EKONOMINYTT GÖTEBORGS UNIVERSITET Information från avd f ekonomistyrning Kvartalsrapport 2001-03-31 1 Utöver delårsrapport per juni och årsredovisning för helt kalenderår skall, i enlighet med universitetsstyrelsens beslut, en ekonomisk uppföljning lämnas till styrelsen kvartalsvis, alltså även per mars och september. Den förestående kvartalsrapporten är en mer översiktlig, intern uppföljning. Fakultetsnämnderna lämnar uppgifter om utfall jämfört med budget, en prognos avseende resultatutvecklingen för fakultetsområdet för 2001 samt kommentarer till investeringsvolym m m. Avdelningen för ekonomistyrning sammanställer de inkomna uppgifterna till den 20/4. Behandling i styrelsen äger rum den 4/5. Aktiviteter på institutioner/motsvarande i samband med kvartalsbokslutet 1. Uppdragsintäkter och övriga intäkter skall vara fakturerade och klarkonterade före den 4/4 kl 16 för att hänföras till första kvartalet. 2. Internfakturor måste ställas ut i så god tid att betalande institution hinner göra sin betalning/kontering före kl 16 den 4/4. Obetalade internfakturor kommer ej med i kvartalsbokslutet, vare sig på intäkts- eller kostnadssidan, de ligger dock kvar i systemet och behöver ej registreras om. 3. Leverantörsfakturor som ligger ej konterade skall vara klarkonterade senast 4/4 kl 16. Se menyval.l42. 4. Ev korrigeringar skall vara klarkonterade senast 4/4 kl 16. 5. Driftkostnader som är större än 50 000 kr skall periodiseras i möjligaste mån. Sänd kopior på underlag till fakultetskansliet så att kansliet kan lämna en specifikation till avdelningen för ekonomistyrning senast den 3 april. 6. Avskrivningar kommer att vara bokförda t o m mars för anläggningar (med avskrivningsstart t o m mars 2001) som var klarkonterade i leverantörsreskontran i februari. Avskrivningarna kan avläsas i bokföringen den 27/3. Ändring av en anläggnings nyttjandekontering inför marskörningen kan göras av fakultetskansli eller institution t o m 21/3 liksom ändring av kontering avseende finansiering av amortering. Amortering, låneränta och räntekompensation kommer att vara bokade den 27/3. Avslut av resultaträkning kommer att ske skarpt, vilket innebär att resultat kan avläsas även på institutions-/enhetsnivå per 010331. Körningen äger rum den 5/4, med möjlighet till rapportuttag avseende första kvartalet fr o m den 6/4. Efter körningen kommer de transaktioner som vid detta tillfälle bokförs som periodavgränsningsposter på pågående projekt att vändas. Vändningen dateras 2001-04-01. Fördelen med vändningen är att man kan följa upp projekt under året utan att periodiseringsposter från kvartalsbokslutet påverkar inkomsterna. Resultatet på verksamheter som avslutas mot över- eller underskott kommer ej att vändas. Ny sortering i rapporter i ekonomisystemet Det har framförts önskemål om bättre möjligheter till uppföljning av kostnader och intäkter i rapporter. Man har velat se samma typ av kostnad eller intäkt samlat, oberoende av om det avsett en extern eller intern händelse eller kostnadsminskning i form av vidarefakturering. Fr o m 2001 är därför varje konto hänfört till en kategori av konton. T ex är konto 5021 (svenska böcker), konto 395021 (vidarefakturering svenska böcker), konto 95021 (internköp svenska böcker) samt konto 9395021 (intern vidarefakturering svenska böcker) alla hänförda till kontokategori 5021.
