Handbok för projektansökan Atlas konferens 2017 1
Handboken är tänkt att ge dig som projektansökare vägledning, stöd och råd när du fyller i ansökan för Atlas konferens. Om du har frågor om ansökan är du välkommen att kontakta ansvarig handläggare för Atlasprogrammet på 010-470 03 00 (växel) eller atlas@uhr.se. Om ansökan Du fyller i och skickar in din ansökan online. Länk till ansökan finns på Universitets- och högskolerådets webbplats utbyten.se/atlaskonferens. Du ska inte skicka in några papperskopior. Samtliga frågor i ansökan är obligatoriska att besvara för att den ska registreras som giltig. En ogiltig ansökan går inte vidare i behandlingen utan avslås utan att kvalitetsbedömas. Giltighetskriterier för programmet finns som bilaga och på utbyten.se/atlaskonferens under rubriken Bedömning av ansökan på utbyten.se En skolenhet kan bara skicka in en ansökning till samma konferens per omgång. Vi strävar efter nationell spridning när vi beslutar om vilka som ska beviljas. För att vi ska kunna behandla din ansökan behöver du: Bifoga rektors utlåtande Rektors/firmatecknares godkännande av villkor innan ansökan skickas in Beslut meddelar vi tidigast fyra veckor efter sista ansökningsdag. Vi lämnar inte förhandsbesked. Universitets- och högskolerådets beslut om bidrag kan inte överklagas enligt SFS 2012:811. Lycka till med ansökan! 2
Innehåll Ansökan kom igång med ditt användarkonto... 4 Sökande organisation... 5 Uppgifter för utbetalning... 5 Konferens... 5 Kontaktpersoner... 5 Rektors utlåtande... 5 Deltagare... 6 Projektbeskrivning... 6 Bekräfta och skicka in... 7 Bilaga 1: Ramar och kriterier för Atlas konferens... 8 Bilaga 2 Ekonomiska riktlinjer för Atlas konferens... 12 Bilaga 3 Allmänna villkor för Atlas konferens... 14 3
Ansökan kom igång med ditt användarkonto Ansökan till Atlas konferens ska endast registreras online För att kunna fylla i en ansökan behöver du skapa ett eget användarkonto till Atlas konferens i ansökningssystemet på vår webbplats. Du skapar användarkontot genom funktionen logga in och registrera dig. När du skapat ditt användarkonto följer du anvisningarna i ansökningssystemet. När du skickat in ansökan får du ett diarienummer som du använder i all kontakt med Universitets- och högskolerådet. En bekräftelse på att din ansökan mottagits skickas till den e-postadress du angivit när du skapade ditt användarkonto. All kommunikation kring din ansökan sker via ditt användarkonto. Alla typer av beslut och besked angående ditt ärende skickas till den e- postadress som angivits i ansökan, samt till rektor/skolledares e- postadress. Det finns möjlighet att lägga till ytterligare kontaktpersoner. Om en kontaktperson läggs till i systemet, får även hen samtliga beslut och besked angående ditt ärende. Tips: Samtliga fält på varje sida i ansökan måste besvaras för att du ska kunna spara respektive sida och gå vidare i systemet. Vi rekommenderar därför att du skriver projektbeskrivningen i ett Word-dokument och sedan kopierar och klistrar in texten i ansökan. Tänk också på att det är bra att ha alla dokument (som rektors utlåtande) tillgängliga när du kommer till sidorna där de ska laddas upp. Om du väljer att skriva direkt i online-ansökan och inte har möjlighet att fylla i allt på en gång kan du kringgå systemet genom att skriva ett ord i varje ruta och sedan spara. Därefter kan du gå tillbaka till sidan för att fylla på med korrekt text vid ett senare tillfälle 4
