Revisionsrapport - Uppföljandekontroll av etiska och sociala krav Svensk leverantör: Almedahls Alingsås AB Reviderad tillverkare: Borch Textile Poland Land: Polen Revisionsdatum: 2014-05-12 2014-05-13 Revisorer: Sara Gripstrand och Barbara Hedlund, Goodpoint AB
- 2 - Innehållsförteckning INLEDNING... 3 OM REVISIONSRAPPORTENS UPPLÄGG... 3 REVISIONENS SYFTE... 3 UPPDRAGSGIVARE OCH UTFÖRARE... 3 TID FÖR GENOMFÖRANDE... 3 GENOMFÖRANDE OCH METOD... 4 INTERVJUER MED ARBETARNA... 4 INTERVJUER MED LEDNINGEN... 4 DOKUMENTGRANSKNING... 4 REVISIONENS FULLSTÄNDIGHET... 4 BESKRIVNING AV DET REVIDERADE FÖRETAGET... 5 OM FÖRETAGET OCH PRODUKTIONEN... 5 ANTAL ANSTÄLLDA... 5 ARBETSTID OCH LÖN... 5 ANSTÄLLNINGSFÖRFARANDE... 5 UNDERLEVERANTÖRER... 5 RESULTAT... 6 TVÅNGSARBETE... 6 BARNARBETE OCH UNGA ARBETARE... 6 TRAKASSERIER... 6 DISKRIMINERING... 6 FACKFÖRENINGSFRIHET... 6 ANSTÄLLNING... 7 ARBETSTID... 7 LÖNER OCH FÖRMÅNER... 8 HÄLSA OCH SÄKERHET... 8 MILJÖ... 9 SLUTSATS, AVVIKELSER OCH REKOMMENDATIONER... 10 SLUTSATS... 10 AVVIKELSER... 10 Bokför övertid och betala ut övertidsersättning... 10 Säkerställ att de anställda har kunskap om sina rättigheter... 10 Se över det systematiska brandsäkerhetsarbetet... 10 Åtgärda brister i hantering av kemikalier... 11 REKOMMENDATIONER... 11 BILDER... 12
- 3 - Inledning Om revisionsrapportens upplägg Revisionsrapporten är strukturerad på följande sätt: Revisionsrapport Huvudrapporten är skriven på svenska och är en sammanfattning av revisionens genomförande och resultat samt innehåller slutsats och rekommendation till åtgärder. Syfte: Uppdragsgivare och svensk leverantör ska kunna ta del av resultatet samt rekommendationer för fortsatt arbete. Bilaga 1: Social Compliance Assessment I den engelska versionen av rapporten återfinns samma information som i huvudrapporten men i form av ett revisionsformulär. Här återfinns också bilder från anläggningen. Syfte: Här kan uppdragsgivare och svensk leverantör ta del av detaljer från revisionen som ligger till grund för avvikelser och slutsatser. Bilaga 2: Corrective Action Plan (CAP) CAP:en är ett exceldokument på engelska. Här sammanfattas alla avvikelser tillsammans med kravet, hur avvikelsen hittades, orsaksanalys samt fabrikens svar på hur de avser att åtgärda avvikelsen, inklusive tidsplan. Syfte: För att den svenska leverantören ska kunna kommunicera med tillverkaren och driva förbättringsarbete Bilaga 3: Revisionskriterier Revisionens syfte Revisionens syfte var att ta reda på i vilken utsträckning tillverkaren Borch Textile Poland uppfyller de krav som SKI ställt i avtal med Almedahls Alingsås AB. Uppdragsgivare och utförare Revisionen genomfördes av Sara Gripstrand på Goodpoint AB med Barbara Hedlund som underkonsult. Uppdragsgivare är SKL Kommentus Inköpscentral. Tid för genomförande Revisionen planerades under mars-april 2014 och genomfördes 12-13 maj 2014. Rapportskrivning och leverans av rapport skedde under maj 2014.
