Verksamhetsberättelse 2013

Skånes universitetssjukvård Åsa Andersson Utbildningshandläggare AT/ST Staben för forskning och utbildning 046-17 27 44 eller 0766-48 60 48 Asa.andersson@skane.se Verksamhetsberättelse 2013 Datum 2014-05-05 Dnr Version Verksamhetsberättelse 2013 AT/ST-enheten Verksamhetsåret 2013-01-01 2013-12-31 Personal Chef för staben för forskning och utbildning är forskningschef Karl Obrant Chef för AT/ST-enheten är enhetschef Peter Svensson Övriga medarbetare inom enheten är: ST-ansvarig Lars Stavenow Övergripande ST-studierektor Ulrika Uddenfeldt Wort Övergripande ST-studierektor Sven Karlander AT-samordnare Pia Johansson Utbildningshandläggare Åsa Andersson Arbetsgrupper APT - AT/ST-enhetens egna möten AT-stab (enhetschef, AT-samordnare, studierektorer och handläggare SUS, Trelleborg, Landskrona, Primärvården och Psykiatrin) Handläggarmöte (AT-samordnare, handläggare) ST-studierektor (övergripande ST-studierektorer, lokala ST-studierektorer) ST-strategisk grupp (stabschef, enhetschef, divisionschef, övergripande ST-studierektor och utbildningshandläggare) AT/ST-råd Sydväst (SUS, Trelleborg, Landskrona, Lab medicin, Primärvården och Psykiatrin) ÖST-RS (övergripande AT- och ST-studierektorer i Region Skåne) AT-ST styrgrupp (personaldirektör, hälso- och sjukvårdsdirektör, regionöverläkare, representant privata vårdgivare, representant SYLF, representant från förvaltningarna, representant medicinska fakulteten, sekreterare och ordförande) ATUS (övergripande AT-studierektorer, AT-chefer och handläggare vid universitetssjukhusen nationellt) ÖSTUS (övergripande ST-studierektorer vid universitetssjukhusen nationellt) Postadress: 205 02 Malmö Besöksadress i Malmö: Södra Förstadsgatan 101 Besöksadress i Lund: Getingevägen 4 Telefon (växel): Malmö: 040-33 10 00 / Lund: 046-17 10 00 Internet: www.skane.se/sus Organisationsnummer: 23 21 00-0255 1

Viktiga händelser under året Ca 85 AT-läkare har sin grundanställning inom AT-/ST-enheten och ca 400 ST-läkare är anställda inom Skånes universitetssjukvård (exklusive primärvården). För dessa yrkesgrupper, men även för läkare vid grundutbildningen har vi under 2013, i nära samarbete med ovan nämnda arbetsgrupper och med personal inom HR och kommunikation, arbetat med följande uppgifter: Rekrytering av AT-läkare och anställning av dessa Under året anställdes 54 AT-läkare till SUS. Vid vårens tillsättning, för start i september och december, hade vi 128 sökande och intervjuade 49 kandidater till 25 tjänster. Under hösten sökte 132 personer varav 45 intervjuades till 29 tjänster för start i mars och juni 2014. De utlysta tjänsterna annonserades på Offentliga Jobb och i Läkartidningen. GSF rekrytering gick igenom alla digitala ansökningar och säkerställde att de sökande var behöriga. Därefter gjorde de ett förfinat urval efter de sökandes meriter. Tydliga urvalskriterier användes och som inte strider mot Diskrimineringslagarna. Sedan lämnade de vidare aktuella sökande till Pia Johansson, som samordnade och organiserade intervjuerna. För att säkerställa att de sökande blev objektivt bedömda gjordes följande; vid sammansättning av intervjugrupper togs hänsyn till om den sökande hade varit på intervju tidigare och vid vilken verksamhet hen tjänstgjorde. Standardiserade mallar användes för intervjufrågor, frågor till referenter och sammantagen bedömning. I och med att AT-tillsättningen sker samtidigt i hela landet krävs en snabb process - det är endast ca en vecka från sista ansökningsdag till intervju. Under två dagar intervjuade vi i grupper om tre, två läkare och en HR-specialist. Intervjuerna skedde i fyra parallella grupper under förmiddagarna och beslut togs i storgrupp under eftermiddagarna. Förutom själva intervjudagarna avsatte alla tid för att kontakta referenspersoner, samt ge återkoppling till de sökande som inte kunde erbjudas en tjänst. Inför varje tillsättning medverkade vi vid Läkarförbundets studentinformation tillsammans med övriga förvaltningar inom Region Skåne. En pågående utökning fram till 2017 kommer troligen att innebära att vi då kommer