Sökande organisation Sökande organisation Ange adressuppgifter för den sökande skolan, det vill säga den skola vars rektor godkänner villkoren för Atlas konferens (bilaga 3). Uppgifter för utbetalning Beviljade medel betalas ut till det plus- eller bankgironummer som angivits i ansökan. De betalningsuppgifter du anger, organisationsnummer och plus- eller bankgiro, måste tillhöra en och samma organisation. För att kunna lokalisera utbetalda pengar anger du en utbetalningstext. Är du osäker på vilken text som är lämplig, stäm av med ekonomiavdelningen på din skola. Ange max 50 tecken, övrig text kommer inte med vid utbetalning. Observera att utbetalningar från Universitets- och högskolerådet inte görs till privata personkonton. Betalningsmottagaren måste vara en organisation. Konferens Konferens Här anger du vilken konferens du planerar att besöka eller medverka vid samt konferens tema, adress och vem som arrangerar. Du ska även ange en webbadress för konferensen där datum, plats, tema och att konferensen är öppen för flera länder framgår. Att också ladda upp ett konferensprogram i pdfformat är frivilligt. Kontaktpersoner Kontaktpersoner Här fyller du i kontaktuppgifter till rektor och kontaktpersoner på den sökande svenska organisationen. Kontaktpersonerna är de som kommer att få ta del av beslut och annat som gäller projektet. Du kan lägga till flera kontaktpersoner. Rektors utlåtande Du som söker Atlas konferens ska ladda upp ett daterat pdf-dokument med rektors utlåtande i systemet när du ansöker. I dokumentet ska rektor motivera på vilket sätt ledningen stödjer konferensdeltagandet. Observera att det är rektor för skolenheten som ska utföra detta, inte biträdande rektor eller skolchef. 5
Rektors namn och titel samt datum ska framgå i utlåtandet, exempelvis som ett brevhuvud eller en e-postsignatur. Rektor ska också godkänna de allmänna villkor som gäller för Atlas konferens. Det sker i ansökningssystemet, innan ansökan skickas in. Deltagare Deltagare Du kan söka medel för högst två personer per skola. Observera att du söker för båda i samma ansökan klicka på Lägg till deltagare. Deltagare måste anges med organisation och befattning. Markera även typ av aktivitet, det vill säga om deltagaren ska besöka eller medverka vid konferensen. Om en deltagare av någon anledning måste bytas ut kontakta handläggare för Atlas konferens. Projektbeskrivning Projektbeskrivning Tänk på att besvara frågorna utifrån ett vad-, hur- och varför-perspektiv för att svaren ska bli så fylliga som möjligt. FRÅGA: Beskriv konferensens huvudsakliga inriktning. Ange huvudtema och målgrupp. Om du ska medverka, beskriv på vilket sätt. FRÅGA: Beskriv din skolas utvecklingsbehov samt ange hur konferensdeltagandet ska bidra till skolans utveckling. Beskriv hur skolans utvecklingsbehov påverkar valet av konferens. Varför är ett deltagande relevant för skolan? FRÅGA: Beskriv hur de internationella erfarenheterna/kunskaperna kommer att spridas inom verksamheten. Finns det en plan för hur deltagarnas erfarenheter ska tas tillvara inom organisationen? Hur ser den ut? 6
FRÅGA: Beskriv hur du kommer att använda dina nya kunskaper och metoder i den egna undervisningen. FRÅGA: Har skolan tidigare erfarenheter av internationellt samarbete? Här kryssar du i antingen ja eller nej. Bekräfta och skicka in Bekräfta och skicka in En sammanställning av ansökan där du enkelt kan gå tillbaka till olika delar och redigera vid behov. Här ska även rektor kryssa i att hen accepterar villkoren för Atlas konferens. 7
Bilaga 1: Ramar och kriterier för Atlas konferens Syfte och aktiviteter Syftet med Atlas konferens är att främja utvecklingen av internationella kontakter inom det offentliga skolväsendet och bland fristående skolor som står under statlig tillsyn. Kontakterna ska i sin tur främja kompetensutveckling. Internationella konferenser erbjuder en möjlighet att utbyta erfarenheter och lära av kollegor över hela världen. Målet är att lärare i sin undervisningsmiljö ska använda och sprida de nya kunskaper och metoder som de får till följd av konferensen och därmed bidra till utvecklingen av skolan eller organisationen. Inom ramen för Atlas konferens kan stöd sökas för: Aktivt medverkande i internationella konferenser. Den sökande ska delta med ett eget bidrag genom att hålla ett föredrag, leda en workshop eller ha en utställning Besök vid internationella