E K O N O M I N Y T T 2 Detta innebär att rapporterna sorteras per kontokategori, dvs alla de konton som har med svenska böcker att göra kommer sorterade efter varandra. Därefter kommer kontona som tillhör kategori 5022 osv. Vid rapportbeställning ger detta dessutom möjlighet att göra urval till rapporten på två sätt. Om man vill lista ett specifikt konto, t ex externt inköpta böcker, så väljer man som tidigare konto (KO). I exemplet ovan ger urval på konto (KO) 5021 endast utfall på konto 5021, svenska böcker. Om man istället är intresserad av kostnad för svenska böcker (externt, internt eller vidarefakturerat), så läggs beställning med urval på kontokategori (KA). Urval på kontokategori 5021 ger då utfall på konto 5021, 395021, 95021 samt 9395021. Ändringen avser endast resultatrapporter/-analyser samt saldorapporter/-analyser, dock ej rapporter där konto presenteras med endast 1 position. Övriga typer av rapporter påverkas ej, ej heller frågor via terminal. Respektive fakultetskansli svarar på eventuella frågor. Rapporter under följande menyval är påverkade: R2113, R2114, R2115, R2116, R2126, R2127, R2136, R2137, R2174, R2175, R2176, R2177 Internfaktura - nytt Det finns numera möjlighet att registrera säljarens telefonnummer på internfakturan. Inventering av anläggningstillgångar Enligt 22 i Förordning om myndigheters bokföring ska inventering av anläggningstillgångar ske. Vi vill påminna om att inventering av anläggningstillgångar ska ske minst 1 gång/år. Inventeringen skall protokollföras, vilket lämpligen sker genom att lista (.A72 Inventeringsprotokoll) uttages ur anläggningsregistret över samtliga anläggningar i registret, både avskrivningsbara och ej avskrivningsbara. Se vidare manualer för ekonomisystemet, manual.a Anläggningsregister. Kompensation för höjd avtalspremie i LOPen Som tidigare meddelats (Ekonominytt nr 37) belastar kostnader för avtalspremiehöjningen, via LOPen, det ansvar och den verksamhet som den anställde är konterad på. I höstas beslutades att kompensationen för höjningen av avtalsförsäkringarna fr o m 2001 skulle fördelas direkt till anslagsfinansierad verksamhet och verksamhet finansierad av de statliga forskningsråden. Av regleringsbrev för 2001 framgår att vi även i år får full kompensation även för lönekostnader på verksamheter som finansieras med ickestatliga bidrag. Samtliga verksamheter kompenseras fr o m februari 2001 och året ut. Fr o m 2002 ges dock ingen kompensation för ickestatligt finansierad verksamhet utan endast för den med statsanslag finansierade verksamheten. Korrigering av lönekostnader Kostnaden för löner inkl LOP bokförs som vanligt i kontoklass 4. Kompensationen för höjd LOP bokförs på konto 30130732. Vid korrigering av löner i ekonomisystemet måste båda dessa korrigeras. Omföringen av kompensationen kan idag göras endast på fakultetskanslierna.
E K O N O M I N Y T T 3 Nya rådsorganisationen - översättning av tidigare råd/bidragsgivare Nedan framgår hur de gamla råden ingår i den nya rådsorganisationen samt vilka konton och givarkoder som är kopplade till dem. Av kontoplanen.s11 framgår vilka avgifter som är kopplade till olika konton. Ytterligare information om den nya organisationen kan hämtas på respektive web-sida. Vetenskapsrådet, konto 3501+(2-4) har tagit över den verksamhet som förut bedrivits av Forskningsrådsnämnden (FRN), Humanistisk - samhällsvetenskapliga forskningsrådet (HSFR), Medicinska forskningsrådet (MFR), Naturvetenskapliga forskningsrådet (NFR) och Teknikvetenskapliga forskningsrådet (TFR). Inom Vetenskapsrådet finns tre ämnesråd: ett för humaniora och samhällsvetenskap, ett