Revisionsrapport* Granskning av styrning och uppföljning av nämndernas verksamhetsmål Delårsrapport 2007 Täby kommun September 2007 Charlotte Gränefjord *connectedthinking
Innehållsförteckning 1 Bakgrund och syfte...2 2 Styrprinciper...2 3 God ekonomisk hushållning...4 3.1 Bedömning... 5 4 Nämndernas rapportering...5 4.1 Kommunstyrelsen... 5 4.1.1 Bedömning...6 4.2 Socialnämnden... 7 4.2.1 Bedömning...8 4.3 Barn- och grundskolenämnden... 8 4.3.1 Bedömning...9 4.4 Gymnasie- och vuxenutbildningsnämnden... 10 4.4.1 Bedömning...10 4.5 Södra Roslagens miljö- och hälsoskyddsnämnd... 11 4.5.1 Bedömning...12 4.6 Kultur- och fritidsnämnden... 12 4.6.1 Bedömning...13 5 Sammanfattad bedömning...13 1
1 Bakgrund och syfte Kommunallagen har kompletterats med bestämmelser vars syfte är att precisera begreppet god ekonomisk hushållning. De nya bestämmelserna anger att kommunen (fullmäktige) ska besluta om mål och riktlinjer som är av betydelse för en god ekonomisk hushållning, KL 8 kap. 5. Måluppfyllelsen ska redovisas i delårsrapport och årsredovisning enligt krav i Lagen om kommunal redovisning, 4 kap. 5. Utgångspunkt för bestämmelserna är att fullmäktige ska styra genom mål och riktlinjer medan nämnderna ska verkställa och återrapportera utfallet till fullmäktige. För att detta ska kunna fungera krävs en sammanhängande styrkedja från fullmäktige, via nämnderna till förvaltningen. För att denna kedja ska fungera effektivt krävs att det finns ett system eller en struktur för styrning av verksamheten. Styrsystemet finns dokumenterat i verksamhetsplaner och uppföljningsrapporter på olika nivåer. Enligt Kommunallagen (KL) 9 kap, 9a, ska revisorerna bedöma om resultatet i delårsrapporten, som enligt KL 8 kap, 20a skall behandlas av fullmäktige, och årsbokslutet är förenligt med e mål fullmäktige beslutat. Revisorernas skriftliga bedömning skall biläggas delårsrapporten och årsbokslutet. Komrev inom Öhrlings PricewaterhouseCoopers har fått i uppdrag av revisorerna i Täby kommun att granska styrningen och uppföljningen av nämndernas verksamhetsmål i delårsrapport per 30 juni 2007. 2 Styrprinciper Målstyrningsprocessen i Täby kommun bygger på följande byggstenar: Verksamhetsidé Verksamhetsidén sammanfattar den verksamhet som kommunen erbjuder Täbyborna: Täby kommun är till för Täbybornas gemensamma angelägenheter utbildning, omsorg, kultur och samhällsbyggnad och erbjuder valfrihet och trygghet i en väl utvecklad stadsmiljö i nära kontakt med naturen. Kännetecken Kännetecken är de värdeord som verksamheten präglas av. Täby kommuns verksamhet ska beskrivas utifrån ledorden arbetsglädje, föregångare, stolthet och servicevilja.
