30.12.2003 SV Europeiska unionens officiella tidning C 319/55 RAPPORT om årsredovisningen för Europeiska fonden för förbättring av levnads- och arbetsvillkor för budgetåret 2002 samt fondens svar (2003/C 319/09) INNEHÅLLSFÖRTECKNING Punkt Sida REVISIONSRÄTTENS UTTALANDE... 1 4 56 IAKTTAGELSER... 5 10 56 Inledning... 5 56 Budgetgenomförande... 6 7 56 Årsredovisning... 8 9 56 Underliggande transaktioner... 10 57 Tabellerna 1 3... 58 Fondens svar... 61
C 319/56 SV Europeiska unionens officiella tidning 30.12.2003 REVISIONSRÄTTENS UTTALANDE IAKTTAGELSER Inledning 1. Denna rapport riktas till Europaparlamentet och rådet, i enlighet med artikel 185.2 i rådets förordning (EG, Euratom) nr 1605/2002 ( 1 ). 2. Revisionsrätten har granskat årsredovisningen för Europeiska fonden för förbättring av levnads- och arbetsvillkor (nedan kallad fonden ) för det budgetår som slutade den 31 december 2002. I enlighet med artikel 18 i rådets förordning (EEG) nr 1417/ 76 ( 2 ), ändrad genom artikel 1.16 i rådets förordning (EEG) nr 1949/ 93 ( 3 ), har fondens budget genomförts under styrelsens ansvar. Detta ansvar innefattar upprättandet och framläggandet av årsredovisningen ( 4 ) i enlighet med de interna finansiella bestämmelserna enligt artiklarna 65 68 i rådets förordning (EEG) nr 1417/ 76, ändrade genom artikel 1.52 1.55 i rådets förordning (EEG) nr 1949/93. Enligt artikel 248 i Fördraget om upprättandet av Europeiska gemenskapen skall revisionsrätten granska dessa räkenskaper. 5. Fonden inrättades 1975 för att bidra till planering och förverkligande av bättre levnads- och arbetsvillkor inom Europeiska unionen ( 5 ). Fondens verksamhetsfält har nu utvidgats till att även gälla kandidatländerna. Fonden har ett nätverk av experter över hela Europa till vilka forskning delegeras, till exempel utvärdering av den aktuella situationen i länderna, fallstudier och enkätundersökningar, samt sammanställningar av nationella rapporter. Budgetgenomförande 6. Utnyttjandet av anslag för budgetåret 2002 och överförda anslag från det föregående budgetåret visas i tabell 1. 3. Revisionsrätten har utfört sin granskning i enlighet med sina riktlinjer och normer för revision. Dessa har anpassats efter internationellt erkänd god revisionssed och till de särskilda förhållandena inom gemenskapen. Revisionsrätten har granskat bokföringsmaterialet och vidtagit de granskningsåtgärder som ansetts nödvändiga i detta sammanhang. Granskningen har gett revisionsrätten en tillräcklig grund för uttalandet nedan. 7. Av anslagen för budgetåret 2002 har åtaganden ingåtts för 17,3 miljoner euro, betalningar gjorts för 13,3 miljoner euro och 4 miljoner euro har överförts. Överföringarna utgör nästan 50 % av årets åtaganden för drift (avdelning III). Omfattningen av dessa överföringar visar att fonden behöver förbättra planeringen och uppföljningen av verksamheten. Årsredovisning 4. Genom denna granskning har revisionsrätten uppnått en rimlig säkerhet om att räkenskaperna för det budgetår som slutade den 31 december 2002 är tillförlitliga och att de underliggande transaktionerna som helhet är lagliga och korrekta. 8. Den inkomst- och utgiftsredovisning och balansräkning som fonden offentliggör i sin verksamhetsrapport för 2002 återges i sammanfattning i tabellerna 2 och 3. 9. Fondens räkenskapssystem utmärks av att flera olika hjälpmedel används, vilket kräver att data ett flertal gånger förs in och ( 1 ) EGT L 248, 16.9.2002, s. 1. bearbetas på nytt och som i sig kan leda till felaktigheter. Fonden ( 2 ) EGT L 164, 24.6.1976, s. 16. har inte något integrerat system för att följa upp anläggningstillgångar och beräkna avskrivningar. Man använder två olika data- ( 3 ) EGT L 181, 23.7.1993, s. 26. ( 4 ) Som föreskrivs i artikel 16 i rådets förordning (EEG) nr 1365/75, ändrad genom rådets förordning (EEG) nr 1947/93, har räkenskaperna baser som sköts av olika avdelningar. för fondens samtliga inkomster och utgifter för budgetåret 2002 upprättats den 23 september 2003 och därefter överlämnats till revisionsrätten som mottog dem den 29 september 2003. En sammanfattning av årsredovisningen finns i de tabeller som bifogats denna rapport. ( 5 ) Rådets förordning (EEG) nr 1365/75 av den 26 maj 1975.
