Landstingsrevisorerna STOCKHOLMS LÄNS LANDSTING 2016-11-01 RK 201604-0023 Tillväxt- och regionplaqenämnden Ankom Stockholms läns landsting Delrapporterings - PM 2016 2016-11-02 Dnr:lRfY2öié:Oi2(o Revisorerna i revisorsgrupp I beslutade 2016-11-01 att uppdra till kontoret att överlämna rapporten till ledningen för tillväxt- och regionplaaenämnden för kännedom. ',1^ k^^\ -W^u Christma Holmqvist L Sekreterare revisorsgrupp I Landstlngsrevisorerna Box 22230 104 22 Stockholm Besöksadress: Hantverkargatan 25 B, T-bana Rådhuset Telefon : 08-737 25 00 E-post; landstingsrevlsorerna,rev@sll.se Säte: Stockholm Org.nr: 23 21 00 www.sll.se/rev -0016 E l
LANDSTINGSREVISORERNA REVISIONSKONTORET RK 201604-0023 Delrapporterings-PM 2016 Tillväxt- och regionplanenämnden I denna promemoria ges en lägesrapport utifrån de granskningar som genomförts hittills under året inklusive en översiktlig granskning av nämndens delårsrapport. Promemorian är en delrapportering inför den slutliga avrapporteringen och bedömning utifrån årets granskning i mars/april 2017. l Ekonomiskt och verksamhetsmässigt resultat - prognos per 2016-08-31 1.1 Ekonomi Tillväxt- och regionplanenämnden (TRN) prognostiserar årets resultat till o mnkr, vilket är i överensstämmelse med fullmälctiges resultatkrav. Intäkterna prognostiseras till 167,5 mnkr, vilket är 3,9 mnkr (2,4 procent) högre än budgeterat. Detta beror på kompensation från landstingsstyrelsens förvaltning (LSF) för avgångsvederlag och medfinansiering av samverkansprojekt. Kostnaderna, inkl. avskrivningar och finansiella poster, uppgår enligt prognosen till 167,5 mnkr, vilket är 3,9 mnkr (ca 2,4 procent) högre än budgeterat. Av budgetavvikelsen är beloppet hänförbart till personalkostnader och konsultkostnader. De ökade kostnaderna motsvarar intäktshöjningen. Avvikelser i förhållande till budget har i huvudsak analyserats och kommenterats på ett tillfredställande sätt i nämndens delårsrapport. Revisionen bedömer nänrndens prognos för det ekonomiska resultatet i allt väsentligt som rimlig. 1.2 Verksamhet Nämnden bedömer att fullmäkäges mål för verksamheten i huvudsak kommer att uppnås. Måluppfyllelsen har i huvudsak analyserats och kommenterats på ett tillfredställande sätt i nämndens delårsrapport. Nämnden bedömer att fullmäkdges uppdrag för verksamheten kommer att genomföras under året. Uppdraget att följa upp den regionala utvecklingsplanen (RUFS 2010) beräknas vara klart i december. En ny regional utvecklingsplan (RUFS 2050) är planlagd att föreslås innan valet 2018. Ett samrådsförslag har presenterats och är utsänd på remiss till den 30 september 2016. Därefter ska en samrådsredogörelse presenteras till nämnden i januari 2017. Parallellt pågår ett flertal projekt som ska bidra till framtagandet av RUFS 2050, exempelvis framtagande av Klimatfärdplan och genomförande av Regional milj ö- strategi för vatten. För att fullmäktige ska få en tydligare bild av hur arbetet fortgår med framtagandet av en ny regional utvecklingsplan menar revisionen att uppföljningen av dessa parallella projekt tydligare kan återrapporteras i nämndens delårsrapport. Revisionen bedömer nämndens prognos för det verksamhetsmässiga resultatet i allt väsentligt som rimlig.
