Giltig från 1 JANUARI 2016 Fritidsnämndens Föreningsstöd 2016 1 REGISTRERINGSNIVÅ malmo.se/foreningsliv 1
Bästa läsare! Innehåll I Föreningsstöd 2016 hittar ni fritidsnämndens Allmänna bestämmelser, bidrag och allmän information för föreningar/organisationer. Reglerna och riktlinjerna i Föreningsstöd 2016 antogs av fritidsnämnden den 26 november 2015. Reglerna är framtagna i samråd med företrädare för föreningslivet i Malmö (samorganisationerna MIP, MISO och HISO). Fritidsnämndens och fritidsförvaltningens arbete Fritidsnämnden är den nämnd inom Malmö stad som ansvarar för de övergripande fritidsfrågorna. Fritidsnämnden sammanträder och tar beslut varje månad. Fritidsförvaltningen förbereder de ärenden som ska hanteras i fritidsnämnden samt ansvarar för det dagliga arbetet inom fritidsnämndens ansvarsområde. Fritidsnämndens mål och riktlinjer 4 Fritidsnämndens uppdrag 4 Viktiga datum 2016 5 Utbildningar 5 Allmänna bestämmelser 6 BIDRAG Bidrag för Spontan i stan 9 Startbidrag 8 Lotteritillstånd 10 Kontroll 11 malmo.se/foreningsliv Uppdaterad information som berör föreningslivet i Malmö hittar ni på malmo.se/foreningsliv Där hittar ni även Prislistan 2016 som reglerar priser för registrerade föreningar och organisationer, samt för övriga kunder, i fritidsförvaltningens anläggningar. 2 3
Fritidsnämndens mål och riktlinjer Viktiga datum 2016 Omfattning Fritidsverksamheten ska riktas till alla kommuninvånare men verksamhet för barn och ungdomar ska prioriteras. Personer med funktionsnedsättning och äldres möjligheter till fritidsaktiviteter ska särskilt uppmärksammas och stödjas. Inriktning Fritidsverksamheten ska så långt som möjligt vara organiserad av kommuninvånarna själva, helst i föreningar och endast kompletteras med kommunal verksamhet när det behövs för att uppfylla fritidssektorns mål. Kommersiella intressens negativa påverkan av sektorn ska motverkas genom idéinriktade och kreativa aktiviteter. Jämställdhet inom fritidssektorn är högt prioriterat. Kvalitet Fritidsverksamheten ska vara så utformad att den erbjuder rekreation och social gemenskap. Verksamheten ska vara öppen för alla och syfta till stimulans och välbefinnande. Fördelning Fritidsverksamheten ska fördelas över hela kommunen utifrån kunskaper om invånarnas behov och önskemål. Ett rikt varierat utbud ska eftersträvas i kommunens alla delar. Resurser ska fördelas likvärdigt mellan flickor och pojkar samt geografiska lägen. Fördelningen ska ske rättvist och reglerna ska vara tydliga och transparenta. 1 MARS Sista dag för inlämning av Föreningsrapport med bilagor för föreningar med kalenderår. 1 SEPT Sista dag för inlämning av Förenings rapport med bilagor för föreningar med brutet räkenskaps år. Fritidsnämndens uppdrag Fritidsnämnden har stor tillit till Malmös föreningar som gör en stor insats för barn, ungdomar, äldre, vuxna och personer med funktionsnedsättning. Föreningar är en viktig arena för integration i dess vidaste betydelse och föreningars verksamhet utgör viktiga mötesplatser för alla Malmös invånare. Dialog Fritidsnämnden ser dialogen med föreningarna som en viktig del i arbetet med att på ett optimalt och rättvist sätt fördela de resurser som är avsatta till föreningarna. De tre paraplyorganisationerna HISO, MIP och MISO (Handikappidrottens Samarbetsorganisation Malmö, Malmö Ideella föreningars Paraplyorganisation och Malmö Idrottsföreningars Samorganisation) är viktiga dialogpartners. I Malmö finns cirka 100 konsulenter som representanter för de största föreningarna. Fritidsförvaltningen inbjuder årligen till konferens i syfte att kompetensutveckla konsulenterna och för att skapa kontakter såväl mellan föreningarna som mellan