30.12.2003 SV Europeiska unionens officiella tidning C 319/57 Underliggande transaktioner 10. Genom artikel 46c i fondens budgetförordning ges möjlighet att göra en direkt överenskommelse med en leverantör när anbudsförfarandet är resultatlöst. Vid ett anbudsförfarande var priset för två partier tänkt att ligga mellan 25 000 och 35 000 euro. Då anbudsförfarandet för dessa två partier inte ledde till något avtal, tilldelades de genom direkt överenskommelse för 53 500 respektive 86 000 euro. För att förbättra insynen i dessa förfaranden uppmanar revisionsrätten fonden att tydligare ange de villkor som skall ligga till grund för anbudsförfaranden. Denna rapport har antagits av revisionsrätten vid dess sammanträde i Luxemburg den 15 och 16 oktober 2003. För revisionsrätten Juan Manuel FABRA VALLÉS Ordförande
Inkomsternas ursprung Inkomster Inkomster iden slutliga budgeten för budgetåret Faktiska inkomster Gemenskapsbidrag 17,1 16,5 Övriga bidrag 0,0 0,0 Övriga inkomster 0,3 0,1 Totalt 17,4 16,6 Tabell 1 Europeiska fonden för förbättring av levnads- och arbetsvillkor Budgetgenomförande för budgetåret 2002 Utgiftsfördelning budgeten Anslag i den slutliga budgeten betalda överförda förfallna Utgifter Anslag som överförts från det föregående budgetåret utestående åtaganden betalda förfallna anslag Tillgängliga anslag (budgeten 2002 och budgetåret 2001) åtaganden åtaganden (miljoner euro) betalda överförda förfallna Avdelning I Personal 9,4 9,3 9,1 0,2 0,1 0,2 0,2 0,0 9,6 9,5 9,3 0,2 0,1 Avdelning II Administration 1,6 1,6 0,9 0,7 0,0 0,2 0,2 0,0 1,8 1,8 1,1 0,7 0,0 Avdelning III Drift 6,4 6,4 3,3 3,1 0,0 3,2 3,1 0,1 9,6 9,5 6,4 3,1 0,1 Anm.: Eventuella avvikelser i totalbeloppen beror på avrundningar. Källa: Uppgifter från fonden. Dessa tabeller redogör i sammanfattning för de uppgifter som fonden lagt fram i sin årsredovisning. Totalt 17,4 17,3 13,3 4,0 0,1 3,6 3,5 0,1 21,0 20,8 16,8 4,0 0,2 C 319/58 SV Europeiska unionens officiella tidning 30.12.2003
30.12.2003 SV Europeiska unionens officiella tidning C 319/59 Tabell 2 Europeiska fonden för förbättring av levnads- och arbetsvillkor Inkomst och utgiftsredovisning för budgetåren 2002 och 2001 (1 000 euro) 2002 2001 Inkomster Bidrag från kommissionen 16 500 14 958 Diverse inkomster 62 16 Finansiella inkomster 57 96 Totalt inkomster (a) 16 619 15 070 Utgifter Personal avdelning I i budgeten Betalningar 9 111 7 583 Överförda anslag 216 190 Administration avdelning II i budgeten Betalningar 938 854 Överförda anslag 683 245 Drift avdelning III i budgeten Betalningar 3 290 3 129 Överförda anslag 3105 3148 Totalt utgifter (b) 17 343 15 150 Budgetårets resultat (a-b) ( 1 ) -724-80 Saldo som överförts från det föregående budgetåret - 1 209-1 210 Överförda anslag från det föregående budgetåret som förfallit 81 59 Ej utnyttjade medel för återanvändning från föregående budgetår 13 24 Kursskillnader 3-2 Budgetårets saldo - 1 836-1 209 ( 1 ) Beräkning enligt principerna i artikel 15 i rådets förordning (EG, Euratom) nr 1150/2000 av den 22 maj 2000 (EGT L 130, 31.5.2000, s. 8). Anm.: Eventuella avvikelser i totalbeloppen beror på avrundningar. Källa: Uppgifter från fonden. Dessa tabeller redogör i sammanfattning för de uppgifter som fonden framlagt i sin årsredovisning (se punkt 9).
