Eslövs kommun Ekonomiska styrprinciper för mandatperioden 2011-2014 Inledning De ekonomiska styrprinciperna för Eslövs kommun syftar till att öka förutsättningarna för ett önskat kvalitativt och ekonomiskt resultat. Våra gemensamma resurser ska användas på bästa sätt enligt fastställda mål och fattade beslut. I kommunallagen regleras grunderna för kommunens ekonomiska förvaltning. En särskild redovisningslag bestämmer hur kommunens redovisning ska hanteras. Tillsammans med andra lagar och förordningar bildas ett ramverk för styrningen av den kommunala ekonomin. Utöver detta måste ledningen för vår kommun själv precisera den styrmodell som man önskar tillämpa. De ekonomiska styrprinciperna fastställs därför inför varje ny mandatperiod av det nyvalda Kommunfullmäktige i syfte att motsvara önskad ansvarsfördelning och mål. För ett effektivt användande av resurserna krävs en väl fungerande ekonomistyrning som vi tillsammans handlar utifrån. Kommunens modell för ekonomistyrning har sammanställts med syftet Att vara ett stöd för organisationen i arbetet med de ekonomiska processerna Att skapa en helhetssyn och samordning i de ekonomiska frågorna Att klargöra ansvar och befogenheter i organisationen vad gäller ekonomin Att skapa en effektiv administrativ hantering i samband med de ekonomiska rutinerna Huvudprinciper för styrningen av vår kommun En god ekonomisk hushållning d v s att varje generation själv bär kostnaderna för den service som konsumeras och att så stor nytta som möjligt ska skapas för kommuninvånarna. Detta förutsätter en hög måluppfyllelse inom ramen för tillgängliga resurser som utgör tak för möjlig verksamhet. En helhetssyn och hög koncernnytta. En levande dialog kring resurser, mål och uppdrag på olika nivåer för att finna förståelse och engagemang kring mål, prioriteringar, ramar och värderingar som lägger en grund för en balans mellan central styrning och nämnder/utskott och förvaltning. 1
Ansvar och roller Politisk nivå Den politiska nivån beslutar om mål, prioriteringar och tilldelar resurser d.v.s. vilken kommunal service och tjänster som ska erbjudas invånarna, vilka förutsättningar som gäller och när utförandet ska ske. Uppföljning och eventuell utvärdering sker normalt i samband med prognostillfällen, delårsrapport och årsredovisning. Kommunfullmäktige Kommunfullmäktige styr nämnderna bland annat genom mål, direktiv, reglementen och policys. Fullmäktige beslutar om budget som ska innehålla Mål för Eslövs kommun för mandatperioden såväl övergripande mål som fastställande av nämndernas och utskottets mål. Mål och riktlinjer som är av betydelse för god ekonomisk hushållning Finansiella mål som är av betydelse för god ekonomisk hushållning Övriga mål, antingen kommunövergripande eller mål riktade till särskild nämnd eller utskottet Nämndernas och utskottets ekonomiska resurser Investeringsram Exploateringsram Upplåning och annan finansiering Kommunal skattesats För att följa upp budgeten, både ekonomiskt och verksamhetsmässigt, beslutar kommunfullmäktige om Bokslutsprognoser, delårsbokslut och årsredovisning. Kommunfullmäktige beslutar vidare om Tilläggsanslag inkl dess finansiering. Omdisponering av ram mellan budgetår och mellan nämnderna. Ändrad användning av beslutade investeringar och tilläggsanslag. Volymjusteringar efter antal barn, elever och äldre samt tillkommande skötselytor. 2
