1 Aktuellt gällande ekonomi och fakturabehandling

1 Aktuellt gällande ekonomi och fakturabehandling Momslagens krav på inköps- och försäljningsfakturor skatteförvaltningens nya anvisning Vidaredebitering av kostnader Fakturering kommuner emellan moms eller inte? Reseräkningar vilka krav gäller? Köp av tjänster kontroll av förskottsuppbördsregistrering och pensionsavgifter 2 För momsåterbäringsrätt förutsätts en faktura som uppfyller kraven i momslagen En förutsättning för momsavdragsrätten är att den skattskyldige över den vara eller tjänst som köpts har en av säljaren utfärdad faktura enligt 209 e eller 209 f eller en annan verifikation som kan betraktas som faktura. 209 e = fullständigt fakturainnehåll 209 f = förenklat fakturainnehåll För att dra av skatt som betalts för import behövs ett förtullningsbeslut Karl-Johan Sigfrids 1

3 Fakturainnehåll Förteckningen finns i 209 e 1) datum för utfärdandet, 2) ett på en eller flera serier baserat löpnummer genom vilket fakturan kan identifieras, 3) säljarens Fo-nummer eller VAT-nummer, 4) köparens Fo-nummer/vat-nummer om köparen är skattskyldig för köpet eller om det är fråga om gemenskapsintern varuförsäljning enligt 72 a, 5) säljarens och köparens namn och adress, 4... vidare 6) de sålda varornas mängd och art samt tjänsternas omfattning och art, 7) datum för varuleveransen eller utförande av tjänsterna eller betalningsdagen för en förskottsbetalning, om ett sådant datum kan fastställas och skiljer sig från datumet för fakturans utfärdande, 8) skattegrunden för varje skattesats eller skattefrihet, enhetspriset exklusive skatt samt eventuell prisnedsättning eller rabatt, om dessa inte är inkluderade i enhetspriset, 9) skattesats, 10) det skattebelopp som ska betalas Karl-Johan Sigfrids 2

5 samt 11) när skatt inte ska betalas på försäljningen, en anteckning om skattefriheten eller en hänvisning till den relevanta bestämmelsen i denna lag eller i momsdirektivet, 12) när köparen är skattskyldig enligt 2 a, 8 a 8 e eller 9 eller en bestämmelse som motsvarar 2 a eller 9 i någon annan medlemsstat, uppgiften "omvänd betalningsskyldighet", 13) om köparen själv gör upp fakturan, uppgiften "självfakturering", 14) i fråga om ett nytt transportmedel som säljs till en annan medlemsstat, de uppgifter på basis av vilka de i 26 d 1 och 2 mom. avsedda förutsättningarna kan konstateras, 15) om förfarandet i 79 a tillämpas på försäljningen, uppgiften "vinstmarginalbeskattning för begagnade varor", "vinstmarginalbeskattning för konstverk" respektive "vinstmarginalbeskattning för samlarföremål och antikviteter", 16) vid försäljning av resebyråtjänster enligt 80, uppgiften "vinstmarginalbeskattning för resebyråer", 17) när säljaren av investeringsguld väljer skattepliktighet för försäljningen enligt 43 c, en anteckning om skattepliktighet för försäljningen, 18) när en tidigare utfärdad faktura ändras med en ny faktura, en entydig hänvisning till den första fakturan. 6 Förenklat fakturainnehåll Fakturor ska innehålla följande uppgifter: 1) datum för utfärdandet, 2) säljarens namn och identifieringsnummer för mervärdesskatt, 3) de sålda varornas mängd och art samt tjänsternas art, 4) det skattebelopp som ska betalas angivet per skattesats eller skattegrunden angiven per skattesats. Karl-Johan Sigfrids 3