för medicin, ett för naturvetenskap och teknikvetenskap. http://www.vetenskapsradet.se FAS, konto 3502+(2-4) Forskningsrådet för Arbetsliv och Socialvetenskap (FAS) inrättades den 1 januari 2001 genom sammanslagning av Socialvetenskapliga Forskningsrådet (SFR) och delar av Rådet för arbetslivsforskning (RALF). http://www.fas.forskning.se Formas, konto 3503+(2-4) Forskningsrådet för miljö, areella näringar och samhällsbyggande, Formas, startade 1 januari 2001 och är ett nybildat statligt forskningsråd under Miljödepartementet. Formas övertar den forskning som tidigare stöddes av Byggforskningsrådet, Skogs- och jordbrukets forskningsråd, samt till vissa delar av Naturvårdsverket och Forskningsrådsnämnden. http://www.formas.se Vinnova konto 3504+(2-4) Verket för Innovationssystem startade den 1 januari 2001 som en sammanslagning av Kommunikationsforskningsberedningen (KFB), Nuteks FoU-del samt delar av RALF, Rådet för Arbetslivsforskning. http://www.vinnova.se Kundfakturering till större organisationer För att säkerställa betalning av våra kundfordringar i rätt tid, är det viktigt att vi förser våra kundfakturor med erforderliga adress- och referensuppgifter. Detta är särskilt viktigt gentemot stora organisationer, då de i egenskap av sin storlek hanterar en stor mängd fakturor. Detta gäller till exempel Volvo, Sahlgrenska Universitetssjukhuset och Göteborgs kommun. Svenska Volvo vill att fakturor ställda till deras olika bolag ska vara adresserade till respektive bolag, dvs bolagets namn och adress, ej till någon person eller avdelning. Det är också viktigt att ange det beställningsnummer eller den referens som beställaren uppger. Volvo meddelar att för fakturor utan korrekt adress eller nödvändiga referensuppgifter kan betalning bli försenad, alternativt returneras fakturan. Sahlgrenska Universitetssjukhuset SU har som framgår nedan förändrat sin organisation och därmed sina faktureringsadresser fr o m 2001. För att våra fakturor ska komma till rätt avdelning från början, är det viktigt att vi använder oss av de nya faktureringsadresserna. I ekonomisystemets kundregister har de inaktuella kundidentiteterna spärrats, och nya registrerats. Göteborgs kommun påbörjade år 2000 övergången till en ny organisation för fakturahantering kallad GAS, Gemensam Administrativ Service. Se information i Ekonominytt nr 36 från 00-11-02. Tanken är att alla förvaltningar inom kommunen ska vara med i det nya systemet till sommaren 2001. I vårt kundregister i ekonomisystemet spärras de inaktuella kundidentiterna för Göteborgs kommun efter hand som de olika förvaltningarna går med i GAS, och nya registreras. Innan fakturaregistrering ska uppgift om kod för
E K O N O M I N Y T T 4 beställande förvaltning (endast vid strökundsregistrering, annars hämtas uppgiften från kundregistret), mottagarkod, namn på handläggare/beställare samt leveransadress begäras in. Ny organisation på Sahlgrenska Universitetssjukhuset Sahlgrenska Universitetssjukhuset omorganiserades fr o m 2001. Det innebär i korthet att den s k bassjukvården organiseras i de tre "gamla sjukhusen" - områden Mölndal, Sahlgrenska och Östra. Utöver detta bildas ytterligare följande områden: område Hjärta och Kärl, område Sinnesorganen och område Hud, Plastik och Reuma. Organisatoriskt oförändrade är divisionerna H, I och J samt Drottning Silvias barn- och ungdomssjukhus med den skillnaden att de nu också benämns område. Sahlgrenska Universitetssjukhuset består av 10 områden och varje område hanterar själva sina fakturor på områdets ekonomiavdelning. I ekonomisystemets kundregister har de inaktuella kundidentiteterna spärrats, och nya har registrerats för de tillkomna områdena. I bilaga finns en förenklad förteckning över områdenas faktureringsadresser samt vilka verksamheter som sorterar under varje område. För avdelningen för ekonomistyrning Carin Thysell Bilaga Faktureringsadresser till SU