Kommunstyrelsen Kommunstyrelsen har enligt kommunallagen ansvaret för att leda och samordna kommunens angelägenheter och ha uppsikt över övriga nämnders verksamhet. Styrelsen ska också i vissa fall, enligt samma lag, ha uppsikt över kommunal verksamhet som överlämnats till bolag, förening, stiftelse eller enskild individ. Detta innebär att kommunstyrelsen Leder utvecklingen av kommunen inklusive koncernen. Leder och samordnar ekonomistyrprocessen. Bereder budgeten och lämnar förslag till budget till kommunfullmäktige. Följer upp budgeten genom prognoser, delårsrapport samt årsredovisning. Föreslår kommunfullmäktige åtgärder för att nå de uppställda målen om prognoserna visar att målen för ekonomi och verksamhet inte uppnås. Beslutar om omdisponering av ram mellan nämnder där det avser frågor av ej fördelningspolitisk karaktär. Detta ansvar av teknisk karaktär kan delegeras till arbetsutskott eller ekonomichef. Beslutar om omdisponering av anslag mellan investeringsprojekt, tilläggsanslag och omdisponeringar inom samma användningsområde. Beslutar om utökad ram till utskott och nämnder vid volymförändringar avseende tillkommande hyreskostnader och skötselytor (inom anslag som styrelsen disponerar) Kommunstyrelsen skall omedelbart rapportera till kommunfullmäktige om det mellan ordinarie prognostillfällen uppkommer större förändringar i ekonomin. Nämnder och utskott Nämnder och utskott svarar inom sitt respektive område för att Leda och utveckla den verksamhet som man ansvarar för. Verksamheten bedrivs utifrån högsta möjliga måluppfyllelse. De riktlinjer, föreskrifter och taxor som gäller för verksamheten i övrigt följs. Verksamheten bedrivs inom den av kommunfullmäktige fastställda budgeten. Upprätta internbudget Omdisponeringar mellan verksamheter under löpande budgetår förutsatt att verksamhetsmålen ändå uppfylls. Sådana omdisponeringar ska rapporteras till kommunstyrelsen i samband med ordinarie rapporteringstillfällen. Vid befarat/prognostiserat underskott i förhållande till budget ska nämnden i första hand genomföra omdisponeringar inom nämndens totala budgetram och i andra hand 3
aktualisera hos kommunfullmäktige behov av ändrade mål, ram och inriktningar för verksamheten. Nämnd/utskott ska rapportera till kommunstyrelsen enligt fastställd tidplan för ekonomistyrprocessen. Nämnden ska löpande följa upp den ekonomiska situationen inom sitt verksamhetsområde. Uppstår större förändringar i verksamheten mellan ordinarie rapporteringstillfällen skall nämnden omedelbart rapportera till kommunstyrelsen orsaken till underskottet, omfattning samt vilka åtgärder nämnden avser att vidta. Nämnd och utskott skall lämna redovisning till kommunstyrelsen över slutförda investeringsprojekt i samband med närmast ordinarie prognostillfälle. Vår förvaltning Tjänstemannanivå Förvaltningen i kommunen har ansvar för hur fastställda mål och uppdrag ska genomföras. Varje nämnd och utskott har en egen förvaltning som stöd för sin verksamhet. För att uppnå bästa resultat och effektivitet i verksamheten ska ansvar och befogenheter följas åt och delegeras till den nivå som är närmast de som berörs av besluten. Avgöranden för hur den löpande verksamheten utförs kommer därmed så nära våra medborgare och berörd personal som möjligt. Ansvarsfördelning kring ekonomi, personal och verksamhet tydliggörs i delegationsregler inom varje nämnd och utskott. Kommunstyrelsen har en egen förvaltning, kommunledningskontoret, som stöd för sitt särskilda övergripande uppdrag enligt kommunallagen och för den verksamhet som bedrivs kommunövergripande. Kommunledningskontoret är även en resurs för kommunfullmäktige, nämnder, utskott, förvaltningarna och de kommunala bolagen (koncernen). Kommunledningskontoret har ett särskilt ansvar för att Bidra till utvecklingen av kommunen och koncernen Lämna beslutsunderlag till kommunstyrelsen i ekonomiska frågor Ta initiativ till och utveckla ekonomistyrprocessen Leda och samordna kommunens löpande ekonomistyrarbete Föreslå principer och anvisningar för de olika delarna i ekonomistyrprocessen Kommunledningskontoret leds av en kommundirektör som även är kommunens högsta tjänsteman. Kommundirektören ansvarar för beredningen av ärenden till kommunstyrelsen och ansvarar inför kommunstyrelsen för att verkställa de politiska besluten och att övergripande samordna och leda förvaltningen av kommunen. Varje förvaltning leds av en förvaltningschef som är anställd av kommunstyrelsen och lyder under kommundirektören. Förvaltningscheferna ska ha en helhetssyn på vår kommuns 4
