SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 1(15) Plats och tid Folkets hus, Orren, 14:15-17:00 ande ledamöter Bergkvist Åsa (S) Handegard Lars (V) Tomtlund Torbjörn (M) Persson Mats (SD) Lindgren Leif (C) Långström Rolf (L) Willey Warren (MP) Krainer Ann-Katrin (SD) Kerpeten Bülent (S) tjänstgörande ersättare Lundberg Bergkvist Carina (S) tjänstgörande ersättare Källman Sven-Erik (S) tjänstgörande ersättare Ej beslutande ersättare Ekström Berndt (M) Karlsson Mari (SD) Svensson Carl-Johan (S) Bringås Nall Annelie (V) Gylling Rose-Marie (BOP) Utter Monika (MP) Övriga närvarande Tjänstemän Karlsson Margareta, Förvaltningschef Vestergaard Cecilia, Områdeschef Holm Thomas, Ekonom 30-32 Engberg Åsa, Förvaltningssekreterare Övriga Helsing David, Säkerhetskoordinator Underskrifter Sekreterare Paragrafer 30-38 Åsa Engberg Ordförande Åsa Bergkvist Justerande Mats Persson ANSLAG/BEVIS Protokollet är justerat. Justeringen har tillkännagivits genom anslag. Organ 2016-04-14 Datum då anslaget tas ned 2016-05-09 Förvaringsplats för protokollet Protokollet förvaras på vård-och omsorgsförvaltningens kansli Underskrift
2(15) Ärendelista 30 Von 2016/120 Personalbehov nyanställningar... 3 31 Brandinformation... 4 32 Von 2016/1-04 Budgetuppföljning januari- februari 2016... 5 33 Von 2016/118 Breddinförande av handläggning och dokumentation enligt ICF, i stödet till äldre och personer med funktionsnedsättning... 6 34 Von 2016/117 Digital agenda 2016-2017 för ehälsa inom vård- och omsorg... 8 35 Von 2016/139 Sjukfrånvaron... 10 36 37 38 39 Ändring av mötesdatum... 11 Information från förvaltningen... 12 Redovisning av delegationsbeslut... 13 Redovisning av meddelanden... 15
3(15) 30 Von 2016/120 Personalbehov nyanställningar upphäver beslutet daterad 2 maj 2008, om att alla personalbehovsanmälningar när det gäller nyanställningar av administrativ samt arbetsledande personal till tillsvidaretjänster ska prövas av vård- och omsorgsnämnden. Personalbehovsanmälningar ska hanteras enligt gällande delegationsförteckning. Beskrivning av ärendet har haft som rutin, efter beslut daterad 2 maj 2008, att återbesättningspröva samtliga administrativa och arbetsledande tillsvidareanställningar vid vakanser. Nämnden anser att delegationsordningen är tillräcklig för att säkerställa att återbesättningsprövning sker innan nyrekrytering påbörjas och att nuvarande beslut kan upphävas. et skickas till Områdeschefer Enhetschef biståndshandläggning Enhetschef bemanningsenheten Akt
4(15) 31 Brandinformation antecknar informationen och lägger den till handlingarna. Beskrivning av ärendet David Helsing, säkerhetskoordinator, informerar om handlingsplanen vid brand på Folkets hus. Cecilia Vestergaard får i uppdrag att göra en utrymningsrutin för nämndens sammanträden.
