, gott ordningssinne och förmåga att arbeta självständigt under periodvis hård arbetsbelastning. Undantag från kraven ovan kan göras för praktikanter, som arbetar under direkt handledning. Med ordinarie laboratoriepersonal avses förutom den tekniske ledaren den personal som leverantören tillhandahåller för att utföra analyser i Länsstyrelsens laboratorium. Laboratoriepersonal har befogenhet att utföra analyser endast efter det att den tekniske ledaren utfärdat ett skriftligt godkännande som styrker att de klarar av de arbetsmoment som ingår i analysarbetet. Fortbildningsplan Laboratoriepersonal ska erbjudas tillfälle att delta i fortbildning som direkt är att hänföra till området vattenanalys och kvalitetssäkring i den omfattning som krävs för att fullfölja uppdraget. Eventuella kursavgifter och resekostnader finansieras av Länsstyrelsen. Den tekniske ledaren ska utforma en individuell fortbildningsplan för den ordinarie laboratoriepersonalen. Genomförda utbildningar skall utvärderas. Utbildningsmål Målet med genomförda fortbildningsinsatser är att ge personalen djupgående teoretiska och praktiska kunskaper för att nå högsta möjliga kvalitet i allt arbete som utförs vid laboratoriet. säkerhetsställa att personalen har nödvändig kunskap om krav i styrande standarder och gällande lagstiftning.
11(18) Kapitel 8 LOKALER Lokalitet Verksamheten bedrivs idag i av Länsstyrelsen hyrda lokaler, Fagerbacken 28 i Östersund. Miljö Lokalerna är utformade i enlighet med arbetarskyddsstyrelsens anvisningar för laboratorier. Personalutrymmen såsom matsal, omklädningsrum, dusch och toaletter finns i tillräcklig omfattning. Några preciseringar och tillägg: Temperatur: Normal rumstemperatur. Metoder som kräver viss temperatur utförs med provkärl i termostaterat vattenbad, varför ingen noggrannare temperaturreglering krävs. Ventilation: Normalkrav för arbetslokaler. Dragskåp för moment med frätande ämnen och ämnen som avger gaser. Separat avluftning av ICP och kemikalieförråd för giftiga ämnen, lösningsmedel och syror. Renhet: Inga sådana analyser utförs som skulle medföra specifika krav på rening av inkommande luft. Matvaror och dryck får inte införas eller förtäras på laboratoriet, ej heller får mat beredas. Rökning tillåts ej. För städning gäller att våttorkning av golv skall ske regelbundet. Lokalerna ska städas och hållas lättstädade av leverantören. Brandskydd: Utrustning finns i erforderlig omfattning och hålls tillgänglig och utmärkt enligt normer. Brandsläckare (CO2) finns i korridor utanför laboratoriet. Första hjälp: Nödduschar, ögonduschar och förbandsmaterial finns tillgängligt i tillräcklig omfattning. Telefon finns tillgänglig i laboratoriet. Regler för tillträde till lokaler. Laboratoriet skall hållas låst på icke arbetstid. Externa besökare tillåts tillträde efter medgivande av ordinarie laboratoriepersonal.
12(18) Kapitel 9 SEKRETESS Policy Laboratoriets verksamhet är inordnad under länsstyrelsens allmänna regler för sekretess, d.v.s. den följer reglerna om offentlighetsprincipen för myndigheter, där grunden utgörs av offentlighets- och sekretesslagen. Ett upprättat och undertecknat dokument såsom en provningsrapport blir därför normalt en offentlig handling. Analysresultat betraktas dessförinnan som arbetshandling som inte är offentlig. Laboratoriets personal får dock efter muntligt godkännande av den tekniske ledaren lämna ut resultat till offentliga och privata sektorer t.ex. kommunala kalkningshandläggare och fiskerättsinnehavare. Leverantören får inte, utan medgivande från Länsstyrelsen, bedriva någon annan verksamhet i Länsstyrelsen lokaler än vad som avses i avtalat uppdrag.
13(18) Kapitel 10 RAPPORTERING Analysresultat skall rapporteras till beställande länsstyrelse inom två dygn från det att vattenproverna har inkommit till laboratoriet. Rapporterna utformas i färdiga Excel-mallar och skickas med e-post till respektive länsstyrelse. Den som har utfört analyserna ska rimlighetsbedöma provresultaten, bl.a. genom jämförelse av egenkontroller och omkörningar. Stora avvikelser ska kontrolleras. Om nödvändigt utförs ny analys om provet medger det. Eventuella problem föredras för den tekniske ledaren. Ingen extra ersättning utgår för omanalyser som orsakas av brist på utrustning eller av bristfällig hantering av inkomna prover. Omanalys av prover som är orsakade av faktorer som laboratoriepersonalen inte råder över, exempelvis bristande provtagningsrutiner eller för sent inkomna prover, får faktureras som en (1) omanalys.