konferenser Konferenserna ska vara förlagda i länder utanför EU/EES, öppna för deltagare från flera olika länder och relevanta för den sökandes yrkesroll. Deltagandet i konferensen kan ses som ett led i att etablera kontakter med kollegor i andra länder eller ha som syfte att bidra till utvecklingen av skolan/organisationen. Stöd kan inte sökas för deltagande i projektmöten/planeringsmöten, utbildningar, kurser etcetera. Vilka kan söka Personal inom: Förskola Grund- och gymnasieskola Kommunal vuxenutbildning (både i offentlig eller privat regi) Allmän kurs vid folkhögskolor Kompletterande utbildningar Resurscentrum Observera att bidraget inte kan sökas av exempelvis kulturskolor, utbildningsförvaltningar, lärarutbildningar, naturskolor etcetera. Om du är osäker på om din skola är behörig att söka Atlas konferens kan du alltid kontakta handläggarna för programmet vid Universitets- och högskolerådet. Samarbetsländer Atlas konferens beviljar stöd för aktiv medverkan eller besök vid konferenser i länder utanför EU/EES. 8
Ansökningstider och projektperiod 2017 2017 är det möjligt att söka konferenser inom följande perioder: Sista ansökningsdatum Konferens kan börja tidigast 1 februari 15 mars 1 september 15 oktober 1 november 15 december Observera att vårens ansökningsomgång (med sista ansökningsdag 3 april) är inställd 2017. Medel Medel beviljas med ett schablonbelopp per deltagare som avser att täcka kostnader för resa, uppehälle och eventuell konferensavgift. Medel kan ges till maximalt två deltagare per ansökan. Giltighetskriterier Ansökan avser rätt tidsperiod Organisationen är behörig att söka Atlas konferens Konferensen är öppen för flera länder att delta i Rektors utlåtande finns bifogat som pdf Webbadress till konferens hemsida finns Ansökan har gjorts enligt ramar och kriterier för Atlas konferens Beskrivning av relevans för deltagandet i konferensen finns Beskrivning av hur erfarenheterna kommer att spridas finns Urvalskriterier 2017 Vid fördelning av medel till giltiga ansökningar prioriteras följande kriterier: Personal från förskola och särskola Konferenser inom områdena grundläggande färdigheter samt lärande för hållbar utveckling Medverkan vid konferens Skolor utan tidigare erfarenhet av internationellt samarbete Detta kriterium brukas vid behov: Regional spridning 9
Ändringar Universitets- och högskolerådet måste omgående underrättas om: Er skola/organisation beviljas medel för samma aktivitet/projekt Ändringar sker i projektets syfte och aktiviteter Projektet inte kan genomföras Antal deltagare är färre än de beviljade. En deltagare inte är behörig att delta. Efter beslut av Universitets- och högskolerådet kan bidraget komma att justeras och eventuellt utbetalda medel kan komma att återkrävas. Beviljade medel Medel beviljas i form av en schablonsumma per deltagare Beviljade medel ska täcka kostnader för resa, uppehälle och eventuell konferensavgift Medel beviljas för maximalt två deltagare Beviljande av medel måste ske innan konferensens startdatum Enligt 8 kap. 5 inkomstskattelagen (1999:1229) är stipendier för utbildning mestadels skattefria. Vi rekommenderar att kontakta Skatteverket vid tveksamhet. Bidragsnivåer Aktuella schablonsummor: Övriga Europa (länder utanför EU/EES) Övriga världen 8000 kr 16000 kr Beslut Handläggningstiden är fyra till fem veckor. Förhandsbesked ges inte. Universitets- och högskolerådets beslut om medel kan inte överklagas enligt SFS 2012:811. Om ni beviljas medel Beslut skickas via e-post till kontaktperson samt rektor/rektors motsvarighet. Observera att de villkor som gäller för beviljande av medel finns i utskriftsversionen av ansökan. I beslutet framgår den beviljade summan och de särskilda villkor som gäller för just ert projekt. Bidraget betalas ut till det i ansökan angivna plus- eller bankgironumret. Om ni inte beviljas medel Beslut om avslag meddelas till kontaktperson samt rektor/rektors motsvarighet via e-post. I beslutet framgår orsak till avslag. 10
