Uppfo ljning 2016 av Rapport Risk- och sa rbarhetsanalys Region Ska ne 2015

Sida 2 av 9 Förord Region Skåne ska enligt lagen (2006:544) om kommuners och landstings åtgärder inför och vid extraordinära händelser och höjd beredskap, 2 kap, 1, analysera vilka extraordinära händelser som kan inträffa i regionen och hur dessa kan påverka den egna verksamheten. Resultatet av arbetet ska sammanställas i en riskoch sårbarhetsanalys. Region Skåne ska därutöver, med beaktande av riskoch sårbarhetsanalysen, i varje ny mandatperiod fastställa en plan för hur extraordinära händelser ska hanteras. Vidare ska Region Skåne enligt Myndigheten för samhällsskydd och beredskaps föreskrifter om landstings riskoch sårbarhetsanalyser (MSBFS 2015:4) 4 senast den 31 oktober under det första kalenderåret efter ordinarie val till fullmäktige, rapportera resultatet av sitt arbete med riskoch sårbarhetsanalysen enligt den uppställning som anges i föreskriften till Socialstyrelsen, Myndigheten för samhällsskydd och beredskap samt Länsstyrelsen. Enligt föreskriftens 5 ansvarar Region Skåne även för att följa upp riskoch sårbarhetsanalysen samt rapportera sin generella krisberedskap i form av svar på indikatorer, till myndigheterna ovan senast den 31 oktober under de år i mandatperioden då en redovisning enligt 4 inte behöver lämnas. Detta gäller således åren 2016, 2017 och 2018. Region Skåne genomförde och rapporterade 2015 en riskoch sårbarhetsanalys enligt ovan. Med analysen som grund fastställde regionfullmäktige i november 2015 styrdokumentet Krishanteringsplan för Region Skåne 2015-2018 att gälla för mandatperioden. 2016 års uppföljning av Region Skånes riskoch sårbarhetsanalys har utarbetats av krisberedskapshandläggare Jerry Nilsson och krisberedskapsstrateg Eva Leth, Koncernkontoret, Koncernstab kansli, Området för ambulans, krisberedskap, säkerhet och miljöledning, i samarbete med funktionsansvariga inom Koncernkontoret samt deltagare i Krisberedskaps- och säkerhetsrådet. Rapporten har föredragits områdeschef Rolf Ohrlander samt regiondirektör Alf Jönsson för beslut enligt gällande handläggningsordning för riskoch sårbarhetsanalyser 1 i Region Skåne. Alf Jönsson Regiondirektör 1 Risk- och sårbarhetsanalys. Handläggningsordning för fastställande(regionstyrelsens arbetsutskott 2012-11- 28, 82).

Sida 3 av 9 1 Inledning Region Skåne ansvarar för samhällsfunktioner som alltid måste kunna upprätthållas, såsom hälso- och sjukvård, kollektivtrafik, regional utveckling och Skånes långsiktigt hållbara utveckling och tillväxt. Verksamheter som upprätthåller dessa funktioner är samhällsviktiga, inte bara ur ett skånskt perspektiv utan även nationellt och ska därför omfattas av ett krisberedskapsarbete. Region Skånes krisberedskapsarbete regleras i styrdokumentet Krishanteringsplan för Region Skåne 2015-2018 vilken klargör roller, ansvar och uppgifter inför, under och efter en allvarlig eller extraordinär händelse eller kris. Enligt krishanteringsplanen leder och samordnar regiondirektören det övergripande arbetet med Region Skånes krisberedskap. Som ett led i detta arbete har regiondirektören gett direktörer och förvaltningschefer i uppdrag att lokalt genomföra ett systematiskt riskoch sårbarhetsarbete, SRSA. Det lokalt genomförda arbetet ska redovisas till den regionala funktionen för riskoch sårbarhetsarbete och ingå i Region Skånes internrevision, årsredovisning samt den regionala riskoch sårbarhetsanalysen. Den regionövergripande riskoch sårbarhetsanalysen föreläggs regiondirektören, samt första året efter ordinarie val regionstyrelsens arbetsutskott, för beslut inför avrapportering till staten i enlighet med gällande beslutsordning. Området för ambulans krisberedskap säkerhet och miljöledning, AKSM, ansvarar för samordning av Region Skånes krisberedskaps- och säkerhetsarbete, och utgör ett stöd till övriga verksamheter. I AKSM ingår den regionala funktionen för riskoch sårbarhetsarbete. Funktionens uppgift är att med utgångspunkt i bl.a. lagen om extraordinära händelser (2006:544) utveckla, leda och samordna en regionövergripande och systematisk arbetsprocess för riskoch sårbarhetsarbete samt verka för samordning med övrigt relaterat risk-, kris- och säkerhetsarbete. Den regionala funktionen för riskoch sårbarhetsarbete tog därför 2013 initiativ till att i ett landstingsgemensamt samarbete och tillsammans med Sveriges Kommuner och Landsting ta fram en process för ökad effektivitet och helhetssyn avseende kraven på riskoch sårbarhetsanalyser, kontinuitetshantering och planarbete. Denna process benämns i Region Skåne Arbetsprocess för systematiskt riskoch sårbarhetsarbete, SRSA. Under 2016 har den regionala funktionen för riskoch sårbarhetsarbete anpassat den gemensamma processen till Region Skånes specifika förutsättningar. Ett SRSA-nätverk med utsedda förvaltningsrepresentanter har bildats, bl.a. för att stödja implementeringen av arbetsprocessen under mandatperioden. I Krishanteringsplan för Region Skåne 2015-2018 ingår även en övningsplan för krishantering och kriskommunikation. I enlighet med övningsplanen ska krisledningsnämnden samt förvaltningschefer/direktörer övas årligen. Den regionala medicinska katastrofledningen (RMKL), Skånetrafikens krisledning samt RSTiB övas kvartalsvis. Verksamhetsansvariga för samhällsviktig verksamhet genomför övningar enligt ansvarsprincipen, dock minst årligen.

Sida 4 av 9 2 Analyser och händelser 2016 exempel Region Skåne genomför varje år analyser på olika nivåer. Region Skånes Omvärldsanalys utförs med syfte att identifiera trender som kan påverka Region Skånes vision, strategi och uppdrag och är ett förarbete till den regionala utvecklingsplanen och budgetarbetet. Risk- och sårbarhetsanalyser genomförs i de förvaltningar som bedriver samhällsviktig verksamhet och som upprätthåller viktiga samhällsfunktioner, t.ex. hälso- och sjukvårdsförvaltningarna, stöd och serviceförvaltningarna och kollektivtrafiken. Förvaltningarnas analyser utgör tillsammans med andra analyser en grund för den regionala riskoch sårbarhetsanalysen. Nedan ges exempel på genomförda regionala analyser under året samt inträffade händelser som innebär särskilda utmaningar för Region Skåne. Analys av kompetensförsörjning En fungerande kompetensförsörjning är en grund för Region Skånes verksamhet. Under 2016 har Region Skåne arbetat med att se över mixen av kompetens i verksamheten för att på ett optimalt sätt nyttja de resurser som finns. För att reducera bristen på specialistutbildad personal har särskilda utbildningsinsatser införts. En övergripande plan för samordning av sjukvårdens resurser i form av personal, vårdplatser, operationsresurser, etc. under normal driftsperiod har också tagits fram. Inför varje förväntad period med särskild belastning på sjukvården kompletteras planen med särskilda direktiv. Analys av läkemedelsförsörjning I Region Skånes riskoch sårbarhetsanalys 2015 bedömdes läkemedelsförsörjningen vara ett mycket kritiskt beroende för hälso- och sjukvården. Trots de åtgärder som regionstyrelsen beslutat om i Riktlinjer för leverantörers medverkan i Region Skånes krisberedskap (2014), vilka ställer krav på leverantörerna att redovisa sin kontinuitetsplanering, och det avsnitt om leveranssäkerhet som införts i avtalsmallarna, är det oklart om detta säkerställer den avtalade leveransen av läkemedel till Region Skåne vid en bristsituation. Det har också visat sig oklart hur lagerhållningssituationen ser ut då Region Skåne i likhet med övriga landsting och regioner saknar legala möjligheter till insyn i de privata apoteksföretagens läkemedelsflöden. En behovsanalys avseende Region Skånes läkemedelsförsörjning har därför genomförts under 2016. Då behovet av att säkerställa läkemedelsförsörjningen berör en mängd olika aktörer har Socialstyrelsen informerats, vilket i sin tur lett till att Region Skåne tillsammans med Socialstyrelsen utarbetat en gemensam ansökan om statliga medel för att utveckla ett förslag till hur en redundant läkemedelsförsörjning i Sverige bör genomföras och fungera under en viss tidsperiod. Händelser och utmaningar under 2016 Liksom tidigare år är sjukhusens vårdplatsläge ansträngt. IT- och telestörningar har förekommit men de har varit mindre frekventa, mindre allvarliga och pågått under kortare tid än vad som var fallet 2015. Under 2016 har även incidenter med vattenförsörjningen inträffat. Exempel på detta är kortare tryckfall och en händelse med förhöjda bakterienivåer i det kommunala systemet där det förelegat problem med Region Skånes reservalternativ. Det senare fallet utreds för närvarande i en händelseanalys.