- 4 - Genomförande och metod Revisionen, som var förbokad med den svenska leverantören och företagsledningen hos tillverkaren, utfördes av två revisorer under två dagar. Revisorerna inspekterade anläggningen, granskade relevant dokumentation, intervjuade personer från arbetsledningen samt intervjuade arbetare i produktionen. Intervjuer med arbetarna Totalt intervjuades 26 medarbetare från olika delar av produktionen, varav 24 var kvinnor och 2 var män. Revisorerna valde ut vilka som skulle intervjuas. 16 intervjuades individuellt och 10 valdes ut för gruppintervju. Intervjuerna genomfördes i fabrikens matsal. Intervjuerna gjordes på polska, utan närvarande arbetsledare, chefer eller andra personer som arbetarna skulle kunna vara i beroendeställning gentemot. Den information som framkom i intervjuerna överensstämde med det som revisorerna hittade under övriga delar av revisionen, se rapportens resultatdel. Övergripande kan nämnas att arbetarna uppgav att de var nöjda med ledningen och sitt arbete i stort. Intervjuer med ledningen Fabriksledningen var samarbetsvillig under hela revisionen. De bistod med den dokumentation som revisorn efterfrågade både under fabriksinspektionen och under dokumentgranskningen. Dokumentgranskning En mängd dokument granskades och ligger till grund för revisionens resultat, t.ex.: Lönelistor Närvarolistor Kvitton på löneutbetalningar Rutiner för anställning Arbetsbeskrivningar Specificering av ackord (ersättning per modell/arbetsmoment) Dokumentation om försäkringar Personliga filer med anställningskontrakt, utbildningsbevis m.m. Policyer samlade i dokumentet Regulamin Pracy en arbetarhandbok som krävs enligt polsk lag Inspektionsprotokoll från BHP (hälsa och säkerhet) samt mätning av ljudnivå och damm Dokumentation över inträffade olycksfall Kvalitetsledningssystem Borch Textile Group Lista över leverantörer och resultat av BSCI-granskningar Revisionens fullständighet Intervjuer, dokumentgranskning och fabriksinspektion gav samstämmiga resultat. Revisorerna anser att de fick tillförlitliga uppgifter och att det därför inte kvarstår några oklarheter kring situationen på fabriken. Detta innebär dock inte att revisorerna med säkerhet funnit alla avvikelser som kan förekomma.
- 5 - Beskrivning av det reviderade företaget Om företaget och produktionen År 2001 blev Borch Textile Poland helägt av Borch-koncernen. Den huvudsakliga produkten som tillverkas är arbetskläder i vävda material. Fabriken har för närvarande inget kvalitetsledningssystem enligt ISO 9001 eller motsvarande. Inte heller miljöledning ISO 14001 eller motsvarande finns. Ett kvalitetsledningssystem för hela koncernen är under uppbyggnad. Borch Textile Group är medlem i Business Social Compliance Initiative (BSCI). Fabriken, som Borch Textile Poland hyr, består av en tvåvåningsbyggnad, där enbart den nedre våningen är i bruk. Sömnad, tillskärning, packning, modellutformning och administration sker inom denna byggnad. En matsal finns där arbetarna äter frukost varje dag. Ett textillager finns i en byggnad på annan plats. Där finns även en maskin för tillskärning. Antal anställda Totalt 91 anställda arbetade i fabriken vid tidpunkten för revisionen. Av dessa var 82 kvinnor och 9 män. Arbetstid och lön Merparten av de anställda arbetar 5 dagar i veckan i 1 skift. Den normala arbetstiden för sömmerskorna är 6:00-14:00, med en kortare paus ca 8.30. De som arbetar med tillskärning på lagret arbetar i två skift (6:00-14:00 och 14:00-22:00). 63 personer har ackordsbaserad lön och övriga har månadslön. Det finns ingen tydlig högsäsong för produkten, vilket gör att arbetsbelastningen är likartad över året. Anställningsförfarande Anställning görs direkt av arbetsgivaren och sker oftast på rekommendation. Inga bemanningsföretag används. Underleverantörer Ingen del av produktionen av de arbetskläder som säljs via SKI:s avtal läggs ut på underleverantör. Tyger köps in centralt via inköpsfunktionen på Borch Textile Group eller Almedahls. Knappar, blixtlås och resår köps in direkt av fabriken.
