Riktlinjer för IT i Halmstads kommun

Riktlinjer för IT i Halmstads kommun VER 1.0

Innehåll Bakgrund...3 Syfte...3 Drivkrafter för IT i Halmstads kommun...3 Övergripande inriktning...4 Inriktning för kommunens IT-engagemang...5 Service...5 Demokrati...5 Effektivitet och kvalitet...6 Samverkan...6 Pedagogik...6 Miljö...7 Värde för Halmstads kommun...7 Former...8 Ansvar...8 Kommunstyrelse...8 Nämnder och Styrelser...8 Servicefunktioner...8 Medarbetare...9 Arbetsprocess...9 Samordning...9 Leveransmetodik...9 Förvaltning och utveckling av tekniken...10 IT-säkerhet...10 2

Bakgrund IT är idag en självklar del i vår vardag. Hur vi använder tekniken påverkar i sin tur vårt beteende och våra förväntningar på att vi skall kunna utföra tjänster på ett sätt som lever upp till våra behov. Vårt beteende ställer med andra ord höga krav på kommunen att tillhandahålla modern och effektiv service, till exempel via elektroniska tjänster. Kommunens engagemang i denna utveckling är angelägen för såväl medarbetare, kommuninvånare, näringsliv som myndigheter. Syfte Syftet med Riktlinjer för IT i Halmstads kommun är att: Skapa förutsättningar för kommunens verksamheter att nå uppsatta mål med stöd av IT. Redovisa kommunens riktning för användning av IT. Ange utvecklingsområden inom IT som är viktiga för kommunen. Definiera formerna för kommunens IT-engagemang. Drivkrafter för IT i Halmstads kommun Riktlinjer för IT i Halmstads kommun utgår från tre drivkrafter vår passion (värdet), vår styrka (vad vi är bäst på) och vad som driver vår ekonomiska motor (lönsamheten). Alla frågor som handlar om IT, stora eller små, centralt eller lokalt, skall alltid diskuteras och beslutas utifrån om det ligger i linje med våra drivkrafter. Vår passion God IT Vår styrka Vi kan Halmstads verksamhet Värde och Nytta Vår ekonomiska motor 3

Vår passion! Vi brinner för God IT. God IT handlar om IT-lösningar som bidrar till en hållbar samhällsutveckling genom att tillgodose invånarnas och verksamheternas behov av information, service och pedagogisk inlärning. God IT skapar verksamhetsnytta genom IT-lösningar som har hög användbarhet, som är effektiva och som stimulerar produktivitet och kreativitet. God IT belastar inte miljön i onödan. Vår styrka! Vi i Halmstad kommun kan vår verksamhet bäst. Vi skall därför ha egen verksamhets- och ITkompetens för att kunna agera goda beställare av IT-lösningar och aktivt välja vad vi skall göra själva eller köpa. Vi skall ständigt arbeta med att förbättra vårt arbetssätt och våra leverantörers sätt att leverera. Vår ekonomiska motor! Vår övertygelse är att värdet av IT uppstår i användningen. IT skall skapa värde och nytta för såväl Halmstads kommuns verksamheter som invånare. Ett konkret exempel är när IT automatiserar manuella arbetssteg eller flöden. Ett annat när användarna känner glädje och IT underlättar i vardagen. Övergripande inriktning Kommunens engagemang inom IT skall präglas av helhetssyn och beakta dess betydelse för: Service Demokrati Effektivitet och kvalitet Samverkan Pedagogik Miljö Riktlinjer för IT i Halmstads kommun är grunden för hur vi nyttjar IT för att kunna leva upp till kommunens uppdrag, värdegrund och vision Halmstad 2020. 4

Inriktning för kommunens IT-engagemang SERVICE IT skapar förutsättningar för att automatisera och förbättra servicen till kommuninvånare och kommunens verksamheter. En bra IT-infrastruktur kan bidra till kommunens och det regionala näringslivets utveckling och tillväxt samt kommuninvånarnas möjlighet till utbildning, arbete och attraktivt boende. Kommunen skall erbjuda allt fler elektroniska tjänster direkt till invånarna och på så sätt öka effektiviteten inom kommunen och samtidigt underlätta för invånarna. Elektroniska tjänster skall tillgodose kommuninvånarnas och medarbetarnas behov av information och service. Kommunen skall beakta riktlinjer för ökad service inom IT på europeisk och nationell nivå. Typexempel kan vara Ministerial Declaration on egovernment (EU), Bredbandsstrategi för Sverige och Nationell ehälsa. DEMOKRATI IT är ett viktigt hjälpmedel för att tillgodose medborgarnas rätt till insyn och delaktighet i den demokratiska processen och kan bidra till en ökad förståelse för kommunens verksamheter. Möjligheter att stärka kontakterna och kommunikationen mellan de förtroendevalda, verksamheterna och invånarna skall tas tillvara och utvecklas med stöd av IT. IT skall skapa förutsättningar för en aktiv dialog, insyn och påverkan. 5

