Leksands kommun Kommunrevisionen Bilaga till revisionsberättelsen Kommunrevisionens redogörelse för år 2012 1. Inledning revisorernas uppdrag Kommunrevisionen arbetar på uppdrag av kommunfullmäktige och har enligt kommunallagen till uppgift att, i den omfattning som följer av god revisionssed, granska styrelsens och nämndernas verksamhet samt pröva om deras verksamhet sköts på ett ändamålsenligt och från ekonomisk synpunkt tillfredsställande sätt. Revisorerna ska också granska om kommunens räkenskaper är rättvisande och om den interna kontrollen som görs inom nämnderna är tillräcklig. I granskningsuppdraget ingår även att granska och bedöma hur väl fullmäktiges fastställda mål av betydelse för god ekonomisk hushållning uppnås. Denna bedömning sker utifrån de finansiella och verksamhetsmässiga mål för god ekonomisk hushållning som fullmäktige ska fastställa. I denna redogörelse redovisas översiktligt den granskningsverksamhet som bedrivits under verksamhetsåret 2012. 2. Granskningsarbetets former Vägledande för revisionsarbetet är kommunallagen, god revisionssed och revisionsreglementet. Revisorerna upphandlar biträdestjänster för en fyraårsperiod och PwC har under året haft uppdraget att vara sakkunnigt biträde. Revisionsuppdraget har skett utifrån en under början av året fastställd revisionsplan. Planen baseras på en bedömning av risk och väsentlighet. I vårt löpande granskningsarbete har vi gått igenom samtliga protokoll från kommunstyrelsen och dess utskott samt nämnderna. Viss avstämning har skett avseende utveckling och verkställighet av vissa beslut. En viktig del i vårt arbete är att, tillsammans med våra sakkunniga, via återkommande samtal med ledande politiker och tjänstemän följa och reflektera över vad som händer och planeras i verksamheten. Dessa samtal har förts i en positiv anda och på ett konstruktivt sätt.
Revisorerna vill påpeka vikten av att revisionen får rimlig tid på sig för behandling av årsredovisningen. Vi anser att årets process tidsmässigt inte gett oss rimlig tid för behandling av årsredovisningen. Kommunrevisionen önskar att få delta i tidsplaneringen av 2013 års bokslutsprocess. 3. Revisorernas syn på kommunens ekonomi Kommunens resultat enligt resultaträkningen är 7,3 mnkr. Årets resultat innebär ett överskott på 1,0 % i relation till skatteintäkter och statsbidrag. Kommunens finansiella mål är ett överskott med minst 3 % under en femårsperiod varför måluppfyllelsen bedöms som svag för det enskilda året. Avvikelsen i verksamheterna är i förhållande till budget negativ med 13,9 mnkr. Kommunen uppvisar ändå ett positivt resultat vilket kan tillskrivas en engångsintäkt i form av återbetalning från AFA avseende premier för åren 2007 och 2008. Detta belopp uppgår till 13,9 mnkr. Sammantaget gör det att resultatet är i nivå med vad som budgeterades. Vi vill starkt betona att kommunen inte kan förlita sig på liknande framtida engångsintäkter varför det är av stor vikt att effektiviserings- och besparingsarbetet fortsätter. 4. Årets granskningsverksamhet Under året har större granskningar genomförts inom följande områden: Ägarstyrning av Leksandsbostäder AB. Effektivitet och ändamålsenlighet i de administrativa processerna. Delårsrapport per augusti 2012. Ram- och budgetprocessen samt ekonomistyrningen. Kommunens hantering av IT. Årsredovisning 2012. Vidare har revisorerna på särskilt uppdrag av fullmäktiges presidium granskat projektstyrning och konsekvensanalys vid nybyggnation av förskolan Källbacken. Utöver dessa granskningsinsatser har revisorerna som en del i granskningsarbetet också löpande gått igenom samtliga protokoll från styrelsen och dess utskott samt nämnderna, gjort studiebesök i verksamheterna, haft träffar med förtroendevalda och tjänstemän samt genomfört lekmannarevision i de kommunala bolagen. Nedan lämnas kortfattad information om respektive granskning. Granskningsrapporterna finns att läsa på kommunens webbplats www.leksand.se/sv/kommun-och-politik/kommunensorganisation/revisorer/revisionsrapporter/ 4.1 Ägarstyrning av Leksandsbostäder AB Granskningen hade att besvara följande revisionsfråga: Är kommunstyrelsens ägarstyrning av bolaget Leksandsbostäder AB ändamålsenlig, effektiv och tillräcklig?