7 Tillämpning av förenklat fakturainnehåll 1) fakturor på sammanlagt högst 400 euro, 2) fakturor i minuthandeln eller i annan jämförbar försäljningsverksamhet som nästan uteslutande riktar sig till privatpersoner, 3) fakturor för restaurang- eller cateringtjänster eller persontransport, med undantag för fakturor för tjänster som är avsedda för vidareförsäljning, 4) verifikationer som skrivs ut av parkeringsautomater och andra liknande anordningar. inte om det är fråga om distansförsäljning, gemenskapsintern varuförsäljning eller sådan försäljning av varor eller tjänster som sker i någon annan medlemsstat och för vilken köparen är skattskyldig 8 Utgångspunkt Om fakturan är felaktig har köparen ingen avdragsrätt på basis av denna faktura utan först på basis av den rättade faktura som säljaren ger. Om fakturan är felaktig måste säljaren utfärda en ny faktura som innehåller en hänvisning till den ursprungliga fakturan. Karl-Johan Sigfrids 4

9 Också bristfälliga fakturor kan godtas vid en skattegranskning I samband med granskning eller återbäring eller påförande av skatt kan Skatteförvaltningen godkänna ett avdrag som gjorts trots att den skattskyldige inte har någon faktura, utredning eller annan verifikation som motsvarar kraven i lagen, om den skattskyldige på annat sätt kan visa att han är berättigad till avdrag 10 Små fel Ett stavfel eller motsvarande mindre fel avlägsnar inte köparens avdragsrätt när köparen anskaffar nyttigheten till sin skattepliktiga affärsverksamhet och den inte omfattas av avdragsbegränsningar. Karl-Johan Sigfrids 5

11 Skatteförvaltningens exempel Om det finns ett fel i enhetspriset men fakturans slutsumma är korrekt har köparen avdragsrätt. I sådana situationer behöver köparen inte be säljaren om en korrigerad faktura. 12 Automatkvitton och motsv. Skatteförvaltningen kan också godkänna ett avdrag då det är fråga om små kontanta inköp för vilka det i praktiken av tekniska skäl är närmast omöjligt att få en faktura. Detta gäller t.ex. parkeringsavgifter som betalas i automat. Karl-Johan Sigfrids 6

13 Bristfälliga eller felaktiga uppgifter på faktura Användningen av avdragsrätt förutsätter att köparen innehar originalfakturan vid den tidpunkt då avdraget görs. Om köparen tillämpar prestationsprincipen i sin bokföring, kan avdragen i praktiken göras även om köparen inte ännu fått fakturan. Om den faktura som inkommer senare inte motsvarar det gjorda avdraget, ska avdraget rättas eller om fakturan är felaktig, ska köparen begära en ny faktura av säljaren. 14 Exempelfråga Kan vi dra av den moms som ingår i inköp med kommunens betalkort? Vi faktureras via Nordea och på den fakturan finns ju ingen moms antecknad men inköpen innehåller moms. Karl-Johan Sigfrids 7

15 Svar a Vid inköp med ett betalkort/kreditkort ger ju säljaren normalt ett kvitto, som den som handhar inköpet borde lämna in till företaget. Normalt ska detta kvitto anses utgöra den faktura som ligger till grund för momsavdrag/momsåterbäring. Det torde också i vissa fall vara möjligt att få ett kvitto över inköpet av säljaren senare. På kreditkortsfakturan som Nordea (eller någon annan finansiär) skickar finns visserligen uppgifter om vem som är säljare och om beloppet, men detta dokument fyller i sig inte de krav som mervärdesskattelagens 209 e eller 209 f ställer på fakturainnehållet. 16 Svar b Man kan dock tänka sig att komplettera uppgifterna och ändå yrka på avdrag/återbäring. I sin anvisning Faktureringskraven vid mervärdesbeskattningen från 21.12.2016 skriver Skatteförvaltningen dock bl.a: Skatteförvaltningen kan godkänna avdraget även om den skattskyldige inte har en faktura som uppfyller kraven på innehållet om den skattskyldige på annat sätt bevisar att han har rätt till avdraget. Karl-Johan Sigfrids 8