föreningar, politiker och tjänstemän. En attraktiv stad för malmöbor och besökare Föreningarna i Malmö har en viktig roll för att göra staden attraktiv för besökare genom de olika arrangemang som de genomför, samt är en viktig del av det kultur- och evenemangsutbud som dagligen erbjuds malmöborna. Föreningarna har också betydelse för sysselsättningen då många arbetstillfällen skapas genom att föreningarna tar emot många arbetslösa via olika arbetsmarknadspolitiska åtgärder. Utbildning Fritidsförvaltningen arrangerar varje år i samarbete med MIP och MISO (Föreningspool Malmö) utbildningar i föreningsgenerella ämnen såsom styrelsearbete, att vara arbetsgivare/arbetsledare samt utbildningar i brandskydd, jämställdhet, antidiskriminering och bidragshantering. Utbildningarna är gratis och skall ses som ett led i att öka kunskapen om föreningsliv och administration i Malmös föreningar. Utveckling Fritidsförvaltningen samarbetar med föreningslivet för ökad jämställdhet, samt i det förebyggande arbetet mot alkohol, doping, andra droger och diskriminering. Fritidsnämnden ser också stora möjligheter i ett samarbete mellan Malmö högskola, föreningslivet och Malmö stad. Utbildningar Fritidsförvaltningen erbjuder årligen, i samarbete med MIP och MISO (Föreningspool Malmö), Malmös föreningsliv en rad olika utbildningar med varierat innehåll. Samtliga utbildningar genomförs av specialister inom området och är anpassade efter föreningslivets intresse och behov. Mer information om utbildningarna finns i fritidsförvaltningens Utbildningsprogram 2016 och på malmo.se/ foreningsutbildning eller foreningsutbildning.se Föreningar som vill registreras på Nivå 2 och 3 ska gå på utbildningarna Styrelseutbildning Grund och Styrelseutbildning Avancerad, och Bidragsbestämmelser som ges årligen vid ett flertal tillfällen på dagtid samt kvällstid. Utbildningen är obligatorisk för föreningens ordförande samt ytterligare minst en styrelseledamot. För att beviljas Jämställdhetsbidrag ska två styrelserepresentanter från sökande förening ha gått fritidsförvaltningens Jämställdhetsutbildning. För att beviljas Lönebidrag ska ordförande, annan förtroendevald i föreningens styrelse eller annan person med delegerat arbetsgivaransvar gå Utbildning för förening med anställda Steg 1 och Steg 2. Anmälan Om ni vill gå någon av utbildningarna vill vi ha er anmälan senast 5 dagar innan utbildningsdagen. Samtliga utbildningar är kostnadsfria för föreningar som är registrerade hos fritidsförvaltningen. Föreningen debiteras med 200 kr/anmäld person som inte har avanmält sig eller deltagit. Intyg till deltagare skickas, på egen begäran, till föreningen efter avslutad utbildning. Föreningar som lämnat in bristande handlingar till fritidsförvaltningen kan komma att kallas till grundläggande utbildningar i styrelsearbete och ekonomisk redovisning. Anmäl dig på malmo.se/foreningsutbildning eller foreningsutbildning.se 4 5
ALLMÄNNA BESTÄMMELSER 1 Malmö fritidsnämnd har kommunfullmäktiges uppdrag att till allmännyttiga, ideella föreningar verksamma i Malmö fördela bidrag. Bidragen avses aktivera det allmännyttiga, ideella föreningslivet i Malmö stad. 2 Allmänna villkor för registrerad förening på Nivå 1 För att vara en registrerad förening på Nivå 1 hos fritidsförvaltningen ska nedanstående villkor alltid uppfyllas. Allmänna villkor är att föreningen ska: vara öppen för alla. inneha ett organisationsnummer från Skatteverket. vara uppbyggd och fungera enligt demokratiska principer och öppet ta ställning för demokrati samt att arbeta för att motverka kränkningar och diskriminering. ha sitt säte i Malmö och bedriva allmännyttig, ideell föreningsverksamhet större