LANDSTINGSREVISORERNA REVISIONSKONTORET RK 201604-0023 1.3 Sammanfattande bedömning Nämnden prognostiserar årets resultat till o mnkr, vilket är i överensstämmelse med fullmäktiges resultatkrav. Avvikelser i förhållande till budget har i huvudsak analyserats och kommenterats på ett tillfredställande sätt i nämndens delårsrapport. Nämnden bedömer att fullmälcdges mål för verksamheten i huvudsak kommer att uppnås. Måluppfyllelsen har i huvudsak analyserats och kommenterats på ett tillfredställande sätt i nämndens delårsrapport. Nämnden bedömer att fullmäktiges uppdrag för verksamheten i huvudsak kommer att genomföras under året. Revisionen bedömer nämndens prognos för det ekonomiska och verksamhetsmässiga resultatet i allt väsentligt som rimlig. För att fullmäktige ska få en tydligare bild av hur arbetet fortgår kan uppföljningen av projekt kopplade till framtagandet av en ny regional utvecklingsplan tydligare återrapporteras i nämndens rapportering. 2 Intern styrning och kontroll 2.1 Ekonomi- och verksamhetsstyrning Vid nämnd-och ledningsgruppsmöten har nämndens ekonomi och prestationer samt övriga verksamhetsförändringar behandlats. Nämnden har informerats om det ekonomiska utfallet i relation till budget samt prognoser för fortsättningen av året. Ett arbete har påbörjats för att ta fram verksamhetsnära nämndmål till budget 20l8. De av fullmäktiges långsiktiga och kortsiktiga mål som berör nämndens verksamhet har därför inte brutits ner till egna uppföljningsbara strategier, mål och indikatorer i budget 2016. Revisionens rekommendation om att nämnden bör ta fram verksamhetnära mål kvarstår därmed. 20l6 års verksamhetsplan är beslutad av förvaltningschefen och anmäld till nämnden. I verksamhetsplanen formuleras prioriterade uppdrag med utgångspunkt från landstingsfullmäktiges budget. Därefter har förvaltningen tagit fram verksamhetsmål som ska bidra till att uppnå de prioriterade uppdragen under året. I jämförelse med föregående år har kopplingen stärkts mellan nämndens prioriterade uppdrag och förvaltningens verksamhetsmål. Granskning visar att uppföljningen av de prioriterade uppdragen och förvaltningens verksamhetsmål delvis återrapporteras och kommenterats i nämndens delårsrapport. Analysen av hur arbetet har fortskridit med de prioriterade uppdragen och förvaltningens verksamhetsmål återrapporteras gemensamt. För att möjliggöra en tydligare bedömning hur arbetet har fortgått kan de prioriterade uppdragen och verksamhetsmålen med fördel återrapporteras var för sig. Nämnden saknar fortfarande styrdokument för informationssäkerhet, krisberedskåp, säkerhet och kommumkation. Arbetet med att ta fram styrdokumenten inleds under hösten 2016, men beräknas inte att slutföras under året.
LANDSTINGSREVISORERNA REVISIONSKONTORET RK 201604-0023 2.2 Riskanalys och internkontrollplan 2016 Nämnden har fastställt en för året aktuell internkontrollplan upprättad utifrån dokumenterad risk- ochväsentlighetsanalys. Riskanalysen är utförligare i år med fler risker än föregående år. Riskerna i den interna kontrollplanen har också tydligare prioriterats utifrån verksamhetens kämprocesser i jämförelse med föregående år, vilket är i linje med tidigare revisionsrekommendation. I och med att nämnden inte har förtydligat några verksamhetsnära mål går det inte att bedöma om riskerna som omhändertas i den interna kontrollplanen rör nämndens hela ansvarsområde. Revisionens rekommendation bedöms delvis avklarad eftersom planen kompletterats med risker som rör verksamhetens kärnprocesser. Det kvarstår att tydligare koppla internkontrollplanen till verksamhetsnära nämndmål när dessa är framtagna. 2.3 Ledningsnära kostnader och representation En granskning har skett av ledningsnära kostnader och representation för perioden januari till augusti 2016. Av åtta granskade leverantörsfakturor har awikelser noterats i sex fall och de gäller bristande underlag som syftesbeskrivning, deltagarförteckning och felaktiga momsavdrag. Ledningen behöver se till att bokföringsunderlag uppfyller både interna och externa regler kring representation med syfte och deltagarlistor. 2.4 Behörigheter i ekonomisystemet Raindance Revisionen har granskat upprättad attestförteckning jämfört med registrerade attestanter i ekonomisystemet Raindance utan avvikelser. I avstämningen mot behörighetsblankettema har revisionen inte kunnat verifiera inrapportering av nya behörighetsblanketter. Förvaltningen har under året genomfört en översyn av behörighetsblanketterna och har enligt uppgift rapporterat in nya blanketter till LSF som sköter bokföringen åt TRF. Detta för att säkerställa att samtliga anställda har undertecknande blanketter i Raindance. Granslming har visat att LSF inte har mottagit de nya blanketterna. Rekommendationen från föregående år om att ledningen bör säkerställa att underteclmande behörighetsblanketter återfinns för samtliga anställda kvarstår tills dess att revisionen har verifierat att blanketterna är inrapporterade tilllsf. 2.5 Granskningar utan väsentliga iakttagelser Revisionen har utan noteringar granskat gällande rutin för attest och kontroll av löneutbetalningar samt upprättad attestförteckning jämfört med registrerade attestanter i lönesystemet Heroma och upprättade behörighetsblanketter.
