INTERN KONTROLL I REGION SKÅNE 1. IK Information 2. IK Sammanställning (underlag f RS uppsiktsplikt) 3. IK Riskmatris 4. IK Riskbedömning - lista (plan) 5. IK Riskkarta (prioritering) Allmänt om intern kontroll Kortfattat kan sägas att det primära syftet med den interna kontrollen i Region Skåne är att säkerställa att de av fullmäktige fastställda målen, samt andra f organisationen a mål, uppfylls. En väl fungerande intern kontroll är en viktig futsättning f efterlevnad till lagens krav på god ekonomisk hushållning. Nämnders och styrelsens planer f intern kontroll är fastställda i samband med budget/verksamhetsplan och ska följas upp enligt angiven intern kontrollplan (IK-plan) samt efter behov. Redovisning (IK-uppföljning) utifrån styrelsens uppsiktsplikt gs i delårs-/årsrapporter och i nämndernas verksamhetsberättelser. Nämnderna ska beskriva hur arbetet med intern kontroll bedrivits f aktuell period och rapportera detta i form av såväl text som färgmarkering i bifogad mall f de områden som har varit femål f mätning under perioden. COSO-modellen Kontrollmiljö regelverk, attityder, värderingar (integritet/etiska värden kompetenskrav styrelse/nämnder organisationsstruktur ansvar/befogenheter personalpolicy/regelverk) Riskbedömning kartläggningsprocess med uppskattning av väsentlighetsgrad/ och sannolikhet/ risk avseende måluppfyllelse, processer, rutiner och system. I riskbedömningen ska även beaktas hur riskerna ska bearbetas. Kontrollaktiviteter identifieras genom systematiskt arbete med processer och rutiner som behövs f att uppnå målen (febyggande manuella/automatiska upptäckande manuella/automatiska). Med beaktande av rekommendationer från externa/interna granskningar. Information/Kommunikation alla delar av organisationen är delaktiga då den interna kontrollen är en integrerad del i ordinarie processer Uppföljning/övervakning rapportering ska gas i enlighet med plan eller vid behov och inkluderar en övervakning av vidtagna åtgärder, vid behov kompletteras planen Information https://intra.skane.se/organisation--ledning/god-hushallning-och-intern-kontroll/ http://www.skane.se/globalassets/styrandedokument/reglemente_god_hushallning.pdf Mål måste finnas innan ledningen kan identifiera potentiella händelser som påverkar att målen uppnås. Integrering i planering/uppföljning innebär identifiering av risker och behov av fbättringsåtgärder i relation till verksamhetens mål. Fbättrad struktur och dokumentation avseende riskbedömning och avvikelsehantering samt aktivare uppsiktsplikt och ökad integration gällande den interna kontrollen som styrmedel. Övergripande riskanalys I syfte att tydligare integrera intern kontroll i de ordinarie styr- och ledningsprocesserna utgår de verksamhetsmässiga kontrollområdena från Region Skånes övergripande strategiska mål. Definitionsmässigt blir bristande måluppfyllelse inom dessa områden en risk som måste hanteras av ansvariga på olika organisatoriska nivåer. Det ankommer på styrelse, nämnd, fvaltning och bolag att utifrån dessa, som är övergripande och generellt inriktade med direkt budgetkoppling, utarbeta specifika interna kontrollplaner med tillhande mål och aktiviteter som är anpassade utifrån de riskanalyser som genomfs av respektive verksamhet. De administrativa kontrollområdena bygger på en analys av var det erfarenhetsmässigt feligger stst risker. En del av dessa områden är av återkommande karaktär bl a beroende på hög inneboende risk till följd av komplexitet rande regler och liknande och att enskilda kan misstänkas gynna sig själva (skattelagstiftning, bisysslor, upphandling).