delen av året. ha antagna stadgar som vid registrering godkänns av Fritidsnämnden. ha valt styrelse och revisor enligt stadgarna. ta ut medlemsavgifter enligt punkt 3 i Allmänna bestämmelser. bedriva verksamhet i godkända lokaler. Med godkänd lokal menas att lokalen har bygglov för verksamheten samt att lokalen är brandsynad. Den ekonomiska redovisningen ska ge en tillfredställande bild av föreningens ekonomiska situation och vara upprättad enligt god redovisningssed. Den ekonomiska redovisningen och verksamhetsredovisningen ska vara utformad på så vis att de ger ett tillräckligt underlag för fritidsförvaltningens kontroll och för att kunna bestämma om föreningen är godkänd för bidrag eller inte. Föreningen ska i resultat- och balansräkningen tydligt särskilja vad som är medlemsavgift respektive eventuella terminsavgifter eller liknande. Villkor för att vara registrerad på Nivå 1: Föreningen ska ha minst 15 medlemmar enligt punkt 3 i Allmänna bestämmelser. Föreningen ska varje år skicka in föreningsrapport i ApN (aktivitetskort.se/malmo), senast den 1 mars för föreningar med kalenderår, alternativt 1 september om föreningen har brutet räkenskapsår. Föreningen ska varje år skicka in justerat årsmötesprotokoll där det framgår att revisionsberättelse och resultat- och balansräkning är godkända samt att styrelsen beviljats ansvarsfrihet. Årsmötesprotokoll ska lämnas in senast 30 dagar efter årsmötet. Som registrerad förening på Nivå 1 tar ni del av: informationsutskick. fritidsförvaltningens utbildningar, kostnadsfritt. subventionerade priser vid bokning av idrottsanläggningar. Startbidrag om föreningen har minst 15 medlemmar enligt punkt 3 i Allmänna bestämmelser i åldern 4 25 år, 65 år eller äldre och/eller personer med funktionsnedsättning. Bidrag att söka: Bidrag för Spontan i stan 3 Vid bedömning för registrering/bidrag gäller följande grundläggande definition av begreppet medlem: Med medlem menas fysisk person som: är folkbokförd i Malmö och upptagen i föreningens medlemsförteckning med folkbokföringsadress och födelsedata. betalar personlig medlemsavgift om lägst 40 kronor per år. För föreningar som erbjuder familjemedlemskap ska medlemsavgiften i genomsnitt uppgå till lägst 40 kronor per medlem och år. regelbundet deltar i föreningens verksamhet, och finns med på närvarokort eller annan skriftlig dokumentation. Som medlem räknas inte stödmedlem, prova på -deltagare, eller liknande. Person som enbart deltar i föreningens verksamhet under schemalagd skoltid räknas inte heller som medlem vid bidragsgivning och ska därmed inte vara med i föreningsrapport. 4 Alla föreningar som vill vara registrerade hos fritidsförvaltningen ska varje år: skicka in föreningsrapport via ApN (aktivitetskort.se/ malmo). Inlämning är senast den 1 mars för föreningar med kalenderår och 1 september för föreningar med brutet räkenskapsår. senast 30 dagar efter årsmötet skicka in justerat årsmötesprotokoll till fritidsförvaltningen där det framgår att revisionsberättelse, resultat- och balansräkning är godkänd samt att styrelsen beviljats ansvarsfrihet. Detta är en förutsättning för att beviljas bidrag och boka anläggning till subventionerade prisgrupper. Om föreningen inte uppfyller kraven kan det leda till avregistrering. 5 Föreningar som beviljas bidrag av fritidsnämnden är skyldiga att i minst fem år arkivera medlemsförteckning, verksamhetsplan, verksamhets- och revisionsberättelser, resultat- och balansräkning samt verifikationer som ligger till grund för beviljat ekonomiskt stöd. (Observera att andra tidsgränser för arkivering kan gälla till exempel för skattelagstiftning.) 