FÖRSLAG Datum: 2017-01-27 Dnr: 740.2017.00101 Ida Asp ida.asp@ostersund.se Revisionsrapport Granskning av inköpsrutiner Direktionen uppdrar till räddningschef Lars Nyman att ta fram förslag på åtgärder enligt rekommendationer i rapporten. Bakgrund Deloitte AB har granskat förbundets rutiner för inköp av utrustning och material. I överlämnad rapport rekommenderas ett antal olika åtgärder för att bland annat förbättra inköpsrutinerna. Ida Asp Ordförande sid 1 (1)
Revisionsrapport Granskning av inköpsrutiner Jämtlands Räddningstjänstförbund 9 januari 2017
Innehåll Sammanfattning 2 1. Inledning 3 2 Resultat 4 3. Revisionell bedömning 6 01
Sammanfattning Uppdrag Inköp av material och utrustning samt reparationer av fordon utgör en stor del av de löpande kostnaderna under året för förbundet. Med anledning av detta har förbundets revisorer beslutat att närmare granska rutiner för inköp av utrustning och material. Revisionsfråga Övergripande revisionsfråga är om inköpsrutinerna fungerar tillfredsställande? Efter genomförd granskning rekommenderar vi: Regler för inköp ska dokumenteras i en ekonomihandbok och en rutinbeskrivning. Överväg om det behövs 13 inköpsberättigade på teknikavdelningen eller kan ett färre antal räcka. Alla inventarier överstigande exempelvis 1 kkr bör förtecknas och stöldmärkas, om de anses stödbegärliga. Uppföljning av inköp bör även göras centralt vid administrativa avdelningen vid minst ett tillfälle per år. Sist men inte minst: Affärsmässighet är ett ledord vid alla typer av inköp oavsett belopp. Avslutningsvis: Se till att det finns en regelbunden intern kontroll av att rutiner följs, exempelvis genom en intern kontrollplan. Östersund 2017-01-09 DELOITTE AB Kjell Pettersson, Certifierad kommunal revisor, Uppdragsansvarig
1. Inledning 1.1 Uppdrag och bakgrund Inköp av material och utrustning samt reparationer av fordon utgör en stor del av de löpande kostnaderna under året för förbundet. Med anledning av detta har förbundets revisorer beslutat att närmare granska rutiner för inköp av utrustning och material. 1.2 Revisionsfråga och kontrollmål Övergripande revisionsfråga är om inköpsrutinerna fungerar tillfredsställande? Kontrollmål: Hur är inköpsrutinerna uppbyggda? Vilka har rätt att köpa in material (inköpsrätt). Finns det inventarieförteckningar? Vem attesterar inköp? Hur följs inköp upp Hur stöldmärks material? 1.3 Huvudsakliga revisionskriterier är Intern redovisning av nedlagda kostnader och intäkter Beslut om inköp och skriftliga rutiner för inköp 1.4 Avgränsning Granskningen avser 2016. 1.5 Metod Granskningen genomförs genom att ta del av beslut, ekonomisk redovisning och genom intervjuer med ansvariga tjänstemän. 03
2 Resultat 2.1 Inköp av material Räddningsförbundet köper tjänster och material för ca 25 mnkr varav hyror ca 11 mnkr. Då återstår ca 14,5 mnkr varav ca 7,5 mnkr är underhållsmaterial och reparationer. Den största delen av inköpen görs av teknikavdelningen (ca 93 %), där avdelningschefen är beslutsattestant. Det finns 13 personer som har inköpsrätt på avdelningen varav avdelningschefen är en. Inköpsberättigade är indelade i olika ansvarsområden efter typ av materialinköp. Rekvisitioner används vid köp från leverantör där ramavtal inte är tecknat. Vid köp över 528 kkr under en 3-årsperiod biträder administratören vid administrativa avdelningen med att ta in anbud och prisförfrågningar. Förbundet använder de ramavtal som upphandlingskontoret förhandlat fram i de upphandlingar som räddningstjänstförbundet valt att delta i. Även ramavtal från MSB och SKL används. 2.2 Styrdokument Det finns ingen ekonomihandbok eller rutinbeskrivning över hur rutinerna är upplagda. Teknikavdelningen har ett internt dokument som kallas Riktlinjer huvudansvariga men för övrigt finns inga beslutade riktlinjer. Lagen om offentlig upphandling styr ytterst, där ca 535 kkr i inköp under 3 år är en gräns. Över denna beloppsgräns krävs upphandling. Enligt assistenten tillämpar förbundet upphandlingskontorets checklista vid direktupphandlingar understigande 535 kkr. 2. 3 Investeringar och ekonomi Inköp av inventarier med ett anskaffningsvärde överstigande ca 45 kkr, (ett basbelopp) bokförs som en investering och skrivs av på 5 år. Inventarien läggs in i ett register och ett nytt system med stöldmärkning är under uppbyggnad. I systemet ( Real bridge ) kommer fabrikat, inköpsår, föremålets kondition/status och vilket föremål det gäller, att kunna avläsas. Föremål med ett värde understigande 1 basbelopp räknas som förbrukningsinventarier och kommer att stöldmärkas, om det betraktas som stöldbegärligt och värdet överstiger 5 kkr. Enligt uppgift från avdelningschefen för teknik ska förbrukningsinventarier förtecknas vid varje station. Vid försäljning av inventarier samlas dessa ihop från länet och 04