Plan f intern kontroll P U Nämnd/Fvaltning/Bolag F rapportering i enlighet med RS uppsiktsplikt ska en samlad riskbedömning* gas f det obligatoriska kontrollområdet. 13-16: Direkt åtgärd krävs - minimera! : 9-12: Reducera riskerna - åtgärdas! 4-8: Håll under uppsikt - uppmärksamma! 1-3: Inget agerande krävs - acceptera! Skåne livskvalitet i världsklass Nöjda medborgare 1. Serviceinriktad verksamhet med hög kvalitet 2. Drivande utvecklingsakt 3. Attraktiv arbetsgivare 4. Långsiktigt stark ekonomi a) Attesthantering inkl. behigheter b) Skattelagstiftning c) Fakturering d) Uppföljning av fastställd budget/plan e) Bisysslor f) Kompetensfsjning g) Upphandling b) Verkställighet beslut Som underlag f den samlade bedömningen enligt ovan ska riskbedömning gas f vart och ett av de av fullmäktige angivna målen samt av de f verksamheten a kontrollområdena.
Matris risk- och väsentlighetsbedömning 4 Allvarlig - är så stor att fel inte får inträffa 4 8 12 16 13-16: Direkt åtgärd krävs! Minimera riskerna 3 - uppfattas som besvärande f intressenter/ Region Skåne 2 Lindrig - uppfattas som liten av intressenter och/eller Region Skåne 1 Fsumbar - är obetydlig f intressenter och/eller Region Skåne Konsekvens / Sannolikhet 3 6 9 12 9-12: Reducera riskerna! Åtgärda 2 4 6 8 4-8: Håll under uppsikt Uppmärksamhet krävs 1 2 3 4 1-3: Inget agerande krävs Vi accepterar riskerna 1 Osannolik - risken är praktiskt taget obefintlig f att fel ska uppstå 2 Mindre sannolik - risken är mycket liten f att fel ska uppstå 3 Möjlig - det finns en möjlig risk f att fel ska uppstå 4 Sannolik - det är mycket troligt att fel ska uppstå
ämnd/fvaltning/bolag: Regionala utvecklingsnämnden F rapportering i enlighet med RS uppsiktsplikt ska en samlad riskbedömning gas f det obligatoriska kontollområdet. Som underlag f den samlade bedömningen enligt ovan ska riskbedömning gas f vart och ett av de av fullmäktige angivna målen samt av de f verksamheten a kontrollområdena. (Dokumentera gärna sammanvägningen av de olika ingående komponenterna.) Område (F rapportering i enlighet med RS uppsiktsplikt ska en samlad riskbedömning gas f vart Risk (beskrivning) och ett av de av fullmäktige angivna målen samt av de f verksamheten a kontrollområdena.) Konsekvens (beskrivning) Konsekvens Sannolikhet Risk Identifierade fbättringsområde enligt granskning eller annat Åtgärd (beskrivning) Kontrollmoment (metod) Rapportering/ Kontroll frekvens Kontrollutfare Riskägare (roll) Uppföljning (status) Serviceinriktad verksamhet med hög kvalitet I varje möte ska alla välkomnas med omtanke och respekt. Gemensamma spelregler (värdegrund) inte är kända f alla medarbetare Mindre sannolik Dålig arbetsmiljö, missfstånd, minskad effektivitet etc. Allvarliga 4 2 8 Värdegrund implementeras f avdelningen. Värdegrundsarbete i avdelningen. Värdegrundsarbete tas fram och kommuniceras HR strateg En god servicenivå ska genomsyra alla Region Skånes verksamheter. Rutiner f ärendeberedning inom avdelningen inte är på plats Mindre sannolik Ärendeberedningen fungerar inte optimalt 3 2 6 Tydlig rutin f ärendeberedning Ta fram och implementera rutiner Rutin finns på plats och används April Chef Ledningsstab Fokus ska vara på ständiga fbättringar som skapar högre kvalitet, bättre tillgänglighet och ökad effektivitet. Ingen ökning av betyget inom de fyra områdena kvalitet, kompetens, effektivitet och tillgänglighet som mäts inom NSI Mindre sannolik Samarbetspartners upplever regionen som