Karin Fält Magnusson Ordf./Pk 1 Bo Nordenskjöld Ordf./Pk 2 Carl Edvard Rudebeck Ordf./Pk 5. Per Carlsson CMT / HU, 3

PROTOKOLL 1 Sammanträdesplats Närvarande Sammanträdesrummet Blåklinten, Landstingshuset, Linköping Ledamöter Övriga Förhinder Åke Rosandher, ordf Östergötlands lt Boel Andersson Gäre Jönköpings lt Lars Brudin Kalmar lt Claes Hallert Östergötlands lt Håkan Eriksson Av SN utsedd expert Jan Ernerudh Hälsouniversitetet Karin Fält Magnusson Ordf./Pk 1 Bo Nordenskjöld Ordf./Pk 2 Carl Edvard Rudebeck Ordf./Pk 5 Per Carlsson CMT / HU, 3 Ulf Ekström Sekreterare i FORSS Anders Heijl Östergötlands lt, Barbro Wijma HU, 3 Bo Levander Ordf./Pk 3 1 Öppnande och fastställande av dagordning 2 Justering Ordföranden öppnar sammanträdet och hälsar välkommen till dagens sammanträde. Föredragningslistan godkändes, med tillägg av rapport från pågående KLUV-kurs.. Boel Andersson Gäre utses att jämte ordföranden justera dagens protokoll. 3 Rapport från den fjärde KLUV-kursen

PROTOKOLL 2 Den fjärde kursomgången av Klinisk utvärderingsvetenskap pågår och kommer att slutföras under våren. FORSS åtog sig att finansiera upp till 18 deltagare från regionen och kursledningen åtog sig att fylla ut med deltagare utöver detta. Per Carlsson och Barbro Wijma från kursledningen lämnar en rapport till FORSS. Av rapporten framgår att regionen fyllde denna kvot (E län 8, F län 5 och H län 5 deltagare). Genomförda kursvärderingar ger kursen, i likhet med de föregående, mycket högt betyg I diskussionen efter föredragningen konstaterades att det finns många mycket värdefulla inslag i kursen, varav en av de mest värdefulla är den tid för intensiva diskussioner personer med läkarutbildning får med personer från andra personalkategorier. FORSS noterar att det kan finnas skäl att samla gamla deltagare i KLUV-kurser för en diskussion om vad deras kunskaper och erfarenheter leder till. Inför framtiden resonerar kursledningen så att det inte går att hålla en ny kursomgång varje år. Kanske kan KLUV alternera med den regionala kursen? a t t uppdra åt beredningen att förbereda en diskussion i frågan till FORSS decembersammanträde. 4 Systematisk uppföljning ang uppdrag till ordförande i FORSS I den under våren presenterade SKILL rapporten om effekter i fråga om samarbete framgick att det finns ett problem inom samtliga landsting i fråga om samsynen mellan landstingsledning och ledningen på enhetsnivå beträffande FoU och dess betydelse för verksamhetens utveckling. Detta resulterar i att FoU arbete inte ses som en naturlig del av verksamhetens kompetensutveckling m.m. Även i andra sammanhang har det påtalats att enhetsnivån inte tycks tala med samma tunga och i en alltför liten utsträckning för vidare högsta ledningens intentioner. Vissa påpekanden om detta gjordes även under den föredragning om FORSS som gjordes inför Samverkansnämnden under försommaren.

PROTOKOLL 3 FORSS avser att hålla frågan levande för fortlöpande diskussion under 2004. FORSS ordförande rapporterade att man i Östergötland har kommit en bit på väg med att skapa en formell ram kring ansvaret för att bevaka och aktualisera förändringar i tankesätt och arbetssätt som aktualiseras inom forskningen. FoU samordnare inom vårdens olika centra skall se till att frågorna mer systematiskt ingår i vardagen. I Jönköpings län kommer Futurum organisationen att bli samordnande i frågan. I Kalmar län kan det faktum att de tjänster som inrättats för FoU frågor undantagits från besparingsdiskussionerna ses som ett första steg. Ordföranden kommer att tillse att diskussionerna mellan landstingsledningarna fortsätter. Respektive landsting återkommer i frågan. 5 Ambassadörer Lokala resurser Dnr FORSS 3/04 Sedan hösten 2001 har FORSS avsatt medel till de deltagande landstingen för vardera 30 % av en tjänst för att stödja utvecklingen av FORSS och forskningen, både inåt och utåt i regionen. Arbetsmässigt har landstingen valt något olika vägar att fylla uppdraget. (Uppdraget framgår av protokoll från september 2001.) Landstingsrepresentanterna i FORSS har fortlöpande rapporterat de aktiviteter och processer som dessa resurser deltagit i / initierat. Lars Brudin betonar att man i H län ser satsningen som ett specifikt uppdrag som inte klart kan avskiljas från det parallella uppdrag som givits inom landstinget. På det sättet blir det svårt att exakt visa vad just FORSS satsning resulterar i. Boel Andersson Gäre framhåller det ytterst värdefulla bidrag som FORSS givit inom landstinget för utveckling av FoU-verksamhetens roll. Landstinget behöver nu lyfta frågan internt om hur man gått in i FORSS, vad landstinget åtog sig från början och hur vi skall gå vidare. Under diskussionen framgår att FORSS ser det som behövligt att landstingen internt gör tydligt hur dessa resurser används.