att tillsätta 65 AT-läkare på SUS, dvs. en utökning med fem per år under 2015-2017. Lönesamtal vid nyanställning av AT-läkare Vid två tillfällen och under 1½ veckas tid vardera i mars och oktober, höll Åsa Andersson 54 löne- och informationssamtal med de AT-läkare som har blivit erbjudna anställning. Introduktion av AT-läkare Vid fyra tillfällen i mars, juni, september och december introducerade Peter Svensson, Pia Johansson och de lokala studierektorerna totalt 60 nya AT-läkare, från SUS, Trelleborg och Landskrona, under en veckolång introduktion. Den lokala studierektorn planerade programmet och plats alternerades mellan Malmö och Lund. Under veckan fick de nyanställda olika medicinska föreläsningar, samt praktiska övningar i Första Jour och a-hlr. De fick även information om gällande regler under AT och Socialstyrelsens föreskrifter, samt om rättigheter och skyldigheter enligt gällande arbetsrättsliga lagar, kollektivavtal och policys. Utbildning av läkare till legitimation AT/ST-enheten ansvarar för tidplanering av AT-läkares övergripande tjänstgöringstid och övergången mellan tjänstgöringsavsnitten, samt säkerställer att medarbetaren har fullföljt AT enligt Socialstyrelsens riktlinjer. För att säkerställa att måluppfyllelse uppnås har enheten kontinuerlig kontakt med lokala studierektorer och handläggare. Vidare så besvaras AT-läkarnas frågor under anställningen gällande ex. friskvård, reseersättning, semester, föräldraledighet, personalpolicy dvs. HR-relaterade frågor och det säkerställs att lagar och avtal följs, ex. att alla medarbetare får semester enligt Semesterlagen och samtidigt når de mål som har fastställts av Socialstyrelsen. Enheten har även ansvar för översyn, kontroll och uppföljning av AT-läkares semesteruttag och frånvaro, dokumentation vid avslut av AT-förordnande, samt att ha avslutningssamtal. Under 2013 disputerade tre AT-läkare som innehade forskar-at, samt ytterligare två som nyligen hade avslutat sin AT. Antal medarbetare som slutförde sin AT under året var 37 stycken. Medarbetar-/löne- och avslutningssamtal AT-läkare Peter Svensson har hållit medarbetar- och lönesamtal med 64 AT-läkare fördelat på fyra tillfällen (februari/maj/augusti/november). Avslutningssamtal har hållits löpande med 33 AT-läkare, i samband med att de fått sin AT-bok underskriven. 2

Personalsociala ärenden Under året har tio av SUS ca 85 AT-läkare varit föremål för någon form av rehabiliteringsåtgärder. Vi har säkerställt att Region Skånes rehab-process har följts, då med kontinuerlig kontakt och möten med medarbetare, Previa, FK, behandlande läkare, facklig företrädare. De rehabiliteringsinsatser som förekommit är extra handledning, anpassat schema i både tid och placering, byte av tjänstgöringsort, uttag av en semesterdag i veckan, samtalsstöd via Previa eller vårdcentral, medicinsk yoga, sjukgymnast, hörselenhet, psykolog, KBT, beställning av ergonomisk utrustning, tjänstledighet utan lön upp till ett år, samt arbete på deltid. Det har även förekommit tre fall av korttidsfrånvaro som har följts upp och tre AT-läkare har behövt extrastöd för måluppfyllelse. Ett par ärenden av annan karaktär har tagit mycket tid i anspråk med flertal samtal och omfattande undersökningar. ST-planering och fördelning Under mars månad genomförde Lars Stavenow och Åsa Andersson en ST-planeringsenkät, initierat av Region Skåne. Det ligger i AT/ST-enhetens uppgifter att göra en SUS-sammanställning av denna. Vi skickar ut enkäten till respektive verksamhetschef som får svara på frågor om hur många ST-läkare de har anställda, när dessa beräknas bli klara specialister, hur många vikarierande underläkare de har, både med legitimation och utan, hur länge dessa varit anställda, hur många specialistkompetenta läkare det finns på kliniken, när dessa beräknas avgå med ålderspension, antal avgångna specialister av andra skäl samt nytillträdda. Denna enkät bildar underlag inför kommande års regionala/centrala tilldelning av ST. Men är också ett stöd för AT/ST-enhetens arbete inför att vi föreslår sjukhusledningen tilldelning av egna/interna