Revisionsrapport Granskning av årsredovisning Hemvårdsnämnden Halmstads kommun 2009-04-07 Margareta Bertin Christel Eriksson Leif Johansson
Innehållsförteckning 1 Sammanfattande synpunkter...3 2 Inledning...4 3 Verksamhetsberättelsen...4 4 Årets resultat...5 5 Budgetuppföljning...7 6 Investeringar...8 7 Balansposter...9 8 Intern kontrollplan...9 9 Nyckeltal...10 10 Framtid...10
1 Sammanfattande synpunkter Vi bedömer att årsredovisningen i allt väsentligt redogör för utfallet av verksamheten och den ekonomiska ställningen. Årsredovisningen uppfyller i allt väsentligt kraven på rättvisande räkenskaper och är upprättad enligt god redovisningssed. Hemvårdsnämndens resultat för 2008 uppgår till 4 mkr jämfört med budget. Större underskott redovisas för verksamhetsområdena Särskilt boende (-5,7 mkr), Hemtjänsten (-1 mkr) och Biståndsenheten (-1,2 mkr). Verksamhetsområde Förvaltningsövergripande redovisar ett överskott motsvarande 11,2 mkr. Beskrivningarna av måluppfyllelsen är fylliga och informativa och ger en bra grund för att beskriva nämndens resultat. En viss koppling mellan resursåtgång och verksamhetsresultat kan återfinnas i kommentarerna till nyckeltalen och här görs även jämförelse med budgeterade prestationer samt med föregående år. Däremot saknas en samlad utvärdering där verksamhetsresultat och prestationer sätts i relation till resursåtgången. För att nå de krav som ställs utifrån den nya lagstiftningen behöver verksamhetsberättelsen utvecklas genom att resursåtgång, prestationer och verksamhetsresultat mer tydligt kopplas samman i en samlad analys och utvärdering. Resultatet av denna kan sedan jämföras med egen verksamhet tidigare år för att översiktligt bedöma om god ekonomisk hushållning har uppnåtts. För att kunna bedöma resultatet behövs även att jämförelser görs med motsvarande verksamhet i andra kommuner. Det nya avgiftssystem som infördes inom hemvården från 1 september 2008 har inneburit lägre intäkter än beräknat. Blir intäkterna lägre även framöver kan det finnas anledning att på nytt se över avgiftssystemet. 2008 har präglats av att stora förändringar skedde i verksamheten under året med bl a uppstart av nytt äldreboende på Vallås och avveckling av Krusbärets ålderdomshem, förändringar inom hemtjänsten m m. Utöver de verksamhetsmässiga konsekvenserna har detta även inneburit stor osäkerhet i prognosarbetet. Med hänsyn tagen till detta anser vi att prognossäkerheten har varit god. Nämnden har det yttersta ansvaret att utforma och utföra god intern kontroll inom sitt verksamhetsområde. Vår bedömning är att Hemvårdsnämndens arbete med den interna kontrollen sker enligt den plan som nämnden tagit. Ändamålsenliga kommentarer och förslag lämnas överlag till de aktiviteter som granskats i den interna kontrollplanen. 3
2 Inledning Komrev inom Öhrlings PricewaterhouseCoopers har på uppdrag av Halmstads kommuns revisorer granskat Hemvårdsnämndens verksamhetsberättelse med bokslut (årsredovisning) för 2008. Förutom en obligatorisk granskning av kommunens årsredovisning har revisorerna beslutat att även mer specifikt granska några utvalda nämnders redovisningar. För 2008 har således bl a Hemvårdsnämnden valts ut. Revisorerna har bl a till uppgift att pröva om verksamheten sköts på ett ändamålsenligt och från ekonomisk synpunkt tillfredställande sätt, om räkenskaperna är rättvisande och om den interna kontrollen som görs inom nämnden är tillräcklig. 