- 6 - Resultat Tvångsarbete Det finns inga tecken på någon form av tvångsarbete vid anläggningen. Övertidsarbete är frivilligt, vilket bekräftas av dokumentation och intervjuer. Dokumentgranskningen visade inte på att några disciplinära åtgärder vidtagits på grund av att någon anställd inte utfört övertidsarbete. Lön utbetalas månadsvis. De anställda är fria att lämna anläggningen i slutet av arbetsdagen och fria att avsluta sin anställning när som helst. Vid genomgång av personliga filer hittades inga originaldokument på id-handlingar. Barnarbete och unga arbetare Under fabriksgenomgången väcktes inga farhågor beträffande barnarbete. Alla anställda var 18 år eller äldre. Fabriken har individuella filer med dokumentation för de anställda. Kopior av medarbetarens id-handling sparas inte. Id-kort kontrolleras vid anställning, uppgifterna skrivs ned och sparas. Trakasserier Inga skriftliga riktlinjer finns avseende trakasserier, inte heller dokumentation kring eventuella inträffade händelser. Utifrån uppgifter som framkom vid intervjuer med anställda dras slutsatsen att företaget inte bedriver eller stödjer någon form av kroppsbestraffning, psykiskt eller fysiskt tvång eller verbala övergrepp. Ledningen verkar ha respekt för arbetstagarnas känslomässiga och fysiska integritet. De anställda vet vem de ska vända sig om en händelse av detta slag skulle inträffa och bekräftar att eventuella situationer reds ut omgående. Diskriminering Inga fall av diskriminering upptäcktes under intervjuer eller dokumentgranskning. Inga dokumenterade och implementerade riktlinjer finns kring diskriminering. Planer finns på att implementera Borch Textile Groups nyligen antagna uppförandekod. Planer finns även på att ta fram en personalhandbok som omfattar anti-diskriminering. Fackföreningsfrihet Ingen fackförening, arbetarråd, medarbetarrepresentant eller liknande finns på fabriken. De anställda vet att de har möjlighet att fritt välja att gå med eller inte gå med i en fackförening. Kommunikationsvägarna mellan arbetare och ledning verkar fungera väl och de anställda har kunnat påverka exempelvis ackordet, det vill säga den ersättning som betalas ut per producerad modell/arbetsmoment.
- 7 - Anställning De anställda har ett underskrivet lagenligt anställningsavtal. Utöver de som vid revisionstillfället hade provanställning arbetade 24 personer på tidsbegränsade avtal. Vissa av dessa hade haft på varandra följande tidsbegränsade avtal sedan ett tiotal år tillbaka. 2011 infördes en lag i Polen om att det tredje tidsbegränsade avtalet automatiskt ska övergå till en tillsvidareanställning. Dokumentgranskningen visade att Borch Textile Poland följer lagstiftningen angående detta. Ingen policy finns angående när de med tidsbegränsade kontrakt ska få veta om kontraktet blir förlängt eller ej. Oftast sker det mellan en dag och en vecka innan kontraktet löpt ut. I enlighet med polsk lagstiftning informeras de anställda vid anställningstillfället om att deras rättigheter finns samlade i dokumentet Regulamin Pracy. Detta dokument ska sedan finnas tillgängligt för de anställda, vilket inte var fallet vid revisionen. Enligt ledingen hade dokumentet tagits ned i samband med att väggarna nyligen målades om. Enligt polsk lagstiftning ska alla privata arbetsgivare med fler än 50 anställda informera medarbetarna om deras rätt att bilda ett arbetarråd. Denna information har inte delgivits de anställda. Avvikelser: 1) Regulamin Pracy finns inte uppsatt i lokalen, eller tillgängliggjord för de anställda på andra sätt. 2) De anställda har inte fått information om deras rättighet att bilda ett arbetarråd. Arbetstid I tidrapporteringssystemet registreras om den anställde varit närvarande eller frånvarande samt orsaken till frånvaron. Enbart vanlig arbetstid, dvs åtta timmar om dagen, registreras. Eventuell övertid rapporteras separat och bokförs för hand. Intervjuer och den dokumentgranskning som var möjlig visar att övertid inte används i stor skala, utan att det oftast handlar om ett par timmar per vecka. Totalt arbetad övertid under ett år kunde dock inte verifieras beroende på att dokumentationen inte fanns tillgänglig. Därför kan ingen slutsats dras kring huruvida fabriken uppfyller polsk lagstiftning avseende totalt arbetad övertid under året. Avvikelse: 1) Antalet arbetade övertidstimmar under ett år kunde inte verifieras.