Sida 5 av 9 3 Åtgärdsförslag i 2015 års RSA och status 2016 Region Skånes krisberedskap stärks kontinuerligt genom att åtgärdsbehov identifieras och åtgärder implementeras. Detta gäller såväl verksamhetsnivå som Region Skåne i stort. I tabellen nedan redovisas de åtgärdsförslag som identifierades i 2015 års riskoch sårbarhetsanalys samt status 2016. Åtgärdsarbetet pågår under mandatperioden. Grön färg indikerar att åtgärden är genomförd men fortsatt uppföljning kan krävas. Gul färg indikerar att åtgärdsarbete pågår. 1. Förstärka strukturen för krisberedskapsarbetet genom att i mandatperiodens krishanteringsplan tydliggöra ansvar, roller och uppgifter inför, under och efter en kris. Region Skånes övergripande krishanteringsplan för mandatperioden, Krishanteringsplan för Region Skåne 2015-2018, är klar och beslutad. Ansträngningar har gjorts för att göra planen så tydlig som möjligt. Lokala planer som överensstämmer med den regionala planen har utarbetats. I något fall pågår fortfarande arbete. 2. Ta fram en regionövergripande utbildnings- och övningsplan. Utbildnings- och övningsplanen har tagits fram och ingår i Krishanteringsplan för Region Skåne 2015-2018. Utbildnings- och övningsplanen gäller för Krisledningsnämnden, förvaltningschefer och direktörer, RMKL (regional katastrof-medicinsk ledning), Region Skånes tjänsteman i beredskap samt verksamhetsansvariga för samhällsviktig verksamhet och innefattar kriskommunikationsträning. 3. Bilda ett processteam inom VLSprojektet för att säkra framtagandet av en allmänt tillämpbar process för att identifiera och analysera risker Processen för att identifiera och analysera risker inom VLS blev till stor del färdigställd av processteamet före beslutet om ny inriktning. Processtrukturen kommer att i modifierad form nyttjas i MLS. Bakgrunden är att inriktningen förändrades enligt regiondirektörens beslut. Inriktningen av arbetet med VLS avgränsades till framtagandet av ett regiongemensamt miljöledningssystem, MLS. 4. För att säkerställa en grund för systematisk kontinuitetshantering i Region Skåne påbörjades 2013 utveckling av en metod/verktyg för systematisk riskhantering med koppling till kontinuitetshantering. Arbetet som har fått ekonomiskt stöd av Socialstyrelsen under en treårsperiod beräknades avslutas under 2015. Arbete med kvalitetsgranskning och uppföljning fortgår i Region Skånes egen regi och avslutas 2016.