Inriktningsmål Inriktningsmål uttrycker den politiska ambitionen på längre sikt, d v s visar den önskvärda inriktningen. Inriktningsmålen är i regel inte mätbara i ett kort perspektiv. Utifrån inriktningsmålen fastställs effektmål. Effektmål Effektmålen är de tillstånd som ska uppnås under verksamhetsåret eller vid en viss tidpunkt. Effektmålen visar i vilken utsträckning verksamheten utvecklas i den önskvärda riktningen. De är alltid mätbara på kort sikt och indikerar om målet är på väg att uppnås. Fullmäktige anger vilka av målen som rapporteras till fullmäktige och när det ska ske. Uppföljning av effektmål Här identifieras avvikelse mellan effektmål och det verkliga utfallet. Utvärdering av effektmål I detta moment av målstyrningen värderas uppföljningsresultatet. Här görs bedömningen om resultatet varit bra/dåligt i förhållande till de förutsättningar som funnits. Utvärdering ligger till grund för beslut om ev ändrade mål och/eller resurser. Vid konflikt mellan måluppfyllelse och erforderliga resurser utgör fastställd årsbudget en ekonomisk restriktion. 3
3 God ekonomisk hushållning Revisorerna skall utifrån kommunallagen bedöma om resultatet i delårsrapport och årsredovisningen är förenligt med de mål för den ekonomiska förvaltningen som fullmäktige beslutat om i årsbudget och flerårsplan. Bedömningen skall avse både de verksamhetsmål och finansiella mål som fullmäktige fastställt och som är av betydelse för god ekonomisk hushållning. Kommunens finansiella mål för god ekonomisk hushållning i verksamhetsplan 2007-2009 är formulerade enligt följande: Inriktningsmål Kommunen ska ha en god ekonomisk hushållning. Den kommunala verksamheten ska drivas effektivt med god kvalitet till lägsta möjliga kostnad. Genom detta ska det skapas utrymme för skattesänkningar under planperioden. Effektmål Verksamhetens nettokostnader ska täckas av skatteintäkterna netto under planperioden 2007-2010. Det här innebär att ökningen av verksamhetens nettokostnader begränsas till ökningen av skatteintäkterna netto. 2007 års resultat ska uppgå till minst 1 % av skatteintäkterna netto. I delårsrapporten prognostiseras att resultatet kommer att uppgå till 101 mnkr vid årets slut. Prognosen för nettokostnadernas andel av skatteintäkterna uppgår till 97 %. Kommunen gör bedömningen att det ekonomiska resultatet pekar på att de finansiella målen kommer att uppnås under 2007. I verksamhetsplan 2007-2009 uttalar inte kommunen explicit vilka verksamhetsmål som ska uppfyllas inom ramen för god ekonomisk hushållning. Då kommunen har en tydligt strukturerad styrkedja med inriktningsmål, effektmål och uppföljning av de samma, gör vi tolkningen att det är effektmålen som är av betydelse för god ekonomisk hushållning. I förvaltningsberättelsen redovisas att av 153 effektmål prognostiseras 73 mål att uppnås under 2007, 30 mål förväntas inte kunna uppnås och för resterande 50 mål kan nämnderna eller styrelsen inte lämna någon prognos. Kommunen gör inte någon bedömning av om grad av prognostiserad måluppfyllelse är tillräcklig för att anse att god ekonomisk hushållning har uppnåtts. 4
3.1 Bedömning Enligt Kommunala redovisningslagen (KRL) kap 4, 5, anges att förvaltningsberättelsen skall innehålla en utvärdering av om målen för en god ekonomisk hushållning har uppnåtts. I förvaltningsberättelsen tillhörande delårsrapporten gör kommunen denna bedömning när det gäller de finansiella målen för god ekonomisk hushållning. Vi instämmer i kommunens bedömning att de finansiella målen för god ekonomisk hushållning är uppfyllda. För verksamhetsmålen redovisar kommunen i förvaltningsberättelsen det antal mål som prognostiseras att uppfyllas under 2007, antal som inte kommer att uppfyllas samt antal mål som inte kan lämnas prognos för. Vi bedömer att de effektmål som har fastställt avseende verksamhet i allt väsentligt har uppfyllts i den utsträckning som framgår av delårsrapporten. För att ytterligare utveckla kommunens uppföljning av verksamhetsmålen anser vi att kommunen bör göra en bedömning av i vilken grad prognostiserad måluppfyllelse är tillräcklig för att anse att god ekonomisk hushållning har uppnåtts. 