17 Svar c Jag skulle tolka detta så att avdrag kan göras också på basis av en kreditkortsfaktura om följande villkor uppfylls: säljarens namn framgår av fakturan köparen vet att säljaren är momsregistrerad går att kolla via FODS köparen vet och kan dokumentera exakt vad som köpts, alltså varans/tjänstens karaktär och mängd köparen kan fastställa skattesats och skattebelopp på basis av varans/tjänstens karaktär 18 Alltså I första hand ska köparen (för att får momsavdrag) ha ett kvitto från inköpstillfället som grund för avdraget Ifall kvittot har förkommit kan köparen yrka på avdrag genom att komplettera kreditkortsfakturan på ovanstående sätt. Karl-Johan Sigfrids 9

19 Vilseledande fakturauppgifter Säljarens anteckningar på fakturan som inte motsvarar verkligheten medför ingen avdragsrätt för köparen. Om säljaren t.ex. på fakturan antecknar skatt som ska betalas trots att säljaren inte är införd i registret över mervärdesskatteskyldiga, har köparen ingen avdragsrätt trots anteckningarna på fakturan. Om det dock konstateras att köparen inte har kunnat vara medveten om säljarens felaktiga förfarande och försäljningen i allmänhet i motsvarande situation är skattepliktig, kan köparen omfattas av godtrosskydd och göra ett avdrag för inköpet. 20 Kontroll av säljarens momsskyldighet Det rekommenderas att köparen kontrollerar säljarens mervärdesskattskyldighet för att försäkra sig om sin egen avdragsrätt. Kontrollen kan göras på FODSinformationstjänsten på adressen www.ytj.fi eller per telefon på Skatteförvaltningens servicenummer. Karl-Johan Sigfrids 10

21 Återbäringsrätt för personbilar? Avdragsrätten/återbäringsrätten gäller som utgångspunkt inte personbilar. Rätt till återbäring/avdrag av den skatt som ingår i anskaffningspriset på och driftskostnaderna för en personbil som skaffats för kommunal verksamhet föreligger enbart om personbilen uteslutande är i användning som berättigar till avdrag eller återbäring. Bilar som är avsedda för två ändamål jämställs med personbilar 22 Användning enbart för kommunal verksamhet Med uteslutande användning avses att man inte alls gör körningar som inte berättigar till kommunåterbäring med bilen, såsom privat- och representationskörningar eller körningar mellan en arbetstagares bostad och arbetsplats. Om sådana körningar görs med en bil, förloras i sin helhet rätten till återbäring av den mervärdesskatt som ingår i anskaffningspriset på och driftskostnaderna för bilen. Karl-Johan Sigfrids 11

23 Start direkt hemifrån Enbart i specialsituationer kan avgång med en kommunal personbil direkt från hemmet till en plats där en arbetsuppgift fullgörs ses som en sådan resa som inte begränsar kommunens rätt till kommunåterbäring. En sådan situation kan vara till exempel av en dygnet runt-uppgift av larmkaraktär, där en arbetstagare på grund av arbetets karaktär och arbetskraven måste åka direkt från hemmet med fordonet. 24 Kördagbok? Det är möjligt att visa att en bil är i användning som uteslutande berättigar till återbäring till exempel genom att de som använder bilen för en oavbruten körjournal över körningar med bilen. Karl-Johan Sigfrids 12

25 Ny anvisning gällande vidarefakturering Ingår i Skatteförvaltningens anvisning Faktureringskraven vid mervärdesbeskattningen Har getts: 21.12.2016 26 Kostnader som betalats å ett annat företags/ en annan kommuns vägnar Ett skattskyldigt företag kan ibland betala kostnader som hör till ett annat företags skattepliktiga affärsverksamhet i det andra företagets ställe, t.ex. rese- och hotellkostnader för en arbetstagare som arbetar i ett annat företag inom samma koncern. Karl-Johan Sigfrids 13

27 Kostnadens art ändras i regel inte Om ett skattskyldigt företag vidarefakturerar kostnader som betalats i ett annat företags ställe handlar det om en skattepliktig försäljning. Vidarefakturering av kostnader sker i princip med kostnadens ursprungliga skattesats, eftersom arten av varan eller tjänsten som vidarefaktureras förblir oförändrad i samband med att kostnaderna vidarefaktureras. 28 Faktureringstillägg Om företaget lägger sitt eget arvode till faktureringen (t.ex. ett faktureringstillägg) är detta arvode en del av det skattepliktiga försäljningspriset. Arvodets skattesats är samma som för kostnaden som vidarefaktureras. Vid fakturering av nyttigheter som omfattas av olika skattesatser fördelas arvodet på dessa skattesatser i förhållande till nyttigheternas skattefria priser. Karl-Johan Sigfrids 14

