Fälttävlanskommittén möte 24-25 augusti 2014 Protokoll Ridsportens Hus, Strömsholm Närvarande: Tomas Werngren, Mats G Andersson, Evelina Sparv, Sara Sjöborg Wik, Lars Christensson, Anna Hassö, Lena Bredberg Ej närvarande: Gunilla Fredriksson, Christina Klingspor, Staffan Lidbeck 1.Mötet öppnades 2. Val av justerare Till justerare utsågs Lars Christensson 3. Godkännande av dagordning Övriga Punkter : Sociala medier Statusrapport Sponsorer 4. Föregående mötesprotokoll Ordförande Tomas Werngren har inte skrivit ett kort nyhetsbrev som summerar föregående möte. Kommittén påpekade vikten av att det görs för att öka transparensen Evelina Sparv har tilldelats adminstratörsbehörighet för Fälttävlaskommitténs Facebook- sida och kommer verkställa att övriga ledamöter i kommittén erbjuds detsamma. Förhoppningen är att alla ledamöter i kommittén ska bidraga till att hålla Facebook sidan aktiv och delge nyheter kontinuerligt. I övrigt lades protokollet till handlingarna med ett godkännande.
Årets fälttävlansmöte i Linköping ska som tidigare riktas mot alla som är intresserade av svensk fälttävlan. Det skall vara nyttigt men också inspirerande. Dessutom skall vi ta möjligheten och diskutera och öppna upp för frågor kring vart svensk fälttävlan är på väg där både strategier och fälttävlansandan kommer upp. 5. Ekonomi Genomgång av budgeten baserat på siffror efter årets första 6 månader. Vi har för närvarande en budget på 2,5 milj för 2014 och det ser ut som om budgeten håller. Swedish Eventing Tour håller kostnadsbudgeten medan vi har haft ökade kostnader för mästerskap. Skälet till ökade kostnader är dock mycket glädjande och är kopplat till att vi kunde skickas i väg ett EM lag för ponny till Irland, vilket inte var budgeterat. 2015 innebär dock minskade ekonomiska ramar då allt samlat överskott är förbrukat. Budgeten behöver bantas från 2,5 till 2,1 mkr om ytterligare sponsorer inte kommer in. Nedanstående budget från i våras diskuterades Budget 2015 fälttävlanskommittén Administration Kommittéarbete Konferenser, TS, konferenser och stämma Linköpingsmötet 80 000,00kr 40 000,00kr 40 000,00kr Arrangörsstöd Banbyggnadsnämnd arrangörsnämnd stöd arrangörer (SET, SM) premier administration marknadsförning SET Webb TV 390 000,00kr 25 000,00kr 325 000,00kr 200 000,00kr 100 000,00kr 100 000,00kr Landslagssatsning Elit YR, Junior, ponny övrigt (mellantrupp, bredd ryttare o häst) sponsring 1 000 000,00kr 726 000,00kr 100 000,00kr -600 000,00kr 2 526 000,00kr
Anslag 2 100 000,00kr Kommittén enades om att nedanstående förslag kan vara som vägledning inför de nedskärningar som behöver göras för att få budgeten i balans: * SET kommitténs bidrag med 150tkr kan behöva sänkas * Banbyggnadsnämnden Mats G återkommer med ett sparbeting på 50tkr * Gunillas 826tkr sparbeting 100tkr * Elit 1 milj, sparbeting 250tkr På Linköpingsmötet bestäms vilka neddragningar som behöver göras. Dessutom skall prioritetslista upprättas för hur ökade anslag eller sponsorsintäkter skall fördelas. 6. Beslutsärenden Preliminära SM- arrangörer 2015 Senior : Flyinge Young Rider: Flyinge Junior: Flyinge Ponny: Lag- SM, ponny: Lag- SM, ridhäst: Swedish Eventing Tour (*, **, (***)) Int/Nat Eketorp Maj Strömsholm juni Segersjö augusti När det gäller Malmö är det inte klarlagt om de kommer vilja att vara arrangör inom konceptet SET under 2015. 7. Rapporter / Informationsärenden Sponsring Sara Sjöborg Wik har haft fortsatt kontakt med flertalet potentiella sponsorer och inväntar svar från ett antal av dessa om möjliga samarbeten. Den kommande planeringen innehåller en sponsorträff i samband med Sweden International Horse Show och där vi planerar en träff med ca 100 deltagare. Att notera är att Örebro Fältrittklubb kunde ha framhävt NM sponsorn Swedbank bättre. Kommittén framhöll vikten av att hjälpa till med detta så att klubbarna får bättre förutsättningar för att möta upp sponsorernas förväntningar.