Sida 6 av 9 5. Införa en princip för samordning, samverkan och kommunikation för att säkerställa detta på platser där flera verksamheter är geografiskt samlokaliserade. 6. Inleda samverkan med Malmö stad för att identifiera åtgärder i syfte att stärka förmågan att hantera plötsliga och kraftiga skyfall. 7. Ta fram planer för kommande flyktingsituationer och de behov som då kan uppstå samt förstärka omvärldsbevakning och samverkan internt och externt. Principen är införd i Krishanteringsplan för Region Skåne 2015-2018 och implementeras genom lokala krishanteringsplaner, rutiner och kontaktlistor. Principen innebär att största verksamhetsföreträdaren på en plats också är samordnings- och informationsansvarig i de fall där flera interna och externa aktörer berörs av en händelse. Region Skåne samverkade i Malmö stads arbete under 2015. Fortsatt samarbete sker. AKSM har varit drivande i att strukturer för kommunikation mellan bl.a. Region Skåne, Trelleborgs kommun, Malmö stad, Migrationsverket, Polisen och Länsstyrelsen i Skåne län har tagits fram. Avdelningen för hälso- och sjukvårdsstyrning har tillsett att de långsiktiga behoven, exempelvis av sjukvård, har arbetats in i ordinarie planer. Det finns också beslut kring vissa mer akuta insatser som går att aktivera om behovet uppstår igen. Nätverk har skapats som kan hantera frågor på både kort och längre sikt. 8. Analysera läkemedelsförsörjningen då hälso- och sjukvård är starkt kritiskt beroende av den. En förstudie och behovsanalys har utförts av regionala funktionen för riskoch sårbarhetsarbete i samarbete med Enheten för läkemedelsstyrning och meddelats Socialstyrelsen. Förstudien har föranlett fortsatt diskussion med Socialstyrelsen. En ansökan om statliga medel för ett nationellt projekt har utformats av Region Skåne tillsammans med Socialstyrelsen. Socialstyrelsen har sänt ansökan till Myndigheten för samhällsskydd och beredskap. Svar väntas i februari 2017. 9. Ta fram en rutin för att säkra kvaliteten i de uppgifter som tas fram för Styrel. En rutin är framtagen av regionala funktionen för riskoch sårbarhetsarbete i samarbete med Regionservice. Rutinen implementeras under 2016 och ska förvaltas av Regionfastigheter.

Sida 7 av 9 10. Säkerställa att samhällsviktig verksamhet som bedrivs i egen regi eller genom avtal med annan utförare har en tillräcklig kontinuitetsplanering för leveranssäkerhet. Regionstyrelsen fastställde riktlinjer för leverantörers medverkan i regionens krisberedskap 2014. Instruktioner för genomförande och uppföljning utfärdades samtidigt av regiondirektören. Upphandlande enheter har informerats och utbildats, mallar har uppdaterats och nya avtalstexter påförs succesivt nya avtal. Fortsatt uppföljning av implementeringen behöver ske. 11. Säkerställa kompetensförsörjning av sjuksköterskor. För att komma tillrätta med bristen på sjuksköterskor har Region Skåne arbetat med att utveckla och se över mixen av kompetens i verksamheten och gjort satsningar på sjuksköterskor. Anställda servicemedarbetare avlastar nu vårdpersonalen med ej vårdrelaterade uppgifter. Ett kliniskt basår (introduktionsprogram för ssk) har startats med mentorsgrupper och kompetensförstärkning har skett till exempel inom vårddokumentation, psykiatri, salutogent förhållningssätt och demens/kognitiv svikt. 181 sjuksköterskor har genomgått specialistutbildningar med olika former av ekonomiskt bidrag från arbetsgivaren. Region Skåne har påverkat lärosätena att genomföra ett antal specialistutbildningar både på heloch halvfart vilket ökar utbildningarnas tillgänglighet. 12. Specificera kunskaps- och kompetensmål för medarbetare på olika funktioner samt finna former för detta, till exempel genom e-lärande. En diskussion kring specifika kunskapsmål för att implementera arbetsprocessen för riskoch sårbarhetsarbete, SRSA, kommer att föras i nätverket för SRSA under 2017. 13. Med anledning av det skyfall som drabbade Malmö under 2014 och 2015 identifierades flera brister och åtgärdsförslag. Det ansågs angeläget att de åtgärdsförslag som identifierades i olika sammanhang fick en vidare spridning till de verksamheter som ännu inte drabbats men som kan påverkas vid framtida skyfall. Åtgärdsarbete pågår och följs upp bl.a. i möten med Region Skånes krisberedskaps- och säkerhetsråd.