LANDSTINGSREVISORERNA REVISIONSKONTOR.ET RK 201604-0023 2.6 Sammanfattande bedömning Eftersom nämnden inte har tagit fram några verksamhetsnära mål kan inte revisionen bedöma om nämndens mål är i linje med fullmäkdges mål. Revisionen anser även att uppföljningen av förvaltningens framtagna verksamhetsmål tydligare kan skiljs från nämndens prioriterade uppdrag från fullmäkdge. Likaså bör alla prioriterade uppdrag mer tydligt följas upp i nämndens rapportering. Nämnden har påbörjat arbetet för att stärka den interna styrningen och kontrollen. Revisionen konstaterar till exempel att den interna kontrollplanen och riskanalysen har förbättrats i linje med revisionens rekommendation. För att den interna styrningen och kontrollen ska anses tillräcklig behöver nämnden anta landstingsgemensamma styrdokument samt tydligare koppla internkontrollplanen till nämndens hela ansvarsområde, vilket kräver att verksamhetsmål formuleras av nämnden. 3 Räkenskaper 3.1 Delårsrapport 2016-08-31 Revisionen av den finansiella rapporteringen har utförts i enlighet med Intemational Standard on Review Engagements ISRE 2410 Översiktlig granskning av finansiell delårsinformation. En felakdg klassificering på 10,2 mnkr finns i nämndens delårsrapport där en skuld felakdgt tagits upp som en tillgång i balansräkningen, vilket innebär att tillgångssidan och skuldsidan är för lågt redovisade. Klassificeringen är inte resultatpåverkande. 3.2 Avstämnings- och periodiseringsrutiner Granskning har genomförts av ansvarsfördelningen mellan LSF ekonomi och TRF avseende avstämningsrutiner kopplade till den löpande bokföringen. Ett basavtal är framtaget 2016 mellan förvaltningen och LSF ekonomi där det framgår vilka tjänster som utförs av LSF. Granskningen har genomförts utan noteringar. 3.3 Sammanfattande bedömning I granslaiingen har det inte kommit fram några omständigheter som ger anledning att anse att nämndens delärsrapport inte, i allt väsentligt, är upprättad i enlighet med lagen om kommunal redovisning och god redovisningssed. 4 Yttrande över Årsrapport Nämnden har 2016-07-11 lämnat yttrande över årsrapporten för. Nämnden har inte i sitt yttrande framhållit synpunkter som avviker från revisionens synpunkter i rapporten. Nämnden instämde i revisionens tre rekommendationer. Nämnden ska förtydliga kopplingen mellan landstingsfullmäktige uppdrag och den verl<samhet som nämnden föreslås bedriva. Arbetet beräknas vara avklarat till nämndens slutgil-
LANDSTINGSREVISORERNA REVISIONSKONTORET RK 201604-0023 tiga budget 2017. Arbetet med att ta fram en målstruktur som leder till att nämnden bryter ner egna verksamhetsnära mål och indikatorer kommer pågå under 2017 och beräknas avklaras först till budget 2018 och 2019. Utvecklingen av riskanalysen och internkontrollplanen har påbörjats och kommer fortsätta utvecmas under 2016.
Ull Landstingsrevisorerna ri^^s STOCKIIOir/S LAM LANDSTING Bilaga l 1(1) Sammanställning och uppföljning av lämnade rekommendationer avseende tidigare år och innevarande år: Tillväxt- och regionplanenämnden. Årsrapport 2016 Rekommendation Ätg; Ja Granskningsår dat Del- VIS Nej Kommentar Årsrapp ID: 769 Nämnden bör i sitt budgetbeslut tydligt redovisa nämndens tolkning av fullmäktiges uppdrag. Följs upp i samband med ärsgranskningen 2016. Ärsrapp ID: 768 Nämnden bör utveckla arbetet med riskanalys och internkontrollplan till att omfatta nämndens hela ansvarsområde och arbetet mot fullmäktiges mål. x Interna kontrollplanen har tydligare prioriterats utifrån verksamhetens kärnprocesser, men eftersom nämnden inte arbetat fram verksamhetsnära nämndmål ännu kan det inte säkerställas att riskerna rör nämndens hela ansvarsområde. Följs upp i samband med ärsgranskningen 2017. Delar ID: 673 Nämnden bör bryta ner egna verksamhetsnära mal och indikatorer utifrån fullmäktiges mal och indikatorer. x Arbete pägär och beräknas vara avklarat till Budget 2018, alternativt 2019 Följs upp i samband med årsgranskningen 2017.
Landstingsrevisorema STOCKIIOir/S LANS LANDSTING B-lista (ej till styrelse/nämnd) 1(1) Sammanställning över lämnade rekommendationer för Tillväxtoch regionplanenämnden. Årsrapport 2016 Rekommendation Atgä Ja dat Granskningsär Delvis Nej Kommentar Delar ID: 674 Ledningen bör säkerställa att behörigheter i Raindance är godkända och att undertecknade behörighetsblanketter finns för samtliga med behörighet i systemet. x Granskning har visat att LSF inte har mottagit de nya undertecknade behörighetsblanketterna som förvaltningen rapporterat in. Förvaltningen ska göra ett omtag gällande detta, Följs upp i samband med ärsgranskningen 2016. Ärsrapp ID: 771 Ledningen bör snarast implementera rutiner som säkerställer den interna kontrollen för fraktbidragen. Följs upp i samband med ärsgranskningen 2016. Ärsrapp ID: 770 Ledningen bör i sin verksamhetsplan ytterligare förtydliga nämndens tolkning av fullmäktiges uppdrag och redovisa den uppdragsbild som finns för förvaltningen samt den övergripande planeringen för att förverkliga uppdragen. Följs upp i samband med ärsgranskningen 2016.