icke kompetenta atc. Al lvarliga 4 2 8 Tydligt visa på till politik samt fvaltning koncernkontoret genom t ex yttrande. Dialog med politik samt fvaltning Konsekvensbeskrivningar är överlämnade Drivande utvecklingsakt Region Skåne ska arbeta f långsiktigt hållbar utveckling inom alla områden Otydligheter kring långsiktig basfinansiering skapar minskade möjligheter att agera som regional utvecklingsakt Sannolik Svårigheter att genomfa strategiska planer om långsiktig basfinansiering är oklar Allvarliga Tydligt visa på till politik samt fvaltning koncernkontoret genom t ex yttrande. Dialog med politik samt fvaltning Konsekvensbeskrivningar är överlämnade Skåne livskvalitet i världsklass Nöjda medborgare Skåne ska bli ledande i Europa på forskning, innovation och utbildning. Effektiv användning av teknik och digital kommunikation ska öka tillgängligheten, effektivisera verksamheten och fenkla medarbetarnas arbete. Attraktiv arbetsgivare Med ett lyssnande, närvarande ledarskap skapas delaktighet och mod att påverka verksamhetens utveckling och resultat. Minskade personella samt ekonomiska resurser Sannolik Ändamålsenliga system och stöd finns inte att tillgå f verksamheten Befintliga system används inte på optimalt sätt. Sannolik Chefers tid ägnas i hög utsträckning åt uppföljning och kontroller (administrativt arbete) Möjlig Minskar möjlighet f genomfande av beslutade uppdrag Allvarliga Minskad effektivitet samt merarbete och minskad möjlighet att använda resurser ändamålsenligt. Allvarliga Chefer ges mindre utrymme f att leda medarbetare och utvecklingsfråor Tydligt visa på till politik samt fvaltning koncernkontoret genom t ex yttrande. Bättre och mer ändamålsenliga IT stöd f verksamheten. Bättre nyttjande av befintliga system (t ex raindance). 3 3 9 Tydliga arbetsbeskrivningar f chefer. Dialog med politik samt fvaltning Konsekvensbeskrivningar är överlämnade Initiera möten med IT samt berda parter f Dialog samt handlingsplan att diskutera och agera är genomfd f att uppnå bättre stöd. Arbetsbeskrivningar f chefer Följa upp chefer har arbetsbeskrivningar April Region Skåne ska erbjuda en hälsofrämjande, utvecklande arbetsmiljö med goda futsättningar att ga skillnad varje dag. Resursbrist på personal skapar psykosociala problem som utmattning Möjlig Utmattningssyndrom och psykosociala problem Allv arliga Tydliga uppdrag inklusive handlingsplaner f alla medarbetare Tydliga uppdragsbeskrivningar Uppdragsbeskrivningar hos alla medarbetare Administrativ chef En genomtänkt strategisk kompetensfsjning är en futsättning f att klara framtidens uppdrag. Långsiktigt stark ekonomi Stor personalomsättning pga visstidsanställningar som ersätter tillsvidareanställningar fsvårar arbete med strategisk kompetensfsjning Möjlig Flust av kompetens samt och kontinuitet. Allvarliga Visa på till politik samt fvaltning koncernkontoret genom t ex yttrande. Tydliga risk och konsekvensbekrivninga r till politik samt Konsekvensbeskrivning fvaltning genomfd