verksamhet och ha ett särskilt stort ansvar för att skapa förutsättningar för måluppfyllelse och att hålla budget för sin förvaltning. Målen styr vår verksamhet Vår kommun tillämpar sedan tidigare målstyrning. Under mandatperioden ska målstyrningen utvecklas mer mot resultatstyrning d.v.s. ett ökat fokus på resultat i termer av vad vi lyckas åstadkomma för medborgarna. Detta ska återspeglas i tydligare mål med ett ökat medborgarfokus där måluppfyllelsen d.v.s. resultatet kan mätas och utvecklingen kan följas under mandatperioden. Målstyrningsprocessen följer nedanstående riktlinjer Mål för Eslövs kommun beslutas i kommunfullmäktige inför varje ny mandatperiod. Mål för Eslövs kommun ska följas upp i delårsrapport och årsredovisning. Målen är styrande för kommunstyrelsen och nämndernas och utskottets delmål. Delmålen ska samlat ge förutsättningar för en hög måluppfyllelse av Mål för Eslövs kommun vilket kan ge ett behov av en samordningsprocess. Nämnderna och utskottet ska årligen med utgångspunkt från Mål för Eslövs kommun pröva och om behov finns lämna förslag på justerade delmål för nämnden eller utskottet. Delmålen ska vara uppföljningsbara i samband med delårsrapport och årsredovisning och nämnden ska ange hur delmålen ska följas upp. I undantagsfall får en prognos för måluppfyllelse lämnas i samband med delårsrapporten. Enligt kommunallagen ska kommunen ange finansiella mål, verksamhetsmål och riktlinjer som är av betydelse för en god ekonomisk hushållning. Nämnderna och utskottet ska ange minst ett verksamhetsmål av väsentlig betydelse för god ekonomisk hushållning och som ska godkännas av kommunfullmäktige. Ekonomistyrprocessen Ekonomistyrprocessen är en ständigt pågående process, där omvärldsbevakning, budget, uppföljning, delårsrapporter, prognoser och årsredovisning är hörnstenar. Ekonomistyrprocessen skall i största möjliga utsträckning präglas av dialog, genomskinlighet och delaktighet. Kommunstyrelsen beslutar varje år om en tids- och aktivitetsplan för ekonomistyrprocessen. Budget Med utgångspunkt från kommunens mål, anpassningar till nya förutsättningar, medborgarnas behov, befolkningsprognos, föregående års resultat, vårprognosen samt kommande års beräknade finansiella utrymme så förs inledningsvis en kommungemensam dialog t.ex. i form av en verksamhetsdag, därefter förs en fortsatt dialog mellan kommunstyrelsens presidium 5
och respektive nämndspresidium. Investeringsbehov ska presenteras och redovisas för kommunstyrelsens presidium av den nämnd eller utskott som ska nyttja investeringen. Nämnder och utskott ska redogöra för grunden för framförda investeringsbehov och förslag till hur driftskostnaden ska hanteras. Budgetberedningen presenterar därefter förslag till ramar som respektive nämnd och utskott ska ta ställning till. Varje nämnd och utskott svarar för att det kommande förslaget till budget är MBL-förhandlat. Kommunstyrelsen presenterar slutligt förslag till en samlad budget för kommunen och förslag till skattesats som antas av kommunfullmäktige. Budgetprocessen ser normalt ut som följer: I april månad tar kommunledningskontoret fram förslag till budgetförutsättningar för budgetåret och planperioden. Budgetramen för nämnderna, såväl drift som investeringar, utgörs av första året i planperioden. Kommunstyrelsens arbetsutskott, som normalt utgör budgetberedningen, tar initiativ till en gemensam bred dialog med samtliga nämnder och utskott enligt ovan. Därefter följer enskilda presidieöverläggningar. Kommunstyrelsens arbetsutskott beslutar därefter om budgetramar (både för drift-, investerings och exploateringsbudget) och budgetanvisningar till respektive förvaltning. Därmed startar budgetarbetet i nämnderna. Nämnderna fattar beslut om förslag till budget under