Den sammanfattande revisionella bedömning är att kommunstyrelsens ägarstyrning av Leksandsbostäder AB i dagsläget inte är ändamålsenlig, effektiv eller tillräcklig. Arbetet som pågår med att utforma nya ägardirektiv bör ta hänsyn till detta. I rapporten föreslås att följande beaktas i det fortsatta arbetet: Kommunstyrelsen behöver kontrollera att ändamålsenliga rutiner för internkontroll finns beslutade och dokumenterade i bolaget. Det finns fastställda rapporteringsrutiner mellan kommunstyrelsen och bolaget Leksandsbostäder AB. Kommunstyrelsen bör utveckla ägardirektivet till bolaget i en riktning som ger kommunen möjlighet att vara en mer aktiv ägare, dvs. styra bolaget i den riktning kommunen anser är mest gynnsam för kommunen och bolaget som helhet. Kommunstyrelsen bör tillse att en uppföljning av bolagets ägardirektiv och kommunens företagspolicy sker regelbundet. Detta är av speciell vikt då tydliga målformuleringar kommer att upprättas i kommande ägardirektiv. Kommunstyrelsen behöver för sina ledamöter klargöra rollfördelningen mellan bolaget och kommunen. Kommunstyrelsen bör tillse att tydligare rutiner införs för rapportering till kommunstyrelsen vad gäller den information som tas upp vid ägarråden. Kommunstyrelsen bör verka för att fullmäktige fastställer mål för bolagets verksamhet, detta för att kunna utvärdera huruvida bolagets verksamhet bedrivs på det sätt ägaren önskar. 4.2 Effektivitet och ändamålsenlighet i de administrativa processerna Efter genomförd förstudie gjordes en granskning i syfte att bedöma om kommunen har ändamålsenliga processer avseende ekonomi-, löne- och nämndadministration? Det bedöms i granskningsrapporten att processerna inom de granskade områdena i huvudsak är ändamålsenliga och stödjer styrningen av kommunen. I rapporten påpekas dock att det finns vissa områden med förbättringsmöjligheter. 4.3 Delårsrapport per augusti 2012 Utifrån den översiktliga granskningen görs följande bedömning av kommunens delårsrapport: Delårsrapporten är i stort är upprättad i enlighet med lagens krav och god redovisningssed i övrigt. Det resultat som prognostiseras räcker inte för att nå det finansiella målet att överskottet i genomsnitt för planperioden och föregående års utfall ska vara minst 3 %. Genomsnittet för perioden prognostiseras till 2,6 %. Det konstateras att samtliga inriktningsmål som fullmäktige fastställt följs upp kortfattat i delårsrapporten i ett övergripande perspektiv. Sammanfattningsvis bedömer vi att den prognostiserade måluppfyllelsen för verksamheten är relativt god.