29 Säljarens status Vid vidarefakturering kan den ursprungliga fakturans momsfrihet baseras på säljarens status. Säljaren kan vara till exempel en bedrivare av verksamhet i liten skala eller en näringsidkare som bedriver skattefri hälso- och sjukvård. Om vidarefakturerarens förutsättningar för skattefrihet inte uppfylls är vidarefaktureringen beskattningsbar, även om den ursprungliga fakturan är skattefri. 30 Exempel Om skattefria hälso- och sjukvårdstjänster vidarefaktureras så att den som vidarefakturerar kostnaderna inte uppfyller kriterierna för skattefria hälso- och sjukvårdstjänster, kan vidarefaktureringen av tjänsten inte ske skattefritt. Karl-Johan Sigfrids 15

31 Vidarefaktureranens status Om den som vidarefakturerar en kostnad inte är momsskyldig, kan detta inte lägga mervärdesskatt på den vidarefakturerade kostnaden. I detta fall är vidarefaktureringen momsfri trots att moms har ingått i den ursprungliga fakturans belopp Vidarefaktureraren eller kostnadens slutliga betalare kan härvid inte göra ett avdrag på basis av mervärdesskatten som ingick i den ursprungliga fakturan. Undantag till detta är köpta energinyttigheter, för vilka en skattskyldig som är verksam i hyreslokaler eller ett fastighetsbolags lokaler får göra ett avdrag även när de ingår i den mervärdesskattefria hyran eller det mervärdesskattefria vederlaget för fastigheten (111 i mervärdesskattelagen). 32 Kostnader från företagets egen affärsverksamhet Vid fakturering av kostnader från kommunens egen affärsverksamhet är det inte fråga om vidarefakturering av kostnader. Det handlar då om kommunens egen försäljning av varor eller tjänster. När en säljare fakturerar köparen för kostnader som orsakats av den sålda varan eller tjänsten utgör de en del av grunden för skatten på den saluförda nyttigheten. I detta fall faktureras alla kostnader med samma skattesats som den saluförda nyttigheten. Det saknar betydelse vilka skattesatser anskaffningarna omfattas av. Det saknar också betydelse huruvida kostnaderna debiteras skilt eller på den faktura som gäller den egentliga försäljningen. Karl-Johan Sigfrids 16

33 Exempel Företaget A som är infört i registret över mervärdesskatteskyldiga i Finland säljer konsulteringstjänster till det finländska företaget B. Företagen har avtalat att företag A:s arvode är 1 000 euro + tillkommande kostnader. För utförandet av konsulteringstjänsten uppstår det kostnader för företag A i såväl Finland som Frankrike. Företag A fakturerar företag B för sitt arvode, kilometerersättningar och inkvarterings- och bilhyrningskostnader som uppstått i Frankrike och som innehåller fransk mervärdesskatt. 34 Forts. Det är inte fråga om vidarefakturering, utan om företag A:s egen försäljning. Kilometerersättningarna samt inkvarterings- och bilhyrningskostnaderna som uppstått i Frankrike är kostnader som orsakats av utförandet av konsulteringstjänsten och de läggs till grunden för skatten på konsulteringstjänsten. Företag A beaktar kostnaderna som en del av den fakturerade konsulteringstjänstens försäljningspris. På företag A:s hela försäljning till företag B tillämpas en skattesats på 24 %. Karl-Johan Sigfrids 17