6 Fritidsnämnden äger rätt att begära in medlemsförteckning och bokföring för förening som ansökt om eller fått bidrag. Vidare har registrerad förening skyldighet att på begäran, inom utsatt tid, skicka in yttranden, förklaringar och upplysningar i övrigt som är av betydelse för registrering, bidragsgivning samt tidstilldelning ur ett jämställdhetsperspektiv. 7 Att barn inte längre får vara med i en förenings verksamhet på grund av att uppenbar elitverksamhet bedrivs, kan leda till att förening blir avstängd från bidragsgivning samt återbetalningsskyldig. 8 Ansökan om bidrag sker digitalt i ApN (aktivitetskort.se/malmo). För att kunna använda systemet behöver föreningens styrelse välja en eller flera föreningsadministratörer som har styrelsens förtroende och uppdrag att uppdatera föreningens uppgifter samt att söka bidrag. För att få inloggningsuppgifter till ApN lämnar föreningen in en fullmakt till fritidsförvaltningen. Ansökningshandlingarna ska vara fullständiga och finnas i ApN senast den dag som det står i bidragsbestämmelserna eller uppges i särskilt meddelande. 9 Förening som skickar in ansökan/redovisning för arrangemangsbidrag efter ansöknings-/redovisningstidens utgång får reducerat bidrag enligt nedan: 4 30 dagar för sent, avdrag 25 %. mer än 30 dagar för sent handläggs inte. Vissa bidrag redovisas senast 30 90 dagar efter avslutad verksamhet. Om begärda handlingar inte kommit in inom denna tid utbetalas inget bidrag. Påminnelse om bidrag skickas till föreningens registrerade e-postadress 14 dagar innan samt 1 dag innan angivet ansökningsdatum utan påminnelseavgift. När det angivna ansökningsdatumet passerat kan bidrag inte längre sökas för den aktuella perioden. När det gäller föreningsrapport/organisationsrapport och bidrag för anställda som uppbär lönebidrag, trygghetsanställning och/eller utvecklingsanställning kommer påminnelse dessutom att skickas via brev till föreningens/organisationens postadress senast 14 dagar efter ansökningstiden stängts. Föreningen/organisationen har därefter 14 dagar på sig att skicka in ansökan/rapporten. Inkommer ansökan/rapporten inom dessa 14 dagar betalas bidraget ut, inkommer ansökan senare utgår inget bidrag. 10 Beviljat bidrag utbetalas endast via plus- eller bankgiro och till det konto som föreningen angivit. 11 Missbruk eller lämnande av oriktiga ansökningsuppgifter kan leda till avstängning för fortsatt bidragsgivning enligt fritidsnämndens beslut i varje enskilt fall. Bidrag som beviljats på fel ansökningsuppgifter leder till återbetalningsskyldighet. 12 Föreningen som avstängs från bidrag måste för att åter blir registrerad föreningen på Nivå 2 gå utbildningarna bidragsbestämmelser och stryrelseutbildning grund elller registrerade förening nivå 3 gå utbildningarna bidragsbestämmelser och styrelseutbildning avancerad. 13 Förening som avstängts från bidrag på grund av misstanke om medvetet inlämnande av icke korrekta ansökningar kan komma att polisanmälas, vilket fritidsnämnden avgör i varje enskilt fall. 14 Om förening har skuld till kommunen, kan bidrag stoppas tills dess att skulden är betald. Skuld kan även dras från bidragsbelopp samt innebära att föreningens hyrda/bokade lokaler sägs upp/avbokas. 15 Fritidsnämnden äger rätt att besluta om smärre avvikelser från gällande bidragsbestämmelser. 16 Fritidsnämnden kommer varje år att välja ut föreningar för särskild granskning. 17 I enlighet med den av kommunfullmäktige 2008-08-21 beslutade Handlingsplan för det tobaks-, alkohol- och drogförebyggande arbetet i Malmö, ska de bidragsberättigade föreningarnas verksamhet aktivt präglas av ett alkohol- och drogfritt förhållningssätt. 6 6 7 7