ST. Inför denna fördelning diskuteras SUS- strategiska synpunkter vid möte två ggr/termin i gruppering där förvaltningsledningen representeras av Karl Obrant och divisionschef Anders Dybjer. Inför regionens centrala prioritering och fördelning av ST-tjänster har täta dialoger förts med regionala AT/ST-styrgruppen. AT/ST-enheten har också varit remissinstans i andra ST-frågor. Här kan nämnas att det startas ett samarbete med Skåne Care avseende s.k. informell ST-utbildning. Detta omfattar från hemlandet helfinansierade läkare utan svensk legitimation som ingår i utbildningsprogram motsvarande svensk specialistutbildning. En intern genomlysning av nytillsatta ST-läkare, klara specialister och budgetsituationen gjordes förutom med hjälp av ST-planeringsenkäten per mars månad, även per augusti och november månad. Dessa genomlysningar har sammantaget resulterat i att Regionen fattat beslut om tilldelning av åtta centrala ST-tjänster till SUS för 2013 (fem per januari och två per maj månad). En av de centrala ST-tjänsterna återlämandes till Regionen på verksamhetens egna initiativ. Enkäten/genomlysningarna har också resulterat i SUS skapat 31 egna/interna ST-tjänster. Tretton tjänster i januari, tio i maj och åtta i september månad. Totalt 38 ST-tjänster under 2013. Det finns ekonomiska skäl att ytterligare påskynda fördelnings- och tillsättningsprocessen på SUS vilket gör att vi planerar att fördela flertalet ST-tjänster redan i januari-februari för 2014. STyrkelyft utbildning i ledarskap, kommunikation, hälso- och sjukvårdens organisation och kvalitetsarbete för s.k. ST (specialisttjänstgöring) för att uppnå specialistkompetens Under 2013 startades två nya STyrkelyft upp. Programledare för ena gruppen är överläkare Sven Karlander och beteendevetare Åsa Andersson och för den andra gruppen, överläkare Ulrika Uddenfeldt Wort och personalvetare Tanja Persdotter Möller. Det är 46 ST-läkare totalt (23 i vartdera programmet) som någon gång under perioden januari tom september började med att gå en veckas utbildning i UGL (utveckling grupp ledare), vilket administrerades av Åsa Andersson. I september var det under två dagar (internat) den första gemensamma träffen i de två programmen. Grupperna har träffats igen under tre dagar (externat) i november då det var utbildning i hälsooch sjukvårdens organisation, administration, regelverk och ekonomi samt om dess styrning för bästa resursutnyttjande. Som en förberedelse inför detta utbildningstillfälle skulle ST-läkarna intervjua klinikchef, ekonom och HR-specialist. Region Skåne har ett motsvarande ledarskapsprogram, LML, där överläkare Lars Stavenow är handledare. Kort-kurs i ledarskap för ST-läkare Kurskrav i ledarskap, organisation, kvalitetsarbete och kommunikation finns i specialiteternas målbeskrivningar. För att tillfredsställa behovet för de som inte går längre ledarskapsprogram som t.ex. STyrkelyftet, skapades för några år sedan en kortare kurs finansierad av Region Skåne. Ulrika Uddenfeldt Wort är kursledare tillsammans med Petra Widerkrantz. Kursen är på sammanlagt tre dagar, två i april (internat) och en uppföljande dag i maj och riktar sig till 18 ST-läkare som är på slutet av sin utbildning. Innan kursstart har deltagarna som uppgift att svara på frågor som ligger till grund för en egen personlighetsprofil, som gås igenom ordentligt på en av kursdagarna. Vi bjuder också in chefer på olika nivåer inom Region Skåne som informerar om organisation, chefskap och kvalitetsarbete. Deltagarna får öva på att genomföra s.k. svåra samtal och vid sista kurstillfället presenterar de sina egna kvalitetsarbeten. 3