Det är svårt att göra bedömningen när det gäller kopplingen mellan redovisade verksamhetsmål och redovisat ekonomisk utfall utifrån det lagstagade kravet om god ekonomisk hushållning. Verksamheternas nettokostnader gentemot budget 2012 prognostiserar ett underskott med - 12,7 mnkr. Vi anser att det är av största vikt att den av kommunfullmäktige fastställda budgeten hålls. 4.4 Ram- och budgetprocessen samt ekonomistyrningen Granskningen syftade till att bedöma dels om kommunstyrelsen säkerställer att det finns en ändamålsenlig ram- och budgetprocess, dels om ekonomistyrningen skapar goda förutsättningar för en hållbar god ekonomisk hushållning. Bedömningen är att kommunens ram- och budgetprocess inför budgetåret 2013 och planperioden 2014-2015 inte är helt ändamålsenliga. Kritik kan riktas mot det bakvända arbetssättet i budgetprocessen som inte ger full ändamålsenlighet, där beräkning av ramarna genomfördes innan vision och målarbetet för planperioden var fastlagt. Detta faktum har resulterat i att budget 2013 inte hänger ihop med kommunens mål för planperioden och därmed, i slutändan, vision 2025. Det är svårt att tolka om de beslutade ramarna för planperioden 2013-2015 baseras på ett nuläge och framtida behov, detta med tanke på historiskt uppräknade ramar. Ram- och budgetprocessen i Leksands kommun behöver utvecklas för att motverka kortsiktiga beslut och öka transparensen i styrningen, förslagsvis genom att: Beskriva och tydliggöra ram- och budgetprocessen och då framförallt tydliggöra mål, tidplaner och vem som ansvarar för vad och när i processen. Införa någon form av övergripande resursfördelningsmodell, där ramarna följer de strukturella behoven och de politiska målsättningarna. Inom ramen för de förutsättningar som granskningen baseras på (budget 2013, plan 2014-2015), måste kommunen tydliggöra och utveckla sina riktlinjer kring ekonomistyrningen. Den nya organisationen med en ledande tjänsteman och korta politiska beslutsvägar bör ge goda förutsättningar till en god ekonomistyrning. De nya riktlinjerna ska vara kända av alla som har någon form av ekonomiskt ansvar i kommunen. En regelbunden och analytisk styrning inom sektorerna kring avvikelser under år 2012 hade skapat gynnsammare förhållanden gällande prognoser och därmed förenklat arbetet med budget och ramar för åren 2013-2015. 4.5 Kommunens hantering av IT Granskningens övergripande revisionsfråga var följande: Hanteras IT på ett tillfredställande sätt inom kommunstyrelsens ansvarsområde Frågan avgränsades till ett antal kontrollfrågor/mål. Den övergripande bedömningen är att inom de kontroller som genomförts sker hanteringen på ett i huvudsak tillfredsställande sätt.
Ett antal förbättringsområden har identifierats, men det kan samtidigt konstateras att det pågår förbättringsarbeten inom olika områden. De kommentarer (bedömningar och förslag till förbättringar) som finns intagna i rapporten sammanfattas nedan: Det finns i huvudsak tillfredställande styrande dokument och riktlinjer. Det kan konstateras att det pågår ett arbete med att förbättra dokumenten, till exempel pågår ett tydliggörande av de tjänster som IT-avdelningens ska utföra till verksamheterna. Svaren från användare indikerar behov att i ökad grad kommunicera dokumenten till olika roller. I detta ligger även att tydliggöra hur intranätet används som kommunikationsväg (vi har noterat att det pågår en översyn av intranätet). De sker uppföljningar på ett varierade sätt men bedömningen är att resultatet inte är tillräckligt tillfredställande. Efter att de styrande dokumenten reviderats och implementerats är det viktigt att det sker en ökad systematiskt uppföljning kring efterlevnad av dokumenten (till exempel kan den interna kontrollplanen utökas med mer uppföljning kring tillämpning av styrande dokument kring IT). Roller och ansvar är inte tillräckligt tydliga. Vi ser ett behov av att tydliggöra de uppgifter som ska ligga inom systemförvaltarrollen. Vi kan dock konstatera att det påbörjats ett förbättringsarbete kring att tydliggöra roller