PROTOKOLL 4 Ordföranden åtar sig att ta upp frågan vid de regelbundna träffar landstingsdirektörerna i regionen har. Inför FORSS behandling av frågan om en förlängning av detta beslut har beredningen diskuterat frågan och kommit med ett förslag om att FORSS avsätter resurser motsvarande 20 % av en tjänst inom vardera deltagande landsting under ytterligare en tre-årsperiod. i enlighet med förslaget. 6 Etiska nämnder Från och med årsskiftet 2003-04 sker bedömning av etiska problemställningar i medicinsk forskning inom en ny lag i Etiska nämnder. Bo Nordensköld presenterar tankarna bakom förändringen och den utformning som givits nämnderna. Under diskussionen noterar FORSS att de bestämmelser som reglerar avgifterna för studier som omfattar mer än en huvudman innebär mycket stora ökade kostnader för forskningssamarbete som sker över länsgränserna. En studie som sker inom ett landsting erlägger 5 000 kr för behandling i den etiska nämnden, medan en studie som omfattar mer än ett landsting, d.v.s. normalfallet inom FORSS, erlägger 16 000 kr. Mot bakgrund av att FORSS startar drygt 100 nya studier, vilka så gott som undantagslöst skall bedömas av Etisk nämnd, kommer FORSS att direkt eller indirekt att få en automatisk kostnadshöjning om 1,5-2 mkr jämfört med föregående år och med 1-1,5 mkr jämfört med om man skulle erlägga den lägre avgiften. FORSS konstaterar att dessa bestämmelser går stick i stäv med den strävan till regionalisering som uttrycks mycket starkt i bl.a. den nu aktuella utredningen om den högspecialiserade vården. Det valda finansieringssättet kommer direkt att motverka det vetenskapliga samarbete som eftersträvas. FORSS uppdrar åt beredningen a t t ta fram ett underlag för landstingens agerande inom landstingsförbundet i frågan, samt

PROTOKOLL 5 a t t ta fram underlag inför en diskussion om hur FORSS internt kan hantera den uppkomna situationen. 7 Principer för prioriteringskommittéernas arbete Dnr FORSS 4/04 Vid föregående sammanträde diskuterade FORSS behovet av en samlad bild av de beslut och principer som är vägledande för kommittéernas arbete för att ta fram förslag till ställningstagande till ansökningarna. FORSS kansli för fortlöpande en förteckning, vilken efter uppdatering sänds till samtliga inom Pk. FORSS noterar med tillfredsställelse att så sker. Samtidigt noterar FORSS att det kan vara dags att beredningen ser igenom sammanställningen utifrån en helhetsbedömning och återkommer till FORSS i frågan. 8 Konsekvenser av införande av den andra ansökningsomgången Dnr FORSS FORSS diskuterar vilka konsekvenser för de sökande och utvecklingen av FORSS som införandet av en direkt ansökningsomgång på hösten medfört. Från kommittéerna har under arbetets gång uttryckts farhågor för att denna dubblerade ansökning medför att bedömningen kommer att bli olika beroende på i vilken omgång en ansökan bedöms, eftersom man vid det första tillfället inte kan ha någon klar uppfattning om det totala söktrycket ett visst år. FORSS bedömer att vinsten med att ha två utdelningstillfällen per år inte uppväger olägenheten med skevhet i bedömningen. a t t återgå till det ursprungliga systemet med ansökan i två steg. 9 Speciella frågor från prioriteringskommittéerna i samband med årets bedömningsomgång FORSS får en kort rapport om hur arbetet i kommittéerna bedrivits. Under arbetet diskuteras en mängd olika frågor där FORSS olika