Rapportering och återkrav Rapporteringen görs online på Universitets- och högskolerådets webbplats via ditt användarkonto för Atlas konferens. När din ansökan beviljats skapas en länk för rapportering som du använder efter att du genomfört din aktivitet. Det är önskvärt att du skickar in rapporten snarast efter genomförd aktivitet, dock senast 1 september året efter att beslutet om beviljat medel har tagits. Efter att rapporten granskats kan hela eller delar av utbetalade medel komma att återkrävas om: Den genomförda aktiviteten inte överensstämmer med vad som angivits i ansökan Antalet deltagare är färre än de schabloner som beviljats Slumpvisa kontroller Kvitton och färdbevis behöver inte redovisas i rapporten. Se dock till att spara underlag för detta i fem år för eventuell revision. Slumpvisa kontroller kommer att genomföras på rapporterade konferenser. Färdbevis i form av till exempel boardingkort skickas då in på begäran av Universitets- och högskolerådet. 11
Bilaga 2: Ekonomiska riktlinjer för Atlas konferens Medel De medel som beviljas betalar Universitets- och högskolerådet ut i form av schabloner för resekostnader, uppehälle, försäkring samt eventuell konferensavgift. Schablon per deltagare beror på i vilket land konferensen äger rum. Bidragmedel betalas ut om max 2 deltagare per skolenhet. Nedan beskriver vi vilka kostnader som får inrymmas i projektbudgeten och när vi kan komma att begära återkrav. De ekonomiska posterna och rekommendationerna är inte uttömmande utan ska ses som en vägledning. Om ni är osäkra på utgifter är det alltid bättre att kontakta ansvarig handläggare. Schablonbelopp Konferenser i övriga Europa (länder utanför EU/EES: 8 000 kronor per deltagare, maximalt 16 000 kronor. Konferenser i övriga världen: 16 000 kronor per deltagare, maximalt 32 000 kronor. Utbetalningen av beviljade medel görs direkt till skolan vid ett tillfälle. Projektkostnader godkända och inte godkända Flygresor Det ekonomiska bidraget ska täcka de internationella flygresorna, ekonomiklass. Inom ramen för flygresor ingår även eventuella avbeställningsskydd. Resor inom landet godkänns också för att ta sig till och från flygplats. Transporter Transporter inom konferenslandet för att ta sig mellan boendet och konferensanläggning samt att ta sig till och från flygplats. Logi Kostnader för logi för godkända deltagare inom Atlas konferens godtas. Logikostnader utanför konferenstiden godtas inte. 12
Mat Matkostnader under konferenstiden godtas. Vaccinationer Vaccinationskostnader för godkända deltagare inom Atlas konferens godtas. Visum Visumkostnader för godkända deltagare inom Atlas konferens godtas. Även resor till och från ambassad kan godkännas om det krävs för visumhanteringen. Försäkring Utgifter för försäkring av godkända deltagare godtas. Återkrav I rapporteringen ska du redovisa hur beviljade medel använts. Efter granskning av rapport kan hela eller delar av utbetalat bidrag komma att återkrävas i följande fall: Den genomförda aktiviteten stämmer inte överens med den som anges i ansökan. Antal deltagare är färre än de beviljade. En deltagare som ni inte beviljats medel för deltar. Meddela alltid handläggare för Atlasprogrammet om byte av deltagare är aktuellt. Observera att de grunder som anges inte är fullständiga. Kontakta en handläggare om du har frågor om specifika situationer eller detaljer. Kontroll Vid rapportering behöver inte kvitton och färdbevis redovisas. Se dock till att spara underlag för detta i fem år för eventuell revision. Slumpvisa kontroller kommer att genomföras på rapporterade konferenser. Färdbevis i form av till exempel boardingkort skickas då in på begäran av Universitets- och högskolerådet. Övrigt Vi rekommenderar att alltid ta kontakt med handläggare vid osäkerhet kring utgifter. Medel från Atlasprogrammet utgör statliga medel.