4 Nämndernas rapportering 4.1 Kommunstyrelsen Uppföljning av driftsbudget Kommunstyrelsen Utfall juni Prognos Budget Avvikelse (tkr) helår 2007 Tkr % Intäkter 150 816 300 490 302 380-1 890-1 % Kostnader - 192 293-419 375-438 075 18 700 4 % Nettokostnader - 41 477-118 885-135 695 16 810 12 % Kommunstyrelsen prognostiserar för helår 2007 en positiv budgetavvikelse på 16,8 mnkr. De största avvikelserna finns inom följande poster/verksamheter; Personalomstruktureringar prognostiserar ett överskott på 14 mnkr, överskottet bedöms behövas under 2008 eftersom konsekvenser av de avknoppningar och privatiseringar som sker under 2007 kan avläsas först under 2008. Posten Kommunstyrelsen oförutsett prognostiserar ett överskott på 6,5 mnkr. 5
Uppföljning av verksamhetsmål Enhet Effektmål Antal ej redovisade/prognos ej möjlig Antal uppnådda/kommer att uppnås Kommungemensamt 19 12 5 2 Drogförebyggande 5 5 0 0 arbete Central administration 1 1 0 0 VESP 2 1 1 0 Fastighetsförvaltning 2 0 2 0 Näringsliv 9 0 6 3 Konsult och service 2 1 1 0 IT-avdelning 4 1 3 TOTALT: 44 21 18 5 Antal ej uppnådda Kommunstyrelsen har för verksamhetsår 2007 totalt 14 inriktningsmål och 44 effektmål. Enligt vår sammanställning från delårsrapporten redovisar Kommunstyrelsen att det per juni 2007 inte är möjligt att göra en uppföljning av 21 effektmål. Av de 44 effektmålen bedömer styrelsen att 18 mål kommer att uppnås och 5 mål förväntas inte att uppnås under året. Två av de ej uppnådda målen kommer att uppnås under 2008 och de tre övriga är mål som ska uppnås på längre sikt. För 21 effektmål är det inte möjligt att göra någon prognos för första halvåret. Detta beror på att mätning av måluppfyllelsen antingen görs under andra halvåret, dvs i årsredovisningen (7effektmål), eller att målet inte komma att mätas under 2007. Det senare gäller medborgarundersökning samt Täbyenkäten till ungdomar i åk 7, 9 samt åk 2 på gymnasiet som båda kommer att genomföras under 2008 (13 effektmål). 4.1.1 Bedömning Kommunstyrelsen har en stor andel mål som ej är möjliga att prognostisera måluppfyllelsen av. Att i vid delårsbokslutet kunna få indikationer på om verksamheten bedrivs i rätt riktning utifrån uppställda mål är inte helt tillfredsställande. För mål som ska mätas med någon form av enkätstudie är det ofta dock inte möjligt att få någon delrapportering. De mål som styrelsen inte kan prognostisera har enkäter som mätmetod. 6
4.2 Socialnämnden Uppföljning av driftsbudget Socialnämnden Utfall juni Prognos Budget Avvikelse helår 2007 Tkr % Intäkter 83 339 151 531 142 531 9 000 6 % Kostnader -433 307-885 175-887 175 2 000 0 % Nettokostnader -349 968-733 644-744 644 11 000 1 % Prognostiserat överskott fördelas mellan verksamhetsområdena på följande sätt: Individ- och familjeomsorg 16 000 Äldreomsorg - 9 000 LSS 0 Psykiskt funktionshindrade 0 Samordnad verksamhet 4 000 Administrativa enhet 0 Nettokostnader 11 000 Prognostiserat överskott inom Individ- och familjeomsorgen har bl a sin grund i minskat behov av institutionsplaceringar till barn ungdomar och familjer, troligen till följd av högkvalitativ öppenvård. Vidare har kostnader för försörjningsstöd fortsatt att minska och omfattar allt färre hushåll. Underskottet inom Äldreomsorgen härrör sig från ett större antal utförda hemtjänsttimmar än budgeterat. Överskott inom samordnad verksamhet består av ett ombudgeterat resultat från 2006 som är avsett för kostnader i samband med omstrukturering. Uppföljning av verksamhetsmål Socialnämndens uppdrag från kommunfullmäktige i verksamhetsplan för 2007-2009 innebär fortsatta kostnadssänkningar inom nämndens område. Kostnadssänkningarna innebär bl a att verksamheternas strukturer omprövas. Syftet är att söka långsiktigt hållbara och kostnadseffektiva lösningar för att möta framtida behov av vård och omsorg. Kostnadssänkningarna beräknas vara genomförda under 2007. 7