BIDRAG FÖR FÖRENINGAR PÅ NIVÅ 1 Bidrag för Spontan i stan Startbidrag Ändamål Ansökan Ändamål Redovisning Bidraget ger Malmös barn och ungdomar möjlighet att vara med i spontanaktiviteter som organiseras av föreningar. Samtidigt introduceras målgruppen för föreningslivet och ger föreningar i Malmö möjlighet att rekrytera nya medlemmar. Villkor Bidrag kan beviljas registrerad förening på Nivå 1, Nivå 2 och Nivå 3 Barn och ungdom. Bidrag Bidraget Spontan i stan beviljas efter beslut i varje enskilt fall. Bidragets storlek bedöms utifrån aktiviteternas omfattning och behov och ges till prova på-verksamhet utanför schemalagd skoltid. Utbetalning av bidraget sker i samband med redovisning. Bidraget beräknas utifrån: Antal ledare, antal dagar, antal timmar och andra kostnader som går att koppla till satsningen Spontan i stan. Geografisk spridning och variation vägs in i bedömningen. Kostnader för mat, dryck, marknadsföring och investeringar för ordinarie verksamhet beviljas inte. Ansökan görs i ApN (aktivitetskort.se/malmo) löpande över året och bedöms i varje enskilt fall. Redovisning Aktiviteterna ska redovisas terminsvis i ApN (aktivitetskort.se/malmo) senast 30 dagar efter avslutad period. Förening som fått bidrag i förskott och inte redovisar kan komma att bli återbetalningsskyldig. Kommentarer Om förvaltningen bedömer att föreningen bedriver återkommande och välorganiserade Spontan i stanaktiviteter kan föreningen komma att erbjudas ett avtal. Maximalt 50 % av beviljat bidrag kan utbetalas i förskott om detta anges vid ansökan. Aktiviteterna ska vara kostnadsfria. Om föreningen får ett annat bidrag för aktiviteten kan bidrag inte beviljas för samma kostnader i budgetförfrågan. Aktiviteter som görs i samarbete med Stadsområdesförvaltningarnas enheter Fritid och förebyggande verksamheter prioriteras. Bidraget ska stödja nyregistrerade föreningar på Nivå 1 till att genomföra meningsfulla aktiviteter och underlätta för föreningar att utöka sitt medlemsantal. Villkor Bidraget kan beviljas till nyregistrerad förening Nivå 1 som bedriver verksamhet för barn och ungdomar mellan 4 25 år och/eller verksamhet för personer 65 år eller äldre. Föreningen skall ha minst 15 medlemmar enligt Allmänna bestämmelser punkt 3 i åldern 4-25 år, i åldern 65 år eller äldre och/eller medlemmar med funktionsnedsättning oberoende ålder. Bidrag Bidraget ges som ett allmänt bidrag med utbetalning efter beslut om registrering på Nivå 1. Startbidraget baseras på antal medlemmar enligt Allmänna bestämmelser punkt 3 i åldern 4 25 år, 65 år eller äldre och/ eller medlemmar med funktionsnedsättning oberoende ålder: 15 50 medlemmar = 7 000 kr. Mer än 50 medlemmar = 10 000 kr. Bidraget ska redovisas senast 5 månader efter registrering på Nivå 1. Kommentar Bidraget är ett engångsbelopp för nyregistrerade föreningar på Nivå 1. En förening som nyligen avregistrerats hos fritidsförvaltningen kan inte beviljas Startbidrag vid nyregistrering. Bidraget beviljas inte för: föreningar som ställer krav på medlemskap i föreningen. aktiviteteter i samband med ordinarie verksamhet för föreningens medlemmar. aktiviteter som föreningen får aktivitetsbidrag för. religiösa aktiviteter och utbildningsverksamhet, som t.ex. läxhjälp. aktiviteter som bedrivs under loven på dagtid fram till kl. 17.00. 8 9