14(18) Kapitel 11 UTRUSTNING Omfattning Vågar: Analysvåg Mettler Toledo DM460. Analysinstrument: Mettler Toledo T 70 och T 90 titrator, 3 st Mettler Toledo RONDO 60 provväxlare, Perkin Elmer ICP-OES Optima 5300 DV och HACH DR2800 spektrofotometer med genomströmmningskyvett. Allmän laboratorieutrustning: Kolvbyretter, autopipetter och autobyretter.vattenrening för labbruk sker i Milli-Q anläggning. Värmeskåp och termostatbad finns. För disk finns laboratoriediskmaskin och för förvaring finns kyl och frys. Därutöver finns glas- och plastutensilier, mangetomrörare, vattensug, kvävgastub, exsiccator m.m. Utvärdering och verifiering Vid inköp av ny laboratorieutrustning ska leverantören delta vid utvärdering av utrustningen och en sammanställning av prestanda gentemot metodkrav ska göras, med bedömning gentemot övriga osäkerhetsfaktorer i de analyser som avses. I samband med den årliga genomgången av kvalitetssystemet utförs en genomgång av kalibreringsläget för varje instrument och kalibrering utförs för den utrustning som inte kalibrerats tidigare under året. Kalibreringar, egenkontroll, underhåll och service av analysutrustning skall göras regelbundet med omfattning och tidsintervall och enligt de rutiner som anges i styrande dokument (kvalitetsmanual och laboratoriejournal).
15(18) Kapitel 12 PROVNINGSMETODER Val och verifiering Vid laboratoriet används metoder som utgör Svensk standard för vattenanalys. För övriga metoder, t.ex. provtagningsvarianter finns metodbeskrivning. Verifiering erhålls främst genom deltagande i provningsjämförelser och genom internkontroll. Länsstyrelsen har färdigställt en laboratoriejournal som innehåller utförliga beskrivningar av arbetsmomenten, anpassad för befintlig analysutrustning och rådande arbetsrutiner. Instruktioner för allmänna laboratoriegöromål finns också noggrant beskrivet i laboratoriejournalen. Analys av ph, alkalinitet, konduktivitet, Ca, Mg, Na, K och metaller är datoriserade. Kontroll av dessa parametrar ska ske varje dag som analys av dessa parametrar utförs i laboratoriet. En noggrann beskrivning av denna kontroll och kalibrering finns i laboratoriejournalen. Interna kontroller Intern kvalitetskontroll skall utföras främst genom att kontrollösningar analyseras och dokumenteras. I varje analysomgång skall ett prov avseende sådan kontrollösning tas med, utvärderas och dokumenteras.
16(18) Kapitel 13 PROVNINGSJÄMFÖRELSER Mål Länsstyrelsens mål med att delta i provningsjämförelser är att få en objektiv kontroll av att den interna kvalitetskontrollen fungerar. Genomförande Laboratoriet deltar i de provningsjämförelser som institutionen för tillämpad miljövetenskap (ITM), Stockholms universitet, genomför. Resultaten erhålls i statistiskt utvärderad form, där laboratoriets placering i förhållande till medelvärde och spridningsmått framgår. I den mån laboratoriet deltar i andra mindre provningsjämförelser skall utvärdering ske enligt Svensk Standard SS 01 42 30, Precision hos provningsmetoder - Bestämning av repeterbarhet och reproducerbarhet genom provning vid flera laboratorier.
17(18) Kapitel 14 HANTERING INKOMNA PROVER Procedurer Vattenprover som skall analyseras levereras till länsstyrelsens laboratorium antingen av Postens företagspaket, bussgods eller provtagare snarast möjligt efter provtagningen. En stor del av de prover som kommer från andra län levereras till Postens utlämningsställen. Dessa prover skall hämtas av laboratoriepersonalen. Alla inkomna vattenprover ska i möjligaste mån analyseras inom 24 timmar från provtagningstillfället. Leverantören ska anpassa personalresurserna till den ojämna arbetsbelastning som förväntas förekomma under året. Länsstyrelserna och provtagarna ska meddela leverantören i så god tid som möjligt när prover beräknas inkomma till laboratoriet. Provvolym Volymen av vattenprover som analyseras på Länsstyrelsens laboratorium har ökat kraftigt under de senaste åren. Nedan redovisas hur många prover, exklusive kontrollprover, som analyserats på laboratoriet sedan år 2008. Antalet prov för år 2011 är en uppskattning. För de kommande fyra åren beräknas provvolymen vara på samma nivå som för år 2011. År Antal prover 2008 3 350 2009 6 930 2010 11 700 2011 15 000 Analysparametrar De analysparametrar som inkomna prover ska analyseras på fördelas uppskattningsvis enligt följande (exklusive kontrollprover): 11 000 prover ska analyseras på ph, konduktivitet, alkalinitet, färgtal, Ca, Mg, Na och K 3 000 prover ska analyseras endast på ph, konduktivitet, alkalinitet och färgtal. 1 000 prover ska analyseras på ph, konduktivitet, alkalinitet, färgtal, Ca, Mg, Na, Fe, Mn, Co, Cu, Zn, Ni, Al, Sr och Cd. Som en del i kvalitetsrutinerna ska kontrollprover analyseras. Dessa uppgår till ca 15% av den totala provvolymen.
18(18) Kapitel 15 LEVERANS AV PROVUTRUSTNING Procedurer Laboratoriepersonalen ska leverera all nödvändig provutrustning till samtliga av Länsstyrelserna utsedda provtagare. Med nödvändig provutrustning avses provflaskor, emballage, packtejp, etiketter etc. Utskick av utrustning sker löpande under året efter beställning av provtagaren. Normalt beställs utrustning för ett års eller halvårs förbrukning. Leverantören ansvarar för att utföra inköp provutrustning. Inköp ska ske i enlighet med Länsstyrelsens val av leverantör. Leverantören ansvarar för att tillräcklig mängd provutrustning finns i lager för omgående leverans till provtagarna. Den provutrustning som här avses finansieras av Länsstyrelsen.