För nämndens effektmål ges följande redovisning i delårsrapporten. Enhet Effektmål Antal ej redovisade/prognos ej möjlig Antal uppnådda IoF inkl psykiatri 11 4 4 3 Äldre- och handikapp 11 8 0 3 LSS-verksamhet 7 2 4 1 TOTALT: 29 14 8 7 Antal ej uppnådda Socialnämnden har totalt 29 effektmål för år 2007. I delårsrapporten kommenteras samtliga effektmål. Av de 29 målen är 8 mål uppfyllda, 7 mål är ej uppfyllda och för 14 mål kan någon prognos ej lämnas. Anledningar till ej lämnade prognoser är att brukarundersökningar och NKI-undersökningar ännu inte har genomförts. 4.2.1 Bedömning Vi bedömer att Socialnämnden har en tillfredsställande redovisning och uppföljning av sina effektmål. Samtliga verksamheter ger en lägesrapport per juni 2007 där ekonomi, volymer och måluppfyllelse kommenteras. För att ytterligare utveckla Socialnämndens måluppföljning anser vi att nämnden utifrån sin bedömning av effektmålens uppfyllelse även bör göra en analys av om respektive inriktningsmål kommer att kunna uppnås under perioden. 4.3 Barn- och grundskolenämnden Uppföljning av driftsbudget BGN Utfall juni Prognos Budget Avvikelse helår 2007 Tkr % Intäkter 39 501 76 027 75 727 300 0 % Kostnader -541 020-1 081 227-1 073 927-7 300 1 % Nettokostnader -501 519-1 005 200-998 200-7 000 1 % De största prognostiserade budgetavvikelserna härrör sig från ökade volymer i både förskola, skolbarnomsorg, förskoleklass och grundskola. 8
Uppföljning av verksamhetsmål I Barn- och grundskolenämndens delårsrapport anges att mål uppsatta i verksamhetsplan 2007 redovisas i samband med årsredovisning. Vidare anges att målen för kommunens förskoleverksamhet bedöms/mäts av tillsynsansvariga pedagoger. Tillsynsansvariga gör tillsynsbesök på respektive förskola/familjedaghem minst en gång per år. Ett system för hur målen ska kvantifieras håller på att framarbetas. Systemet kommer att användas fr o m år 2008. I nämndens delårsrapport redovisas att samtliga inriktningsmål kommer att uppfyllas. Enhet Effektmål Förskoleverksamhet 6 Grundskola, förskoleklass 14 och skol- barnomsorg TOTALT: 20 I delårsrapporten redovisas samtliga effektmål vara uppnådda/prognos ej möjlig. Anledning till de tvetydiga bedömningarna är att del av respektive mål är uppfyllt. Bland annat hänvisas till att tillsynsansvariga inom förskolan kommer att tillämpa nytt bedömningssystem fr o m 2008. Vidare har flera mål inom grundskola, förskoleklass och skolbarnomsorg uppfyllts emedan uppföljning av samma mål inte har gjorts inom fristående skolor. 4.3.1 Bedömning Vi anser att Barn- och grundskolenämndens uppföljning av verksamhetens effektmål i delårsrapporten inte är helt tillfredsställande. Den bristande måluppföljningen har enligt vår bedömning dock sin grund i de metoder som valts för måluppföljning. Nämnden har ännu inga färdigutvecklade system för bedömning av måluppfyllelse utifrån tillsynsbesök. Vidare har uppföljning inom de fristående skolorna helt uteblivit. Vi anser det vara positivt att nämnden i sin delårsrapport gör en prognostisering av i vilken mån respektive inriktningsmål kommer att uppfyllas. 9