Handledarutbildning ST Eftersom behovet av handledarutbildning på SUS är mycket stort och möjligheten att få ledigt för längre kurser är begränsat, har vi anordnat en endagskurs i ST-handledning fyra gånger per år. Kursledare är Sven Karlander och Ulrika Uddenfeldt Wort. Kursen vänder sig till 24 deltagare och avhandlar följande ämnen; bedömning och återkoppling, nya ST, handledning och etik. Studierektorsutbildning Nya ST-studierektorer tillkommer ständigt och för dem är det nödvändigt att så snabbt som möjligt sätta sig in i området. Även rutinerade studierektorer kan behöva lära sig mer. Därför har vi gjort det möjligt för STstudierektorerna att vid två tillfällen om året komma och ställa frågor till övergripande ST-studierektorerna. Programmet är inte fastlagt utan styrs av deltagarnas behov. Kvalitetsgranskning av AT- och ST-läkarutbildningen AT/ST-enheten arbetar kontinuerligt med förbättringsprojekt för AT på SUS. Resultaten av förbättringsprojekten återkopplas till studierektorer och berörda kliniker för att ge stöd i deras förbättringsarbete för AT. T.ex. så fyller AT-läkarna i en utvärderingsblankett efter varje tjänstgöringsavsnitt, efter utbildningsdagar och i samband med avslut av AT. Under 2013 skickades även en enkät ut i samband med att SUS hamnade långt ner på SYLFs AT-ranking. Resultatet analyserades och publicerades på hemsidan. Enkäten följdes av en fokusdag där Peter Svensson, Pia Johansson och Åsa Andersson gemensamt med AT-läkarna arbetade med förbättringar av AT på SUS. Fokusdagen blev en succé och det kommer att bli en årlig återkommande dag. Andra kvalitetsförbättrande åtgärder är nyligen införda handledningsluncher under sjukhusavsnittet, samt att det numera finns ett AT-rum på respektive tjänstgöringsort. Sven Karlander utarbetade en ST-enkät på SUS i samarbete med övriga universitetssjukhus i landet och den genomfördes under året vid samtliga universitetssjukhus. Med hjälp av resultaten kan varje universitetssjukhus jämföra sig med de övriga samtidigt som man får en god överblick över de egna resultaten som mäts på alla verksamheter vid samma tillfälle. På SUS har enkätresultaten lett fram till ett förbättringsprogram som 2014-02-03 antogs av sjukhusledningen. Tonvikten ligger på handledning, bedömning och återkoppling till ST-läkarna. Återkoppling av kvalitetsresultat till verksamheterna och stöd till förbättringsarbete Bedömning av ST-läkare blir en allt viktigare del av ST-utbildningen. Vi erbjuder undervisning i bedömning av och återkoppling till ST-läkare. Dels är det en del av vår handledarutbildning, dels går Ulrika Uddenfeldt Wort ut till olika kliniker efter inbjudan, sammanlagt sex gånger under 2013. Under 2014 planeras besök på samtliga klinikerna inom SUS. Sven Karlander har gett återkoppling av resultaten från ST-enkäten på flera nivåer, till ST-läkare, ST-handledare och till studierektorer på SUS. Vi har också under 2013 börjat ge återkoppling till respektive verksamhetschef och studierektor, med början till de verksamheter som har uppvisat sämst resultat. Stödja lokala studierektorer i deras arbete ST-studierektorsmöten arrangeras fyra gånger per år av Sven Karlander och Ulrika Uddenfeldt Wort. Under dessa möten informeras ST-studierektorerna om senaste nytt inom ST, vi har diskussioner om olika STfrågor och ST-studierektorerna har chans att ställa frågor. Mötena alternerar mellan Lund och Malmö. Vidare får vi under årets gång regelbundet frågor angående allmänna eller enskilda ST-frågor från STstudierektorer. Vi stöttar också ST-studierektorer som får problem med ST-utbildningen inom sina verksamheter. Operativa och strategiska verksamhetsfrågor samt omvärldsbevakning Kontinuerligt inkommer frågor från AT-läkare gällande deras AT, anställningsvillkor etc. Intyg har upprättats vid behov, ex. till de medarbetare som söker forskarskola eller de som behöver meddela FK. Enheten följde upp de AT-läkare som har forskar-at, bevakade datum för disputation för att kunna vara åhörare, samt säkerställde att den disputerade fick lönepåslag. Fyra gånger under året genomfördes APT för AT-läkare. Vi arrangerade en fokusdag för AT-läkare där vi gemensamt arbetade med förbättringar, samt en gemensam julfest. Under året agerade AT/ST-enheten stöd och bollplank till lokala studierektorer och sekreterare, samt till olika kursarrangörer i deras arbete med SUS AT-läkare. 4