BIDRAG ALLMÄN FÖR INFORMATION FÖRENINGAR PÅ NIVÅ 1 Lotteritillstånd Kontroll Förutsättningar för lotteritillstånd Lotteriverksamheten bedrivs inom den eller de kommuner där föreningen är verksam. Lotterierna får inte bedrivas från en fast försäljningsplats som tillhandahålls av ett serviceföretag. Insatsernas sammanlagda belopp i de lotterier som anordnas under en treårsperiod uppgår högst till 20 basbelopp. Ett basbelopp motsvarar 44 400 kronor. En vinst som utgörs av pengar uppgår till högst ett basbelopp. Värdet av vinster i varje lotteri motsvarar minst 35 och högst 50 % av insatsernas värde. Det finns en föreståndare för lotterierna som kommunen godkänt. Ansökan Ansökan ska inkomma på avsedd blankett, Ansökan om lotteritillstånd, som hämtas på malmo.se/foreningsliv Till ansökan ska protokoll bifogas där det framgår vem som är lotteriföreståndare, samt föreningens stadgar. Tillståndet kostar 300 kr. En kontrollant kommer att utses. Arvodet till kontrollanten betalas av den som anordnar lotterierna. För mer information, besök lotteriinspektionen.se Grundkontroll I samband med att registrerad förening skickar in obligatoriska årshandlingar görs en årlig grundkontroll baserad på fritidsnämndens Allmänna bestämmelser. Vid eventuella avvikelser kontaktas förening med uppmaning om förklaring och/eller komplettering av information som saknas. Beslut om konsekvens till följd av grundkontroll fattas av fritidsförvaltningen på delegation. Särskild granskning I enlighet med Allmänna bestämmelser punkt 16 väljs årligen ett antal föreningar registrerade på Nivå 3 för en särskild granskning utöver grundkontroll. Främst föreningar som har uppvisat stora förändringar i antalet deltagartillfällen och/eller antalet medlemmar blir föremål för en ingående utredning kring föreningens verksamhet och bidragsansökningar. Förening kan även bli slumpmässigt utvald. Som underlag för särskild granskning används utöver föreningsrapport och obligatoriska årshandlingar, även redovisning i det digitala aktivitetsstödet, annan skriftlig dokumentation där deltagande kan styrkas samt medlemsregister. I de fall då redovisning visar brister och/eller att inkomna uppgifter inte är överensstämmande, görs en bedömning utifrån vilken ett medlemsantal och aktivitetsantal fastställs för beräkning av Aktivitetsbidrag och Grundbidrag. En bedömning görs också huruvida felaktiga uppgifterna anses vara medvetet inlämnade eller till följd av okunskap/slarv. Särskild bedömning görs vid varje enskilt fall. Missbruk eller lämnande av oriktiga ansökningsuppgifter kan däremot leda till återbetalningsskyldighet, avstängning (Allmänna bestämmelser punkt 11), och polisanmälan (Allmänna bestämmelser punkt 13). Beslut om konsekvens till följd av särskild granskning fattas av fritidsnämnden. Övrig granskning I de fall då uppgifter har kommit fritidsförvaltningen till handa som kan påverka en förenings registrering, beviljande av bidrag och/eller bokning av kommunala idrottsanläggningar, kan fritidsförvaltningen välja att genomföra en fördjupad granskning av föreningen. Vid misstanke om att registrerad förening bryter mot fritidsnämndens Allmänna bestämmelser eller medvetet lämnar in felaktiga uppgifter, kan fritidsförvaltningen begära in bokföring samt inhämta kompletterande information från föreningsstyrelse, myndigheter och/ eller andra aktörer som bedöms vara av vikt för utredningen. Beslut om konsekvens till följd av övrig granskning fattas av fritidsnämnden. 10 11
Kontakt Fritidsförvaltningen bidrag E-post forening@malmo.se Telefon 040-34 26 36 Postadress Föreningsavdelningen Fritidsförvaltningen Malmö stad, 205 80 Malmö Besöksadress Henrik Smithsgatan 13 malmo.se/foreningsliv Fritidsförvaltningen bokning E-post booking@malmo.se Telefon 040-34 25 72 Postadress Föreningsavdelningen Fritidsförvaltningen Malmö stad, 205 80 Malmö Besöksadress Henrik Smithsgatan 13 malmo.se/bokalokal Föreningsstöd 2016 Registreringsnivå 3 Utgåva 2016.01 Tryck: Holmbergs AB, 100 ex Foto: Colorbox, Shutterstock FRITIDSFÖRVALTNINGEN Malmö stad 205 80 Malmö E-post: fritid@malmo.se www.malmo.se