35 Samarbete mellan kommuner Enligt HFD:s beslut 23.4.2009 L 966 kan produktion av tjänster som sker inom ramen för ett brett samarbetsavtal enligt 2 och 76 i vid den tidpunkten gällande kommunallagen (7 och 49 i nuvarande kommunallagen) vara sådan produktion som inte anses ha skett i form av affärsverksamhet. 36 HFD 23.4.2009 L 966 Två kommuner hade slutit ett samarbetsavtal om produktion av kommunala tjänster. Förutom tjänsteproduktionen skötte kommunerna även myndighetsuppgifterna åt varandra och fattade till en del även besluten för varandras räkning. Tjänsterna producerades genom ett sådant samarbete mellan kommuner som föreskrivs i 2 och 76 i kommunallagen. Eftersom det inte ansågs att kommunerna i form av rörelse åt varandra producerade de tjänster som definierades i samarbetsavtalet, skulle de inte betala mervärdesskatt för tjänsterna. Karl-Johan Sigfrids 18

37 Skattefri eller skattepliktig försäljning Fakturering i samband med ett sådant avtal är skattefri, även om avtalet innehåller också produktion av sedvanliga tjänster, eftersom det inte anses att verksamheten sker i form av affärsverksamhet. Andra former av försäljning av varor och tjänster mellan kommuner är dock i utgångspunkten verksamhet som bedrivs i form av affärsverksamhet. Alltså skattepliktig försäljning 38 Försäljning kommuner emellan Fortlöpande försäljning av varor och tjänster mellan kommunerna sker följaktligen i form av affärsverksamhet. Också fortlöpande försäljning av varor och tjänster mellan en kommun och en samkommun bedrivs som utgångspunkt i form av affärsverksamhet, även om kommunen är medlem av samkommunen i fråga. Karl-Johan Sigfrids 19

39 Exempel på skattepliktiga transaktioner Fastighetsuthyrning Om hyresavtalet upprättats momspliktigt Försäljning av andra tjänster ifall försäljningen inte sker inom ramen för ett samarbetsavtal Försäljning av skattepliktiga varor Om försäljningen inte sker inom ramen för ett samarbetsavtal 40 Betalning av resekostnadsersättningar Till en löntagare kan utan att förskottsinnehållning verkställs betalas resekostnadsersättningar för arbetsresor i Finland eller utomlands, enligt vad Skattestyrelsen årligen bestämmer i ett beslut om sådana kostnader. För betalningen av ersättningen skall löntagaren ge utredning till arbetsgivaren (reseräkning). Karl-Johan Sigfrids 20

41 En reseräkning bör alltså innehålla: Resans ändamål Destination Resrutten (vid behov) Resesättet Tidpunkt då resan började och avslutades För utrikesresor: land eller område i vilket resdygnet avslutades För km-ersättning: Antalet körda kilometer + ersättning/km 42 Tidpunkt då resan började och avslutades För att få heldagtraktamente bör påvisas att resan har räckt mer än 10 h (minst 10 h för utrikesdagtraktamente) eller sista hela resdygnet har överskridits med mer än 6 h (mer än 10 h för utrikesdagtraktamente) För att få deldagtraktamente bör påvisas att resan har räckt mer än 6 timmar eller sista hela resdygnet har överskridits med minst 2 h vid utlandsresor kan ½ utrikesdagtraktamente betalas om sista hela resdygnet har överskridits med mer än 2 h Karl-Johan Sigfrids 21

43 Begreppet resedygn Med resedygn avses en tidsperiod om högst 24 timmar, som börjar då löntagaren beger sig på arbetsresa från sin arbetsplats eller sin bostad. Resedygnet slutar då löntagaren från sin arbetsresa återvänder till sin arbetsplats eller sin bostad 44 Land eller område i vilket resdygnet avslutades För utrikesdagtraktamente: Vilket lands (områdes) dagtraktamente som betalas avgörs enligt det land där ifrågavarande resdygn upphörde 24 h från resans början eller föregående resdygns slut Om resan upphör i ett flygplan eller ombord på ett fartyg avgörs dagtraktamente enligt varifrån färdmedlet senast startat eller vart det är på väg om starten skett i Finland Karl-Johan Sigfrids 22