september månad. Kommunstyrelsens arbetsutskott tar i oktober fram ett budgetförslag till kommunstyrelsen. Efter kommunstyrelsens arbetsutskotts beslut genomförs MBL-förhandling. Kommunstyrelsen beslutar om förslag till budget i november Kommunfullmäktige antar budget och fastställer skattesatsen vid novembersammanträdet Nämnder och utskott ska senast i december månad fastställa sina internbudgetar Uppföljning Prognoser och delårsrapport Under året ska kommunfullmäktige besluta om vårprognos, delårsrapport och höstprognos. Nämnderna ska lämna prognoser och delårsrapport enligt anvisningar från kommunledningskontoret. Prognosperiod Kommunfullmäktigebeslut (senast) Vårprognos 1 jan till 31 mars Maj Delårsrapport 1 jan till 31 juli Oktober Höstprognos 1 jan till 31 oktober December 6
Årsredovisning Efter årets slut ska varje nämnd och utskott besluta om verksamhetsberättelse för det gångna året med utvärdering av måluppfyllelse, analys av ekonomiskt utfall, personalekonomi samt i övrigt vad som anges i anvisningar från ekonomienheten. Måluppfyllelsen ska omfatta samma mål som angivits i budgeten. I övrigt regleras form och innehåll av årsredovisningen i den kommunala redovisningslagen. En resultatprognos presenteras i kommunstyrelsen i februari månad och årsredovisningen fastställs av kommunfullmäktige i april månad. Med ovanstående uppföljning kan vad som framkommer i årsredovisningen samt uppföljningen från det första kvartalet beaktas i budgetarbetet. Vid behov genomförs mot slutet av året ett uppföljande dialogtillfälle t.ex. i form av en verksamhetsdag, mellan kommunstyrelsens presidium och nämndernas presidier för att följa upp årets verksamhet men även diskutera förändringar sedan budgetarbetet. Redovisningsmodell Syftet med redovisningen sammanfattas i följande punkter Ge en rättvisande bild av kommunens och kommunkoncernens ekonomi. Tillgodose olika externa och interna intressenters behov av information. Spegla kommunens resultat och ekonomiska ställning och därmed ge underlag för väl grundande beslut. Redovisningen i övrigt skall följa gällande lagstiftning, god redovisningssed och vedertagna redovisningsprinciper. Kommunledningskontoret utfärdar regler och anvisningar för hur den övergripande redovisningen ska samordnas. Respektive förvaltning ansvarar för att dessa regler och anvisningar tillämpas inom verksamhetsområdet. Driftbudget/redovisning För driftbudgeten/redovisning gäller följande Nämnderna tilldelas en nettokostnadsbudget av kommunfullmäktige för att bedriva sin verksamhet. I syfte att öka nämndernas och utskottets förutsättningar för måluppfyllelse och att tillgodose förändrade behov från medborgarna får nämnd och utskott flytta budgetbelopp från en verksamhet till en annan under innevarande budgetår så länge mål och direktiv uppnås för den verksamhet som får mindre resurser. Sådana omflyttningar ska anmälas till kommunstyrelsen i samband med ordinarie uppföljningstillfällen. Nämnden ska i sin rapportering till kommunfullmäktige redovisa anslagen på ett sätt som ger en rättvisande bild av verksamheten. Nämnden ansvarar för samtliga kostnader och intäkter inom budgeten. 7
Investeringsbudget/redovisning För investeringsbudget/redovisning gäller följande En investering har ett inköpspris/anskaffningsvärde över tre prisbasbelopp och en nyttjandeperiod på tre år eller mer. Investeringar i fastigheter och anläggningstillgångar beslutas av kommunfullmäktige. Vid stora investeringar (> 10 miljoner) kan kommunfullmäktige besluta om anslag per projekt. I investeringsbudgeten framgår normalt endast totalt bedömd investeringsnivå. Kommunstyrelsens arbetsutskott prövar igångsättningstillstånd av investeringar i fastigheter och anläggningstillgångar. Vid beslut om igångsättningstillstånd ska kontraktsvärde och finansiering av investeringens driftskostnad redovisas. Uppföljning och redovisning sker per investeringsprojekt