- 8 - Löner och förmåner Arbetarintervjuer och genomgång av lönelistor visar att företaget uppfyller den gällande lagstadgade minimilönen. Samtliga arbetare får lön regelbundet en gång i månaden och kan tydligt se vad lönen byggts upp av. I fabriken finns en pärm för dem som arbetar på ackord som visar vad olika modeller/arbetsmoment ger för ersättning. Sedan räknar sömmerskan själva hur många delar som producerats, vilket verifieras av förmännen. Stickprov från april 2014 visar att övertid ersätts, men enbart till ordinarie timtaxa. För ackord-arbetare beräknas timpenning utifrån ett medelvärde för intjänad lön. Företaget betalar skatt och sociala avgifter i enlighet med polsk lagstiftning. Sjuklön och ersättning för föräldraledighet betalas ut. Avvikelse: 1) Övertidsarbete ersätts inte i enlighet med polsk lagstiftning. Hälsa och säkerhet I enlighet med polsk lagstiftning har fabriken en deltidsanställd person som ansvarar för hälsa och säkerhet på arbetsplatsen, bl.a. för riskbedömningar av arbetsmoment. Alla anställda får utbildning i hälsa och säkerhet var tredje år, vilket ombesörjs av denne person. I utbildningen på Borch Textile Poland ingick bland annat information om arbetsplatsolyckor, pension och vård av maskiner. Det finns flera brister i det systematiska brandsäkerhetsarbetet. Brandutbildningar genomförs inte regelbundet. Ingen utrymningsövning har genomförts, vilket även innebär att brandlarmet inte är testat. Tavla över nödutgångar och återsamlingsplats finns inte uppsatt i lokalen. I väntan på transport till kund förvaras kartonger på en öppen plats framför en nödutgång. Där saknas markeringar på golvet som visar var man får och inte får ställa material. I lagerlokalen där en av de två tillskärarmaskinerna står finns ingen nödutgång, utöver en elektriskt styrd garageport. Arbetsplatsolyckor omhändertas och dokumenteras. Vid de arbetsmoment som upplevs vara mer riskabla finns säkerhetsinstruktioner uppsatta. Dokumentation av tester som visade att damm- och bullernivåer följer polsk lag granskades. På ett ställe i lokalen upplevs dock ljudet som för högt för arbete utan hörselskydd. Kemiska produkter används inte i någon större utsträckning. De som finns förvaras inte i avskilda skåp, utan på hyllor tillsammans med andra saker, t.ex. dricksflaskor. Utöver detta noterades att företagets erbjuder rena toaletter och att det finns ett kök med matsal som arbetarna är fria att använda. Avvikelser: 1) Brandutbildning genomförs inte regelbundet 2) Utrymningsövning genomförs inte och brandlarm testas inte 3) Tavla med utrymningsvägar och återsamlingsplats finns inte uppsatt i fabrikslokalen. Den översiktskarta som finns är inte aktuell och saknar återsamlingsplats. 4) Väg till nödutgångar, som alltid ska vara fria från hinder, är inte markerade. 5) Nödutgång som kan öppnas manuellt saknas i lagerlokalen. Tavla med utrymningsvägar och återsamlingsplats saknas. 6) Kemikalier förvaras inte i ett separat skåp/behållare. 7) Alla kemikalier är inte korrekt märkta.