4.4 Gymnasie- och vuxenutbildningsnämnden Uppföljning av driftsbudget GVN Utfall juni Prognos Budget Avvikelse helår 2007 Tkr % Intäkter 50 725 100 890 96 490 4 400 4,6 % Kostnader -163 191-340 477-343 077 2 600 0,8 % Nettokostnader -112 466-239 587-246 587 7 000 2,8 % Det prognostiserade överskottet fördelar sig på följande verksamheter: Gymnasieskola 6 000 Gymnasiesär & särvux 700 Vuxenutbildning 300 Nettokostnader 7 000 Uppföljning av verksamhetsmål Täby kommuns skolplan omfattar samtliga verksamheter som ingår i Barn- och grundskolenämndens och Gymnasie- och vuxenutbildningsnämndens ansvarsområden. Skolplane bygger på de nationella läroplanerna och är även ett uttryck för kommunens politiska viljeriktning för gymnasie- och vuxenutbildningen. I verksamhetsplanen anger fullmäktige de inriktnings- och effektmål som ska styra nämndens verksamhet under 2007. Gymnasie- och vuxenutbildningsnämnden har i verksamhetsplan 2007 totalt 13 effektmål som ska följas upp i samband med bokslutet. Enhet Effektmål Antal ej redovisade/prognos ej möjlig Gymnasie- och vuxenutbildningsnämnden Antal uppnådda 13 7 3 3 Antal ej uppnådda 4.4.1 Bedömning Vi bedömer att Gymnasie- och vuxenutbildningsnämnden gör en tillfredsställande uppföljning och redovisning av effektmålen i verksamhetsplan 2007. Nämnden anger i sin 10
uppföljning av effektmålen att det inte är möjligt att lämna prognos för sju av 13 mål. Anledningen är flera gånger att mätning genomförs under hösten. I övrigt anser vi att nämnden har tydliga och mätbara mål som möjliggör en bedömning av grad av måluppfyllelse. Vi anser dock att nämnden utifrån sin bedömning av effektmålens uppfyllelse bör göra en analys av om respektive inriktningsmål kommer att kunna uppnås under perioden. 4.5 Södra Roslagens miljö- och hälsoskyddsnämnd Uppföljning av driftsbudget Kommunstyrelsen Prognos Budget Avvikelse helår 2007 Tkr % Intäkter 6 400 6 680-243 -3,6 % Kostnader -16 758-17 038 243 1,4 % Nettokostnader -10 358-10 358 0 0 % Utöver den ekonomiska redovisningen ovan redovisar nämnden att de initiala etableringskostnaderna beräknas ge ett överskott på 0,3 mnkr. Uppföljning av verksamhetsmål Södra Roslagens miljö- och hälsoskyddsnämnds delårsrapport följer strukturen i VP 2007 för Täby kommun. Delårsrapporten infogas i en sammanfattande rapport för Täby kommun och överlämnas även Danderyds kommun och Vaxholms stad. Södra Roslagens miljö- och hälsoskyddsnämnd har för verksamhetsår 2007 totalt nio effektmål. Effektmål Antal ej redovisade/prognos ej möjlig Antal uppnådda Miljö 1 1 0 1 0 Miljö 2 3 0 1 2 Miljö 3 1 0 1 0 Miljö 4 4 0 4 0 TOTALT: 9 0 7 2 Antal ej uppnådda 11
Uppföljning av effektmålen bygger i stor utsträckning på verksamhetens egna utvärderingar då färdiga och oberoende nyckeltal och andra uppföljningsmått saknas. Södra Roslagens miljö- och hälsoskyddsnämnd har enligt delårsrapporten en hög grad av måluppfyllelse för 2007. 4.5.1 Bedömning Vi bedömer att Södra Roslagens miljö- och hälsoskyddsnämnd har en tillfredställande uppföljning av sina effektmål i delårsbokslutet. Vi har dock noterat att två av nämndens mål i verksamhetsplan 2007 ska uppnås under 2006, vilket troligen är en felskrivning eller en rest från tidigare verksamhetsplan. Två av nämndens effektmål ska uppnås under 2010 respektive 2015. Enligt kommunens styrprinciper ska effektmålen alltid vara mätbara på kort sikt och indikera om målet är på väg att uppnås. De två långsiktiga effektmålen är mätbara, vi anser dock att målen bör vara formulerade som delmål för att i egenskap av effektmål ge en tydligare styrning och uppföljning. 4.6 Kultur- och fritidsnämnden Uppföljning av driftsbudget KFN Utfall juni Prognos Budget Avvikelse helår 2007 Tkr % Intäkter 7 337 16 329 16 119 210 1 % Kostnader - 53 811-108 385-106 290-2 095 2 % Nettokostnader -46 474-92 056-90 171-1 885 2 % - varav lokalkostnader -18 917-37 833-37 821-12 0 % Uppföljning av verksamhetsmål Kultur- och fritidsnämndens har för verksamhetsplan 2007 totalt 27 effektmål uppsatta, samtliga mål kommenteras i delårsrapporten. Enhet Effektmål Antal ej redovisade/prognos ej möjlig Antal uppnådda Kultur- och fritid 27 4 14 9 Antal ej uppnådda Av de 27 målen redovisas 14 mål vara uppfyllda och 9 ej uppfyllda. För 4 mål kan någon prognos av måluppfyllelse ej lämnas. Anledning till att prognos ej kan lämnas är i ett fall att nämnden inte har utarbetat någon mätmetod. 12