45 Antalet körda kilometer + ersättning/km Förordningen kräver inte att bilens mätarställning anges eller att antalet kilometer verifieras med en körjournal om antalet km per år är stort är det skäl att ange vilket fordon som används och dess mätarställning en körjournal kan vara på sin plats för arbetstagare som ofta använder egen bil för arbetsresor automatiskt uppgifter som krävs för reseräkningen till nytta för att räkna värdet på bilförmån Ersättningen per km kan innefatta passagerartillägg, tillägg för skrymmande föremål etc 46 Körjournal (Skatteförvaltningens beslut om natura förmåner) Av körjournal skall framgå hur många kilometer som dagligen under skatteåret körts med bilen. Om arbetskörslorna med bilen skall följande uppgifter dagligen antecknas i körjournalen: tidpunkten i början och i slutet av körningen, körningens avfärds- och ankomstplats samt vid behov rutten, utslaget på vägmätaren i början och i slutet av körningen, körsträckan, ändamålet med körningen och bilens användare Karl-Johan Sigfrids 23

47 Bilagor till reseräkning Förskottsuppbördsförordningen 17 Till reseräkningen skall fogas verifikat eller annan utredning, enligt vilka arbetsgivaren betalar ersättningar till löntagaren. Kan gälla exempelvis: logikostnader taxiresor resebiljetter parkeringsavgifter övriga till resan hörande kostnader som kan ersättas skattefritt 48 När skall reseräkningen inlämnas? Inga exakta regler för beskattningen beloppen enligt när resan gjorts, inte enligt när reseräkningen inlämnas i arbetsgivarens årsanmälan beaktas under året utbetalda resekostnadsersättningar Inga räntor på reseersättningsfordringar om betalningen försenats pga att arbetstagaren lämnat in reseräkning för sent Arbetsgivaren kan uppställa regler för inom vilken tid reseräkningar skall inlämnas kan hanteras via samarbetsförfarande eller som ett lokalt avtal I arbetsgivarens bokföring är skall resekostnaderna upptas enligt när resan gjorts. Bokslutet skall färdigställas inom 4 mån efter räkenskapsperiodens utgång Reseräkningarna är en del av lönebokföringen och det är skäl att binda dead-line för reseräkningarna till löneperioden Karl-Johan Sigfrids 24

49 Förskottsinnehållning verkställs på: 1.lön som avses i 13 lagen om förskottsuppbörd; 2.arbetsersättningar och bruksavgifter som avses i 25 lagen om förskottsuppbörd, om inte prestationsmottagaren införts i förskottsuppbördsregistret; 3.vissa övriga prestationer t.ex. dividender, pensioner, förmåner 50 Arbetsersättningar Med arbetsersättning avses köp av tjänster Dock inte tjänster som finns allmänt tillgängliga Skyldigheten att verkställa förskottsinnehållning gäller situationer där betalningen sker till en fysisk eller juridisk person som inte finns i förskottsuppbördsregistret Förskottsinnehållning från betalningar till fysiska personer sker enligt skattekort (eller 60 %) Förskottsinnehållning från betalningar till bolag och samfund är 13 % Karl-Johan Sigfrids 25

51 Kontroll av registrering Betalaren bör i fråga om arbetsersättningar kontrollera huruvida mottagaren finns i förskottsuppbördsregistret då betalningen sker Kontrollskyldigheten gäller inte om betalningen sker till: Börsbolag Offentligrättsliga institutioner Kontrollskyldigheten gäller inte heller vid betalning för tjänster som utbuds offentligt 52 Granskning av FÖPL-intyg Ifall kommunen köper tjänster av en företagare som inte är pensionsförsäkrad i FÖPL ska kommunen betala pensionsförsäkringspremier för betalning till företagaren som om betalningen utgjorde lön Förfarandet gäller vid köp av tjänster från fysiska personer (enskilda näringsidkare/lantbrukare) inte vid köp av tjänster från bolag eller samfund Karl-Johan Sigfrids 26

53 I praktiken Det kan löna sig att årligen kräva in FÖPL-intyg från alla företagare som levererar tjänster till kommunen och alltid i samband med en ny leverantörs första faktura Intyget kan levereras elektroniskt, t.ex. i pdf-form Karl-Johan Sigfrids 27