EFFEKTIVITET OCH KVALITET Rätt använt är IT ett kraftfullt verktyg för att effektivisera och förbättra medarbetarnas arbete och service till kommuninvånarna och på så sätt underlätta i vardagen. Kommunen kontinuerligt skall söka nya möjligheter att automatisera och förbättra arbetssätt och rutiner med hjälp av informationsteknik. Tekniska lösningar skall karakteriseras av hög kvalitet som bland annat skall tillgodoses genom kvalitetssäkrad utveckling samt genom att standardisera och återanvända vedertagna koncept och lösningar. SAMVERKAN IT leder till möjligheter att integrera och samverka med andra organisationer och verksamheter och därigenom skapa möjligheter för ökat värde för organisationen och medborgaren. En stor utmaning är att IT-användningen varierar kraftigt mellan och inom organisationer samt att många av de IT-stöd som används inte kan kommunicera med varandra. IT skall skapa möjligheter att samverka med andra organisationer i samhället. Kopplingar mellan system både inom kommunen och externt skall ske enligt en kommungemensam integrationsstrategi. PEDAGOGIK IT som pedagogiskt hjälpmedel har en betydande roll i dagens och framtidens utbildningsväsen. Genom att tillämpa IT på rätt sätt kan skolan bidra till ökade möjligheter för variation och individanpassning för en ökad inlärning och uppmuntra och bidra till kreativitet och entreprenörskap. IT är idag en naturlig del av barn och ungdomars vardag och framtiden kommer att utveckla detta ytterligare. IT kan även ge möjligheter för en ökad produktivitet för pedagoger samt interaktion mellan elev, pedagog och förälder. Kommunen skall aktivt nyttja IT på ett sådant sätt att innovativ och effektiv pedagogisk inlärning och verksamhet möjliggörs. 6

MILJÖ IT har som i princip all annan teknik en miljöpåverkan som vi ansvarar för att ta hänsyn till vid planering och utförande av vår dagliga verksamhet. Genom att beakta miljöaspekterna bidrar vi till att Halmstad utvecklas på ett för människor och miljö långsiktigt sätt. Användandet av informationsteknik kan även innebära möjligheter att effektivisera kommunens energianvändning. Kommunen skall beakta miljöpåverkan vid val av ny teknik Kommunen skall sträva efter att löpande förbättra miljöpåverkan för redan gjorda ITinvesteringar där så är möjligt. Värde för Halmstads kommun Riktlinjer för IT i Halmstads kommun ligger i linje med inriktningen på europeisk såväl som nationell nivå. Den europeiska inriktningen är att öka effektiviteten med hjälp av e-förvaltning och på så sätt kontinuerligt förbättra servicen på ett sätt som maximerar värdet för de olika målgrupperna i samhället. Den nationella inställningen är att olika former av IT-stöd har hög potential att både effektivisera och förbättra verksamheten. Några exempel är säkerhet, kvalitet och tillgänglighet. Inriktningen som beskrivs ger förutsättningar för respektive del i verksamheten att fokusera på sin kärnverksamhet. På så sätt skapas goda förutsättningar för en effektiv tjänsteleverans enligt förvaltningarnas och bolagens nuvarande och framtida behov. 7