Sida 8 av 9 14. Konkretisera den med SKL, regioner och landsting framarbetade arbetsprocessen för systematiskt riskoch sårbarhetsarbete till Region Skånes förutsättningar. Utveckla rutiner och instruktioner för vilken information förvaltningarna ska leverera till den regionövergripande nivån, när detta ska göras samt hur formerna för kvalitetsgranskning av det inlämnade materialet ska se ut. Arbetsprocessen har anpassats för Region Skåne, konkretisering sker i nätverket för riskoch sårbarhetsarbete, SRSA. Processen implementeras internt under mandatperioden. 15. Utbilda koordinatorerna för AViC för att reducera antalet felklassningar i systemet. 16. Utreda i vad mån fler funktioner inom Region Skåne bör ha tillgång till Rakel än vad som är fallet 2015. Koordinatorerna har blivit mer rutinerade. Bland annat har antalet säkerhetsavvikelser som klassats fel blivit färre. Vikten av att säkerställa snar återkoppling till rapportören måste dock fortsatt uppmärksammas. Beslut om förvaltningsstruktur för Rakel är på gång och nya aktörer inom Region Skåne har visat intresse av att använda Rakel. Rakel för vissa viktiga funktioner har väsentligt höjt redundansen med hög driftsäkerhet, oavsett om telefoni ligger nere eller ej. 17. Fastställa ansvar för informationssäkerhet på alla nivåer och bygga en förståelse för vikten av att arbeta konsekvent med informationssäkerhetsfrågor. Arbete med att ta fram en riktlinje för informationssäkerhet pågår. Riktlinjen har varit remitterad och revideras förnärvarande utifrån remissvar. Till riktlinjen kommer även långsiktiga mål för informationssäkerheten att läggas fram. Riktlinjen kommer att kompletteras med instruktioner som reglerar det praktiska genomförandet. E-utbildning som riktar sig till all personal har tagits fram under 2015. Ett analysverktyg som kan stödja flera olika funktionsområden där riskanalyser genomförs utreds för närvarande.

Sida 9 av 9 18. Bli mindre sårbar för översvämningar till följd av kraftiga skyfall. Ta fram verktyg för att bedöma verksamheters känslighet. Region Skåne deltar i ett treårigt forskningsprojekt med syfte att öka robustheten och resiliensen i den byggda miljön med avseende på översvämningsrisker. Kontakter har tagits med Trafikverket för att samarbete i att analysera känsliga objekt utmed vägar som kan påverka Region Skånes transporter. Projektet kommer också att testa hur geografiska informationssystem kan användas mer frekvent i det systematiska riskoch sårbarhetsarbetet. 19. Motverka problemet med resistenta och multiresistenta bakterier. STRAMA Skåne är ett nätverk med uppdraget att bevara antibiotika som effektivt läkemedel och minska risken för resistensutveckling. STRAMA arbetar med utbildning och information till både hälso- och sjukvårdspersonal som allmänheten. För att ytterligare stärka arbetet i kampen mot antibiotikaresistens har Region Skåne beslutat att STRAMA:s program för minskad antibiotikaresistens ska breddas från att endast omfatta slutenvården till hela sjukvården. Vid om- och nybyggnation inom vården utformas vårdrum enligt programteknisk standard (PTS) för att förhindra smittspridning. Detta sker i dialog med förvaltningen Regionfastigheter, berörda verksamheter och område smittskydd och vårdhygien. Referenser Föreskrift (MSBFS 2015:4) om landstings riskoch sårbarhetsanalyser Lag (2006:544) om kommuners och landstings åtgärder inför och vid extraordinära händelser i fredstid och höjd beredskap Sveriges Kommuner och Landsting (2016): Process, systematiskt säkerhetsarbete. https://skl.se/download/18.698ab1741511f5d2e791b24d/1448359368222/skl-processkarta- Process-systematiskt-sakerhetsarbete.pdf