Någon analys av om inriktningsmålen kommer att kunna uppfyllas under perioden ges inte. 4.6.1 Bedömning Vi bedömer att Kultur- och fritidsnämnden har en tillfredställande uppföljning av sina effektmål i delårsbokslutet. Målen i verksamhetsplan 2007 är kvantitativt formulerade vilket gör att bedömning av grad av måluppfyllelse underlättas. Kultur- och fritidsnämnden har liksom tidigare år ett stort antal effektmål. Nämnden prognostiserar för helår 2007 en hög grad av måluppfyllelse. För att ytterligare utveckla Kultur- och fritidsnämndens måluppföljning anser vi att nämnden utifrån sin bedömning av effektmålens uppfyllelse även bör göra en analys av om respektive inriktningsmål kommer att kunna uppnås under perioden. 5 Sammanfattad bedömning Vi bedömer att kommunen generellt har en tydlig och strukturerad modell för styrning och uppföljning av verksamhetsmässiga mål. Genom en återkommande struktur, både i verksamhetsplan 2007 samt vid måluppföljning både i delårs- och i bokslutssammanhang, åstadkoms en tydlig koppling mellan styrning och uppföljning. Enligt Kommunallagen (KL) 8 kap, 4, ska för verksamheten anges mål och riktlinjer som är av betydelse för en god ekonomisk hushållning. För ekonomin skall anges de finansiella mål som är av betydelse för en god ekonomisk hushållning. I kommunens verksamhetsplan 2007-2009 anges finansiella inriktnings- och effektmål för god ekonomisk hushållning. I verksamhetsplan 2007-2009 uttalas inte explicit vilka verksamhetsmål som ska uppfyllas inom ramen för god ekonomisk hushållning. Då kommunen har en tydligt strukturerad styrkedja med inriktningsmål, effektmål och uppföljning av de samma, gör vi tolkningen att det är effektmålen som är av betydelse för god ekonomisk hushållning. Enligt Kommunala redovisningslagen (KRL) kap 4, 5, anges att förvaltningsberättelsen skall innehålla en utvärdering av om målen för en god ekonomisk hushållning har uppnåtts. I förvaltningsberättelsen tillhörande delårsrapporten gör kommunen denna bedömning när det gäller de finansiella målen för god ekonomisk hushållning. För verksamhetsmålen redovisar kommunen antalet mål som prognostiseras att uppfyllas under 2007 respektive inte kommer att uppfyllas. Kommunen gör inte någon bedömning av om grad 13
av prognostiserad måluppfyllelse är tillräcklig för att anse att god ekonomisk hushållning har uppnåtts. För att ytterligare utveckla kommunens uppföljning av verksamhetsmålen anser vi att det bör göras en bedömning av i vilken grad prognostiserad måluppfyllelse är tillräcklig för att anse att god ekonomisk hushållning har uppnåtts. I relation till delårsrapport 2006 har flera nämnder i sina delårsrapporter utvecklat sin redovisning av effektmålens uppföljning på ett positivt sätt. I 2006 års delårsrapport var det flera nämnder som utelämnade uppföljning och prognostisering av flera effektmål. I delårsrapport 2007 ger samtliga nämnder, i varierande grad, en uppföljning av samtliga effektmål. Vi anser att kommunstyrelsen samt nämndernas uppföljning av effektmål genomförs på ett tillfredsställande sätt i bilagan; plan för uppföljning och rapportering 2007 - lägesrapport juni 2007. Samtliga mål kommenteras på ett systematiskt och tydligt sätt där tillämpad struktur även känns igen ifrån kommunens verksamhetsplan 2007-2009. För respektive effektmål anges om målet uppnås, ej uppnås eller om prognos ej är möjligt. Det lämnas aldrig till läsaren att själv göra en bedömning vilket är positivt. Några av nämnderna utelämnar en analys och bedömning av om inriktningsmålen kommer att kunna uppnås under perioden. För att ytterligare utveckla uppföljning av verksamhetsmålen anser vi att inriktningsmålen på ett tydligare sätt bör kommenteras med grund i respektive nämnds uppfyllelse av effektmål. 14