Nyckelstyrningshandboken Utgåva nr 3

Nyckelstyrningshandboken Utgåva nr 3

Relationer och Kvalitet Det är vår grundtes. Det förtroende våra kunder visar oss dagligen är förutsättningen för vår verksamhet och det är vi mycket tacksamma för. Mil Sec har framgångsrikt arbetat inom säkerhetsbranschen sedan 1987 med Säkra Rum. Basverksamheten består i att bygga fysiska skydd för fönster, dörrar, väggar och tak. Allt från skydd mot skadegörelse, rån och inbrott till beskjutning. Lås hör också till Säkra Rum och ordning och reda med nycklarna är grundläggande! Jämfört med andra områden inom säkerhet som t.ex. fysiskt skydd, larm och brandskydd så saknas det normer, regler och standarder. För att underlätta dialogen med våra kunder och för att bättre kunna definiera säkerhetsnivån på olika nycklar har vi valt att skapa en egen kategorisering. Med utgångspunkt från Stöldskyddföreningens norm SSF 200:3 har vi utvecklat Nyckelklasser i nivå 1, 2 och 3. Dessutom behandlar vi vanliga nycklar, koder och nyckelax under benämningen nycklar. Vår erfarenhet och kunskap, våra produkter och tjänster kallar vi nyckelstyrning i produktfamiljen Mil Sec Key. Det handlar handboken om. Problem med nycklar Att ha tillgång till en nyckel är bevis på förtroende. Slarv är det vanligaste problemet. Nycklar tappas, glöms, lånas ut, förvaras utan ordning och kopieras utan kontroll. Till slut är säkerheten raserad. Vårdslöshet eller direkt kriminell hantering kan komma sedan. Sällan upptäcks det innan det är för sent. Försäkringsersättning betalas inte för en stöld då inbrottstjuven haft tillgång till nyckel. Det är ett av många bra skäl att skapa ordning och reda i nyckelhanteringen! 2

Börja med att skapa ordning och reda! Låt alla som har tillgång till nycklar ta ansvar för sin nyckelhantering. Att skapa rutiner för detta, och att tillhandahålla mekaniska, IT-baserade system, är vår spetskunskap. Vi börjar med några grundläggande råd: 1 Märk aldrig en nyckel eller nyckelknippa med namn och adress. 2 Kvittering. Låt användaren själv, med sin egen kod som inträdesbiljett i systemet, hämta och återlämna alla de nycklar som han eller hon skall ha. 3 Restriktioner. Begränsa användarens behörighet till ordinarie arbetstider och bara till de nycklar som absolut krävs för tjänsten. 4 Kontroll. Följ upp hur vissa nycklar nyttjas. I första hand i förebyggande syfte eller om något misstänkt har skett för att exkludera de personer som inte haft tillgång till aktuell nyckel. 5 Informera. Personalen behöver information om systemets funktioner och syfte. Det kommer att innebära avsevärt höjd nyckeldisciplin. Hög säkerhet Mil Sec Key Fastlåsta nycklar Icke fastlåsta Nyckelklasser 3 2 Nycklar på en spik 1 Låg säkerhet Se vidare om Nyckelklasser på sidorna 6 7. 3

Vem behöver ett nyckelstyrningssystem? Vi ser två tydliga kategorier; Den organisation som fått förtroende att förvalta någon annans nyckel. Bevakningsföretag, värdetransportföretag, fastighetsbolag, servicebolag m.fl. Den som har många anställda, stor personalgenomströmning och begärlig egendom. Försvaret, polisen, telekombolag, nöjesparker, hotell, casinon, fängelser m.fl. 4

Mil Sec Key påverkar företagets ekonomi positivt på kort och lång sikt Vad kostar Din nyckelhantering idag? Hur mycket tid läggs i dag på att administrera nyckelhanteringen? Hur många nycklar förloras på ett år? Hur många gånger måste Du byta låssystem för att en viktig nyckel har kommit på avvägar? Hur ofta måste någon öppna för andra personer? Hur ofta står Dina bilar stilla beroende på att ingen vet var nyckeln finns? Hur ofta får kunden vänta för att Din personal slarvat med nyckeln? Hur mycket internt svinn har Ditt företag i dag? Finns misstankar om insiderbrott? Behöver Du kanske även hålla koll på: Bensinkort Gemensamma kreditkort på avdelningen Engångskodernas förvaring Nyckelax till valvdörrar Vilken direkt nytta kan våra kunder påvisa av att använda Mil Sec Key? Antalet nycklar minskar dramatiskt! Istället för att dela ut 25 nycklar till ett utrymme så placera en nyckel i systemet och ge 25 personer behörighet. Antalet nycklar på drift reduceras avsevärt. Nyckeldisciplinen ökar markant. Nyckelinventering med en knapptryckning. Snabbt och enkelt genererar systemet en rapport på vilka nycklar som finns i systemet och vilka som är uttagna, när och av vem. Tidsåtgången för nyckeladministration minskar avsevärt. 5