och ansvar i styrande dokument. Det är viktigt att det genomförs systemsäkerhetsanalyser inom de olika sektorerna. Analyser bidrar bl.a. till att tydliggöra roller. Bedömningen är att det i huvudsak sker en tillräcklig kommunikation kring IT-relaterade verksamhetsfrågor. Den planerade e-gruppen ses som positiv då den sannolikt kommer att stärka styrningen och kontrollen kring IT ytterligare (verksamheternas krav och behov kring att underlätta för medborgare och effektivisera verksamheten). Utifrån ställda frågor kring förekomst av störningar och problem bedöms resultatet som i huvudsak positivt. Dock finns indikatorer på att det kan finnas problem och/eller risker som kan påverka verksamhetens effektivitet och säkerhet. Det är därför viktigt att problemen analyseras närmare inom sektorerna (Ge en dokumenterad bild av nuläget, t ex vilka problem har åtgärdats, vad kvarstår, vilka konsekvenser ger problemen och vad kan vara orsaken). Detta är viktigt för att t ex prioritera, åtgärda eller acceptera problemen samt för att skapa underlag för beslut om exempelvis förändringar i IT-strukturen eller resurstilldelning. Observera att problem som nämns i kommentarer kan vara åtgärdade. Vidare att orsaken till problemen kan vara många t ex infrastruktur, tekniska problem i system, arbetsrutiner och kompetens hos användare. I granskningsarbetet har det noterats att det bör ske översyn av rutiner och tekniken vid utskrifter, detta för att säkerställa att känsliga utskrifter inte kan nås av obehöriga. Här har noterats att det finns tekniska möjligheter som kanske inte används tillräckligt inom sektorerna. Förslagsvis bör även systemförvaltare inom olika sektorer använda samma system för hantering av inkomna supportärenden (loggning av störningar, incidenter etcetera kopplat till olika
verksamhetssystem) som IT-enhetens helpdesk. Vi konstaterar här att det finns systemförvaltare som redan använder systemet. 4.6 Årsredovisning 2012 Det bedöms att årsredovisningen huvudsakligen redogör för utfallet av verksamheten, verksamhetens finansiering och den ekonomiska ställningen. Kommunen lever upp till kommunallagens krav på en ekonomi i balans (KL 8:5 a-b). I förvaltningsberättelsen redogörs översiktligt för i vilken grad beslutade verksamhetsmål har uppnåtts. Vi noterar att kommunstyrelsen gör bedömningen att måluppfyllelsen är god för tre av målen medan två av målen bedöms delvis vara uppnådda. Vi saknar en redovisning av grunderna för kommunstyrelsens bedömning. Förvaltningsberättelsen innehåller en kort utvärdering av kommunens finansiella mål, som är ett årligt överskott på i genomsnitt 3 % av skatter och bidrag. Det årliga överskottet ska omfatta planperioden samt förgående två års utfall. Det finansiella målet nås inte för det enskilda året 2012 och inte för perioden 2010-2012. Målet bedöms heller inte uppnås under planperioden 2013-2014. Den finansiella måluppfyllelsen bedöms som svag. Det bedöms att årsredovisningen i huvudsak uppfyller kravet på rättvisande räkenskaper och är upprättad enligt god redovisningssed. Kommunen avviker från god redovisningssed avseende värderingsfrågor och tilläggsupplysningar enligt följande: RKR:s rekommendation nummer 20, avseende klassificering av kort- och långfristiga låneskulder samt redovisning av upplåningens förfallostruktur. Avvikelsen redovisas inte öppet i årsredovisningens avsnitt Redovisningsprinciper. 4.7 Bevakning av nämndernas verksamhet Revisorerna har gjort en ansvarsfördelning där varje revisor har ett särskilt ansvar att via protokollen följa styrelsens och dess utskott samt nämndernas arbete. Vid revisionens sammanträden delges övriga revisorer de noteringar som respektive revisor gjort vid genomgången. 4.8 Granskning av kommunens bolag Verksamheten i de kommunala bolagen har granskats av utsedda lekmannarevisorer. Granskningen har planerats i samråd med respektive bolags auktoriserade revisorer. Lekmannarevisionen är inriktad på verksamheten medan den auktoriserade revisorn har till uppgift att granska bolagens räkenskaper.