PROTOKOLL 6 ställningstaganden behöver klargöras eller där ingen ställning tagits så här långt. Fler likartade (utvecklings-)projekt Till Pk 1 inom med endast några veckors mellanrum tre likartade ansökningar om stöd till utvecklingsarbete. Det första erhöll bifall till stöd innan de andra kommit in. FORSS anser att det svar som gavs bifall till det första och rekommendation åt projektgrupperna att samordna sig är det logiska. Bedömning av regional förankring efter att medsökande flyttat Fråga har uppkommit med anledning av att medsökande i fortsättningsansökan 2004-139 flyttat under projektets gång. FORSS bedömer att fortsättningen av projektet är relativt väl finansierad även utan FORSS medverkan. FORSS avböjer således fortsatt stöd. I andra fall bör avflyttade personers betydelse för projektets fullföljande värderas. Det ligger dock i allas intresse att ett påbörjat arbete slutförs. Ersättning till en enhet för leverans av (patient-)material FORSS ser det som värdefullt att man kan ge en enhet som deltar i en undersökning en uppmuntran för det extraarbete som uppstår. FORSS utgår från att det sker i form av ett bidrag till en föreläsningsdag e. dyl., inte med överlämnande av en summa utan specificerat ändamål. Industrisamverkan i forskningsprojekt Ur FORSS synvinkel är det viktigt att de sökande tydligt beskriver vilka åtaganden resp part har och vad dessas del i helheten är. I det läge ett samarbete närmar sig ett kommersiellt stadium kan det finnas starka skäl för FORSS att vara med och ge stöd till utvärdering. Bekostande av forskningstid för universitets- och högskoleanställda Tid för universitets- och högskoleanställda som har detta i sin tjänst kan FORSS inte finansiera. Ang få större eller fler mindre anslag I och med att de sökta summorna från projekt som kan och bör stödjas är större än vad FORSS kan finansiera uppstår behov av att reglera formerna för fördelningen. Skall FORSS satsa på att ge begärt stöd fullt

PROTOKOLL 7 ut till ett mindre antal projekt eller skall prutningar ge utrymme för finansiering av fler? Samarbetsmomentet i FORSS uppdrag gynnas av att fler blir delaktiga i och med att vi söker sprida anslagen på fler projekt, så länge som kvaliteten hålls hög. FORSS har uppfattningen att kommittéerna har funnit en bra nivå i sina förslag. Forskningsdatabasen ABIS (Alla Barn I Sydöstra Sverige) Från ett par kommittéer har fråga ställts till FORSS om hur man bör se på det ytterst aktiva och ansökningsgenererande projektkomplexet ABIS. Under åren har flera ansökningar stöttats med stora summor och för 2004 finns fyra ansökningar. Två av dessa har av Pk 1 bedömts som goda exempel på den forskning som skall stödjas av FORSS. Beträffande två ansökningar (som av jävsskäl i Pk 1 lagts inom Pk 5) har Pk 5 valt att ta upp hela frågan om den fortsatta satsningen på ABIS till diskussion i FORSS. Främst önskas att FORSS får en samlad bild av ABIS inför sitt ställningstagande. FORSS konstaterar att ABIS utgör en stor och mycket intressant bas för framtida forskning. Nätverk rörande olika frågeställningar kommer till undan för undan. Mot bakgrund av att ett projekt utnyttjar basen för sitt arbete får man bidra till upprätthållande av den. a t t från ABIS och projektledarna för projekt med anknytning till ABIS, med projektnummer F2004-112, F2004-142, F2004-527och F2004-528 begära en redovisning, med följande huvudinnehåll: * En total beskrivning av ABIS och hur pågående och planerade delprojekt förhåller sig till varandra * En så långt möjligt preciserad tidsplan för varje projekt * En beskrivning av vilka forskare som är engagerade i vilka projekt och vilka arbetsuppgifter de har och den approximativa tidsåtgången för insatserna. Här är det angeläget att redovisa arbetsuppgifterna även för de medarbetare i projekten, som arbetar i Jönköpings och Kalmar läns landsting. Den regionala principen är tongivande för FORSS * En översikt över ABIS:s totala aktuella finansiering inklusive inlämnade andra ansökningar än till FORSS