I augusti arrangerade enheten ett internat för hela AT-staben och i september stod vi värd för ett ATUS-möte i Malmö. I november medverkade Pia Johansson vid en nationell AT-konferens, där AT-orter även från mindre sjukhus var inbjudna. Under året har det inom en del verksamheter framkommit allvarliga kvalitetsbrister avseende STutbildningen. Fyra verksamheter är för närvarande föremål för dialog kring problemen. Från AT/ST-enhetens sida har Sven Karlander, Lars Stavenow och Ulrika Uddenfeldt Wort medverkat. En genomgående orsak till kvalitetsbristerna är ansträngd bemanning, fr.a. av specialister. Två av verksamheterna har blivit ålagda en handlingsplan för förbättring, dialog med ytterligare tre verksamheter har påbörjats eller påbörjas inom kort. Som led i våra försök att stötta handledarfunktionen på SUS organiserades den 9 och 10 oktober två handledardagar där bl.a. enkätresultaten som belyser bl.a. brister i handledning, feedback och återkoppling presenterades. Från sjukhusledningen medverkade Jan Eriksson och Karl Obrant. Det fortsatta arbetet har utmynnat i en handlingsplan för förbättrad kvalitet i handledningen av ST-läkare och ett förslag till beslut i frågan ska presenteras i sjukhusledningen den 3/2 2014. Under 2013 har AT/ST-enheten arbetat fram ett underlag för omvandling av visstidsanställda legitimerade läkare (tidigare benämnda gråblock ) till ordinarie ST tjänster. Beslut fattades i sjukhusledningen och 144 läkare har på detta sätt erhållit ordinarie ST-tjänst. Dessa omfattas inte av ett utbildningsbidrag utan får finansieras helt av verksamheterna. Förutom en bättre anställningstrygghet och tydligare anställningsformer har omvandlingen inneburit en klar kvalitetsförbättring genom att samtliga läkare vars tjänst omvandlats nu innehar ett utbildningsprogram. Inom enheten har det under året arbetats med löpande operativa ST-frågor från lokala studierektorer, HR och verksamhetschefer rörande regelverket för ST, praktisk hantering av kostnadsfördelningar, förlängningar av kostnadsfördelningar för de ST-läkare som varit lediga av olika slag tex föräldralediga/forskningslediga. Omvärldbevakning sker genom deltagande i och återrapportering från de nationella studierektorsmötena och från mötena med ÖSTUS, som båda äger rum två gånger per år. Under hösten har Sven Karlander blivit invald i SPUREX (expertgrupp för SPUR-inspektioner) och i Socialstyrelsens expertgrupp för specialitetsövergripande delmål till nya ST 2015 och kommer att kunna återrapportera färska erfarenheter från båda dessa nationella grupper. Utvecklings- och driftansvar för AT/ST-sidan (webbplats för AT- och ST-utbildningen på SUS) Under året har Pia Johansson och Sven Karlander kontinuerligt vidareutvecklat AT- och ST-sidan, webbplatser för AT- och ST-läkare på SUS. Uppdrag inom grundutbildningen Peter Svensson hade under vårterminen 2013 ansvar för termin10 på Läkarprogrammet. From höstterminen påbörjade Peter Svensson ett uppdrag som innebär en översyn av Läkarprogrammet vid Lunds Universitet. Lars Stavenow har varit mentor för en grupp studenter på T6 och har även undervisat i flera moment inom PU-programmet T 8. Ulrika Uddenfeldt Wort har varit både handledare, examinator och redovisningsansvarig för Masterprogrammet på termin 10. Vidare har hon varit mentor för studenter på termin 6. Slutligen har hon föreläst för läkarstudenter som går kursen i barnmedicin. Sven Karlander har under året deltagit i strimman professionell utveckling på termin 1 (GKL: Gruppkommunikation-ledarskap) och på termin 6 (mentor för grupp av studenter), samt har deltagit som examinator på mastersprogrammet på termin 10. Uppföljning av enhetens uppgifter, budget/fakturor Under året har vi varannan månad fått uppföljning av vår budget både avseende nuläge men även av prognostiserat helårsutfall. Åsa Andersson har även speciellt gjort uppföljningar av ST-bemanningen, underläkarvikariat och omvandlade gråblock. Verksamheten i siffror För 2013 fick enheten utbildningsbidrag från Region Skåne för AT-läkare i 790 månader á 27 400: - per månad. För forskar-at (som är anställda 6 månader utöver den kliniska tjänstgöringen) fick vi Regionfinansierade FoU-medel. Från Regionen fick vi utbildningsbidrag för 214 ST-tjänster. 5