Faktureringsadresser till Sahlgrenska Universitetssjukhusets områden Bilaga till Ekonominytt nr 39 Område Mölndal: Område Mölndal, Sahlgrenska Universitetssjukhuset, Ekonomiavdelningen, Administrativa huset, 431 80 Mölndal Verksamheter: anestesi, operation, IVA, medicin, geriatrik, akutintag, kirurgi, ortopedi, psykiatri, äldrepsykiatri Område Sa hlgrenska: Område Sahlgrenska, Sahlgrenska Universitetssjukhuset, Ekonomiavdelningen, 413 45 Göteborg Verksamheter: anestesi, operation, IVA, medicin, geriatrik, akutintag, kirurgi, ortopedi, psykiatri, handkirurgi, transplantation, njurmedicin, lungmedicin/allergologi, ortopedteknisk avd Område Östra: Område Östra, Sahlgrenska Universitetssjukhuset, Ekonomiavdelningen, 416 85 Göteborg Verksamheter: anestesi, operation, IVA, medicin, geriatrik, akutintag, kirurgi, ortopedi, psykiatri, rättspsykiatri, infektion Område Hjärta -Kärl: Område Hjärta-Kärl, Sahlgrenska Universitetssjukhuset, Ekonomiavdelningen, 413 45 Göteborg Verksamheter: thoraxanestesi/operation/tiva, kärl- och thoraxkirurgi, kardiologi S, klinisk fysiologi S, hjärtrehabilitering, remitteringssekretariat Område Sinnesorganen: Område Sinnesorganen, Sahlgrenska Universitetssjukhuset, Ekonomiavdelningen, Röda stråket 16, 413 45 Göteborg Verksamheter: neurosjukvård (neurologi, neurokirurgi), öron-näsa-hals Område Sinnesorganen, Sahlgrenska Universitetssjukhuset, Ekonomiavdelningen, Hus U1, 431 80 Mölndal Verksamheter: ögon, rehabiliteringsmedicin Område Hud, Plastik, Reuma (HPRAS): Område HPRAS, Sahlgrenska Universitetssjukhuset, Ekonomiavdelningen, Röda stråket 16, 413 45 Göteborg
Faktureringsadresser till Sahlgrenska Universitetssjukhusets områden Bilaga till Ekonominytt nr 39 Verksamheter: hud, plastikkirurgi, reumatologi, arbetsterapi, sjukgymnastik Område Drottning Silvias Barn - och Ungdomssjukhus: Drottning Silvias Barn- och Ungdomssjukhus, Sahlgrenska Universitetssjukhuset, Ekonomiavdelningen, Barnklinikerna, 416 85 Göteborg Verksamheter: enheter inom barnområdet som Ågrenska, medicin, onkologi, kardiologi, habilitering, kirurgi, neonatologi, och transplantationer, anestesi, klinisk fysiologi, röntgen, neuro och neuropsyk, barn- och ungdomspsyk Område Kvinnosjukvård, urologi och onkologi (f d Division H): Område Kvinnosjukvård, Sahlgrenska Universitetssjukhuset, Ekonomiavdelningen, Servicehuset, 416 85 Göteborg Verksamheter: obstetrik, gynekologi, urologi, klinisk genetik, onkologi JK, reproduktionsmedicin Område Medicinsk diagnostik och teknik (f d Division I): Medicinsk diagnostik och teknik, Sahlgrenska Universitetssjukhuset, Ekonomiavdelningen, 413 45 Göteborg Verksamheter: radiologi, medicinsk teknik och fysik, laboratoriemedicin (klinisk kemi, neurokemi, patologi och cytologi, bakteriologi, immunologi, virologi, transfusionsmedicin) Område Försörjning och service (f d Division J): Försörjning och service, Sahlgrenska Universitetssjukhuset, Ekonomiavdelningen, Torggatan 1, 431 35 Mölndal Verksamheter: MI (medicinsk informatik), säkerhet, miljö, tele, arkiv, transport, kost, städ Sjukhusledning och gemensam administration: Ekonomiavdelningen, Sahlgrenska Universitetssjukhuset, Torggatan 1, 431 35 Mölndal Verksamheter: Sjukhusdirektören med stab och sjukhusgemensam administration: ekonomiavdelning, personalpolitisk avdelning, informationsavdelning