3 Verksamhetsberättelsen Nämndernas verksamhetsberättelse har till uppgift att redovisa och analysera avvikelser till av Kommunfullmäktige fastlagda mål och beslut om verksamhetens inriktning, omfattning och kvalitet. Från år 2005 har det skett förändring av lagstiftningen kring kommunal förvaltningsberättelse. Den nya lagstiftningen markerar målen som utgångspunkt för utvärdering, samt att en tydlig koppling ska finnas mellan resursåtgång och verksamhetsresultat (kvalitet och prestationer). Lag om kommunal redovisning anger Förvaltningsberättelsen skall innehålla en utvärdering av om målen för en god ekonomisk hushållning har uppnåtts ( 4 kap 5, se även prop 2003/04:105). Med anledning av denna förändring har granskning av verksamhetsberättelsen inriktats på att bedöma om nämnden i sin berättelse visat på samband mellan resursåtgång, prestationer, resultat och effekter som grund för att bedöma om god ekonomisk hushållning har uppnåtts. Hemvårdsnämnden har i sin sammanställda verksamhetsberättelse i avsnittet Måluppfyllelse gjort en avstämning i förhållande till Hemvårdsnämndens mål. I dokumentet finns även en redogörelse från varje enhet inom Hemvårdsnämnden där verksamhetsmål och måluppfyllelse redovisas. Det ekonomiska resultatet med kommentar till avvikelser redovisas i särskilt avsnitt. Nyckeltal redovisas i särskild bilaga och vissa av nyckeltalen kommenteras. 4
Beskrivningarna av måluppfyllelsen är fylliga och informativa och ger en bra grund för att beskriva nämndens resultat. En viss koppling mellan resursåtgång och verksamhetsresultat kan återfinnas i kommentarerna till nyckeltalen och här görs även jämförelse med budgeterade prestationer samt med föregående år. Däremot saknas en samlad utvärdering där verksamhetsresultat och prestationer sätts i relation till resursåtgången. För att nå de krav som ställs utifrån den nya lagstiftningen behöver verksamhetsberättelsen utvecklas genom att resursåtgång, prestationer och verksamhetsresultat mer tydligt kopplas samman i en samlad analys och utvärdering. Resultatet av denna kan sedan jämföras med egen verksamhet tidigare år för att översiktligt bedöma om god ekonomisk hushållning har uppnåtts. För att kunna bedöma resultatet behövs även att jämförelser görs med motsvarande verksamhet i andra kommuner. 4 Årets resultat Hemvårdsnämnden redovisar ett överskott jämfört med budget på 4 023 tkr enligt nedan: Tkr, netto Nettobudget 2008 Nettoutfall 2008 Avvikelse 2008 Särskilt boende 408 388 414 064-5 688 Hemtjänst 278 638 279 598-960 Särskilda funktioner 100 102 99 322 781 Biståndsenheten 14 500 15 743-1 243 Bemanning 12 056 12 148-92 Förvaltningsövergripande 60 783 49 558 11 225 Summa 874 467 870 433 4 023 5
Verksamhetens intäkter översteg budget med 7,4 mkr och 2007 års intäkter med 2,1 mkr. Avgiftsintäkterna är ca 1,5 mkr lägre än 2007 beroende på nytt avgiftssystem i samband med införandet av Möjligheterna hemvård. Hyresintäkterna är 0,7 mkr högre än 2007 och har påverkats i positiv riktning av starten av det nya särskilda boendet på Vallås. Ökade intäkter har även erhållits i form av statliga bidrag till sjuka äldre och statsbidrag för att förstärka anhörigstödet. Verksamhetens kostnader var 3,4 mkr högre än budget och 65 mkr högre än utfallet 2007. Den huvudsakliga ökningen jämfört med föregående år är lönekostnaderna, som är 53 mkr eller ca 8% högre. Lokalkostnaderna är i stort enligt budget och ca 3,7 mkr högre än 2007. Orsaken är hyreshöjningar enligt