PROTOKOLL 8 vidare a t t uppdra åt Carl-Edvard Rudebeck och Håkan Eriksson att göra en bedömning av samtliga fyra ABIS-anknutna projektansökningar och lägga fram förslag till beslut, samt a t t uppdra åt ordföranden att fatta vederbörliga beslut. Regional representation och rollfördelning I samband med bedömningen uppstår i olika utsträckning svårigheter att se vari den samverkan man åberopar består. FORSS finner att den lösning som eftersträvas för ett Internet-baserat ansökningssystem för FORSS i mycket större utsträckning ger möjlighet att få denna del utvecklad i ansökningarna. 10 Årets omgång av de slutliga ansökningarna: Fördelning av projektanslag Dnr FORSS 12/03 Antal ansökningar I den preliminära ansökningsomgången för 2003-2004 inkom 126 ansökningar till FORSS (föregående år 148). I dessa är inräknade 8 ansökningar om medel till utvecklingsarbete (5 tilldelades anslag.) Av de 118 återstående gavs 24 anslag direkt i höstomgången (ca 4,5 mkr). Av resterande inbjöds 71 (föreg. år 106) att inkomma med slutlig ansökan per 30 januari 2004. 100 slutliga ansökningar inkom (till dessa skall läggas att 24 redan slutbehandlades i första omgången, vilket gör 124 att jämföras med föreg. år 134). Av dessa var 34 (9 under höstomgången, vilket gör 43 att jämföra med 40 föregående år) ansökningar om fortsättningsanslag. Det betyder att några av de projektgrupper som erbjöds att inkomma med slutlig ansökan valt att inte göra så. För fortsättningsansökningarna gäller att dessa inte behöver lämna in preliminär ansökan om den ursprungliga projektplanen fortfarande gäller (i några fall lämnades preliminär ansökan). I beredningen har kommittéernas arbete gällande dessa främst inriktats på att se vad som utförts inom projektet sedan medel senast tilldelades.

PROTOKOLL 9 Prioriteringskommittéernas förslag till beslut Prioriteringskommittéerna har lagt fram förslag om fördelning av projektanslag för 2003-04 och i några fall för 2004-05. Totalt föreslås av de 100 ansökningarna 83 erhålla anslag från FORSS om 19,8 mkr (varav två projekt ingår i ABIS-beslutet, se föreg. paragraf, gällande 04 mkr). I summan ingår att 17 projekt föreslås tilldelas medel även för året 2005-06 (totalt 2,4 mkr, i höstomgången 2 projekt om 0,4 mkr)). Av de projekt som passerar nålsögat och föreslås få anslag från FORSS innebär förslaget att FORSS finansierar ca 65 % av de begärda beloppen för första året. Det att innebär att Pk:s bedömningar ligger på ungefär samma nivå som tidigare för det första året i ansökan (62-66%). Att ett projekt föreslås erhålla medel för två år är i vissa fall beroende på att de visat sig ha en god progress och inte skall behöva komma in med ansökan direkt nästa ansökningsomgång. I andra fall är projekten så upplagda att det inte finns rimlig möjlighet att visa progress redan ett drygt halvår efter att man tidigare fått medel. Kommentarer Till förslagen från prioriteringskommittéerna fogas i de många fall en längre eller kortare kommentar. I de fall förslaget innebär avslag på ansökan skall kommentaren ge de sökande en uppfattning om vad som orsakat avslaget. Kommentarerna kan behöva en viss ytterligare korrigering inför att FORSS beslut skall delges de sökande. a t t fördela medel enligt framlagt förslag, utom gällande de ABIS-projekt som undantogs i föregående punkt, a t t uppdra åt prioriteringskommittéernas resp. ordförande att i förekommande fall justera kommentarerna till de sökande, Under prioriteringskommittéernas arbete i mars 2003 har följande ledamöter anmält att de inte kunnat delta i behandlingen av eller beslut angående förslag om nedan angivna ansökningar:

PROTOKOLL 10 Pk 1 Karin Fält Magnusson 146 Göran Berg 121, 136, 137 Gunilla Sydsjö 120, 122 Pk 2 Martin Carlsson 216 Birgitta Larsby 226 Pk 3 Björn Olsen 338, 339, 341 Chris Henriksson 304, 318 Pk 5 Jan Persson 505, 539, 541 Eva Idvall 522, 523 Anne Göransson 541 Följande ledamöter anmälde att de med anledning av jävsförhållande inte deltagit i diskussion resp. beslut i FORSS beträffande förtecknade ansökningar: Boel Andersson Gäre 112 Claes Hallert 306, 515 Karin Fält Magnusson 146, 527 Carl Edvard Rudebeck 219, 231 Jan Ernerudh 121, 136, 137, 324, 337, 339, 341 11 Fördelning av anslag till utvecklingsarbete: Ordförandebeslut Dnr FORSS 9/02 och 12/03 Beslut om bidrag till utvecklingsarbete fattas löpande under året av FORSS ordförande. Sedan föregående sammanträde har ordföranden beslutat att fördela bidrag till 3 av 4 bedömda ansökningar. Sammanlagt har 130 tkr fördelats. a t t godkänna ordförandens beslut beträffande ansökningar om anslag till utvecklingsarbete.

PROTOKOLL 11 12 Återförande av medel till FORSS Dnr FORSS 6/04 13 FORSS på engelska Dnr FORSS 5/04 Vid föregående sammanträde tog FORSS beslut om att medel som inte tagits ut inom ett år efter att meddelande sänts återgår till FORSS (och att undantag från denna regel kan medges endast efter kontakt med kansliet). Kansliet har nu genomfört en första genomgång av projekt i vilka det finns medel som inte rörts. Det gäller både medel som tagits ut, men inte använts, och sådana som aldrig lämnat FORSS, men som naturligtvis stått som fördelade i boksluten. Genomgången omfattar åren fram till och med 2000. Sammanlagt föreslår kansliet att 2 973 tkr, enligt förteckning, återföras till FORSS förfogande för andra ändamål. FORSS föreslås besluta a t t godkänna vidtagen åtgärd, samt a t t uppdra till kansliet att fortsätta genomgången av de anslag som fördelades 2001 och 2002. Viss förvirring har uppstått kring den benämning FORSS har valt i översättning till engelska. FORSS anger som huvudbegrepp Health medan i artiklar oftast ända står Medical Research. a t t ändra översättningen till Medical Research Council of Southeast Sweden. 14 Verksamhetsberättelse för FORSS för 2003 Dnr FORSS 2/04 Förslag till verksamhetsberättelse för FORSS för 2002 har presenterats.

PROTOKOLL 12 a t t godkänna avlämnad verksamhetsberättelse, samt a t t överlämna den till Samverkansnämnden. 15 FoU-dag för forskare i startgroparna Nässjö-dag 2004 FORSS femte FoU-dag på Träcentrum i Nässjö anordnades den 3 mars. De vid FoU-dagen närvarande från FORSS rapporterade om erfarenheterna från dagen. Förutom de sedan flera år beprövade stationerna var dagens huvudfokus riktat på nisch-arbetet inom FORSS och speciellt på läkemedelsarbetet, vilket presenterades av Claes Hallert och Sigvard Mölstad. Inga beslut fattades. 16 Elektroniskt ansökningssystem för FORSS Kansliet presenterade det av Fou-enheten i Västra Götaland framtagna systemet för ansökningar över Internet. Sju olika anslagsgivare använder sig nu av detta system som varit i drift för drygt tre år. FORSS beredning har fått en grundlig genomgång av hur det fungerar och kunnat konstatera att det mycket väl svarar mot den kravspecifikation FORSS antagit. Enligt anlitad upphandligsexpertis kan FORSS gå vidare med en s.k. förenklad upphandling. FORSS har redan tidigare bemyndigat ordföranden att fatta vederbörliga beslut i en upphandling. 17 Avrapportering av Nisch -arbete Nischen kring läkemedel presenterade på FoU-dagen i Nässjö i mars. Arbetsgruppen har nu inbjudit till fyra work-shops i maj och augusti kring olika aspekter på läkemedelsanvändning,

PROTOKOLL 13 18 Sammanträdestider 19 Avslutning Nischen kring registerdata är framme vid pilot-test inom Riks-HIA, Riks- Stroke och Riks-Katarakt. Inom övriga områden pågår hopsamling av deltagare fortfarande. a t t uppdra åt beredningsgruppen att gå igenom materialet och vidta de justeringar som den finner behövliga, samt lägga fram justerat förslag den 19 september. a t t nästa sammanträde blir på Fredensborgs Herrgård den 17 september, samt a t t årets avslutande sammanträde blir på Hotell Högland i Nässjö den 8 december. Ordföranden tackar deltagarna för dagens arbete och förklarar sammanträdet avslutat. Vid protokollet Ulf Ekström Justerat Åke Rosandher Ordförande Boel Andersson Gäre Justeringsman