till kommunstyrelsen snarast efter investeringen färdigställts. Slutredovisning ska ske i samband med ordinarie uppföljningstillfällen För projekt över 100 basbelopp skall investeringskalkyl lämnas i samband med budget. För att kunna planera likvidflödet, skall rapportering till kommunledningskontoret ske när investeringar med totalkostnad över 100 basbelopp påbörjas. Utbetalningsplaner för samtliga investeringar enligt ovan skall presenteras till kommunledningskontoret. Exploateringsbudget/redovisning Kommunfullmäktige beslutar om exploateringsprojekt årligen i budgeten. Kommunstyrelsens arbetsutskott prövar igångsättningstillstånd av exploateringsprojekt. Vid beslut om igångsättningstillstånd ska kontraktsvärde jämte finansiering redovisas enligt exploateringspolicyn. Uppföljning och redovisning sker per exploateringsprojekt, även per etapp, till kommunstyrelsen snarast efter investeringen färdigställts. Slutredovisning ska ske i samband med ordinarie uppföljningstillfällen. För exploateringsprojekt över 100 basbelopp skall investeringskalkyl lämnas i samband med budget. För att kunna planera likvidflödet, skall rapportering till kommunledningskontoret ske när exploateringar med totalkostnad över 100 basbelopp påbörjas. Utbetalningsplaner för samtliga exploateringar enligt ovan skall presenteras till kommunledningskontoret. Kommunledningskontoret har ansvar för exploateringsbudgeten, uppföljning och redovisning. Ombudgetering av investerings- och exploateringsprojekt Investeringar som är påbörjade men inte avslutats före årets utgång ombudgeteras utan prövning till nästa år enligt följande Nämnden ansvarar för att begära ombudgetering hos kommunstyrelsen Kommunstyrelsen fattar beslut om ombudgeteringar Projekt som inte är påbörjade före årets slut omprövas normalt i samband med beslut om ombudgetering. 8
Tillkommande hyreskostnader och eller kapitalkostnader För tillkommande hyreskostnader och eller kapitalkostnader för investeringar gäller följande Hyreskostnader och kapitalkostnader ska finansieras inom nämndernas eller utskottets budgetram. Ramtillskott kan ges för investeringsutgifter. Eventuell ramkompensation ska begäras av nämnden i samband med begäran om investeringsprojekt. Nämnden ska alltid pröva möjligheten att svara för hela eller delar av de ökade driftskostnaderna. Exploateringsredovisning Exploateringsredovisningen regleras i särskild policy. Uppföljning ska ske i delårsrapporten och i årsredovisningen. Hyra/leasing Interna hyresavtal Servicenämnden ska upprätta hyresavtal med nämnder och utskott. Årlig beräkning av hyror (justeringar) ska ligga inom den indexeringsnivå som kommunfullmäktige fastställer. Justering av hyra i samband med att en investering genomförts ska vara beslutad i samband med prövning av igångsättningstillstånd för investeringen samt godkänd av den nämnd eller utskott som ska nyttja investeringen. Beslut om eventuell hyreskompensation ska föreligga. Hyresavtal ska anpassas till branschstandard vad avser avtalstid och uppsägningsvillkor. Kommunstyrelsens arbetsutskott ska fastställa regelverket. Externa hyresavtal/-leasing Hyreskontrakt får tecknas av nämnd eller utskott med en varaktighet på högst ett år. För bostadslägenheter gäller istället en tid av tre år. Beslut om hyreskontrakt med en varaktighet över ett år respektive tre år för bostadslägenheter fattas av kommunstyrelsen. Beslut om leasingavtal fattas av kommunstyrelsen. Resultatöverföring Överföring av medel mellan olika budgetår av över- och underskott kan ej ske. Nämnder och utskott ska bedriva verksamheten inom tillgängliga medel. Nämnder och utskott förväntas ha ett kommunövergripande perspektiv och ska därmed, om förutsättningar för måluppfyllelse föreligger, återlämna outnyttjad ram i form av överskott. Intern kontroll För den interna kontrollen finns ett särskilt reglemente med tillämpningsanvisningar. 9