avtal. Övriga kostnader är 5,4 mkr lägre än budget. Ökningen jämfört med 2007 är 8,4 mkr och här är det framförallt livsmedelskostnaderna och drivmedelspriserna som ökat. Köp av entreprenadverksamhet från Attendo har ökat med 1,1 mkr på grund av högre beläggning. Verksamheternas resultat: Nämndens olika verksamheter uppvisar skilda resultat. Nedan kommenteras de med störst avvikelser: Inom Särskilda boende uppgår resultatet till ett underskott motsvarande 5,7 mkr. Verksamheten består av 16 boenden i kommunens regi och ett boende som privat alternativ. Verksamhetens intäkter utgörs i princip till lika delar av avgiftsintäkter för dels kost och omvårdnad och dels hyresintäkter. Utfallet för 2008 var ca 700 tkr lägre än budgeterat. Verksamhetens kostnader översteg budget med 5 mkr varav lönekostnaderna svarade för ca 4,1 mkr. Även övriga kostnader var högre än budget med 1,8 mkr med överskridanden för bl a livsmedel, förbrukningsinventarier och reparation/underhåll. Hemtjänsten redovisar ett underskott jämfört med budget på ca 1 mkr, vilket främst beror på lägre intäkter än budget, -1,6 mkr. Intäkter avser främst hemtjänstavgifter för service och omvårdnad samt för mat. Biståndsenheten redovisar ett underskott på 1,2 mkr främst beroende på löneökningar och övriga kostnader utöver budget. 6
Förvaltningsövergripande verksamheten redovisar ett större överskott motsvarande 11,2 mkr. Främsta orsaken till överskottet är att en reserv på oförutsedda händelser ej utnyttjats fullt ut och fördröjda IT-satsningar och därtill hörande utbildningsinsatser. I verksamhetsberättelsen lämnas kommentarer och analyser till årets resultat. Inom Särskilt boende och Särskilda funktioner lämnas kommentarer per objekt till avvikelser mot budget och åtgärder för att uppnå balanserat resultat. Kvaliteten på analyser och kommentarer varierar men överlag ser vi positivt på den tillämpade modellen. Det nya avgiftssystem som infördes inom hemvården från 1 september 2008 har inneburit lägre intäkter än beräknat. Blir intäkterna lägre även framöver kan det finnas anledning att på nytt se över avgiftssystemet. 5 Budgetuppföljning När det gäller kommunens ekonomiska kontroll är budgetföljsamhet och prognossäkerhet två viktiga aspekter. Vi har tagit del av de ekonomiska prognoser som redovisats till Kommunstyrelsen. Diagrammen redovisar avvikelsen jämfört med budget och som en jämförelse finns även redovisade prognoser för motsvarande tidpunkt 2006 och 2007. 7
10,0 8,0 6,0 4,0 2,0 mnkr 08 mnkr 07 mnkr 06 0,0-2,0-4,0 mars april maj juni aug sept okt nov dec boksl mnkr 08-1,6-1,6-1,0-0,5 0,0 1,5 1,5 2,5 4,5 4,0 mnkr 07 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 1,5 1,5 2,5 4,5 1,3 mnkr 06 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 3,1 3,1 5,1 5,6 7,6 2008 har präglats av att stora förändringar skedde i verksamheten under året med bl a uppstart av nytt äldreboende på Vallås och avveckling av Krusbärets ålderdomshem, förändringar inom hemtjänsten m m. Utöver de verksamhetsmässiga konsekvenserna har detta även inneburit stor osäkerhet i prognosarbetet. Med hänsyn tagen till detta anser vi att prognossäkerheten har varit god. 6 Investeringar Hemvårdsnämndens nettoutfall på gjorda investeringar blev 10,0 mkr i förhållande till budget på 18,1 mkr. Från 2007 ombudgeterades 2,8 mkr. Orsaken till budgetöverskottet är bl a att etapp två av det nya särskilda boendet på Vallås ej driftstartade under 2008. En del av inventarierna levereras under första hälften av 2009, ca 4,8 mkr. Vidare är det vissa säkerhetsinvesteringar i hemtjänstlokalerna och på servicehusen som har förskjutits till 2009 (1,5 mkr). Investeringsbudgeten för IT har gett ett överskott på 0,9 mkr. Förvaltningen har idag en inventarieförteckning i Agresso. Dock ligger själva anläggningsredovisningen med avskrivningar etc utanför Agresso och sköts centralt från stadskontoret. 8