Rapport från Lena Bredberg gällande ponny- EM, Irland samt planering inför EM i Malmö 2015 Ett mycket trevligt och välarrangerat evenemang som bjöd på bra sport för ryttarna och en upplevelse för publiken på plats. Glädjande insats där det blev två individuellt framskjutna placeringar. Inför ponny- EM i Malmö 2015 behövs en dialog med framförallt landslagsledningarna för fälttävlan, hoppning samt dressyr och EM arrangören för att på bästa sätt genomföra ett bra EM. Andra aktuella frågor inför Ponny EM är vilka övriga kringaktiviteter som kommer att erbjudas och hur vi kan hjälpa arrangören på bästa sätt. Förhoppningsvis kan Sverige presentera ett fullt lag till EM i fälttävlan och någon mer individuell ryttare. Lena Bredberg framhöll vikten av kvalmöjligheter under 2015. Lena planerade också att ta med ett antal ponnyekipage till Polen för att kvala på en av säsongen 2014 sista möjlighet, 1* häst. Kommittén uttryckte sitt gillande men framhöll vikten av att tränare och landslagsledning bör vara på plats då dessa ryttare inte uppfyller de svenska kravreglerna för internationella tävlingar utan tillstånd från landslagsledningen. Frågan rörande medicinering av hästar och ponnyer under pågående tävling har aktualiserat efter höstens olika mästerskap. Evelina Sparv framför denna frågeställning till sportchefen. Rapport från Lars Christensson, Junior- EM, Storbritannien Förberedelserna inför mästerskapet var inte optimala och kommunikationen mellan ansvariga och ryttarna bör förbättras. Kommittén noterade att de flesta ryttarna med familjer var relativt ovana resenärer och lärdomen är att dessa behöver mer uppbackning, råd och praktisk hjälp än vad vi är vana vid. Slutsatsen är att vi inför kommande juniormästerskap kommer att behöva fokusera mer på dessa frågeställningar då de utgör viktiga utbildningstillfällen inför framtida större utmaningar för våra unga ryttare. Positivt att Sverige hade 6 ryttare till start, att laget uppvisade en bra attityd på tävlingsplatsen och att ryttarna kämpade på hela tävlingen igenom. Rapport från Sara Sjöborg Wik, Young Rider EM, Portugal Bra planerat och genomfört EM av den svenska landslagsledningen. Det gavs regelbundet utrymme för både allmänna och individuella reflektion såväl som att god tid till förberedelser, genomförande och utvärdering fanns. Arrangemanget i Portugal var väl genomfört med en stor och teknisk bana.
En oklar situation som uppkom är reglerna gällande medicinering på tävling, och det verkar som om det skulle behövas uppdaterad och lättillgänglig information för aktiva och övriga i teamen för att undvika förvirring och eventuella misstag. Gemensam frågeställning för de tre mästerskapen är om man borde prioritera en ledare och tränare på dessa tävlingar, som kan vara närvarande vid bangång och framridning. VM 2014 Normandie, Frankrike Inte de bästa förutsättningarna för det svenska laget med många av de bästa ekipagen frånvarande. Tuff tävling med ett utmanande underlag. Kommittén diskuterade skadeläget och planeringen inför VM och konstaterade att det är bara att komma igen inför EM 2015. Swedish Eventing Tour 2015 Kommittén konstaterade att under säsongen 2014 har tävlingsplatser med bäst förutsättningar för att få arrangemanget på plats inom utsatt tid och rätt standard valts. Överlag så har arrangörerna på ett bra sätt levt upp till sina åtaganden men en allmän känsla av att Touren har varit underordnad tävlingsplatsen kvarstår dock. Det kommer att göras en skriftlig utvärdering av respektive tävlingsplats och kommittén önskar även en enkät som sänds ut till alla ryttare för att fånga upp deras kommentarer. Inför nästa säsong bör fokus ligga på att förbättra och förstärka marknadsförning av Touren i sig och där både vår hemsida och arbetet med att sälja in konceptet behöver mer stöd. Rollerna behöver bli tydligare och önskvärt är att Stephan Olsson som projektledare koncentrar sitt arbete till arrangörerna och att ytterligare frivilliga