Former Nämnder och styrelsers ansvar styrs utifrån reglemente och ägardirektiv. Detta kapitel avser att förtydliga ansvaret och arbetsformerna utifrån ett IT-perspektiv. ANSVAR Kommunstyrelse, nämnder, styrelser och alla medarbetare svarar för genomförandet av IT-riktlinjerna. KOMMUNSTYRELSE Kommunstyrelsen ansvarar för att styra, stödja och samordna IT-verksamheten inom kommunen, i enlighet med kommunstyrelsens reglemente. Uppdraget innefattar ett strategiskt funktionsansvar för kommunens gemensamma IT-verksamhet med avseende på infrastruktur, arkitektur, telekom och IT-säkerhet. Kommunstyrelsen definierar utgående från dessa riktlinjer IT-verksamhetens övergripande styrning, strategier och uppdrag samt beslutar vad som är kommungemensam IT och vad som är obligatoriska IT-tjänster. Kommunstyrelsen följer upp genomförande och resultat genom samverkansforum. NÄMNDER OCH STYRELSER Nämnder och styrelser ansvarar för att de har tillgång till personal med rätt kompetens för att kunna styra ansvarsområdet inom sin verksamhet och för att kunna delta i kommunens samverkansforum. Nämnder och styrelser ansvarar för sina specifika verksamhetssystem, sina behov och sin utveckling; exempel antal datorer, vilka funktionella krav som ställs på gemensamma ITtjänster och vilken nytta som IT skapar i verksamheten. SERVICEFUNKTIONER Servicenämnden ansvarar för den operativa och utförande IT-verksamheten och har ett taktiskt och operationellt ansvar för kommunens gemensamma IT-verksamhet. Servicenämnden ansvarar för att IT-tjänster definieras och levereras i enlighet med kommunstyrelsens direktiv och nämnder och styrelsers behov. Servicenämnden ansvarar för att servicefunktionens arbetssätt är effektivt, serviceorienterat samt baseras på etablerade standarder inom IT-området. 8

Servicenämnden ansvarar för att kontinuerligt utveckla och upprätthålla en effektiv ITinfrastruktur som uppfyller övergripande riktlinjer. MEDARBETARE Varje enskild medarbetare har ett eget ansvar att jobba efter de antagna IT-riktlinjerna. ARBETSPROCESS IT-riktlinjerna anger kommunfullmäktiges inriktning för kommunens totala IT-engagemang. Det innebär att nämnder och styrelser skall följa och tillämpa IT-riktlinjerna i sin verksamhetsplaneringsprocess. Resultatet av IT-engagemanget följs upp årligen. Med dessa förutsättningar etableras följande arbetsprocess med åtföljande ansvar och beslut. IT-strategi/ plan Förvaltning A Riktlinjer för IT Kommungemensam IT-plan IT-strategi/ plan Förvaltning B IT-strategi/ plan Bolag B Aktivitet Revidering av kommunens Riktlinjer för IT Revidering av Kommungemensam IT-plan Revidering av förvaltningseller bolagsspecifik IT-plan Ansvar Kommunfullmäktige Kommunstyrelse Nämnd/Styrelse IT-resultat Kommunens IT-resultat Kommunstyrelse SAMORDNING Organisation, samordningsformer, roller och ansvar beskrivs i Halmstad kommuns IT-handbok. LEVERANSMETODIK Tjänster som levereras definieras i samverkan utifrån verksamhetens behov. Tjänsterna finns definierade i en gemensam Tjänstekatalog som beskrivs i Halmstad kommuns IT-handbok. Vi skiljer på två olika leveranser: Kommungemensam IT och Verksamhetsunik IT. Leveranser som avser mer än en förvaltning definieras som Kommungemensam IT med central styrning för samordnad kostnadskontroll och kvalitetssäkrad leverans. Nivån på leveransens kapacitet och säkerhet skall vägas mot nytta, risker och ekonomi. Serviceåtagandet skall definieras genom ett serviceavtal så kallat SLA (Service Level Agreement). 9

FÖRVALTNING OCH UTVECKLING AV TEKNIKEN Förvaltning och utveckling av kommunens tekniska lösningar utgår från förvaltningarnas och bolagens funktionella och kvalitetsmässiga behov. Tekniken skall vara stabil, säker, flexibel med hög grad av användbarhet. Tekniken skall hålla en jämn och modern standard. Teknik som inte uppfyller standarden skall kontinuerligt moderniseras. System som är strategiskt viktiga, specialanpassade för kommunen och/eller tillhandahåller tjänster för kommuninvånarna skall hanteras med extra hänsyn tagen till stabilitet, säkerhet, tillgänglighet och ekonomi. Utvecklingen skall präglas av enkelhet i användning och innovation i tillämpning. Halmstad skall inte välja lösningar som är udda, utan följa i IT-branschen vedertagen standard och sträva efter en hög grad av automatisering för administration av teknik och service. Halmstad skall välja lösningar som ger oss möjlighet till långsiktigt hållbar utveckling och möjliggöra samarbete med andra organisationer på regional och nationell nivå. IT-säkerhet Se Riktlinjer för IT-säkerhet i Halmstads kommun. 10