Revisionell bedömning Vi kan konstatera att endast drygt 50% av årets planerade investeringar har genomförts. 7 Balansposter Alla balansposter i balansräkningen har stämts av mot specifikationer samt de underlag som fanns till specifikationerna. Vi bedömer att nämndens balansposter i allt väsentlig uppfyller revisionsmålen. Vi ser att förvaltningen tagit till sig det påpekandet som tidigare gjorts angående inventeringsintyg på utlämnade växelkassor. Nytt avtal har tecknats med inkassoföretag, vilket gjort att kundfodringarna skrivs av i snabbare takt än tidigare. 8 Intern kontrollplan Redovisningen har skett till nämnden avseende den interna kontrollplanen. De aktiviteter som granskades under 2008 var: Dokumentation/BMI längd och vikt Granskning av kommunsköterskornas följsamhet i Basal vårdhygien Kontantkassehantering Växelvård och avlastning lever HVF upp till brukare och närståendes behov? Behov av korttidsplatser Sparade semesterdagar Ändamålsenliga kommentarer och förslag lämnas överlag till de aktiviteter som granskats i den interna kontrollplanen. I några fall, bl a när det gäller vårdhygienen, lyfts allvarliga brister fram och här föreslås utbildning och information för att förekommande anvisningar ska bli kända och tillämpade. 9
9 Nyckeltal Statistik presenteras i form av olika verksamhetsmått, i bilaga. Olika mått redovisas för perioden 2005-2008. Budgeterade tal anges för 2008 och jämförelse kan göras med utfallet, även avvikelsen redovisas i procent. Av redovisningen framgår exempelvis antal årsarbetare/vårdplats, beläggning, antal trygghetslarm, årsbruttokostnad per plats för olika former av boende. Kostnadstäckningen för 2008 blev 10,2 procent jämfört med budget 9,9 procent och året innan 10,7 procent. Vi ser positivt på nämndens framtagande av olika nyckeltal och verksamhetsmått. Korta kommentarer lämnas till måluppfyllelsen inom ett antal områden. 10 Framtid Framtidsfrågor behandlas i nämndens verksamhetsplan för 2009 (antagen oktober 2008). I verksamhetsberättelsen redovisas ett axplock och här beskrivs hur framtiden kommer att påverka förvaltningen i några olika frågor bl a: -Arbetet inom Möjligheternas Hemvård följs upp och utvärderas av nämnden. -Utöka samverkan med andra nämnder. Socialnämndens planering för utbyggnad av gruppbostäder är ett exempel på förändringar som även påverkar hemvårdsnämndens planering. Vidare följs landstingets planering både på kort och lång sikt. -Vidare utveckling av verksamheten på Alla Hjärtans Hus. -En snabb teknikutveckling sker inom många områden. Olika tekniska lösningar finns som kan underlätta, effektivisera samt kvalitetssäkra arbetet inom äldreomsorgen. Tekniken kan förebygga skador och sjukdomar, stärka och bevara hälsan samt möjliggöra aktiviteter och kompensera funktionshinder. Vi ser det som positivt att nämnden fokuserar på långsiktiga utmaningar. En viktig del i det långsiktiga arbetet är att skapa kontakter och samarbete med såväl externa aktörer som interna inom organisationen. 10