5(15) 32 Von 2016/1-04 Budgetuppföljning januari- februari 2016 beslutar att godkänna budgetuppföljningen för januari-februari 2016. Beskrivning av ärendet I redovisningen för januari-februari visar förvaltningen ett överskott på 3 957 tkr. I bilagan till budgetuppföljningen har förvaltningen redovisat poster som vid tidpunkten inte fanns med i redovisningen. Det förekommer underskott i några hemtjänstgrupper och verksamheterna fortsätter att arbeta för att få ner antalet årsarbetare enligt nämndens beslut i mars 2015. Enligt den av Kommunfullmäktige beslutade åtgärdsplanen där nämnden bland annat skulle minska 10 korttidsplatser genomfördes redan i slutet av 2015 och har gett effekt för årets två första månader. Ärendet behandlades i arbetsutskottet den 23 mars 2016 22 Behandling Nämnden ger förvaltningen beröm för att de börjat året så stabilt. et skickas till Akt
6(15) 33 Von 2016/118 Breddinförande av handläggning och dokumentation enligt ICF, i stödet till äldre och personer med funktionsnedsättning 1. godkänner ett breddinförande av handläggning och dokumentation enligt klassifikationen för funktionstillstånd, funktionhinder och hälsa (ICF) som projekt 2. rekryterar en projektledare under 12 månader som ansvarar för att planera och implementera projektet och ger förslag till en fortsatt hållbar utvecklingsprocess efter breddinförandet Beskrivning av ärendet beslutade under 2014 att införa ICF i den databaserade hälso- och sjukvårdsjournalen med början år 2015. För att klara detta krävdes att en ombyggnad av sökordsträdet i verksamhetsstödet Procapita skulle ske. Implementeringen av ICF kodsystem inom hälso- och sjukvårdsområdet planerades till 2016. En styrgrupp och arbetsgrupp tillsattes. Det som hittills genomförts är en utbildningsdag för legitimerad personal som arrangerades av Region Dalarna. Övrigt arbete återstår. En förstudie har genomförts av Region Dalarna där kartläggningen visade behov i kommunerna av gemensamma utbildningsinsatser, samordning och stöd samt start av nätverksgrupper för att stödja en implementering av ICF ute bland kommunerna. I Region Dalarna pågår nu en satsning för både hälso- och sjukvårdsområdet samt socialtjänsten för äldre och personer med funktionsnedsättning. Bland annat så har en utbildningsdag nu även arrangerats för enhetschefer och biståndshandläggare. Det pågår även ett arbete med att ta fram web-utbildningar på regional nivå. Socialstyrelsen beskriver att en gemensam informationsstruktur som består av dels den nationella informationsstrukturen, dels av det nationella fackspråket, ingår i satsningen på Nationell ehälsa, som handlar om hur framtidens vård och omsorg som helhet ska fungera och förbättras. Det ger förutsättningar till en ändamålsenlig och strukturerad dokumentation och att rätt information kan vara tillgänglig till rätt person vid rätt tillfälle, utifrån legala förutsättningar att dela information.
7(15) För Ludvikas del innebär det nya helhetsgreppet att beslutet om att införa ICF som ett kodsystem inom hälso- och sjukvårdsjournalen behöver utvidgas till att implementera ICF som en tankemodell inom alla tre lagstiftningarna (HSL, SoL och LSS). Ett breddinförande krävs inom handläggning och dokumentation. Även en anpassning av nuvarande verksamhetsstöd i Procapita måste genomföras. Förvaltningen har sedan tidigare två processledare utbildade inom biståndshandläggarnas användarstöd Äldres behov i centrum -ÄBIC som har sin grund i ICF. Ärendet behandlades i arbetsutskottet den 23 mars 2016 23 skickas till: Områdeschefer Medicinskt ansvarig sjuksköterska Enhetschef biståndshandläggning Enhetschefer för sjuksköterskor/kommunrehab Akt
8(15) 34 Von 2016/117 Digital agenda 2016-2017 för ehälsa inom vård- och omsorg antar den digitala agendan 2016-2017 för utvecklings- och förbättringsarbeten inom ehälsa för vård- och omsorg Beskrivning av ärendet Satsningen av att utveckla ehälsa är en del av regeringens arbete med att uppnå målet i den digitala agendan - en agenda som syftar till att Sverige ska bli bäst i världen på att använda digitaliseringens möjligheter. Genom att ta till vara på digitaliseringens möjligheter ska kvaliteten öka, medborgarna få en mer jämlik vård och resurserna användas mer effektivt Arbetet med e-hälsa strävar efter att förbättra människors hälsa, delaktighet, självständighet, trygghet och att bidra till goda arbetsförhållanden för personal i vård och omsorg. Det handlar om att ge alla människor en möjlighet till ökad kontroll över sin egen hälsa, att kunna fatta informerade beslut och i större utsträckning klara sig själva. ge personal tillgång till rätt information på rätt plats i rätt tid. Det handlar om lösningar som ger ett konkret stöd för personalen. På så sätt blir det enklare att fatta beslut, administrationen minskar och mer tid ges till det personliga mötet med patienter och brukare. ge beslutsfattare möjlighet att följa