Region Skåne ska planera med framfhållning och handlingsberedskap. I det fall RF beslutar om rambudget till nämnden i lägre nivå jämft med fegående år och villkorade beslut måste prioriteras om. Möjlig En prioritering där en del insatser prioriteras bort. 3 3 9 RUN prioritera Politisk omprioritering Följs upp i uppföljningsprocess GSF (gemensam servicefunktion) Region Skånes alla beslut ska vara finansierade. Beslut är inte finansierade. Osannolik Underskott i budget samt kan få f annan verksamhet Allvarliga 1 4 4 Inga områden identifierade. I alla beslut till nämnden framgår från vilket anslag/ansvarsområde medel f finansiering skall ske. Låg riskej Område (F rapportering i enlighet med RS uppsiktsplikt ska en samlad riskbedömning gas f vart Risk (beskrivning) och ett av de av fullmäktige angivna målen samt av de f verksamheten a kontrollområdena.) Konsekvens (beskrivning) Konsekvens Sannolikhet Risk Identifierade fbättringsområde enligt granskning eller annat Åtgärd (beskrivning) Kontrollmoment (metod) Rapportering/ Kontroll frekvens Kontrollutfare Riskägare (roll) Uppföljning (status) Attesthantering avseende ekonomiska transaktioner följsamhet mot regler och riktlinjer (inkluderar bl.a. behigheter) Skattelagstiftning efterlevnad av krav och följsamhet mot regler och riktlinjer Regelverk och riktlinjer f attesthantering följs inte Mindre sannolik Kunskap och kompetens finns inte i verksamheten hos de som sak och beslutsattesterar fakturor i alla delar, t ex representation och fmånsbeskattning. Möjligt Felaktiga kostnader kan belasta verksamheten Allvarliga Rapportering skatteverk etc blir felaktigt. Allvarliga 4 1 4 Inga idenfifierade 4 3 12 Kunskap inom representation och fmånsbeskattning Intern lathund f representation och nya riktlinjer. Lathund och utbildning nått alla medarbetare och chefer. Fakturering följsamhet mot regler och riktlinjer Ej - ej risker Ej - ej risker Uppföljning av fastställd budget/plan rutiner f analys och åtgärder vid avvikelser Bisysslor följsamhet mot regler och riktlinjer Kompetensfsjning tillse att aktuella planer finns Upphandling följsamhet mot regler och riktlinjer Att övergripande resultatbudget inte är styrbar på verksamhetsnivå Sannolik Alla nyanställda får inte en fråga om bisysslor vis anställningen Mindre sannolik Det finns inte en kompetensfsjningsplan f avdelningen Mindre sannolik Otillåten direktupphandling sker Möjligt Strategiska felbeslut baserat på brist i Resultatbudgetprocessen Inte alla bisysslor rapporteras korrekt Brist på rätt kompetenser Allvarliga Skadestånd, risk ej kan växla upp medel om felaktigt genomfd Allvarliga 4 3 12 Påtalat av revisionen 3 2 6 Säkerställa rutin att chefer i samtal med nyanställda medarbetare tar upp bisyssla. 4 2 8 Kompetensfsjningsplaner finns 3 3 9 Säkerställa omfattning och kontinuitet kring upphandlingssamordning och rollen. Resultatbudgetplanerin g på ansvarsnivå inledas 2017 Säkerställa att alla nyanställda i introduktionerna får besked om att ange om bisyssla eller ej Beslutad kompetensfsjnings plan Säkerställa upphandlingsstöd finns samt att verksamheterna tar fram upphandlingsplaner. Resultatbudget på ansvarsnivå Stickprov nyanställda fått informtion Kompetensfsjningspla n finns och är implementerad Medarbetarna upplever de får rätt stöd vid avrop, samt upphandlingsplaner fnns. Låg riskej Låg riskej Administrativ chef Administrativ chef Ekonomiansvarig Administrativ chef HR strateg Administrativ chef Administrativ chef Verkställighet beslut (policy/reglemente, riktlinje, anvisning mm) Avtal hanteras inte korrekt Möjligt Skadestånd. Ej avtalstrohet. Felaktiga avtal. Allvarliga 3 3 9 Avtalsdatabas f avdelningen Skapa avtalsdatabas f verksameten Årlig uppdaterad lista av aktuella avtal Administrativ chef
Riskkarta 0 4 Allvarlig 4 8 12 16 K O N S E K V E N S 3 3 6 9 12 2 Lindrig 2 4 6 8 1 Fsumbar 1 2 3 4 1 Osannolik 2 Mindre sannolik 3 Möjlig 4 Sannolik SANNOLIKHET