skickas in till Östersund för kontroll av skick. En del skickas för försäljning på nätet (KVD), en del kastas och en del repareras. Vid sammanställning över inköp från januari november 2016 har ca 23,1 mnkr av budgeterade 25,2 mnkr förbrukats. Ett minus på ca 1 mnkr mot budget beräknas. 2.4 Uppföljning av inköp Uppföljning av inköp görs månadsvis av avdelningschefen tillsammans med inköpsberättigade. Fallskyddsutrustning har överskridit budgeten med nästan 300 % beroende på behov att byta ut all utrustning. 2. 5 Sammanställning över avtal i förbundet Det finns ca 150 avtal varav knappt 30 är ramavtal upphandlade via upphandlingskontoret i Östersund. Under 2016 har vi tagit del av 6 dokumenterade direktupphandlingar understigande 500 kkr. Det förekommer även direktupphandlingar som inte dokumenterats, exempelvis inköp av hydraulverktyg och slang. 05
3. Revisionell bedömning 3.1 Inköp av material Inom ramen för detta projekt har vi inte kontrollerat specifika inköp, exempelvis att rekvisition används och att befintliga ramavtal nyttjas. Vi har noterat att det finns 6 dokumenterade upphandlingar som förbundet gjort själva under 2016. Beloppen vid dessa dokumenterade upphandlingar varier mellan ca 100 kkr till ca 500 kkr. Vi bedömer att skriftliga rutiner för inköp ska nedtecknas för att tydliggöra vilka rutiner som ska tillämpas. Förbundet bör också överväga om det behövs 13 inköpsberättigade på teknikavdelningen eller om ett färre antal kan räcka. 3.2 Styrdokument Vi bedömer att regler för inköp bör dokumenteras i en ekonomihandbok och en rutinbeskrivning. I reglerna bör det framgå att förbundet tillämpar upphandlingskontorets checklista vid direktupphandlingar understigande 535 kkr. Vid alla inköp är det en självklarhet att jämföra pris och kvalitet även om inköpen understiger 535 kkr. Affärsmässighet är ett ledord vid alla typer av inköp. 3.3 Ekonomi och investeringar Större inköp som överstiger ca 45 kkr bokförs som en investering medan mindre inköp understigande 1 basbelopp är förbrukningsinventerier. De mindre inköpen av inventarier stöldmärks inte alltid utan endast de som bedöms som stöldbgärligt. Vi rekommenderar att alla inköp av inventarier överstigande exempelvis 1 kkr förtecknas och stöldmärks, om de anses stödbegärliga. 3.4 Uppföljning av inköp Uppföljning av inköp görs i dagsläget i huvudsak av avdelningschefen månadsvis tillsammans med inköpsberättigade. Vår bedömning är att uppföljning av inköp även bör göras centralt vid administrativa avdelningen vid minst ett tillfälle per år. Vid denna uppföljning görs kontroller av att direktupphandlingar dokumenteras och att ramavtal 06
följs. Momentet kan förslagsvis läggas in i förbundets internkontrollplan. Direktionen har i detta sammanhang ett tydligt ansvar att följa upp givna riktlinjer för inköp. Efter genomförd granskning lämnar vi följande rekommendationer: Regler för inköp ska dokumenteras i en ekonomihandbok och en rutinbeskrivning. Överväg om det behövs 13 inköpsberättigade på teknikavdelningen eller kan ett färre antal räcka. Alla inventarier överstigande exempelvis 1 kkr bör förtecknas och stöldmärkas, om de anses stödbegärliga. Uppföljning av inköp bör även göras centralt vid administrativa avdelningen vid minst ett tillfälle per år. Sist men inte minst: Affärsmässighet är ett ledord vid alla typer av inköp oavsett belopp. Avslutningsvis: Se till att det finns en regelbunden intern kontroll av att rutiner följs, exempelvis genom en intern kontrollplan. 07
Intervjuade och uppgiftslämnare Niclas von Essen, avdelningschef Erik Palmgren, administrativ chef Monica Hult, admnistratör Deloitte refers to one or more of Deloitte Touche Tohmatsu Limited, a UK private company limited by guarantee ( DTTL ), its network of member firms, and their related entities. DTTL and each of its member firms are legally separate and independent entities. DTTL (also referred to as Deloitte Global ) does not provide services to clients. Please see www.deloitte.com/about for a more detailed description of DTTL and its member firms. Deloitte provides audit, consulting, financial advisory, risk management, tax and related services to public and private clients spanning multiple industries. Deloitte serves four out of five Fortune Global 500 companies through a globally connected network of member firms in more than 150 countries bringing world-class capabilities, insights, and high-quality service to address clients most complex business challenges. To learn more about how Deloitte s approximately 225,000 professionals make an impact that matters, please connect with us on Facebook, LinkedIn, or Twitter. This communication contains general information only, and none of Deloitte Touche Tohmatsu Limited, its member firms, or their related entities (collectively, the Deloitte network ) is, by means of this communication, rendering professional advice or services. Before making any decision or taking any action that may affect your finances or your business, you should consult a qualified professional adviser. No entity in the Deloitte network shall be responsible for any loss whatsoever sustained by any person who relies on this communication. 2016 Deloitte AB 08