verksamhetens resultat. Det handlar om att chefer ska kunna planera, leda och styra arbetet utifrån behovet av ständiga förbättringar. För att kunna utveckla ehälsa krävs satsningar som omfattar både medborgaren, brukaren/patienten och medarbetaren. Kommunen saknar idag en övergripande strategi för arbete med digitala möjligheter. Förvaltningen har tillsammans med IT enheten, istället och i avvaktan på, planerat utvecklingsoch förbättringsåtgärder inom ehälsa som är aktuella och som behöver prioriteras inom vård- och omsorg under 2016 och 2017. Inom vård- och omsorgen finns stora möjligheter till användningen av IT-stöd både vad gäller en höjd livskvalitet för brukare och deras anhöriga men också effektivare planering av medarbetarnas arbete i form av moderna verktyg för t ex rapportering och dokumentation av genomförda insatser. Moderna verktyg
9(15) kan skapa bättre förutsättningar för att leverera bra och kvalitetssäkrade tjänster. Fokus kommer under 2016-2017 riktas på utveckling av e-tjänster, digitalisering av trygghetslarm, tillgång till och användning av säker roll- och behörighetsidentifikation, användning av strukturerad dokumentation, ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete, användning av digitala välfärdstjänster, användningen av den nationella patientöversikten och kvalitetsregistren samt effektivare arbetssätt med datorstöd och mobila lösningar för medarbetare. Ärendet behandlades i arbetsutskottet den 23 mars 2016 24 skickas till Områdeschefer Enhetschef för biståndshandläggning Medicinskt ansvarig sjuksköterska Akt
10(15) 35 Von 2016/139 Sjukfrånvaron Vård-och omsorgsnämnden beslutar att från och med nämndsmötet i maj, få sjukfrånvaron för förvaltningen redovisad per månad. Att personalkonsulenten kommer och presenterar arbetet för att minska sjukfrånvaron 2 gånger per år med början i juni. Ärendet behandlades i arbetsutskottet 2016-03-23 26 Behandling Ordförande föreslår att personalkonsulenten kommer och presenterar arbetet från och med nämndsmötet i juni. Mats Persson yrkar bifall till ordförandes förslag. Lars Handegard yrkar bifall till ordförandes förslag. et skickas till Vård- och omsorgsförvaltningen Stöd- och styrningsförvaltningen
11(15) 36 Ändring av mötesdatum beslutar att ändra datum för nämnden i oktober från onsdagen den 5 oktober till måndagen den 3 oktober klockan 13.15 i stadshuset. Beskrivning av ärendet s inplanerade möte den 5 oktober infaller samma dag som det är Socialchefsdagarna i Karlstad. et skickas till Kommunstyrelsen
12(15) 37 Information från förvaltningen noterar informationen. Beskrivning av ärendet Förvaltningschefen Margareta Karlsson informerar om personalfrågor, platser särskilda boenden och inrapporteringen till Kommunstyrelsen. et skickas till Akt
13(15) 38 Redovisning av delegationsbeslut godkänner redovisningen av delegationsbesluten Ärendebeskrivning har överlåtit sin beslutanderätt till utskott, ordförande och tjänstemän enligt en av vård- och omsorgsnämnden antagen delegationsordning. Dessa beslut ska redovisas till vård- och omsorgsnämnden. Redovisningen innebär inte att vård- och omsorgsnämnden får ompröva eller fastställa delegationsbesluten. Däremot står det vård- och omsorgsnämnden fritt att återkalla lämnad delegation. Under mars 2016 har delegationsbeslut fattats enligt vård- och omsorgsnämndens delegationsordning från den 4 juni 2003 65. Delegationsbesluten redovisas i separat pärm vid sammanträdet. 1. Arbetsutskottet a) Au- protokoll 2016-03-23 22-26 2. Biståndsbeslut b) enligt SoL och LSS, mars 2016 3. Förvaltningschef c) Kurser Individens behov i centrum Ledarskapsdagen Anhörigriksdag Barn och unga, 0-17 år med psykisk ohälsa och/eller psykisk funktionsnedsättning Nämndsekreterarutbildning d) Utlämnande av social dokumentation gällande pågående insatser enligt HSL
14(15) 4. Områdeschef e) Fördelning av arbetsuppgifterna inom arbetsmiljöområdet 5. Områdeschefer och enhetschefer f) Ledighetsansökan: tjänstledighet, enskild angelägenhet, önskad sysselsättningsgrad och fackligt/politiskt förtroendeuppdrag g) Anställningsavtal h) Fonder et skickas till Akt
15(15) 39 Redovisning av meddelanden godkänner redovisningen av meddelandena. A) VON 2014/225 Meddelande från IVO till nämnd B) VON 2016/119 Krav på legitimation på vik ssk C) VON 2016/57 Meddelande från KS 2016-03-08 50 D) VON 2016/127 Synpunkter på verksamheten E) VON 2016/111 Patientnämndensprotokoll 2016-02-09 F) VON 2016/114 Meddelande från KS 5 2016.125, Verksamhetsförlagd utb. i socialt arb. G) VON 2016/115 Meddelande från KS 10 2016.130, ersättning till undersköterskor. H) VON 2016/112 Meddelande från KS 1 2016.121, Arbetsmiljöverkets nya förskrifter. I) VON 2016/113 Meddelande från KS 2 2016. 121, Prolongering av HÖK om lön. 1 J) VON 2016/126 Vård och omsorgsförvaltningens tillbuds och arbetsskadestatistik 2015 Bilagor till Arbetsskador och tillbud 2015 hela året