Nyckelklassificering Mil Se Nyckelklass Villkor Funktion Produkt/antal nyckelknippor 3 Särskilda villkor för nycklar till lås för i huvudsak begärlig egendom Fastlåsta nycklar i nyckelstyrningssystem i övervakat utrymme alt. i säkerhetsskåp KW /8-1.440 2 Särskilda villkor för nycklar till lås för större mängd begärlig egendom än klass 1 Icke fastlåsta nycklar i nyckelstyrningssystem i övervakat utrymme alt. i säkerhetsskåp KW Light /20-1.800 1 Allmänna villkor för nycklar till lås med ingen eller ringa mängd begärlig egendom Nycklar på en spik eller i en skrivbordslåda Vi hänvisar till järnhandeln för inköp av lämplig spik eller krok Alla system i klass 2 och 3 har 5 olika behörighetsnivåer och tidszoner. 6

c Key Plus-funktioner Som extra säkerhet finns olika former av tillval. Överfallskod Skulle Du under hot tvingas att hämta ut en nyckel skickar Du ett tyst larm till larmcentralen. Dubbel/Trippelkod Högsäkerhetsnycklar kan ges behörighetsrestriktioner. Två eller tre personers kod krävs för uthämtning och återlämning. Extern kortläsare Systemet är blockerat tills kundens eget passagekontrollsystem verifierat användaren och skickat klarsignal. Först då kan användaren logga in i systemet vilket ger dubbel verifiering. Nätverksfunktioner Noteringar Skåp utan dörr Direktfrigöring av nyckel 7

Mil Sec Key, tillbehör För att tillgodose individuella önskemål utvecklar vi tillsammans med våra kunder smarta tillbehör. Det gör nyckelstyrningen ännu säkrare och fler av kundens värdefulla tillhörigheter kan förvaras och kontrolleras med Mil Sec Key. Axhållare. Den vitala delen till bankvalvet. Frigör den från låspinnen och lås in axet. Korthållare. Avdelningens bensinkort eller väktarens passerkort. Låt var och en själv kvittera och hämta. Återlämningskontroll styr Du t.ex. med en tidsbegränsning. 1067 SäkRing En kraftig stålring med plomberad låsfunktion. Samla de nycklar som skall administreras tillsammans på ringen och lås med plomben. Skall ringen öppnas måste plomben förstöras. SäkRing finns i en mängd olika storlekar, plomben i olika färger och individuellt numrerad. Extra plomber är tillbehör. 1067 3572 8

Leverans och därefter Vi sätter en ära i att servera ett Mil Sec Key system på silverfat. Allt som krävs för att kunden skall komma igång ingår i priset! Montering Mil Sec Key levereras och monteras av Mil Sec specialutbildade personal. Exakt plats för montering anvisar och ansvarar kunden för så att vi inte borrar rakt igenom nätverkskabeln till företagets server t.ex. Tänk på att välja en plats så att systemet kan växa. Kunden ansvarar för att dra fram erforderlig el och nätverkskabel. G2 Mil Sec Key års a r a n ti Driftsättning Mil Sec Key driftsätts och funktionskontrolleras. Utbildning Ett komprimerat utbildningspass och en enkel handledning för två personer ingår i köpet. Som med alla mjukvarubaserade system krävs det att någon på företaget utses till nyckelperson. Gärna två personer så att det fungerar över semesterperioder och ev. sjukdom. Service Serviceavtal är driftsäkerhet. Även om systemet som sådant inte falerar krävs rengöring och batteribyte. Låt oss ta hand om det och Du får en bekymmersfri tillvaro och en säker funktion under många år. Årligt servicebesök med genomgång av funktioner, snabbutbildning etc Rabatt på uppgradering av programvaror, reservdelar, tillbehör, arbete och utbildning Fri telefonsupport 9

VÄKTARE Mil Sec Key applex Applex är en förkortning av applikatoriska exempel. På detta uppslag visar vi hur Du kan använda Mil Sec Key. Några miljöer känner Du säkert igen från Ditt eget arbete. Larmcentralen Inbrottslarmet går, ryckorder skrivs och väktaren har bråttom att komma iväg. Med Mil Sec Key säkerställs att väktaren får rätt nyckel med sig och inget annat. Efter uppdraget knappar väktaren in sig igen och återlämnar nyckeln. Säkert och enkelt. Receptionen Med utflyttad knappsats kan användaren själv administrera sin nyckelhantering samtidigt som själva nyckelskåpet förvaras bakom lås och bom. Konsult Nyckelgrupp Det är praktiskt att registrera nycklar som Du ofta använder i en grupp för snabb uthämtning. Engångskod En tillfällig besökare ges behörighet för ett tillfälle. 10

Nycklar i Oslo, Stockholm, Milano, New York Det globala företaget tar ett säkert grepp om hela nyckelhanteringen. Via internet når Du varje skåp som har en egen IP-adress. Kom tillbaka med nyckeln till valvet innan Du åker! För sent återlämnad nyckel Med ett effektivt nyttjande av systemets tidszoner kan Du förhindra att problemen blir större än nödvändigt. Kundrapport Du som förvaltar någon annans nyckel kan ibland (eller kanske som en rutin) överlämna en rapport till kunden över hur nyckeln har hanterats den senaste tiden. Referenser Vi ber att få rikta ett särskilt tack till våra kunder Securitas, G4S, Försvaret, Polisen, Posten, Ericsson, Nordea, Astra Zeneca, Stena Line, Casino Cosmopol och till dom som av säkerhetsskäl inte gärna vill bli nämnda vid namn. 11

Mil Sec STOCKHOLM Telefon: +46 8 410 577 70 GÖTEBORG Telefon: +46 31 15 38 00 MALMÖ Telefon: +46 40 631 61 60 OSLO Telefon: +47 2407 18 00 www.milsec.com