Bilaga 3: Villkor för Atlas konferens Följande gäller vid beviljande av medel inom Atlas konferens. 1. BESLUT Universitets- och högskolerådets beslut om beviljande av medel meddelas via e-post till kontaktperson och rektor/rektors motsvarighet. I beslutet specificeras beviljade medel samt de särskilda villkor som gäller. 2. SYFTE Beviljade medel gäller för medverkan/deltagande i en internationell konferens i enlighet med beskrivning i ansökan. 3. GILTIGHET Beviljade medel ska utnyttjas inom den giltighetsperiod som anges i beslutet. 4. FINANSIERING Beviljat belopp och beviljat antal deltagare framgår av beslutet. Medel beviljas i form av ett schablonbelopp per deltagare och kan användas för att täcka kostnader för resa, uppehälle och eventuell konferensavgift. Kostnader för personal och eventuella vikarier är inte giltiga. Enligt 8 kap. 5 inkomstskattelagen (1999:1229) är stipendier för utbildning mestadels skattefria. Vi rekommenderar att kontakta Skatteverket vid tveksamhet. 5. UTBETALNING AV MEDEL Efter beslut av Universitets- och högskolerådet betalas medel ut till det bank- eller plusgironummer som finns angivet i ansökan. Observera att utbetalning inte kan ske till privata konton. 6. ÄNDRINGAR OCH ÅTERBETALNING Universitets- och högskolerådet måste omgående underrättas om: Er skola/organisation beviljas andra medel för samma aktivitet/projekt. Ändringar sker i projektets syfte och aktiviteter. Projektet inte kan genomföras. Antal deltagare är färre än de beviljade. En deltagare inte är behörig att delta. Efter beslut av Universitets- och högskolerådet kan beviljade medel komma att justeras. Utbetalda medel som inte disponeras enligt ansökan och Universitets- och högskolerådets beslut, ska återbetalas på begäran av Universitets- och högskolerådet.
7. RAPPORT Efter avslutad konferens ska en rapport skickas elektroniskt till Universitets- och högskolerådet. All information kring hur rapporteringen ska ske finns på vår webbplats: www.utbyten.se Det är önskvärt att ni skickar in er rapport snarast efter genomförd aktivitet, dock senast 1 september året efter beslutet om beviljade medel har tagits. Deltagande måste kunna styrkas genom färdbevis i form av till exempel boardingkort. Verifikationerna måste sparas på skolan i fem år för en eventuell revision. 8. VISUM OCH VACCINATIONER Det är skolans skyldighet att kontrollera och följa de visumregler och krav på vaccinationer som gäller i de mottagande länderna. 9. GODKÄNNANDE Ansökan ska godkännas av rektor eller rektors motsvarighet med ekonomiskt ansvar för verksamheten. Genom att sätta ett kryss i rutan i ansökningssystemet intygas att uppgifterna i ansökan är riktiga samt att villkoren för Atlas konferens godkänns.