resurser kopplas till hemsida, facebook och twitter Bättre marknadsföring av touren på de olika tävlingsplatserna hade varit önskvärt. Det finns förhållandevis enkla åtgärder för att förbättra detta, till exempel speakertexter gällande sponsorer på tävlingen. Marknadsföringen gällande touren har inte varit tydlig nog, vissa utländska ryttarna har inte ens varit medvetna om att touren existerat. Gällande marknadsföring gentemot de internationella aktörerna så behöver förbundet behöver göra ett bättre arbete, men kommittén behöver också utse någon som ansvarar för detta området. Under säsongens pågående tour har kommunikationen och samarbetet med sponsorn Flex Fasader fungerat bra. Kommittén framförde sitt tack till alla som varit engagerade och framhöll särskilt Stephan Olsson och Elisabeth Werngren som båda på ett förtjänstfullt sätt lagt ner mycket tid på Touren och dess framgång
8. Prioriterade områden 2015 SM- regler Genomgång av regler för respektive SM. Mats G Andersson fick i uppdrag att sammanställa kommitténs ändringar och innan dessa skickas till TS delge kommitté skrivningarna 9. Diskussionsärenden Tävlingsterminen 2015 Landlagsledarna för de olika trupperna har ombetts inkomma med önskemål om hur tävlingsterminen skulle kunna se ut inför 2015 för ett optimalt upplägg för respektive trupp. Ambitionen är att tävlingsterminen ska publiceras innan Fälttävlansträffen, med möjlighet för arrangörer och ryttare att inkomma med kommentarer och synpunkter. Med detta som bakgrund kan sen eventuell revision av terminen genomföras. Datum för publicering av terminen är förslagsvis 2 veckor innan mötet i Linköping. Planeringen av terminen anpassas till de större tävlingarna samt e olika deltävlingarna i SET. Breeders 2015 Ett i stora delar bra arrangemang där Swedehorse var nöjda med upplägget och deltagandet. Det fanns dock ett antal områden som behöver förbättras, bl.a. underlaget för delar av dressyren. De första reaktionerna från SwedeHorse under tävlingen var att kanske konceptet håller för Flyinge och Swedehorse trots tidigare mycket negativa signaler inför Breeders 2015. Kommitténs buffé var uppskattad av de inbjudna gästerna. Gunilla Fredriksson presenterade kommitténs tankar inför kommande år och upplägg gällande Breeders. Kontentan av den efterföljande diskussionen påvisar att det finns ett starkt intresse för Breeders men att konceptet som helhet måste diskuteras vidare. Kommittén är dock frågande vad som är bäst för unghästutbildningen i Sverige och gav Tomas Werngren och Gunilla Fredriksson i uppdrag att sammanställa ett material om hur kommittén vill arbeta vidare med Breeders. Kan komma att behövas ett telefonmöte för avstämning innan presentation sker på Linköpingsmötet. Sociala medier Gav Evelina Sparv i uppdrag att redigera dokumentet med de skriftliga ändringar som Tomas Werngren sammanställer efter mötet.
Övriga frågor Kvalifikation för internationell start Kommittén enades om att inför Linköpingskommittén ta fram ett förslag till kriterier för internationellt tävlande. Utgångspunkten skall även fortsättningsvis vara M65 för att själv kunna välja vilka tävlingar som man vill delta i. Vi behöver dock förtydliga möjligheten att få tillstånd att tävla i andra länder av landslagsledningen även om M65 kriteriet inte uppnås. Lämpligheten med M65 som avgörande faktorn vid kvalificering har ifrågasatts och kommittén finner det lämpligt att detta utreds vidare under nästa säsong. Som kvantitativt mått har M65 fungerat bra men kvalitativt finns det tillfällen då detta mått bli missvisande. Ett exempel är vid tävlingarna på Eketorp där omständigheterna var för dåliga för att rida i angivet tempo för klassen. Kommittén gav Ordförande i uppdrag att ta kontakt med Linda Algotsson och framföra kommitténs och förbundets värdegrund vad gäller ryttares beteende på tävlingsplats. Mötet avslutades. Vid Protokollet Evelina Sparv, sekreterare Tomas Werngren, Ordförande Lars Christensson Justeringsman