C 319/60 SV Europeiska unionens officiella tidning 30.12.2003 Tabell 3 Europeiska fonden för förbättring av levnads- och arbetsvillkor Balansräkning per den 31 december 2002 och den 31 december 2001 ( 1 ) (1 000 euro) Tillgångar 2002 2001 Anläggningstillgångar Immateriella tillgångar 154 0 Fastigheter 7 137 7 137 Anläggningar och inventarier ( 2 ) 809 1 665 Fordon 49 49 Datautrustning 553 0 Anläggningstillgångar under uppförande 31 0 Avskrivningar - 4 452 0 Deltotal 4 281 8 851 Lager Kontorsmateriel 13 23 Deltotal 13 23 Kortfristiga fordringar Övriga förskott 11 15 Momsfordran 274 337 Betalningskrav 1 840 1 231 Övriga fordringar 13 4 Deltotal 2 138 1 587 Skulder 2002 2001 Permanent kapital Eget kapital 4 294 8 865 Budgetårets resultat - 1 836-1 209 Deltotal 2 458 7 656 Kortfristiga skulder Automatiska överföringar 3 940 3 583 Ej automatiska överföringar 64 0 Övriga skulder 0 4 Löneavdrag 139 327 Deltotal 4 143 3 914 Bevakningskonton Belopp för användning på nytt 150 195 Uppskjutna inkomster 1 840 1 231 Pågående utbetalningar 30 0 Deltotal 2 020 1 426 Likvida medel Banktillgodohavanden 1 960 2 390 Kassa 1 0 Förskottskonto 228 145 Deltotal 2 189 2 535 Totalt 8 621 12 996 Totalt 8 621 12 996 ( 1 ) I balansräkningen saknas en summa på en miljon euro gällande ett avtal med kommissionen den 15 december 2002 om förväntade inkomster åren 2003 och 2004 ( 2 ) För 2001 ingick i denna post även posterna datautrustning och programvara. Anm.: Eventuella avvikelser i totalbeloppen beror på avrundningar Källa: Uppgifter från fonden. Dessa tabeller redogör i sammanfattning för de uppgifter som fonden lagt fram i sin årsredovisning
30.12.2003 SV Europeiska unionens officiella tidning C 319/61 FONDENS SVAR 7. I de fall där avtalen har en repeterande karaktär har tidpunkten för avtalsförfarandena tidigarelagts där detta varit möjligt. I andra fall, där åtgärderna är mer innovativa och komplexa, kommer Dublinfonden att fortsätta undersöka möjligheterna att påskynda genomförandet av dem, från inledningen av dessa åtgärder till dess att avtalen är uppfyllda. Med dessa ansträngningar och genom tillämpningen av den nya budgetförordningen väntas mängden överföringar minska. 9. Dublinfonden håller på att genomföra åtgärder för att förbättra integreringen av sina räkenskapssystem. Datoriserade system för kontroll av anläggningstillgångar utvärderas också för närvarande. 10. Omständigheterna i detta fall var mycket exceptionella och Dublinfonden tog upp frågan med styrelsen innan kontraktet undertecknades. Dublinfonden skall i fortsättningen se till att de begränsningar som gäller för den ursprungliga anbudsinfordran normalt också ska gälla vid eventuell förhandlad upphandling (privat överenskommelse). I de fall då finansieringen anses vara otillräcklig, kommer man att överväga alternativet att inleda ett nytt anbudsförfarande med ändrad finansiering. Eventuella avvikelser från detta förfarande kommer fortsättningsvis endast att göras med uttryckligt godkännande från utanordnaren.