- 9 - Miljö Inget miljöledningssystem eller motsvarande finns. Energin som används för uppvärmning kommer från en gaspanna som nyligen installerats istället för den tidigare oljepannan. Fabriken äger en bil som används för transport mellan lagret och själva lokalen för sömnad. En gång per år rapporteras bränsleförbrukning in till myndigheterna. Det avfall som uppstår sorteras i enlighet med polsk lagstiftning i två separata containrar. En för papper och plats och en för övrigt avfall. Utöver detta sorteras farligt avfall, i form av batterier, lysrör m.m. ut. Avfallet hämtas på plats av avfallsföretag
- 10 - Slutsats, avvikelser och rekommendationer Slutsats Fabriken anses i stort efterleva ställda krav och hålla en hög social och miljömässig standard. Inga prioriterade/akuta avvikelser 1 hittades. Att det råder samstämmighet mellan granskade dokument, intervjuer med ledningen och arbetarintervjuer är positivt, eftersom det gör att inga oklarheter kvarstår efter revisionen. Revisorerna bedömer att fabriken har förmåga att korrigera alla avvikelser som framkommit. I stycket nedan redovisas en sammanställning av avvikelserna, se bilaga 2 Corrective action plan för detaljer. Under revisionens slutmöte meddelade fabriken att och hur de avsåg att korrigera alla avvikelser. Åtgärdsplanen i bilaga 2 är överenskommen med ledningen. Avvikelser Det reviderade företagets åtgärdsplan återfinns i bilaga 2 Tracking chart. Bokför övertid och betala ut övertidsersättning Fabrikens ekonomichef som ansvarar för anställning och löner har god kunskap om lagstiftningen inom området. Ledningen bör säkerställa att följande förs in i lönehanteringssystemet: Bokför övertid inom ramen för det ordinarie tidrapporteringssystemet. Ersätt övertidsarbete i enlighet med polsk lagstiftning. Säkerställ att de anställda har kunskap om sina rättigheter Följande behöver genomföras: Säkerställ att Regulamin Pracy finns tillgänglig för alla medarbetare. Informera om de anställdas rätt att skapa ett arbetarråd. Se över det systematiska brandsäkerhetsarbetet Fabriken behöver se över systematiken i sitt brandsäkerhetsarbete. Man behöver säkerställa att alla kan ta sig ut om det börjar brinna. I samband med denna översyn behöver följande åtgärdas: 8) Brandutbildning genomförs inte regelbundet 9) Utrymningsövning genomförs inte och brandlarm testas inte 10) Tavla med utrymningsvägar och återsamlingsplats finns inte uppsatt i fabrikslokalen. Den översiktskarta som finns är inte aktuell och saknar återsamlingsplats. 11) Markera gångar till nödutgångar, som alltid ska vara fria från hinder. 12) Nödutgång som kan öppnas manuellt saknas i lagerlokalen. Tavla med utrymningsvägar och återsamlingsplats saknas. 1 Enligt definitionen i SKIs handledning vid avvikelser från de sociala kraven
- 11 - Åtgärda brister i hantering av kemikalier Fabriken behöver se över systematiken i sitt kemikaliearbete. I samband med denna översyn behöver följande åtgärdas: Kemikalier ska förvaras i ett separat skåp/behållare. Alla kemikalier ska vara korrekt märkta. Rekommendationer Följande är inte rekommendationer som ska ses som förbättringsförslag för att företaget ska höja sin sociala standard. Genomför regelbundna möten med tvåvägskommunikation där vad som diskuteras dokumenteras och följs upp. Erbjud de anställda enklare hörselskydd, och säkerställ att utbildning kring buller omhändertas i den obligatoriska hälso- och säkerhetsutbildningen. Säkerställ att de anställda förstår innebörden av dokumentet Regulamin Pracy när de anställs. Detta kan exempelvis ske genom en muntlig genomgång. Undersök behovet av en enklare personalhandbok som överensstämmer med koncernens. Säkerställ att den obligatoriska hälsa- och säkerhetsutbildningen tar upp riskbedömning av olika arbetsmoment. Med utgångspunkt från sedan tidigare genomförda riskbedömningar, se över skriftliga rutiner kring säkerhetsaspekter och gör eventuella kompletteringar. Etablera en policy för när de anställda med tidsbegränsade kontrakt ska få information om kontraktets förlängning. Etablera ett verksamhetssystem med skriftliga policyer, riktlinjer och rutiner.
- 12 - Bilder Bild 1: Vagnar blockerar utrymningsväg för sömmerskorna. Bild 2: Ingen uppmärkt utrymningsväg som visar var gods ej får ställas. Bild 3: Nödutgång som inte kan öppnas manuellt.